Anda di halaman 1dari 11

MASALAH 10.

8 Perusahaan O'Brien adalah perusahaan kelas menengah, milik pribadi, yang merupakan industri alat-alat pabrik yang menyediakan peralatan presisi untuk pabrik-pabrik di Midwest. Perusahaan tersebut telah berusia 10 tahun dan mengoperasikan SIA terpusat. Kantor administrasi terletak di pusat kota, bangunan dan departemen produksi, pengiriman serta penerimaan terletak di gedung yang sedang direnovasi beberapa blok jauhnya. Departemen pengiriman dan penerimaan berbagi salah satu sisi gedung dengan gudang. Departemen pemasaran terdiri atas empat divisi penjualan. Setelah mendapatkan pesanan dari telepon, petugas penjualan mempersiapkan prenumbered secara manual, dua rangkap pesanan penjualan. Salinan pertama pesanan diisi berdasarkan tanggal, dan salinan kedua dikirimkan ke departemen pengiriman. Semua penjualan dilakukan secara kredit dan pengiriman menggunakan FOB Destination. Karena baru-baru ini terjadi peningkatan dalam penjualan, divisi penjualan tidak memiliki waktu untuk memeriksa riwayat kredit. Sehingga, 15% penjualan kredit terlambat dikumpulkan atau tidak dapat dikumpulkan. Departemen pengiriman menerima pesanan penjualan dan mengemasi barang dari gudang, mencatat berbagai barang yang persediaannya habis. Terminal dalam departemen pengiriman digunakan untuk memperbarui catatan persediaan perpetual setiap barang yang dipindahkan dari rak. Pengemasan dilakukan dekat dengan pintu bongkar muat dengan urutan pesanan secara alphabet berdasarkan nama pelanggan. Petugas pengiriman menandatangani pesanan penjualan, hal ini menunjukkan bahwa pesanan telah dipenuhi dan siap dikirimkan. Pesanan penjualan diteruskan ke departemen penagihan, dimana dua bagian faktur penjualan disiapkan. Faktur penjualan disiapkan setelah diterimanya pesanan penjualan dari departemen pengiriman sehingga pelanggan hanya akan ditagih untuk barang yang dikirimkan, tidak untuk pesanan yang dikembalikan. Departemen penagihan mengirim salinan faktur penjualan kembali ke departemen pengiriman, dan kemudian departemen pengiriman memasukkannya kedalam amplop spesial pada kemasan dengan tujuan untuk menghemat ongkos kirim. Kurir pilihan pelanggan kemudian dihubungi untuk mengambil barang. Di masa lalu, barang dikirimkan dalam waktu dua hari kerja setelah penerimaan pesanan pelangan. Bagaimanapun, sekarang waktu pengiriman rata-rata adalah enam hari kerja. Satu alasan untuk perubahan ini adalah bahwa dua petugas pengiriman masih menjalani pelatihan. Karena petugas ini telah tertinggal, dua petugas berpengalaman dalam departemen penerimaan membantu mereka. Departemen penerimaan terletak dekat dengan bongkar muat, dan banyak petugas berbeda mengantarkan barang-barang setiap harinya. Petugas penerimaan berbagi terminal komputer dengan departemen pengiriman. Tanggal, penjual, dan jumlah barang yang diterima dicatat setelah barang diterima untuk menjaga catatan persediaan perpetual baru-baru ini. Salinan kasar perubahan dalam persediaan (penambahan dan pengiriman) dicetak setiap bulan. Pengawas penerimaan memeriksa apakah penambahan barang itu beralasan dan 1

meneruskan hasil cetakan ke pengawas pengiriman, yang bertanggungjawab untuk memeriksa kewajaran dari pengurangan persediaan (pengiriman. Hasil cetakan persediaan disimpan dalam departemen pengiriman berdasarkan tanggal. Daftar persediaan lengkap hanya dicetak sekali setahun ketika keseluruhan persediaan dihitung. Gambar 10-21 menggambarkan arus dokumen yang diterapkan oleh Perusahaan OBrien. Diminta a. Identifikasi paling sedikit lima kelemahan dalam sistem informasi pemasaran, pengiriman, penagihan, dan pengiriman Perusahaan OBrien. Jelaskan ancaman yang dihasilkan dari setiap kelemahan. Format jawabanmu sebagai berikut : Rekomendasi Prosedur Kelemahan Ancaman Pengendalian b. Diskusikan bagaimana Perusahaan OBrien dapat menggunakan TI untuk mengembangkan pengendalian maupun efisiensi selama proses pesanan penjualan. 10.10 Gambar 10-22 menggambarkan aktivitas dalam siklus pendapatan yang dilakukan oleh Perusahaan Newton Hardware. Diminta 1. Identifikasi kelemahan dalam siklus pendapatan Newton Hardware. Jelaskan ancaman yang dihasilkan dan sarankan metode untuk memperbaiki kelemahan tersebut. Atur jawaban Anda sebagai berikut : Rekomendasi Kelemahan Ancaman Pengembangan 2. Identifikasi cara-cara menggunakan TI untuk menyederhanakan aktivitas siklus pendapatan Newton Hardware. Jelaskan prosedur pengendalian yang dibutuhkan dalam sistem yang baru.

Pemasaran
Pesanan diterima; pesanan penjualan disiapkan

Pengiriman
Barang-barang dikemas

Penagihan

Penerimaan
Barang-barang diterima

Persediaan diperbarui secara on-line Persediaan diperbarui secara on-line Pesanan penjualan ditandatangani

Pesanan penjualan

Pesanan penjualan Diisi berdasarkan tanggal

Dari akuntan

Faktur penjualan dimasukkan dalam kemasan

Faktur penjualan disiapkan

Mendaftarkan perubahan persediaan

Barang dikirimkan A

Faktur penjualan

Pengawas memeriksa penambahan persediaan

Pengawas memeriksa deductions persediaan

Diisi berdasarkan tanggal

Mendaftarkan perubahan persediaan

Mendaftarkan perubahan persediaan

Diisi berdasarkan tanggal

Gambar 10-21 Aktivitas Siklus Pendapatan untuk Perusahaan OBrien 3

Petugas Penjualan

Petugas Gedung

Ahli Pembukuan A

Menerima pesanan pelanggan

Pesanan penjualan

Pesanan penjualan

Menyiapkan 2 salinan pesanan penjualan

Menyiapkan 3 salinan saran pengiriman

Mengotorisasi kredit pelanggan

Pesanan penjualan Pesanan penjualan Pesanan penjualan Saran pengiriman Saran pengiriman Saran pengiriman Pelanggan

Menyiapkan 3 salinan faktur dari daftar harga yang disetuujui

Pengendalian persediaan

Menyerahkan barang pada kurir

Faktur Pesanan penjualan disetujui Faktur Faktur

Menerima tanda tangan dari kurir

Pelanggan

Berdasarkan pelanggan

Mengotorisasi penghapusan piutang

Gambar 10-22 Prosedur Siklus Pendapatan untuk Perusahaan Newton Hardware

Ahli Pembukuan B
Pesanan penjualan Saran pengiriman Pesanan penjualan disetujui Faktur

Ahli Pembukuan C

Petugas Pengumpulan

Faktur

Cek dari pelanggan

Dibukukan dalam jurnal penjualan

Segera member tanda hanya untuk deposito dan mendaftar cek Berdasarkan nomor faktur Menginvestigasi cek yang dimundurkandan cek dengan kesalahan

Pencocokan dan mencatat dokumen prenumbered

Jurnal penjualan

Berdasarkan pelanggan

Dibukukan dalam buku besar Dibukukan dalam jurnal penerimaan kas Buku besar Buku besar pembantu piutang

Daftar tunggu disposisi cek

Jurnal penerimaan kas Cek pelanggan

Menyiapkan nerasa percobaan

Mendepositkan cek mingguan

Neraca percobaan

Rekening koran

Dari bank

Merekonsiliasi rekening koran

Gambar 10-22 Prosedur Siklus Pendapatan untuk Perusahaan Newton Hardware 5

JAWABAN 10.8 a. No Kelemahan 1. Pesanan yang diterima melalui telepon tidak dikonfirmasi ulang oleh pelanggan secara tertulis. 2. Riwayat kredit pelanggan tidak diperiksa sebelum menyetujui pesanan.

Ancaman Terjadinya kesalahan atau terjadinya pemenuhan pesanan palsu.

Akun piutang bisa terlambat dikumpulkan bahkan mengakibatkan piutang tak tertagih yang berlebihan.

3.

Dalam departemen Sulitnya menangani pemasaran, pesanan pertanyaan dan keluhan penjualan diurutkan dari pelanggan. berdasarkan tanggal. Pesanan penjualan Memungkinkan adanya hanya disiapkan dua ketidakcocokan dengan salinan. Ini tidak departemen penagihan. cocok untuk meyakinkan pencocokkan yang tepat dengan departemen penagihan.

4.

5.

6.

Barang-barang yang Memung kinkan terjadinya persediaanya habis, kekurangan barang tak hanya sekedar dicatat. terduga yang dapat menyebabkan penundaan bahkan penolakan pesanan pelanggan. Tidak ada rekonsiliasi Tagihan yang tidak jumlah barang yang terdeteksi. dikirimkan dengan yang ditagihkan

Prosedur Pengendalian Dibutuhkan pesanan pembelian pelanggan secara tertulis sebagai alat konfirmasi pesanan melalui telepon. Kredit pelanggan harus diperiksa dan penjualan tidak boleh dilakukan pada mereka yang tidak memenuhi standar kredit. mengurutkan file pelanggan dan file pesanan penjualan berdasarkan nama pelanggan. Siapkan minimal tiga salinan pesanan penjualan, satu untukdiarsipkan oleh departemen pemasaran, satu diberikan pada departemen pengiriman dan satu lagi diberikan pada departemen penagihan. Departemen penagihan harus mencocokkan salinan tersebut dengan salinan yang telah ditandatangani dari departemen pengiriman sebelum menyiapkan faktur penjualan. menetapkan prosedur jadwal produksi untuk meminimalisasi kekurangan persediaan.

Departemen penagihan dan pengiriman harus diintegrasi dalam suatu sistem komputer untuk merekonsiliasi jumlah 6

7.

8.

9.

Departemen penerimaan dan pengiriman berbagi terminal komputer. Orang-orang dalam kedua departemen tersebut memiliki akses terhadap persediaan fisik dan dapat memperbarui catatan persediaan perpetual melalui terminal yang sama. Departemen Penerimaan barang yang Salinan pesanan penerimaan tidak tidak dipesan. pembelian tanpa membandingkan informasi kuantitas pengiriman yang barang harus dikirimkan masuk dengan ke departemen pesanan pembelian. penerimaan. Departemen penerimaan harus mencocokkan pengiriman dengan pesanan pembelian da melaporkan jumlah barang yang diterima. Daftar persediaan Kesalahan dalam catatan Daftar persediaan harus yang lengkap hanya persediaan perpetual bisa dicetak secara periodic dicetak setahun sekali. tidak terdeteksi untuk sepanjang tahun, lalu periode waktu yang terlalu daftar tersebut harus lama. dibandingkan dengan jumlah persediaan fisik yang ada.

barang yang dikirimkan dan ditagihkan. Pencurian persediaan yang Setiap departemen harus sulit ditelusuri pencurinya. memiliki terminal masing-masing. Persediaan fisik dan catatannya harus dipisahkan. Akses terhadap persediaan fisik harus dibatasi.

b. Cara yang dapat digunakan Perusahaan OBrien untuk mengembangkan pengendalian dan efisiensi selama proses pesanan penjualan adalah : Memelihara master file online untuk data akun pelanggan dan kreditnya serta data persediaan. Menggunakan terminal online untuk memasukkan data kedalam sistem sesuai pesanan yang diterima. Memiliki system untuk memeriksa ketersediaan persediaan sesuai data psanan yang dimasukkan; jika pelanggan memesan barang melalui telepon, ketersediaan persediaan dapat dikonfirmasikan secara langsung pada pelanggan. Memiliki system yang mampu memeriksa kredit sesuai dengan data yang dimasukkan, dan menolak pesanan dari pelanggan dengan riwayat kredit yang buruk. 7

10.10 a. No. 1.

Segera setelah persetujuan pesanan penjualan, perusahaan harus memiliki system yang dapat mencetak atau menampilkan perintah pengiriman untuk keperluan departemen pengiriman dan mencetak slip pengemasan serta label surat untuk keperluan pengiriman barang kepada pelanggan. Ketika pesanan telah dikirimkan, system harus bisa menghasilkan faktur pelanggan. Memelihara data pesanan online untuk memfasilitasi respon terhadap pertanyaan pelanggan yang biasanya berulang ditanyakan. Menggunakan kata sandi untuk mengendalikan akses dengan tujuan membatasi akses terhadap file pelanggan dan persediaan.

Kelemahan Tidak ada persetujuan kredit

Ancaman Penjualan tertagih. tidak

2.

Petugas gudang (yang memiliki akses terhadap persediaan) memulai pembukuan terhadap catatan persediaan dengan mempersiapkan saran pengiriman. Petugas gudang mengeluarkan barang sebelum persetujuan kredit

3.

4.

Petugas gudang menyimpan salinan pengiriman.

tidak saran

5..

Ahli pembukuan A berwenang memberikan kredit pelanggan dan mempersiapkan dokumen sumber untuk membukukannya dalam akun pelanggan.

Kesalahan dalam mempersiapkan saran pengiriman akan menghasilkan ketidakakuratan catatan persediaan; bisa mengeluarkan barang untuk teman tanpa faktur. Kerugian penjualan karena mengirimkan barang pada pelanggan yang tidak membayar Tidak bisa dengan mudah mengidentifikasi kehilangan apabila kurir mengalami kecelakaan. Penjualan kepada teman dapat melebihi batasan kredit.

Rekomendasi Pengembangan Persetujuan kredit harus terjadi sebelum pengiriman barang kepada konsumen. Pembukuan persediaan harus diselesaikan oleh petugas penjualan ketika penjualan disetujui.

Jangan mengeluarkan barang sebelum persetujan kredit.

Menggunakan 4 salinan saran pengiriman dan menyimpan satu salinan dalam gudang. Manajer kredit harus menyetui seluruh kredit.

6.

Ahli pembukuan A Kesalahan mempersiapkan faktur tanpa penagihan.

Mempersiapkan faktur hanya setelah 8

pemberitahuan mengenai barang apa yang dikirimkan dan kapan terjadinya pengiriman.

7.

Petugas pengiriman A Dapat menyetujui berwenang menghapus akun penjualan kepada pelanggan dan menyetujui teman dan kemudian kredit. menghapus akunnya. Ahli pembukuan B tidak Kesalahan dalam memverifikasi seluruh pesanan tagihan pelanggan. penjualan secara periodik dan saran pengiriman telah difakturkan.

8.

9.

10.

Ahli pembukuan C tidak Ketidakseimbangan merekonsiliasi akun piutang bepotensi terjadi pembantu dengan buku besar. karena kesalahan dalam membukukan. Ahli pembukuan C menangani Pemeriksaan dalam jurnal dan menbukukannya keakuratan proses kedalam buku besar. pencatatan menjadi tidak independen.

11.

Petugas pengumpulan secara Pencurian cek. langsung menerima catatan cek pelanggan.

diterimanya salinan saran pengiriman mengindikasikan kuantitas barang yang dikirimkan dan tanggal pengirimannya. Seseorang yang lain harus memiliki kewenangan untuk menghapus akun pelanggan. Menerapkan prenumber dalam seluruh dokumen pesanan penjualan dan pengiriman serta menghitungnya secara periodik. Memverifikasi seluruh pesanan penjualan dan saran pengiriman yang telah difakturkan. Merekonsiliasibuku besar pembantu piutang dengan buku besar. Ahli pembukuan B harus mencatat dalam jurnal dan ahli pembukuan C memasukkannya kedalam buku besar. Memeriksa seluruh cek yang disahkan dan mencatatnya dalam tempat surat sebelum memberikannya ke petugas pegumpulan dan mengirimkan salinan daftar remitansi ke ahli pembukuan. Memberikan seluruh cek yang tidak 9

12.

Petugas pengumpulan memberikan cek

tidak Memungkinkan yang pencurian cek.

13.

dimundurkan dan cek dengan kesalahan kepada karyawan independen deposito bank untuk meninjau kembali dan disposisi. Petugas pengumpulan memulai Pencurian dengan pembukuan penerimaan untuk penggelapan akun. buku besar pembantu piutang dan memulai akses terhadap penerimaan kas.

14.

15.

Petugas pengumpulan kas tidak mendepositkan cek sesegera mungkin. Petugas pengumpulan kas merekonsiliasi rekening koran dan memulai akses terhadap penerimaan kas.

didepositkan kepada karyawan lain yang tidak memiliki deposito bank/ tugas rekonsiliasi. Cek harus dibuka oleh seseorang yang tidak melakukan pembukuan atau bertugas dalam bidang akuntansi. Orang tersebut kemudian harus mengirimkan daftar penerimaan kas kepada petugas pengumpulan untuk digunakan dalam pencatatan penerimaan kas. Memungkinkan Depositokan seluruh kehilangan cek; penerimaan sesegera kehilangan bunga. mungkin. Dapat menutupi Pengambilan pencurian dengan rekonsiliasi bank memalsukan dilakukan oleh rekonsiliasi bank. karyawan yang tidak ikut campur dalam proses penerimaan kas.

b. Beberapa cara Newton Hardware yang dapat digunakan TI untuk mengembangkan efisiensi mencakup : Memasukkan data on-line oleh petugas penjualan. sistem tersebut harus mencakup pemeriksaan kredit pada pelanggan sebaik pemeriksaan ketersediaan persediaan. Pemberitahuan surat elektronik pada setiap departemen (pengiriman, penagihan, dll) kapanpun departemen lainnya melakukan tindakan (misalnya departemen penagihan diberitahukan ketika departemen pengiriman memasukkan data yang mengindikasikan bahwa pesanan telah dikirimkan). Penagihan pelanggan dengan menggunakan EDI (Electronic Data Interchange). EDI adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam format standar yang disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya, dalam bentuk elektronik. Keuntungan menggunakan EDI adalah 10

o Penghematan waktu. Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi yang menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik. Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos. o Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos, pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis. o Minimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI adalah sistem yang berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer. o Respon yang cepat. Cara pemesanan tradisional yang menggunakan kertas membutuhkan waktu berhari-hari untuk dokumen-dokumen transaksi mencapai tujuan pengirimannya. Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai yang cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis. o Aliran kas. Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga memengaruhi kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya pembayaran akan berdampak pada meningkatnya arus kas. o Peluang dalam bisnis. Jumlah pelanggan meningkat dan mereka biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri supermarket dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak menggunakan EDI dalam kemitraannya. Membuat lockboxes elekronik dengan bank sehingga pembayaran pelanggan secara langsung masuk ke akun perusahaan.

Pengendalian yang harus diterapkan dalam sistem yang baru mencakup : Penggunaan kata sandi untuk membatasi akses hanya untuk pengguna yang berwenang, dan untuk membatasi karyawan yang mungkin saja mengakses file-file yang bukan tugasnya. Penggunaan kata sandi untuk membatasi akses pengguna yang berwenang, dan berbagai macam maukan perubahan cek (batasan cek, kisaran cek, tes yang beralasan, dll) untuk meyakinkan kelengkapan dan keakuratan masukan data. 11