Anda di halaman 1dari 119

MANAJEMEN PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BAHAN MAKANAN DI RUMAH SAKIT HAJI JAKARTA TAHUN 2011

LAPORAN MAGANG

Oleh: HAFIFATUL AULIYA RAHMY NIM: 107101002796

PEMINATAN GIZI PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2011

PERNYATAAN PERSETUJUAN

Judul Magang

MANAJEMEN PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BAHAN MAKANAN DI RUMAH SAKIT HAJI JAKARTA TAHUN 2011

Telah disetujui, diperiksa dan dipertahankan dihadapan Tim Penguji Magang Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Jakarta, 5 April 2011

Mengetahui

Ir. Febrianti, M.Si Pembimbing Fakultas Lapangan

Hasanudin, AMG Pembimbing

PANITIA SIDANG UJIAN MAGANG PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Jakarta, 5 April 2011

Penguji I,

Ir. Febrianti, MSi

Penguji II,

Yuli Amran, SKM, MKM

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT Magang, Maret 2011

Hafifatul Auliya Rahmy, NIM 107101002796

MANAJEMEN PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN MAKANAN DI RUMAH SAKIT HAJI JAKARTA TAHUN 2011 xix + 97 halaman, 6 tabel, 5 gambar, 3 bagan, 15 lampiran

BAHAN

ABSTRAK Rumah Sakit Haji Jakarta termasuk Rumah Sakit kelas C+ beralamat di Jalan Raya Pondok Gede Jakarta Timur. Sub Unit Instalasi Gizi merupakan salah satu unit fungsional pada Rumah Sakit Haji Jakarta yang mempunyai tugas pokok yaitu penyelenggaraan makan pasien dan karyawan, penyelenggaraan gizi rawat inap, konsultasi dan penyuluhan gizi serta penelitian dan pengembangan gizi terapan. Salah satu tahapan pada penyelenggaraan makanan di Rumah sakit Haji Jakarta adalah penerimaan dan penyimpanan bahan makanan. Langkah awal penerapan prinsip manajemen dalam penyelenggaraan makanan institusi dan jasa boga, yaitu menentukan strategi yang akan diterapkan dalam penyelenggaraan kegiatan tersebut. Penerapan prinsip manajemen itu berarti penerapan berbagai fungsi manajemen dalam pelaksanaan oprasional penyelenggaraan yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Manajemen penyelenggaraan makanan sendiri sebenarnya berfungsi sebagai sistem dengan tujuan untuk menghasilkan makanan yang berkualitas baik. Untuk itu dilaksanakan PKL di Rumah Sakit Haji Jakarta pada bulan FebruariMaret 2011, untuk mengetahui manajemen penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2011. Perencanaan pada tahap penerimaan dan peyimpanan bahan makanan adalah perencanaan operasional (operational planning) berupa pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan. Dalam pembuatan berpedoman kepada pedoman pelayanan gizi rumah sakit, pedoman penyelenggraan makanan rumah sakit 2007 dan Kepmenkes 1204/Menkes/SK/X/2004 Tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit. Secara umum dalam SOP atau POB yang ada belum memasukkan tentang pencatatan dan pelaporan.

Pengorganisasian dalam penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta terdiri dari pengorganisasian kegiatan dan pengorganisasian tenaga pelaksana. Pelaksanaan penerimaan dan penanganan bahan makanan di sub instalasi gizi telah sesuai dengan SOP dan POB yang ada. Bentuk atau cara menerima bahan makanan yaitu Conventional atau konvensional. Pemasukan dan pengeluaran bahan makanan serta berbagai pembukuan di bagian penyimpanan bahan makanan dilakukan sebulan sekali. Kartu/buku stock dan pengeluaran bahan makanan pengisiannya belum begitu baik. Penggunaan sistem kunci gudang belum bisa diterapkan di sub unit instalasi gizi ini. Adanya pemeriksaan suhu chiller dan freezer diperiksa 2x sehari, yaitu pada saat gudang dibuka dan ditutup sehingga keamanan bahan makanan didalamnya dari danger zone dapat dikontrol. Pengawasan penerimaan dan penyimpanan melalui observasi, melalui analisis terhadap laporanlaporan yang masuk dan evaluasi kinerja karyawan. Secara umum manajemen penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta telah sesuai dengan pedoman penyelenggaraan makanan rumah sakit menurut Depkes, namun masih terdapat kekurangan yaitu belum adanya SOP atau POB terkait pengawasan, standar gudang bahan makanan segar, pemberian tanda tanggal penerimaan kecuali beras untuk mempermudah sistem FIFO dan pembersihan gudang. Daftar bacaan: 21 (19672009)

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kepada sumber dari suarasuara hati yang bersifat mulia yakni ALLAH SWT yang telah memberikan limpahan rahmat dan nikmatNya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan magang dan laporan magang ini dengan baik. Shalawat serta salam teruntuk Nabi Muhammad SAW semoga kita senantiasa menjalankan sunnah nya hingga akhir zaman. Laporan magang yang berjudul Manajemen Penerimaan dan Penyimpanan Bahan Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2011 ini dibuat sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan mata kuliah magang yang dilaksanakan pada semester 8 (delapan). Diatas ketidaksempurnaan sebagai seorang manusia sejati, penulis menyadari bahwa laporan ini tidak akan diselesaikan dengan baik tanpa bantuan, dukungan dan motivasi dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Kedua orang tua, ayahanda Munir, MA dan ibunda Zulfahnum S.Pd yang tanpa lelah mendoakan, serta semua keluarga yang di Payakumbuh dan Depok yang memberikan dukungan yang sangat besar baik dalam bentuk material maupun spiritual.

2. Bapak Prof. DR. dr. M.K Tajuddin, Sp.And selaku Dekan fakultas Kedokteran dan ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Bapak dr. Yuli Prapanca Satar, MARS selaku kepala Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 4. Ibu Febrianti, Msi selaku penanggung jawab peminatan gizi Program Studi Kesehatan Masyarakat dan selaku dosen pembimbing magang dari fakultas yang telah memberikan bimbingan selama proses magang dan penyusunan laporan. 5. Ibu Yuli Amran, S.KM, M.KM selaku penanggung jawab mata kuliah magang 6. Ibu Cut Kemala, AMG selaku koordinator sub unit inslatasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta 7. Bapak Hasanudin, AMG selaku pembimbing lapangan yang telah memberikan bimbingan selama proses magang serta penyusunan laporan. 8. Seluruh staff sub unit inslatasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta yang telah banyak membantu selama proses magang. 9. Teman-teman GEER Together Forever (Farida Hidayati, Karbella Kuantanades Hasty, Melli wulandari dan Lisa Ellizabet Aula) yang telah memberikan semangat dan saling berbagi. 10. Keluarga LDK Syahid dan LDK KOMDA FKIK yang senantiasa saling menasehati dalam kebenaran dan kesabaran.

11. Teman-teman Kesmas 2007 peminatan gizi dan K3 yang memberikan semangat ketika magang sampai laporan ini selesai, juga perhatian, saran, doa, dan dukungannya Penulis menyadari penulisan ini masih kurang dari sempurna, sehingga sangat diharapkan saran dan masukannya. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Ciputat , Maret 2011 Penulis

RIWAYAT HIDUP DATA DIRI Nama Tempat / Tanggal Lahir Alamat Asal : Hafifatul Auliya Rahmy : Koto Tinggi, 31 Juli 1989 :Koto Tinggi, Kec. Gunuang Omeh, Kab. Lima Puluh Kota, Sumatera Barat, 26256 Alamat sekarang : Komplek BPK V Blok P No 12 P Kelurahan Gandul Kec. Limo Depok Agama Status Telepon / Hand Phone Email RIWAYAT PENDIDIKAN Tahun 1994 1995 Tahun 1995 2000 Tahun 2000 2004 Tahun 2004 2007 Tahun 2007 sekarang : TK Pertiwi Koto Tinggi, Sumatera Barat : SDN 31 Koto Tinggi, Sumatera Barat : SMPN 1 Kec. Gunuang Omeh, Sumatera Barat : SMAN 1 Kota Payakumbuh, Sumatera Barat : Peminatan Gizi Jurusan Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta : Islam : Belum Menikah : 081363962598/ 08818196566 : hafifatulauliya_rahmy@yahoo.com

RIWAYAT ORGANISASI

Bendahara OSIS SMP N 1 Kec. Gunuang Omeh Bendahara ROHIS SMA N 1 Kota Payakumbuh Staff Keputrian ASSALAM Kota Payakumbuh Staff PSDM LDK Komda Fkik Uin Syarif Hidayatullah Jakarta Staff Kaderisasi LDK Uin Syarif Hidayatullah Jakarta

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i LEMBAR PERSETUJUAN ..................................................................................... ii ABSTRAK ................................................................................................................ iv RIWAYAT HIDUP .................................................................................................. v KATA PENGANTAR .............................................................................................. vi DAFTAR ISI .......................................................................................................... viii DAFTAR TABEL ..................................................................................................... xi DAFTAR BAGAN ................................................................................................... xii DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ xiii BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1 1.2 Tujuan ...................................................................................................... 4 1.2.1. Tujuan umum .............................................................................. 4 1.2.2. Tujuan Khusus ............................................................................ 5 1.3 Manfaat .................................................................................................... 5 1.3.1. Manfaat bagi mahasiswa ............................................................ 5 1.3.2. Manfaat bagi program studi kesehatan masyarakat .................... 6 1.3.3. Manfaat bagi institusi magang .................................................... 6 1.4 Ruang lingkup .......................................................................................... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................... 7 2.1 Pengertian Manajemen Penyelenggaraan Makanan ................................. 7 2.1.1 Pengertian Perencanaan .............................................................. 8 2.1.2 Pengertian Pengorganisasian ..................................................... 10 2.1.3 Pengertian Pelaksanaan .............................................................. 11 2.1 4 Pengertian Pengawasan .............................................................. 11 2.2 Kegiatan Penyelenggaraan Makanan Di Rumah Sakit ........................... 14 2.2.1 Penerimaan Bahan Makanan ...................................................... 16 2.2.1.1 Pengertian Penerimaan Bahan Makanan ........................ 16 2.2.1.2 Prinsip Penerimaan Bahan Makanan .............................. 16 2.2.1.3 Bentuk Atau Cara Penerimaan Bahan Makanan ............ 18 2.2.1.4 Sarana dan Prasarana Penerimaan Bahan Makanan ....... 19 2.2.2 Penyimpanan Bahan Makanan ................................................... 20 2.2.2.1 Pengertian Penyimpanan Bahan Makanan ..................... 20 2.2.2.2 Prinsip Penyimpanan Bahan Makanan .......................... 21 2.2.2.3 Penyimpanan Bahan Makanan Dalam Prinsip Food Higiene .................................................................. 27 2.3 Pengawasan dan Pengendalian Bahan Makanan ..................................... 33

BAB III ALUR DAN JADWAL MAGANG ............................................................ 37 3.1 Alur Kegiatan Magang ............................................................................. 37 3.2 Jadwal Kegiatan Magang ......................................................................... 38 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................................... 46 4.1 Gambaran Umum Rumah Sakit Haji Jakarta ........................................... 46 4.1.1 Sejarah Rumah Sakit Haji Jakarta ............................................. 42 4.1.2 Profil Rumah Sakit Haji Jakarta ................................................ 46 4.1.3 Struktur organisasi Rumah Sakit Haji Jakarta ........................... 48 4.1.4 Visi dan Misi Rumah Sakit Haji Jakarta ................................... 48 4.1.5 Fasilitas dan Ketenagaan Rumah Sakit Haji Jakarta................. 49 4.2. Gambaran Sub Unit Instalasi Gizi Rumah Sakit Haji Jakarta ................ 50 4.2.1 Fungsi dan Wewenang Sub Unit Instalasi Gizi ........................ 50 4.2.2. Visi dan Misi Sub Unit Instalasi Gizi ...................................... 51 4.2.3. Struktur Organisasi dan Ketenagaan Sub Unit Instalasi Gizi .. 51 4.2.4. Fasilitas di Sub Unit Instalasi Gizi ........................................... 53 4.3. Manajemen Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta ...................................................................... 55 4.3.1. Perencanaan Penerimaan dan Penyimpanan bahan makan Di Rumah Sakit Haji Jakarta ...................................... 55

4.3.1.1.Standar Operasional Prosedur Dalam Perencanaan Kebutuhan Bahan Makanan ..................... 57 4.3.1.2.SOP Penerimanaan, Penyimpanan Dan Penanganan Bahan Makanan ....................................... 58 4.3.1.3.Prosedur Operasional Baku Penerimaan Permintaan, Penyiapan dan Penyaluran Makan Pasien ............................................................................ 60 4.3.1.4. Standar Gudang Bahan Makanan Kering ...................... 60 4.3.1.5. Prosedur Mutu Pelayanan Gizi ...................................... 61 4.3.1.6. Prosedur Baku Penggunaan Alat Pelindung Diri (APD) Rumah Sakit Haji Jakarta........................... 64 4.3.2. Pengorganisasian Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta ........................ 64 4.3.2.1. Koordinator Pengendalian Lingkungan ......................... 66 4.3.2.2. Koordinator Gizi ............................................................ 67 4.3.2.3. PJ Administrasi dan Perbekalan .................................... 68 4.3.2.4. Petugas Gudang ............................................................. 70 4.3.3. Pelaksanaan Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta ..................................... 72 4.3.3.1. Pelaksanaan Kebutuhan Bahan Makanan ...................... 72

4.3.3.2.Pelaksanaan

SOP

Prosedur

Penyimpanan

Dan

Penanganan Bahan Makanan ....................................... 73 4.3.3.3. Pelaksanaan POB Penerimaan Permintaan, Penyiapan Dan Penyaluran Makan Pasien .................................... 76 4.3.3.4. Pelaksanaan Standar Gudang Bahan Makanan Kering .. 80 4.3.3.5. Pelaksanaan Penyimpanan Bahan Makanan Segar ...... ...83 4.3.3.6. Pelaksanaan Prosedur Mutu Pelayanan Gizi ................ 84 4.3.3.7.Pelaksanaan Prosedur Baku Penggunaan Alat

Pelindung Diri .............................................................. 85 4.3.4. Pengawasan Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta................................................. 87 BAB V SIMPULAN DAN SARAN ......................................................................... 91 5.1 Simpulan ................................................................................................. 91 5.2 Saran ....................................................................................................... 93 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 96 LAMPIRAN Lampiran 1 Surat izin magang Lampiran 2 Struktur organisasi rumah sakit haji Jakarta Lampiran 3 Denah sub instalasi gizi Lampiran 4 Form pemesanan kering makanan segar Lampiran 5 Form pemesanan bahan makanan segar Lampiran 6 Form grafik kartu suhu lemari es

Lampiran 7 Form DPMP Lampiran 8 Form kekuatan makan pasien Lampiran 9 Form menu dan rincian bahan makanan Lampiran 10 Standar bahan makanan pasien Lampiran 11 Form permintaan gudang harian Lampiran 12 Form pengeluaran bahan makanan segar Lampiran 13Kartu stock Lampiran 14 Laporan Stock bahan makanan basah dan bahan makanan kering Lampiran 15 Form laporan pemakaian bahan makanan

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Jadwal Kegiatan Magang di RS Haji Jakarta Tahun 2011................. Tabel 4.1 Kapasitas Tempat Tidur Rumah Sakit Haji 2011.. Tabel 4.2 Ketenagaan Rumah Sakit Haji 2011.. Tabel 4.3 Ketenagaan Di Sub Unit Instalasi Gizi Rumah Sakit Haji 2011 Tabel 4.4 Prosedur Mutu Pelayanan Gizi di Rumah Sakit Haji Jakarta 2011... Tabel 4.5 APD Yang Digunakan Pada Bagian Penyimpanan...

37 48 49 52 62 63

DAFTAR BAGAN

Bagan 3.1 Alur Kegiatan Magang ........................................................................36 Bagan 4.1 Stuktur Organisasi Sub Unit Instalasi Gizi Rumah sakit Haji Jakarta.51 Bagan 4.2 Pengorganisasian Tenaga Pada Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta 65 DAFTAR GAMBAR Gambar 4.1 Kegiatan Penerimaan Bahan Makanan Segar ...77 Gambar 4.2 Kegiatan Penimbangan dan Penyaluran Bahan Makanan Segar ..78 Gambar 4.3 Termometer di Ruang Penyimpanan Bahan Makanan Kering .79 Gambar 4.4 Ruang Penyimpanan Bahan Makanan Kering Sub Instalasi Gizi 80 Gambar 4.5Fasilitas Ruang Penyimpanan Bahan Makanan Segar Sub Instalasi Gizi...82

BAB I PENDAHULUAN 1.1 latar Belakang Berdasarkan UndangUndang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang kesehatan dinyatakan bahwa penyelenggaraan upaya kesehatan dilaksanakan antara lain melalui kegiatan pengamanan makanan dan minuman, kesehatan lingkungan, pemberantasan penyakit, penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan maupun melalui kegiatan penyuluhan kesehatan masyarakat didukung oleh sumber daya kesehatan. Rumah sakit berfungsi sebagai sarana pelayanan kesehatan bagi masyarakat luas yang diharapkan dapat mewujudkan kesehatan masyarakat. Akan tetapi, di dalam fungsinya tersebut tidak sedikit permasalahan yang dihadapi. Peranan rumah sakit untuk mempercepat penyembuhan dan pemulihan penderita sebagaimana yang diharapkan, belum diselenggarakan secara optimal. Sehingga dapat menimbulkan dampak negatif. Dampak negatif ini menjadikan tujuan utama rumah sakit memberi pelayanan yang berkualitas tinggi bagi pasien belum dapat tercapai secara optimal, salah satu penyebab adalah kurangnya perhatian terhadap sanitasi dan higiene rumah sakit. Salah satu hal penting dalam sanitasi rumah sakit adalah penyelenggaraan makanan terutama bagi penderita yang dirawat inap, sebab kebutuhan akan makanan merupakan kebutuhan dasar yang juga bisa berperan untuk membantu proses penyembuhan.

Pelayanan pendukung medis seperti instalasi gizi di suatu rumah sakit merupakan suatu kegiatan yang membantu dalam upaya penyembuhan dan pemulihan penderita, yang kegiatannya dapat dari usaha dapur sampai pengolahan diet bagi penderita. Dalam petunjuk tentang ukuran akreditas rumah sakit, dinyatakan bahwa pelayanan gizi merupakan salah satu fasilitas dan pelayanan yang harus ada di rumah sakit. Bagian ini harus diatur dengan mempertimbangkan kebutuhan klinis, kebutuhan masyarakat, keamanan,

kebersihan, sumber-sumber dan manajemen tepat guna. Dalam proses penyembuhan pasien perlu dibantu dengan adanya makanan yang memenuhi syarat, baik dari segi kualitas maupun kuantitas (Andry Hartono, 2000). Rumah sakit merupakan tempat umum yang memberikan pelayanan kesehatan masyarakat dengan kegiatan berupa pelayanan medis yang

diselenggarakan melalui pendekatan preventif, kuratif, rehabilitatif, dan promotif. Untuk menunjang pelayanan medis bagi pasien yang diselenggarakan rumah sakit, perlu adanya pengolahan makanan yang baik dan memenuhi syarat hygiene dan sanitasi makanan (Djarismawati, 2004). Menurut Moehyi (1992) rumah sakit juga merupakan salah satu institusi yang menyelenggarakan makanan kelompok yang bersifat non komersial (institutional food service). Instalasi gizi adalah unit fungsional di rumah sakit. Instalasi gizi bertujuan untuk memberikan makanan yang bermutu, bergizi, higiene dan sanitasi yang baik pada instalasi gizi yang sesuai dengan standar kesehatan bagi pasien, sekaligus untuk mempercepat proses penyembuhan pasien. Untuk mencapai

tujuan tersebut, maka penting diterapkan manajemen dalam penyelenggaraan makanan sehingga menghasilkan makanan yang bermutu dan kebersihan makanan yang memenuhi syarat kesehatan (Rachmat, R Hapsara Habbit, 2004). Manajemen penyelenggaraan makanan sendiri sebenarnya berfungsi sebagai sistem dengan tujuan untuk menghasilkan makanan yang berkualitas baik. Fungsi-fungsi manajemen dalam gizi institusi mencakup perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan (Mukrie, 1990). Dalam penyelenggaraan makanan, terdapat tahapan-tahapan yang apabila dilakukan dengan tepat dapat menghindari terjadinya kerusakan pada makanan baik secara fisik, kimia, maupun cita rasa (Moehyi, 1992). Penyelenggaraan makanan di rumah sakit yang meliputi pengadaan bahan makanan, penyimpanan bahan makanan, pengangkutan makanan masak, penyimpanan makanan masak dan penyajian makanan, hendaknya memperhatikan syarat higiene dan sanitasi, mengingat permasalahan dari suatu makanan ditentukan oleh ada tidaknya kontaminasi terhadap makanan (Soediano, 2009). Sedangkan menurut Mukrie

(1990) pelaksanaan penyelenggaraan makanan meliputi perencanaan anggaran belanja makanan, perencanaan menu, perencanaan kebutuhan bahan makanan, penyediaan, penerimaan, penyimpanan, dan penyaluran bahan makanan, persiapan, pengolahan, penyaluran makanan hingga pencatatan dan pelaporan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Berdasarkan tahap-tahapan penyelenggaraan makanan tersebut, terdapat bagian penting bagi keberlanjutan proses penyelenggaraan makanan yaitu proses peneriman dan penyimpanan bahan makanan. Proses penerimaan dan

penyimpanan bahan makanan dapat menentukan kualitas makanan yang akan diolah kemudian. Proses penerimaan memastikan apakah bahan makanan yang dipesan sesuai dengan kriteria pada saat pemesanan atau tidak. Sedangkan proses penyimpanan sangat menentukan kualitas bahan makanan dalam selang waktu sebelum proses pengolahan makanan dimulai (Moehyi, 1992). Bahan makanan yang digunakan dalam proses produksi, baik bahan baku, bahan tambahan maupun bahan penolong, harus disimpan dengan cara penyimpanan yang baik karena kesalahan dalam penyimpanan dapat berakibat penurunan mutu dan keamanan makanan (Depkes RI, 2004). Dalam upaya untuk mengendalikan faktor tempat, peralatan, orang dan makanan yang dapat atau mungkin menimbulkan gangguan kesehatan atau keracunan makanan, maka perlu diketahui enam prinsip higiene sanitasi makanan yang tujuannya adalah untuk mencapai tersedianya makanan sehat atau membahayakan kesehatan dan harus memenuhi standar mutu yamg ditetapkan. Prinsip pertama dan kedua dalam food hygiene adalah pemilihan bahan makanan dan penyimpanan bahan makanan. Dari uraian tersebut, saya selaku mahasiswi kesehatan masyarakat peminatan gizi berniat untuk melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Rumah Sakit Haji Jakarta pada bulan FebruariMaret 2011, untuk mengetahui manajemen penyelenggaraan makanan, khususnya manajemen penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2011. 1.2 Tujuan

1.2.1 Tujuan Umum Diketahuinya Gambaran Manajemen Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2011 1.2.2 Tujuan Khusus a. Diketahuinya gambaran umum Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2011 b. Diketahuinya gambaran umum Instalasi Gizi Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2011 c. Diketahuinya gambaran perencanaan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2011 d. Diketahuinya gambaran pengorganisasian penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2011 e. Diketahuinya gambaran pelaksanaan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2011 f. Diketahuinya gambaran pengawasan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2011 1.3 Manfaat a. Bagi Mahasiswa a) Mampu mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan selama perkuliahan secara langsung di lapangan. b) Mampu mengembangkan kompetensi diri serta adaptasi didunia kerja.

c) Mendapatkan pengalaman kerja dalam tim (team work) untuk memecahkan berbagai masalah kesehatan sesuai bidang. b. Bagi Program Studi Kesehatan Masyarakat a) Terlaksananya mengimplementasikan Tri salah satu perguruan upaya Tinggi, untuk yaitu

Dharma

akademik, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

b)

Terbinanya

suatu

jaringan

kerja

sama

yang

berkelanjutan dengan institusi magang dalam upaya meningkatkan keterkaitan dan kesepadanan antara substansi akademik dengan

kompetensi sumber daya manusia yang kompetitif dan dibutuhkan dalam pembangunan kesehatan masyarakat.

c) Meningkatnya kapasitas dan kualitas pendidikan dengan melibatkan tenaga terampil dari lapangan dalam kegiatan magang.

c. Bagi Institusi Magang Membantu kegiatan di institusi magang, khususnya dalam mencari solusi masalah kesehatan masyarakat yang ada di institusi magang.

1.4 Ruang Lingkup Kegiatan magang ini dilaksanakan oleh mahasiswa Peminatan Gizi Program Studi Kesehatan Masyarakat FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta selama 26 hari kerja dimulai tanggal 01 Februari-02 Maret 2011 yang bertempat di Rumah Sakit Haji Jakarta. Kegiatan magang dilakukan untuk mengetahui manajemen penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2011.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Manajemen Penyelenggaraan Makanan Banyak ahli yang telah membuat batasan tentang manajemen, berikut ini batasan-batasan manaejemen menurut para ahli dalam Notoadmodjo (2003) antara lain: 1) Manajemen adalah pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan dengan menggunakan orang lain (Robert D. Terry) 2) Manajemen adalah proses dimana pelaksanaan dari suatu tujuan diselenggarakan dan diawasi (encyclopasdia of social sciences) 3) Manajemen adalah membuat tujuan tercapai melalui kegiatan-kegiatan orang lain dan fungsi-fungsinya dapat dipecah sekurang-kurangnya 2 tanggung jawab utama, yakni perencanaan dan pengawasan. 4) Manajemen adalah suatu proses yang dilakukan oleh satu orang atau lebih untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan orang lain guna mencapai hasil (tujuan) yang tidak dapat dicapai oleh hanya satu orang saja. Dari batasan-batasan tersebut dapat diambil suatu kesimpulan umum bahwa manajemen adalah suatu kegiatan untuk mengatur orang lain guna mencapai tujuan dan menyelesaikan pekerjaan (Notoadmodjo,2003). Manajemen merupakan suatu kegiatan, pelaksanaannya adalah managing -pengelolaan-, sedangkan pelaksananya disebut manajer atau pengelola (Terry dan Rue, 2009).

Langkah awal penerapan prinsip manajemen dalam penyelenggaraan makanan institusi dan jasa boga, yaitu menentukan strategi yang akan diterapkan dalam penyelenggaraan kegiatan tersebut. Penentuan strategi itu merupakan dasar penerapan prinsip manajemen dalam penyelenggaraan kegiatan selanjutnya. Penerapan prinsip manajemen itu berarti penerapan berbagai fungsi manajemen dalam pelaksanaan oprasional penyelenggaraan yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan (Moehyi,1992). 2.1.1 Pengertian Perencanaan Perencanaan merupakan inti kegiatan manajemen, karena semua kegiatan manajemen diatur dan diarahkan oleh perencanaan tersebut. Perencanaan adalah suatu kegiatan atau proses menganalisis dan pemahaman sistem, penyusunan konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuantujuan demi masa depan yang baik (Notoadmodjo, 2003). Menurut Moehyi (1992) perencanaan dapat diartikan sebagai serangkaian tindakan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Perencanaan atau rencana itu sendiri banyak macamnya, antara lain: a. Dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana 1) Rencana jangka panjang (long term planning), yang berlaku lebih dari 10 tahun.

2) Rencana jangka menengah (medium range planning), yang berlaku antara 5-7 tahun. 3) Rencana jangka pendek (short range planning), umumnya berlaku hanya untuk satu tahun. b. Dilihat dari tingkatannya 1) Rencana induk (master plan), lebih menitikberatkan uraian kebijakan organisasi. Rencana ini mempunyai tujuan jangka panjang dan mempunyai ruang lingkup yang luas. 2) Rencana operasional (operational planning), lebih menitikberatkan pada pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu program. 3) Rencana harian (day to day planning) ialah rencana harian yang sifatnya rutin. c. Ditinjau dari ruang lingkupnya 1) Rencana strategis (strategic planning), berisikan uraian tentang kebijakan tujuan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama. 2) Rencana taktis (tactical planning) ialah rencana yang berisikan uraian jangka pendek. 3) Rencana menyeluruh (comprehensive planning) ialah rencana yang mengandung uraian secara menyeluruh dan lengkap. 4) Rencana terintegrasi (integrated planning) ialah rencana yang

mengandung uraian yang menyeluruh yang bersifat terpadu.

2.1.2 Pengertian pengorganisasian Yang dimaksud dengan pengorganisasian menurut Notoadmodjo (2003) adalah mengatur personal atau staf yang ada di dalam institusi tersebut agar semua kegiatan yang telah ditetapkan dapat berjalan dengan baik, yang akhirnya semua tujuan dapat dicapai. Dengan kata lain pengorganisasian adalah pengkoordinasian kegiatankegiatan yang akan dilakukan suatu institusi, guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Organisasi penyelenggaraan makanan biasanya mencakup unit-unit kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab tersendiri (Moehyi, 1992). Pengorganisasian mencakup beberapa unsur pokok, antara lain: 1) Bentuk pengorganisasian yang meliputi pengorganisasian kegiatan dan pengorganisasian tenaga pelaksana. Pengorganisasian kegiatan berupa pengaturan berbagai kegiatan yang ada di dalam rencana sehingga membentuk satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian tenaga pelaksana berupa langkahlangkah yang harus dilakukan oleh tenaga pelaksana 2) Proses pengorganisasian ialah langkahlangkah yang harus dilakukan sedemikian rupa sehingga semua kegiatan dan tenaga pelaksana dapat berjalan sebaik-baiknya.

3) Hasil pengorganisasian, ialah terbentuknya wadah atau sering disebut dengan struktur organisasi yang merupakan visualisasi kegiatan dan pelaksana kegiatan di dalam suatu institusi. 2.1.3 Pengertian Pelaksanaan Pelaksanaan merupakan proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi. Rangkaian kegiatan pelaksanaan penyelenggaraan makanan dimulai dari perencanaan menu, pengadaan bahan makanan, penerimaan bahan makanan, penyimpanan bahan makanan, penyiapan bahan makanan, pengolahan dan pembagian makanan 2.1.4 Pengertian Pengawasan Fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dengan perencanaan dan pengorganisasian adalah fungsi pengawasan dan pengarahan. Tujuan pokok dan fungsi pengawasan dan pengarahan adalah agar kegiatan atau pelaksanaan kegiatan suatu program yang selanjutnya memberikan pengarahanpengarahan sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Menurut Notoadmodjo (2003), agar pengawasan dapat berjalan dengan baik, sekurangkurangnya tiga hal yang diperhatikan, yakni: 1. Objek pengawasan Yaitu hal hal yang harus diawasi dalam pelaksanaan suatu rencana. (Moehyi, 1992).

Secara garis besar objek pengawasan dapat dikelompokkan menjadi empat, yakni: a) Kuantitas dan kualitas program yakni barang dan jasa yang dihasilkan oleh kegiatan tersebut. Untuk program kesehatan yang diawasi adalah pelayanan yang diberikan oleh unit kerja tersebut. b) Biaya program, dengan menggunakan tiga macam standar, yakni modal yang dipakai, pendapatan yang diperoleh, dan harga program. Dalam bidang kesehatan yang dijadikan ukuran pengawasan adalah pembiayaan kegiatan atau pelayanan, hasil yang diperoleh dari pelayanan dan keuntungan kegiatan atau pelayanan. c) Pelaksanaan (implementasi) program, yaitu pengawasan terhadap waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan dan proses pelaksanaan, apakah sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. d) Halhal yang bersifat khusus, yaitu pengawasan yang ditujukan kepada halhal khusus yang ditujukan kepada halhal khusus yang ditetapkan oleh pimpinan. 2. Metode pengawasan Tujuan pokok pengawasan bukanlah mencari kesalahan, namun yang lebih utama adalah mencari umpan balik (feedback) yang selanjutnya memberikan pengarahan dan perbaikanperbaikan apa bila kegiatan tidak

berjalan semestinya. Pengawasan dapat dilakukan dengan berbagai macam, antara lain: a) Melalui observasi terhadap objek yang diawasi. b) Melalui analisis terhadap laporanlaporan yang masuk. c) Melalui pengumpulan data atau informasi yang khusus ditujukan terhadap objekobjek pengawasan. d) Melalui tugas dan tanggung jawab para petugas khususnya para pemimpin

3. Proses pengawasan Pengawasan adalah suatu proses, yang berarti bahwa pengawasan itu sendiri terdiri dari beberapa langkah, yakni: a. Menyusun rencana pengawasan yang mencakup tujuan pengawasan, objek pengawasan, cara pengawasan dan sebagainya. b. Pelaksanaan pengawasan yaitu melakukan kegiatan pengawasan sesuai dengan rencana yang telah disusun. c. Menginterpretasikan dan menganalisis hasilhasil pengawasan. Hasil pengawasan berupa catatan, dokumen foto dan sebagainya diolah, dinterpretasikan dan dianalisis. d. Menarik kesimpulan dan tindak lanjut.

Kegiatan pengawasan dalam penyelenggaraan makanan mencakup dua aspek yaitu pengawasan terhadap cita rasa dan keamanan makanan yang dihasilkan dan pengawasan terhadap penggunaan faktor produksi yaitu penggunaan biaya, penggunaan bahan makanan, penggunaan peralatan dan pengunaan tenaga. Untuk memungkinkan terselenggaranya pengawasan dengan baik. Pencatatan dan pelaporan terkait penerimaan dan penggunaan bahan makanan harus terselenggara dengan tertib dan teratur. Manajemen penyelenggaraan makanan sendiri sebenarnya berfungsi sebagai sistem dengan tujuan untuk menghasilkan makanan yang berkualitas baik. Fungsi-fungsi manajemen dalam gizi institusi mencakup perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Fungsi perencanaan meliputi perencanaan ruangan, perencanaan peralatan, perencanaan menu, dan

perencanaan anggaran. Fungsi pengorganisasian meliputi struktur organisasi, kepegawaian serta pengarahan dan koordinasi. Fungsi pelaksanaan meliputi pembelanjaan, penerimaan, penyimpanan, pengolahan, penyajian/pendistribusian serta higiene dan sanitasi pangan. Fungsi pengawasan meliputi pengawasan makanan, pegawai dan biaya (Mukrie, 1990). Menurut Soeroso (2003) setiap pemimpin harus dapat melakukan penilaian objektif terhadap kinerja karyawan sehingga perlu dikembangkan intrumen-instrumen penilaian kinerja. Penilaian kinerja dalam organisasi adalah proses ketika organisasi mengevaluasi hasil kerja atau prestasi kerja para pemegang jabatan. Ada beberapa alasan dan pertimbangan untuk hal itu, yaitu:

1. Penilaian kinerja memberikan informasi bagi pertimbangan pemberian promosi dan penetapan gaji 2. Penilaian kinerja memberikan umpan balik bagi para manager maupun karyawan untuk melakukan introspeksi dan meninjau kembali perilaku selama ini, baik perilaku positif atau negatif 3. Penilaian kinerja diperlukan untuk pertimbangan pelatihan dan

pengembangan 2.2. Kegiatan Penyelenggaraan Makanan Di Rumah Sakit Fungsi rumah sakit adalah menyediakan dan menyelenggarakan pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, pelayanan perawatan, pelayanan rehabilitasi, pencegahan dan peningkatan kesehatan, sebagai tempat pendidikan atau latihan tenaga medis dan paramedis, dan sebagai tempat penelitian dan pengembangan ilmu dan teknologi bidang kesehatan (Wiyono, 1999). Penyelenggaraan makanan di rumah sakit adalah suatu rangkaian kegiatan mulai dari penetapan peraturan pemberian makan rumah sakit, perencanaan menu, sampai distribusi makanan pada pasien/konsumen dalam rangka pencapaian status kesehatan yang opimal melalui pemberian diet yang tepat. Tujuan penyelengaaraan makanan di rumah sakit untuk menyediakan makanan dengan kualitas yang baik dan jumlah sesuai kebutuhan serta pelayanan yang layak dan memadai bagi pasien/konsumen yang membutuhkan (Depkes, 2007).

Tujuan dari penyelenggaraan makanan di Rumah Sakit adalah untuk menyediakan makanan yang kualitasnya baik dan jumlah yang sesuai kebutuhan serta pelayanan yang layak dan memadai bagi konsumen yang membutuhkannya. Sasaran penyelenggaraan makanan di rumah sakit yaitu konsumen/pasien dan karyawan (dokter dan pegawai). Sesuai dengan kondisi rumah sakit dapat juga dilakukan penyelenggaraan makan bagi pengunjung (pasien rawat jalan atau keluarga pasien). Kegiatan penyelenggaraan makanan meliputi: penetapan peraturan pemberian makanan rumah sakit, penyusunan standar makanan, perencanaan anggaran bahan makanan, perencanaan menu, perhitungan taksiran kebutuhan bahan makanan, perhitungan harga makanan, pengadaan bahan makanan, pemesanan bahan makanan, penerimaan bahan makanan, penyimpanan bahan makanan, distribusi bahan makanan, persiapan bahan makanan, pengolahan bahan makanan dan distribusi makanan 2.2.1 Penerimaan Bahan Makanan 2.2.1.1 Pengertian Penerimaan Bahan Makanan Penerimaan bahan makanan merupakan suatu kegiatan yang meliputi pemeriksaan/penelitian, pencatatan dan pelaporan tentang macam, kualitas dan kuantitas bahan makanan yang diterima sesuai dengan pesanan serta spesifikasi yang telah ditetapkan dalam perjanjian jual beli. Langkah penerimaan bahan (Depkes, 2007)

makanan harus disesuaikan dengan sistem pembelian yang dilakukan, apakah melalui tender atau sistem pembelian lainnya (Depkes, 2007). 2.2.1.2 Prinsip Penerimaan Bahan Maknan Prinsip penerimaan bahan maknan adalah jumlah yang diterima harus sesuai dengan yang dipesan, mutu yang diterima harus dengan spesfifikasi yang disepakati dalam perjanjian dan harga bahan makanan yang tercantum dalam faktur pembelian harus sama dengan harga bahan makanan yang tercantum dalam perjanjian jual beli. Syarat penerimaan bahan makanan antara lain: 1) Tersedianya rincian pesanan bahan makanan harian berupa macam dan jumlah bahan makanan yang akan diterima. 2) Tersediannya spesifikasi bahan makanan yang telah ditetapkan.

Langkah penerimaan bahan makanan 1) Bahan makanan diperiksa sesuai dengan daftar pesanan (yang memuat satuan dan jumlah volume) dan spesifikasi bahan makanan. 2) Bahan makanan basah langsung didistribusikan ke bagian pengolahan, bahan makanan kering disimpan di gudang/penyimpanan kering. 3) Bahan makanan yang tidak langsung dipergunakan saat itu dilakukan penyimpanan di ruang pendingin (freezer/chiller)

Proses dasar pada penerimaan menurut Sue Grossbauer (2001), adalah 1) 2) 3) 4) 5) 6) Memeriksa kembali daftar pemesanan bahan makanan Memeriksa spesifikasi bahan makanan Memutuskan menerima atau menolak bahan makanan yang datang Memeriksa kembali daftar penerimaan bahan makanan Membuat laporan penerimaan bahan makanan Menyalurkan bahan makanan ke gudang

Orang yang bertanggung jawab untuk menerima makanan dan persediaan harus terbiasa dengan spesifikasi. Setiap makanan yang ditentukan oleh berat harus dipertimbangkan seperti yang disampaikan. Produk segar dan beku harus diperiksa untuk kualitas, suhu daging dan produk susu dinilai, dan setiap item dihitung. Setelah memastikan semua barang diterima dalam kondisi memuaskan, slip pengiriman dari pemasok harus ditandatangani. Pengiriman tidak boleh diterima tanpa berat memverifikasi atau menghitung, kualitas, dan harga (Baltzer, 1992).

Tugas dan tanggung jawab tim penerima bahan makanan menurut Moehyi (1992), adalah sebagai berikut: a. Meneliti apakah bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok sesuai dengan ketentuan-ketentuan (spesifikasi) sebagaimana tercantum dalam kontrak kerja.

b.

Mencocokan jumlah dan jenis bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok apakah sudah sesuai dengan pesanan yang tercantum dalam Daftar Pesanan Bahan Makanan.

c.

Mengambil keputusan menerima atau tidak menerima bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok.

2.2.1.3 Bentuk Atau Cara Menerima Bahan Makanan Bentuk atau cara menerima bahan makanan secara umum ada dua macam, yaitu : 1). Blind receiving atau cara buta Dimana petugas penerimaan bahan makanan tidak menerima spesifikasi bahan makanan serta faktur pembelian dari penjualan/vendor. Petugas penerimaan langsung mengecek, menimbang dan menghitung bahan makanan yang datang di ruang penerimaan kemudian mencatat di buku laporan atau formulir yang telah dilengkapi dengan jumlah, berat dan spesifikasi lain jika diperlukan. Pihak vendor mengirim faktur pengiriman bahan makanan langsung ke bagian pembayaran dan bagian penerimaan mengirim lembar formulir bahan makanan yang diterima untuk dicocokkan oleh bagian pembelian/pembayaran. 2). Conventional atau konvensional Dimana petugas penerimaan bahan makanan menerima faktur dan spesifikasi satuan dan jumlah bahan makanan yang dipesan. Jika jumlah dan mutu tidak sesuai, petugas penerima berhak mengembalikannya. Namun petugas penerima harus mencatat semua bahan makanan yang dilaporkan kepada bagian

pembelian atau pembayaran. Prosedur pengembalian bahan makanan, sebaiknya petugas pengiriman bahan makanan ikut mengakui adanya ketidakcocokan pesanan dengan pengiriman yang ditandai dengan membubuhkan tanda tangan di formulir pengembalian bahan makanan. Disamping itu perlu diberi catatan bahwa makanan yang dikembalikan tersebut harus segera diganti atau mengubah isi faktur pengiriman. Pencatatan bahan makanan yang diterima harus dilakukan secara teliti, sistematis dan teratur. Hal ini merupakan salah satu faktor penting sebagai dokumentasi tertulis tentang jumlah, mutu bahan makanan yang diterima. Data tersebut dapat dijadikan bahan monitoring, pengawasan dan pengendalian kegiatan atau bahkan dapat dijadikan bahan perencanaan kebutuhan yang akan datang. 2.2.1.4 Sarana Dan Prasarana Penerimaan Bahan Makanan Receiving area adalah tempat yang secara spesifik digunakan untuk menerima dan mengontrol barang yang telah dipesan oleh bagian pembelian. Pemeriksaan terhadap barang yang masuk meliputi: berat, temperatur, kuantitas, ukuran, dan kualitas barang. Lantai daerah penerimaan barang harus memiliki permukaan yang rata untuk memudahkan pembersihan dan mencegah mikroorganisme untuk berkembang biak. Barangbarang yang masuk seharusnya tidak diletakkan dilantai, minimal barang-barang diletakkan 10 cm dari lantai. Petugas penerima barang harus menguasai penggunaan berbagai macam peralatan utama, antara lain timbangan, dimana keakuratan timbangan sangat

penting. Petugas penerimaan harus mengukur berat dari semua barang dan membandingkannya dengan berat yang tetera pada nota pembelian. Timbangan harus diperiksa ulang keakuratannya sekurang-kurangnya setiap 6 bulan sekali. Dalam buku Seri Perencanaan Pedoman Teknis Sarana Dan Prasarana Rumah Sakit Kelas C, fasilitas yang harus ada di ruang penerimaan bahan makanan adalah meja dan timbangan (Depkes, 2009) Selain peralatan yang cukup, untuk penerimaan bahan makanan juga diperlukan ruangan atau jarak penerimaan. Idealnya, ruang penerimaan harus dekat dari pintu pengiriman bahan makanan, gudang penyimpanan, lemari es dan freezer untuk meminimalisir waktu dan usaha memindahkan ke dalam tempat penyimpanan. 2.2.2 Penyimpanan Bahan Makanan 2.2.2.1 Pengertian Penyimpanan Bahan Makanan Penyimpanan bahan makanan merupakan suatu tata cara menata, menyimpan, memelihara keamanan bahan makanan kering dan basah baik kualitas maupun kuantitas digudang bahan makanan kering dan basah serta pencatatan dan pelaporannya (Depkes,2007). Penyimpanan yang tepat dari makanan yaitu segera setelah bahan makanan diterima dan diperiksa merupakan faktor penting dalam pencegahan dan pengendalian kerusakan kualitas dari bahan makanan tersebut (West, 1967).

Pengetahuan dasar tentang berbagai bahan makanan mencakup berbagai aspek seperti: jenis bahan makanan, mutu bahan makanan, cara penyimpanan dan mengolah bahan makanan yang bertalian dengan sifat-sifat fisik bahan makanan sangat penting karena untuk menghasilkan makanan dengan cita rasa yang memuaskan harus menggunakan bahan makanan yang berkualitas (Moehyi, 1992). 2.2.2.2 Prinsip Penyimpanan Bahan Makanan Fungsi dari penyimpanan bahan makanan adalah menyelenggarakan pengurusan bahan makanan agar setiap waktu diperluka dapat melayani dengan tepat, cepat dan aman digunakan dengan cara yang efisien. Sesuai dengan jenis barang dalam suatu proses industri, terdapat empat jenis gudang yaitu gudang operasional, gudang perlengkapan, gudang barang jadi dan gudang musiman. Dalam sistem penyelenggaraan makanan yang terkait dengan bahan makanan adalah gudang operasional. Prinsip dasar dalam penyimpanan bahan makanan adalah: tepat tempat, tepat waktu, tepat mutu, tepat jumlah dan tepat nilai. Syarat penyimpanan bahan makanan secara umum antara lain: a) b) Adanya sistem penyimpanan barang Tersedianya persyaratan. c) Tersedianya kartu stock/ buku catatan keluar masuknya bahan makanan. fasilitas ruang penyimpanan bahan makanan sesuai

Langkah-langkah penyimpanan bahan makanan: a) Setelah bahan makanan yang memenuhi syarat diterima, harus segera dibawa ke ruangan penyimpanan, gudang atau pendingin ruangan. b) Apabila bahan makanana langsung digunakan, setelah ditimbang dan diawasi oleh bagian penyimpanan bahan makanan setempat dibawa ke ruang persiapan bahan makanan. Untuk semua kelas rumah sakit diperlukan ruang penyimpanan untuk bahan makanan kering (gudang bahan makanan) dan ruang pendingin, serta ruang pembeku (freezer). Luas macam dan jenisnya berbeda menurut rumah sakit masing-masing. Freezer (pembeku) umumnya dimiliki oleh instansi yang besar yang dimaksudkan untuk menyimpan bahan makanan dalam jangka waktu yang agak lama. Sedangkan tahapan dalam proses penyimpanan dalam National

Restaurant Association, (2004) adalah a) Food labeling Semua makanan yang mempunyai potensi bahaya, makanan siapa jadi, dan bahan makanan yang telah dipersiapkan untuk diolah 24 jam mendatang atau lebih, harus diberi label tanggal, bulan dan tahun makanan diterima sampai bahan makanan tersebut diolah maka label harus dibuang. b) Perputaran barang Untuk memastikan barang yang lebih lama harus dipakai terlebih dahulu, atau lebih sering kita sebut dengan istilah FIFO. c) Membuang barang yang telah mencapai tanggal kadaluarsa.

d) Membuat jadwal pengecekan barang. Untuk memastikan bahwa makanan yang telah mencapai tanggal kadaluarsa harus dikosongkan dari kontainer kemudian membersihkan

dan mengisi ulang dengan bahan makanan yang baru. e) Memindahkan makanan antar kontainer dengan cara yang benar f) Hindari bahan makanan dari temperatur danger zone (temperatur dimana bakteri dapat hidup dan berkembang biak dengan cepat). g) Mengecek temperatur bahan makanan yang disimpan dan area tempat penyimpanan. h) Simpan bahan makanan di tempat yang didesain untuk penyimpanan bahan makanan. i) Menjaga semua area penyimpanan tetap kering dan bersih.

Sesuai jenis bahan makanan gudang operasional dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : 1) Gudang bahan makanan kering Merupakan tempat menyimpan bahan makanan kering yang tahan lama seperti: beras, gula, tepung-tepungan, kacang hijau, minyak, kecap, makanan dalam kaleng dan lain-lain. Syarat utama untuk menyimpan bahan makanan kering adalah ruangan khusus kering, tidak lembab, pencahayaan cukup, ventilasi dan sirkulasi udara baik, serta bebas dari serangga dan binatang pengerat lainnya. Penyimpanan bahan makanan dalam kondisi gelap dan lembab akan mendorong pertumbuhan

organisme tertentu seperti jamur. Suhu ruangan yang dianjurkan adalah 19-20oC, yang harus sering dikontrol untuk menjaga kestabilan. Dalam penataan/penempatan barang, bahan makanan harus disusun beraturan, diberi tanggal penerimaan dan setiap jenis bahan makanan diberi pembatas. Bahan makanan yang peraturannya cepat, diletakkan dekat dengan tempat penyaluran dan sebaliknya. Bahan makanan yang berbau tajam seperti terasi, harus dipisahkan dn tidak berdekatan dengan bahan makanan yang mudah menyerap bau seperti tepung-tepungan. Syarat penyimpanan bahan kering (gudang) menurut Depkes 2007: a) Bahan makanan harus ditempatkan secara teratur menuntut macam, golongan ataupun urutan pemakaian bahan makanan. b) Menggunakan bahan yang diterima lebih dahulu (FIFO= First In First Out). Untuk mengetahui bahan makanan yang diterima diberi tanda tanggal penerimaan. c) Pemasukan dan pengeluaran bahan makanan serta berbagai pembukuan di bagian penyimpanan bahan makanan ini, termasuk kartu stock bahan makanan harus segera diisi tanpa ditunda, diletakkan pada tempatnya, diperiksa dan diteliti secara kontinyu. d) Kartu/buku stock dan pengeluaran bahan makanan, harus segera diisi dan diletakkan pada tempatnya e) Gudang dibuka pada waktu yang telah ditentukan.

f) Semua bahan makanan ditempatkan dalam tempat tertutup, terbungkus rapat dan tidak berlobang.Di letakkan di atas rak bertingkat yang cukup kuat dan tidak menempel pada dinding. g) Pintu harus selalu terkunci pada saat tidak ada kegiatan serta dibuka pada waktu-waktu yang ditentukan. Pegawai yang masuk dan keluar gudang juga hanya pegawai yang ditentukan. h) Suhu ruangan harus kering hendaknya berkisar antara 19-210C. i) Pembersihan ruangan secara periodik, 2 kali seminggu. j) Penyemprotan ruangan dengan insektisida hendaknya dilakukan secara periodik dengan mempertimbangkan keadaan ruangan. k) Semua lubang yang ada digudang harus berkasa, serta bila terjadi pengerusakan oleh binatang pengerat, harus segera diperbaiki. 2) Gudang bahan makanan segar Merupakan tempat penyimpanan bahan makanan yang masih segar seperti: daging, ikan unggas, sayuran dan buah. Bahan makanan yang mudah rusak, sehingga perlu dilakukan perlu dilakukan tindakan untuk untuk memperlambat kerusakkan terutama disebabkan oleh mikroba. Secara umum setiap jenis bahan makanan segar memiliki suhu penyimpanan tertentu yang optimal untuk menjaga kualitas. Pengelompokkan bahan makanan segar sesuai dengan suhu penyimpanan adalah: a) Penyimpanan segar (Fresh cooling), bahan makanan disimpan dalam lemari pendingin dengan suhu yang berkisar antara 1-40C.

b)

Penyimpanan dingin (chilly), bahan makanan disimpan di lemari es dengan suhu antara suhu (-5)-00C. Suhu ini dibutuhkan untuk menyimpan daging ikan atau unggas tidak lebih dari 3 (tiga) hari.

c)

Penyimpanan beku (Freezer), suhu di ruang penyimpanan ini sangatlah dingin yaitu sekitar (-10)oC, dapat digunakan untuk menyimpan daging dalam waktu lama. Suhu makanan gudang bahan makanan segar diperiksa 2x sehari, yaitu

pada saat gudang dibuka dan ditutup sehingga keamanan bahan makanan didalamnya dapat terkontrol. Syarat penyimpanan bahan makanan segar: Bahan makanan segar mudah sekali rusak dalam suhu tingi atau sinar matahari, maka bahan makanan ini harus disimpan dalam temperatur yang dingin sesuai dengan suhu yang diperlukan. Adapun beberapa syarat penyimpanan di ruangan atau lemari pendingin, adalah: a) Suhu tempat harus betul-betul sesuai dengan keperluan bahan makanan, agar tidak menjadi rusak. b) Pengecekan terhadap suhu dilakukan dua kali sehari dan pembersihan lemari es/ruangan pendingin dilakukan setiap hari. c) Pencairan lemari es harus segera dilakukan setelah terjadi pengerasan. Pada beberapa lemari es tertentu pencairan terdapat alat otomastis di dalam alat pendingin tersebut. d) Semua bahan yang akan dimasukkan ke lemari/ruang pendingin sebaiknya dibungkus plastik atau kertas timah.

e)

Tidak menempatkan bahan makanan yang berbau keras bersama bahan makanan yag berbau.

f)

Khusus untuk

sayuran, suhu

penyimpanan harus betul-betul

diperhatikan. Untuk buah-buahan, ada yang tidak memerlukan pendingin, perhatikan sifat buah tersebut sebelum dimasukkan ke dalam ruang/lemari pendingin. (Depkes, 2007). 2.2.2.3 Penyimpanan Bahan Makanan Dalam Prinsip Food Hygiene Penyimpanan bahan makanan merupakan satu dari 6 prinsip higiene dan sanitasi makanan. Penyimpanan bahan makanan yang tidak baik, terutama dalam jumlah yang banyak (untuk katering dan jasa boga) dapat menyebabkan kerusakan bahan makanan tersebut. Adapun tata cara penyimpanan bahan makanan yang baik menurut higiene dan sanitasi makanan adalah sebagai berikut: a) Suhu penyimpanan yang baik Setiap bahan makanan mempunyai spesifikasi dalam penyimpanan tergantung kepada besar dan banyaknya makanan dan tempat penyimpanannya. Sebagian besar dapat dikelompokkan menjadi: 1. Makanan jenis daging, ikan, udang dan olahannya a) Menyimpan sampai 3 hari: -50 sampai 00C b) Penyimpanan untuk 1 minggu: -190 sampai -50C c) Penyimpanan lebih dari 1minggu: dibawah -100C

2. Makanan jenis telur, susu dan olahannya a. Penyimpanan sampai 3 hari: -50 sampai 70C b. Penyimpanan untuk 1 minggu: dibawah -50C c. Penyimpanan paling lama untuk 1 minggu: dibawah -50C 3. Makanan jenis sayuran dan minuman dengan waktu penyimpanan paling lama 1 minggu yaitu 70 sampai 100C 4. Tepung, biji-bijian dan umbi kering pada suhu kamar (250C).

b) Tata cara penyimpanan 1. Penyimpanan suhu rendah dapat berupa: a. Lemari pendingin yang mampu mencapai suhu 100-150C untu

penyimpanan sayuran, minuman dan buah serta untuk display penjualan makanan dan minuman dingin. b. Lemari es (kulkas) yang mampu mencapai suhu 10-40C dalam keadaanisi bisa digunakan untuk minuman, makanan siap santap dan telur. c. Lemari es (Freezer) yang dapat mencapai suhu -50C, dapat digunakan untuk penyimpanan daging, unggas, ikan, dengan waktu tidak lebih dari 3 hari. d. Kamar beku yang merupakan ruangan khusus untuk menyimpan makanan beku (frozen food) dengan suhu mencapai -200C untuk menyimpan daging dan makanan beku dalam jangka waktu lama. 2. Penyimpanan suhu kamar

Untuk makanan kering dan makanan terolahan yang disimpan dalam suhu kamar, maka rak penyimpanan harus diatur sebagai berikut: a. Makanan diletakkan dalam rak-rak yang tidak menempel pada dinding, lantai dan langit-langit, maksudnya adalah: untuk sirkulasi udara agar udara segar dapat segera masuk keseluruh ruangan, mencegah kemungkinan jamahan dan tempat persembunyian tikus, untuk memudahkan pembersihan lantai dan untuk mempermudah dilakukan stok opname b. Setiap makanan ditempatkan dalam kelompoknya dan tidak bercampur baur c. Untuk bahan yang mudah tercecer seperti gula pasir dan tepung, ditempatkan dalam wadah penampungan sehigga tidak mengotori lantai c) Cara penyimpanan Setiap bahan makanan yan disimpan diatur ketebalannya, maksudnya agar suhu dapat merata keseluruh bagian. Setiap bahan makanan ditempatkan secara terpisah menurut jenisnya, dalam wadah (kontainer) masing-masing.Wadah dapat berupa bak, kantong plastik atau lemari yang berbeda. Makanan disimpan didalam ruangan penyimpanan sedemikian hingga terjadi sirkulasi udara dengan baik agar suhu merata keseluruh bagian. Pengisian lemari yang terlalu padat akan mengurangi manfaat penyimpanan karena suhunya tidak sesuai dengan kebutuhan.

Penyimpanan didalam lemari es: 1) 2) Bahan mentah harus terpisah dari makanan siap santap. Makanan yang berbau tajam harus ditutup dalam kantong plastik yang rapat dan dipisahkan dari makanan lain, kalau mungin dalam lemari yang berbeda, kalau tidak letaknya harus berjauhan. 3) Makanan yang disimpan tidak lebih dari 2 atau 3 hari harus sudah dipergunakan. 4) Lemari tidak boleh terlalu sering dibuka, maka dianjurkan lemari untuk keperluan sehari-hari dipisahkan dengan lemari untuk keperluan penyimpanan makanan.

Penyimpanan makanan kering: a. Suhu cukup sejuk, udara kering dengan ventilasi yang baik b. Ruangan bersih, kering, lantai dan dinding tidak lembab c. Rak-rak berjarak minimal 15 cm dari dinding lantai dan 60 cm dari langitlangit d. Rak mudah dibersihkan dan dipindahkan e. Penempatan dan pengambilan barang diatur dengan sistem FIFO (Firs In First Out) artinya makanan yang masuk terlebih dahulu harus dikeluarkan lebih dulu

Persyaratan hygiene dan sanitasi makanan pada penyimpanan bahan makanan menurut Kepmenkes No 1204 Tahun 2004 Tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit adalah sebagai berikut: a. Bahan Makanan Kering 1. Semua gudang bahan makanan hendaknya berada di bagian yang tinggi 2. Bahan makanan tidak diletakkan di bawah saluran/pipa air (air bersih maupun air limbah) untuk menghindari terkena bocoran. 3. Tidak ada drainase disekitar gudang makanan. 4. Semua bahan makanan hendaknya disimpan pada rak-rak dengan ketinggian rak terbawah 15 cm25 cm. 5. Suhu gudang bahan makanan kering dan kaleng dijaga kurang dari 22C. 6. Gudang harus dibuat anti tikus dan serangga. 7. Penempatan bahan makanan harus rapi dan ditata tidak padat untuk menjaga sirkulasi udara.

b. Bahan Makanan Basah/Mudah Membusuk dan Minuman 1. Bahan makanan seperti buah, sayuran, dan minuman, disimpan pada suhu penyimpanan sejuk (cooling) 10C15C 2. Bahan makanan berprotein yang akan segera diolah kembali disimpan pada suhu penyimpanan dingin (chilling) 4C10C 3. Bahan makanan berprotein yang mudah rusak untuk jangka waktu sampai 24 jam disimpan pada penyimpanan dingin sekali (freezing) dengan suhu 0C4C.

4. Bahan makanan berprotein yang mudah rusak untuk jangka waktu kurang dari 24 jam disimpan pada penyimpanan beku (frozen) dengan suhu < 0C. 5. Pintu tidak boleh sering dibuka karena akan meningkatkan suhu. 6. Makanan yang berbau tajam (udang, ikan, dan lain-lain) harus tertutup. 7. Pengambilan dengan cara First in First Out (FIFO), yaitu yang disimpan lebih dahulu digunakan dahulu, agar tidak ada makanan yang busuk. d) Administrasi penyimpanan Setiap barang yang dibeli harus dicatat dan diterima oleh bagian gudang untuk ketertiban administrasinya. Setiap jenis makanan mempunyai kartu stock, sehingga bila terjadi kekurangan barang dapat segera diketahui

(Purawidjaja,1995). Untuk menciptakan informasi dan pengendalian persediaan bahan baku sangat diperlukan adanya: prosedur penerimaan barang, prosedur penyimpanan dan pengeluaran barang, fasilitas gudang, metode penilaian persediaan, kartu persediaan dan metode pencatatan persediaan. Desain dan lay out store room berpengaruh pada proses cleaning maintenance. Persyaratan desain dan lay out yang baik adalah sebagai berikut: 1) Rak penyimpanan, bahannya stainless steel karena anti karat, kuat, tahan lama dan mudah dibersihkan

2) Lantai, harus terbuat dari bahan yang tahan lama, tidak menyerap air, mudah dibersihkan 3) Dinding, harus dicat dengan warna terang untuk mengetahui apakah dinding kotor 4) Langit-langit, harus bersih, berwarna terang dan sudutnya berhubungan dengan dinding/tidak ada celah 5) Ventilasi, untuk memindahkan panas, uap, pengembunan dengan cepat. 6) Pencahayaan, pencahayaan yang kurang akan menyulitkan pengenalan jenis barang. 2.3 Pengawasan Dan Pengendalian Bahan Makanan Pengawasan adalah salah satu fungsi manajemen yang merupakan proses kegiatan pimpinan untuk memastikan bahwa tujuan dan tugas-tugas organisasi akan terlaksana dengan baik sesuai dengan kebijakan (Depkes, 2007). Hasil pengawasan harus dijadikan masukan oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan dengan tujuan: a) Menghentikan dan meniadakan kesalahan, penyimpangan,

penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidaktertiban b) Mencegah terulang kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidaktertiban c) Mencari cara lebih baik atau membina yang lebih baik untuk mencapai tujuan dan melaksanakan tugas organisasi

Pengendalian adalah suatu fungsi yang mengarahkan semua kegiatan yang telah ditetapkan dalam melaksanakan tujuan program, sehingga dapat dicapai hasil secara efisien dan efektif. Dalam penyelenggaraan makanan, pengawasan dan pengendalian terus menerus dilaksanakan pada setiap proses penyelenggaraan makanan mulai dari perencanaan anggaran, perencanaan menu, perencanaan kebutuhan bahan makanan, pengadaan bahan makanan, penerimaan bahan makanan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan sapai dengan makanan diterima oleh konsumen. Pengawasan dan pengendalian dapat dilakukan dengan baik apabila sistem pencatatan dan pelaporan ditata dengan sempurna. Persediaan diperlukan karena adanya selang waktu tertentu untuk melakukan proses produksi, pemindahan dan penyaluran barang. Apabila dikaji lebih dalam lagi kegiatan pengendalian, persediaan bahan makanan di rumah sakit ditujukan untuk: a) Menjaga agar jangan sampai rumah sakit kehabisan pesediaan, sehingga mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi dan konsumen tidak dilayani b) Menjaga agar penyediaan barang persediaan tidak terlalu besar atau berlebihan, sehingga biaya tidak terlalu besar. Disini dapat diwujudkan dengan mengatur kapan pesanan bahan makanan berikutnya dilakukan c) Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat berakibat biaya pemesanan menjadi besar

d) Menjaga agar biaya penerimaan, penyimpanan dapat ditekan dengan sistem kerja yang seefisien mungkin e) Menjaga kualitas bahan makanan yang diterima sebagai barang persediaan Untuk tercapainya tujuan di atas, frekuensi pembelian/pemesanan dapat dilakukan just in time yang disesuaikan dengan siklus menu yang ada. Just in time adalah waktu memesan bahan makanan tepat sesuai kebutuhan sehingga tidak membebani biaya penyimpanan, tetapi juga keberadaan bahan makanan senantiasa siap pakai dan tidak mengganggu proses produksi makanan. Perkiraan waktu pemesanan atau kapan bahan makanan diterima yang disesuaikan dengan jenis bahan makanannya antara lain untuk: a) Bahan makanan segar lauk pauk sperti daging, sayuran buah dapat dilakukan minimal 1 hari sebelumnya b) Bahan makanan segar sayuran daun diterima sekitar 2-3 jam sebelum dimasak c) Buahbuahann, makanan siap saji diterima 2-3 jam sebelum digunakan d) Bahan makanan kering dapat dipesan dengan 1 -2 putaran siklus menu Kegiatan inventaris dalam proses penyimpanan ini perlu dilakukan secara periodik, bisa harian, mingguan atau bulanan. Inventaris dilakukan untuk mengetahui secara pasti bahan makanan apa saja yang masih tersedia. Menurut Atang Sabur Safary dalam Prihastuti (2008) teknik inventaris ini ada 2 macam yaitu: Book Inventory dan Psysical Inventory. Book inventory yaitu control bahan makanan melalui catatan, sedang psysical inventory adalah kontrol yang

dilakukan langsung dengan mendatangi gudang, menghitung bahan makanan yang masih tersedia Formatformat pemesanan bahan makanan yang dibuat oleh bagianbagian tertentu dengan persetujuan yang berwenang sangat membantu dalam mengendalikan pengeluaran bahan makanan dari gudang. Format tersebut dapat dijadikan alat untuk mengontrol pengeluaran barang. Pengawasan yang lemah pada aspek pengeluaran barang dapat menyebabkan hilangnya bahan makanan tersebut. Laporan pengeluaran bahan (Isuing Report) dapat berisi tentang jenis bahan, keterangan bahan, banyaknya, harga, banyaknya yang dikeluarkan, dan jumlah bahan yang tersisa. Laporan kerusakan dan kadaluarsa di gudang perlu dicatat dan dilaporkan. Pentingnya pencatatan ini sebagai input bagi perencanaan dan pelaksanaan penyedia bahan selanjutnya. Dengan pencatatan kerusakan dapat dievaluasi bahan apa saja yang mudah rusak serta apa penyebabnya.

BAB III

ALUR DAN JADWAL KEGIATAN MAGANG 3.1 Alur Kegiatan Magang Bagan 3.1 Alur Kegiatan Magang Persiapan 1. Membuat proposal magang 2. Menyerahkan proposal magang ke dosen penanggungjawab magang peminatan gizi 3. Mencari institusi atau perusahaan tempat magang 4. Membuat surat pengantar magang dari Program Studi Kesehatan Masyarakat 5. Memberikan surat pengantar magang dan menunggu keputusan dari tempat magang 6. Penentuan pembimbing lapangan oleh pihak institusi Pelaksanaan 1. Pelaksanaan kegiatan magang selama 26 hari kerja mulai tanggal 01 Februari2 Maret 2011 2. Mengikuti alur kerja institusi magang 3. Pengambilan data-data yang diperlukan untuk laporan 4. Pemantauan pelaksanaan magang oleh pembimbing lapangan dan pembimbing fakultas 5. Bimbingan dengan dosen pembimbing Tahap Evaluasi dan Presentasi Laporan : 1. Menyusun laporan magang di bimbing pembimbing lapangan dan pembimbing fakultas 2. Pendaftaran presentasi laporan magang 3. Presentasi laporan magang yang dihadiri oleh tim penguji yang terdiri atas pembimbing akademik, pembimbing lapangan, dan seorang penguji lain yang ditunjuk oleh panitia magang. 6. Bimbingan dengan pembimbing lapangan

3.2 Jadwal Kegiatan Magang Tabel 3.1 Jadwal Kegiatan Magang di RS Haji Jakarta Tahun 2011

No

Hari/Tanggal Selasa,

Kegiatan
- Pre test - Orientasi magang Pelayanan Gizi Rumah Sakit - Perkenalan dengan pembimbing lapangan dan

Tempat
- Ruang

01 Feb 2011 09.0015.00

Koor Sub Unit Gizi RSHJ Koor Sub Unit Gizi RSHJ

pegawai instalasi gizi dan pegawai dapur


- Orientasi magang SOP GIZI RSHJ - Mengambil data tentang SOP instalasi - Ruang

gizi

Rabu, 2 02 Feb 2011 08.0015.00

penyelenggaraan makanan - Mengamati tempat penerimaan, penyimpanan bahan Ruang produksi makanan (BM), persiapan, pengolahan, pewadahan/ pendistribusian BM - Membantu persiapan BM - Membantu persiapan snack sore pasien dan karyawan Ruang persiapan Ruang penerimaan - Mengamati dalam penerimaan dan penyimpanan BM - Membantu penimbangan dan penyaluran BM yang dibutuhkan ke ruang persiapan BM - Membantu persiapan BM - Membantu persiapan snack sore pasien dan karyawan - Wawancara dengan petugas gudang terkait pengadaan, penerimaan BM dan mekanisme penyimpanan BM dan BM Ruang persiapan penyimpanan

Kamis, 3 03 Feb 2011 08.0015.00

Penyimpanan kering

BM

Jumat, 4 04 Feb 2011 08.0015.00

Ruang penerimaan - Mengamati penerimaan dan penyimpanan BM - Membantu penimbangan dan penyaluran BM yang dan penyimpanan dibutuhkan - Membantu persiapan BM yang akan diolah Ruang persiapan - Membantu penyiapan snack pasien dan karyawan - Melakukan observasi tempat penyimpanan BM: penyimpanan kering, penyimpanan basah, dan Ruang penyimpanan

penyimpanan harian. - Mempelajari administrasi gudang

BM kering, segar dan harian Ruang penerimaan

Minggu, 5 06 Feb 2011 08.0015.00

dan penyimpanan - Mengamati penerimaan dan penyimpanan BM - Membantu penimbangan dan penyaluran BM yang BM dibutuhkan - Mengamati dan ikut serta penyiapan BM Ruang persiapan - Membantu penyiapan snack pasien dan karyawan - Mengamati dan ikut serta dalam pewadahan/ pemorsian makanan Ruang pewadahan

Senin, 6 07 Feb 2011 08.0015.00

Selasa, 7 08 Feb 2011 13.0020.00

- Mengamati penerimaan dan penyimpanan BM - Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke tempat persiapan - Membantu persiapan BM - Membantu penyiapan snack pasien dan karyawan - Mempelajari cara merekap daftar permintaan makan dan pemantauan pasien - Mempelajari dan menulis etiket makan pasien - Mengamati dan ikut serta dalam pewadahan/ pemorsian makanan - Membantu penyiapan snack pasien baru - Membantu persiapan BM - Menginput data porsi makan pasien bulan Januari dan Februari

Ruang penerimaan dan BM Ruang persiapan penyimpanan

Ruang PAG Ruang makanan pewadahan

Ruang persiapan Ruang PAG Ruang pewadahan

Rabu, 8 09 Feb 2011 13.0020.00

- Ikut serta dalam pewadahan/ pemorsian makanan Ruang penyimpanan - Wawancara dengan petugas gudang terkait mekanisme BM penerimaan BM dan penyimpanan BM - Pengumpulan data terkait formulir permintaan gudang harian Ruang administrasi - Membantu persiapan BM - Menulis etiket makan pasien Ruang persiapan

Ruang PAG Ruang penerimaan dan penyimpanan - Mengamati penerimaan dan penyimpanan BM - Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke BM tempat persiapan BM - Mengamati dan ikut serta dalam pewadahan/ Ruang persipan pemorsian makanan snack pagi pasien - Membantu penyiapan snack sore pasien dan karyawan snack - Membantu persiapan BM Ruang BM Ruang penerimaan dan penyimpanan - Mengamati penerimaan dan penyimpanan BM BM - Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke tempat persiapan BM - Wawancara dengan petugas gudang untuk mengetahui Ruang persiapan pembagian tugas SDM yang ada di gudang - Ikut serta persiapanan BM Ruang persiapan - Membantu pewadahan snack pasien buah VIP snack persiapan

Kamis, 9 10 Feb 2011 08.0015.00

Jumat, 10 11 Feb 2011 06.0013.00

Ruang penerimaan - Melakukan penerimaan dan penyimpanan BM - Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke tempat persiapan BM - Melakukan persiapan BM - Mengamati dan ikut serta dalam pewadahan/ pemorsian makanan - Membantu persipan snack pasien dan karyawan - Melakukan penerimaan dan penyimpanan BM dan BM Ruang makanan Ruang snack 12 Senin, Ruang penerimaan persiapan pewadahan penyimpanan

Sabtu, 11 12 Feb 2011 08.0015.00

14 Feb 2011 08.0015.00

Mengamati dan ikut serta dalam persiapan BM dan penyimpanan Membantu persiapan BM BM Membantu persiapan snack pagi pasien dan karyawan Wawancara terkait pencatatan dan pelaporan dalam Ruang persiapan permintaan dan penyimpanan BM Ruang administrasi

Selasa, 13 15 Feb 2011 13.0020.00

Ruang pengolahan - Mengamati dan ikut serta dalam pengolahan makan siang - Mengamati dan ikut serta dalam pewadahan/ Ruang pewadahan pemorsian makanan. - Membantu persiapan BM Ruang persiapan - Menyusun menu untuk penunggu VIP Ruang PAG Ruang persiapan - Membantu persiapan BM - Mengamati dan ikutserta dalam penerimaan BM Ruang penerimaan kering dan penyimpanan - Membantu pemberian label dan penyimpanan BM BM kering Ruang PAG - Membuat revisi master menu Membantu pengolahan BM Membantu persiapan BM Membantu persiapan snack buah potong untuk pasien Membantu distribusi makan pagi pasien Ruang pengolahan Ruang persiapan

Rabu, 14 16 Feb 2011 13.0020.00

Kamis, 15 17 Feb 2011 20.0007.00

Ruang pewadahan Ruang penerimaan

Sabtu, 16 19 Feb 2011 08.0015.00

dan penyimpanan - Mengamati penerimaan dan penyimpanan BM - Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke BM tempat persiapan BM - Mengamati dan ikut serta dalam pewadahan/ Ruang pewadahan pemorsian makanan - Membantu penyiapan snack buah pasien VIP Ruang persiapan

17

Minggu,

- Membantu pewadahan snack pagi pasien Ruang pewadahan - Mengamati dan ikut serta dalam penerimaan dan

20 Feb 2011 08.0015.00

penyimpanan BM Ruang penerimaan - Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke dan penyimpanan tempat persiapan BM BM - Membantu persiapan BM - Mempelajari cara pembuatan pemesanan BM Ruang persiapan Ruang administrasi - Mengamati dan ikut serta dalam penerimaan dan penyimpanan BM - Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke tempat persiapan BM - Membantu persiapan BM - Membantu penyiapan snack sore pasien dan karyawan - Menyalurkan BM ke gudang harian sesuai permintaan - Penulisan kartu stock BM kering - Wawancara terkait evaluasi kegiatan penerimaan dan penyimpanan BM - Bimbingan dengan pembimbing lapangan terkait laporan - Mengamati dan ikut serta dalam penerimaan dan penyimpanan BM - Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke tempat persiapan BM - Mengamati dan ikut serta dalam pewadahan/ pemorsian makanan - Membantu penyiapan snack sore pasien dan karyawan - Wawancara terkait prosedur penyimpanan dan pengeluaran barang serta metode penilaian persedian barang - Melakukan persiapan BM - Melakukan pendistribusian BM kering untuk karyawan sesuai permintaan - Mengamati dan ikut serta dalam pewadahan/ pemorsian makanan - Membantu penyiapan snack sore pasien dan karyawan - Membantu menyiapkan makanan untuk penunggu Ruang penerimaan dan BM penyimpanan

Senin, 18 21 Feb 2011 08.0015.00

Ruang persiapan

Ruang penyimpanan BM kering

Ruang penerimaan dan BM penyimpanan

Selasa, 19 22 Feb 2011 08.0015.00

Ruang pewadahan

Ruang persiapan Ruang administrasi Ruang persiapan Ruang penyimpanan Ruang pewadahan

Rabu, 20 23 Feb 2011 13.0020.00

Ruang persiapan

pasien Ruang persiapan Kamis, 21 24 Feb 2011 15.0020.00 Membantu persiapan BM Ikut serta dalam pengolahan BM Membantu penyiapan snack sore pasien dan karyawan Menyiapkan makanan cair untuk pasien diit Bimbingan terkait laporan Ruang pengolahan Ruang persiapan Ruang diit khusus Ruang administrasi Ruang penerimaan dan penyimpanan - Mengamati dan ikut serta dalam penerimaan dan BM penyimpanan BM - Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke tempat persiapan BM - Melakukan pemorsian susu untuk pasien Ruang persiapan - Membantu persiapan BM - Mengamati dan ikut serta dalam pewadahan/ Ruang pewadahan pemorsian snack pagi pasien Ruang pewadahan

Jumat, 22 25 Feb 2011 08.0015.00

Sabtu, 23 26 Feb 2011 08.0015.00

- Membantu pewadahan snack pagi pasien - Mengamati dan ikut serta dalam penerimaan dan Ruang penerimaan penyimpanan BM dan penyimpanan - Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke tempat persiapan BM - Membantu penyiapan snack sore pasien dan karyawan Ruang persiapan - Melakukan penerimaan BM - Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke tempat persiapan BM - Persiapan snack pagi pasien - Bimbingan dengan pembimbing lapangan - Diskusi dengan petugas gudang - Melengkapi data data yang kurang - Pemeriksaan stock BM kering - Diskusi dengan pembimbing lapangan terkait laporan - Persiapan snack pagi pasien - Melakukan penerimaan BM - Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke Ruang penerimaan dan BM Ruang persiapan Ruang administrasi Ruang penyimpanan Ruang administrasi Ruang persiapan Ruang penerimaan penyimpanan

Senin, 24 28 Feb 2011 08.0015.00

Selasa, 25 01 Mar 2011 08.0015.00

tempat persiapan BM - Merekapitulasi snack karyawan bulan Februari

dan BM

penyimpanan

Ruang administrasi Rabu, 26 02 Mar 2011 08.0015.00 Diskusi dengan pembimbing lapangan terkait laporan Ruang persiapan Persiapan snack pagi pasien dan karyawan Ruang Mengisi form pengeluaran BM segar Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke penyimpanan BM tempat persiapan BM - Perpisahan dengan pihak terkait Instalasi Gizi RSHJ Sumber: Dokumentasi Pribadi Berdasarkan tabel 3.2 jadwal kegiatan magang yang dijadikan acuan dalam mencari data-data serta ikut serta dalam kegiatan yang ada di instalasi gizi terutama tentang manajemen penerimaan dan penyimpanan BM yang ada di tempat tersebut. Kegiatan yang rutin dilakukan adalah membantu

penyelenggaraan makanan untuk pasien dan snack karyawan.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Rumah Sakit Haji Jakarta 4.1.1 Sejarah Rumah Sakit Haji Jakarta Pada tahun 1990/1410 H, telah terjadi musibah yang menimpa para jemaah haji Indonesia. Peristiwa tersebut dikenal dengan peristiwa Mina, lebih dari 600 jemaah haji Indonesia menjadi korban. Pembangunan dimulai pada 1 Oktober 1993 M, yang diresmikan oleh Menteri Agama Dr.H.Tarmizi Taher dan Gubernur DKI Soerjadi Soedirja. Kemudian diterbitkan surat keputusan bersama tiga menteri yaitu Menteri dalam negeri, Menteri kesehatan dan Menteri Agama tentang pembentukan panitia pembangunan Rumah Sakit Haji. Rumah Sakit Haji Jakarta diresmikan oleh Presiden RI Soeharto pada 12 November 1994. 4.1.2 Profil Rumah Sakit Haji Jakarta Rumah sakit Haji Jakarta terletak tepat bersebelahan dengan kompleks asrama haji Pondok Gede, yang beralamat di Jalan Raya Pondok Gede Jakarta Timur. Rumah Sakit ini dibangun dengan standar Rumah Sakit kelas C+ diatas lahan seluas 1 Ha dengan luas bangunan 14.000 m2 yang terdiri dari 6 lantai, yaitu merupakan bagian dari sistem pelayanan kesehatan masyarakat. Pada tahun 1994 hingga 1997 statusnya merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan Pemda DKI Jakarta berdasarkan keputusan Gubernur DKI Jakarta No. 1504 Tahun 1994. Pada tahun 1997 hingga 2004 status badan

hukum RS Haji Jakarta berubah menjadi yayasan RS Haji Jakarta berdasarkan SK Gubernur DKI Jakarta No. 1524 Tahun 1997 dan Akte Notaris Sutjipto No.28 Tanggal 5 Maret 1997. Pada tahun 2004 hingga kini statusnya berupa Perseroan Terbatas (PT) berdasarkan Perda DPRD DKI No.13 Tahun 2004 dan Akte Notaris Sutjipto No.71 Tanggal 17 September 2004. Saat ini dalam proses pembubaran PT berdasarkan Putusan Mahkamah Agung Republik Indonesia Reg.No.05 P/HUM/2005, Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta No.5 Tahun 2006. Selanjutnya akan menuju bentuk Badan Layanan Umum (BLU). Izin operasional RS.Haji Jakarta adalah Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK.07.06/III/4102/2009 tentang pemberian izin penyelenggaraan rumah sakit umum dengan nama Rumah Sakit Haji Jakarta Propinsi DKI Jakarta tertanggal 15 Oktober 2009. Tujuan pengelolaan Rumah Sakit: untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat dengan memberikan pelayanan kesehatan yang paripurna, bermutu, terjangkau dan akuntabel kepada seluruh lapisan masyarakat, dengan jalan: a. Menyelenggarakan praktek bisnis yang sehat, berorientasi pada prinsi ekonomis dan produktivitas, melalui pengelolaan RS yang menerapkan kaidah Good Coorporate Governance. Dengan tetap melaksanakan fungsi sosial RS dan tidak semata-mata mencari keuntungan.

b. Melaksanakan pelayanan yang prima dengan kaidah Good Clinical Governance. c. Menunjang kegiatan pendidikan dan penelitian secara berkesinambungan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan kesehatan secara terpadu. 4.1.3 Struktur Organisasi Rumah sakit Haji Jakarta Struktur organisasi Rumah Sakit Haji Jakarta, dipimpin oleh seorang direktur dan memiliki wakil direktur pelayanan dan SDM dan wakil direktur administrasi dan keuangan. Direktur utama tersebut membawahi beberapa bagian, yaitu: ketua komite medik, ketua komite keperawatan, MK3L, kepala program keperawatan, bagian pelayanan klinik, kepala bagian SDM, kepala bagian SIM, kepala bagian pemasaran, kepala bagian keuangan dan akutansi dan kepala bagian umum (Struktur organisasi lihat dilampiran 2). 4.1.4 Visi dan Misi Rumah Sakit Haji Jakarta Adapun Visi dari Rumah Sakit Haji Jakarta yaitu menjadi Rumah Sakit Islami berkelas dunia dengan misinya sebagai berikut: a. Meningkatkan kualitas hidup manusia sebagai ibadah b. Melaksanakan layanan kesehatan islami, paripurna dan berkualitas c. Mempersiapkan dan meningkatkan sumber daya untuk mencapai rumah sakit berkelas dunia.

4.1.4 Fasilitas dan Ketenagaan Rumah Sakit Haji Jakarta Fasilitas yang tersedia di RS Haji Jakarta terdiri dari poliklinik umum dan spesialis, poliklinik bedah, poliklinik gigi, pelayanan 24 jam (meliputi gawat darurat, radiologi, farmasi, laboratorium, bank darah, ambulance, kamar ruang bersalin, kamar operasi dan pemulasaran jenazah), sedangkan pelayanan penunjang klinik terdiri dari: perawatan intensif, pelayanan darah, gizi, farmasi, rekam medik dan pelayanan penunjang non klinik terdiri dari: laundry, jasa boga, teknik dan pemeliharaan fasilitas, pengelolaan limbah, gudang, ambulance, komunikasi, pemulasaran jenazah, pemadam kebakaran, pengelolaan gas medik, penampungan air bersih. Tabel 4.1 Kapasitas Tempat Tidur Rumah Sakit Haji 2011 Pelayanan keperawatan & Jumlah kebidanan Super VIP 4 TT VIP 16 TT Kelas I 30 TT Kelas II 102 TT Kelas III 32 TT ICU/ICCU 7 TT Neonatus 12 TT RB 9 TT Total 212 TT Sumber : Profil Rumah Sakit Haji Tahun 2010

Untuk fasilitas penunjang kesehatan lainnya terdiri dari: endoscopy, esofagoscopy, audio metri, USG, EEG, fisioterapi, terapi wicara, treadmill, klinik kecantikan, klinik edukasi diabetes, klinik keluarga berencana dan laktasi, klinik perawatan luka, pelayanan dan konsultasi kesehatan calon haji, hemodialisa, klinik konsultasi gizi, medical check up, senam kesehatan (diabetes, asma, osteoporosis, senam hamil). Tabel 4.2 Ketenagaan Rumah Sakit Haji 2011 Berdasarkan status Jumlah - Tetap 637 orang - Kontrak 114 orang Berdasarkan jenis tenaga - Dokter + apoteker 28 orang - Tenaga perawat/bidan 332 orang - Tenaga penunjang 88 orang - Tenaga non medis 303 orang - Dokter tamu 74 orang Sumber: Profil Rumah Sakit Haji Tahun 2010 Kegiatan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan untuk kegiatan penyelenggaraan makanan untuk pasien dan karyawan di lakukan sub unit instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta. 4.2 Gambaran Sub Unit Instalasi Gizi Rumah Sakit Haji Jakarta Sub Unit Instalasi Gizi merupakan salah satu unit fungsional pada Rumah Sakit Haji Jakarta yang mempunyai tugas pokok yaitu penyelenggaraan makan pasien dan karyawan, penyelenggaraan gizi rawat inap, konsultasi dan penyuluhan gizi serta penelitian dan pengembangan gizi terapan.

4.2.1 Fungsi Dan Wewenang Sub Unit Instalasi Gizi Fungsi dan wewenang Sub Unit Instalasi Gizi dalam melakukan kegiatan pelayanan gizi pasien, karyawan dan masyarakat dengan: a. Membina administrasi, perencanaan dan tata laksana di lingkungan gizi b. Merencanakan diet dan mengevaluasi gizi rawat inap c. Merencanakan, menyiapkan, mengolah dan menyalurkan makanan untuk pasien dan karyawan Adapun tujuan pelayanan makan pasien dan karyawan adalah a. Menyelenggarakan makan pasien sesuai dengan diitnya b. Memonitor dan mengevaluasi asupan makan pasien c. Melakukan edukasi dan konsultasi gizi d. Menyelenggarakan penelitian aplikasi di bidang gizi dan dietetik. 4.2.2 Visi dan Misi Sub Unit Instalasi Gizi Visi dari Sub Unit instalasi gizi adalah memberikan pelayanan gizi yang maksimal, tepat sesuai kebutuhan pelanggan melalui penyelenggaraan makanan yang professional, halal, berkualitas guna mempercepat proses penyembuhan pasien dan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Untuk mencapai visi tersebut maka ditetapkan misimisi yaitu: memberikan pelayanan yang berkualitas, profesional dan islami kepada pelanggan dan karyawan Rumah Sakit Haji Jakarta. 4.2.3 Struktur Organisasi dan Ketenagaan Sub Unit Instalasi Gizi

Sub instalasi gizi ini dipimpin oleh seorang koodinator yang bertanggung jawab kepada direktur medik, perawatan dan penunjang. Bagan 4.1 Stuktur Organisasi Sub Unit Instalasi Gizi Rumah sakit Haji Jakarta

Sumber: Profil Rumah Sakit Haji Jakarta 2010 Koordinator gizi membawahi empat PJ yaitu PJ administrasi dan perbekalan yang bertanggung jawab terhadap tersedianya bahan makanan, sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam bahan-bahan pengolahan makanan pasien serta menyediakan dan menyimpan administrasi kegiatan seluruh pelayanan di instalasi gizi. PJ pengolahan bertanggung jawab terhadap tersedianya makanan sesuai kebutuhan dan diit pasien. PJ terapi dan evaluasi bertanggung jawab terhadap kebenaran dan ketepatan pelaksanaan kegiatan pelayanan makan pasien rawat inap serta konsultasi gizi pasien rawat inap. PJ litbang dan TU bertanggung jawab terhadap ketepatan, kebenaran laporan penelitian dan pengembangan gizi terapan.

Dalam pelaksanaan penyelenggaraan makanan terdapat koordinasi antara satu bagian dengan bagian lainnya. Dalam perencanaan anggaran koordinator gizi melibatkan PJ-PJ yang ada dibawahnya. Dalam penentuan kebutuhan bahan makanan PJ admistrasi dan perbekalan berkoordinasi dengan PAG dan PJ pengolahan. Tabel 4.3 Ketenagaan Di Sub Unit Instalasi Gizi Rumah Sakit Haji 2011 Jabatan Koordinator gizi PJ administrasi dan perbekalan PJ Pengolahan PJ Terapi dan evaluasi Rawat Inap PJ Litbang dan TU Petugas gudang Penata Gizi (PAG) Pemasak Penata Gizi Ruangan Pekarya Petugas Administrasi Penyaji Pendidikan D3 Gizi D3 Gizi D3 Gizi D3 Gizi D3 Gizi D1 Perhotelan D3 Gizi SMKK D3 Gizi SMU SMKK SMU/SMKK Jumlah 1 1 1 1 1 1 3 9 2 5 1 9

4.2.4 Fasilitas di Sub Unit Instalasi Gizi Fasilitas di sub unit instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta terdapat sarana dan prasana penyelenggaraan makanan berupa:

a. Ruang koordinator Sub unit Gizi b. Ruang administrasi c. Ruang diit khusus, digunakan untuk menyediakan makanan cair untuk diit tertentu pasien. d. Ruang/tempat penerimaan bahan makanan, digunakan untuk penerimaan bahan makanan dan mengecek kualitas serta kuantitasnya barang yang dipesan. Letaknya berdekatan dengan ruang penyimpanan serta persiapan bahan makanan. e. Tempat/ruang penyimpanan bahan makanan, terdiri dari dua jenis yaitu penyimpanan bahan makanan segar dan penyimpanan bahan makanan kering. f. Tempat persiapan bahan makanan, teletak berdekatan dengan ruang penyimpanan serta pemasakan. Tempat persiapan bahan makanan hewani dipisah dengan persiapan bahan makanan nabati. g. Tempat pemasakan makanan, dilengkapi dengan cerobong asap di atas kompor h. Tempat pengolahan snack, digunakan untuk memasak snack untuk pasien dan karyawan. i. Tempat persiapan snack, digunakan untuk menyiapkan dan pemorsian snack untuk pasien dan karyawan j. Tempat pengambilan snack karyawan yang terdiri dari snack pagi, sore dan malam.

k. Tempat pewadahan makanan, terletak dekat dengan tempat pemasakan. Pada tempat ini dilakukan pemorsian dan pembagian makanan ke dalam alat makan. l. Tempat penerimaan makanan, tempat pekarya dan pramusaji mengambil makan untuk pasien dan karyawan Desain letak ruangan sudah tepat, karena letak antar satu ruangan dengan ruangan lain berdekatan sehingga hal ini dapat memudahkan pekerja. (Denah ruang sub instalasi gizi lihat di lampiran 3). 4.3 Manajemen Penerimaan dan Penyimpanan Bahan Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari planning, organizing, actuating dan controlling yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya (Terry, 2009). 4.3.1 Perencanaan Penerimaan dan Penyimpanan Bahan Makanan Rumah Sakit Haji Jakarta Perencanaan merupakan inti kegiatan manajemen, karena semua kegiatan manajemen diatur dan diarahkan oleh perencanaan tersebut. Perencanaan adalah suatu kegiatan atau proses penganalisa dan pemahaman sistem, penyusunan konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuantujuan demi masa depan yang baik. Perencanaan atau rencana itu sendiri banyak macamnya,

antara lain: dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana, dilihat dari tingkatannya dan dilihat dari ruang lingkupnya (Notoadmodjo, 2003). Pada penerimaan dan penyimpanan bahan makanan perencanaan yang ada dapat dikategorikan sebagai perencanaan yang dilihat dari tingkatannya yaitu rencana operasional (operational planning) yang lebih menitikberatkan pada pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu program. Dalam pembuatan pedoman atau pentunjuk dalam melaksanakan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan Rumah Sakit Haji Jakarta berpedoman kepada Pedoman Pelayanan Gizi Rumah Sakit, Pedoman Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit, Kepmenkes 1204/Menkes/SK/X/2004 Tentang Persyaratan Kesehatan

Lingkungan Rumah Sakit dan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 715/Menkes/SK/V/2003 Tentang Persyaratan Hygiene Dan Sanitasi Jasaboga. Proses perencanaan dalam suatu organisasi dimulai dari identifikasi masalah, penentuan prioritas masalah, perencanaan pemecahan masalah, implementasi dan evaluasi (Notoadmodjo, 2003). Proses perencanaan terkait penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tidak dimulai dengan tahapan identifikasi masalah, penentuan prioritas masalah, perencanaan pemecahan masalah, namun langsung dimulai dengan menetapkan rencana kegiatan. Rencana kegiatan adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Notoadmodjo, 2003). Pada umumnya kegiatan tersebut mencakup tiga tahap pokok. Pertama,

kegiatan pada tahap persiapan berupa rapat-rapat koordinasi antara pihak yang terlibat yaitu kepala Mutu Kesehatan Keselamatan Kerja dan Lingkungan, koordinator pengendalian lingkungan dan koordinator gizi. Kedua, kegiatan pada tahap pelaksanaan yakni kegiatan pokok program yang bersangkutan yaitu kegiatan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan. Ketiga, kegiatan pada tahap penilaian yakni kegiatan untuk mengevaluasi seluruh kegiatan dalam rangka pencapaian program. Bentuk perencanaan pada penerimaan dan penyimpanan bahan makanan yang ada di Rumah Sakit Haji Jakarta berupa SOP (Standar Operasional Prosedur) dan POB (Prosedur Operasional Baku). Di SOP dan POB tersebut

memuat definisi, tujuan dan prosedur pelaksanaan suatu kegiatan. Berikut ini SOP dan POB yang terkait penerimaan dan penyimpanan bahan makanan yang ada di Rumah Sakit Haji Jakarta: 4.3.1.1 Standar Operasional Prosedur Dalam Perencanaan Kebutuhan Bahan Makanan Definisi dari perencanaan bahan makanan telah sesuai dengan definisi yang tercantum dalam Pedoman Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit tahun 2007. Perencanaan bahan makanan merupakan salah satu langkah penting dalam kegiatan penyelenggaraan makanan dan dalam upaya mengendalikan harga makanan pasien. Ketepatan dalam merencanakan bahan makanan sangat membantu kelancaran terlaksananya pengadaan bahan makanan yang lancar dan

baik. Adapun tujuan SOP tersebut adalah tersedianya pedoman rencana kebutuhan bahan makanan dalam satu periode di instalasi gizi. Prosedur perencanaan kebutuhan bahan makanan pasien di Rumah Sakit Haji Jakarta adalah Ka. Instalasi gizi/koordinator gizi menyusun standar kualitas bahan makanan berisi spesifikasi bahan makanan yang dibutuhkan kemudian menghitung rencana kebutuhan makanan dengan cara mengalikan semua jenis dan bahan makanan yang dibutuhkan per orang sesuai dengan menu pasien yang telah disusun dengan rencana jumlah pasien yang dilayani sesuai dengan POB dan kapasitas ruang perawatan selama satu tahun. Demikian juga dengan kebutuhan bahan makanan untuk karyawan. Caranya Ka. Instalasi

gizi/koordinator gizi mengalikan semua jenis dan jumlah bahan makanan yang dibutuhkan perorangan sesuai menu karyawan yang telah disusun dengan rencana jumlah karyawan yang akan diberi makan per tahun sesuai dengan jenis menu yang diberikan. Cara lain untuk menghitung rencana kebutuhan bahan makanan adalah dengan memperkirakan kebutuhan bahan makanan berdasarkan pemakaian bulan sebelumnya per pasien atau karyawan dikalikan dengan jumlah pasien dan karyawan yang diberi makan bulan berikutnya dikalikan 12 bulan. Ka. Instalasi gizi/koordinator gizi menghitung rencana kebutuhan anggaran belanja bahan makanan setahun sesuai jumlah bahan yang akan diadakan/ dibeli menurut harga standar dan indeks kenaikan harga 4.3.1.2 SOP Penerimaan, Penyimpanan Dan Penanganan Bahan Makanan

Definisi Penerimaan bahan makanan adalah suatu proses mengevaluasi dan menerima bahan makanan dari rekanan berdasarkan pesanan yang telah dibuat sebelumnya. Definisi ini substansinya telah sama dengan definisi yang ditetapkan oleh departemen kesehatan dalam PGRS yaitu penerimaan bahan makanan merupakan suatu kegiatan yang meliputi pemeriksaan/penelitian, pencatatan dan pelaporan tentang macam, kualitas dan kuantitas bahan makanan yang diterima sesuai dengan pesanan serta spesifikasi yang telah ditetapkan dalam perjanjian jual beli. Penyimpanan bahan makanan adalah suatu proses penyimpanan bahan makanan sesuai jenis barang, keamanan/wadah, tempat dan suhu yang telah ditentukan sesuai standar yang berlaku. Penyimpanan dibedakan menjadi dua kategori meliputi penyimpanan bahan makanan kering dan penyimpanan bahan makanan segar. Definisi penyimpanan bahan makanan menurut Depkes (2007) merupakan suatu tata cara menata, menyimpan, memelihara keamanan bahan makanan kering dan basah baik kualitas maupun kuantitas digudang bahan makanan kering dan basah serta pencatatan dan pelaporannya. Dalam definisi yang terdapat dalam SOP belum memasukkan tentang pencatatan dan pelaporan. Sedangkan pengawasan dan pengendalian dapat dilakukan dengan baik apabila sistem pencatatan dan pelaporan ditata dengan sempurna. Jadi, sebaiknya pada definisi yang tercantum pada SOP juga memuat tentang pencatatan dan pelaporan sehingga dalam pelaksanaan terkait pengendalian bahan makanan dapat dioptimalkan.

Penyaluran bahan makanan adalah suatu proses pengeluaran bahan makanan dari gudang penyimpanan sesuai permintaan. Penyaluran bahan makanan adalah tata cara dalam mendistribusikan bahan makanan yang dibutuhkan sesuai menu yang telah ditetapkan (Depkes, 2007). Tujuannya yaitu tersedianya bahan makanan siap pakai dengan kualitas dan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan. Tujuan SOP adalah tersedianya pedoman kinerja dalam penerimaan, penyimpanan dan penanganan bahan makanan di instalasi gizi sehingga efektifitas dan kualitas bahan makanan yang baik. Definisi dan tujuan tersebut telah sesuai dengan prinsip dasar dalam penyimpanan bahan makanan adalah: tepat tempat, tepat waktu, tepat mutu, tepat jumlah dan tepat nilai. Perencanaan prosedur penerimaan yang ada di instalasi gizi rumah sakit haji telah sesuai dengan proses dasar pada penerimaan menurut Sue Grossbauer (2001), yaitu memeriksa kembali daftar pemesanan bahan makanan, memeriksa spesifikasi bahan makanan, memutuskan menerima atau menolak bahan makanan yang datang, memeriksa kembali daftar penerimaan bahan makanan, membuat laporan penerimaan bahan makanan dan menyalurkan bahan makanan ke gudang. Namun terkait membuat laporan terkait penerimaan bahan makanan tidak terlalu dijelaskan dalam prosedur penerimaan dan penanganan bahan makanan tersebut. Pencatatan bahan makanan yang diterima harus dilakukan secara teliti, sistematis dan teratur. Hal ini merupakan salah satu faktor penting sebagai dokumentasi tertulis tentang jumlah, mutu bahan makanan yang diterima. Data tersebut dapat

dijadikan bahan monitoring, pengawasan dan pengendalian kegiatan atau bahkan dapat dijadikan bahan perencanaan kebutuhan yang akan datang. 4.3.1.3 Prosedur Operasional Baku Penerimaan Permintaan, Penyiapan Dan Penyaluran Makan Pasien Pada prosedur operasional baku penerimaan permintaan, penyiapan dan penyaluran makan pasien terdapat pengaturan terkait penerimaan permintaan makan pasien, pemesanan dan penerimaan bahan makanan dan penyiapan bahan makanan. Selain itu juga terdapat pengaturan/pengorganisasian petugas-petugas yang terlibat dalam kegiatan penerimaan permintaan, penyiapan dan penyaluran makan pasien yaitu antara PAG (Penata Gizi), PJ Pengolahan, PJ administrasi dan perbekalan dan petugas gudang. 4.3.1.4 Standar Gudang Bahan Makanan Kering Di dalam gudang bahan makanan kering Rumah Sakit Haji Jakarta terdapat standar gudang makanan kering. Standar tersebut mencakup tentang: pengaturan suhu dan kelembaban ruangan, cara penyimpanan dan cara penyaluran bahan makanan. Jika dibandingkan dengan syarat penyimpanan bahan makanan kering yang dikeluarkan Depkes dengan standar gudang bahan makanan kering Rumah Sakit Haji Jakarta masih terdapat kekurangan seperti standar yang terkait dengan pengendalian bahan makanan yang berupa pemasukan dan pengeluaran bahan makanan serta berbagai pembukuan di bagian penyimpanan bahan makanan.

Selain itu juga terkait pemberian tanda tanggal penerimaan bahan makanan kecuali beras untuk mempermudah sistem FIFO dan pembersihan gudang belum terdapat pada standar gudang bahan makanan kering Rumah Sakit Haji Jakarta. Terkait suhu gudang bahan makanan kering terdapat perbedaan dengan Depkes yang mencantumkan Suhu ruangan harus kering hendaknya berkisar antara 19210C. Untuk memelihara keamanan bahan makanan kering baik kualitas maupun kuantitas digudang bahan makanan kering serta pencatatan dan pelaporannya, salah satu yang dapat dilakukan adalah dengan menetapkan standar gudang kering di Rumah Sakit Haji sesuai dengan syarat penyimpanan bahan makanan kering yang dikeluarkan Depkes dan Persyaratan hygiene dan sanitasi makanan pada penyimpanan bahan makanan menurut Kepmenkes No 1204 Tahun 2004 Tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit. Selain itu juga perlu adanya standar penyimpanan bahan makanan segar di Rumah Sakit Haji Jakarta. 4.3.1.5 Prosedur Mutu Pelayanan Gizi Prosedur mutu pelayanan gizi yang ada di rumah sakit haji merupakan suatu pedoman dalam memberikan pelayanan gizi yang bermutu. Prosedur mutu penerimaan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan terdapat pada bagian penyelenggaraan makanan. Hal itu untuk menjamin mutu dari bahan makanan. Prosedur mutu pelayanan gizi tersebut menggambarkan sistem pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan. Pada tahap penerimaan bahan makanan disebutkan bahwa salah satu kriteria prosesnya

adanya team penerimaan yang menyesahkan dokumen. Adapun tugas dan tanggung jawab tim penerima bahan makanan menurut Moehyi (1992), adalah sebagai berikut: 1. Meneliti apakah bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok sesuai dengan ketentuan-ketentuan (spesifikasi) sebagaimana tercantum dalam kontrak kerja. 2. Mencocokan jumlah dan jenis bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok apakah sudah sesuai dengan pesanan yang tercantum dalam Daftar Pesanan Bahan Makanan 3. Mengambil keputusan menerima atau tidak menerima bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok. Setiap barang yang dibeli harus dicatat dan diterima oleh bagian gudang untuk ketertiban administrasinya. Setiap jenis makanan mempunyai kartu stock, sehingga bila terjadi kekurangan barang dapat segera diketahui

(Purawidjaja,1995). Untuk menciptakan informasi dan pengendalian persediaan bahan baku sangat diperlukan adanya: prosedur penerimaan barang, prosedur penyimpanan dan pengeluaran barang, fasilitas gudang, metode penilaian persediaan, kartu persediaan dan metode pencatatan persediaan. Terkait administrasi untuk menciptakan informasi dan pengendalian persediaan bahan baku, di Rumah Sakit Haji Jakarta sudah terdapat prosedur penerimaan barang, perosedur penyimpanan dan pengeluaran barang dan metode pencatatan

persediaan dengan melihat barang masuk dan keluar dan adanya kartu persediaan. Tabel 4.4 Prosedur Mutu Pelayanan Gizi di Rumah Sakit Haji Jakarta 2011 Tahap Input penyelenggara an makanan Penerimaan Bahan bahan makanan makanan Proses o Memeriksa dokumen pengiriman barang o Memeriksa jumlah dan mutu bahan makanan o Menerima bahan makanan dan menandatangani dokumen penyerahan bahan makanan o Penyerahan bahan makanan dan dokumen ke petugas gudang o Pewadahan sesuai dengan jenis bahan makanan o Petempatan barang sesuai dengan tempat/jenisnya o Pencatatan bahan makanan yang masuk o Penyaluran bahan makanan o Pencatatan bahan makanan keluar Output o Dokumen sesuai pemesanan o Jumlah dan mutu bahan makanan sesuai dengan spesifikasi o Dokumen sudah disahkan o Bahan makanan dan dokumen penyerahan bahan makanan Kriteria Proses Pelaksana

o Adanya dokumen o Supervisor pemesanan administrasi o Adanya dan spesifikasi bahan perbekalan makanan o Petugas o Adanya team penerimaan penerimaan yang bahan mengesahkan makanan dokumen o Petugas o Bahan makanan gudang dan dokumen

Penyimpanan bahan makanan

Bahan makanan

o Bahan makanan yang telah ditempatkan sesuai wadahnya o Bahan makanan disimpan di tempatnya o Buku/dokumen

o Adanya Petugas wadah/tempat gudang sesuai dengan tempat o Adanya gudang bahan makanan kering dan segar o Adanya buku pencatatan bahan makanan

Penyaluran bahan makanan

Bahan makanan

o Adanya formulir Petugas permintaan yang gudang telah disahkan oleh yang berwewenang o Adanya buku pencatatan bahan makanan keluar Sumber: POB Prosedur Mutu Pelayanan Gizi di Rumah Sakit Haji Jakarta 2010

o Bahan makanan diberikan ke pemakai o Tanda terima bahan makanan

4.3.1.6 Prosedur Baku Penggunaan Alat Pelindung Diri (APD) Di Rumah Sakit Haji Jakarta Rumah Sakit Haji Jakarta menetapkan posedur baku penggunaan APD di setiap unit dan sub unit yang ada di rumah tersebut. Berikut ini APD yang harus digunakan pada bagian penyimpanan bahan makanan pada sub unit instalasi gizi. Namun prosedur baku penggunaan APD pada ruang penerimaan tidak ada. Tabel 4.5 APD Yang Digunakan Pada Bagian Penyimpanan APD Gudang BM Segar Gudang BM kering Sarung tangan disposable X X Masker V X Tutup kepala V V Baju kerja / celemek V X Sepatu alas karet V V Sarung tangan kulit V X Sumber: Standar Prosedur Penggunaan APD Rumah Sakit Haji Jakarta 2010 4.3.2 Pengorganisasian Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta Setelah perencanaan telah dilakukan atau telah selesai menjadi suatu rencana atau ketetapan, maka selanjutnya harus dilakukan adalah

pengorganisasian. Yang dimaksud dengan pengorganisasian adalah mengatur personal atau staf yang ada di dalam institusi tersebut agar semua kegiatan yang telah ditetapkan dapat berjalan dengan baik, yang akhirnya semua tujuan dapat dicapai. Pengorganisasian kegiatan berupa pengaturan berbagai kegiatan yang ada di dalam rencana sehingga membentuk satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian tenaga pelaksana berupa langkahlangkah

yang harus dilakukan oleh tenaga pelaksana. Pengorganisasian adalah suatu proses yang menghasilkan struktur organisasi. Struktur organisasi adalah visualisasi kegiatan dan pelaksana kegiatan di dalam suatu institusi

(Notoadmodjo, 2003). Dalam penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta terdapat dua pengorganisasian yaitu pengorganisasian kegiatan dan pengorganisasian tenaga pelaksana. Pengorganisasian kegiatan adalah pengaturan berbagai kegiatan yang ada di dalam rencana sehingga membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan. Hal ini dapat dilihat dari adanya pedoman baku dalam pelaksanaan kegiatan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan. Pengorganisasian tenaga pelaksana adalah mencakup pengaturan hak dan wewenang setiap tenaga pelaksana sehingga setiap kegiatan mempunyai penanggung jawabnya. Tenaga pelaksana yang terlibat langsung dalam penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta adalah PJ administrasi dan perbekalan dan petugas gudang. Selain itu juga terdapat petugas lain yang berfungsi melakukan monitoring dan pengawasan yaitu koordinator gizi dan koordinator pengendalian lingkungan.

Bagan 4.2 Pengorganisasian Tenaga Pada Penerimaan dan Penyimpanan Bahan Makanan Rumah Sakit Haji Jakarta

Sumber: Dokumentasi Pribadi 4.3.2.1 Koordinator Pengendalian Lingkungan Ruang lingkup audit hygiene sanitasi makanan jasa boga termasuk rumah sakit adalah: sumber makanan, suhu dan tempat penyimpanan, peralatan dan tenaga penjamah makanan. Tugas bagian pengendalian lingkungan adalah a. Pengawasan terhadap suhu dan waktu penyimpanan b. Pengawasan terhadap peralatan penyimpanan c. Pengawasan terhadap jenis makanan yang disimpan d. pengawasan terhadap tenaga penanggung jawab penyimpanan e. Pengawasan terhadap pencegahan kontaminasi silang Dalam melaksanakan tugasnya, instrumen yang digunakan adalah tabel ceklis pemantauan. Namun masih terdapat kekurangan yaitu belum adanya

kegiatan pengawasan pada saat penerimaan bahan makanan. Selain itu hasil dari pemantauan yang dilakukan tidak disampaikan secara berkala kepada koordinator gizi. Pemantauan terhadap suhu dan lama penyimpanan di lapangan dilakukan oleh PJ administrasi dan perbekalan. Pemantauan yang dilakukan oleh koordinator pengendalian lingkungan pada ruang penyimpanan adalah monitoring bangunan fisik berupa cahaya, suhu dan kelembaban. Selain itu juga dilakukan pemantauan terhadap vektor (tikus, kecoa,lalat). 4.3.2.2 Koordinator Gizi Tugas pokok koordinator gizi adalah sebagai berikut: a. Membangun dan memelihara kultur pelayanan islami sesuai tata nilai dan Buku Pedoman Pelayanan Islami Rumah Sakit Haji Jakarta b. Melakukan staffing (mengusulkan, mengatur, mengelola serta membina personel) instalasi gizi untuk melaksanakan rencana kegiatan dan anggaran tahunan sub bagian c. Menyusun rencana kegiatan, anggaran tahunan, pengembangan,

monitoring, evaluasi dan standar pelayanan instalasi gizi d. Meng-force (menjaga dan menegakkan) standar mutu dan prosedur mutu yang relevan dengan instalasi gizi e. Mendorong upaya perbaikan guna peningkatan kinerja dan pencapaian target pada instalasi yang dikelola f. Memberdayakan koordinator yang berada di bawah koordinasi

g. Mendampingi koordinator dalam menjalankan tugas yang kritikal h. Menjaga keamanan asset instalasi gizi i. Meningkatkan cost effectiveness (efektivitas biaya) instalasi gizi j. Mengendalikan aktifitas dan kinerja sub bagian melalui rapat rutin, laporan dan investigasi k. Memimpin pemecahan masalah instalasi gizi l. Mempertanggungjawabkan kinerja instalasi gizi kepada Direktur Medik, Keperawatan, dan Penunjang m. Melakukan pengecekan sesering mungkin pelaksanaan aktivitas di lapangan n. Melakukan analisa dan prioritas masalah bidang gizi o. Mengontrol kelengkapan dan kesiapan peralatan di instalasi gizi p. Mengawasi pelaksanaan tata tertib disiplin, kebersihan dan kenyamanan untuk kelancaran tugas pelayanan gizi q. Merencanakan, mengatur dan mengkoordinasi penyediaan bahan

makanan, sarana dan prasarana Fungsi dari koordinator gizi dalam penerimaan dan penyimpanan bahan makanan adalah mengecek pelaksanaan aktivitas di lapangan termasuk kegiatan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan dan merencanakan, mengatur dan mengkoodinasikan penyediaan bahan makanan, sarana dan prasarana.

Koordinator gizi juga melakukan pemesanan bahan makanan jika Pj administrasi dan perbekalan berhalangan hadir.

4.3.2.3 PJ Administrasi dan Perbekalan Merupakan salah satu jabatan yang ada pada bagian instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta yang secara struktural secara langsung berada di bawah koordinator gizi. Tujuan dari jabatan tersebut adalah untuk terlaksana, terjamin, terpenuhi dan terdokumentasinya proses kegiatan administrasi dan perbekalan bahan makanan di instalasi gizi secara efektif dan efisien sesuai dengan prosedur yang berlaku. Dalam menjalankan terdapat tugas pokoknya PJ administrasi dan perbekalan yaitu: a. Menjamin tersedianya bahan makanan, sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam bahan-bahan pengolahan makanan pasien b. Memeriksa, menerima bahan makanan dari pasien c. Membuat dan mengirimkan pesanan bahan makanan ke rekanan d. Membuat laporan keadaan bahan makanan secara berkala ke koordinator gizi e. Menyediakan dan menyimpan administrasi kegiatan seluruh pelayanan di instalasi gizi f. Menyediakan datadata pelayanan gizi yang dibutuhkan oleh bagian terkait Pj administrasi dan perbekalan telah melaksanakan semua tugas pokok yang diberikan. Tugas pokok dan tanggung jawab Pj administrasi dan perbekalan

telah sesuai dengan dengan tugas pokok dan tanggung jawab dari koordinator ADM, SDM dan perbekalan yang dikemukan oleh Aritonang (2009) yaitu bertanggung jawab dalam bidang administrasi instalasi gizi. Seharusnya seorang koordinator ADM, SDM dan perbekalan membawahi unit administrasi dan SDM dan unit perbekalan. Namun di instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta, Pj

administrasi dan perbekalan langsung membawahi petugas gudang. Jadi pada Rumah Sakit Haji Jakarta tugas dari unit administrasi dan perbekalan dijalankan oleh Pj administrasi dan perbekalan langsung. Pendidikan dari Pj administrasi dan perbekalan adalah D3 Gizi, hal ini telah sesuai kualifikasi tenaga untuk supervisor dalam Pedoman Pelayanan Gizi Rumah Sakit 2005 untuk RS Kelas C adalah lulusan S1-Gizi/Kes dengan dasar D3-Gizi, lulusan D4-Gizi atau minimal D3-Gizi, lulusan D3-Perhotelan, atau minimal SMK Tataboga + pengalaman kerja 3 tahun. 4.3.2.4 Petugas Gudang Petugas gudang merupakan jabatan pelaksana yang bertujuan untuk terlaksana , terjamin, terpenuhi dan terdokumentasinya proses kegiatan pelayanan instalasi gizi secara efektif sesuai prosedur yang berlaku. Petugas gudang mempunyai aktifitas penunjang tugas pokok yaitu memantau dan melaporkan sarana dan prasarana penunjang kualitas bahan makanan. Selain itu petugas gudang juga mempunyai wewenang dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas. Tugas pokok petugas gudang:

1) Menerima dan menyimpan bahan makanan segar dan kering sesuai tempatnya 2) Mencatat semua bahan makanan yang masuk dan keluar gudang 3) Mendistribusikan bahan makanan sesuai permintaan 4) Menyimpan atau mengarsipkan dokumen pemasukan dan pengeluaran barang 5) Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran barang 6) Melakukan stock bahan makanan di gudang Dalam melaksanakan tugas pokoknya, petugas gudang dibantu oleh Pj administrasi dan perbekalan seperti dalam kegiatan penerimaan bahan makanan, membuat laporan pemasukan dan pengeluaran barang dan melakukan stock bahan makanan di gudang. Menurut Aritonang (2009) secara umum misi dari petugas gudang adalah untuk menyelenggarakan kelancaran kegiatan penyimpanan dan penyaluran bahan makanan dengan cara yang dapat dipertanggungjawabkan. Tugas pokok, wewenang dan tanggung jawab petugas gudang di instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta sejalan dengan misi tersebut. Terkait Bertanggungjawab keamanan bahan makanan, petugas gudang belum bisa bertanggungjawab sepenuhnya. Hal ini disebabkan karena belum diterapkannya sistem kunci gudang sehingga petugas lain yang ada di instalasi gizi bebas keluar masuk gudang untuk mengambil bahan makanan. Petugas gudang berada di ruang penyimpanan hanya dari pukul 08.00 15.00 WIB. Sehingga petugas gudang tidak bisa sepenuhnya mengontrol bahan makanan yang ada di gudang tersebut.

Untuk itu sangat perlu adanya petugas lain yang diberi wewenang dan tanggung jawab mengontrol bahan makanan yang ada di gudang pada saat petugas gudang tidak ada. Selain itu upaya yang bisa diterapkan juga adalah optimalisasi gudang harian dan sosialisasi terkait fungsi gudang harian pada petugas lainnya. Diharapkan dengan optimalnya penggunaan gudang harian sehingga semua bahan makanan untuk kebutuhan harian dapat diambil dari gudang harian. Selain itu pencatatan terkait bahan makanan pada ruang penyimpanan bahan makanan kering yang masuk dan keluar dapat berjalan dengan baik. Pendidikan dari petugas gudang lulusan D1-perhotelan. Kualifikasi tenaga untuk pelaksana urusan gudang dalam Pedoman Pelayanan Gizi Rumah Sakit 2007 untuk RS Kelas C adalah D1-Gizi, atau SMU. 4.3.3 Pelaksanaan Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta Pelaksanaan merupakan proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi. Rangkaian kegiatan pelaksanaan penyelenggaraan makanan dimulai dari perencanaan menu, pengadaan bahan makanan, penerimaan bahan makanan, penyimpanan bahan makanan, penyiapan bahan makanan, pengolahan dan pembagian makanan (Moehyi, 1992).

4.3.3.1 Pelaksanaan Penentuan Kebutuhan Bahan Makanan

Merupakan salah satu langkah penting dalam kegiatan penyelenggaraan makanan dan dalam upaya mengendalikan harga makanan pasien. Perencanaan anggaran bahan makanan adalah rangkaian kegiatan perhitungan anggaran berdasarkan laporan penggunaan anggaran bahan makanan tahun sebelumnya dengan mempertimbangkan fluktuasi harga, fluktuasi konsumen dan tren penyakit. Adanya rencana anggaran belanja berfungsi untuk mengetahui perkiraan jumlah anggaran bahan makanan yang dibutuhkan selama periode tertentu (1 bulan, 6 bulan, 1 tahun, dan sebagainya) (Depkes, 2007). Kegiatan Perencanaan Anggaran Belanja Bahan Makanan diperlukan sebagai dasar penyusunan biaya untuk pengadaan bahan makanan dalam bentuk Rencana Anggaran Belanja (RAB) bahan makanan (Depkes, 2007). Tujuannya yaitu tersedianya usulan anggaran yang cukup untuk pengadaan bahan makanan sesuai dengan standar kecukupan gizi yang ditetapkan. Pada sub instalasi gizi, penentuan kebutuhan bahan makanan telah sesuai dengan SOP yang ada tentang penentuan kebutuhan bahan makanan tersebut. Prosedur perencanaan kebutuhan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta adalah Ka. Sub Instalasi gizi/koordinator gizi menyusun standar kualitas bahan makanan berisi spesifikasi bahan makanan yang dibutuhkan kemudian untuk menghitung rencana kebutuhan bahan makanan adalah dengan memperkirakan kebutuhan bahan makanan berdasarkan pemakaian bulan sebelumnya per pasien atau karyawan dikalikan dengan jumlah pasien dan karyawan yang diberi makan bulan berikutnya dikalikan 12 bulan dan selanjutnya Ka. Sub Instalasi

gizi/koordinator gizi menghitung rencana kebutuhan anggaran belanja bahan makanan setahun sesuai jumlah bahan yang akan diadakan/dibeli menurut harga standar dan indeks kenaikan harga 4.3.3.2 Pelaksanaan SOP Prosedur Penyimpanan Dan Penanganan Bahan Makanan Berikut ini uraian terkait pelaksanaan SOP Prosedur penerimaan dan penanganan bahan makanan 1. Bahan makanan yang diterima di instalasi gizi dikelompokkan menjadi dua kelompok yaitu bahan makanan kering dan bahan makanan segar. 2. Bahan makanan kering dipesan setiap 15 hari sekali dengan mengisi formulir pemasan bahan makanan kering oleh Pj administrasi dan perbekalan (Form pemesanan kering makanan kering lihat dilampiran 4) 3. Bahan makanan segar dipesan ke rekanan setiap hari oleh PJ administrasi dan perbekalan dengan menggunakan formulir pemesanan bahan makanan segar (Form pemesanan bahan makanan segar lihat dilampiran 5). Pemesanan bahan makanan dilakukan 2 hari sebelum bahan makanan tersebut diolah. Penerimaan bahan makanannya dilakukan 1 hari sebelum makanan diolah, namun untuk bahan makanan tertentu seperti baby kalian, tauge, hati ayam dan lainnya dilakukan pemesanan 1 hari sebelumnya dan penerimaannya pagi sebelum pengolahan bahan makanan tersebut. Hal itu dilakukan untuk mengurangi efek pada kualitas bahan makanan tersebut apabila dilakukan penyimpanan.

4. Bahan makanan datang sekitar Pukul 08.30 pagi. Petugas penerima barang, menerima dan mengevaluasi pemesanan bahan makanan yang dikirim oleh rekanan dengan cara mencocokkan fisik bahan makanan yang datang dengan spesifikasi bahan makanan yang dipesan serta menimbang, menghitung jumlah barang yang datang sesuai dengan bon pembelian yang dikirim. 5. Apabila terjadi ketidaksesuaian barang dengan kualitas maupun jumlah yang dipesan maka barang tersebut dikembalikan dan segera diganti dengan barang yang sesuai selambat-lambatnya pukul 13.00 WIB pada hari yang sama. 6. Petugas penerima barang melakukan evaluasi terhadap ketepatan waktu kedatangan bahan makanan, jumlah serta cara pengiriman barang. Hasil evaluasi dilaporkan ke instalasi pengadaan setiap bulan sebagai evaluasi rekanan terhadap kinerja rekanan. Selain evaluasi waktu, penilaian kinerja rekanan juga meliputi ketepatan spesifikasi, ketepatan jumlah, dan ketepatan dalam menangani komplain. 7. Bahan makanan segar yang diterima dan tidak segera disalurkan, dibersihkan dari kotoran yang ada dan ditempatkan pada wadah yang sesuai kemudian disimpan di freezer untuk hewani -10C, chiller 0-5C. Sedangkan untuk bahan makanan segar yang langsung disalurkan, dibersihkan dan ditimbang, di tempatkan pada wadah yang sesuai kemudian didistribusikan sesuai permintaan ke tempat persiapan bahan makanan.

8. Semua bahan makanan kering ditempatkan pada rak penyimpanan di dalam gudang bahan makanan sesuai jenis barang setelah diberi label tanda tanggal kedatangan barang yang awalnya pemberian label hanya digunakan pada bahan makanan tertentu yaitu beras. 9. Cara penyimpanan dilakukan sedemikian sehingga memudahkan sistem pendistribusian FIFO. Berdasarkan observasi dengan melihat hasil pemantauan suhu pada termometer ruang yang ada ruang penyimpanan bahan makanan kering adalah ratarata 25C. 10. Suhu ruangan penyimpanan bahan makanan segar dan kering dipantau dan dicatat setiap hari untuk menjaga kualitas bahan makanan. Suhu lemari es dipantau 2 kali sehari (Form grafik kartu suhu lemari es lihat dilampiran 6). 11. Pembersihan ruangan penyimpanan dilakukan setiap hari untuk menjaga kemungkinan adanya serangga dan hewan pengganggu. Pembersihan ruangan dilakukan oleh cleaning service yang bertugas di sub unit instalasi gizi. Pembersihan ruangan secara periodik, 2 kali seminggu. Secara umum pelaksanaan penerimaan dan penanganan bahan makanan di sub instalasi gizi telah sesuai dengan SOP yang ada terkait prosedur penerimaan dan penanganan bahan makanan tersebut. Namun pemesanan bahan makanan kering cukup dilakukan 15 hari sekali dan pemesanan bahan makanan tersebut memperhatikan jumlah stock bahan makanan yang ada di tempat penyimpanan bahan makanan kering.

Bentuk atau cara menerima bahan makanan yaitu conventional. Dimana petugas penerimaan bahan makanan menerima faktur dan spesifikasi satuan dan jumlah bahan makanan yang dipesan. Jika jumlah dan mutu tidak sesuai, petugas penerima berhak mengembalikannya. Namun petugas penerima harus mencatat semua bahan makanan yang dilaporkan kepada bagian pembelian atau pembayaran. Pencatatan bahan makanan yang diterima harus dilakukan secara teliti, sistematis dan teratur. Hal ini merupakan salah satu faktor penting sebagai dokumentasi tertulis tentang jumlah, mutu bahan makanan yang diterima. Data tersebut dapat dijadikan bahan monitoring, pengawasan dan pengendalian kegiatan atau bahkan dapat dijadikan bahan perencanaan kebutuhan yang akan datang. 4.3.3.3 Pelaksanaan POB Penerimaan Permintaan, Penyiapan Dan

Penyaluran Makan Pasien Pada prosedur operasional baku penerimaan permintaan, penyiapan dan penyaluran makan pasien terdapat pengaturan terkait penerimaan permintaan makan pasien, pemesanan dan penerimaan bahan makanan dan penyiapan bahan makanan. a. Penerimaan permintaan makan pasien 1) Pengatur gizi mengecek kelengkapan daftar permintaan makan pasien (DPMP) dari tiap ruang rawap dengan cara melihat kesesuaian diet dengan diagnosa (Form DPMP dilihat dilampiran 7)

2) Pengatur gizi mengecek kebenaran dan kelengkapan penulisan etiket makan pasien 3) Pengatur gizi mengarsipkan dokumen DPMP tiap ruang inap, UGD, ICU, VK,HD 4) Pengatur gizi membuat laporan/dokumen jumlah porsi makan pasien rawat inap berdasarkan kelas perawatan dan tiap waktu makan 5) Pengatur gizi melaporkan data kekuatan makan pasien per hari ke PJ Pengolahan untuk menentukan jumlah bahan makanan yang dibutuhkan (Form kekuatan makan pasien lihat dilampiran 8). b. Pemesanan dan penerimaan bahan makanan 1) PJ administrasi dan perbekalan membuat pesanan bahan makanan segar sesuai daftar kekuatan makan pasien dan dihitung berdasarkan jadwal menu yang dipakai (Form menu dan rincian bahan makanan yang dibutuhkan lihat dilampiran 9). Selain itu di Rumah Sakit haji Jakarta juga terdapat Standar bahan makanan pasien, dapat dilihat pada lampiran 10. Untuk membuat pesanan bahan makanan kering memperhatikan rata-rata jumlah pemakaian dan stock di gudang penyimpanan bahan makanan kering. 2) PJ administrasi perbekalan membuat pesanan bahan makanan basah atau kering lalu menyerahkan pada rekanan dan melaporkan pada sub pembelian 3) Rekanan mengantarkan bahan makanan pesanan dan diperiksa oleh PJ administrasi perbekalan/petugas gudang. Namun jika PJ administrasi

perbekalan/petugas

gudang

berhalangan

hadir,

penerimaan

dan

pemeriksaan dilakukan oleh Pj pengolahan atau Pj litbang 4) Apabila datang sesuai dengan spesifikasi dan jumlah pesanan maka membuat tanda ceklis pada surat jalan 5) Mencatat kinerja rekanan pada buku catatan kinerja dan melaporkan ke sub bagian pembelian setiap bulan.

Gambar 4.1 Kegiatan Penerimaan Bahan Makanan Segar Sumber: Dokumentasi Pribadi c. Penyiapan bahan makanan 1) Pengatur gizi memasukkan data kebutuhan makanan pasien dan cadangan dengan cara menulis jumlah pasien dan bentuk makanan ditambah cadangan di form permintaan bahan makanan ke PJ pengolahan 2) PJ pengolahan menghitung kebutuhan tiap jenis bahan makanan yang akan digunakan per resep makanan pada lembar menu yang berlaku saat itu dengan cara mengalikan jumlah porsi yang akan diolah dengan standar resep

3) PJ pengolahan mengajukan permintaan bahan makanan segar dan kering ke petugas gudang dengan menggunakan form permintaan bahan makanan dengan cara: bahan makanan segar diajukan setiap hari dan bahan makanan kering diajukan setiap 3 hari (seminggu 3 kali) yaitu hari Senin, Rabu dan Sabtu (form permintaan gudang harian lihat dilampiran 11) 4) Petugas gudang mengecek kebenaran dan kelengkapan form permintaan 5) Petugas gudang menyiapkan dan mendistribusikan bahan makanan segar sesuai permintaan ke pemasak. (Form Pengeluaran bahan makanan segar oleh petugas gudang lihat dilampiran 12)

Gambar 4.2 Kegiatan Penimbangan dan Penyaluran Bahan Makanan Segar Sumber: Dokumen Pribadi Untuk bahan makanan kering pemasak dapat mengambilnya langsung ke gudang harian. Namun kenyataannya pemasak atau petugas gizi lainnya dapat mengambil bahan makanan sendiri di gudang bahan makanan kering. Hal ini dapat menyebabkan kurang bisanya pengontrolan terhadap bahan makanan yang keluar dari gudang. Terkait hal ini sudah coba disiasati dengan menyediakan

fasilitas seperti buku, pulpen dan kartu stock untuk menulis setiap bahan makanan yang keluar dari gudang. Namun hal itu masih belum bisa dilaksanakan sepenuhnya karena kurangnya kesadaran untuk mengisi buku atau kartu stock tersebut. Salah satu solusi yang bisa diterapkan adalah memaksimalkan fungsi gudang harian dengan menyediakan kebutuhan bahan makanan harian yang digunakan oleh pemasak atau petugas lainnya. 4.3.3.4 Pelaksanaan Standar Gudang Bahan Makanan Kering Hasil observasi dan wawancara dengan petugas gudang terkait penyimpanan bahan makanan kering: a. Suhu dan kelembaban Terdapat termometer untuk memantau suhu ruangan. Suhu ruangan penyimpanan bahan makanan kering adalah 250C . suhu gudang bahna makanan kering dan kaleng dijaga kurang dari 220C untuk mengurangi pertumbuhan serangga, bakteri atau kerusakan kaleng. Reaksi enzimatis yang merusak bisa terjadi pada suhu yang lebih tinggi. syarat penyimpanan bahan kering (gudang) menurut Depkes (2007) suhu ruangan harus kering hendakya berkisar antara 19-210C. Kelembaban

relatif dijaga pada tingkat 40% atau kurang untuk menjaga mutu biji-biji dan bahan sejenisnya.

Gambar 4.3 Termometer di Ruang Penyimpanan Bahan Makanan Kering Sumber: Dokumentasi pribadi

b. Cara penyimpanan bahan makanan Harus dalam keadaan tertutup rapat/dalam dus. Setiap bahan makanan ditempatkan sesuai dengan rak yang telah disesuaikan. Bahan makanan yang telah terlebih dahulu datang ditempatkan di bagian atas/depan sehingga mudah dijangkau khususnya beras diberi kode tanggal kedatangan. Namun untuk saat ini sudah semua bahan makanan yang datang diberi kode tanggal kedatangannya. Semua bahan makanan ditempatkan dalam tempat tertutup, terbungkus rapat dan tidak berlobang. Diletakkan di atas rak bertingkat yang cukup kuat dan namun masih ada yang menempel pada dinding. Makanan diletakkan dalam rak-rak yang tidak menempel pada dinding, lantai dan langit-langit, maksudnya adalah: untuk sirkulasi udara agar udara segar dapat segera masuk keseluruh ruangan, mencegah

kemungkinan

jamahan

dan

tempat

persembunyian

tikus,

untuk

memudahkan pembersihan lantai dan untuk mempermudah dilakukan stock opname.

Gambar 4.4 Ruang Penyimpanan Bahan Makanan Kering Sub Instalasi Gizi Sumber: Dokumentasi Pribadi

c. Cara penyaluran Penyaluran bahan makanan dengan sistem FIFO yaitu

Menggunakan bahan yang diterima lebih dahulu. Untuk mengetahui bahan makanan yang diterima diberi tanda tanggal penerimaan.Bahan makanan yang memiliki tanggal kadaluarsa yang lebih awal di letakkan disusunan paling depan. Pemasukan dan pengeluaran bahan makanan serta berbagai pembukuan di bagian penyimpanan bahan makanan dilakukan sebulan sekali yaitu dilakukan pada akhir bulan. Kartu/buku stock dan

pengeluaran bahan makanan pengisiannya belum begitu baik Penggunaan sistem kunci gudang belum bisa diterapkan di sub unit instalasi gizi ini

(Kartu Stock lihat dilampiran 13). Prinsip gudang menurut Depkes (2007) yaitu gudang dibuka pada waktu yang telah ditentukan dan pintu harus selalu terkunci pada saat tidak ada kegiatan serta dibuka pada waktuwaktu yang ditentukan dan pegawai yang masuk dan keluar gudang juga hanya pegawai yang ditentukan belum dapat dilakukan. Petugas gudang berada di ruang penyimpanan hanya dari pukul 08.0015.00 WIB. Sehingga petugas gudang tidak bisa sepenuhnya mengontrol bahan makanan yang ada di gudang tersebut. Untuk itu sangat perlu adanya petugas lain yang diberi wewenang dan tanggung jawab mengontrol bahan makanan yang ada di gudang pada saat petugas gudang tidak ada. Selain itu upaya yang bisa diterapkan juga adalah optimalisasi gudanng harian dan sosialisasi terkait fungsi gudang harian pada petugas lainnya. Diharapkan dengan optimalnya penggunaan gudang harian, pencatatan terkait bahan makanan pada ruang

penyimpanan bahan makanan kering yang masuk dan keluar dapat lebih baik. 4.3.3.5 Pelaksanaan Penyimpanan Bahan Makanan Segar Hasil observasi dan wawancara terkait ruang penyimpanan bahan makanan segar: fasilitas yang terdapat pada ruang penyimpanan ini adalah: a) Wastafell untuk mencuci bahan makanan segar b) Timbangan untuk menimbang bahan makanan yang akan disalurkan c) Tempat sampah untuk membuat sampah d) Chiller 4 pintu dua buah untuk menyimpan bahan makanan nabati

e) Freezer satu buah untuk menyimpan bahan makanan hewani f) Wadah tempat penyimpanan bahan makanan g) Rak penyimpanan

Gambar 4.5 Fasilitas Ruang Penyimpanan Bahan Makanan Segar Instalasi Gizi Sumber:Dokumentasi Pribadi

Suhu chiller dan freezer diperiksa 2x sehari, yaitu pada saat gudang dibuka dan ditutup sehingga keamanan bahan makanan didalamnya dapat terkontrol. Secara umum setiap jenis bahan makanan segar memiliki suhu penyimpanan tertentu yang optimal untuk menjaga kualitas. Pengelompokkan bahan makanan segar sesuai dengan suhu penyimpanan adalah:

a. Penyimpanan segar (Fresh cooling), bahan makanan disimpan dalam lemari pendingin dengan suhu yang berkisar antara 1-40C. b. Penyimpanan dingin (Chiller), bahan makanan disimpan di lemari es dengan suhu antara suhu (-5)-00C. Suhu ini dibutuhkan untuk menyimpan daging ikan atau unggas tidak lebih dari 3 (tiga) hari. c. Penyimpanan beku (Freezer), suhu di ruang penyimpanan ini sangatlah dingin yaitu sekitar (-10)oC dapat digunakan untuk menyimpan daging dalam waktu lama. 4.3.3.6 Pelaksanaan Prosedur Mutu Pelayanan Gizi Prosedur mutu pelayanan gizi di Rumah Sakit Haji Jakarta merupakan suatu pedoman dalam memberikan pelayanan gizi yang bermutu. Prosedur mutu pelayanan gizi tersebut yang meliputi tentang asuhan gizi, penyelenggaraan makanan, penelitian dan dan pengembangan. bahan Prosedur mutu penerimaan, pada bagian

penyimpanan

penyaluran

makanan

terdapat

penyelenggaraan makanan. Pada pelaksanaan prosedur mutu tersebut ada kriteria proses yang belum terpenuhi yaitu adanya team penerimaan yang mengesahkan dokumen. Selama ini yang bertugas dalam penerimaan bahan makanan adalah PJ administrasi dan perbekalan/petugas gudang. Diharapkan dengan adanya team penerimaan barang dapat lebih memaksimalkan periksaan baik mutu, kualitas dan kuantitas bahan makanan yang diterima. Terkait pencatatan bahan makan yang masuk dan bahan makanan yang keluar (stock) direkap selama satu bulan sekali yaitu setiap akhir

bulan. (Format laporan Stock bahan makanan basah dan bahan makanan kering lihat dilampiran 14). Bagian penyimpanan juga menyalurkan bahan makanan untuk karyawan yang didistribusikan ke masing-masing ruangan pelayanan. Karyawan

mengajukan jumlah kebutuhan makanan harian seperti teh, gula, kopi dan lainya dengan menghitung jumlah karyawan dan pasien yang ada ditulis pada form laporan pemakaian bahan makanan (lampiran 15). Pengajuan dilakukan pada hari Senin setiap minggunya. Lalu meminta persetujuan Pj Administrasi dan perbekalan. Setelah mendapatkan persetujuan maka petugas gudang menyalurkan bahan makanan sesuai dengan permintaan. Permintaan bahan makanan tersebut dapat diambil pada hari Rabu pada minggu yang sama. 4.3.3.7 Pelaksanaan Prosedur Baku Penggunaan Alat Pelindung Diri Di Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2010 Dalam prosedur operasional baku tentang penggunaan APD, sarung tangan yang digunakan untuk petugas gudang bahan makanan segar. APD yang harus digunakan adalah masker, baju kerja/celemek, sarung tangan kulit, tutup kepala dan sepatu alas karet. Berdasarkan observasi petugas APD yang digunanakan oleh petugas pada saat penimbangan dan penyaluran bahan makanan segar adalah sarung tangan, baju kerja/celemek, tutup kepala dan sepatu alas karet. Menurut direktorat surveilan dan penyuluhan keamanan pangan, deputi IIIBPOM (2004), Penggunaan masker penting dilakukan karena daerah-daerah

mulut hidung dan tenggorokan dari manusia normal penuh dengan mikroba dari berbagi jenis. Dari beberapa mikroba yang ada salah satunya adalah mikroba staphylococcus aureus yang berada dalam saluran pernapasan dari manusia. Di lapangan petugas tidak menggunakan masker pada saat penimbangan dan penyaluran bahan makanan segar. Sarung tangan yang digunakan petugas bukan sarung tangan kulit namun petugas menggunakan sarung tangan disposable. Di Sub unit instalasi gizi tidak tersedia sarung tangan kulit. Rumah Sakit Haji Jakarta hanya menyediakan sarung tangan disposable untuk di sub instalasi gizi. Pada POB terkait penggunaan APD, di ruang penyimpanan bahan makanan di sub instalasi gizi salah satuAPD yang digunakan adalah sarung tangan kulit. Untuk itu, diharapkan Rumah Sakit Haji Jakarta juga menyediakan sarana untuk melaksanakan peraturan yang telah dibuat, seperti penyediaan sarung tangan kulit Dari hasil observasi di istalasi gizi RSHJ menggunakan peci untuk lakilaki dan jilbab. Untuk perempuan kemungkinan rambut untuk jatuh kemakanan kecil namun untuk laki-laki penutup kepala yang digunakan tersebut masih kurang baik karena masih ada rambut yang tidak tertutup semua dan kemungkinan rambut untuk jatuh ke dalam makanan masih cukup besar.

Menurut depkes (2003) berdasarkan keputusan menteri kesehatan Republik Indonesia nomor 715/Menkes/SK/V/2003 tentang persyaratan hygiene dan sanitasi jasaboga tanggal 23 Mei 2003, menyatakan bahwa semua penjamah makanan hendaknya memakai topi atau penutup rambut untuk mencegah

jatuhnya rambut kedalam makanan dan mencegah mengusap/menggaruk rambut atau melindungi pencemaran terhadap makanan. Namun jika yang digunakan adalah peci maka tidak semua rambut tertutupi sehingga kemungkinan rambut untuk jatuh ke dalam makanan masih sangat besar. 4.3.4 Pengawasan Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta Fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dengan perencanaan dan pengorganisasian adalah fungsi pengawasan dan pengarahan. Tujuan pokok dan fungsi pengawasan dan pengarahan adalah agar kegiatan atau pelaksanaan kegiatan suatu program yang selanjutnya memberikan pengarahanpengarahan sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Menurut Notoadmodjo (2003), agar pengawasan dapat berjalan dengan baik, sekurangkurangnya tiga hal yang diperhatikan, yakni: 1. Objek pengawasan Yaitu halhal yang harus diawasi dalam pelaksanaan suatu rencana. Secara garis besar objek pengawasan dapat dikelompokkan menjadi empat, yakni: a. Kuantitas dan kualitas program yakni barang dan jasa yang dihasilkan oleh kegiatan tersebut. Untuk program kesehatan yang diawasi adalah pelayanan yang diberikan oleh unit kerja tersebut. Dalam penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta pengawasan terkait kualitas dan kuantitas bahan makanan dilakukan terhadap bahan makanan yang diterima, ketepatan perencanaan dan pengadaan bahan

makanan, kelengkapan jumlah bahan makanan segar dan kering yang masuk / diterima dan dikeluarkan oleh sub unit instalasi gizi, ketepatan jumlah stock bahan makanan di gudang dan pelaksanaan monitoring suhu lemari es yang ada di gudang bahan makanan segar. b. Biaya program, dengan menggunakan tiga macam standar, yakni modal yang dipakai, pendapatan yang diperoleh, dan harga program. Dalam bidang kesehatan yang dijadikan ukuran pengawasan adalah pembiayaan kegiatan atau pelayanan, hasil yang diperoleh dari pelayanan dan keuntungan kegiatan atau pelayanan. Pada sub unit instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta bagian penerimaan dan penyimpanan bahan makanan, pengawasan biaya dilakukan terhadap harga stock yang telah direkap setiap bulannya bahan makanan kering dan basah serta laporan penerimaan bahan makanan 10 hari sekali c. Pelaksanaan (implementasi) program, yaitu pengawasan terhadap waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan dan proses pelaksanaan, apakah sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Pengawasan yang dilakukan di Rumah Sakit Haji Jakarta terkait implementasi perencanaan yang ada yaitu baik berupa SOP, POB atau standar yang telah ditetapkan di rumah sakit tersebut. Secara garis besar pengawasan dilakukan terhadap tenaga pelaksana yaitu PJ administrasi dan perbekalan dan petugas gudang setiap tahunnya, laporan bulanan terkait bahan makanan segar dan kering yang masuk/keluar dan laporan bulanan kinerja rekanan.

d. Halhal yang bersifat khusus, yaitu pengawasan yang ditujukan kepada halhal khusus yang ditujukan kepada halhal khusus yang ditetapkan oleh pimpinan. 2. Metode pengawasan Tujuan pokok pengawasan bukanlah mencari kesalahan, namun yang lebih utama adalah mencari umpan balik (feedback) yang selanjutnya memberikan pengarahan dan perbaikanperbaikan apa bila kegiatan tidak berjalan semestinya. Pengawasan dapat dilakukan dengn berbagai macam, antara lain: a. Melalui observasi terhadap objek yang diawasi. Metode ini dilakukan pada saat penerimaan bahan makanan, apakah bahan makanan baik segar maupun kering yang datang dari rekanan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh sub unit instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta. Selain itu juga pengawasan terhadap kelengkapan APD tenaga pelaksana pada penerimaan dan peyimpanan bahan makanan. b. Melalui analisis terhadap laporanlaporan yang masuk. Laporan tersebut berupa laporan stock bahan makanan segar dan kering dan laporan kinerja rekanan yang dilaporkan setiap bulannya. Laporan pengeluaran bahan (Isuing Report) itu berisi tentang jenis bahan, keterangan bahan, banyaknya, harga, banyaknya yang dikeluarkan, dan jumlah bahan yang tersisa.

c.

Melalui pengumpulan data atau informasi yang khusus ditujukan terhadap objekobjek pengawasan. Ini terkait sikap tenaga pelaksana terhadap komplian baik komplian pasien, karyawan atau pun komplien teman kerja.

d.

Melalui tugas dan tanggung jawab para petugas khususnya para pemimpin. Metode ini dilakukan oleh koordinator gizi Rumah Sakit Haji Jakarta kepada PJ administrasi dan perbekalan dan PJ administrasi dan perbekalan kepada petugas gudang.

3. Proses pengawasan Pengawasan adalah suatu proses, yang berarti bahwa pengawasan itu sendiri terdiri dari beberapa langkah, yakni: a) Menyusun rencana pengawasan yang mencakup tujuan pengawasan, objek pengawasan, cara pengawasan dan sebagainya b) Pelaksanaan pengawasan yaitu melakukan kegiatan pengawasan sesuai dengan rencana yang telah disusun c) Menginterpretasikan dan menganalisis hasilhasil pengawasan. Hasil pengawasan berupa catatan, dokumen foto dan sebagainya diolah, dinterpretasikan dan dianalisis. d) Menarik kesimpulan dan tindak lanjut. Kegiatan inventaris dalam proses penyimpanan ini perlu dilakukan secara periodik yaitu bulanan. Inventaris dilakukan untuk mengetahui secara pasti bahan makanan apa saja yang masih tersedia. Teknik inventaris yang dilakukan adalah psysical inventory adalah kontrol yang dilakukan langsung dengan mendatangi gudang, menghitung bahan makanan yang masih tersedia. Pentingnya pencatatan

ini sebagai input bagi perencanaan dan pelaksanaan penyedia bahan selanjutnya. Dengan pencatatan kerusakan dapat dievaluasi bahan apa saja yang mudah rusak serta apa penyebabnya. Pada rumah sakit haji belum terdapat prosedur baku terkait pengawasan terhadap kegiatan penerimaan dan peyimpanan bahan makanan, namun sebenarnya prosedur mutu pelayanan gizi dapat dijadikan sebagai acuan dalam melakukan pengawasan. Pengawasan tersebut dapat dilakukan pada komponen yang ada pada prosedur tersebut yaitu input, proses, output, kriteria proses dan pelaksana. Rencana pengawasan yang akan dibuat sebaiknya mencakup tujuan pengawasan, objek pengawasan, cara pengawasan dan sebagainya. Setiap pemimpin harus dapat melakukan penilaian objektif terhadap kinerja karyawan sehingga perlu dikembangkan intrumen-instrumen penilaian kinerja. Penilaian kinerja atau evaluasi kinerja karyawan yang ada di Rumah Sakit Haji Jakarta dilakukan untuk mengevaluasi hasil kerja atau prestasi kerja para pemegang jabatan. Hasil evaluasi tersebut mempengaruhi penetapan penambahan gaji karyawan dan pertimbangan untuk diikutkan pada pelatihan dan pengembangan. Agar penyelenggaraan pengelolaan makanan di rumah sakit berjalan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan perlu dilakukan pengawasan dan penilaian yang dilakukan dengan mengadakan pemeriksaan dengan

observasi/pengukuran yang dianggap perlu.

Memberikan

feedback dari

pengawasan dan penilaian yang dilakukan juga sangat perlu untuk dilakukan.

BAB V SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 1. Manjemen penerimaan dan penyimpanan bahan makanan melibatkan sub unit instalasi gizi dan unit MK3L Rumah Sakit Haji Jakarta yang dimulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Namun masih terdapat kekurangan pada fungsi pengorganisasian dan pengawasan. 2. Rumah sakit Haji Jakarta beralamat di Jalan Raya Pondok Gede Jakarta Timur. Rumah Sakit ini dibangun dengan standar Rumah Sakit kelas C+. Rumah Sakit Haji Jakarta dipimpin oleh seorang direktur dan tersebut membawahi beberapa bagian, yang salah satunya yaitu ketua komite keperawatan yang membawahi koordinator sub unit instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta. 3. Kegiatan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan untuk kegiatan penyelenggaraan makanan untuk pasien dan karyawan di lakukan sub unit instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta. Sub Unit Instalasi Gizi merupakan salah satu unit fungsional pada Rumah Sakit Haji Jakarta yang mempunyai tugas pokok yaitu penyelenggaraan makan pasien dan karyawan, penyelenggaraan gizi rawat inap, konsultasi dan penyuluhan gizi serta penelitian dan pengembangan gizi terapan. Sub instalasi gizi ini

dipimpin oleh seorang koodinator yang bertanggung jawab kepada direktur medik, perawatan dan penunjang. 4. Perencanaan pada tahap penerimaan dan penyimpanan bahan makanan dapat dikategorikan sebagai perencanaan yang dilihat dari tingkatannya termasuk rencana operasional (operational planning) yang lebih menitikberatkan pada pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu program. Proses perencanaan langsung dimulai dengan tahapan

penyusunan rencana kegiatan. 5. Dalam penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta terdapat dua pengorganisasian yaitu pengorganisasian kegiatan dan pengorganisasian tenaga pelaksana. Pengorganisasian kegiatan dapat dilihat dari adanya pedoman baku dalam pelaksanaan kegiatan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan.

Pengorganisasian tenaga pelaksana yaitu pengorganisasian terhadap tenaga pelaksana yang terlibat langsung dalam penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta 6. Secara umum pelaksanaan penerimaan dan penanganan bahan makanan di sub instalasi gizi telah sesuai dengan SOP dan POB yang ada. Bentuk atau cara menerima bahan makanan yaitu Conventional. Pemasukan dan pengeluaran bahan makanan serta berbagai pembukuan di bagian penyimpanan bahan makanan dilakukan sebulan sekali yaitu dilakukan pada akhir bulan. Kartu/ buku stock dan pengeluaran bahan makanan pengisiannya belum begitu baik. Karena SOP atau POB yang ada belum

memasukkan tentang pencatatan dan pelaporan. Sehingga pengawasan dan pengendalian bahan makanan belum dapat sepenuhnya dilakukan dengan baik. Penggunaan sistem kunci gudang belum bisa diterapkan di sub unit instalasi gizi ini. Adanya pemeriksaan suhu chiller dan freezer diperiksa 2x sehari, yaitu pada saat gudang dibuka dan ditutup sehingga keamanan bahan makanan didalamnya dari danger zone dapat dikontrol. 7. Pengawasan yang dilakukan dengan berbagai macam, antara lain: melalui observasi pada saat penerimaan bahan makanan, kelengkapan APD tenaga pelaksana pada penerimaan dan peyimpanan bahan makanan. Pengawasan melalui analisis terhadap laporanlaporan yang masuk yaitu laporan pengeluaran bahan (Isuing Report) itu berisi tentang jenis bahan, keterangan bahan, banyaknya, harga, banyaknya yang dikeluarkan, dan jumlah bahan yang tersisa. Pengawasan melalui pengumpulan data atau informasi yang khusus ditujukan terhadap objekobjek pengawasan. Ini terkait sikap tenaga pelaksana terhadap komplian serta pengawasan melalui tugas dan tanggung jawab para petugas khususnya para pemimpin. Contohnya adalah evaluasi kinerja karyawan. Metode ini dilakukan oleh koordinator gizi Rumah Sakit Haji Jakarta kepada PJ administrasi dan perbekalan dan PJ administrasi dan perbekalan kepada petugas gudang. Kegiatan inventaris dalam proses penyimpanan ini perlu dilakukan secara periodik yaitu bulanan melalui psysical inventory adalah kontrol yang dilakukan langsung dengan mendatangi gudang, menghitung bahan makanan yang masih tersedia.

5.2 saran 1. Perlu adanya peninjauan kembali terkait tugas pokok petugas yang terlibat dalam kegiatan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan untuk memaksimalkan fungsi pengorganisasian dan pengawasan 2. Perlunya penambahan pada perencanaan yang ada (SOP/POB) terkait pencatatan dan pelaporan sehingga dalam pelaksanaan terkait

pengendalian bahan makanan dapat dioptimalkan. Selain itu perlu adanya SOP penyimpanan bahan makanan segar dan menambahkan pada SOP penyimpanan bahan makanan kering terkait penerapan food labeling untuk semua bahan makanan. 3. Jumlah ketenagaan yang ada masih kurang karena ada beberapa petugas yang mempunyai fungsi ganda seperti PJ administrasi dan perbekalan juga menjadi petugas administrasi. Untuk perlu kerja sama yang baik antara Pj administrasi dan perbekalan dengan petugas gudang sehingga pengadaan, pengawasan dan pengendalian bahan makanan di sub instalasi gizi dapat berjalan dengan baik. 4. Petugas gudang tidak bisa sepenuhnya mengontrol bahan makanan yang ada di gudang tersebut. Untuk itu sangat perlu adanya petugas lain yang diberi wewenang dan tanggung jawab mengontrol bahan makanan yang ada di gudang pada saat petugas gudang tidak ada. Selain itu upaya yang bisa diterapkan juga adalah optimalisasi gudang harian dan sosialisasi terkait fungsi gudang harian pada petugas lainnya. Diharapkan dengan

optimalnya penggunaan gudang harian, pencatatan terkait bahan makanan pada ruang penyimpanan bahan makanan kering yang masuk dan keluar dapat lebih baik. 5. Belum adanya tercantum pada SOP dan POB yang ada tentang pengawasan. Prosedur mutu pelayanan gizi dapat dijadikan sebagai acuan dalam melakukan pengawasan. Pengawasan tersebut dapat dilakukan pada komponen yang ada pada prosedur tersebut yaitu input, proses, output, kriteria proses dan pelaksana. Rencana pengawasan yang akan dibuat sebaiknya mencakup tujuan pengawasan, objek pengawasan, cara pengawasan dan sebagainya. 6. Hasil pemantauan yang dilakukan oleh koordinator pengendalian lingkungan sebaiknya juga dilaporkan kepada koordinator gizi sehingga koordinator gizi juga dapat memberikan feedback terhadap pemantauan yang dilakukan kepada petugas baik berupa reward ataupun punishment.

DAFTAR PUSTAKA Aritonang, Irianton, dan Endah Priharsiwi. Manajemen Penyelenggaraan Makanan dan Asuhan Gizi. Yogyakarta: CEBIO dan Jurusan gizi dan Politeknik Kesehatan Depkes Yogyakarta. 2009 Baltzer, Lynne E and Shirley A. Gilmore. Food Preparation Study Course. The United States of America : Lowa State University Press. 1992 Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Seri Perencanaan Pedoman Teknis Sarana Dan Prasarana Rumah Sakit Kelas Jakarta: Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2009 -------------------------------------------------------------.Pedoman Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit. Jakarta : Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2007 ------------------------------------------------------------.Pedoman Pelayanan GiziRumah Sakit Jakarta: Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, Departemen Kesehatan Republik Indonesia,2005 ------------------------------------------------------------.Pedoman Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit. Jakarta : Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2003 Djarismawati dkk,Pengetahuan Dan Perilaku Penjamah Tentang Sanitasi Pengolahan Makanan Pada Instalasi Gizi Rumah Sakit Di Jakarta. Media Litbang Kesehatan Volume XIV Nomor 3 Tahun 2004 Ekawatiningsih , Prihastuti. Kokom Komariah dan Sutriyati Purwanti. Restoran Jilid 1 untuk SMK Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional, 2008 Grossbauer, Sue. Managing Foodservice Operations: A Systems Approach for Healthcare and Institutions. Kendall Hunt. 2001 http://digilib.petra.ac.id/NationalRestaurantAssociation,2004viewer.php?page=24 &submit.x=13&submit.y=13&submit=next&qual=high&submitval=ne xt&fname=%2Fjiunkpe%2Fs1%2Fhotl%2F2009%2Fjiunkpe-ns-s12009-33405004-12105-janggala-chapter2.pdf diakses 12 Februari 2011 pukul 20.18 WIB Kepmenkes No 1204 Tahun 2004 Tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 715/Menkes/SK/V/2003 Tentang Persyaratan Hygiene Dan Sanitasi Jasaboga Moehyi, Sjahmien. Penyelenggaraan Makanan Industri dan Jasa Boga. Jakarta: Bhratara Karya Aksara, 1992 Mukrie, A.B. Ginting, I. Ngadiarti, A. Hendrorini, N. Budiarti, Tugiman A.Manajemen Pelayanan Gizi Institusi Dasar. Akademi Gizi, Depkes RI, Jakarta. 1990 Notoadmodjo, Soekidjo,. Ilmu Kesehatan Masyarakat . Jakarta : PT Rineka Cipta. 2003 Purawidjaja, Enam Prinsip Dasar Penyediaan Makan di Hotel, Restoran dan Jasaboga, 1995 http://putraprabu.wordpress.com/2009/01/05/penyimpanan-bahanmakanan-prinsip-food-hygiene/ diakses 1 Februari 2011 pukul 15.37 WIB Soeroso, Santoso. Manajemen Sumber Daya Manusia Di Rumah Sakit. Jakarta. EGC .2003 Terry, George R. dan Leslie W. Rue. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: PT. Bumi Aksara. 2009. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang kesehatan West, Bessie Brook, et al. Food Service in Institutions Fourth Edition. New York. John Miley & Sons, Inc 1967 Wiyono, Djoko. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan, Teori Strategi dan Aplikasi, Vol 2, Jakarta. 1999