FAIL MEJA KELAB DAN PERSATUAN

1. OBJEKTIF 1.1 Memberi panduan untuk melaksanakan tanggungjawab sebagai Penyelaras Kelab dan Persatuan 1.2 Membolehkan Penyelaras Kelab dan Persatuan mengamalkan satu kaedah pengurusan yang efektif dan sistematik 1.3 prosedur yang jelas 1.4 kecemerlangan Menyediakan proses-proses yang boleh diikuti dan dinilai mengikut Menggerakkan pengurusan Kelab dan Persatuan ke arah

48

2.

CARTA ORGANISASI

PENGERUSI Pengetua

NAIB PENGERUSI GPK KoKurikulum

SETIAUSAHA KOKURIKULUM

PENYELARAS KELAB DAN PERSATUAN

KELAB/PERSATUAN AKADEMIK

KELAB/PERSATUAN BUKAN AKADEMIK

GURU PENASIHAT

GURU PENASIHAT

GURU PENASIHAT

GURU PENASIHAT

GURU PENASIHAT

GURU PENASIHAT

49

3. 3.1 3.2 3.3 3.4

SENARAI TUGAS

Merancang aktiviti Kelab dan Persatuan Mengatur dan menyelia perjalanan Kelab dan Persatuan Menyediakan jadual waktu untuk perjumpaan dan mesyuarat Menyelaraskan semua aktiviti

3.5 Menyediakan borang kebenaran ibu bapa/penjaga untuk pelajar memasuki Kelab dan Persatuan 3.6 Menentukan aktiviti, surat menyurat dan Minit Mesyuarat Agung direkod dan difailkan

3.7 Memastikan mesyuarat agung dan pemilihan AJK diadakan setiap tahun pada tarikh yang ditetapkan 3.8 Menguruskan Buku Rekod/Kad Kokurikulum:

3.8.1 Mengagihkan Kad Kokurikulum kepada guru untuk diedarkan kepada semua pelajar 3.8.2 Mengutip kembali daripada guru pada akhir tahun untuk simpanan dan rekod di bilik GPK Kokurikulum 3.9 3.9.1 3.9.2 3.9.3 3.9.4 3.10 3.11 Menyediakan borang/buku yang diperlukan untuk aktiviti: Borang memasuki persatuan Borang senarai AJK dan ahli Buku Laporan Kegiatan Fail-fail yang diperlukan Mengumpulkan rancangan tahunan pada awal tahun untuk edaran, rujukan dan rekod Mengumpulkan laporan tahunan dan buku kegiatan untuk edaran, rujukan dan rekod

3.12 Membuat laporan tahunan keseluruhan tentang aktiviti dan pencapaian Kelab dan Persatuan sekolah

50

4. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Pengetua Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas PegawaiPegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan GPK Kokurikulum Penyelaras Kelab/Persatuan

1. Merancang aktiviti Kelab dan Persatuan 2. Mengatur dan menyelia perjalanan persatuan dan kelab 3. Menyediakan jadual waktu untuk perjumpaan dan mesyuarat 4. Menyelaraskan semua aktiviti 5. Menyediakan borang kebenaran ibu bapa/penjaga untuk pelajar memasuki persatuan/kelab 6. Menentukan aktiviti, surat menyurat dan Minit Mesyuarat Agung direkod dan difailkan 7. Memastikan mesyuarat agung dan pemilihan AJK diadakan setiap tahun pada tarikh yang ditetapkan 8. Menguruskan Buku Rekod/Kad Kokurikulum: 8.1 Mengagihkan Kad Kokurikulum kepada guru untuk diedarkan keopada semua pelajar

Menentukan aktiviti Mengatur dan mengawal

Mengatur aktiviti Kebenaran membawa/penglibatan pelajar Memilih,menyedia surat/simpan rekod Menentukan mesyuarat

GPK Kokurikulum GPK Kokurikulum/ Guru Penasihat Setiausaha

Mengedar buku dan kad kokurikulum

Penyelaras Kelab/Persatuan

51

8.2 Mengutip kembali daripada guru pada akhir tahun untuk simpanan dan rekod di bilik Penolong Kanan Kokurikulum 9. Menyediakan borang/buku yang diperlukan untuk aktivitti: 9.1 Borang memasuki persatuan 9.2 Borang senarai AJK dan ahli 9.3 Buku Laporan Kegiatan 9.4 Fail-fail yang diperlukan 10 mengumpulkan rancangan tahunan pada awal tahun untuk edaran, rujukan dan rekod 11. Mengumpulkan laporan tahunan dan buku kegiatan untuk edaran, rujukan dan rekod 12. Membuat laporan tahunan keseluruhan tentang aktiviti dan pencapaian Kelab dan Persatuan sekolah

Mengumpul dan menyimpan Menyediakan borang dan mengawal

Penyelaras Kelab/Persatuan GPK Kokurikulum/ Penyelaras

Mengumpul/menyelaras/ Menyelenggara

Penyelaras Kelab/Persatuan

Menyedia laporan

Penyelaras Kelab/Persatuan

52

5.

PROSES KERJA

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Dirujuk/Tindakan UndangUndang/ Peraturan

1 2

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Kokurikulum Melantik Guru-Guru Penasihat serta menetapkan Kelab dan Persatuan Mengadakan mesyuarat penyelarasan Mendaftarkan ahli mengikut kuota yang ditetapkan

Pengetua Pengetua

3 4

PK Kokurikulum PK Kokurikulum/ Penyelaras Kelab/Persatuan PK Kokurikulum PK Kokurikulum/ Penyelaras Kelab/Persatuan PK Kokurikulum/ Penyelaras Kelab/Persatuan PK Kokurikulum/ Penyelaras Kelab/Persatuan

5 6

Mengadakan mesyuarat melantik AJK Merancang Kegiatan

Menjalankan Kegiatan

Menyediakan Laporan

53

5. CARTA ALIRAN KERJA

Mengadakan mesyuarat Jawatan Kuasa Kokurikulum Melantik Guru-Guru Penasihat dan menetapkan Kelab dan Persatuan

Mengadakan mesyuarat penyelarasan

Mendaftarkan ahli

Mengadakan mesyuarat melantik AJK

Menguruskan pendaftaran pelajar

Merancang kegiatan tahunan

Menjalankan kegiatan

Tidak Ya

Terlaksana?

Menyediakan laporan

54

7. SENARAI SEMAK TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Mesyuarat JK Kokurikulum Melantik Guru-Guru Penasihat Kelab dan Persatuan Mesyuarat Penyelarasan Mendaftarkan Ahli Mesyuarat melantik AJK Merancang kegiatan Menjalankan kegiatan Menyediakan laporan

55

8.

SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN i. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 2/1986 Rekod Kedatangan dan Laporan Gerak Kerja Kokurikulum Pelajar ii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 3/1986 Penyelarasan Pelaksanaan Kurikulum Pengenalan Kepada Komputer dan Kegiatan Kelab Komputer Sekolah iii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1988 Panduan Penubuhan dan Pengurusan Kelab Perekacipta Sekolah iv. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 4/1992 Panduan Penubuhan dan Pengurusan dan Pengurusan Persatuan Silat Sekolah v. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1999 Garis Panduan Pengendalian Aktiviti Sokongan Bahasa Inggeris Di Sekolah vi. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 7/1999 Penubuhan Kelab Pencegahan Jenayah Di Sekolah Menengah vii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 8/2000 Panduan Penubuhan dan Pengurusan Kelab Komputer/Teknologi Maklumat Sekolah viii. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 17/2000 Penubuhan Kelab Rukun Negara Di Sekolah-Sekolah ix. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 20/2000 Panduan Penubuhan Persatuan Agama Bukan Islam Di Sekolah-Sekolah

56

9. NORMA KERJA

BIL JENIS KERJA

MASA YANG DIAMBIL

JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN DALAM SEMINGGU Semua Unit Semua Unit Semua Unit Semua Unit Semua Unit Semua Unit Semua Unit Semua Unit

1 2 3

Mesyuarat Jawatankuasa Kokurikulum Melantik Guru-Guru Penasihat dan Menetapkan Kelab dan Persatuan Mengadakan mesyuarat penyelarasan

2 Jam 1 Jam 1 Jam

Mendaftar ahli 4 Mesyuarat pelantikan AJK 5 Merancang kegiatan 6 Menjalankan kegiatan 7 Menyediakan laporan 8 1 Jam 2 Jam 1 Jam 2 Jam 2 Jam

57