BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1

Konsep Dasar Sistem Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu

kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi, sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi output/informasi, misalnya sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen (Jogiyanto, 2005 : 1).

2.1.1 Definisi Sistem Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam dua kelompok dalam mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem-subsistem (Jogiyanto, 2005 : 2). Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.2 Karakteristik Sistem Pada hakikatnya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output), dan sasaran sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal) (Jogiyanto, 2005 : 3). 1. Komponen sistem (component) Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan. 2. Batasan Sistem (boundary) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan luar sistem (environment) Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 4. Penghubung sistem (interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan subsistem lainnya.Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.

1 0

5. Masukan sistem (input) Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi informasi. 6. Pengolahan sistem (process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah input menjadi output. 7. Keluaran sistem (output) Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan

mengklasifikasikan masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran sistem (objectives) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya

2.2

Konsep Dasar Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi,

sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden yang dikutip oleh Jogiyanto menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari

1 1

proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy (Jogiyanto, 2005 : 7). Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.2.1 Siklus Informasi Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data (Andri Kristanto, 2008 : 10). Siklus pengolahan data ditunjukkan pada gambar 2.1.

1 2

Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data (Sumber : Andi Kristanto, 2008 : 10) Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali, begitu seterusnya.

2.2.2 Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Suatu kualitas Informasi harus (Jogiyanto, 2005 : 10) : 1. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan.Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang

1 3

sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan mengolah dan mengirimkannya. 3. Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan

2.3

Sistem Informasi Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi

manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan? Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis yang dikutip Jagiyanto:

1 4

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jagiyanto, 2005 : 11).. Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang terdapat

didalamnya yaitu terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, blok kendali. Adapun penjelasannya sebagai berikut (Jogiyanto, 2002 : 15) : 1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi terdiri dari metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta senua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

1 5

5. Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan datu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Kelima komponen tersebut harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika ada satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat menjalakankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuanya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem ini ditunjukkan pada gambar 2.2.

Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi Sumber : (Jogiyanto, 2002 : 16)

2.4

Surat

1 6

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos, 2003 : 36). Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya (2000 : 115). Selain itu Sedarmayanti juga mengungkapkan bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain (1997 : 26). Adapun definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang lebih modern misalnya telepon, telex, telegrap, radio, email dan televisi. Akan tetapi dibandingkan alat komunikasi yang lain surat memiliki kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi jauh lebih panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan ekonomis. Dalam hal ini surat bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan rahasia, efektif artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis artinya biaya pembuatan, peralatan dan pengirimannya murah. Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi baik tertulis maupun bergambar yang hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan memiliki kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis. Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi yang secara tertulis untuk menyampaikan informasi.

1 7

2.4.1 Fungsi Surat Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis, surat berperan dalam mencapai tujuan suatu instansi atau organisasi dalam menjalin kerjasama antar organisasi. Menurut Barthos, surat memiliki fungsi sebagai berikut (2003 : 36) : 1. Wakil dari pengirim atau penulis 2. Bahan pembukti 3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut 4. 5. Alat pengukur kegiatan organisasi Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak) Dari uraian diatas mengenai fungsi surat, dapat disimpulkan bahwa surat dapat digunakan sebagai bukti yang paling akurat bila terjadi suatu permasalahan dengan pihak lain.

2.4.2 Tujuan Surat Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat baik dengan organisasi atau instansi yang mempunyai tujuan niaga atau dagang, serta ada hal lain yang menjadi tujuan surat pribadi atau individu yaitu : 1. Sebagai pemberitahuan. 2. Sebagai surat perintah. 3. Sebagai surat peringatan. 4. Sebagai surat permohonan atau permintaan.

1 8

5. Sebagai surat pengantar. 6. Sebagai surat perjanjian. 7. Sebagai surat laporan. 8. Sebagai surat keputusan. 9. Sebagai surat panggilan 10. Sebagai surat susulan.

2.4.3 Pengertian Surat Masuk Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada pihak yang bersangkutan. Surat masuk merupakan saran komunikasi tertulis yang diterima dari instansi atau perorangan. Dapat pula diartikan, surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman (Wursanto, 1991). Pengendalian dan pengurusan surat masuk dalam instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat yaitu (Wursanto, 1991) : 1. Surat penting Semua surat yang mengemukakan semua masalah-masalah pokok yang memepengaruhi langsung ataupun tidak langsung, berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi. 2. Surat rutin atau biasa Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung di tindak lanjuti, relatif singkat dan tidak disimpan terlalu lama.

1 9

3. Surat rahasia Surat yang harus disampaikan sesegera mingkin kepada pimpinan (orang yang bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut tidak boleh dibuka oleh penerima surat. 4. Surat pribadi Surat yang disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan, walaupun disertai jabatan formalnya.

2.4.4 Pengertian Surat Keluar Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi, organisasi atau perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik itu perintah, pemberitahuan maupun informasi lainnya. Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain) (Wursanto : 1991).

2.4.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk Pengurusan surat-surat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan kantor, karena itu perlu membuka surat-surat dan memerlukan pencatatan ataupun penyimpanan surat sebelum pekerjaan kantor dimulai. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi, baik dari organisasi lain atau perseorangan (Herijanto, 1994). Surat yang masuk pada prinsipnya diterima melalui loket penerimaan surat

2 0

yang telah disiapkan, atau langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau di ambil sendiri dari kotak pos. Setelah surat diterima oleh bagian penerima surat, selanjutnya surat tersebut diadakan pengolahan surat. Menurut Herijanto (1994), prosedur penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum meliputi aktivitas-aktivitas sebagai berikut: 1. Penerimaan Surat Mengumpulkan surat masuk yang diterima. Meneliti ketepatan alamat surat. 2. Pensortiran Surat Memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting, atau rahasia) maupun surat pribadi Menyortir berdasarkan tujuannya 3. Pembukaan Surat Membaca surat dinas (biasa, penting atau rahasia). Memeriksa lampiran-lampiran. Membubuhkan sampel agenda.

4. Pengagendaan Surat Masuk Mencatat surat ke dalam buku agenda surat masuk

5. Pengklasifikasian Surat Mengumpulkan berdasarkan jenis dan tingkat kepentingan surat.

6. Pendistribusian Surat Menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Mengklasifikasikan surat-surat kepada pimpinan dengan

2 1

menyusun dari yang paling penting sampai kurang penting. Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan) 2.4.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Surat keluar merupakan surat yang harus diselesaikan oleh pihak kantor untuk intern maupun ekstern (Wursanto, 1991). Dalam penanganan surat keluar juga dibutuhkan suatu prosedur yang sudah ditentukan untuk ditaati, agar tidak terjadi kesalahan serta kekeliruan sehingga kegiatan administrasi berjalan lancar. Prosedur atau tahapantahapan dalam pengelolaan surat keluar dapat dilihat pada gambar 2.3.

2 2

Gambar 2. 3 Prosedur Penanganan Surat Keluar Sumber : (Wursanto,1991) Keterangan : 1. Pengonsepan yaitu pembuatan rancangan surat yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan sebelum diberikan kepada sekretaris. 2. Pengetikan, setelah konsep surat selesai dan diserahkan kepada sekretaris maka surat siap untuk diketik sesuai dengan yang teleh ditentukan. 3. Pemeriksaan, pimpinan kembali memeriksa surat yang telah diketik apabila ada kekurangan dan telah benar penulisannya. 4. Pencatatan, setelah diperiksa surat tersebut ditulis pada buku agenda sesuai dengan nomor surat yang telah dikeluarkan. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa surat keluar yang baik adalah surat yang sudah dikonsep dengan baik, penulisan yang rapi, pemeriksaan yang teliti dan pengiriman surat yang sesuai dengan prosedur yang sudah ada.

2.5

Data Base Basis Data (Database) merupakan Salah satu komponen yang paling

penting di dalam sistem informasi karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi bagi pemakai (Fathansyah, 2001 : 32). Database terdiri dari berbagai macam data yang tersusun sehingga pemakai dapat dengan mudah untuk menambah, mengurangi, menghapus ataupun mengambil data yang dibutuhkan.

2 3

Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem , sehingga informasi yang nantinya akan dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik. Tujuan dari dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.4, terlihat bahwa pada gambar diatas itu bukan basis data melainkan lemari arsip, dimana pada setiap rak dalam lemari tersebut dapat menyimpan dokumen-dokumen manual yang terdiri dari lembaranlembaran kertas. Masalah yang dihadapi pada lemari arsip adalah kelambatan dalam menelusuri data-data yang ada pada lemari arsip tersebut, misalkan kita ingin mencari arsip untuk pegawai tertentu dihasilkan dengan lambat dikarenakan petugas harus mencari lembaran-lembaran yang ada pada dokumen tersebut dan ini sangat menyita waktu.

2 4

Gambar 2.4 Lemari arsip dan Basis Data Sumber : (Didik Setiadi, 2010 : 2)

Sedangkan jika kita bicara basis data, maka seluruh data-data disimpan dalam basis data pada masing-masing table / file sesuai dengan fungsinya, sehingga kita dengan mudah dapat melakukan penelusuran data yang diinginkan hal ini akan mengakibatkan pada kecepatan atas informasi yang disajikan. Didalam suatu media penyimpanan (hard disk misalnya), kita dapat menempatkan lebih dari 1 (satu) basis data dan tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronik dikatakan basis data, karena kita bisa menyimpan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program pengolahan kata), spread sheet, dan lainnya. Yang ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan / pemilahan / pengelompokan / pengorganisasian data yang akan disimpan sesuai dengan fungsi / jenisnya. Hal tersebut bisa berbentuk sejumlah file / table terpisah atau dalam

2 5

bentuk pendefinisian kolom / field data dalam setiap file / table tersebut (Didik Setiadi, 2010 : 2-3). Didalam sebuah disk (hard disk), basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Dalam sebuah disk kita dapat menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data (Misalnya basis data nilaiMahasiswa, kepegawaian, keuangan, penjualan, pepustakaan dan lainnya). Sementara dalam sebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file / table. Misalkan dalam basis data penjualan terdiri dari table barang, faktur, pelanggan dan transaksi barang. Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data adalah sebagai berikut: 1. Pembuatan basis data baru (create database), identik dengan pembuatan lemari arsip yang baru. 2. Penghapusan basis data (drop database), identik dengan perusakan lemari arsip, sekaligus beserta isinya jika ada. 3. Pembuatan table baru ke suatu basis data (create table), yang identik dengan penambahan map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada. 4. Penghapusan table dari suatu basis data (drop table), identik dengan perusakan map arsip lama yang ada di sebuah lemari arsip. 5. Penambahan / pengisian data baru di sebuah basis data (insert), identik dengan penambahan lembaran arsip ke sebuah map arsip. 6. Pengambilan data dari sebuah table (retrieve / search), identik dengan pencarian lembaran arsip dalam sebuah map arsip. 7. Pengubahan data dalam sebuah table (update), identik dengan perbaikan

2 6

isi lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip. 8. Penghapusan data dari sebuah table (delete), identik dengan penghapusan sebuah lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip. Operasi pembuatan basis data dan tabel merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedangkan untuk operasi pengisian, perubahan, penghapusan dan pencarian data merupakan operasi rutin yang berlaku berulang-ulang (Didik Setiadi, 2010:1-2).

2.6

Sistem Manajemen Database (DBMS) Sistem Manajemen Database (Database Manajemen System/DBMS)

adalah satu rangkaian program-program yang mengelola sebuah database dan menyediakan mekanisme-mekanisme melalui mana jenis-jenis data yang dapat disimpan, dicari kembali dan diubah (Zulkifli, 2003 : 355). Menurut Al-Bahra, Sistem Manajemen Database/Database Manajemen System adalah kumpulan atau gabungan database dengan perangkat lunak aplikasi yang berbasis database. Tujuan utama dari Database Management System (DBMS) adalah untuk menyediakan suatu lingkungan yang mudah dan efisien untuk pengunaan, penarikan dan penyimpanan data dan informasi. Dengan adanya tujuan utama tersebut maka akan didapatkan keuntungan terhadap sistem pemrosesan berkas, adapun keuntungannya adalah sebagai berikut (Al-Bahra, 2005 : 130): 1. Integritas data dapat selalu terjaga 2. Independensi data dapat selalu terjaga 3. Konsistensi data dapat selalu terjaga

2 7

4. Berbagi data dapat selalu dilakukan oleh setiap user 5. Security data lebih mudah dilakukan 6. Penggunaan data lebih mudah Didalam Sistem Manajemen Database merupakan koleksi terpadu dari database dan program-program komputer yang digunakan untuk mengakses dan memelihara database. Menurut Zulkifli Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam satu file atau beberapa file. Dengan database diharapkan tidak terjadi kelebihan (redudancy) atau duplikasi penyimpanan data yang sama dalam satu organisasi (2003 : 354). Definisi lain menurut Al-Bahra Database adalah sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetik disk, optical disk, magnetik drum atau media penyimpanan sekunder lainnya (2005 : 129). Komponen-komponen dari suatu database antara lain : 1. Field Sekumpulan byte-byte yang sejenis. Sering disebut dengan istilah atribut. Atribut merupakan relasi fungsional dari satu object set ke object set yang lainnya. 2. Record. Sering disebut tuple. Record sering dinyatakan dengan suatu baris data dalam suatu relasi. Record terdiri dari kumpulan atribut-atribut, dan atribut-atribut tersebut saling berkaitan dalam menginformasikan tentang suatu entitas/relasi secara lengkap.

2 8

3. File Merupakan kumpulan dari record-record yang sejenis dan mempunyai elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda-beda data valuenya. 4. Key Key adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan record tersebut pada waktu akses, atau bisa juga digunakan untuk mengidentifikasikan setiap entity/record/baris.

Jenis-jenis key : 1. Super Key. Merupakan satu atau lebih atribut dari suatu tabel yang dapat digunakan untuk mengidentifikasikan entity/record dari tabel secara unik. 2. Candidate Key. Merupakan super key dengan jumlah atribut minimal. Key jenis ini tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain. 3. Primary Key. Salah satu dari atribut dari candidate key dapat dipilih/ditentukan menjadi primary key dengan tiga kriteria sebagai berikut : a. Key tersebut lebih natural untuk digunakan sebagai acuan. b. Key tersebut lebih sederhana. c. Key tersebut terjamin keunikannya. d. Alternate Key. Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key, maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternate key. e. Foreign Key. Merupakan sembarang atribut yang menunjukkan

2 9

kepada primary key pada tabel yang lain. Foreign key akan terjadi pada suatu relasi yang memiliki kardinalitas one to many atau many to many. f. External Key (Indentifier). Merupakan suatu lexical atribute yang nilai-nilainya selalu mengidentifikasikan satu object instance.

2.7 PHP dan MySQL 2.7.1 PHP PHP atau kependekan dari Hypertext Preprocessor adalah salah satu bahasa pemrograman open source yang sangat cocok atau dikusukan untuk pengembangan Web dan dapat ditanamkan pada skrip HTML (Hirin dan Virgi, 2011). Bahasa PHP dapat dikatakan menggambarkan beberapa bahasa pemrograman seperci C, Java, dan Perl sertam mudah untuk dipelajari. PHP diciptakan untuk mempermudah pengembang web dalam menulis halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu kita dapat mengeksplorasi hal-hal yang luar biasa dengan PHP. Sehingga dengan demikian PHP sangat cocok untuk/bagi para pemula, menengah maupun expert sekalipun. Karena merupakan pemrograman Web server side, program PHP harus diletakkan di server. PHP merupakan bahasa pemrograman yang bersifat interpreter, artinya baris-baris program PHP di terjemahkan satu-persatu ke dalam bahasa mesin dan diproses oleh interpreter PHP menjadi HTML. Sehingga client yang berupa browser hanya melihat hasil HTML tanpa melihat program PHP di

3 0

dalamnya. Mesin PHP mencari baris-baris yang berada di dalam tag <?php atau <? dan ?> di dalam halaman HTML, dan menerjemahkannya sehingga Web server dapat memberikan hasil berupa HTML. PHP pertamakali ditulis oleh Pak Rasmus Lexdorf, seorang pemuda yang baru lulus kuliah di Finlandia. Program ini merupakan kumpulan program PERL yang disederhanakan bernama PHP F1. Karena peminat yang banyak akhirnya dirilislah PHP menjadi PHP F2, dan dibantu dua orang mahasiswa yang membuatkan engine untuk PHP yang akhirnya lahir PHP3. dan fersi terbarunya adalah PHP 4. Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator) atau dikenal dengan sebutan alamat internet,browser mendapatkan alamat dari web

server,mengidentifikasi halaman yang dikehendaki,dan menyapaikan segala informasi yang dibutuhkan oleh web server.selanjutnya ketika berkas php yang diminta didapatkan oleh web server,isinya segera dikirimkan ke mesin php dan mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke web server,dan web server akan menyampaikan ke klien.

2.7.2

MySQL MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data

(database) SQL atau sering disebut dengan DBMS (Database Management System) (Hirin dan Virgi, 2011). Berbeda dengan basis data konvensional seperti.

3 1

Dat, .dbf, .mdb, MySQL memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan multiuser serta mendukung sistem jaringan. MySQL didistribuasikan secara gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada juga versi komersial bagi kalangan tertentu yang menginginkannya. Tidak seperti PHP atau Apache yang merupakan software yang dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia yaitu MySQL AB. MySQL AB memegang penuh hak cipta hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson, dan Michael "Monty" Widenius (Achmad Solichin, 2010 : 8). Dalam perintah MySQL terdapat beberapa perintah, sebagai berikut : 1. Membuat Tabel Tabel adalah objek utama yang harus ada pada sebuah data base,karena di dalam table semua data akan di simpan. Posisi table terletak pada sebuah data base,sehingga pembuatan tabel merupakan sebuah urutan setelah membuat database . Untuk membuat tabel,perintah yang digunakan adalah : CREATE TABLE nama_tabel ( table_Field ); 2. Menghapus Tabel Menghapus tabel sama dengan melakukan penghapusan database. Untuk menghapus tabel, perintah yang digunakan adalah: DROP TABLE nama_tabel; 3. Menambah Kolom

3 2

Untuk menambah sebuah kolom kedalam tabel maka perintah yang digunakan adalah : ALTER TABLE nama_tabel; ADD kolom_baru type (panjang); 4. Menghapus Kolom

Untuk menghapus sebuah kolom kedalam tabel maka perintah yang digunakan adalah : ALTER TABLE nama_tabel; DROP nama _kolom; 5. Memasukkan Data Tunggal Memasukkan data tunggal merupakan kemampuan MySQL untuk dapat melakukan input data secara satu per satu. Perintah yang digunakan adalah : INSERT INTO nama_tabel kolom_a,kolom_b,.,kolom_n) VALUES (isi kolom_a,isi kolom_b_.....,isi kolom_n)

6. Memasukkan Data Secara Bersamaan Untuk mempercepat proses pemasukkan data pada tabel,maka MySQL mempunyai kemampuan untuk dapat melakukan pemasukkan data secara bersamaan. Perintah yang digunakan adalah: INSERT INTO nama_tabel kolom_a,kolom_b,.,kolom_n) VALUES (isi kolom_a,isi kolom_b_.....,isi kolom_n) (isi kolom_a,isi kolom_b_.....,isi kolom_n)

3 3

(isi kolom_a,isi kolom_b_.....,isi kolom_n)

7. Merubah Data Untuk merubah data pada tabel,perintah yang akan digunakan adalah : UPDATE nama_tabel SET kolom =data_baru; 8. Menampilkan Data Perintah yang digunakan untuk menampilkan data adalah SELECT, bentuk umunya adalah : a. Menampilkan semua kolom SELECT*FROM nama_tabel; b. Menampilkan beberapa kolom SELECT*FROM nama_tabel=nama_field yang ingin di tampilkan c. Menampilkan semua kolom SELECT*FROM nama_tabel;

Berikut ini adalah tipe data yang terdapat pada MySQL : 1. Tipe Data Numerik Numerik adalah salah satu bentuk data yang berupa data angka,di dalam bentuk numerik sendiri di bagi menjadi beberapa bentuk yang bentuk-bentuk tersebut berkaitan dengan panjang data yang dapat ditampung. Berikut adalah bentuk-bentuk dari tipe numerik dapat di baca pada tabel berikut. Tabel 2.1 Tipe Data Pada MySQL

3 4

Tipe Data

Keterangan Tipe ini merupakan bentuk numerik yang paling kecil dalam menangani data di dalamnya,tipe TINYINT dapat

TINYINT menangani data mulai dari angka -128 sampai dengan 127 Setelah tipe TINYINT yang memiliki kemampuan menyimpan data lebih besar adalah SMALLINT,yaitu SMALLINT mampu untuk menangani data mulai dari -32768 sampai dengan 32767 Tipe Numerik MEDIUMINT dari -8388608 sampai dengan 8388607 Tipe INT merupakan tipe yang sangat sering digunakan dalam pembuatan database, karena tipe ini dirasakan INT sangat cukup menampung dalam menangani data, yaitu mampu untuk menyimpan data mulai dari 2147483648 samapi 214748647 Bentuk terbesar dalam menangani data numerik adalah dengan BIGINT menggunakan tipe BIGINT yaitu mampu yang sederhananya adalah bentuk

MEDIUMINT, yaitu yang mampu menangani data mulai

menangani data mulai dari -9223372036854775808 sampai dengan 9223372036854775807

2. Tipe data untuk tanggal dan jam Mysql juga memiliki tipe data tersendiri dalam hal menangani masalah penanggalan dan waktu. Sebenarnya pada saat membuat sebuah tabel, untuk dapat menyimpan data yang berupa tanggal dan waktu juga menggunakan karakter, akan tetapi apabila menggunakan bentuk karakter maka data yang

3 5

akan dimasukkan dianggap sebagai data string dan bukan data waktu atau tanggal. Waktu dan tanggal adalah satu bentuk data yang paling penting dalam sebuah database, karena dengan menggunakan bentuk ini kita dapat melakukan penyimpanan data yang menyangkut waktu dan tanggal seperti lahir, tanggal mulai dan lain sebagainya untuk lebih jelasnya berikut tipe data yang menangani waktu dan penanggalan.

Tabel 2.2 Tipe data untuk tanggal dan jam Tipe Data Keterangan Bentuk ini merupakan tipe data yang dapat menyimpan dua buah tipe data sekaligus, yaitu penanggalan dan waktu. Benntuk yang dapat dibuat oleh Datetime adalah 0000-0000 dan 00:00:00, yang dapat diterangkan bahwa 0000-00Datetime 00 merupakan bentuk penanggalan yang dimulai dari tahun, bulan dan tanggal. Selanjutnya 00:00:00 adalah tempat untuk menyimpan waktu dan jam. Sebagai contoh pada tahun 2009-06-22 dan dengan pewaktuan 08:15:45 Bentuk tipe data Date digunakan untuk menyimpan data penanggalan saja, yang memiliki bentuk penulisan 0000-00Date 00. Penggunaan ini mirip seperti pada Datetime, hanya saja yang didukung hanya penaggalan saja. Contoh 2009-06-22. Timestamp Bentuk penanggalan dengan Timestamp dapat dibuat berjajar

3 6

tanpa

ada

pembatasnya,

berikut

adalah

prototype

penulisannya 00000000000000 Bentuk Time hanya digunakan untuk menyimpan data berbentuk penanggalan yaitu dimulai dari tahun yang dibaca dari dua karakter terakhir dan selanjutnya diikuti bulan dan Time tanggal. Bentuk penulisannya adalah 00:00:00. Pada prototype pewaktuan tersebut dapat dijabarkan bahwa 00 adalah jamdetik. Contoh 08:35:55 yang diikuti menit dan Bentuk paling sederhana adalah Year yang hanya dapat menyimpan data berupa tahun saja yang ditulis secara lengkap Year 4 digit, bentuk penulisannya adalah dengan 0000, sebagai contoh 2009 atau 1999 3. Tipe Data String Selain numeric dan pewaktuan, Mysql juga mendukung dengan data data yang bersifat String atau karakter. Pada jenis data ini dapat melakukan penyimpanan data yang bentuknya lain dari kedua tipe data yang telah disebutkan di atas. Bentuk String adalah salah satu bentuk yang harus dimiliki dan didukung oleh setiap database, data string dapat menyimpan sumua data baik itu Numeric maupun waktu dan tanggal. Tidak hanya itu, tipe string sebenarnya memiliki pengertian sebuah tipe data yang mampu menampung semua data yang berupa string. String disini dapat diartikan sebagai bentuk yang berupa karakter misalnya nama, alamat, email, pesan maupun semua data yang berbentuk data dari alphabet. Banyak sekali tipe string yang dapat didukung oleh Mysql dari mulai yang

3 7

berukuran byte sampai dengan giga byte. Di dalam tipe string Mysql memiliki dua bentuk dukungan yang dibagi menjadi dua kelompok yaitu kelompok data yang bentuknya teks besar dan karakter teks kecil. Berikut adalah beberapa type yang tergolong dalam tipe data string.

Tabel 2.3 Tipe Data String Tipe Data Varchar Char Keterangan Bentuk ini dapat menyimpan data sampai 225 karakter, jadi tipe ini dapat digunakan apabila data yang dimasukkan tidak lebih dari batas tersebut. Bentuk Char adalah bentuk yang sama dengan varchar yaitu mampu menangani data sampai dengan 225 karakter. Akan tetapi dari kedua tipe tersebut memiliki perbedaan yang sangat seknifikan yaitu dalam hal penyimpanan data.

Sebagai gambaran, apabila dibuat sebuah kolom dengan tipe Varchar(25) maka data yang dapat dimasukkan paling banyak 25 digit dan juga dpat dimasuki data kurang dari 25 digit. Akan tetapi apabila dibuat sebuah kolom dengan tipe data Char(4) maka data yang dapat dimasukkan sebanyak 2 karakter, maka data tersebut akan tetap dibaca dalam 4 digit, sehingga keadaan seperti ini akan sangat memboroskan ketersediaan memori computer. Berbeda pada Varchar yang

3 8

memberi batasan sebesar 25 maka data yang dapat dimasukkan selebar 10 karakter yang juga dibaca menjadi 10 karakter bukan 225 karakter Tipe ini adalah tipe validasi, pada type ini data yang mungkin akan menjadi isi dari kolom tersebut harus ditentukan terlebih dahulu. Misalnya pada pembuatan kolom Enum yang isinya mengenai golongan darah yang memiliki anggota A,B,AB dan O. Maka bentuk penulisannya adalah Enum (A, B, AB, O). Tipe data set sebenarnya memiliki fungsi yang sama dengan Set tipe Enum, yaitu dengan mendeklarasikan anggoata dari isi kolom yang mungkin akan menjadi anggotanya. Tipe ini merupakan bentuk yerkecil dari Tinytext bentuk

penyimpanan data string, tipe ini mampu menangani data sampai dengan 2^8-1 data. Bentuk Tinytext adalah bentuk yang sama dengan Tinyblob,

Tinyblob yaitu mampu menangani data sampai dengan2^8-1 data. Bentuk Text adalah salah satu bentuk dukungan tipe string Text yang mampu menangani data sampai dengan berukuran 2^16-1 (64K-1) data. Bentuk ini adalah bentuk kedua dari tipe text yang memiliki Blob kemampuan sama yaitu sampai dengan 2^16-1 (64-1) data. 2.8 Koneksi PHP ke MySQL Sejumlah fungsi selalu berawalan mysql yang digunakan untuk mengakses ke database MySQL. Adapun beberapa fungsi connect yang digunakan program antara lain :

Msql_select_db ("namadatabase",$koneksi) $Koneksi = mysql_connect (host,user,password) $array=mysql_fetch_array ($query) $query=mysql_query("select*from nama_tabel",$koneksi)

3 9

1. Fungsi mysql_connect Fungsi connect yang perlu diperhatikan adalah nama host,password,dan nama pemakai (username) yang digunakan untuk melakukan hubungan koneksi ke database. Contoh kode sintak,sebagai berikut :

2. Fungsi msql_select_db Fungsi yang digunakan untuk memilih database yang akan digunakan. Contoh penulisan, sebagai berikut :

3. Fungsi mysql_query Fungsi yang digunakan untuk mengambil seluruh query dari isi tabel database. Contoh penulisan, sebagai berikut :

4. Fungsi mysql _fetch_array Fungsi yang digunakan untuk mengambil record dan database dan memasukkannya kedalam array asosiatif, array numeris atau keduanya. Contoh penulisan, sebagai berikut :

$row=mysql_fetch_row ($query)

4 0

5. Fungsi mysql _fetch_row Fungsi ini juga hampir sama dengan fungsi mysql _fetch_array,hanya saja array yang dihasilkan array numeris. Contoh penulisan, sebagai berikut :