Anda di halaman 1dari 81

PEMBANTU TADBIR KEWANGAN ( N17 ) 1. Pengurusan Buku Tunai 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 3.

Penyelenggaraan Buku Tunai Kerajaan Dan Suwa Penyelenggaraan Akaun Subsidiari Penyelanggaran Daftar Bil Penyelanggaran Buku Tunai PWR Menyediakan Pesanan Sekolah (LO) Menyediakan Baucer Bayaran

Penyediaan Emolumen 3.1. Urusan bayaran gaji (Tunggakan , Pelarasaan Dan Pergerakan Gaji) 3.2. Urusan Pelbagai Potongan 3.3. Urusan Pelbagai Tuntutan

4. 5. 6. 7.

Menyediakan Tuntutan PCG Menyediakan Pelarasan PCG Pengurusan Menyimpan Semua Rekod / Dokumen / Fail Kewangan Menjalankan Lain-Lain Tugas Yang Diarah Oleh Pengetua Atau Wakilnya Dari Masa Ke Semasa

KANDUNGAN 1. 1. 2. 3. 4. 5. Objektif Ojektif Sekolah Carta Organisasi Sekolah Carta Organisasi Sekolah (Kedudukan Pembantu Tadbir P/O) Senarai Tugas, Kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai lain Peraturan-Peraturan Pentadbiran, Proses Kerja, Carta Aliran dan Senarai Semak Pembantu Tadbir Kewangan 5.1. urusan pembayaran 5.2. urusan penyelenggaraan daftar bil 5.3. urusan penyediaan buku tunai kerajaan & suwa 5.4. urusan penyediaan akaun subsidiary 5.5. urusan pesanan sekolah (LO) 5.6. urusan baucer bayaran 5.7. urusan penyediaan gaji / tunggakan / pelarasan 5.8. urusan pelbagai potongan 5.9. urusan pelbagai tuntutan 5.10. urusan menyediakan tuntutan bantuan perkapita PCG 5.11. urusan penyediaan pelarasan PCG 5.12. urusan menyimpan semua rekod / dokumen / fail kewangan 6. 7. 8. 9. 10. Senarai undang-undang dan peraturan Senarai borang-borang yang digunakan Senarai jawatankuasa yang dianggotai Norma kerja bagi tugas-tugas yang dijalankan oleh Pembantu Tadbir (Kewangan) Senarai tugas harian

Senarai Tugas, Kuasa Dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai Lain Di Sekolah Jawatan : Pembantu Tadbir N17 Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Tugas Dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas PegawaiPegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan PAP N1 Urusan potostast dokumen kewangan. Menghantar baucer dan surat berkaitan kewangan ke Bahagian Kewangan KPM, JPTEK dan AG. Mendapatkan failfail berkaitan kewangan apabila diperlukan. Guru-guru / staf sokongan yang lain Dapatkan dokumen berhubung dengan tuntutan / lain-lain

Pengetua Melulus dan memperaku semua perkara urusan kewangan. Juru Audit Dalaman. Menyemak semula dan memperaku semua perkara urusan kewangan Penolong Kanan Menyemak, Melulus dan memperaku semua perkara urusan kewangan Pembantu Tadbir Menyedia, Menyemak dan memperaku semua perkara urusan kewangan.

1. 2. 3. 4.

Pengurusan Akaun Pengurusan Buku Tunai Menyediakan Tuntutan PCG Pengurusan Menyimpan Semua Rekod / Dokumen / Fail Kewangan Menjalankan Lain-Lain Tugas yang diarah oleh Pengetua atau wakilnya dari masa ke semasa.

Menerima borang permohonan / tuntutan daripada guru-guru / staf sokongan berkenaan. Menerima invois dan bil-bil tuntutan daripada syarikat Mengeluarkan resit terimaan Menyediakan pesanan tempatan Menandatangani baucer bayaran di ruangan disediakan. Menyimpan selamat Buku Tunai, Resit, baucer dan semua dokumen kewangan.

8.

Hubungan Luar - Pegawai di Bahagian Kewangan KPM / AG / JPTEK - KWSP - Lembaga Hasil dalam negeri - Bekalan air - Telekom - Tenaga Nasional - lain-lain agensi Kerajaan berkaitan - Koperasi / yang berkaitan.

6.1.3. CARTA ALIRAN PROSES PENYELENGGARAAN BUKU VOT (Rekod Terimaan Waran / Tambahan / Pengurangan) Mula Sediakan indeks rujukan dan setiap muka surat diberi nombor mengikut siri / aktiviti /objek. -Rekod butiran waran yang kanan diluluskan -Rekod jumlah waran tambahan diruangan tarikh,amaun yang diluluskan dan campurkan diruangan jumlah hingga tarikh. -Rekod pengurangan peruntutkan Terima waran dari JPT

-Rekod pecahan butiran mengikut Kod PTJ -Rekod jumlah peruntukan anggaran tahunan -Rekod butiran waran peruntukan tambahan

kiri

Rekod dalam buku Vot - waran peruntukan / tambahan diruangan 1,2,4,5, 7 dan 11 - waran tarikh balik diruangan 1,2,4,5,6 dan 11 Sediakan 3 salinan borang kelompok Rekod dalam buku kawalan kelompok Semak / Betul Dan lengkapkan Dapatkan tandatangan Pengetua / PK / KPT

Tidak

Lengkap ? Ya Hantarkan 2 salinan borang kelompok serta salinan waran / tambahan / pengurangan peruntukan ke AG 1 salinan dalam fail tamat

CARTA ALIRAN PROSES PENYELENGGARAAN BUKU VOT (Rekod Perbelanjaan)

mula

Sekiranya pesanan kerajaan dikeluarkan rekod jumlah tanggungan dalam buku vot diruangan 1,2,4,5,8,9,10 dan 11 sekiranya pesanan dibatalkan rekod diruangan 1,2,4,5,8,9,10 dan 11 sekiranya amaun bayaran sama dengan amaun tanggungan rekod diruangan 1,2,4,5,6,8,9,10 dan 11

tamat

6.1.4. Senarai Semak Menyelenggara Buku Vot

Bil 1.

Tindakan Sediakan indeks rujukan dan setiap muka surat diberi nombor mengikut siri

Tanda ( _/ )

Catatan

2.

Pastikan butir-butir pecahan kepala direkod mengikut kod PTJ di muka surat atas di sebelah kiri a. Vot B (mengurus) b. Vot P (pembangunan)

3. Pastikan jumlah peruntukan anggaran tahunan direkodkan di muka surat atas di sebelah kiri.

4.

Tentukan butir-butir waran yang diluluskan direkodkan di muka surat atas di sebelah kanan.

Pastikan butir-butri waran peruntukan tambahan direkodkan di muka surat atas di sebelah kiri diruangan peruntukan seperti di dalam anggaran tambahan Tentukan jumlah peruntukan asal dan tambahan direkod dimuka surat atas di sebelah kanan a. tarikh waran, b. amaun yang diluluskan dan c. campurkan jumlah yang diluluskan dengan baki sebelumnya diruangan Jumlah hingga tarikh

6.

7.

Pastikan butir-butir peruntukan asal dan tambahan direkod dalam buku vot diruangan 1,2,4,5,7 dan 11

8.

Pastikan butir-butir pengurungan peruntukan direkodkan di muka surat atas di sebelah kanan

a. tarikh waran b. jumlah yang dikurangkan dalam kurungan dan c. tolak jumlah yang dikurangkan dari baki jumlah hingga tarikh 9. Sediakan borang kawalan kelompok (Kew.302) bagi waran peruntukan / tambahan / pengurangan peruntukan dalam 3 salinan.

10. Rekod dalam buku kawalan kelompok

11. Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Penolong Kanan / Ketua Pembantu Tadbir 12. Hantarkan 2 salinan borang kelompok berserta salinan waran ke Jabatan Akauntan Negara dan 1 salinan dalam fail. 13. Pastikan pembelian melalui pesanan dipertanggungkan ke dalam buku vot :kerajaan

- semak rekod di antara pesanan dan di ruangan tanggungan belum selesai. Pastikan pembatalan tanggungan diselaraskan ke dalam 14. buku vot a. tarikh pembatalan b. butir-butir tanggungan yang dibatalkan c. jumlah tanggungan yang dibatalkan direkod diruangan tanggungan dikenakan dalam kurungan d. tolak jumlah tanggungan yang dibtalkan dari tanggungan belum selesai dan e. campurkan jumlah tanggungan yang dibatalkan kepada baki masih ada.

15. Pastikan perbelanjaan yang dilakukan tidak melebihi peruntukan yang diluluskan.

16. Kemaskinikan buku vot bagi menunjukkan baki masih ada bagi setiap masa.

17. Pastikan pemadam / pemutih tidak digunakan untuk membetulkan kesilapan.

18. Sekiranya ada pembatalan, buat satu garisan dan tandatangan ringkas diturunkan.

19. Pastikan tandatangan ringkas diturunkan pada setiap kemasukan ke dalam buku vot.

6.2.

Urusan menyediakan Penyata Penyesuaian Buku Vot Dengan Flimsi 6.2.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.2.1.1. dapatkan laporan flimsi dari Jabatan Akauntan Negara 9

6.2.1.2. 6.2.1.3.

menyemak maklumat di dalam laporan terperinci perbelanjaan berbanding dengan maklumat yang direkodkan dalam buku vot. menyediakan penyata penyesuaian untuk hantar ke Jabatan Akauntan Negara dua minggu selepas menerima laporan terperinci perbelanjaan.

6.2.2. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN BUKU VOT Bil 1. Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Seksi UndangUndang Peraturan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/87, 8/93, Surat Pekeliling Kewangan Bil.16/92 Arahan Pebendaharaan Buku Vot flimsi - sekiranya baki peruntukan berbeza dgn baki dalam buku vot, sediakan penyata penyesuaian mengikut Format A, A1, A2 dan A3 - Jika perlu,baucer jernal pelarasan perlu disediakan untuk selaraskan perbelanjaan yang tersalah saj oleh pihak Sekolah atau pihak Jabatan Akauntan Negara. 2. Catatan yang tidak ditanda dengan ( / ) di Laporan Terperinci Perbelanjaan dan di ruangan Debit dan Kredit buku vot bagi bulan berkenaan dan bulan-bulan sebelumnya hendaklah dimasukkan ke dalam penyata penyesuaian. Catatan debit di buku vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan 10

Menyemak laporan terperinci perbelanjaan Pengetua / dengan buku vot Pen. Kanan (P) / - setiap catatan di dalam laporan Pen.Kanan terperinci perbelanjaan hendaklah disemak (HEM) / dengan catatan diruangan debit (6) dan kredit (7) di buku vot dan ditanda Ketua Pem.Tadbir dengan ( / ) - sekiranya baki peruntukan dan catatan di dalam kedua-dua rekod adalah sama, sahkan betul

ini adalah catatan-catatan debit di buku vot yang tidak ditanda dengan ( / ) [ tidak termasuk baucer-baucer bayaran ]. Catatancatatan ini hendkalah disenaraikan di Format A. 4. Tanggungan belum selesai di Buku Vot ini adalah amaun yang ditunjukkan di bawah ruangan Tanggungan Belum Selesai Buku Vot seperti pada akhir yang berkenaan dan hendaklah di catat di Format A Catatan kredit di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di buku vot ini adalah catatan-catatan yang tidak ditanda dengan ( / ) di Laporan Terperinci Perbelanjaan bulan berkenaan dan bulanbulan sebelumnya yang menambahkan baki peruntukan. Catatan-catatan ini hendaklah disenaraikan di Format A3 dan hanya jumlahnya dicatat ke dalam Format A Catatan kredit di buku vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan catatan kredit buku vot tetapi tidak ditanda dengan ( / ). Catatan-catatan ini hendaklah disenaraikan di dalam Format A2 dan hanya jumlahnya dicatat ke dalam Format A. Contoh : Peruntukan Tambahan dan kredit Perbelanjaan yang belum direkodkan oleh Akauntan Negara. Catatan debit di Laporan Terperinci Perbelajaan yang tidak terdapat di buku vot ini adalah catatan yang itdak ditandakan dengan ( / ) di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang mengurangkan baki peruntukan. Catatan-catatan ini hendaklah disenaraikan di Format A3 dan hanya jumlahnya dicatat ke dalam Format A. Baki peruntukan masih ada seperti di buku vot Amaun yang ditunjukkan di Format A ( Selepas semua butiran campur dan tolak kepada baki peruntukan seperti di Laporan Terperinci Perbelanjaan ) hendaklah bersamaan dengan baki peruntukan masih ada yang ditunjukkan di buku vot akhir bulan berkenaan.

5.

6.

7.

8.

11

9.

Semua penyata penyesuaian dan dokumendokumen sokongan hendaklah ditandatangani oleh Pengetua / Penolong Kanan. Semua catatan salah hendaklah dibetulkan dengan segera melalui catatan pelarasan. Apabilan catatan pelarasan telah dilakukan, tandakan catatan yang betul dengan ( / ) dan tandakan juga ( / ) bagi butiran yang sama di dalam laporan terperinci perbelanjaan. Pembetulan terhadap sebarang catatan yang silap dan tertinggal di buku vot hendaklah dilakukan segera. Setelah dibetulkan, catatan yang di kedua-dua rekod hendaklah ditandakan ( / ). Kemukakan penyata penyesuaian ke Jabatan Akauntan Negara dalam tempoh dua minggu setelah menerima Laporan Terperinci Perbelanjaan.

10 .

11 .

12

6.2.3. CARTA ALIRAN PROSES PENYESUAIAN BUKU VOT

12

mula

terima laporan terperinci perbelanjaan dari Jabatan Akauntan Negara. semak buku vot.

ya Tanda semak ( / ) kedua-dua urusniaga di buku vot dan laporan terperinci perbelanjaan Catatkan dlm buku vot jika terdapat catatan tertinggal atau catatan pelarasan perlu dibuat Sediakan jernal pelarasan jika perlu Dapatkan tandatangan pengetua semak ?

tidak

sediakan penyata penyesuaian

Format A

Format A1 Lengkap dan betulkan

Format A2

Format A3

Cop rasmi dan dapatkan tandatangan

Tidak lengkap ya hantar ke Jabatan Akauntan Negara

failkan salinan tamat

6.2.4. SENARAI SEMAK PENYESUAIAN BUKU VOT Bil 1. Tindakan Menyemak laporan terperinci perbelanjaan dengan 13 Tanda ( _/ ) Catatan

buku vot dan pastikan catatan diruangan debit dan kredit di tanda dengan ( / ) 2. Sekiranya baki peruntukan dan catatan di dalam keduadua rekod adalah sama, sahkan betul. dan

3.

Sekiranya tidak, sediakan penyata penyesuaian. 3.1. Format A1 bagi baucer-baucer yang belum dibayar oleh AG 3.2. Format A2 bagi catatan ada dalam buku vot tiada dalam laporan terperinci perbelanjaan. 3.3. Format A3 bagi catatan ada dalam laporan terperinci perbelanjaan tiada dalam buku vot 3.4. Lengkapkan Format A

4.

Pastikan sebarang kesilapan di buku vot dibuat pelarasan dan diberbetulkan segera.

Pastikan jernal pelarasan disediakan jika perlu

6.

Pastikan dokumen-dokumen penyata penyesuaian di cop rasmi dan tandatangani oleh Pengetua.

7.

Pastikan penyata penyesuaian dihantar ke Jabatan Akauntan Negara dalam tempoh dua minggu setelah menerima laporan terperinci perbelanjaan. Urusan menyediakan Laporan Perbelanjaan Buku Vot 6.3.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.3.1.1 6.3.1.2. Kemaskini buku vot menyemak maklumat dalam buku vot.

6.3.

14

6.3.1.3.

menyediakan laporan perbelanjaan buku vot untuk hantar ke Jabatan Pendidikan Teknikal sebelum 5 haribulan bulan berikutnya.

6.3.2.PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN LAPORAN PERBELANJAAN BUKU VOT Bil 1. 2. 3 4. 5. 6. Proses Kerja Kemaskinikan buku vot setiiap urusniaga Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengetua / Seksi UndangUndang Peraturan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/87, 8/93, Surat Pekeliling Kewangan Bil.16/92

Isikan borang laporan perbelanjaan berdasaskan Pen. Kanan (P) / pada akhir bulan. Pen.Kanan Sediakan surat irigan (HEM) /

Cop rasmi di borang dan dapatkan tandatangan Ketua Pem.Tadbir pengetua. Arahan Pebendaharaan Hantarkan ke Jabatan Pendidikan Teknikal sebelum 5 haribulan bulan berikutnya. Buku Vot Masukkan satu salinan dalam fail sekolah

6.3.3. CARTA ALIRAN PROSES LAPORAN PERBELANJAAN BUKU VOT

mula

Kemaskini buku vot pada akhir bulan

15

Isikan borang laporan perbelanjaan pada akhir bulan Dapatkan tandatangan pengetua Betulkan kesilapan dan lengkapkan Tidak betul / tidak lengkap semak ? ya Hantar ke JPTek sebelum 5 haribulan bulan berikutnya.

Masukkan satu salinan dalam fail sekolah

tamat

6.3.4. SENARAI SEMAK LAPORAN PERBELANJAAN BUKU VOT Bil 1. Tindakan Pastikan buku vot dikemaskinkan pada akhir bulan Tanda ( _/ ) Catatan

16

2.

Lengkapkan borang laporan perbelanjaan berdasarkan buku vot

3.

Sediakan surat iringan

4.

Pastikan cop rasmi di borang perbelanjaan dan dapatkan tandatangan pengetua

5.

Pastikan laporan perbelanjaan buku vot dihantar ke JPT sebelum 5 haribulan bulan berikutnya.

6.

Pastikan satu salinan dimasukkan ke dalam fail sekolah.

6.4.

Urusan Menyediakan Laporan Suku Tahun 6.4.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.4.1.1. menyemak dan kemaskinikan buku vot

17

6.4.1.2. 6.4.1.3.

lengkapkan maklumat yang perlukan dalam borang laporan hantar ke Jabatan Pendidikan Teknikal sebelum 5 haribulan bulan berikutnya pada setiap suku tahun

6.4.2. PROSES KERJA MENYEDIAKAN LAPORAN SUKU TAHUN. Bil 1. 2. 3 4. 5. Proses Kerja Semak dan Kemaskinikan buku vot. Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengetua / Seksi UndangUndang Peraturan Pekeliling Perbendaharaan Surat Pekeliling Kewangan

Dapatkan maklumat dan lengkapkan borang Pen. Kanan (P) / laporan suku tahun. Pen.Kanan Sediakan surat irigan (HEM) / Cop rasmi dan dapatkan tandatangan pengetua. Hantarkan ke Jabatan Pendidikan Teknikal sebelum 5 haribulan bulan berikutnya bagi setiap suku tahun 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. pertama berakhir pada 31 Mac kedua berakhir pada 30 Jun ketiga berakhir pada 30 September keempat berakhir pada 31 Disember

Arahan Ketua Pem.Tadbir Pebendaharaan Buku Vot

6.

Simpan satu salinan dalam fail sekolah

6.4.3. CARTA ALIRAN PROSES LAPORAN SUKU TAHUN.

mula

Kemaskini buku vot

18

Dapatkan maklumat dan lengkapkan borang laporan suku tahun

Sediakan surat iringan Betulkan kesilapan dan lengkapkan

Cop rasmi dan dapatkan tandatangan pengetua

Tidak betul / tidak lengkap

Semak ? ya Hantar ke JPTek sebelum 5 haribulan bulan berikutnya pada setiap suku tahun

Simpan satu salinan dalam fail sekolah

tamat

6.4.4. SENARAI SEMAK LAPORAN SUKU TAHUN.

Bil 1.

Tindakan Pastikan buku vot disemak dan dikemaskinkan.

Tanda ( _/ )

Catatan

19

2.

Lengkapkan borang laporan sukutahun.

3.

Sediakan surat iringan

4.

Pastikan cop rasmi tandatangan pengetua

di

borang

dan

dapatkan

5.

Pastikan laporan perbelanjaan buku vot dihantar ke JPT sebelum 5 haribulan bulan berikutnya pada setiap suku tahun

6.

Pastikan satu salinan disimpan dalam fail sekolah.

6.5.

Urusan mengelenggara Akaun Amanah Bagi Pinjaman Komputer, Perumahan dan Kenderaan. 6.2.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.2.1.4. merekod buku daftar pinjaman komputer, kenderaan dan perumahan

20

6.2.1.5. 6.2.1.6.

menyemak jumlah potongan yang dikreditkan dalam flimsi yang diterima dari Jabatan Akauntan Negara setiap bulan. menyediakan penyata penyesuaian bagi setiap bulan untuk dan di hantar ke Kementerian Pelajaran Bahagain Kewangan.

6.2.2. PROSES KERJA MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH BAGI PINJAMAN KOMPUTER, PERUMAHAN DAN KENDERAAN. Bil 1. 2. Proses Kerja Menyelenggaran daftar pinjaman. Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengetua / Seksi UndangUndang Peraturan Pekeliling Perbendaharaan Surat Pekeliling Perbendaharaan Arahan Perbendaharaan Borang Penyata Penyesuaian Borang Jernal Rekod daftar pinjaman dan dapatkan Flimsy

3. 4.

Membuat semakan ke atas setiap pinjaman Pen. Kanan (P) / computer, kenderaan dan perumahan yang telah diluluskan. Pen.Kanan (HEM) / Menyemak rekod daftar p dengan laporan amanah C350. Ketua Pem.Tadbir Mengenalpasti sebab berlakunya perbezaan Penyesuaian hendaklah disediakan berasingan bagi setiap akaun amanah dengan melengkapkan borang 4.1. 4.2. penyesuaian dan lejer

5. 6.

Sediakan surat iringan tandatangan pengetua.

Pastikan penyata yang lengkap diisi bersama dengan surat iringan dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia, Bahagian Kewangan Aras 6-8, Blok E12, Kompleks Kerajaan Parcel E, Pusat Pentadbiran Persekutuan, 62604 Putrajaya. mengikut tempuh yang ditetapkan. Menyimpan satu salinan dalam fail sekolah.

7.

21

6.2.3.

CARTA ALIRAN PROSES MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH BAGI PINJAMAN KOMPUTER, PERUMAHAN DAN KENDERAAN.

mula

22

membuat semakan bagi setiap pinjaman computer. Kenderaan dan perumahan

memastikan jumlah di dalam flimsy adalah sama dgn senarai potongan dan daftar rekod pinjaman Isikan boring penyesuaian dan lejer dalam 2 salinan Dapatkan tandatangan pengetua

Hantar ke Bahagian Kewangan, Kementerian Pellajaran Malaysia. Masukkan satu salinan dalam fail sekolah

tamat

6.3.4. SENARAI SEMAK MENYEDIAKAN PENYESUAIAN AKAUN AMANAH BAG PINJAMAN PERUMAHAN, KENDERAAN DAN KKOMPUTER

Bil 1.

Tindakan Pastikan buku daftar pinjaman computer, kenderaan dan perumahan dilselenggara dengan kemaskini

Tanda ( _/ )

Catatan

23

2.

Membuat semakan laporan perperinci akaun amanah dengan senarai potongan dan rekod daftar setiap bulan.

3.

Sediakan laporan penyesuaian dan lejer dalam 2 salinan

4.

Pastikan cop rasmi tandatangan pengetua

di

borang

dan

dapatkan

5.

Hantarkan laporan ke Kementerian Pelajaran Bahagian Kewangan.

6.

Pastikan satu salinan disimpan dalam fail sekolah.

6.6.

Urusan Menyediakan Pungutan Hasil dan buku Cerakinan 6.6.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.6.1.1. 6.6.1.2. 6.6.1.3. Pastikan semakan dibuat bagi pungut hasil yang perlu dari masa ke semasa Resit mesti dikeluarkan bagi setiap penerimaan Pastikan rekod dalam buku cerakinan

24

6.6.1.4.

Penutupan hendaklah dibuat pada setiap hujung bulan

6.6.2. PROSES KERJA BAGI PUNGUTAN HASIL Bil 1. 2. Proses Kerja Pastikan mendapat kelulusan kuasa menerima wang secara bertulis. Pastikan bilangan buku resit (Kew.38) yang diterima telah direkod dalam buku stok (Kew.67) dan disemak kebetulannya ketika menerimanya. Pastikan buk resit yang diterima mempunyai nombor siri yang betul dan pengesahan dibuat pada belakang helaian pertama salinan pendua. Pastikan buku resit dicatat dan dikeluarkan satu persatu mengikut siri. Keluarkan resit Kew.38 Pin 2/86 dengan segera bagi setiap penerimaan wang / cek / kiriman wang. Sekiranya cek diterima terima, pastikan dipalang Tak Boleh Niaga / Akaun Penerima Cek tersebut hendaklah dicop dibelakang dengan butiran :- kod jabatan - kod pusat tanggungjawab dan - kod hasil / amanah / vot Sekiranya melalui pos, pastikan dibuka secepat mungkin selepas diterima dan dicop tarikh terima. Rekodkan dalam daftar terimaan yang mengandungi - tarikh diterima - nama pengirim - no.pendaftaran - no.cek - perihal surat - tandatangan pembuka Pastikan dapatkan tandatangan KPT / Pengetua 25 Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengetua / Pen. Kanan (P) / Pen. Kanan (HEM)/ Ketua Pem.Tadbir 3. Pekeliling Perbendaharaan Surat kuasa 4. 5. Buku stok Kew.67 Resit.Kew.38 Borang Hasil Yang Dikawal Kew.68 Buku Cerakinan Kew.248 Borang Kew.253 Buku daftar terimaan Flimsi Penyata Pemungut Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Seksi UndangUndang Peraturan Arahan Perbendaharaan

6. 7.

8. 9.

10

/ Pen.Kanan (P) bagi setiap resit yang dikeluarkan. Pastikan resit dikeluarkan / dicatat satu persatu mengikut siri Pastikan tiada pindaan dibuat ke atas resit yang dikeluarkan. Sekiranya berlaku kerosakan atau kesalahan pada resit, ianya hendaklah dibatalkan dan disimpan bersama semua salinan untuk semakan audit. Pastikan resit yang dikeluarkan mengandungi 3 salinan kounterfoil / berkarbon dan ditandatangani

11 . 12 .

13 .

Sediakan Penyata Pemungut dalam 3 salinan untuk bankkan kutipan yang diterima. Pastikan kutipan dibankkan pda hari ianya dipungut atau selewat-lewatnya pada hari berikutnya. Pastikan pungutan yang tidak sempat dibank disimpan dalan peti besi. Pastikan salinan penyata pemungut bayar masuk disemak selepas kemasukan ke bank bagi menentukan jumlah sebenar dan tarikh dibankkan dan ditandatangani ringkas. Pastikan setiap kemasukan ke dalam bank direkodkan dalam buku tunai cerakinan.

14 . 15 .

16 . 17 .

Pastikan resit yang dikeluarkan direkod di Borang Hasil Yang Dikawal (Kew.68) pada setiap bulan. Pastikan Borang Hasil Yang Dikawal diselenggara dengan sempurna. Pastikan pada akhir bulan sediakan borang Kew.253 Pind 2/86 untuk dihantarkan Kementerian Pelajaran Bahagian Kewangan, Unit Audit Tunai bersama salinan dokumen - Kew.248 Pin.2/88 (buku tanai cerakinan) - Kew.68 Pin 2/87 (borong hasil yang dikawal) - Kew.38 Pin 2/86 (resit) - Penyata Pemungut.

18 . 19 .

20 .

26

Pastikan resit Akauntan Negara atau cawangannya diterima dalam tempoh sebulan. 21 . Pastikan penyesuaian dengan penyata bulanan pungutan hasil dari Perbendaharaan di selenggarakan setiap bulan setelah flimsy diterima.

22 . 23 .

6.6.3. Carta Aliran Proses Pungutan Hasil

27

mula

Terima surat kuasa secara bertulis

Dapat buku resit.Kew.38

Pastikan buku resit yang diterima direkod dalam buku stok Kew.67 dan mengikut sir nombor yang betul Semak buku resit pastikan nombor siri betul dan pengesahan telah dibuat dibelakang helaian pertama salinan pendua. . Terima pungutan wang / cek / kiriman wang

Palangkan cek

Tidak

Pastikan cek / kiriman wang diterima dipalang Tidak boleh niaga / akaun penerima sahaja

Rekod dalam daftar terima

Jika terima melalui pos

Keluarkan resit kew.38 dengan segera bagi setiap penerimaan mengikut susunan siri. Batalkan silap Jika ada kesilapan semasa resit ditulis, batalkan dan keluarkan resit yang baru. Dapatkan tandatangan Pengetua/P.Kanan/ KPT bagi resit yand dikeluarkan Serahkan / poskan resit asal kepada pembayar Sediakan 3 salinan penyata pemugut dgn lengkap dan tandatangan pengetua untuk dibankkan pungutan Lengkap Ya

Semak dan betulkan Tidak

28

Masukan ke bank dan semak pastikan jumlah yang dicetak adalah betul dan ditandatangan ringkas Rekodkan dalam buku cerakinan Catatkan dalam buku vot Pastikan resit yang keluarkan direkod dlm borang Kew.68 pada setiap bulan. Sediakan Kew.253 dalam 2 salinan pada akhir bulan. Pada akhir bulan dihantarkan salinan asal kew.253, kew.248 kew.68 dan salinan kew.38 ke Kem.Pel. Bah.Kewangan.

Pastikan resit Akauntan Negara diterima dalam tempoh sebulan. Semak dan buat penyesuaian dgn penyata pungutan hasil dari AG setiap bulan Failkan dan simpan Tamat

6.6.4. Senarai Semak Pungutan Hasil Bil Tindakan Tanda ( _/ ) Catatan 29

1.

Keluarkan resit Kew.38 Pin 2/86 dengan segera bagi setiap penerimaan wang / cek / kiriman wang

2.

Pastikan cek diterima dipalang Tak Boleh Niaga / Akaun Penerima

3.

Pastikan cek yang diterima dicop dibelakang dengan butiran :- kod jabatan - kod pusat tanggungjawab dan - kod hasil / amanah / vot Pastikan cek dihantar melalui pos, dibuka secepat mungkin selepas diterima dan dicop tarikh terima

4.

Pasti rekodkan cek yang diterima melalui pos dicatakan dalam daftar terimaan yang mengandungi - tarikh diterima - nama pengirim - no.pendaftaran - no.cek - perihal surat - tandatangan pembuka Pastikan dapatkan tandatangan KPT / Pengetua / Pen.Kanan (P) bagi setiap resit yang dikeluarkan.

6.

7.

Pastikan resit dikeluarkan mengikut siri

8.

Pastikan tiada pindaan dibuat ke atas resit yang dikeluarkan. Sekiranya berlaku kerosakan atau kesalahan pada resit, ianya hendaklah dibatalkan dan disimpan bersama semua salinan untuk semakan audit.

30

9.

Pastikan resit yang dikeluarkan mengandungi 3 salinan kounterfoil / berkarbon dan ditandatangani

10.

Sediakan Penyata Pemungut dalam 3 salinan untuk bankkan kutipan yang diterima.

11.

Pastikan kutipan dibankkan pda hari ianya dipungut atau selewat-lewatnya pada hari berikutnya.

12.

Pastikan pungutan yang tidak sempat dibank disimpan dalan peti besi.

13.

Pastikan salinan penyata pemungut bayar masuk disemak selepas kemasukan ke bank bagi menentukan jumlah sebenar dan tarikh dibankkan dan ditandatangani ringkas. Pastikan setiap kemasukan ke dalam bank direkodkan dalam buku tunai cerakinan.

14.

15.

Pastikan resit yang dikeluarkan direkod di Borang Hasil Yang Dikawal (Kew.68) pada setiap bulan.

16.

Pastikan Borang Hasil Yang Dikawal diselenggara dengan sempurna.

17.

Pastikan pada akhir bulan sediakan borang Kew.253 Pind 2/86 untuk dihantarkan Kementerian Pelajaran Bahagian Kewangan, Unit Audit Tunai bersama salinan dokumen - Kew.248 Pin.2/88 (buku tanai cerakinan) - Kew.68 Pin 2/87 (borong hasil yang dikawal)

31

- Kew.38 Pin 2/86 (resit) - Penyata Pemungut. 18. Pastikan resit Akauntan Negara atau cawangannya diterima dalam tempoh sebulan.

19.

Pastikan penyesuaian dengan penyata bulanan pungutan hasil dari Perbendaharaan di selenggarakan setiap bulan setelah flimsy diterima.

6.7.

Urusan Menyediakan Bayaran 6.7.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.7.1.1. 6.7.1.1. Pastikan peruntukan mencukupi Pastikan semua dokumen lengkap dan sempurna. 32

6.7.2. Bil 1. 2.

PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN BAYARAN Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengetua / Pen. Kanan (P) / Seksi UndangUndang Peraturan Arahan Perbendaharaan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Pekeliling Perbendaharaan Bil /invois dan lain dokumen sokongan Kew.302, 304 Daftar Bil

Semak peruntukan, pastikan mencukupi untuk mebuat bayaran Semak dan pastikan dokumen salinan asal pesanan tempatan yang dipulangkan oleh pembekal ditandatangani dan dicop perakuan telah ditandatangani dan telah lengkap butiran. Salinan akaun bank, daftar perniagaan pembekal Semak dan pastikan bil / invois dicop tarikh kemasukan stok : stok Kew.312 (daftar harta modal) stok Kew.312A (penyelenggaraan harta modal) stok Kew.313 (inventori) stok Kew.314 (daftar stok bekalan o Pejabat) Pastikan bil dibayar tidal lewat sebulan dari tarikh ianya diterima Sediakan baucer kew.302 dan kew.304 dalam 3 salinan

Pen. Kanan (HEM)/ Ketua Pem.Tadbir

3.

4. 5.

6. 7.

salina asal baucer dikembar bersama pesanan tempatan, bil / invois dan lain-lian dokumen jika ada Rekodkan dalam buku kawalan kelompok Pastikan baucer bayaran dicop dan ditandatangani oleh Penyedia dan 2 pegawai bagi amaun RM 10,000.00 33

8. 9. 10 . 11 . 12 .

ke bawah 3 pegawai bagi amaun RM 10,000.00 ke atas

Semak baucer bayaran dan pastikan lengkap dan sempurna. Hantarkan baucer bayaran dalam 2 salinan Ke Jabatan Akauntan Negara. Catatan dalam buku vot dan pastikan ruangan yang direkod adalah betul Rekodkan pembayaran di dalam daftar bil diruangan butiran pembayaran Salinan faiikan.

6.7.3. Carta Aliran Proses Menyediakan Bayaran


mula .

34

Semak peruntukan menckupi Semak dokumen pembayaran - salinan asal pesanan tempatan - cop stok bil,tarikh & dokumen sokongan lain Tidak lengkap Lengkap Ya Sediakan Kew.302, 304 dlm 3 salinan kepil Pesanan tempatan, bil/invois & lain dokumen Lengkapkan dan betulkan dokummen Rekod dalam buku kawalan kelompok

Minta lengkapkan / dokumen tambahan

Cop rasmi dan tandatangan penyedia & juga pengetua/pegawai yang diberi kuasa

Tidak lengkap

lengkap

Ya
Hantar tuntutan ke Jabatan Akauntan Negara dalam 2 salinan betulkan Lulus Tidak lulus Ya Catatkan dalam buku vot dan pastikan rekod dengan betul Rekod pembayaran di dalam dattar bil diruangan butiran pembayaran.

Dapatkan surat makluman pembayarandari Jab.Akauntan Negara Failkan dan simpan. tamat

6.7.4 .Senarai Semak Menyediakan Bayaran Bil Bil Tindakan Tanda ( _/ ) Catatan

35

1.

Pastikan peruntukan mencukupi sebelum membuat bayaran

2.

Semak dokumen dan pastikan salinan asal pesanan tempatan ditandatangani oleh pembekal perakuan ditandatangani oleh penerima cop stok dan tarikh kemasukan stok kew.312, 312A, 313 dan 314 bil / invois ada telah dicop tarikh penerima barang bil tidak dibayar lewat sebulan dari tarikh penerimaan Sediakan baucer kew.302 dan kew.304 dalam 3 salinan salina asal baucer dikembar bersama pesanan tempatan, bil / invois , salinan akaun bank, pendaftaran dan lain-lian dokumen berkaitan. Rekodkan dalam buku kawalan kelompok

3.

4.

Pastikan baucer bayaran dicop dan ditandatangani oleh Penyedia dan 2 pegawai bagi amaun RM 10,000.00 ke bawah 3 pegawai bagi amaun RM 10,000.00 ke atas

6.

Semak baucer bayaran dan pastikan medanmedannya lengkap diisi dengan betul.

7.

Hantarkan baucer bayaran dalam 2 salinan Ke Jabatan Akauntan Negara.

8.

Rekodkan butir-butir pembayaran dalam buku vot dan pastikan catatkan diruangan yang betul

36

9.

Kemaskinikan rekod butir-butir pembayaran di dalam daftar Bil

10.

Salinan failkan.

6.8.

Urusan Menyelenggara daftar Bil 6.8.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.8.1.1. 6.8.1.2. pastikan semua bil yang diterima di daftarkan dalam buku daftar bil pastikan semua bil yang diterima dijelas dalam tempoh 30 hari 37

6.8.1.3. 6.8.2. Bil

pastikan bayaran 2 kali tidak berlaku ROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN DAFTAR BIL Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengetua / Pen. Kanan (P) / Seksi UndangUndang Peraturan Arahan Perbendaharaa n

Proses Kerja

1. 2. 3.

Semua bil yang diterima hendaklah dicopkan tarikh terima. Rekodkan butiran bil yang diterima dalam daftar bil (Kew.296) mengikut ruangan butiran tertentu. Rekodkan diruangan bayaran dalam daftar bil (Kew.296) setelah bayaran bil dibuat.

Pen.Kanan (HEM) /

Surat Pekeliling Perbendaharaa Ketua Pem.Tadbir n Daftar bil (Kew.296) Bil-bil

4. Daftar bil hendaklah disediakan dengan sempurna dan kemaskini. 5. Pastikan cop tarikh bil diterima adalah sama seperti rekod daftar bil. 6. Bil hendaklah dijelaskan dalam tempoh 30 hari dari tarikh bil diterima. 7. Pastikan bil-bil yang belum dibayar disimpan dalam fail untuk tindakan.

6.8.3.

Carta Aliran Proses Menyediakan Daftar Bil

mula .

38

Terima bil

Copkan tarikh terima

Rekodkan butiran bil terima dalam daftar bil Kew.296

Rekodkan butiran bil dibayar dalam daftar bil Kew.296 setelah membuat bayaran

Sediakan dengan sempurna dan lengkap

Bil yang belum dibayar disimpan dalam fail untuk tindakan.

tamat

6.8.4. Senarai Semak Menyediakan Daftar Bil Bil 1. Tindakan Pastikan semua bil yang diterima telah dicop dengan tarikh terima Tanda ( _/ ) Catatan

39

2.

Pastikan bil yang diterima diselenggarakan dan direkodkan dalam daftar bil (kew.296) mengikut ruangan butiran tertentu.

3. Pastikan merekod butiran bil yang telah dibayar di daftar bil (kew.296)

4.

Pastikan daftar bil disediakan dengan sempurna dan kemaskini

Pastikan cop tarikh bil di terima adalah sama seperti rekod daftar bil.

6.

Pastikan bil dijelaskan dalam tempoh 30 hari dari tarikh bil diterima.

7.

Pastikan bil-bil yang belum dibayar disimpan dalam fail untuk tindakan.

6.9.

Urusan Buku tunai 6.9.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran pastikan buku tunai diselenggara dengan kemaskini bagi setiap kumpulan wang Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan Catatkan buku tunai bagi setiap kali berlaku urusniaga 40

6.9.1.1. 6.9.1.2. 6.9.1.4.

6.9.1.5.

Bagi peruntukan yang memerlukan penyediaan akaun sudsidiari catatkan hendaklah dilakukan ke dalam buku akaun sudsidari semasa urusniaga dilakukan. Tutup buku tunai setiap akhir bulan Dapatkan pengesahan dan tandatangan pengetua Sedia penyata penyesuaian bank setelah penyata bank diterima Dapatkan pengesahan dan tandatangan pengetua

6.9.1.6. 6.9.1.7. 6.9.1.8. 6.9.1.9.

6.9.2. PROSES KERJA BAGI PENYELANGGARA BUKU TUNAI Bil 1. 2. Proses Kerja Catatkan baki awal dibahagian terimaan bagi semua butiran diruangan yang berkaitan. Catatkan terimaan (Debit) hendaklah dibuat sebaik saja resit dikeluarkan dan rekod diruangan semua butiran 3. Tarikh Perihal Nombor resit Amaun analisis Jumlah terimaan Tarikh masuk bank Jumlah masuk bank Tandatangan Pengetua Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengetua / Pen. Kanan (P) / Pen.Kanan (HEM) / Seksi UndangUndang Peraturan Buku Tatacara Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Ssekolah.

Arahan Ketua Pem.Tadbir Perbendaharaan Buku Tunai Buku Subsidiari Resit PR 01 Baucer Bayaran Penyata Bank

Catatkan bayaran (Kredit) dibuat berdasarkan baucer bayaran yang telah diluluskan dan rekod diruangan semua butiran sebaik sahaja cek dikeluarkan Tarikh Perhal Nombor baucer Nombor cek Amaun analisis Jumlah bayaran Tandatangan Pengetua

4.

41

Catatan buku tunai serta akaun subsidiari hendaklah dibuat pada masa urusniaga berlaku selewat-lewat sebelum penghujung hari. 5. Selenggarakan Akaun subsidiary bagi butiran yang memerlukan keterangan lanjut. 6. Sediakan akaun subsidiari kumpulan wang kerajaan bagi peruntukan Teras Sains, Matematik, B. Inggeris Kadar yang diagihkan bagi sains, matematik dan bahasa inggeris sebanyak 60% (a), lain-lain matapelajaran terus 40% (b) Daripada Jumlah (a) dibahagikan 40% sains, 30% Matematik dan 30% Bahasa Inggeris. Elektif Teknik Kejuruteraan Awam, Elektrik,Mekanikal, Perdagagan, Pertanian Elektif Vokasional Ketukangan Kejuruteraan, Ekonomi rumah tangga,Perdagangan, Pertanian. Pelbagai Faedah bank, bayaran balik gaji dan lain-lain terimaan untuk sesuatu tujuan. Manakala akaun subsidiary kumpulan wang suwa perlu disediakan bagi peruntukan Pelbagai Majalah, Cagaran dan terimaan lain untuk sesuatu tujuan. Catatan di buku tunai dan akaun subsidiari hendaklah dibuat mengikut susunan urusan berlaku.

7.

8.

9.

10. Catatan hendaklah dengan dakwat kekal (hitam) Setiap pindaan tidak boleh dipadam, ia hendaklah dipotong dengan menggunakan 42

satu garisan dan catatan yang betul ditulis 11. semula berserta tandatangan ringkas. Sekiranya catatan memerlukan lebih daripada satu muka surat, jumlah semua terimaan dan bayaran dan dipindahkan kepada muka surat 12. berikutnya. Pastikan pada akhir setiap bulan, imbangkan 13. tanpa menunggu penyata daripada bank. Baki pada akhir bulan berkenaan akan 14. menjadi baki awal bagi bulan berikutnya. Pastikan ditandatangani oleh penyedia dan 15. pengesah oleh pengetua beserta tarikh Sebaik sahaja penyatan bank diterima, 16, Penyata penyesuaian bank hendaklah dibuat. Memastikan penyata disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada tarikh penyata 17. bank diterima. Memastikan Penyata penyesuaian ditandatangani oleh penyedia dan disemak / 18. dishahkan oleh pengetua berserta tarikh Memastikan laporan buku tunai disediakan sebaik sahaja penyatan penyesuaian dibuat dan hantarkan ke JPTek berserta dengan salinan penyata bank.

6.9.3. Carta Aliran Proses Penyelenggaraan Buku Tunai


mula Rekod baki awal dibahagian terimaam bagi semua butiran diruangan berkaitan berpandukan baki akhir bulan lepas. Rekod urusniaga setiap kali berlaku penerimaan / pembayaran. Terimaan Bayaran

43

Rujuk resit terimaan / Penyata / slip bank Pastikan jenis urusniaga

Rujuk baucer dan cek

Sediakan akaun subsidiary mengikut peruntukan. Tutup dan imbangkan pada akhir bulan Tandatangan dan kemukakan buku tunai kepada pengetua untuk pengesahan. Terima penyata bank Sediakan penyata penyesuaian bank

Semak dan Betulkan

Tidak

betul Ya Tandatangan dan Kemukakan buku tunai kepada pengetua untuk pengesahan Sediakan laporan buku tunai dan hantar ke JPTek berserta dgn salinan penyata bank Failkan penyata bank mengikut jenis kumpulan wang. Masukkan salinan laporan buku tunai dalam fail. tamat

6.9.4. Bil 1.

Senarai Semak Penyelenggara Buku Tunai Tindakan Tanda ( _/ ) Catatan

Dapatkan buku tunai kumpulan wang kerajaan / suwa

2.

Catatkan baki awal dibahagian terimaan bagi semua

44

peruntukan

3. Catatkan terimaan (Debit) dibuat sebaik saja resit dikeluarkan.

4.

Catatkan bayaran (Kredit) dibuat berdasarkan baucer / cek bayaran.

5.

Pastikan Akaun subsidiari diselenggarakan bagi peruntukan yang memerlukan keterangan lanjut.

6.

Catatan di buku tunai dan akaun subsidiari dibuat mengikut susunan urusniaga berlaku / selewat-lewat sebelum penghujung hari

7.

Catatan rekod dengan dakwat kekal (hitam)

8.

Sebarang kesilapan tidak boleh dipadam, potong dengan menggunakan satu garisan dan catatan yang betul semula berserta tandatangan ringkas.

9.

Pada akhir bulan, imbangkan tanpa menunggu penyata bank dan ditandatangani oleh penyedia dan disahkan oleh pengetua berserta tarikh

10. Memastikan Penyata disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada tarikh penyata bank diterima.

11

Memastikan Penyata penyesuaian ditandatangani oleh penyedia dan disemak / dishahkan oleh pengetua

45

beserta tarikh

12

Sediakan laporan buku tunai sebaik sahaja penyata penyesuaian dibuat dan hantarkan ke JPTek berserta salinan penyata bank

13. Pastikan penyata bank dimasukkan dalam fail mengikut jenis kumpulan wang

14. Masukkan salinan laporan buku tunai dalam fail

19. Serah kepada Odit Dalaman untuk disemak pada setiap suku tahun

6.10.

Urusan Baucer Pembayaran Buku Tunai 6.10.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.10.1.1. pastikan baki peruntukan bagi buku tunai masih mencukupi 6.9.1.2. 6.10.2. pastikan semua dokumen-dokumen yang berkenaan lengkap dan sempurna

PROSES KERJA BAGI BAUCER PEMBAYARAN BUKU TUNAI Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan / Seksi UndangUndang 46

Bil

Dirujuk 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pastikan prosedur pembelian telah dipatuhi Pastikan invois / bil dan pesanan tempatan diterima balik dan jumlahnya adalah betul. Pastikan peruntukan bagi buku tunai mencukupi Sediakan baucer pembayaran dalam dua salinan Kemukakan baucer bersama-sama dokumen sokongan kepada pengetua untuk kelulusan Tuliskan cek untuk pembayaran dan cop telah dibayar pada semua dokumen yang berkenaan Sekiranya amount bayaran melebihi RM 10,000.00 ke atas dapatkan tiga tandatangan. Rekod pembayaran dalam buku tunai dan pastikan ruangan butiran adalah betul. Catatan dalam buku akaun subsidiary sekiranya berkaitan. Hantarkan cek dan salinan baucer kepada pembekal. Rekod pembayaran dalam daftar bil 11 . 12 . Terima resit dan simpan dalam fail baucer. Pengetua /

Peraturan

Buku Tatacara Pengurusan Pen. Kanan (P) / Kewangan Dan Perakaunan Pen.Kanan (HEM) / Ssekolah. Ketua Pem.Tadbir Arahan Perbendaharaan Buku Tunai Buku Subsidiari Baucer Bayaran Pesanan tempatan

7. 8. 9. 10 .

6.10.3. Carta Aliran Proses Kerja Pembayaran Baucer Buku Tunai


mula pastikan prosedur pembelian di patuhi Rujuk semula kepada pembekal pastikan inovis / bil / pesanan tempatan diterima balik dan jumlah adalah betul.

47

Lengkap ? Tidak ya pastikan peruntukan mencukupi


sediakan baucer bayaran dalam 2 salinan dan pastikan cop telah di bayar

Minta lengkapkan semula

dapatkan kelulusan pengetua

tidak

lulus ?

ya serah kepada KPT untuk tulis cek pembayaran cop jelas semua dokumen dapatkan tandatangan ke atas cek - 3 t/tangan bagi RM 10,000.00 - 2 t/tangan bagi di bawah RM10,000.00 Rekod butiran dalam buku tunai dan pastikan ruangan butiran tepat / betul Rekod dalam buku akaun subsidiary sekiranya berkaitan. Rekod dalam daftar bil Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal Terima resit dan kepilkan bersama baucer yang telah ditandatangan dan masukkan fail tamat

6.10.4. Senarai Semak baucer bayaran Buku Tunai Bil 1. Tindakan Pastikan dokumen a. pesanan tempatan b. bil /invois adalah betul dan lengkap 48 Tanda ( _/ ) Catatan

2.

Pastikan peruntukan mencukupi

3. Sediakan baucer bayaran dalam 2 salinan

4.

Serahkan baucer bayaran kepada KPT untuk membuat cek bayaran

5.

Dapatkan tandatangan Pengetua, Penolong Kanan atau Penolong Kanan (HEM) Hantarkan cek dan salinan baucer kepada pembekal

6.

7.

Pastikan resit penerimaan diterima dari pembekal

8.

Pastikan pembayaran direkod dalam daftar bil

9.

Kepilkan resit bersama dengan baucer bayaran yang asal dan masukkan dalam fail mengikut kumpulan wang masing-masing.

6.11.

Urusan Menyediakan Gaji 6.11.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.11.1.1. 6.11.1.2 6.11.1.3. Pastikan kew.8 diluluskan oleh JPN sebelum pembayaran dibuat Pastikan menerima Sijil Gaji Akhir yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara bagi pegawai yang bertukar keluar dan masuk Dapatkan salinan dokumen peribadi 49

6.11.1.4. 6.11.1.5.

Catatkan baki awal tahun di ruangan baki masi ada Pembayaran dibuat mengikut jadual yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara

6.11.2. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN GAJI Bil 1. Proses Kerja Dapatkan kew.8 yang telah diluluskan oleh Jabatan Pelajaran Negeri / Pejabat Pelajaran Daerah Bagi guru / staf sokongan yang bertukar pastikan ada sijil gaji akhir. Sediakan penyata perkiraan berdasarkan perubahan kew.8 dan pastikan perkiraan dibuat dengan betul. Sediakan SG 20 (Kew.320) dengan lengkap dalam 3 salinan. - untuk baru (B) isikan semua perkara / butiran yang berkaitan. - untuk pindaan pusat pembayaran yang sama (P) isi semua butiran berkaitan. - untuk tindakan (T) isikan bahagian dimana ada berubahan yang berlaku Dapatkan semua dokumen sokongan yang berkaitan untuk dikembarkan bersama SG 20 dan SG20A Pastikan menurun tandatangan, nama, jawatan dan tarikh diruangan disediakan oleh. Pastikan pengetua turunkan tandatangan,nama, jawatan dan tarikh di ruang disahkan oleh. Turunkan cop jawatan rasmi diruang sediakan dan disahkan oleh. Susun senarai SG20 mengikut nombor gaji yang kecil dahulu dan catatkan no.siri. Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengetua / Pen. Kanan (P) / Surat Pekeliling Pen.Kanan (HEM) / Akauntan Negara Ketua Pem.Tadbir Kew.8 / LPC SG.20, 20A Dokumen berkaitan - Salinan No. akaun bank - Salinan kad Pengenalan - lain-lain berkaitan Surat arahan potongan - pinjaman perumahan - pinjaman computer - pinjaman kenderaan - pinjaman pelajaran - cukai pendapatan - syarikatsyarikat insurans - lain-lain syarikat / 50 Seksi UndangUndang Peraturan Arahan Perbendaharaan

2. 3.

4.

5.

6. 7.

8. 9.

10 .

Sertakan dokumen sokongan bagi setiap perubahan yang berkaitan seperti - salinan no.akaun bank - salinan kad pengenalan - arahan potongan - lain-lain dokumen Lengkapkan 3 salinan SG20A bagi setiap 15 salinan SG20. Hantarkan 2 salinan SG.20 serta SG.20(A) ke Jabatan Akauntan Negara dan 1 salinan dalam fail. Pastikan perubahan gaji dihantar mengikut tarikh-tarikh yang telah ditetap oleh Jabatan Akauntan Negera. Terima slip gaji pembayaran dalam 2 salinan Salina asal di bagi kepada guru-guru dan staf sokongan. Salinan difailkan dan simpan.

agensi kerajaan berkaitan.

11 . 12 .

13 .

14 . 15 . 16 .

6.11.3. Carta Aliran Proses Menyediakan Gaji


mula .

51

Terima kew.8 yang telah diluluskan dari JPN PPD Sediakan penyata perkiraan berdasar Kew.8 dan dapatkan dokumen sokongan

Betul dan lengkapkan semula dokement

Sedikakan SG20 & SG20A Cop rasmi dan dapatkan tandatangan pengetua

Tidak

Lengkap ya

Betulkan SG.20 / dokumen tambahan

Hantarkan 2 salinan SG20 & 1 salinan SG20(A) Ke AG berserta dengan dokumen sokongan berkaitan Tidak Lulus Ya Terima slip gaji pembayaran serahkan slip gaji asal kepada guru dan staf sokongan Salinan failkan Tamat

6.11.4. Senarai Semak Menyediakan Gaji Bil Tindakan Tanda ( _/ ) Catatan

52

1.

Dapatkan kew.8 yang telah diluluskan

2.

Terima sijil gaji akhir

3.

Sediakan penyata perkiraan berdasarkan perubahan kew.8 dan pastikan perkiraan dibuat dengan betul.

4. Sediakan SG 20 (Kew.320) dengan lengkap dalam 3 salinan.

5.

Pastikan borang dalam SG20. yang berkaitan dilengkap.

4.

Dapatkan semua dokumen sokongan yang berkaitan untuk dikembarkan bersama SG 20 dan SG20A

Pastikan tandatangan, nama, jawatan cop rasmi diturunkan diruangan disediakan dan disahkan oleh.

6.

Pastikan dokumen sokongan berkaitan disertakan dan diakui sah.

7.

Pastikan Susun senarai SG20 mengikut nombor gaji yang kecil dahulu dan catatkan no.siri.

53

8.

Pasti sediakan SG.20(A) bagi setiap 15 salinan SG.20

9.

Hantarkan 2 salinan SG.20 dan SG.20(A) ke Jabatan Akauntan Negara dan 1 salinan dalam fail

10.

Pastikan perubahan gaji dihantar mengikut tarikh yang telah ditetap oleh Jabatan Akauntan Negera.

11.

Terima slip gaji bulanan

12.

Salina asal diberi kepada guru-guru dan staf sokongan.

13. Salinan difailkan dan simpan

6.12.

Urusan Menyediakan Tunggakan Gaji Melalui Baucer Berasingan 6.12.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.12.1.1. Pastikan kew.8 diluluskan oleh JPN

54

6.11.1.3 6.11.1.3.

Pastikan menerima Sijil Gaji Akhir yang dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara bagi pegawai yang bertukar masuk dapatkan dokumen peribadi pegawai kad pengenalan / Akaun Bank

6.12.2. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN TUNGGAKAN GAJI MELALUI BAUCER BERASINGAN Bil 1. 2. 3. Proses Kerja Terima kew.8 yang telah diluluskan oleh JPN/PPD Dapatkan LPC Bagi guru / staf sokongan yang bertukar masuk Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengetua / Pen. Kanan (P) / Pen.Kanan (HEM) / Surat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara Kew.8 Baucer Kew.304, 304A, 302, 321 Jadual KWSP Seksi UndangUndang Peraturan Arahan Perbendaharaan

Sediakan dokumen pembayaran :- penyata tuntutan perkiraan berdasarkan Ketua Pem.Tadbir kew.8 - buacer kew.304 dengan lengkap butirannya - buacer kew.304 (A) sekiranya pembayaran melebihi satu amaun dan lengkapkan butirannya - baucer kew.302 (kelompok) - borang KWSP E dan F - lain-lain penyata potongan berkaitan - lain-lain dokumen sokongan yang berkaitan. Rekod dalam buku kawalan kelompok Dapatkan perakuan dan tandatangan pengetua dan pastikan - tandatangan dan cop rasmi disempurnakan - semua dokumen sokongan ditandatangani dan cop rasmi. Catatkan dalam buku vot Hantarkan baucer bayaran ke Jabatan Akauntan Negara dalam 2 salinan / 1 salinan failkan. Terima surat notis pembayaran daripada Jabatan Akauntan Negara.

4. 5.

6. 7. 8.

55

Terima laporan C600E pada akhir bulan 9. 10 . Failkan surat notis pembayaran dan laporan C600E

6.12.3. Carta Aliran Proses Menyediakan Tunggakan Gaji Melalui Baucer Berasingan

mula

56

. Terima kew.8 / LPC yang telah diluluskan dari JPN / PPD Sediakan penyata perkiraan dan dapatkan Dokumen sokongan. Sediakan baucer berasingan dan penyata potongan. betul perkiraan dan lengkapkan.dokumen Rekod dalam buku kawalan kelompok Cop rasmi dan dapatkan tandatangan pengetua dibaucer dan sahkan dokumen sokongan. Catat dalam buku vot lengkap Tidak ya

Betul dan lengkapkan Semula baucer Tidak

Hantarkan 2 salinan baucer ke AG

lulus
ya Terima surat notis pembayaran dan laporan 600E dari AG Fail dan simpan

Tamat

6.12.4. Senarai Semak Menyediakan Tunggakan Gaji Melalui Baucer Berasingan Bil Tindakan Tanda ( _/) Catatan

57

1.

Terima kew.8 yang telah diluluskan oleh Jabatan Pelajaran Negeri / Pejabat Pelajaran Daerah

2.

Sediakan perkiraan dengan tepat dan betul -penyata tuntutan perkiraan berdasarkan kew.8 -buacer Kew.302, 304, 304A -penyata KWSP (borang E dan F) -lain-lain penyata potongan berkaitan

3. Pastikan selepas pembayaran baucer berasingan pembayaran dibuat melalui payroll

4.

Dapatkan semua dokumen sokongan yang berkaitan.

5.

Rekod dalam buku kawalan kelompok

Pastikan - tandatangan dan cop rasmi disempurnakan - semua dokumen sokongan ditandatangani dan cop rasmi. Catat dalam buku vot

7.

6.

Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara dalam 2 salinan / 1 salinan failkan.

7.

Terima surat notis pembayaran dan C600E dari AG

8.

Failkan dan simpan 58

6.13.

Urusan Pelbagai Tuntutan 6.13.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.4.1.1. Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan (surat arahan)

59

6.4.1.2. 6.3.1.3. 6.3.1.4.

Pastikan tuntutan dibuat mengikut kadar sebenar Dapatkan dokumen Pastikan tuntutan tidak berulang / bertindih

6.13.2. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN TUNTUTAN Bil 1. Proses Kerja Dapatkan dokumen tuntutan - perjalanan - perpindahan - elaun lebih masa - elaun pertukaran - lain-lain elaun. Semak dokumen tuntutan dengan memastikan jenis tuntutan yang dibuat berserta dokumen sokongan Sediakan dalam 3 salinan - kew.302 - kew.304 - kew.304A (sekiranya berkaitan) - kew.321 SG.50 (sekiranya berkaitan) Rekod dalam buku kawalan kelompok Dapatkan perakuan dan pengesahan tandatangan pengetua. Catat dalam buku vot Hantarkan tuntutan ke Jabatan Akauntan Negara dalam 2 salinan dan failkan 1 salinan. Terima surat notis pembayaran dari AG Terima laporan C600E dari AG pada akhir bulan Failk dan simpan. Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengetua / Penolong Kanan / Ketua Pem.Tadbir Seksi UndangUndang Peraturan Arahan Perbendaharaan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Pekeliling Perbendaharaan Borang Tuntutan - Elaun Pejalanan - Lebih Masa - Pertukaran - Perpindahan - lain-lain Kew.302, 304, 304A, 321.

2.

3.

4. 5. 6. 7.

8. 9. 10 .

60

6.13.3. Carta Aliran Proses Menyediakan Tuntutan Perjalanan / perpindahan / lebih masa / Pertukaran / lain-lain
mula Kembalikan dan Minta betulkan / dokumen tambahan .

61

Terima borang tuntutan serta dokumen sokongan dari permohon dan semak

Tidak betul / Tidak lengkap

Lengkap ya sediakan baucer dan kelompok Rekod dalam buku kawalan kelompok Rekod butir tuntutan dalam buku vot Cop rasmi dan dapatkan tandatangan Pengetua /Pen.Kanan /KPT

Lengkapkan semula Tidak lengkap ya Hantar tuntutan ke Jabatan Akauntan Negara dalam 2 salinan. lulus Tidak ya Terima surat notis pembayaran dan laporan C600E dari AG Fail dan simpankan

Kenalpasti kesilapan dan betulkan

Tamat

6.13.4. Senarai Semak Menyediakan Tuntutan Perjalanan / perpindahan / lebih masa / Pertukaran / lain-lain Bil 1. Tindakan Tentukan dokumen tuntutan 62 Tanda ( _/ ) Catatan

2.

perjalanan perpindahan elaun lebih masa elaun pertukaran lain-lain elaun.

Semak dokumen tuntutan dengan memastikan jenis tuntutan yang dibuat berserta dokumen sokongan

3.

Sediakan dalam 3 salinan - kew.302 - kew.304 - kew.304A (sekiranya berkaitan) - kew.321 SG.50 (sekiranya berkaitan) Rekod dalam buku kawalan kelompok

4.

5.

Cop ramsi dan dapatkan perakuan dan pengesahan tandatangan pengetua.

6.

Catat dalam buku vot

5.

Menghantarkan tuntutan ke Jabatan Akauntan Negara dalam 2 salinan.

6.

Terima surat notis pembayaran dari AG

7.

Pada akhir bulan terima laporan C600E dari AG 63

8.

Fail dan simpankan

6.14. 6.14.1.

Urusan Menyediakan PCG / ePCG Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.14.1.1. Pastikan enrolmen pelajar dengan menyemak buku kedatangan pada 1hb Oktober. 6.14.1.2. Lengkap borang tuntutan PCG SMT .

6.14.1.3. Hantar ke jabatan Pendidikan Teknikal. 64

6.14.1. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN TUNTUTAN ePCG Bil 1. Proses Kerja Dapat enrolmen yang sebenar dengan menyemak buku kedatangan pelajar berasaskan 1hb Oktober tahun sebelunnya. Tuntutan PCG hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 30 November tahun sebelumnya. Isi dan lengkap borang tuntutan PCG SMT mengikut kadar bantuan per kapita yang telah ditetapkan di lampiran C jadual 4. Sediakan borang tuntutan dalam 2 salinan. Dapatkan tandatangan pengetua. Sediakan surat iringan dan hantar 1 salinan borang tuntutan ke JPT. Dapatkan surat makluman pengesahan pembayaran daripada JPT Semak dengan bank dan pastikan peruntukan peruntukan telah dimasuk dalam akaun kumpulan wang kerajaan. Keluarkan resit rasmi kepada Kementerian Pelajaran Bahagian Kewangan bagi akuan menerima peruntukan. Rekod dalam buku tunai kumpulan wang kerajaaan mengikut butiran peruntukan. Pastikan catat ke dalam buku akaun subsidiary mengikut pecahan peruntukan. Sekiranya ada pertambahan murid sekurangkurangnya 5% atau 100 orang murid berbanding bilangan murid pada tarikh asas tuntutan. Tuntuan penyelerasan hendaklah dibuat dan 65 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan Dan Perkaunan Sekolah Buku tunai Resit pejabat 8. Penyat bank Buku Akaun Subsidiari Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengetua / Pen. Kanan (P) / Pen. Kanan (HEM) / Seksi UndangUndang Peraturan Surat Pekeliling Kewangan Bil. Tahun 2002.

2.

3.

Surat-Surat Tambahan Kepda Surat Pekeliling Ketua Pem.Tadbir Kewangan Bil.5 Tahun 2002. Arahan Perbendaharaan

4. 5. 6. 7.

9.

10. 11. 12.

13.

dikemukan ke JPT selewat-lewatnya pada 31 Julai tahun semasa. 14. Tuntutan penyelarasan hendaklah menggunakan borang SMT (P).

6.14.3. Carta Aliran Proses Tuntutan ePCG


mula

Dapatkan enrolmen pelajar berdasarkan 1 Oktober tahun sebelum. Isi dan lengkapkan borang tuntutan PCG SMT mengikut kadar tuntutan yang telah ditetapkan

66

Sediakan borang tuntutan dalam 2 salinan Semak dan betulkan semula Dapatkan tandatangan pengetua. .

Lengkap ? Tidak Ya Hantar borang tuntutan ke JPT Pastikan kesilapan dan betulkan silap Lulus ? ya Terima surat makluman tarikh kemasukan peruntukan dalam bank Hubungi bank mempastikan peruntukan telah dimasukkan dalam akaun kum.wang kerajaan

Hubungi semula

Belum

sudah ? ya keluarkan resit pejabat dan hantarkan ke Kem.Pel. Bah.Kewangan. rekod dalam buku akaun mengikut butiran peruntukan catat dalam buku akaun subsiari mengikut pecahan peruntukan tamat

16.14.4. Senarai Semak Tuntutan ePCG Bil 1. Tindakan Semak buku kedatangan pelajar berasaskan 1 Oktober tahun sebelumnya. Tanda ( _/ ) Catatan

67

2.

Pastikan tuntutan dihantar sebelum 30 November pada tahun sebelumnya.

3. Sediakan borang tuntutan dan pastikan tuntutan dikira dengan betul.

4.

Mengemukan ke JPT

Menerima surat maklum mengenai kemasukan peruntukan ke dalam akaun.

6.

Menghubungi bank dan pastikan peruntukan telah dimasukan ke dalam akaun.

7.

Pastikan keluarkan resit dan hantarkan ke Kementerian Pelajaran Bahagian Kewangan.

8.

Rekod peruntukan ke dalam buku tunai

9.

Rekod dalam buku akaun subsidairi

6.15.

Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus emolumen 6.15.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.15.1.1. 6.15.1.2. 6.15.1.3. Pastikan bilangan guru, staf sokongan, waden yang layak. Semak gaji dan elaun-elaun guru dan staf sokongan Lengkapkan borang anggaran

68

6.15.1.4.

Hantar ke jabatan Pendidikan Teknikal.

6.15.2. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN ANGGARAN BELANJA MENGURUS EMOLUMEN Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Ketua Pem.Tadbir Seksi UndangUndang Peraturan

Bil

Proses Kerja

1. 2.

Semak bilangan guru, staf sokongan dan bilangan waden yang layak dilantik Semak 2.1. gaji 2.2. elaun khidmat awam 2.3. elaun perumahan 2.4. elaun BISP 2.5. elaun kritikal 2.6. elaun keraiaan 2.7. elaun waden 2.8. elaun pemandu 2.9. elaun sara hidup 2.10. elaun tanggungjawab 2.11. lain-lain elaun jika ada Buat perkiraan dengan mengisi borang Dapatkan tandatangan pengetua Hantarkan borang anggaran ke JPT Masukkan satu salinan ke dalam fail sekolah

3. 4. 5. 6.

6.15.3. Carta Aliran Proses Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Emolumen

mula

Dapatkan bilangan guru, staf sokongan dan waden yang layak Semak gaji dan elaun-elaun dan buat perkiraan

69

lengkap borang anggaran Semak dan betulkan semula Dapatkan tandatangan pengetua. .

lengkap? Tidak Ya Hantar borang anggaran ke JPT

Masukkan satu salinan dalam fail sekolah

tamat

6.15.4. Senarai Semak Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Emolumen Bil 1. Tindakan Semak bilangan guru, staf sokongan dan waden yang layak. Tanda ( _/ ) Catatan

70

2.

Semak gaji dan elaun-elaun yang layak

3. Membuat perkiraan

4.

Lengkapkan borang anggaran

Kemukakan kepada pengetua untuk menandatangani

6.

Hantar ke Jabatan Pendidikan Teknikal

7.

Failkan satu salinan dalam fail sekolah

6.16.

Urusan Menyediakan Pelbagai Potongan 6.16.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.16.1.1. 6.16.1.2. 6.16.1.3. potongan Terima arahan potongan daripada pihak berkaitan. Semak jenis potongan untuk mempastikan kodnya. Sediakan borang SG.20 dan masukkan amaun

71

6.16.1.4. 6.16.2.

Hantar ke Jabatan Akauntan Negara

PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN PELBAGAI POTONGAN Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Ketua Pem.Tadbir Seksi UndangUndang Peraturan

Bil

Proses Kerja

1.

Terima arahan potongan daripada pihak berkenaan 1.1. cukai pendapatan 1.2. pinjaman perumahan 1.3. pemulangan pinjaman belajar 1.4. pinjaman kenderaan 1.5. pinjaman computer 1.6. tabung haji 1.7. insuran 1.8. lain-lain potongan Semak jenis potongan dan kodnya. Sediakan borang SG.20 dan masukkan amaun potongan. Kembarkan surat arahan bersama SG.20 Dapatkan tandatangan pengetua Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara. Masukkan salinan ke dalam fail sekolah

2. 3. 4. 5. 6. 7.

6.16.3.

Carta Aliran Proses Menyediakan Pelbagai Potongan

mula

terima surat arahan potongan

72

Semak jenis potongan untuk mempastikan kod potongan lengkap borang SG.20 dan masukkan amount kembarkan salinan surat arahan potongan

Semak dan betulkan semula

cop rasmi dan sahkan salinan surat

Dapatkan tandatangan pengetua. .

lengkap? Tidak Ya Hantar ke Jabatan Akauntan Negara

Masukkan satu salinan dalam fail sekolah

tamat

6.16.4. Bil 1.

Senarai Semak Menyediakan Pelbagai Potongan Tindakan Tanda ( ) _/ Catatan

Dapatkan surat arahan

73

2.

Pastikan jenis potongan dan kodnya

3. Semak jumlah potongan

4.

Lengkapkan borang SG.20 dan masukkan amaunt sertakan salinan surat arahan.

Kemukakan kepada pengetua untuk menandatangani

6.

Hantar ke Jabatan Akauntan Negara

7.

Failkan satu salinan dalam fail sekolah

7. Senarai Udang-Undang / Peraturan Arahan Perbendaharaan Pekeliling Perbendaharaan Surat Pekeliling Perbendaharaan

74

Surat-surat siaran Jabatan Akauntan Negara Surat Pekeliling Kewangan Perintah Am Bab B elaun elaun dalam perkhidmatan Pekeliling Kementerian / Pusat Tanggungjawab Jadual KWSP Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah

8. Senarai Jawatankuasa yang dianggotai - tiada 9. Senarai borang yang berkaitan dengan tugasan Pembantu Tadbir Kewangan 9.1. Urusan menyelenggaraan buku vot 9.1.1. Bukut vot

9.1.1. Waran 9.1.2. Pesanan kerajaan 9.1.3. Baucer bayaran 9.2. Urusan menyediakan penyata penyesuaian flimsy 9.2.1. Buku vot 9.2.2. Flimsy 9.2.3. Borang farmat A, A1,A2 Dan A3 9.2.4. Borang jernal 9.2.5. Borang kelompok 9.3. Urusan Menyediakan Perbelanjaan Laporan Buku Vot 9.3.1. Buku Vot 75

9.3.2. Borang Perbelanjaan Buku Vot 9.4. Menyediakan Laporan Sukutahun 9.4.1. Borang Laporan Sukutahun 9.4.2. Buku Vot 9.4.3. Minit Mesyuarat Kewangan 9.5. Urusan Penyelenggara Akaun Amanah 9.5.1. Daftar Rekod Pinjaman Computer, Perumahan Dan Kenderaan 9.5.2. Flimsy 9.5.3. Borang Penyesuaian 9.5.4. Lejer 9.6. Pengurusan Pungutan Hasil Dan Penyelenggaran Buku Tunai Cerakinan 9.6.1. Buku Resit Kew.38 9.6.2. Buku Stok Kew.68 9.6.3. Buku Cerakinan 9.6.4. Penyata Pemungut 9.7. Urusan Pembayaran 9.7.1. Baucer 302, 304 9.7.2. Bil-Bil 9.7.3. Pesanan Kerajaan 9.8. Pengurusan Penyelenggaran Daftar Bil 9.8.1. Bil-Bil 9.8.2. Buku Daftar Bil

76

9.9. Urusan Penyediaan Buku Tunai 9.9.1. Buku Tunai Fund Kerajaan / Suwa 9.9.2. Buku Tunai Subsiari 9.9.3. Penyata Penyesuaian Bank 9.10.Urusan Penyediaan Emolumen 9.10.1. Borang Kew.8 9.10.2. Borang Sg.20 9.10.3. Sijil Gaji Akhir 9.11.Urusan Tuntutan Pelbagai Tuntutan 9.11.1. Borang Tuntutan 9.11.2. Baucer Bayaran Kew.304 9.12.Urusan Menyediakan Tuntutan PCG 9.12.1. Bilangan Pelajar Pada 1.10 9.12.2. Borang 9.13.Tuntutan Biasiswa 9.13.1. Senarai Pelajar Yang Layak 9.13.2. Nomobor Akaun Bank Pelajar 9.14.Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Emolumen 9.14.1. Bilang Guru,Staf Sokongan Dan Warden Asrama 9.14.2. Borang

9.15.Urusan Pelbagai Potongan

77

9.15.1. Surat Arahan Potongan

10. Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas Dijalankan Oleh Pembantu Tadbir Kewangan Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

1. 2.

urusan penyelenggaraan buku vot urusan Laporan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan 78

(Flimsy) 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 . 11 . 12 . 13 . 14 . 15 . 16 . 11. Senarai Tugas Harian Pembantu Tadbir (Kewangan) urusan menyediakan perbelanjaan buku vot urusan menyedia laporan sukutahun urusan penyelenggaraan akaun amanah urusan pungutan hasil dan buku tunai cerakinan urusan pembayaran urusan penyelenggaraan daftar bil urusan penyediaan buku tunai dan akaun subsidiari urusan penyediaan gaji / tunggakan / pelarasan urusan pelbagai potongan urusan pelbagai tuntutan urusan menyediakan tuntutan bantuan perkapita / ePCG urusan penyediaan anggaran belanja mengurus emolumen urusan pelbagai tuntutan dan bayaran biasiswa urusan menyimpan semua rekod / dokumen / fail kewangan

79

Nama Jawatan Tarikh Bil :

: Tugas saya hari ini Catatan

80

81