PROSES PENGEMBANGAN SISTEM

Akuntan biasanya menerapkan pendekatan sistem dalam pengembangan sistem informasi yang baru, pengembangan ini biasa disebut daur hidup pengembangan sistem Akuntan perlu mengetahuinya karena : Mereka berpartisipasi dalam tim proyek yang merancang sistem akuntansi. Auditor mereview dan memberi saran untuk sistem baru sebelum melaksanakan implementasi.

1.

2.

Tujuan Pengembangan Sistem Perkembangan teknologi komputer dalam akuntansi memaksa akuntan untuk lebih memperhatikan metode dalam pengembangan sistem akuntansi yaitu double entry Tujuan dari pengembangan adalah pengimplementasian sistem yang sukses
Adapun suatu sistem dapat dikatakan sukses jika dapat mencapai sasaran sebagai berikut :

1.

Menghasilkan informasi yang benar dan tepat waktu. Sistem akuntansi yang berhasil diimplementasikan di komputer harus mempunyai internal kontrol yang dapat mencegah dan mendeteksi kesalahan dan kecurangan sehingga menghasilkan informasi yang benar. Informasi dalam komputer diupdate dalam kurun waktu tertentu, untuk itu dipilih metode pemrosesan transaksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga pengguna tersebut dapat mengakses informasi itu kapan saja dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, sehingga menghasilkan informasi tepat waktu misalnya informasi tentang persediaan barang, dan lain sebagainya.

2. Waktu yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem Sistem akuntansi yang berhasil pengembangannya harus selesai dalam jangka waktu yang masuk akal dan tidak melanggar prinsip cost benefit ratio. Untuk menghindari kegagalan ini, maka harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Perancang sistem harus membatasi skop dari sistem yang baru, sehingga dapat dikembangkan dalam jangka waktu yang masuk akal. Contohnya dengan pengaplikasian siklus transaksi tertentu yang membutuhkan pengembangan saja bukan pada keseluruhan siklus. b. Perancangan sistem menggunakan teknik manajemen proyek sehingga dapat diestimasi waktu dan biaya untuk setiap kegiatan.

3. Memenuhi kebutuhan organisasi atau perusahaan. Sistem harus menyediakan informasi yang berarti dan relevan pada penggunanya, baik sekarang maupun yang akan datang. a. Untuk sekarang (Current) Dibentuk komite manajemen yaitu Steering Committee Sistem Informasi yang mempertimbangan dan menyetujui sistem baru dengan dasar proyek per proyek dimana mereka harus yakin terlebih dahulu tentang kemampuan sistem baru tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi sekarang. b. Untuk jangka panjang Perusahaan harus mempunyai master plan jangka panjang yang meneliti kebutuhan informasi pada tingkat yang lebih luas. Master plan ini berdasarkan pada tujuan perusahaan secara keseluruhan, produk baru yang diusulkan, pasar baru yang akan dimasuki dan tugas-tugas penting di masa yang akan datang tentang operasi perusahaan. Untuk itu dibentuk kelompok atau group perencanaan sistem dalam departemen sistem informasi manajemen.

4. Kepuasan pengguna sistem. Untuk menentukan apakah pengguna sistem bergantung pada sistem tersebut dan untuk mengetahui apakah mereka senang dengan operasi dan output sistem tersebut maka dilakukan review pasca implementasi sehingga dapat diketahui bahwa pengguna sistem tersebut puas atau tidak puas.

Mendapatkan Penerimaan Sistem Oleh Pengguna Pengguna dapat menolak sistem baru dengan alasan-alasan seperti : a. Takut kehilangan pekerjaan (merasa terancam) b. Ancaman terhadap ego atau statusnya. Untuk itu perancang sistem harus belajar untuk mengantisipasi masalah-masalah tersebut dan mengembangkan langkahlangkah untuk mendapatkan penerimaan dari pemakai sistem yaitu :

Input pemakai dalam menyusun kebijakan Sistem informasi komite pengendalian harus melibatkan pengguna dengan mengikut sertakan perwakilan tiap elemen perusahaan. 2. Dukungan pengguna bagi proyek Perancang sistem harus memperoleh dukungan dari para atasan secara terbuka sehingga bawahan sulit menolak sistem tersebut setelah diterapkan. 3. Partisipasi aktif pengguna dalam proyek Tim proyek dari berbagai disiplin dilibatkan dan saling menyumbangkan keahlian yang unik dalam proses perancangan. 4. Tanggung jawab pengguna akan implementasi sistem. Salah satu tujuan keterlibatan pengguna dalam jangka waktu proyek adalah mendapatkan manajer yang bertanggung jawab bidang pengguna sistem . Manajer ini menjadi penasehat internal dari sistem baru ini.
1.

Relevansinya dengan akuntan

Akuntan berkaitan dengan keberhasilan sistem/tingkat keterlibatan pengguna sistem karena : 1. Akuntan paling banyak menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi. 2. Sistem informasi akuntansi seluruh bagian organisasi. 3. Akuntan adalah internal auditor dari sistem informasi akuntansi

Daur Hidup Pengembangan Sistem

Evolusi dari sistem informasi akuntansi umumnya mengikuti pola siklus tertentun yang disebut : System Development Life Cycle (SDLC) atau daur hidup pengembangan sistem SDLC menjelaskan bagaimana suatu sistem informasi berkembang dari konsepsinya sebagai suatu ide, lalu melalui proses pengembangan dan masuk ke dalam operasi rutin.

Siklus Pengembangan Sistem

1. Manajer menyadari kebutuhan Sistem Informasi yang tidak memuaskan

4. Sistem studi berkembang dan dapat menerapkan Sistem Informasi yang baru sebagai solusi

2. Dia mengusulkan atau meminta solusi orang lain untuk memberi solusi

3. Memilih suatu tim studi untuk menerapkan sistem proses studi pada masalah

Komponen-Komponen SDLC
1.

2.

Perencanaan sistem Idealnya pengembangan sistem dilakukan dalam master plan sistem yang mengkoordinasikan pengembangan sisstem informasi Analisis sistem
Adalah proses meneliti sistem informasi yang ada dan lingkungannya untuk mengidentifikasi perkembangan potensial. Analisis sistem dilakukan karena : a. Sistem yang ada tidak berfungsi seperti yang seharusnya b. Tim studi sistem dapat dipilih karena adanya permintaan baru informasi c. Untuk mendapatkan keunggulan teknologi baru.

3. Desain sistem Dalam perancangan/desain sistem, tim studi menterjemahkan rekomendasi yang dibuat dalam analisis sistem kedalam bentuk yang dapat diimplementasikan, biasanya dengan analisis costbenefit. Dalam proyek yang besar, desain sistem terdiri dua fase : Preliminary Design : suatu sistem dibentuk secara konseptual, dimana tim proyek mulai dengan tujuan sistem dan identifikasi proses-proses utama, data dan laporan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Selanjutnya tim proyek menyiapkan laporan tentang sistem baru ini pada komite pengarah. Spesifikasi yang detail : jika komite pengarah setuju, maka dapat dimulai spesifikasi yang terperinci/detail dari sistem tersebut, contohnya : pengidentifikasian internal kontrol yang penting

a.

b.

4. Implementasi sistem Implementasi sistem ini perlu melalui proses acceptance testing (tes penerimaan)dimana program-program harus dites bersamasama untuk meyakinkan bahwa interface-interface sesuai/cocok.

Saat semua program diuji dan saling dihubungkan dengan prosedur manual, ini disebut pengujian sistem ataun sistem testing. Selanjutnya seluruh tim proyek dan orang-orang yang berpartisipasi didalam aktifitas implementasi yang terakhir yaitu : sistem conversion konversi sistem dimana semua data dari file lama dipindah/dikonversi ke sistem baru sehingga sistem baru ini dapat dimulai dioperasikan.
5. Operasi Sistem Setelah sistem dioperasikan harus dilakukan post implementation review yang bertujuan menentukan apakah sistem tersebut mencapai tujuannya, lalu mengidentifikasi masalah yang perlu dikoreksi dan memberikan umpan balik kepada tim desain. Selain itu perlu ada sistem maintenance (pemeliharaan sistem), terdiri dari tugas-tugas yang penting dalam mengoreksi kesalahankesalahan dalam desian sistem dan membuat perubahan-perubahan penting dalam sistem karena perubahan lingkungannya.

Metodologi Pengembangan Sistem formal.

Beberapa metodologi dalam pengembangan sistem formal : a. Analisis dan desian sistem yang terstruktur Metodologi ini didasarkan pada konsep analisis dan desain yang terstruktur . Analisis terstruktur bergantung pada penggunaan diagram arus data tetapi bukan flow chart yang memaksa analisis untuk berfokus pada sistem logis yaitu apa yang harus dilakukan sistem dan bukan sistem physical / bagaimana sistem bekerja. b. Teknik Informasi Teknik informasi adalah suatu pendekatan yang meliputi seperangkat dan teknik analisis dan desain struktur. Pendekatan ini memberikan kerangka yang komprehenship untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi c. Computer Aided Software Engineering(CASE) tools/ Peralatan CASE Banyak metodologi formal yang menggunakan teknik software denga bantuan komputer. Software ini mengotomatisasi berbagai proses dalam pengembangan sistem, sehingga meningkatkan produktivitas tim proyek dan juga kualitas sistem baru.

Gambar 1 menunjukkan fungsi SDLC dengan CASE

Planning

Analysis

Design

Implemantation

Operation

Rapid Application Development Metode RAD mencoba untuk memberikan sistem yang berkualitas tinggi dengan biaya rendah. Proyek RAD biasanya terdiri dari 4 tahap : Perencanaan Persyaratan Tim melakukan review yang menghasilkan outline fungsi sistem dengan cost dan benefitnya. Menentukan detail fungsi bisnis dan data yang terkait dengan sistem baru Perlengkapan sistem, menunjukkan sistem pada pengguna dan memodifikasi rancangan-rancangan yang perlu. Cutover, memberikan sistem operasional pada pengguna akhir dan melatih mereka menjalankannya.

a.

b. c.

d.

TEKHNIK RAD Tekhnik-tekhnik RAD yang mmepercepat proyek RAD

1.

2.

3.

User Workshop Cara efektif dalam RAD untuk mengumpulkan informasi adalah dengan mengadakan user workshop yaitu pertemuan semua orang kunci yang terlibat dalam proyek, baikyang menggunakan sistem maupun orang-orang Sistem Informasi yang professional. Prototyping Adalah proses yang menghindari struktur dan proses persetujuan formal periodik dari pendekatan tradisional, dimana proses ini bergantung pada pengembangan suatu prototype/model sistem baru Timeboxes Timeboxes adalah periode waktu yang tetap dimana tim proyek harus memberikan sistem yang dijalankan 4. Komponen yang dapat digunakan kembali (Reuseable Components) RAD dapat berjalan dengan baik jika komponen-komponen yang telah dikembangkan dalam sistem sebelumnya, karena komponen-komponen tersebut telah digunakan berkali-kali sehingga seperti telah dites menyeluruh dan karenanya hanya mempunyai sedikit kesalahan 5. Alat-alat pengembangan RAD memerlukan penggunaan alat-alat software tingkat tinggi yang tepat, misalnya CASE tools

Pengembangan Orientasi Obyek

Pengembangan ini berfokus obyek/elemen sistem. Suatu obyek adalah representasi komputer dari seseorang, tempat atau benda. Tim pengembangan mengidentifikasi obyek yang relevan , pengetahuan yang relevan, dan fungsifungsinya Dengan pengembangan ini, semuanya tersimpan di dalam komputer sehingga orang/program lain tidak bisa mendapatkan pengetahuan ini tanpa menggunakan metode obyek tersebut

Keterlibatan Auditor dalam Desain Sistem

Biasanya internal auditor berpartisipasi dalam SDLC dimana dia dapat memberikan usulanusulan selama perancangan. Sedangkan auditor independen dapat menugaskan desain sistem ini pada staff sistem informasinya. Selain terlibat umumnya pada fase perancangan, mereka juga mereview spesifikasi sistem dan juga terlibat dalam fase implementasi , pengujian dan konversi dan juga mereview kembali sistem tersebut.

Keterlibatan auditor ini berkaitan dengan auditability/audit trail dan pengendalian sistem
* Audit trail : memungkinkan auditor mengevaluasi akurasi laporan keuangan yang dibuat oleh sistem dan menentukan sumbersumber kesalahannya. * Pengendalian : Auditor harus mengetahui pengendalian dalam sistem , dimana sistem yang baik mempunyai ukuran pengendalian yang baik yang menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan dapat diandalkan.

Kesimpulan :
1.

2.

3.

Tujuan dari pengembangan sistem adalah membuat suatu sistem informasi yang sukses. Pengembangan sistem adalah bagian dari daur hidup pengembangan sistem (SDLC) yang terdiri dari 4 komponen yaitu : analisis, desain, implementasi dan operasi. Auditor berpartisipasi dalam pengembangan sistem dengan tujuan untuk memastikan adanya internal control yang memadai.