Anda di halaman 1dari 4

A.

Latar belakang
Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi. Sebagaimana definisi yang dikembangkan bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya. Dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kantor perlu adanya peranan pekerjaan kantor agar dapat melancarkan perkembangan Organisasi Kegiatan Kantor sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan. Pusat kegiatan dan pengembangan pekerjaan kantor yang semakin luas dan rumit serta dapat menentukan azas yang paling tepat agar tercapai efektifitas dan efisiensi pekerjaan perkantoran guna meliputi perencanaan sampai penguasaan dalam menyelesaikan kegiatan kantor yang sangat memerlukan bagian kegiatan operatif kantor agar dapat lebih berdaya guna.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

B. Jenis-jenis yang dikelola Kantor Menurut Leffing Well & Robinson : menerima pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya membuat rekening surat menyurat menyimpan warkat menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai mengurus dan membagi serta mengirim surat memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat macam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, megnhapuskan pekerjaan yang tidak perlu. membuat warkat, mencatat data yang diinginkan Menurut G.R. Terry : mengetik menghitung memeriksa menyimpan warkat menelpon menggandakan

7.

mengirim surat C. Syarat Pegawai Kantor Pegawai kantor adalah pegawai yang bekerja di kalangan kantor, baik instansi pemerintah maupun suatu dan berusaha memberikan jasanya untuk mencapai tujuan yang akan dicapai oleh kantor masing-masing sesuai dengan bidang kegiatannya. Sedangkan persyaratan yang dituntut oleh dunia usaha dan industri tidak sama, secara umum setiap pegawai harus memenuhi syaratsyarat : 1. Syarat pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi 2. Syarat ketrampilan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan berhasil. 3. Syarat kepribadian, keseluruhan sifat yang merupakan watak seseorang, yang dapat dikenali dari : * sikap badan ketika duduk, berjalan dan berbicara * sifat bersih dan rapi * sifat luwes dan berbusana serasi * sifat yang bertalian dengan kesehatan diri * kemampuan dan ketrampilan * sifat kerohanian Pentingnya Pekerjaan Kantor. Pekerjaan kantor merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (fascilitating function), dan merupakan sebagai alat katalistis manajemen modern. Seluruh aktifitas-aktifitas manajerial planning, organizing, directing, dan controlling tegantung dari pada service-service kantor yang bersifat membantu. Pekerjaan kantor pada umumnya berhubungan dengan empat macam aktifitas pokok, yaitu: Catatan (records) ; Angka-angka (figures) ; dan perhitungan-perhitungan (computations) ; Penyimpanan produk-produk sendiri (retention of products) ; Komunikasi intern dan ekstern (internal and external communications). Aktifitas-aktifitas Manajemen Perkantoran Pekerjaan kantor dapat dibagi-bagi dalam bagian-bagian yang komponen dan masing-masing bagian dapat dipelajari secara kritis untuk mengetahui bagaimana pentingnya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada macam-macam fungsi manajemen kantor; tetapi walaupun demikian aktifitas-aktifitas pokok dapat dinyatakan sebagai berikut: 1. Menyediakan sesuatu organisasi kantor yang efektif. 2. Mengusahakan adanya fasilitas-fasilitas fisik yang baik dikantor. 3. Mensepesifikasi dan membeli alat-alat dan persediaan-persediaan (supplies). 4. Mengusahakan adanya fasilitas service dan komunikasi. 5. Mengusahakan adanya hubungan majikan pekerja yang memuaskan. 6. Menganalisa dan memperbaiki metode-metode kantor serta prosedur-prosedur. 7. Mengawasi aktifitas-aktifitas kantor.

PEKERJAAN PERKANTORAN
(OFFICE WORK) 1. Kantor adalah : 1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi 2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengoilah, menyimpan, sampai menyalurkan atau mendistribusikan informasi. 3. Setiap tempat dimana pekerjaan kantor dilakukan, dengan sebutan apapun terhadap tempat tersebut. 4. Unit organisasi yang terdiri dari tempat, staf personalia dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. 2. Menurut JC. Denyer fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat (surat menyurat) yang secara terinci adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. Untuk menerima informasi misalkan surat-surat, harga, kutipan, dan sebagainya. Untuk mencatat keterangan misalkan persediaan, harga, dan data-data kepegawaian. Untuk menyusu keterangan misalkan pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya. Untuk memberikan keterangan misalkan faktur-faktur penjualan, estimasi harga, dan sebagainya. 5. Untuk menjamin asset misalkan uang tunai, persediaan, dan sebagainya. 3. Hakekat pekerjaan kantor adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mengumpulkan keterangan Mencatat keterangan Mengolah keterangan Menggandakan keterangan Mengirim keterangan Menyimpan keterangan 3. Tiga pokok peranan kantor yaitu : 1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan perkerjaan pokok untuk mencapai tujuan organisasi 2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau membuat tindakan yang tepat 3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi secara keseluruhan 3. Manfaatnya adalah : 1. 2. 3. 4. Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan Mengurangi keterlambatan atau hambatan Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha

5. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi 6. Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha