Anda di halaman 1dari 7

PEDOMAN PROSEDUR

HUMAS

Kode Dokumen Tgl. Terbit Revisi Halaman

: : : : 1 dari 4

Tanda Tangan

Disetujui oleh Manajer 1

Dibuat oleh Kepala Humas

Tanggal

/ 0 / 2011

/ 0 / 2011

I.

TUJUAN

Prosedur ini menjamin semua aktivitas yang berkaitan dengan kegiatan Kehumasan Universitas Kanjuruhan Malang II. LINGKUP 1. Penyusunan jadwal dan matrik penggunaan ruang microteaching 2. Monitoring & perekaman pelaksanaan kegiatan microteaching 3. Pemeliharaan dan pengecekan alat secara berkala 4. Pengelolaan pemakaian buku dan VCD pembelajaran 5. Melaksanakan penanganan komplain pemakaian ruang Microteaching

III.

PENANGGUNG JAWAB Ka. Humas dan staf Humas

IV.

ACUAN 1. SK Rektor No: 199/VI.A6/UK-ML/XII.2008 Tentang Pengangkatan Pejabat Struktural Universitas Kanjuruhan Malang Masa Bakti 2008- 2012. 2. Kebijakan Akademik Universitas Kode dokumen: R00.KA.001 3. Standar Akademik Universitas Kode dokumen: R00.SA.001 4. Pedoman Mutu

PEDOMAN PROSEDUR RUANG MICROTEACHING Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)

DESKRIPSI

DOKUMEN

PENANGGUN G JAWAB Ka. LP3L dan Laboran

1. Lembar - Humas mengumpulkan data biaya informasi pendiikan dari berbagai PT lain dan biaya tentang biaya tahun lalu. pendidikan 1) Data tersebut dikirimkan oleh 2. Surat Humas ke Rektorat untuk pemberitahua mendapatkan biaya pendidikan n besaran yang baru. biaya 2) Berdasarkan informasi dari pendidikan Humas, Rektorat membuat tarif 3. Surat PMB yang baru dan pemberitahuan mengirimkannya ke Humas pemakaian sebagai bahan informasi ke 1. Persiapan Sosialisasi PMB

publik khususnya calon ruang mahasiswa baru. microteaching - Humas membuat iklan PMB di berbagai ke masingsurat kabar dan radio maupun dalam masing Prodi bentuk spanduk serta media promosi FKIP lainnya. 4. Jadwal/Matrik a. Humas merancang berkas-berkas pembagian lainnya dan mencetak untuk ruang mempersiapkan proses PMB Microteaching Berkas-berkas yang perlu dipersiapkan adalah : 1) Brosur/Leaflet informasi PMB 2) Jadwal rinci PMB 3) Surat-surat penawaran kerjasama PMB ke berbagai sekolah mitra 4) Poster 5) Buku panduan daftar ulang 6) Formulir PMDK dan reguler 2. Pelaksanaan Sosialisasi PMB a. Humas bersama tim promosi yang telah dibentuk berdasarkan S.K. Rektor merancang jadwal kegiatan dan tenaga yang bertanggungjawab pada kegiatan sosialisasi tersebut (disesuaikan dengan kegiatan ekspo sekolah). Sosialisasi PMB dilakukan melalui : 1) Iklan media masa 2) Iklan poster/spanduk/baliho 3) Ekspo pendidikan 4) Website 5) Presentasi langsung kepada siswa-siswa di sekolah 6) Wisata kampus/open house

b. Petugas Humas pada saat berjaga di


stand pameran bertugas : 1) Memberi informasi kepada para pengunjung (siswa sekolah, orang tua siswa, guru, dan umum) dan sekaligus memberikan leaflet kepada yang membutuhkan 2) Menjual formulir pendaftaran 3) Melakukan presentasi di kelas jika diberi kesempatan oleh sekolah 4) Mengadakan tes masuk kepada

calon mahasiswa jika ada kesempatan dan sekolah memberi ijin

- Humas memberi usulan/masukan/permi ntaan/tawaran mengikuti/mengadakan kegiatan pameran kepada Rektor - Setelah disetujui Rektor maka PR IV memberikan pengarahan kepada Ke. Humas - Ka Humas memberi pengarahan kepada Staf dan petugas untuk menangani, memantau persiapan, penyelenggaraan da ascapenyelenggaraan KaHumas dibantu pelaksana merencanakan rapat awal dengan mengundang unit-unit terkait dan/atau pihak ketiga (penyelenggara, kontraktor pameran, florist, katering, percetakan, dll) serta pembentukan Tim Teknis dan pembuatan risalah rapat awal -KaHumas bersama pelaksana dan pihak ketiga menyiapkan

Pengorganisasian Pameran/Expo Pendiikan

1. Presensi Dosen

Laboran

layout stand pameran (sewa booth, penambahan electricity dan security, loading dan fitting barang,
parkir, dll) -Ka.Humas dan pihak ketiga melakukan rapat-rapat lanjutan dan finalisasi

(penentuan rundown
acara, pengisi acara, penanggung jawab, penyelenggara dan pihak ketiga serta melakukan peninjauan lokasi) Pelaksanaan dan pemantauan:

Loading barang dan Fitting stand (materi)


pameran, pelaksanaan pameran, penutupan,

bongkar stand dan checking barang.


Penerbitan Media cetak Berkala
- Humas memberi usulan/masukan/permi ntaan/tawaran mengikuti/mengadakan kegiatan

Buku / kartu pengecekan alat

Ka. LP3L dan Laboran

pameran kepada Rektor - Setelah disetujui Rektor maka PR IV memberikan pengarahan kepada Ke. Humas PRIV menerima, membaca, mendisposisikan kepada Kabag Humas yang ditunjuk selaku Pimpinan Redaksi untuk diselesaikan. -Kabag Humas menerima, membaca, mendisposisikan kepada staf yang ditunjuk selaku Redaktur Pelaksana untuk melakukan rapat redaksi, dan membuat daftar isi. -Membuat daftar wawancara untuk para nara sumber yang akan mengisi Media Cetak Berkala; c. Membuat notulen rapat, dan penugasan penulisan/peliputan kepada para peserta rapat selaku tim redaksi dengan deadline yang ditentukan; -Pelaksana mengumpulkan data/informasi, tulisan, hasil wawancara. Untuk diolah kemudian melakukan layout/ dan Melakukan editing; Hasil layout disampaikan kepada KaHumas selaku Pemred untuk diedit ulang. - Kepala Bagian Humas yang ditunjuk selaku Pimpinan Redaksi: menerima dummy, melakukan editing akhir dan membuat tulisan untuk mengisi kolom dari redaksi. Hasil editing dikembalikan kepada Redaktur Pelaksana untuk difinalisasi. ] -Redaksi pelaksana: Melakukan finalisasi dummy Media Cetak Berkala dan meminta pihak ke-3 untuk melakukan percetakan.

dan tindakan perbaikan.

- Membuat konsep surat pengantar perihal penyampaian Media Cetak Berkala - Menugaskan Petugas untuk mendistribusikan Media Cetak Berkala. -Pelaksana melakukan distribusikan kepada alamat yang telah ditentukan atau ke kantor Fakultas, Prodi, serta unit-unit kerja yang telah ditentukan.

Pengelolaan Pengembangan Web

dan -Ka Humas menerima berita dokumen berita atau siaran

pers yang akan ditayangkan pada portal.

Buku peminjaman buku/VCD pembelajaran

Laboran

- Bagian Publikasi menerima


disposisi , dokumen berita atau siaran pers yang akan ditayangkan pada portal, selanjutnya menugaskan Pelaksana untuk upload data. - Pelaksana melakukan proses

upload data berita atau siaran pers - Pelaksana melakukan proses upload data berita atau siaran pers - Mendokumentasikan data
berita atau siaran pers yang

telah di-upload Perekaman kliping media cetak


Bagian Publikasia menyerahkan kliping kepada KaHumasi untuk diteliti . KaHumas i mendistribusikan kliping kepada bagian publikasi untuk dibuat kriteria pemberitaan, antara lain: nama media, halaman, luas kolom, nara sumber, kriteria berita, topik, , dan abstraksi berita

1. Buku

komplain 2. Analisa hasil komplain.

Ka. LP3L dan Laboran

Bagian Publikai menentukan kriteria pemberitaan dan menyerahkan kepada Kahumas Kahumas menyerahkan hasilnya kepada pelaksana untuk direkam

5. Pelaksana melakukan perekaman

untuk loading ke website Unikama Penyelenggaraan Konferensi nPers


Kabag Humas menerima, Membaca disposisi pimpinan kemudian menerima, membaca, meneliti dan melakukan koordinasi dengan unit terkait 5. Pelaksana melakukan koordinasi dengan Bagian Penyiapan Persidangan dan Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Umum mengenai setting ruangan, konsumsi, sound system, MC, dan penerima tamu serta menghubungi/ mengundang Media Massa Pelaksanaan Konfernsi Pers dilaksanakan bekerjasama dengan unit terkait dalam rangka penyediaan informasi Terselenggaranya Konferensi Pers Pimpinan, menyampaikan perintah atau permintaan pelaksanaan Konferensi Pers kepada Humas

3. Buku

komplain 4. Analisa hasil komplain.

Ka. LP3L dan Laboran