ARAHAN PERKHIDMATAN DAN ARAHAN KESELAMATAN 1.

Cik Fiza seorang Penolong Pengarah Tadbir, telah dipertanggungjawabkan untuk mengurus system fail di jabatannya. Ketua Jabatannya telah mengarahkan beliau supaya mengkaji system fail sedia ada bagi mengatasi permasalahan-permasalahan berikut: a) fail-fail yang berpindah tangan dari seorang pegawai kepada seorang pegawai lain tanpa melalui Bahagian Pendaftaran Fail. b) Fail-fail yang tersimpan terlalu lama di tangan seseorang pegawai c) Fail-fail yang terlalu tebal dan telah melebihi had kandungannya. Nyatakan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan oleh Cik Fiza dalam mengatasi permasalahan di atas. Jawapan: a) Cik Fiza hendaklah menyediakan borang-borang perjalanan fail yang mempunyai butir-butir berikut: i. ii. iii. iv. v. no. fail nama fail pegawai yang mengedarkan fail pegawai yang menerima fail tarikh dan tandatangan dari pegawai-pegawai yang mengedarkan fail.

b) Sebagai seorang Penolong Pegawai Tadbir, Cik Fiza boleh mengeluarkan surat edaran dalaman kepada pegawai-pegawai agar menghantar balik fail ke Bahagian Pendaftaran Fail sekiranya sesuatu fail itu telah selesai diambil tindakan atau tidak dapat diteruskan kerana menunggu butir-butir lanjut atau sebab-sebab lain. Jika perlu fail berkenaan boleh disimpan dalam perhatian. c) Cik Fiza hendaklah mengambil tindakan membuka satu kulit fail baru yang mempunyai tajuk dan nombor yang sama dan ditanda sebagai Jilid II dengan terang. Fail asal hendaklah ditanda Jilid I. Fail baru ini hendaklah juga direkodkan dalam doket sebagai satu fail berasingan dan dimasukkan selepas rekod fail Jilid I. Tindakan yang sama juga bolehlah diambil bila membuka fail Jilid III dan selanjutnya.

2.

Sesebuah agensi kerajaan bercadang untuk mengadakan satu persidangan yang akan membincangkan ancaman pengganas dan keselamatan Negara. Persidangan ini akan diadakan di salah sebuah hotel terkemuka di Kuala Lumpur dan akan dihadiri oleh semua pihak yang terlibat dengan urusan keselamatan Negara. Berdasarkan kepada agenda yang ditetapkan, persidangan ini dijangka meliputi perbincangan serta tayangan filem yang mengandungi maklumat terperingkat Sulit, Rahsia dan Rahsia Besar. a) Nyatakan langkah-langkah keselamatan berkesan yang perlu diambil oleh penganjur semasa mengadakan persidangan tersebut. b) Nyatakan asas-asas yang diambilkira bagi memastikan tahap keselamatan dokumen yang dibincangkan dan ditayangkan akan terkawal. Jawapan: a) Langkah-langkah keselamatan berkesan ialah; i. ii. iii. iv. tiada sesiapa yang tidak dibenarkan dapat masuk ke kawasan atau tempat di mana ianya diadakan tiada sesiapa yang tidak dibenar ekses kepada perkara terperingkat mendapatnya tiada sesuatu perkara terperingkat dibawa keluar dari tempat atau kawasannya dengan cara-cara yang tidak dibenarkan tapisan keselamatan dan pemeriksaan fizikal hendaklah dikenakan ke atas semua orang yang menghadirinya termasuk kakitangan teknik,pencuci dan penyelenggara yang mungkin dapat masuk ke kawasan keselamatan tersebut seorang pegawai penyelaras dilantik bagi mengendalikan peraturan-peraturan keselamatan.

v.

b) Asas-asas tahap keselamatan dokumen ialah: i. ii. iii. peringkat keselamatan maklumat yang terlibat taraf kewarganegaraan orang yang menghadirinya tempat ianya di adakan.

3.

a) Sekiranya suatu dokumen terperingkat didapati hilang di sesebuah jabatan, apakah peraturan-peraturan yang perlu diambil oleh pihak yang berkenaan mengenai perkara tersebut.

c) Nyatakan bagaimana cara-cara dokumen terperingkat patut dimansuhkan Jawapan: a) peraturan yang perlu diambil i. ii. hendaklah mencarinya dengan segera Laporan juga hendaklah dibuat kepada Pegawai Keselamatan Jabatan dan Ketua Jabatan mereka seterusnya akan menyiasat dan mengemukakan laporan yang mengandungi pandangan dan taksiran bahaya terhadap keselamatan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam tempoh 24 jam. Sekiranya kehilangan disahkan, pemula dokumen tersebut hedaklah dimaklumkan agar taksiran risiko terhadap keselamatan dapat dibuat dan tindakan menyelamat serta pembetulan keadaan dapat diambil.

iii.

b)

cara memusnahkan dokumen terperingkat: i. dokumen terperingkat termasuk buangan terperingkat yang hendak dimusnahkan hendaklah terlebih dahulu dikoyak kecil-kecil atau diricih dengan menggunakan mesin pericih. Dokumen yang diricih dibakar,peraturan-peraturan yang selamat di bawah penyeliaan penjawat awam yang dibenar mengendalikan dokumen itu. Abunya hendaklah dihancurkan sehingga tidak dikenali lagi. Buangan terperingkat hendaklah diberi perlindungan keselamaatan yang sepatutnya sehingga ianya dimusnahkan.

ii.

iii.

3.

Dokumen-dokumen terperingkat Rahsia Besar atau Rahsia tidak sekali-kali boleh dibawa balik ke rumah oleh pegawai-pegawai a) Dalam keadaan bagaimanakah peraturan ini boleh dikecualikan

b) Jelaskan pihak manakah yang boleh memberi kebenaran secara bertulis untuk tujuan tersebut c) Jelaskan cara-cara memusnahkan dokumen terperingkat

Jawapan: a) jika iannya dikehendaki untuk rujukan rasmi di tempat-tempat lain jika ada sebab-sebab yang terkecuali untuk berbuat demikian sama ada sekali-sekala atau amalan biasa b) pihak yang boleh memberi kebenaran bertulis: Ketua Setiausaha Kementerian Setiausaha Kerajaan Negeri Ketua Jabatan bagi dokumen terperingkat Sulit atau Terhad 4. Antara langkah yang boleh diambil oleh jabatan dalam usaha memelihara rekod-rekod kerajaan semasa dalam jagaan mereka dari sebarang kerosakan ialah dengan mendapatkan nasihat tentang pemeliharaan rekod dari Jabatan Arkib Negara. a) nyatakan apakah yang dimaksudkan dengan rekod kerajaan b) selain daripada mendapatkan nasihat jabatan arkib Negara, nyatakan lima usaha lain yang boleh dilakukan oleh jabatan untuk memelihara rekod di dalam jagaan mereka. Jawapan: a) Nyatakan apakah yang dimaksudkan dengan rekod kerajaan Rekod kerajaan ialah segala jenis, dokumen,rekod,daftar,bahan bercetak,buku,peta,pelan,lukisan,gambar,mikrofilem,filem,filem wayang gambar dan rakaman suara,yang diterima atau yang dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan kerajaan dalam apa-apa bentuk untuk tujuan menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.

b)

Memelihara rekod jabatan i. rekod mesti dipelihara dengan baik

tiap-tiap jabatan hendaklah mengambil tindakan yang sesuai untuk memelihara rekod-rekod kerajaan dari sebarang kerosakan

dan kemusnahan semasa dalam jagaan mereka. Nasihat-nasihat pakar yang percuma tentang pemeliharaan rekod-rekod boleh didapati dengan menghubungi Ketua Pengarah Arkib Negara ii) bilik simpanan mesti sesuai

jabatan hendaklah menentukan bahawa rekod-rekod disimpan dalam bilik-bilik sesuai yang tidak lembab,bocor atapnay atau berlubang-lubang dindingnya.Bilik simpanan rekod ini mestilah terhindar dari bahaya banjir atau bahang matahari dan juga selamat dari tikus dan serangga termasuk anai-anai.untuk menjaga dari kelembapan, bilik-bilik simpanan memerlukan pusingan udara seperti pesangan kipas angina atau di hawadinginka n. iii) rekod patut disimpan di atas rak-rak

rekod-rekod hendaklah jangan diletakkan di atas lantai. Sebaikbaiknya digunakan rak-rak besi yang memberi ruang sebanyak enam inci di antara lantai dan rak pertama supaya memudahkan pusingan udara dan pembersihan. Sekiranya rak-rak kayu digunakan maka ini hendaklah diawasi daripada anai-anai atau bubuk-bubuk dengan menyemburkan dieldrin terlebih dahulu kepada rak kayu. iv) mongering rekod dan lain-lain tindakan

rekod-rekod yang basah hendaklah dianginkan supaya kering dan jangan sekali-kali dijemur atau disalai. Rekod-rekdo yang berlapuk hendaklah dibersihkan dari lapuknya, dan yang beranai-anai atau dimasuki oleh semut atau lain-lain serangga hendaklah dikeluarkan dan dibinasakan serangga-serangga itu. Arkib Negara akan sedia membantu Jabatan-jabatan dalam hal ini. v) rekod koyak perlu dibaiki

rekod-rekod yang koyak hendaklah ditampal dengan kertas lain dengan menggunakan pelekat yang boleh dibuat daripada tepung ubi kayu ataupun yang ada dijual di kedai-kedai dalam bentuk yang serupa. Gam cair atau tape cellulose tidaklah elok digunakan kerana ini boleh merosakkan dan mencacatkan kertas-kertas. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal daripada fail-fail hendaklah disematkan semula dengan segera. vi) bilik rekod hendaklah dijaga dan dibersihkan

bilik-bilik rekod hendaklah jangan digunakan sebagai tempat makan minum dan merokok atau bagi menyimpan bahan-bahan pejabat yang lain terutama bahan-bahan berair seperti asid,cat,dakwat,minyak spirit dan sebagainya. Bilik-bilik ini hendaklah dibersihkan selalu dan pencuci hampagas hendaklah digunakan supaya habuk-habuk tidak berkumpul.