MANUAL PENGGUNAAN

SISTEM TADBIR URUS DISIPLIN MURID

SEKOLAH-SEKOLAH DAERAH KLUANG

SISTEM HEAD COUNT KEHADIRAN MURID

Disediakan oleh

KUMPULAN ezi-D
SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN
PEJABAT PELAJARAN DAERAH KLUANG
 2
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

PENGHARGAAN

Tn Hj Sufa’at bin Tumin, Pengarah Pelajaran Johor

Tn Hj Markom bin Giran, Timbalan Pengarah Pelajaran Johor
En Abdul Aziz bin Hj Redwan, Ketua Sektor SPK JPN Johor
Tn Hj Shahrom bin Sukari, Timbalan Ketua Sektor SPK JPN Johor
En Yazid bin Md Said, Ketua Unit HEM SPK JPN Johor
Tn Hj Mohamed Hatta bin Md Salleh, Pengelola Cemerlang JPN Johor
Tn Hj Roslan bin Hayon, Penyelia Kanan Disiplin SPK JPN Johor
Tn Hj Shaharuddin bin Hj Sharif, Pegawai Pelajaran Daerah Kluang
En Md Said bin Md Daimon, Penolong PPD SPS PPD Kluang
En Shahat bin Md Shah, Penolong PPD SPK PPD Kluang
Para Penolong PPD SPK PPD Negeri Johor
En Mohd Joehadi bin Parcho, Pegawai Khas Dadah PPD Kluang
Tn Hj Wahid bin Bilaji, Pengetua SMK Tinggi Kluang
Pn Hjh Tumirah binti Samat, Pengetua SMK Seri Intan, Kluang
Para Jurulatih Utama SPK Daerah Negeri Johor

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 3
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

ISTILAH TEKNIKAL

HC Headcount
SMM Sistem Maklumat Murid
STUDM Sistem Tadbir Urus Data Disiplin Murid
SHcKM Sistem Headcount Kehadiran Murid
TOV Take Off Value
OTR Operational Target Value
ATR Actual Target Value
ETR Expected Target Value

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 4
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

PENGENALAN

Sistem Head Count Kehadiran Murid merupakan rentetan keperluan mentadbir urus
data disiplin murid. Permasalahan yang kerap kali timbul dalam kalangan pentadbir dan guru
adalah kesukaran untuk mengurus pengeluaran surat amaran ponteng yang bukan sahaja
mengambil masa dan tenaga yang banyak, malahan menimbulkan kekalutan dalam
pengurusan akibat faktor kesilapan manusia dan faktor korelasi yang rapat antara kehadiran
murid dan pencapaian akademiknya telah menjadi satu dorongan untuk membangunkan satu
sistem yang bukan sahaja mesra pengguna, tetapi juga dapat menjimatkan masa, kos dan
tenaga.
Oleh itu, atas kesedaran ini, Tuan Pengarah Pelajaran Johor, Tuan Haji Sufa’at bin

Tumin telah meminta Kumpulan pada 8 November 2008 untuk memikirkan dan
membangunkan satu sistem yang akan mengurus headcount kehadiran murid di peringkat
negeri Johor. Hasil daripada beberapa sesi perbincangan dan pencambahan minda dalam
kalangan pegawai pendidikan dan guru yang dilakukan di peringkat sekolah, pejabat
pelajaran daerah dan jabatan pelajaran negeri, satu sistem yang dikenali sebagai SISTEM
HEAD COUNT KEHADIRAN MURID (SHcKM) telah dibangunkan.

Kumpulan telah menyiapkan SHcKM mengikut jadual dan telah

membentangkan SHcKM dalam mesyuarat mingguan pada 23 Januari 2009 di JPN Johor
yang telah dipengerusikan oleh Tuan Pengarah Pelajaran Johor. Hasil daripada pembentangan
yang dilakukan oleh Ketua Sektor Pembangunan Kemaanusiaan JPN Johor, En Abdul Aziz
bin Hj Redwan dan dibantu oleh Tuan Haji Mohamed Hatta bin Md Salleh, SHcKM di bawah
SISTEM TADBIR URUS DATA DISIPLIN MURID (STUDM) telah diminitkan untuk
diguna pakai di sekolah-sekolah dalam negeri Johor pada tahun 2009. Satu majlis pelancaran
STUDM peringkat negeri Johor akan dirancang untuk diadakan pada awal tahun 2009.

ORGANISASI KUMPULAN

Penasihat : Tn Hj Mohamed Hatta bin Md Salleh

Ketua : En Md Said bin Md Daimon
AJK : En Mohd Joehadi bin Parcho
Tn Hj Mohammad Zaki bin Hj Hamzah
En Suhaimi bin Paiman
Tn Hj Shaharudin Basri bin Hj Ibrahim
En Mohamed Yusope bin Hassan
En Mohd Azan bin Mohd Nor
En Mohamad Mazlan bin Husin

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 5
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

KEPERLUAN SISTEM

Keperluan sistem yang disarankan adalah berikut:

• Microsoft Windows XP® atau Vista®
• Microsoft Office Home atau Professional Edition® 2003
• Intel Centrino® 2.0 GHz
• 2GB RAM
• 1024 x 768 SVGA High Color (32 bit)
• 40MB ruang pemacu keras

INSTALASI SISTEM SHcKM

Tarikh yang terdapat pada setup menunjukkan tarikh versi AuditPelajar Setup. Anda
disarankan untuk mendapatkan tarikh versi yang terkini. Proses instalasi sistem SHcKM
boleh merujuk prosedur instalasi dalam manual STUDM.

PENGOPERASIAN SISTEM SHcKM

Untuk melancarkan SHcKM, anda perlulah klik dua kali pada ikon ePonteng.
Letak ikon ini sama ada pada desktop atau Start Menu>All Programs>>SSDM. Hal ini akan
membawa anda terus ke MENU UTAMA SHcKM. Secara umum, SHcKM ini mempunyai
tiga komponen, iaitu:
• Komponen 1 : Tadbir Urus Kehadiran Murid
• Komponen 2 : Tadbir Urus Head Count Kehadiran
• Komponen 3 : Utiliti Eksport Dan Import

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 6
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

KOMPONEN 1 : TADBIR URUS KEHADIRAN MURID

Pada permulaan pengoperasian SHcKM, sistem akan memaparkan satu arahan untuk
pengguna terlebih dahulu memilih sekolah dari Senarai Sekolah (SMM). Sistem ini amat
mesra pengguna dengan hanya menggunakan paparan visual yang mudah, menarik dan
berwarna membolehkan pengguna mengikut prosedur tertentu dalam beberapa langkah yang
mudah dan ringkas.

Berpandukan MENU UTAMA SHcKM, pengguna akan memilih sekolah yang dikehendaki.

Ruangan
Alamat
Sekolah Komponen 1

Senarai
Sekolah
(SMM)

Komponen 2

Komponen 3
Hal ini akan menyebabkan satu paparan senarai semak pengeluaran surat amaran
ponteng muncul yang bertujuan untuk memberi peringatan kepada pengguna sama ada
seseorang pelajar itu telah atau belum dikeluarkan surat amaran ponteng.

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 7
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Seterusnya, pengguna boleh memilih kelas dari Senarai THN/TKT. Hal ini akan
menyebabkan Senarai Pelajar Dalam Kelas muncul secara automatik. Pengguna juga
disarankan untuk mengemaskinikan maklumat no. telefon, no. faks, dan rujukan surat amaran
ponteng.

Untuk memasukkan tarikh ponteng pelajar mengikut hari semasa, pengguna boleh
klik ruangan di bawah TARIKH dalam Senarai Pelajar Dalam Kelas. Tarikh semasa akan
dimasukkan secara automatik. Jika pengguna ingin memasukkan tarikh sebelum, maka
pengguna perlu menaip tarikh tersebut dalam ruangan itu.

Apabila pengguna selesai mengisi tarikh ponteng pelajar, pengguna perlulah klik
butang PROSES untuk mendaftar tarikh tersebut dalam sistem.
Jika pelajar tidak hadir berkenyataan atau mewakili sekolah, pengguna boleh klik dua
kali pada nama pelajar tersebut dalam Senarai Pelajar (PONTENG). Satu paparan Maklumat
Berkenyataan muncul, pengguna boleh memilih tarikh pelajar tidak hadir berkenyataan atau
mewakili sekolah. Pengguna perlulah mengisi maklumat, seperti tanda 5, Berkenyataan,

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 8
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Catatan, WakilSekolah dan Peringkat. Senarai tarikh-tarikh pelajar tidak hadir ke sekolah
boleh didapati dengan klik butang CETAK.

Senarai pelajar yang tidak hadir pada tarikh-tarikh yang tertentu boleh diperoleh
dengan memilih (pastikan klik dua kali dalam ruangan Tarikh Laporan untuk menghilangkan
kalender) atau menaip sendiri tarikh dalam ruangan Tarikh Laporan dan kemudian, klik
butang LAPORAN HARIAN. Pelaporan bulanan dan tahunan boleh diperoleh dengan
memilih bulan dalam senarai bulan dan klik butang CARTA TAHUN.

Berikut merupakan contoh pelaporan yang pengguna dapati. Untuk mencetak,

pengguna perlulan klik butang tetikus sebelah kanan untuk muncul paparan cetak. Kemudian,
pengguna memilih [Print...].

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 9
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Contoh pelaporan bulanan dan tahunan

Pengguna boleh mencetak surat amaran ponteng untuk pelajar yang telah memenuhi
kriteria pengeluaran surat amaran ponteng dengan memilih nama pelajar dalam Senarai
Pelajar (PONTENG), kemudian klik butang PONTENG BERTURUT atau TIDAK
BERTURUT.

Sebagai contoh ponteng tidak berturut, satu paparan AMARAN PONTENG TIDAK
BERTURUT muncul. Maklumat pelajar, alamat surat-menyurat, bilangan rujukan surat
amaran ponteng, dan tarikh-tarikh ponteng mengikut bilangan hari.
Pengguna perlu memasukkan maklumat 5, AMARAN PERTAMA dan bilangan
surat amaran ponteng yang pertama. Seterusnya, sistem secara automatik memaparkan butang
AMARAN PERTAMA. Klik butang AMARAN PERTAMA akan menghasilkan satu surat
amaran ponteng yang pertama. Seperti biasa, untuk mencetak surat ini, pengguna perlu klik
butang tetikus sebelah kanan dan memilih [Print...]. Untuk pengeluaran surat amaran ponteng
yang seterusnya, pengguna boleh mengikut langkah-langkah dalam pengeluaran surat amaran
ponteng yang pertama.

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 10
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Langkah 1

Langkah 2

Langkah 3

Klik burang pintu menyebabkan kes ponteng dipindahkan ke dalam STUDM.

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 11
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

KOMPONEN 2 : TADBIR URUS HEAD COUNT KEHADIRAN

Untuk memulakan Headcount Kehadiran Murid, pengguna perlu memilih sekolah dari
Senarai Sekolah (SMM). Kemudian, pengguna perlu melengkapkan maklumat dalam
Bilangan Hari Persekolahan, iaitu jumlah hari persekolahan tahun lalu, jumlah hari
persekolahan dalam penggal 1 dan jumlah hari persekolahan dalam penggal 2.

Seterusnya, pengguna diminta untuk klik butang HC SEKOLAH untuk mendaftar

senarai headcount sekolah tersebut. Satu paparan menyatakan ‘Adakah anda hendak
maklumat HEAD COUNT diperbaharui?’ muncul, pengguna perlu klik butang OK untuk
meneruskan proses atau klik butang CANCEL jika ingin membatalkan proses.
Jika pengguna menekan butang OK, satu paparan menyatakan ‘Maklumat HEAD
COUNT telah diperbaharui.’ muncul. Kemudian, pengguna klik butang OK untuk
menamatkan proses.

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 12
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Jika terdapat kesilapan semasa memasukkan maklumat dalam Bilangan Hari

Persekolahan, pengguna boleh membetulkan maklumat tersebut, kemudian klik butang
Update OTR. Satu paparan menyatakan ‘Adakah anda hendak maklumat OTR HEAD
COUNT diperbaharui?’, pengguna perlu klik butang OK untuk meneruskan proses atau klik
butang CANCEL jika ingin membatalkan proses.

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 13
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Seterusnya, jika pengguna menekan butang OK, satu paparan menyatakan ‘Maklumat
OTR HEAD COUNT telah diperbaharui.’ muncul. Kemudian, pengguna klik butang OK
untuk menamatkan proses.

Untuk menambah beberapa orang pelajar baru selepas proses mendaftar headcount
sekolah, pengguna boleh klik butang Tambah Murid. Satu paparan untuk pengguna

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 14
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

memasukkan maklumat pelajar baru muncul. Klik butang TAMBAH REKOD untuk
memasukkan maklumat pelajar baru atau klik butang pintu untuk menamatkan proses.

Untuk memasukkan data bilangan hari persekolahan mengikut individu pelajar,

pengguna perlu terlebih dahulu klik butang HC KELAS. Satu paparan yang menyenaraikan
nama pelajar dalam kelas bersama-sama maklumat headcount kehadiran yang perlu
dilengkapkan. Pengguna boleh klik butang pintu untuk menamatkan proses atau klik butang
CETAK HEAD COUNT untuk mendapatkan laporan headcount kehadiran bagi setiap
pelajar.

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 15
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Contoh pelaporan headcount kehadiran pelajar

Untuk mendapatkan pelaporan lain dalam komponen 2 ini, pengguna perlu klik
butang PELAPORAN HEAD COUNT KEHADIRAN. Satu paparan yang menunjukkan
Laporan Head Count dengan item-item seperti Head Count Kehadiran, KEDATANGAN,
BANTUAN, senarai Maklumat Berkenyataan dan senarai Maklumat Wakil Sekolah.

Pelaporan pertama, pengguna klik butang Head Count Kehadiran akan menghasilkan
Pelaporan Head Count Kehadiran sekolah. Seperti biasa, pengguna perlu klik butang tetikus
sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan memilih [Print…].
Pelaporan kedua, pengguna klik butang KEDATANGAN akan memaparkan satu
paparan yang mengandung item-item seperti Senarai Tarikh dan STATISTIK KEHADIRAN
pada tarikh yang dipilih. Klik tarikh pada Senarai Tarikh akan menunjukkan STATISTIK
KEHADIRAN dan satu pelaporan kehadiran harian sekolah untuk cetakan. Seperti biasa
juga, pengguna perlu klik butang tetikus sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan
memilih [Print…].

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 16
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Contoh pelaporan head count kehadiran sekolah

Contoh paparan head count kehadiran seharian sekolah

Contoh pelaporan head count kehadiran seharian sekolah boleh cetak

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 17
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Contoh pelaporan head count kehadiran seharian sekolah

Pelaporan ketiga, pengguna klik butang BANTUAN akan menghasilkan pelaporan

Senarai Penerima Bantuan (Tidak Hadir). Seperti biasa, pengguna perlu klik butang tetikus
sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan memilih [Print…].

Pelaporan keempat, pengguna memilih item dalam Maklumat Berkenyataan akan

menghasilkan pelaporan Senarai Pelajar Berkenyataan. Seperti biasa, pengguna perlu klik
butang tetikus sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan memilih [Print…].
Pelaporan kelima, pengguna memilih item dalam Maklumat Wakil Sekolah akan
menghasilkan pelaporan Senarai Pelajar Berkenyataan yang mewakil sekolah. Seperti biasa,
pengguna perlu klik butang tetikus sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan memilih
[Print…].

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 18
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

Contoh pelaporan Senarai Pelajar Berkenyataan

Contoh pelaporan Senarai Pelajar Berkenyataan yang mewakili sekolah

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang

 19
Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid

KOMPONEN 3 : UTILITI EKSPORT DAN IMPORT

Pengguna boleh eksport atau backup data dengan klik butang eksport, kemudian pengguna
boleh memilih mana-mana pemacu untuk meneruskan proses eksport atau backup data.

Begitu juga, pengguna boleh import data dengan klik butang import, kemudian pengguna
boleh memilih mana-mana pemacu untuk meneruskan proses import data.

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang