AEVA-ESCOLA PROFISSIONAL DE AVEIRO

MANUAL

MANUAL DE GESTO E PRODUO DE EVENTOS

Mdulo 1

Os Eventos na Economia

Ano Lectivo: Curso(s): Turma: Docente(s): Data:

2008/2009 Tcnico de Organizao de Eventos 3W Maria Manuel Azevedo 01-09-2008

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ndice

Mapa de Planificao Modular A importncia dos Eventos para a Economia Os primrdios dos eventos Os eventos como vectores econmicos Os eventos como geradores de imagem para as marcas e economia Eventos As profisses no mbito da organizao de eventos Teste Modelo

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MAPA DE PLANIFICAO MODULAR

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Curso: Curso Tcnico de Organizao de Eventos

Nome do Mdulo: Nmero Mdulo: Disciplina: Ano: Data de Realizao: Docente(s)

Os Eventos no Mercado 1 N Horas Mdulo: 25

Gesto e Produo de Eventos 1 15-09-08 a 17-10-08 Maria Manuel Azevedo Turma: Ano Lectivo: 3W 2008/09

Objectivos: Contextualizar os eventos enquanto vectores da economia. Reconhecer as propostas de valor que os eventos encerram e a sua evoluo. Analisar as causas e as tcnicas que estiveram na base de e deram origem s evolues neste sector

Contedos: Os primrdios dos eventos. Os eventos como vectores econmicos. Os eventos como geradores de imagem para as marcas e economia. As profisses no mbito da organizao de eventos.

Competncias a desenvolver: As competncias a desenvolver no mdulo Os Eventos no mercado enquadram-se nos domnios de ensino-aprendizagem saber-saber, em que o aluno ser capaz de entender os eventos no contexto global da Economia e no da Promoo Desportiva, Cultural, Social, Histrica e Turstica em particular. Uma breve histria dos eventos e uma iniciao aos eventos como propostas de valor e caracterizadores de uma Economia avanada.

Avaliao/Critrios: A avaliao contnua, totalizando 100%, sendo regida pelos seguintes critrios: Assiduidade / Pontualidade: 10% Interesse / Empenho / Motivao: 10% Comportamento / Atitude: 10% Trabalho de pesquisa / casa: 10% Fichas de trabalho: 20% Avaliao sumativa:

- Teste Sumativo 20% e/ou 3

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- Trabalho Individual ou de Grupo com apresentao escrita e oral: 20% Metodologias: As metodologias a aplicar sero as seguintes: mtodo expositivo e mtodos activos, resoluo de fichas de trabalho e jogos didcticos.

Recursos a Utilizar: Computador, quadro interactivo, plataforma Moodle.

Actividades a realizar:

Bibliografia/Webgrafia: Caetano J.; Rasquilha, L., A Gesto da Comunicao, Quimera, 2007 Giacaglia, Maria Ceclia, Organizao de Eventos Teoria e Prtica, Thonsom, 2006 Pedro, F.; Caetano J.; Christiani K.; Rasquilha, L., Gesto de Eventos, Quimera, 2007 Revista Dirigir, IEFP

Data:

01 de Setembro de 2008

O Professor:

(Maria Manuel Azevedo)

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A importncia dos Eventos para a Economia

Os primrdios dos eventos

Desde sempre os eventos existiram, sendo desde sempre fundamentais vida humana, pois existe uma necessidade intrnseca de convvio e interaco social entre as pessoas. Com a finalidade de ampliar a esfera dos seus relacionamentos inerentes ao convvio em famlia, no trabalho, na escola ou de lazer, e de quebrar a rotina dos afazeres quotidianos, o homem cria, organiza e participa em reunies, que so genericamente chamadas de eventos. Sempre existiram. Caso disso eram as romarias, feiras, festas religiosas, festas das cidades, que atraam os populares a locais diversos, to antigas quanto difundidas, as feiras semanais e mensais, hoje pontos de reunio de troca ou venda de produtos.

Um evento assim um acontecimento que pretende propiciar uma ocasio extraordinria de encontro entre as pessoas, com uma finalidade especfica, a qual constitui o tema principal do evento e justifica a sua realizao.

Constituem pretexto para essas ocasies acontecimentos dos mais variados tipos e finalidades, que ocorrem esporadicamente na vida das pessoas, como nascimentos, baptizados, casamentos e at funerais.

Existem eventos de mbito maior, pois dizem respeito vida em comunidade, como os previstos para celebrar, em diferentes culturas, os dias dedicados a Deus, aos santos ou a entidades pags, s colheitas e s estaes do ano. So exemplos disso o Halloween, o Carnaval.

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No mbito das naes ocorrem eventos para comemorar ou homenagear as datas importantes ou heris nacionais, bem como paradas militares.

No mbito desportivo, encontramos os espordicos e peridicos, como por exemplo, os campeonatos, os torneios, e em maior escala, as Olimpadas.

No sector cultural, situam-se as exposies, espectculos diversos e concertos.

Os eventos tornaram-se cada vez mais essenciais vida econmica das organizaes, parte integrante das sociedades, que por sua vez, tambm participam e organizam eventos, quer de mbito interno quer de mbito externo, que podem ser de diferentes tipos:

- Sociais comemorao de aniversrios e confraternizao de final de ano; - Desportivos jogos e campeonatos - Culturais palestras, cursos, musicais, exposies - Religiosos missas, homenagens - Institucionais / Profissionais destaque de funcionrios, marketing, feiras, formao e apresentao de novidades, troca de experincias e informaes diversas. - e outros, tais como pequenos almoos, almoos, jantares para funcionrios, parceiros e clientes.

Estes eventos, cuja finalidade consiste em promover a integrao dos funcionrios e, s vezes, destes com os parceiros e clientes -, ficam predominantemente restritos ao mbito interno da empresa e a sua organizao fica sob a responsabilidade do Departamento de

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Recursos Humanos ou de algum voluntrio, com aptides especiais e interesse pela organizao dos mesmos.

Os eventos como vectores econmicos

Actualmente, e cada vez mais os eventos possuem finalidades financeiras essenciais aos negcios das empresas.

McCarthy e Perreault concordam que: Bons profissionais de marketing no esto somente interessados em comunicar. Eles querem comunicar informaes que iro encorajar os seus clientes a escolherem os seus produtos.

de facto, uma preocupao desenvolver aces que gerem lucros efectivos, ultrapassando actualmente, todas as actividades de marketing, inclusive os eventos.

Os eventos que anteriormente tinham finalidades predominantemente institucionais passaram a ter tambm finalidades financeiras.

Essa evoluo ocorreu com a crescente crescimento dos mercados, marcada pela concorrncia e pela crescente dependncia das empresas em relao opinio pblica. Assim, as organizaes, quer pblicas quer privadas, no podem deixar de participar ou de organizar eventos, sob pena de ficarem fora do mercado.

Ano a ps ano, os eventos crescem em nmero, propores e grau de sofisticao. Competindo com e at, eventualmente, superando em importncia a publicidade e a 7

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propaganda, assumiram o papel de carto de visita das empresas e, ultimamente, tambm servem para fechar negcios relativos a produtos, bens e servios.

Hoje mais do que nunca, numa sociedade em constante crescimento, que sofre transformaes em grande escala, constantes a todos os nveis, a sociedade tornou-se cada vez exigente, pelo que o mercado tem de antecipar e adivinhar os desejos escondidos, criando e inovando, a fim de satisfazer quem est no centro das atenes o cliente. Existe a preocupao e necessidade de criar com originalidade novos servios, produtos, bens e melhorar os servios prestados, tendo por principais objectivos satisfazer os desejos do cliente e por conseguinte uma boa colocao da organizao no mercado.

Exemplo disto so diversos hotis, clubes, restaurantes, bares entre outros, que costumavam receber apenas socialmente e anunciam a existncia de sala de conferncias, de ambientes e de estruturas com facilidades para empresas.

Grandes multinacionais patrocinam e investem milhes de euros na construo e manuteno de centros comerciais e alta tecnologia para eventos, visando apresentao de espectculos, atraces musicais e ou mesmo eventos empresariais em troca dos inmeros benefcios que da advm, nomeadamente a associao da empresa a espectculos do agrado do grande pblico (consumidor).

Os eventos possibilitam, entre outros, os seguintes benefcios:

- Estreitamento das relaes com os clientes e a interaco com os profissionais da empresa, nomeadamente com a equipa de vendas, gerando empatia entre as partes e consequentemente, facilitando as vendas. 8

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- Apresentao de novos produtos /servios da empresa ao seu mercado alvo. Por ser um evento dirigido, consegue num curto perodo de tempo atingir boa parte do pblico-alvo. As Feiras servem perfeitamente a este propsito, pois constituem uma boa oportunidade na promoo do contacto consumidor-produto.

- angariao de novos clientes, por meio de vendas a curto, mdio e longo prazo, para alm da gerao de um mailling de prospeco para a equipa de vendas.

Assim, os eventos ajudam as empresas a alcanar muitos potenciais clientes que a sua equipa de vendas no conseguiria abarcar, evitando assim, um trabalho de telemarketing ou a compra de bases de dados. Para alm disso, o pblico-alvo pode ser informado e esclarecido sobre o uso de determinado produto, servio com o objectivo de persuadi-lo a comprar.

- Obteno de informaes sobre o mercado e a concorrncia, pois estaro todos reunidos no mesmo espao, obtendo-se assim dados importantes sobre esses. Para alm de ser uma boa oportunidade para os empresrios se manterem a par das novidades, para o consumidor muito vantajoso, pois poder efectuar comparaes entre os diversos produtos/servios e empresas, preos e qualidade.

- Venda ou transmisso de informaes aos revendedores, o expositor poder fazer contactos com diversos revendedores, distribuindo literatura e amostras.

- Actualizao profissional tcnica. Muitos profissionais e consumidores recorrem aos eventos para se actualizarem em relao s novas tendncias de mercado, sejam elas

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tecnolgicas ou comerciais. As feiras apresentam as novidades como um sinal das tendncias de mercado.

- Impulsionador da Imagem Institucional. Congressos, seminrios, palestras, workshops, formaes, possibilitam o contacto com potenciais consumidores, aumentando a credibilidade. O mesmo acontece com espectculos patrocinados, passeios, maratonas, competies netre outros.

- Estabelecer novos contactos comerciais. As empresas que procuram novas parcerias comerciais ou tecnolgicas podem faz-lo durante os eventos.

Apesar de serem destacadas algumas especificaes, os estudiosos sobre o assunto, so de opinio que os eventos so um bom investimento quer se fale de pequenas, mdias ou grandes empresas, pois contribuem para o aumento da sua visibilidade e dos respectivos produtos, bens e servios, tendo um rpido feedback.

Os eventos como geradores de imagem para as marcas e economia.

Com a crescente importncia dos eventos a nvel nacional principalmente aps o ano em que tivemos dois dos maiores e mais destacados megaeventos mundiais no nosso pas -, as teorias da gesto comeam a mudar e a dar mais destaque a uma das reas que, cada vez mais, se tem vindo a revelar essencial no mbito do marketing-mix, a da comunicao de Marketing. esta rea que mais directamente atinge o pblico-alvo, pois a sua implementao cria uma

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empatia e interaco que mais nenhum dos Ps do mix consegue atingir, sendo eles produto (product), preo(price), comunicao (promotion) e a distribuio (placing).

E os eventos, em especial, assumem um papel fundamental no sucesso das marcas, pois para alm de criarem uma relao de absoluta proximidade com um pblico-alvo, trazem-nos tambm a vantagem de podermos efectuar uma directa avaliao do retorno e do seu impacto.

Os eventos pertencem s tcnicas da comunicao, em conjunto com todas as abaixo indicadas:

Comunicao de Massas Publicidade TV / Cinema Rdio Imprensa Outdoor

Comunicao direccionada Marketing directo Direct Mail TeleMarketing Direct Response Advertising Promoes Merchandising Relaes Pblicas Patrocnios Mecenato Feiras

Eventos

A ltima dcada tem sido prolfera em eventos escala mundial, como o euro 2004; O Rock in Rio Lisboa, que se auto denominou como o maior festival de msica do mundo; ou a Expo98. Para alm destes, realizaram-se os acontecimentos habituais, como os recorrentes festivais de Vero de Vilar de Mouros, Paredes de Coura ou Sudoeste, ou o Estoril Open e o Fantasporto, que continuam a ser sucessos. 11

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Os avultados investimentos que se realizam em todo o mundo na componente comunicacional no deixam margem para dvidas relativamente ao facto de os especialistas na rea no se deverem limitar, nos dias de hoje, somente gesto corrente das prticas tidas como comuns no quotidiano empresarial.

Actualmente, o especialista em comunicao tambm deve assumir a sua quota-parte de responsabilidade nos investimentos canalizados para esta rea de actuao empresarial, e procurar rentabilizar esses mesmos investimentos, seleccionando a tcnica ou tcnicas, que melhor se ajustem divulgao de um determinado produto ou servio, ou, em ltima instncia, divulgao da imagem institucional de uma determinada entidade.

Eventos

O dicionrio de lngua portuguesa define evento como acontecimento, ocorrncia, sucesso, ou seja, um facto que cause impacto e seja razo para notcia.

Assim, decompondo a definio, vemos que o facto acontece, ou seja, tem uma data de realizao, bem como hora de incio, fim e local.

So acontecimentos de carcter cultural e de entretenimento que cumprem um objectivo especifico de apresentao, demonstrao ou partilha de informao dirigidos a um pblicoalvo especfico (lideres de opinio, consumidores, especialistas ).

O evento deve tambm causar impacto, valendo-se da criatividade no s durante a realizao, como antes, atravs de uma promoo e divulgao adequadas. Espera-se sempre

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que qualquer evento seja bem sucedido, pois um acontecimento deve ser recordado pela positiva e no como uma tragdia.

A verificar-se esta ltima situao, as consequncias so desastrosas no s para a organizao, como para os patrocinadores, pois o pblico ira sempre associar a sua marca ou produto ao evento, para o bem ou para o mal

Tambm a prpria cidade onde se realiza o acontecimento ir ficar marcada e conhecida como o palco de um evento desastroso, pois v o seu nome espalhado na comunicao social pelas piores razes.

A possibilidade de vir a ser notcia o que atrai os patrocinadores para o investimento nesta forma de comunicao. Um evento que no seja notcia no traz valor para as marcas nem propicia a aquisio de novos clientes.

Assim para os patrocinadores, o melhor investimento o evento que tem impacto e que se transforma em fonte de notcia.

Apresentado o conceito de evento automaticamente sinnimo de acontecimento de impacto mundial que atrai a ateno de milhes de pessoas e as maiores empresas do mundo como patrocinadores - como o Campeonato do Mundo de Futebol ou os Jogos Olmpicos, que tm associadas empresas como a McDonalds a Coca-Cola, a Hyundai, e muitas outras, que obtm ganhos de notoriedade escala global. Assim, cada empresa procura associar a sua marca aos eventos mais apropriados (eventos de msica ou de teatro, de Vero ou de Inverno, etc.) ou a modalidades desportivas (automobilismo, futebol, tnis e outros desportos). 13

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Os pequenos eventos, que provocam um impacto mais restrito, atraem tambm os patrocnios. Apresentam um baixo custo e so suportados por empresas locais, hotis ou lojas comerciais, entre outros. Com este tipo de eventos, os patrocinadores no procuram divulgar a sua marca a nvel mundial, mas sim atrair novos clientes, reforar a relao com os actuais, e, muitas vezes, desenvolver laos entre a empresa e regio onde se insere.

A capacidade de juntar num determinado local o negcio do patrocinador e os consumidores originando um ambiente singular, torna o evento uma actividade de marketing, com a qual, ao contrrio do que acontece com a publicidade comum, se pode criar interactividade entre as duas partes, dando a conhecer produtos, reforando a fidelizao marca e atraindo potenciais clientes.

Assim, o evento permite: Atingir o pblico-alvo desejado, uma vez que possvel criar aces dirigidas ao target (pblico-alvo) antes, durante e depois do evento; Divulgar a marca, atravs da associao ao evento, reforando o seu posicionamento e imagem; Promover os seus produtos, atravs da distribuio de amostras grtis durante o evento ou de testes de uso do produto com o pblico do evento; Potencializar as vendas, uma vez que possvel estar junto dos clientes potenciais; Contribuir para a expanso e conquista de mercados.

indispensvel pensar no evento como um acontecimento que ter de gerar benefcios para todas as partes os patrocinadores, a cidade, o comrcio local e a comunidade -, sendo que o seu valor econmico directamente proporcional sua dimenso. 14

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O evento surge, ento, no centro de um tringulo, cujos vrtices interdependentes, em que cada um actua sobre os outros, se organizam em: Turismo de eventos, no qual se incluem viagens, a hospedagem em hotis, o consumo em restaurantes e bares; Comrcio de eventos, que compreende a venda de bilhetes ou a venda de merchandising do evento; Industria do entretenimento, pois os eventos, especialmente os de maior dimenso, devem conter actividades de entretenimento, como jogos e diverses.

O resultado constitui o valor econmico global do evento, ou seja, as receitas provenientes do turismo, do comrcio e do entretenimento, subtraindo os investimentos em promoo, produo do merchandising, obras e empregados.

O valor econmico de um evento interfere naturalmente com a economia do local onde se realiza e naturalmente com a economia do pas. A influncia das entradas e sadas de nacionais e estrangeiros, dos fluxos tursticos, no mercado de emprego directo, postos de trabalho criados, quer fixos, quer sazonais, preparao do espao envolvente e sua valorizao infra estrutural, promoo e marketing territorial, a ampliao da renda turstica local (hotelaria e restaurao), ampliao da rede comercial (comrcio e servios).

Os eventos cumprem um papel fundamental para as marcas pois:

- Aproximam-nas dos pblicos organizacionais (internos e externos). - Apresentam ideias, conceitos, mensagens, etc., em ambientes especficos da marca. - Actuam por osmose e longe da concorrncia. - Permitem elevada exposio mensagem principal e a mensagens subliminares. 15

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- Possuem tempos mdios de contacto elevados. - Garantem reteno em memria de longo prazo (quando comparados com outra tcnicas).

So muito usados para lanamentos, apresentaes, comemoraes, demonstraes, e divulgao de resultados, bem como para assinalar aniversrios, compras, fuses, negcios, confraternizao com pblico interno, etc., e reforam o esprito de equipa.

Dependendo do esprito do evento, este poder ser indoor ou outdoor. Em funo dos objectivos, dos pblicos e conceitos inerentes, podem ser pontuais ou integrados numa poltica global de comunicao on going.

As profisses no mbito da organizao de eventos.

Ao organizador do evento cabe um processo de grande complexidade exigindo muito do profissional responsvel.

Alm de ter a viso do todo, conhece tudo o que esperado a cada elemento da equipa, tendo a experincia e a sensibilidade para exigir de cada um, a sua melhor performance, no momento adequado, possuindo ainda as condies tcnicas e investindo com autoridade para coordenar o trabalho de todos.

No caso dos eventos, a imagem prejudicada no seria apenas a do organizador e a do evento em si, mas tambm a da empresa. Compromete mais a imagem da empresa um evento mal organizado que a no realizao ou a no participao nele.

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Teste Modelo

1. (2,5%) Seleccione a resposta que melhor caracteriza um Evento: a. Evento define-se por ser: i. uma festa ii. uma reunio iii. um acontecimento iv. um facto

2.

(5%) Indique quais so os diversos tipos de Eventos que estudou? a. D um exemplo referente aos diversos eventos que mencionar. b. Caracterize um deles.

3. (5%) Explique qual o impacto que a criao de eventos tem na economia local e do pas.

4. (5%) Quais so os objectivos da criao de eventos?

5. (2,5%) Diga quais os benefcios que advm da realizao de um Evento?

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