KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

PROSEDUR AM

TAJUK PROSEDUR NOMBOR PROSEDUR TARIKH KUATKUASA NO. TERBITAN

AUDIT DALAMAN PRO/KMTK/AM/AD- 01 25 NOVEMBER 2012 01

DISEDIAKAN

DISEMAK

DISAHKAN

KETUA DOKUMENTASI

WAKIL PENGURUSAN

PENGURUSAN TERTINGGI

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

AUDIT DALAMAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/AD-01

00

1.0

OBJEKTIF Memastikan Audit Dalaman dirancang dan dilaksanakan secara teratur.

2.0

SKOP Memastikan kelancaran keseluruhan Sistem Pengurusan Kualiti.

3.0

SINGKATAN / DEFINISI 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 P WP TWP KJ PPP PPHEP KU NCR AD KAD JAD LK Pengarah Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Ketua Jabatan Penolong Pengarah Peperiksaan Penolong Pengarah Hal Ehwal Pelajar Ketua Unit Non-conformity Report (Laporan Ketidakpatuhan) Audit Dalaman Ketua Audit Dalaman Juruaudit Dalaman Lampiran Kedatangan

4.0

RUJUKAN 4.1 4.2 MS ISO 9001:2008 Klausa 8 - Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan MS ISO 9001:2008 Klausa 8.2.2 - Audit Dalaman

5.0

TANGGUNGJAWAB 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 P WP TWP KJ PPP PPHEP KU KAD JAD

6.0

CARTA ALIRAN - Tiada 1

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

AUDIT DALAMAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/AD-01

00

7.0

PERINCIAN AKTIVITI 7.1 PELANTIKAN Pemilihan dan pelantikan KAD dan JAD berdasarkan kepada kelayakan minima iaitu telah menghadiri Kursus AD. 7.1.1 KAD dan JAD yang dilantik membentuk pasukan juruaudit untuk tugas-tugas mengaudit Sistem Pengurusan Kualiti. KAD akan mempengerusikan pasukan AD. KAD bertanggungjawab dan diberi kuasa untuk menentukan aktiviti AD dilaksanakan dengan berkesan. Juruaudit yang dilantik mestilah berkecuali atau tidak mengaudit tugasnya sendiri.

7.1.2 7.1.3

7.1.4 7.2

PERANCANGAN 7.2.1 7.2.2 KAD bertanggungjawab untuk menyediakan jadual AD. KAD bertanggungjawab membentuk kumpulan-kumpulan kecil juruaudit. Keseluruhan Sistem Kualiti akan diaudit sekurang-kurangnya sekali setahun.

7.2.3 7.3

PERSEDIAAN 7.3.1 Berdasarkan kepada Jadual AD, KAD akan bermesyuarat dengan semua JAD dalam pasukannya untuk menyelaraskan Pelan Audit. KAD hendaklah memastikan Pelan Audit merangkumi semua bahagian Sistem Pengurusan Kualiti di bahagian berkenaan. Pelan Audit juga hendaklah mengambil kira penemuan keputusan audit yang terdahulu. Pelan Audit juga hendaklah mengambil kira kesesuaian juruaudit, bidang yang akan diaudit, tarikh dan masa yang sesuai. KAD akan menghantar notis, agenda dan Pelan Audit kepada jabatan/unit dan JAD dalam tempoh lima (5) hari sebelum tarikh audit.

7.3.2

7.3.3

7.3.4

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

AUDIT DALAMAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/AD-01

00

7.3.5

Senarai Semak AD dibuat bagi memastikan aktiviti audit dijalankan dengan teratur dan lengkap.

7.4

PELAKSANAAN AUDIT 7.4.1 KAD dan JAD yang dilantik akan membuat perjumpaan ringkas dengan pihak yang akan diaudit untuk menjelaskan perkaraperkara berikut dalam Mesyuarat Pembukaan (Opening Meeting). 7.4.1.1 Skop Audit 7.4.1.2 Program Audit (Pelan Audit dan Jadual Pelan Audit) 7.4.1.3 Pembahagian Audit 7.4.1.4 Kaedah Laporan Audit 7.4.1.5 Ketidakpatuhan (NC) 7.4.1.6 Masa Mesyuarat Penutupan (Closing Meeting) 7.4.1.7 Hal-hal lain yang berkaitan 7.4.2. LK diedarkan semasa Mesyuarat Pembukaan dan Mesyuarat Penutupan. Setiap penemuan ketidakpatuhan dicatatkan di dalam Borang Laporan Ketidakpatuhan dan Borang Senarai Semak.

7.5

LAPORAN 7.5.1 Semua JAD hendaklah berbincang dengan KAD berkenaan penemuan atau hasil audit sebelum Mesyuarat Penutupan (Closing Meeting). Setiap penemuan ketidakpatuhan oleh JAD akan dilaporkan dalam Borang Laporan Ketidakpatuhan (NCR). JAD berkenaan adalah bertanggungjawab untuk memastikan pihak yang diaudit faham sepenuhnya ketidakpatuhan yang dilaporkan. Pihak yang diaudit menandatangani Borang Ketidakpatuhan untuk mengesahkan penerimaan (1 salinan diberikan kepada pihak yang diaudit). JAD akan menyediakan Ringkasan Laporan AD berdasarkan penemuan atau hasil audit yang dilaksanakan.

7.5.2

7.5.3

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

AUDIT DALAMAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/AD-01

00

7.5.4

KAD akan membentangkan Ringkasan Laporan Audit kepada pihak yang diaudit di dalam Mesyuarat Penutupan (Closing Meeting). 7.5.4.1 KAD bertanggungjawab untuk mengumpulkan semua dokumen dalam Fail Audit. Fail Audit mestilah mengandungi : Jadual Audit Dalaman Notis Audit (Agenda dan Pelan Audit) Senarai Semak Laporan Pemerhatian Laporan Ketidakpatuhan Lampiran Kedatangan Ringkasan Laporan Audit Dalaman Log NCR Salinan Surat Lantikan Salinan Sijil Kursus 7.5.4.2 Selepas tindakan susulan dibuat dan laporan ketidakpatuhan ditutup, ia akan direkodkan dalam log NCR bagi tujuan pemantauan. Log NCR diisi dan diselaraskan oleh KAD.

7.6

PERSETUJUAN PEMBETULAN

CADANGAN

PEMBETULAN

DAN

TINDAKAN

Pihak yang diaudit hendaklah mencadangkan pembetulan dan tindakan pembetulan. 7.7 PEMBETULAN DAN TINDAKAN PEMBETULAN Pihak yang diaudit mestilah melaksanakan pembetulan dan tindakan pembetulan seperti yang dipersetujui di dalam Laporan Ketidakpatuhan (NCR). 7.8 TINDAKAN SUSULAN DAN PENUTUPAN 7.8.1 P/WP/TWP/KJ/PPP/PPHEP/KU bertanggungjawab melaksanakan tindakan susulan sebelum pelaksanaan audit. Jika pembetulan dan tindakan pembetulan telah dilaksanakan laporan ketidakpatuhan akan ditutup. KAD/JAD akan membuat audit susulan bagi mengesah dan merekodkan pembetulan dan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan. 4

7.8.2

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

AUDIT DALAMAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/AD-01

00

7.9

PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMBETULAN KAD akan memaklumkan Laporan Ketidakpatuhan (NCR) dalam Mesyuarat Penutupan dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan bagi mendapatkan arahan dan tindakan susulan sekiranya perlu.

8.0

REKOD KUALITI Bil 1. 2. 3. Tajuk Jadual Audit Dalaman Pelan Audit Dalaman Senarai Semak Audit Dalaman 4. Laporan Ketidakpatuhan (NCR) 5. Laporan Pemerhatian Audit Dalaman 6. Ringkasan Laporan Audit Dalaman 7. 8. Log NCR Lampiran Kedatangan Bilik ISO Bilik ISO KAD KAD 3 Tahun 3 Tahun Bilik ISO KAD 3 Tahun Bilik ISO KAD 3 Tahun Bilik ISO KAD 3 Tahun Lokasi Bilik ISO Bilik ISO Bilik ISO Tanggungjawab KAD KAD KAD Tempoh Simpanan 3 Tahun 3 Tahun 3 Tahun

9.0

LAMPIRAN Lampiran 1 2 3 4 5 6 7 8 Butiran Jadual Audit Dalaman Pelan Audit Dalaman Senarai Semak Audit Dalaman Laporan Ketidakpatuhan (NCR) Laporan Pemerhatian Audit Dalaman Ringkasan Laporan Audit Dalaman Log NCR Lampiran Kedatangan Kod AM/AD-01/LAM-01 AM/AD-01/LAM-02 AM/AD-01/LAM-03 AM/AD-01/LAM-04 AM/AD-01/LAM-05 AM/AD-01/LAM-06 AM/AD-01/LAM-07 AM/AD-01/LAM-08

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

AM/AD-01/LAM-01

JADUAL AUDIT DALAMAN MS ISO 9001 : 2008 TAHUN : JABATAN/ UNIT JAN FEB MAC APR MAY JUN 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

DISEDIAKAN OLEH :

DISAHKAN OLEH :

Ketua Juruaudit Dalaman

Wakil Pengurusan

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

AM/AD-01/LAM-02

PELAN AUDIT DALAMAN MS ISO 9001 : 2008 TAHUN : JABATAN / UNIT DIAUDIT TARIKH DIAUDIT PASUKAN AUDIT (Nama Auditor) SKOP AUDIT

STANDARD SISTEM KUALITI : MS ISO 9001:2008

BIL. KAKITANGAN

PROSEDUR AUDIT

No. Prosedur

Tajuk Prosedur

Catatan

Disediakan : ____________________________ Ketua Audit Dalaman

Tarikh: ____________

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

AM/AD-01/LAM-03

SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN MS ISO 9001 : 2008 TAHUN :

PROSEDUR

NO. PROSEDUR

BAHAGIAN/UNIT

JURU AUDIT

TARIKH

Rujukan

Soalan/Tajuk

Auditee

Bukti

AM/AD-01/LAM-04
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

LAPORAN KETIDAKPATUHAN AUDIT DALAMAN MS ISO 9001 : 2008 TAHUN : Tajuk Prosedur Nombor Prosedur Auditee MS ISO 9001:2008 Klausa Ketidakpatuhan (Diisi oleh Auditor) Major Tarikh Audit Bahagian/ Unit Auditor

NO. LAPORAN

Minor

Punca Ketidakpatuhan ( Diisi oleh Auditee )

Pembetulan ( Diisi oleh Auditee )

Tindakan Pembetulan ( Diisi oleh Auditee )

Tarikh Untuk Selesaikan Ketidakpatuhan : Tandatangan Auditee : Tindakan Susulan (Diisi Oleh Auditor)

Tandatangan Auditor :

Tindakan Pembetulan Selesai Tandatangan Auditor :

Ya Tarikh :

Tidak

AM/AD-01/LAM-05
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

LAPORAN PEMERHATIAN AUDIT DALAMAN MS ISO 9001 : 2008 TAHUN :

Tarikh Audit :

Auditor:

Bahagian:

Pemerhatian :

Tandatangan Auditor :

AM/AD-01/LAM-06
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

RINGKASAN LAPORAN AUDIT DALAMAN MS ISO 9001 : 2008 TAHUN :

NO. AUDIT TARIKH AUDIT BAHAGIAN / UNIT DIAUDIT KETUA JURUAUDIT JURUAUDIT RINGKASAN AUDIT

TANDATANGAN KETUA AUDIT DALAMAN

TARIKH

AM/AD-01/LAM-07
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

LOG NCR AUDIT DALAMAN MS ISO 9001 : 2008 TAHUN :

No. Laporan Ketidakpatuhan

Tarikh Siap

Tindakan/Respon

Tarikh Susulan

Kedudukan/Catatan

AM/AD-01/LAM-08
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

LAMPIRAN KEDATANGAN AUDIT DALAMAN MS ISO 9001 : 2008 TAHUN :

Tarikh Tandatangan Bil. Nama Jabatan Opening (Pembukaan) Closing (Penutupan)

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

PROSEDUR AM

TAJUK PROSEDUR NOMBOR PROSEDUR TARIKH KUATKUASA NO. TERBITAN

KAWALAN DOKUMEN PRO/KMTK/AM/KD- 02 25 NOVEMBER 2012 01

DISEDIAKAN

DISEMAK

DISAHKAN

KETUA DOKUMENTASI

WAKIL PENGURUSAN

PENGURUSAN TERTINGGI

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN DOKUMEN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KD-02

00

1.0 OBJEKTIF Memastikan segala peraturan dan bidang tanggungjawab terhadap penerbitan, semakan, kuasa meluluskan, pengeluaran dan pindaan dokumen Sistem Pengurusan Kualiti dibuat secara sistematik. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi Manual Kualiti, Prosedur Am, Prosedur Utama dan Dokumen sokongan

3.0 SINGKATAN / DEFINISI 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 P PT WP TWP KJ PPP PPHEP KD KU PTM PW PEK Dokumen Dokumen Lama Dokumen Terkawal Dokumen Luaran Pindaan Pengarah Pengurusan Tertinggi Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Ketua Jabatan Penolong Pengarah Peperiksaan Penolong Pengarah Hal Ehwal Pelajar Ketua Dokumentasi Ketua Unit Pegawai Teknologi Maklumat Pustakawan Pegawai Eksekutif Kanan Manual Kualiti, Prosedur Am dan Prosedur Utama Salinan utama dokumen yang dibatalkan dan disimpan untuk rujukan Dokumen yang dicap dengan perkataan DOKUMEN TERKAWAL Undang-undang, Akta, Pekeliling, Peraturan yang diterima dari agensi atau jabatan luar Satu perubahan kecil di dalam sesuatu bahagian dokumen yang tidak melibatkan penerbitan semula Satu perubahan besar pada bahagian dokumen

3.18

Terbitan

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN DOKUMEN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KD-02

00

4.0 RUJUKAN 4.1 MS ISO 9001 : 2008 Klausa 4 - Sistem Pengurusan Kualiti 4.2 MS ISO 9001 : 2008 Klausa 4.2.3 - Kawalan Dokumen 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 P WP TWP KJ KD KU PTM PW PEK

6.0 CARTA ALIRAN - Tiada 7.0 PERINCIAN AKTIVITI 7.1 AM Kawalan dokumen dilaksanakan bagi memastikan semua dokumen baru atau perubahan dalam sistem pengurusan kualiti ditentukan dengan betul dan didokumenkan. Pelaksanaan dirancang dan pindaannya dimaklumkan kepada semua pihak yang terlibat. 7.2 IDENTIFIKASI Manual kualiti, prosedur am dan prosedur utama yang dikeluarkan mempunyai tajuk, nombor dokumen (tarikh dikeluarkan, nombor terbitan pindaan) dan disemak serta dilaksanakan oleh pihak yang diberi kuasa. 7.3 KELUARAN PERMULAAN 7.3.1 Anggota kerja dalam semua peringkat digalakkan untuk mengenal pasti keperluan dan cadangan untuk prosedur baru, arahan kerja dan sebarang dokumen tambahan.

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN DOKUMEN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KD-02

00

7.3.2

Wakil Pengurusan akan mengenalpasti dan menetapkan pihakpihak yang terlibat dalam penyediaan, penyemakan dan pengesahan dokumen seperti berikut : Dokumen Manual Kualiti Prosedur Utama Prosedur Am Penyediaan KD KD KD Penyemakan WP TWP WP Pengesahan PT WP PT

7.3.3

Bagi terbitan pertama, keseluruhan dokumen akan disemak untuk memenuhi keperluan dan sesuai dengan dasar, objektif serta berupaya menjamin kualiti perkhidmatan di samping mencegah kesilapan. Dokumen adalah sah untuk digunakan setelah semua pihak yang bertanggungjawab selesai menyediakan, menyemak, mengesah dan menandatangani dokumen tersebut.

7.3.4

7.4

KAWALAN PROSEDUR Dokumen-dokumen adalah terkawal dan tertakluk kepada peraturan berikut : 7.4.1 7.4.2 Diberi nombor kawalan bagi setiap pemegang dokumen. Dicap dengan perkataan DOKUMEN TERKAWAL pada muka hadapan dokumen asal.

7.5

PINDAAN 7.5.1 Pindaan prosedur dibuat dengan Permohonan Pinda Dokumen. menggunakan Borang

7.5.2

Setiap pindaan prosedur akan dicatat di ruang nombor pindaan di setiap muka surat yang dipinda. KD akan merekod/mengemaskini butir-butir pindaan di dalam Borang Rekod Pindaan dan Senarai Utama Dokumen. Bagi prosedur yang pindaannya melebihi 50% helaian, terbitan baru akan dikeluarkan. Tarikh kuatkuasa akan berubah dalam semua mukasurat.

7.5.3

7.5.4

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN DOKUMEN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KD-02

00

7.5.5

Bagi prosedur yang pindaannya kurang daripada 50% helaian, nombor pindaan dan tarikh kuatkuasa akan berubah pada mukasurat berkenaan sahaja. Helaian yang terlibat sahaja akan ditukar dan diberi kepada pemegang salinan. Pengedaran dokumen yang telah dipinda dibuat menggunakan Akuan Penerimaan Pindaan Dokumen. dengan

7.5.6

7.6

DOKUMEN LAMA 7.6.1 KD akan memastikan dokumen lama (salinan) yang dipegang oleh penama seperti di dalam Senarai Edaran Dokumen dipulangkan semula dan dimusnahkan menggunakan mesin pencarik kertas/bakar/jual/tanam.

7.7

DOKUMEN LUARAN 7.7.1 Dokumen luaran ialah dokumen/bahan dari luar yang dijadikan rujukan semasa melaksanakan kerja. Dokumen luaran dikawal dengan cara P/WP/TWP/KJ/PPP/PPHEP/KU/PEK menyediakan senarai bagi semua dokumen tersebut. P/WP/TWP/KJ/PPP/PPHEP/KU/PEK perlu mengemaskini senarai dan setiap dokumen luaran mengikut isu/tarikh keluaran terkini.

7.7.2

7.7.3

8.0 REKOD KUALITI Bil 1. 2. Tajuk Senarai Utama Dokumen Borang Permohonan Pinda Dokumen 3. 4. 5. Borang Rekod Pindaan Senarai Edaran Dokumen Akuan Penerimaan Pindaan Dokumen 6. Senarai Dokumen Luaran Bilik ISO P/WP/TWP/KJ/PP/KU/ 2 Tahun Bilik ISO Bilik ISO Bilik ISO KD KD KD 2 Tahun 2 Tahun 2 Tahun Lokasi Bilik ISO Bilik ISO Tanggung jawab KD KD Tempoh Simpanan 2 Tahun 2 Tahun

PEK/KD

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN DOKUMEN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KD-02

00

9.0 LAMPIRAN Lampiran 1 2 3 4 5 6 Butiran Senarai Utama Dokumen Borang Permohonan Pinda Dokumen Senarai Edaran Dokumen Senarai Dokumen Luaran Borang Rekod Pindaan Akuan Penerimaan Pindaan Dokumen Kod AM/KD-02/LAM-01 AM/KD-01/LAM-02 AM/KD-01/LAM-03 AM/KD-01/LAM-04 AM/KD-01/LAM-05 AM/KD-01/LAM-06

AM/KD-02/LAM-01
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

SENARAI UTAMA DOKUMEN Nombor Prosedur Terbitan No. Tarikh No. Pindaan Catatan Tarikh

Bil

Tajuk Prosedur

Disediakan oleh

: ___________________________________ ( Ketua Dokumentasi ) : ___________________________________

Tarikh

AM/KD-02/LAM-02

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

BORANG PERMOHONAN PINDA DOKUMEN Nama Pemohon : Jabatan/Unit : Tajuk Prosedur : No. Prosedur : Pindaan : Tarikh :

Pemohon

Diluluskan oleh:

.................................................... Tandatangan Tarikh :

................................................. Tandatangan P/KJ/PP/KU/PEK Tarikh :

Tarikh Kuatkuasa:

AM/KD-02/LAM-03
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

SENARAI EDARAN DOKUMEN

Terima Bil Nama Penerima T/tangan 1 2 3 4 5 6 7 8 22 23 24 25 26 Tarikh

Kembali T/tangan Tarikh

No. Salinan

** Sekiranya tuan/puan menerima dokumen baru bagi menggantikan dokumen yang sedia ada, sila kembalikan juga dokumen yang lama.

Disediakan oleh

: _______________________________ ( Ketua Dokumentasi )

Tarikh : _________

AM/KD-02/LAM-04
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

SENARAI DOKUMEN LUARAN Bil. Tajuk Keluaran Tarikh Lokasi

AM/KD-02/LAM-05
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

BORANG REKOD PINDAAN

Tajuk Prosedur No. Pindaan Muka surat

No. Prosedur Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa

Bil

Sebab Pindaan

AM/KD-02/LAM-06
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN

AKUAN PENERIMAAN PINDAAN DOKUMEN Dengan ini diakui bahawa Pindaan Dokumen seperti di bawah telah diterima. Bil Tajuk Prosedur No. Prosedur Mukasurat

Terima Bil Nama Penerima No. Salinan T/tangan Tarikh

** Sekiranya tuan/puan menerima dokumen baru bagi menggantikan dokumen yang sedia ada, sila kembalikan juga dokumen yang lama.

Disediakan oleh

: _________________________ ( Ketua Dokumentasi )

Tarikh : _______________

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

PROSEDUR AM

TAJUK PROSEDUR NOMBOR PROSEDUR TARIKH KUATKUASA NO. TERBITAN

KAWALAN REKOD KUALITI PRO/KMTK/AM/KRK- 03 25 NOVEMBER 2012 01

DISEDIAKAN

DISEMAK

DISAHKAN

KETUA DOKUMENTASI

WAKIL PENGURUSAN

PENGURUSAN TERTINGGI

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN REKOD KUALITI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KRK03 00

1.0

OBJEKTIF Memastikan semua rekod kualiti dikenalpasti melalui nombor/tajuk, difail, disimpan, diselenggara dan dilupuskan dengan sempurna.

2.0

SKOP Prosedur ini meliputi rekod-rekod hard copy.

3.0

SINGKATAN / DEFINISI 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 P WP TWP KD KJ PPHEP PPP PTM PW KU PPLP Py PEK Pengarah Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Ketua Dokumentasi Ketua Jabatan Penolong Pengarah Hal Ehwal Pelajar Penolong Pengarah Peperiksaan Pegawai Teknologi Maklumat Pustakawan Ketua Unit Penyelaras Pakej dan Latihan Pembangunan Staf Pensyarah Pegawai Eksekutif Kanan

4.0

RUJUKAN 4.1 4.2 Perkara 8.0 di semua prosedur MS ISO 9001:2008 Klausa 4.2.4 - Kawalan Rekod

5.0

TANGGGUNGJAWAB 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 P WP TWP KD KJ PPHEP PPP PTM PW KU PPLP Py PEK

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN REKOD KUALITI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KRK03

00

6.0

CARTA ALIRAN Tiada -

7.0

PERINCIAN AKTIVITI 7.1 JENIS REKOD 7.1.1 Rekod adalah dilaksanakan. hasil daripada aktiviti-aktiviti yang telah

7.1.2 7.2

Rekod hendaklah disimpan dalam bentuk hard copy.

PENYIMPANAN REKOD 7.2.1 P/ WP/ TWP/ KJ/ KD/ KU/ Py/ PEK bertanggungjawab mengenalpasti dan mengemaskini semua rekod-rekod yang ada. Rekod-rekod akan difail mengikut bahagian seperti berikut : Bahagian Akademik i. Skop Pengurusan Pengendalian Kuliah, Tutoran , Amali /Bengkel Pengurusan Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran Peperiksaan Pengurusan Aktiviti Kokurikulum
i.

7.2.2

Sistem Fail Mengikut Tajuk/No. Fail

ii.

iii. iv.

Pengurusan Pelajar Pentadbiran i. ii.

Pengurusan Hal Ehwal Pelajar Perpustakaan Kendalian Latihan

Mengikut Tajuk/No. Fail Mengikut Tajuk/No. Fail

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN REKOD KUALITI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KRK03 00

7.2.3

Fail-fail disimpan dan diselenggara di kabinet fail/ bilik fail/ bilik ISO/ bilik KJ/KU/PPHEP/PPP/PK/PEK /kubikal pensyarah bagi kemudahan untuk dikesan.

7.3

PERGERAKAN FAIL 7.3.1 Pergerakan fail dikawal melalui Daftar Rekod Fail Keluar dan Masuk.

7.4

PENYELENGGARAAN REKOD FAIL 7.4.1 Tempoh simpanan rekod-rekod kualiti dikenalpasti dalam Perkara 8.0 setiap prosedur. Fail-fail akan ditutup apabila telah penuh atau tidak diperlukan lagi dengan pertimbangan PEK.

7.4.2 7.5

PELUPUSAN REKOD 7.5.1 Semua rekod kualiti yang tidak diperlukan lagi (kecuali yang mendapat arahan daripada Arkib Negara dan Kementerian) akan dilupuskan dengan kaedah mesin pencarik kertas/ dibakar/tanam/jual.

8.0

REKOD KUALITI Tanggung jawab Wakil Pengurusan PEK PPLP / PEK Tempoh Simpanan 2 Tahun

Bil 1

Tajuk Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Laporan Penilaian Pembekal Laporan Penilaian Selepas Kursus Buku Rekod Perkhidmatan

Lokasi Pejabat Pentadbiran /Bilik ISO Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran /Bilik ISO Pejabat Pentadbiran

2 3

2 Tahun 1 Tahun

PEK

Sepanjang tempoh pegawai berkhidmat di KMK

9.0

LAMPIRAN - Tiada

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

PROSEDUR AM

TAJUK PROSEDUR NOMBOR PROSEDUR TARIKH KUATKUASA NO. TERBITAN

TINDAKAN PEMBETULAN PRO/KMTK/AM/TP- 04 25 NOVEMBER 2012 01

DISEDIAKAN

DISEMAK

DISAHKAN

KETUA DOKUMENTASI

WAKIL PENGURUSAN

PENGURUSAN TERTINGGI

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

TINDAKAN PEMBETULAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/TP-04

00

1.0

OBJEKTIF Memastikan tindakan pembetulan dilakukan terhadap punca-punca ketidakpatuhan yang berkaitan dengan perkhidmatan, proses atau sistem kualiti supaya ianya tidak berulang lagi.

2.0

SKOP
2.1 2.2 Tindakan pembetulan yang diambil Rekod tindakan pembetulan

3.0

SINGKATAN / DEFINISI 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 P WP TWP KAD KD KJ PPHEP PPP KU PPA PEK Pengarah Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Ketua Audit Dalaman Ketua Dokumentasi Ketua Jabatan Penolong Pengarah Hal Ehwal Pelajar Penolong Pengarah Peperiksaan Ketua Unit Pegawai Penyelaras Aduan Pegawai Eksekutif Kanan

4.0

RUJUKAN 4.1 MS ISO 9001:2008 Klausa 8.5.2 - Tindakan Pembetulan

5.0

TANGGUNGJAWAB 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11 P WP TWP KAD KD KJ PPHEP PPP KU PPA PEK

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

TINDAKAN PEMBETULAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/TP-04

00

6.0

CARTA ALIRAN 1 Mengenalpasti ketidakpatuhan dan puncanya

Tindakan Pembetulan

Merekodkan Tindakan Pembetulan

Maklumbalas kepada Pengurusan 4

7.0

PERINCIAN 7.10 MENGENALPASTI KETIDAKPATUHAN DAN PUNCANYA 7.10.1 P/WP/TWP/KAD/KD/PPHEP/PPP/KJ/KU/PPA akan mengenalpasti sumber maklumat ketidakpatuhan melalui sumber berikut : 7.10.1.1 7.10.1.2 7.10.1.3 7.10.1.4 7.10.1.5 7.11 Aduan Pelanggan Soal Selidik Kepuasan Pelanggan Laporan daripada Unit/Jabatan Laporan Audit Dalaman Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

TINDAKAN PEMBETULAN 7.11.1 Tindakan Pembetulan diselaraskan oleh pihak berikut : 7.11.1.1 PPA/Wakil - menyelaras Aduan Pelanggan 7.11.1.2 P/WP/TWP - menyelaras ketidakpatuhan kepada prosedur 7.11.1.3 P/WP/TWP/KAD/KJ - memantau dan menyelaras Program ISO

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

TINDAKAN PEMBETULAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/TP-04

00

7.12

MEREKODKAN TINDAKAN PEMBETULAN 7.12.1 WP/TWP/KAD/KD/KJ/PPHEP/PPP merekodkan hasil tindakan pembetulan dalam bentuk laporan, catatan minit atau catatan dalam fail.

7.13

MAKLUMBALAS KEPADA PENGURUSAN 7.13.1 Maklumbalas tindakan pembetulan akan dibentangkan oleh WP/TWP/KAD/KD/KJ/PPHEP/PPP dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. 7.13.2 P/WP/TWP/KAD/KD/KJ/PPHEP/PPP akan memberi selanjutnya jika tindakan pembetulan kurang berkesan. arahan

8.0

REKOD KUALITI Bil 1. Tajuk Laporan Tindakan Pembetulan Lokasi Bilik ISO Tanggung jawab KJ/PPHEP/PP P/KU/PEK 2. Fail Aduan Pelanggan Bilik ISO PPA 2 Tahun Tempoh Simpanan 2 Tahun

3.

Laporan Audit Dalaman

Bilik ISO

KAD

2 Tahun

4.

Catatan Perbincangan Unit

Bilik unit berkaitan

KJ/PP/KU/PEK

2 Tahun

9.0

LAMPIRAN - Tiada -

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

PROSEDUR AM

TAJUK PROSEDUR NOMBOR PROSEDUR TARIKH KUATKUASA NO. TERBITAN

TINDAKAN PENCEGAHAN PRO/KMTK/AM/TC- 05 25 NOVEMBER 2012 01

DISEDIAKAN

DISEMAK

DISAHKAN

KETUA DOKUMENTASI

WAKIL PENGURUSAN

PENGURUSAN TERTINGGI

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

TINDAKAN PENCEGAHAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/TC-05

00

1.0 OBJEKTIF Memastikan tindakan pencegahan diambil bagi menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan yang dijangkakan dan menghalang daripada berlaku.

2.0 SKOP 2.1 2.2 Tindakan pencegahan yang diambil Rekod tindakan pencegahan

3.0 SINGKATAN / DEFINISI 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 P WP TWP KAD KJ KD PTM PPHEP PPP KU PPA PEK Pengarah Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Ketua Audit Dalaman Ketua Jabatan Ketua Dokumentasi Pegawai Teknologi Maklumat Penolong Pengarah Hal Ehwal Akademik Penolong Pengarah Peperiksaan Ketua Unit Pegawai Penyelaras Aduan Pegawai Eksekutif Kanan

4.0 RUJUKAN 4.1 MS ISO 9001:2008 Klausa 8.5.3 - Tindakan Pencegahan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 P WP TWP KAD KJ KD PPHEP PPPEP KU PPA PEK

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

TINDAKAN PENCEGAHAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/TC-05

00

6.0 CARTA ALIRAN

Mengenalpasti ketidakpatuhan dan puncanya

Tindakan Pencegahan

Merekodkan Tindakan Pencegahan

Maklumbalas kepada Pengurusan

7.0 PERINCIAN 7.14 MENGENALPASTI KETIDAKPATUHAN DAN PUNCANYA 7.14.1 P/WP/TWP/KAD/KD/KJ/PPHEP/PP/KU/PEK akan mengenalpasti maklumat ketidakpatuhan melalui sumber berikut : 7.14.1.1 7.14.1.2 7.14.1.3 7.14.1.4 7.14.1.5 Aduan Pelanggan Soal Selidik Kepuasan Pelanggan Laporan daripada Unit/Jabatan Laporan Audit Dalaman Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

7.14.2 Ketidakpatuhan yang berpotensi berlaku ialah semasa: 7.14.2.1 7.14.2.2 7.14.2.3 7.14.2.4 7.14.2.5 7.14.2.6 7.14.2.7 Pengurusan Kuliah/Tutoran/Amali dan Bengkel Pengurusan Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran Peperiksaan Pengurusan Aktiviti Kokurikulum Pengurusan Hal Ehwal Pelajar Perpustakaan Kendalian Latihan

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

TINDAKAN PENCEGAHAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/TC-05

00

7.15

TINDAKAN PENCEGAHAN 7.15.1 Tindakan Pencegahan diselaraskan oleh pihak berikut : 7.15.1.1 WP/TWP/KJ/KU menyelaras ketidakpatuhan semasa pengurusan kuliah, tutoran , amali dan bengkel 7.15.1.2 WP/TWP/KJ/KU menyelaras ketidakpatuhan semasa pengurusan pemantauan pengajaran dan pembelajaran 7.15.1.3 WP/TWP/KJ/KU menyelaras ketidakpatuhan semasa pengendalian peperiksaan 7.15.1.4 WP/TWP/PPHEP/KJ/KU menyelaras ketidakpatuhan semasa pengurusan pengendalian aktiviti kokurikulum 7.15.1.5 WP/TWP/KAD/KJ menyelaras ketidakpatuhan semasa pengurusan hal ehwal pelajar 7.15.1.6 WP/TWP/KAD/KJ/PPA menyelaras ketidakpatuhan semasa pengendalian perpustakaan 7.15.1.7 WP/TWP/KAD/KJ/PTM menyelaras ketidakpatuhan semasa pengendalian latihan

7.16

MEREKODKAN TINDAKAN PENCEGAHAN 7.16.1 WP/KAD/KJ/PPHEP/PPP merekodkan hasil tindakan pencegahan dalam bentuk laporan, catatan minit dan catatan dalam fail.

7.17

MAKLUMBALAS KEPADA PENGURUSAN 7.17.1 Maklumbalas tindakan pencegahan akan dibentangkan oleh WP/TWP/KAD/KJ/PPHEP/PPP dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan/ Mesyuarat Pengurusan/ Mesyuarat Jabatan/ Mesyuarat Unit. 7.17.2 Pihak pengurusan akan memberi arahan selanjutnya jika tindakan pencegahan kurang berkesan.

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

TINDAKAN PENCEGAHAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/TC-05

00

8.0 REKOD KUALITI Bil 1. Tajuk Laporan Tindakan Pencegahan Fail Aduan Pelanggan Laporan Audit Dalaman Catatan Perbincangan Unit Lokasi Bilik Unit berkaitan Bilik ISO Bilik ISO Bilik Unit berkaitan Tanggung jawab KU/PPHEP/ PPP/PEK PPA KAD KU/PPHEP/ PPP/PEK Tempoh Simpanan 2 Tahun

2. 3. 4.

1 Sesi 2 Tahun 1 Tahun

9.0 LAMPIRAN - Tiada -

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

PROSEDUR AM
KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI PRO/KMTK/AM/KPYTMS- 06 25 NOVEMBER 2012 01

TAJUK PROSEDUR NOMBOR PROSEDUR TARIKH KUATKUASA NO. TERBITAN

DISEDIAKAN

DISEMAK

DISAHKAN

KETUA DOKUMENTASI

WAKIL PENGURUSAN

PENGURUSAN TERTINGGI

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KPYTMS06

00

1.0 OBJEKTIF Memastikan semua produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan dikenalpasti dan dikawal bagi mengelakkan ianya digunakan oleh pelanggan.

2.0 SKOP Meliputi perkhidmatan berkaitan pengurusan kuliah, tutoran , amali dan bengkel, pengurusan pemantauan pengajaran dan pembelajaran, pengurusan pengendalian peperiksaan ,pengurusan aktiviti kokurikulum, pengurusan hal ehwal pelajar, pengurusan perpustakaan dan pengurusan kendalian latihan. 3.0 SINGKATAN / DEFINISI 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 P KJ KU Py PPHEP PPP PEK Pengarah Ketua Jabatan Ketua Unit Pensyarah Penolong Pengarah Hal Ehwal Pelajar Penolong Pengarah Peperiksaan Pegawai Eksekutif Kanan

4.0 RUJUKAN 4.1 MS ISO 9001:2008 Klausa 8.3 - Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 P KJ KU Py PPHEP PPP PEK

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KPYTMS06

00

6.0 CARTA ALIRAN - Tiada 7.0 PERINCIAN AKTIVITI 7.1 MASALAH DIKESAN Masalah kegagalan perkhidmatan berlaku semasa dijalankan dan semasa penerimaan perkhidmatan . urusan kerja

7.1.1

Pengurusan Pengendalian Kuliah, Tutoran, Amali dan Bengkel i. Pensyarah tidak mematuhi jadual waktu yang ditetapkan (memo / surat peringatan / surat amaran). ii. Borang Kehadiran Pelajar tidak dilengkapkan (memo / surat peringatan / surat amaran). iii. Ketidakhadiran pelajar tidak dimasukkan ke dalam Matric Information System (MIS) Pengurusan Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran i. Pengisian Borang Penilaian Pemantauan Oleh Pengurusan tidak lengkap (dikembalikan kepada pegawai berkenaan untuk dikemaskini). ii. Tidak memasukkan data ke dalam Sistem Pemprosesan Data Pemantauan (memo / surat peringatan). iii. Tidak menyediakan laporan pemantauan(memo / surat peringatan). Pengurusan Pengendalian Peperiksaan i. Markah Penilaian Berterusan dan Ujian Pertengahan Semester tidak lengkap (memo / surat peringatan). Pengurusan Kokurikulum i. Kertas cadangan aktiviti kokurikulum tidak lengkap. ii. Pegawai yang bertanggungjawab tidak merekod butiran pinjaman ke dalam BPPK (memo / surat peringatan / makluman).

7.1.2

7.1.3

7.1.4

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KPYTMS06

00

7.1.5

Pengurusan Hal Ehwal Pelajar i. Tindakan susulan tidak diambil selepas pelajar tidak hadir 3 kali sepertimana yang telah ditetapkan (Surat Panggilan/Surat Amaran). Pengurusan Perpustakaan i. Urusan peminjaman dan pemulangan bahan perpustakaan tidak diuruskan seperti yang ditetapkan. Pengurusan Kendalian Latihan i. Kertas cadangan aktiviti pembangunan staf tidak lengkap (dikembalikan kepada pegawai berkenaan untuk dikemaskini). ii. Borang Penilaian Selepas Kursus tidak diedar/kembalikan (memo / surat peringatan). iii. Penilaian Keberkesanan Kursus oleh Ketua Jabatan tidak dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan. (memo / surat peringatan).

7.1.6

7.1.7

7.2

PENYELESAIAN 7.2.1 Perkhidmatan yang tidak mematuhi syarat atau keperluan kepada KMTK akan diambil tindakan seperti berikut: i. ii. iii. iv. Ditolak. Dalam pertimbangan. Dikembalikan kepada pegawai / pelajar berkenaan untuk dikemaskinikan. Diberi memo / surat peringatan / makluman.

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KPYTMS06

00

8.0 REKOD KUALITI Bil 1. Tajuk Dokumen Perjanjian Pelajar Surat Akuan Waris Lokasi Pejabat Hal Ehwal Pelajar Pejabat Hal Ehwal Pelajar Kubikal / KJ/KU/Py Tanggung jawab PPHEP Tempoh Simpanan 1 Sesi

2.

PPHEP

1 Sesi

3.

Rancangan Pengajaran Semester

Py

1 Semester

9.0 LAMPIRAN - Tiada -