P. 1
1. SOP Retensi Arsip.pdf

1. SOP Retensi Arsip.pdf

|Views: 1,185|Likes:
Dipublikasikan oleh naufical
SOP Retensi Arsip
SOP Retensi Arsip

More info:

Published by: naufical on Mar 08, 2013
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/07/2014

pdf

text

original

INSPEKTORAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

November 2012

SOP RETENSI ARSIP
Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan pengganti dari Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 2. Peraturan Pemerintah 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip 3. Permendiknas Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Depdiknas 4. Permendiknas Nomor 13 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional 5. Permendiknas Nomor 5 Tahun 2009 tentang Rincian Tugas Itjen Depdiknas 6. Permendiknas Nomor 39 Tahun 2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional 7. Permendikbud Nomor 48 Tahun 2011 tanggal 24 Oktober 2011 tentang Perubahan Penggunaan Nama Kementerian Pendidikan Nasional menjadi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 8. Permendikbud Nomor 1 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemdikbud Keterkaitan SOP Penataan Arsip Kualifikasi Pelaksana 1. Memiliki Pengetahuan tentang Arsip 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan Agenda arsip, ATK, lembar berita acara pemindahan arsip, alat penghancur kertas, lembar jadwal retensi arsip, lembar permohonan persetujuan pemusnahan arsip, lembar berita acara pemusnahan arsip Pencatatan dan Pendataan 1. Berita Acara Pemindahan Arsip 2. Jadwal Retensi Arsip (JRA) 3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip 4. Berita Acara Pemusnahan Arsip

Peringatan 1. Pemusnahan arsip dapat dilakukan atas persetujuan Kepala Bagian Umum sebagai Penanggung Jawab unit kearsipan 2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip 3. Daftar Penelaahan Pemusnahan Arsip sebagai pertanggungjawaban terhadap arsip yang dimusnahkan

NO

AKTIVITAS

1

PELAKSANA 2

3

1. Menyeleksi Arsip berdasarkan JRA

Staf pada Bagian dan Inspektorat

Persyaratan Perlengkapan Jadwal Retensi Arsip

MUTU BAKU Output Terdatanya arsip - arsip berdasarkan urgensi dan JRA

Waktu

Ket

Hari

3 Rata - rata Arsip per tahun 20.000,

NO

AKTIVITAS

1

PELAKSANA 2

3

Persyaratan Perlengkapan

MUTU BAKU Output per tahun

Waktu

Ket jumlah tenaga 20 orang, volume = 4 Frek, 5 menit/ berkas

2. Permohonan Persetujuan Retensi Arsip

Kasubbag TU terkait Sekretaris Inspektur pada Kabag bagian terkait dan Inspektorat Kasubbag RT

1 Surat Permohonan 2 Daftar Retensi Arsip

Persetujuan Retensi Arsip

15 Menit

3. Menyerahkan Daftar Retensi Arsip

1 Daftar Retensi Arsip 2 Daftar Arsip Formulir Pertelaahan Pemusnahan Arsip Kabag Hukep Sekretaris 1 Surat permohonan SK Pemusnahan Arsip 2 Daftar Pertelaan Arsip Daftar Berita Acara Pemusnahan Arsip

Diterimanya Daftar Retensi Arsip Terisinya Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip Terciptanya SK Pemusnahan Arsip

10 Menit

4. Pengisian Daftar Pertelaan

Staf RT

15 Menit

5. Permohonan pembuatan Surat Keputusan Pemusnahan Arsip

KBU

10 Menit

6. Pengisian Berita Acara Pemusnahan Arsip

Staf RT

Terisinya Berita Acara Pemusnahan Arsip Termusnahkannya Arsip Inaktip yang telah tidak terpakai

15 Menit

7. Pemusnahan arsip a. Arsip kurang dari lima tahun disahkan oleh pimpinan unit pengolah I berkoordinasi dengan pusat arsip Kementerian dan mendapat rekomendasi dari pimpinan pusat arsip Kementerian b. Arsip lebih dari lima tahun disahkan oleh pimpinan unit pengolah I dan menyerahkan ke pusat arsip Kementerian

Staf RT

Kasubbag KBU RT

1 Persetujuan Atasan 2 Daftar Arsip musnah

180 Menit

NO

AKTIVITAS

1 Staf RT

PELAKSANA 2 Kasubbag KBU RT

3

8. Pemindahan Arsip Inaktif a. Memeriksa arsip yang akan dipindahkan dan sudah memasuki masa retensi sebagai arsip inaktif b. Membuat daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan c. Menata arsip dalam boks sesuai dengan sistem penataan d. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif e. Melaksanakan pemindahan arsip berkoordinasi dengan Pusat Arsip Kementerian 9. Membuat laporan

Persyaratan Perlengkapan Daftar Arsip

MUTU BAKU Output Daftar Arsip yang dipindahkan

Waktu 30 Menit

Ket

Staf RT

Kasubbag RT

1 ATK 2 Daftar Arsip

Tersedianya laporan arsip

60 Laporan Menit Tahunan

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->