Anda di halaman 1dari 7

A-16

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI


TUGAS 9

DosenPembimbing
Disusun Oleh: Nama NPM Kelas

: Drs. Joseph Munthe, M.Si., Ak

: : :

Serly Oktaviani 115029 A-2011

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI TRIDHARMA


JalanP.H.Hasan Mustafa No.33 Bandung Telp. (022) 7201613

MASALAH 11.1 Apakah prosedur pengendalian internal yang akan paling efektif dalam hal menghemat biaya dengan ancaman siklus pengeluaran berikut ini? a. Agen pembelian memesan material dari pemasok yang dimilikinya sebagian. Jawab : diperlukan permintaan pembelian barang dari departemen operasi sebagai otorisasi untuk persiapan seluruh pesanan pembelian. Sebelum menyetujui pesanan pembelian, manajer pembelian juga perlu memastikan pesanan tersebut hanya ditempatkan kepada vendor yang disetujui. Juga, kebijakan perusahaan harus mewajibkan agen pembelian untuk mengungkapkan setiap posisi atau kepentingan keuangan dimana mereka terlibat dengan perusahaan pemasok, meskipun ini akan sulit dijalankan. Sebagai tambahan, manajer pembelian harus memeriksa untuk meyakinkan agen pembelian tidak memiliki investasi dalam vendor pada daftar vendor yang disetujui. b. Petugas penerimaan bongkar muat mencuri persediaan dan mereka mengklaim persediaan telah dikirim ke gudang. Jawab : petugas gudang harus diminta untuk menghitung barang yang diterima dan mengakui adanya penerimaan kuantitas tertentu dengan menandatangani salinan laporan penerimaan. Salinan laporan penerimaan ini kemudian akan ditinjau ulang oleh petugas utang sebelum menyetujui pembayaran. Dalam system online, petugas gudang akan memasukkan penerimaan barang kedalam system. System akan mencocokkan laporan penerimaan dengan pesanan pembelian dan faktur vendor sebelum menyetujui pembayaran. c. Pasokan kertas printer laser yang tidak dipesan, dikirimkan ke kantor, telah diterima dan dibayar karena harganya cocok. Setelah seluruh kertas printer laser tersebut digunakan, hal ini menjadi jelas bahwa kertas murah tersebut berkualitas rendah. Jawab : petugas departemen penerimaan harus memverifikasi pesanan pembelian yang ada tersebut sebelum menerima bongkar muat. Selain itu, faktur harus dibandingkan dengan catatan pesanan pembelian sebelum menyetujui pembayaran atas faktur. d. Perusahaan gagal mengambil keuntungan diskon 1% untuk membayar segera faktur vendor. Jawab : pengarsipan faktur secara tepat berdasarkan tanggal pembayaran dan penganggaran kas secara tepat. e. Perusahaan terlambat dalam pembayaran faktur khusus. Sehingga, faktur kedua dikirimkan, yang melintasi pembayaran faktur pertama dalam surat. Faktur kedua dikirimkan untuk pemrosesan dan juga dibayar. Jawab : ketika faktur disetujui untuk dibayar, catatan pendukung yang berkaitan (catatan penerimaan dan pesanan pembelian) harus ditinjau ulang. Pada akhir proses, status faktur dan catatan pendukungnya harus diubah, sebagai contoh dari menunggu keputusan menjadi telah
1

f.

g.

h.

i.

j.

k.

dibayar. Dengan cara ini catatan pendukung tidak dapat digunakan dua kali untuk mendukung pembayaran atas faktur duplikat. Catatan persediaan menunjukkan bahwa pasokan kertas fotokopi harus memadai, tapi dalam rak pasokan tidak ada yang tersedia. Jawab : persediaan fisik harus dihitung secara periodic, dan hasil perhitungan tersebut digunakan untuk mengoreksi catatan system. Catatan persediaan tidak diperbarui dengan benar setelah karyawan penerimaan bongkar muat memasukkan nomor produk yang salah pada terminal. Jawab : cara paling efektif adalah melakukan verifikasi siklus tertutup dimana nomor barang dimasukkan sebagai input, dan sistem menampilkan penjelasan barang terkait dan kemudian meminta pengguna untuk memverifikasi bahwa barang tersebut adalah barang yang diinginkan.s Karyawan administrasi memperoleh cek kosong dan menulis jumlah yang besar untuk dibayarkan kepada perusahaan fiktif. Karyawan ini lalu menguangkan cek tersebut. Jawab : cek kosong perusahaan yang ridak digunakan harus disimpan di tempat yang aman. Selain itu, orang yang menandatangani cek harus berbeda dari orang yang memiliki otoritas mengeluarkan dan menyiapkan cek, dan penandatangan cek harus meninjau ulang dokumen (pesanan pembelian dan catatan penerimaan) pendukung setiap pengeluaran sebelum menandatangani setiap cek. Faktur fiktif diterima dan cek yang dikeluarkan digunakan untuk membayar barang yang tidak pernah dipesan atau diantarkan. Jawab : dokumen pendukung ditinjau ulang oleh orang yang memiliki otoritas mengeluarkan cek harus mencakup pesanan pembelian dan catatan penerimaan. Selain itu, orang yang menandatangani cek harus berbeda dari orang yang memiliki otoritas mengeluarkan dan menyiapkan cek, dan penandatangan cek harus meninjau ulang dokumen (pesanan pembelian dan catatan penerimaan) pendukung setiap pengeluaran sebelum menandatangani setiap cek Petugas kas kecil mengaku telah meminjam $12,000 lebih dari lima tahun yang lalu. Jawab : inspeksi mendadak pada dana kas kecil harus dilakukan secara periodic, dan total kas ditambah penerimaan harus sama dengan jumlah dana yang tersedia. Agen pembelian menambahkan catatan baru ke file induk pemasok. Perusahaan yang tidak ada. Kemudian, agen pembelian menyerahkan faktur dari perusahaan palsu untuk bermacam-macam layanan pembersihan. Faktur dibayar. Jawab : membatasi akses ke master file pemasok, melakukan pemeriksaan yang menyeluruh, dan melakukan persetujuan yang tepat oleh manajemen sebelum pemasok ditambahkan ke dalam daftar pemasok yang disetujui.

l. Seorang karyawan membubuhkan kartu harga yang sebenarnya untuk TV datar baris bawah ke model baris atas. Teman pegawai tersebut kemudian membeli barang itu, yang pegawai scan di konter kasir. Jawab : dalam hal ini terdapat kolusi antara karyawan dan pelanggan. Oleh karena itu, pengendalian terbaik adalah mempekerjakan karyawan yng jujur dan memiliki etika dengan melakukan wawancara efektif dan bahkan melakukan pemeriksaan latar belakang bila hemat biaya. Untuk menjaga agar karyawan yang jujur tetap jujur, toko tersebut harus membatasi akses karyawan terhadap kartu harga. Dalam hal ini kasir tidak boleh memiliki akses terhdap kartu harga dan petugas persediaan tidak boleh merangkap menjadi kasir. Selain itu, data penjualan harus dievaluasi dengan menggunakan prosedur analisis untuk menggambarkan setiap varian-varian harga yang signifikan. Prosedur analisis ini dikombinasikan dengan menghubungkan kasir/ petugas penjualan yang melakukan transaksi terhadap transaksi yang kemungkinan terdeteksi merupakan transaksi penipuan dan juga bertindak sebagai penghalang umtuk karyawan yang lain. 11.2 Dokumen berikut ini digunakan dalam siklus pengeluaran : Faktur vendor Pesanan pembelian Voucher pembayaran Permintaan pembelian Slip pengemasan Catatan penerimaan Cek Diminta a. Identifikasi manakah dari dokumen-dokumen tersebut yang dihasilkan secara internal dan manakah yang dihasilkan secara eksternal. Jawab : pesanan pembelian, voucher pembayaran, permintaan pembelian, catastan penerimaan dan cek merupakan dokumen yang dihasilkan secara internal. Sedangkan faktur vendor dan slip pengemasan merupakan dokumen yang dihasilkan secara eksternal.

b. Untuk setiap dokumen yang dihasilkan secara internal, berapa banyak salinan yang dibutuhkan? Apakah tujuan pembuatan setiap salinan tersebut? Kemanakah salinan itu ditujukan? Jawab : Dokumen Pesanan pembelian Salinan 5 Tujuan Untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih . Ditujukan pada 1. 2. 3. 4. vendor utang dagang penerimaan departemen yang meminta 5. pembelian

Permintaan pembelian

untuk meminta 1. pembelian fungsi pembelian 2. departemen melakukan yang meminta pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti tercantum dalam surat order pembelian. 1. utang dagang melalui penyimpanan persediaan 2. pembelian 3. data di penerimaan

Catatan penerimaan

Cek

berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. dipakai untuk mencatat transaksi pembelian.

1. asli ke vendor 2. salinan ke bagian pengemasan

Voucher pembayaran

Otoritas yang melakukan pembayaran faktur

c. Jelaskan aplikasi pengendalian yang harus ditempatkan jika setiap dokumen kertas tersebut digantikan oleh bentuk elektronik. Jawab : sejumlah pengendalian yang mungkin dilakukan, mencakup :
Dokumen Aplikasi Pengendalian Memeriksa validitas nomor barang dan nomor vendor; membatasi jumlah cek; memeriksa kelengkapan. Memeriksa validitas nomor barang, petugas dan pengawas; memeriksa kelengkapan; menguji kewajaran dengan membandingkan tanggal membutuhkan dengan tanggal permintaan. Memeriksa validitas nomor vendor, barang dan karyawan; memeriksa kelengkapan. Memeriksa urutan nomor cek; memeriksa validitas nomor vendor, faktur dan karyawan; membatasi jumlah cek. Memeriksa validitas pesanan pembelian, catatan penerimaan dan nomor vendor. Membandingkan harga faktur dengan harga pesanan pembelian; membandingkan kuantitas faktur dengan kuantitas catatan penerimaan. Tidak diperlukan

Pesanan pembelian

Permintaan pembelian

Catatan penerimaan Cek

Voucher pembayaran
Faktur vendor

Slip pengemasan