MODUL 14 DASAR-DASAR MANAJEMEN PENGENDALIAN / PENGAWASAN / CONTROLLING Pengendalian atau pengawasan (controlling) adalah bagian akhir dari fungsi

manajemen. Fungsi manajemen yang dikendalikan adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Pengendalian ialah proses pemantauan, penilaian dan pelaporan rencana atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk tindakan korektif guna penyempurnaan lebih lanjut. Beda pengendalian dengan pengawasan adalah pada wewenang dari pengembangan kedua istilah tersebut. Pengendalian memiliki wewenang turun tangan yang tidak dimiliki oleh pengawas. Pengawas hanya sebatas memberi saran, sedangkan tindak lanjutnya dilakukan oleh pengendali. Jadi pengendalian lebih luas daripada pengawasan. Dalam penerapan di pemerintahan, kedua istilah itu sering tumpang tindih. TUJUAN PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN Tujuan dan manfaat pengawasan dan pengendalian antara lain : 1. Menghentikan atau meniadakan kesalahan penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidakadilan. 2. Mencegah terulangnya kembali kesalahan penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidakadilan. 3. Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik.

4. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi dan akuntabilitas

organisasi. 5. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi. 6. Meningkatkan kinerja organisasi. 7. Memberikan opini atas kinerja organisasi. 8. Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kinerja yang ada.

9. Menciptakan terwujudnya pemerintahan yang bersih.

MANFAAT PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN Pengawasan dan pengendalian dimaksudkan untuk meningkatkan akuntabilitas dan keterbukaan. Pengawasan dan pengendalian pada dasarnya menekankan

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Nono Sungkono, MM.

DASAR DASAR MANAJEMEN

langkah-langkah pembenahan atau koreksi yang objektif. Jika terjadi perbedaan atau penyimpangan antara pelaksanaan dengan perencanaannya. Dalam hal ini makna pengendalian juga berarti mengarahkan atau mengoordinasikan antar kegiatan agar pemborosan sumber daya dapat dihindari. TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM Mahasiswa diharapkan mempelajari materi pengendalian tentang : Definisi dan proses pengendalian Arti penting pengendalian Tipe dasar pengendalian Metode pengendalian

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS Setelah mempelajari materi pokok pengendalian atau pengawasan (controlling) diharapkan mahasiswa dapat mengerti dan memahami serta mengaplikasikan teori yang diperolehnya. A. DEFINISI DAN PROSES PENGENDALIAN Konsep dasar fungsi pengawasan Dalam pembahasan sebelumnya telah diuraikan, bagaimana sebuah organisasi menetapkan tujuan, menetapkan rencana, mengorganisasikannya, hingga melakukan berbagai tindakan yang akan memotivasi orang-orang agar dapat menjalankan apa yang telah direncanakan sehingga tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Kemudian muncul pertanyaan sebagai berikut : Apakah tujuan benar-benar dapat tercapai? Bagaimana kalau tujuan yang telah ditetapkan tidak tercapai? Lalu apa yang harus dilakukan? Dalam banyak hal perusahaan sering kali berhadapan dengan masalah pencapaian tujuan dimana implementasi dari setiap rencana perusahaan tidak berjalan sebagaimana mestinya. Pekerjaan yang melewati batas waktu pekerja yang sering kali melakukan pemogokan kerja sehingga pekerjaan terbengkalai, adanya kenaikan harga bahan baku produksi sehingga kegiatan produksi terhambat. Beberapa kasus tersebut mendorong perlu adanya fungsi manajemen yang diarahkan untuk memastikan apakah rencana yang diimplementasikan berjalan sebagaimana mestinya dan mencapai tujuan yang diharapkan. Selain memastikan

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Nono Sungkono, MM.

DASAR DASAR MANAJEMEN

juga perlu diketahui apa yang menjadi penyebab, misalnya jika sebuah rencana ternyata tidak berjalan dengan baik dan kemudian bagaimana tindakan koreksi yang akan dilakukan. Fungsi manajemen yang diarahkan untuk melakukan pengawasan atas apa yang telah direncanakan dan bagaimana langkah-langkah koreksinya dinamakan fungsi pengawasan atau pengendalian. Fungsi pengawasan pada dasarnya merupakan proses yang dilakukan untuk memastikan agar apa yang telah direncanakan berjalan sebagaimana mestinya. termasuk kedalam fungsi pengawasan adalah identifikasi berbagai faktor yang menghambat sebuah kegiatan, dan juga pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan agar tujuan organisasi dapat tetap tercapai. Pengertian dari pengendalian (pengawasan)

Schermerhorn mendefinisikan pengendalian sebagai proses dalam

menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut (controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results).

Stoner, Freeman dan Gilbert (2000) bahwa controll adalah the process

of ensuring that actual activities conform the planned activities, pengendalian atau pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Mockler, dalam Stoner Freeman dan Gilbert (2000) mengemukakan

fungsi pengendalian atau pengawasan sebagai : a systematic effort to set performance standards with planning objectives, to design information feed back system to compare actual performance with these predetermined standards to determine whether there are any deviations and to measure their significance, and to take any action required to assure that all corporate resources are being used in the mose effective and efficient way possible in achieving corporate objectives. Fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain sistem informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tersebut dan

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Nono Sungkono, MM.

DASAR DASAR MANAJEMEN

mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. Proses pengendalian Langkah-langkah yang dilakukan dalan fungsi pengendalian : 1. Penetapan standard dan metode penilaian kinerja 2. Penilaian kinerja 3. Penilaian apakah kinerja memenuhi standard ataukah tidak 4. Pengambilan tindakan koreksi Tahap-tahap Dalam Proses Pengendalian Pengambilan tindakan koreksi dan melakukan evaluasi ulang atas standar yang ditetapkan

Penetapan standard dan metode penilaian kinerja

Penilaian kinerja

Kinerja yang dicapai sesuai dengan standar

Tujuan tercapai Sumber : Stoner, Freeman dan Gilbert (2000) Proses Pengawasan dan Pengendalian Proses Pengendalian

Pelaksanaan Pemantauan hasil Perencanaan Tindakan koreksi

Penilaian Standar

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Nono Sungkono, MM.

DASAR DASAR MANAJEMEN

B. ARTI PENTING PENGENDALIAN Pengawasan menurut Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia (LANRI) ialah suatu kegiatan untuk memperoleh kepastian apakah pelaksanaan pekerjaan atau kegiatan telah dilakukan sesuai dengan rencana semula. Kegiatan pengawasan pada dasarnya membandingkan kondisi yang ada dengan yang seharusnya terjadi pengendalian ialah apabila dalam pengawasan ternyata ditemukan adanya penyimpangan atau hambatan, maka segera diambil tindakan koreksi. Pengendalian dalam arti lain ialah kegiatan memantau, menilai, dan melaporkan kemajuan proyek disertai tindak lanjutnya. Perbedaan pengawasan dengan pengendalian ialah pengawasan tidak disertai tindaklanjut. Tujuan pengendalian adalah untuk menjamin kesesuaian antara perencanaan dengan pelaksanaan. Untuk mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi lapangan yang tidak pasti dan terbatasnya waktu serta tenaga dalam mengendalikan seluruh kegiatan proyek, maka diterapkan konsep pengendalian efektif yang disebut Management By Exception (MBE). MBE adalah salah satu teknik untuk membandingkan pelaksanaan dengan perencanaan yang dilakukan setiap saat kehadiran pengawas dilingkungan organisasi bisnis dan pemerintahan berawal ditekankan pada auditing berdasarkan aturan alat yang digunakan adalah audit dan orangnya disebut auditor (pemeriksa). Auditing adalah suatu proses sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif tentang kegiatan yang dilakukan. Kehadiran pengawas akan bermakna apabila perannya dapat mencapai tujuan pengawasan yaitu : 1. Pihak yang diawasi merasa terbantu sehingga dapat mencapai visi dan misi secara efektif dan efisien. 2. Menciptakan iklim keterbukaan kejujuran, partisipasi dan akuntabilitas. 3. Menimbulkan iklim saling percaya didalam dan diluar lingkungan operasi organisasi. 4. Meningkatkan akuntabilitas organisasi. 5. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi. 6. Mendorong terwujudnya pemerintahan dan perusahaan yang bersih dan berwibawa.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Nono Sungkono, MM.

DASAR DASAR MANAJEMEN

C. TIPE DASAR PENGENDALIAN (PENGAWASAN)

1. Pengawasan pendahuluan (feed word control) pengawasan pendahuluan,

sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalahmasalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi pendekatan pengawasan ini lebih efektif dan agresif, dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan, sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasan ini akan efektif hanya bila manajer mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan.

2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan

(concurent control) pengawasan ini sering disebut pengawasan ya tidak, screening control atau berhenti-terus, selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan bisa dilanjutkan, atau semacam peralatan. Double check yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

3. Pengawasan umpan balik (feed back control) pengawasan umpan balik

lebih dikenal sebagai pas action controls mengukur dari hasil-hasil dari suatu kegiatan-kegiatan yang telah diselesaikan, sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan serupa dimasa akan datang.

D. METODA PENGENDALIAN
Perbedaan tipe metode pengendalian Metoda pengendalian terdiri dari dua kelompok yaitu :

a.

Metoda pengendalian non kuantitatif adalah metoda pengendalian

yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Umumnya hal ini mengendalikan keseluruhan performance organisasi dan sebagian besar mengendalikan sikap performance karyawan. b. Teknik-teknik yang sering digunakan meliputi :

1) 2)
inspection)

Pengamatan (control by observation) Inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Nono Sungkono, MM.

DASAR DASAR MANAJEMEN

3)
4) 5)

Pelaporan lisan dan tertulis (control by report) Evaluasi pelaksanaan Diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan

suatu kegiatan ukuran tersebut biasanya digunakan dalam pengarahan dan pengendalian satuan kerja. Sistem-sistem dan metoda-metoda manajemen yang digunakan untuk tujuan pengendalian mencakup : Management By Objectives (MBO) Management By Exceptions (MBE) Management Information System (MIS) Teknik-teknik pengendalian kuantitatif

Sebagian besar teknik-teknik pengendalian kuantitatif cenderung untuk menggunakan data khusus dan metoda-metoda kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output). Metoda-metoda kuantitatif yang meliputi : 1) Anggaran a. Anggaran operasi, pembelanjaan modal, penjualan, kaos Anggaran khusus seperti planning programming, budgeting (PPBS), zero-base budgeting (ZBB), human resource

b.
system 2) Audit

accounting (HRA).

a.
b. c.

Internal audi External audit Management audit

3) Analisa break event 4) Analisa rasio

5) Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan seperti : a. Bagan Gantt Program Evaluation And Review Technique (PERT) Critical Path Method (CPM)

b.
c.

E. METODA PENGENDALIAN
Untuk menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteria-kriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya : 1) mengawasi kegiatan-

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Nono Sungkono, MM.

DASAR DASAR MANAJEMEN

kegiatan yang benar, 2) tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif, 4) tepat-akurat, dan 5) dapat diterima oleh yang bersangkutan. Semakin dipenuhinya kriteriakriteria tersebut semakin efektif sistem pengawasan. Karateristik-karakteristik pengawasan yang efektif dapat lebih diperinci sebagai berikut :

1. Akurat. Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang

tidak akurat dari sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.

2. Tepat Waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi

secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.

3. Obyektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat

obyektif serta lengkap.

4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik. Sistem pengawasan harus

memusatkan perhatian pada bidang-bidang di mana penyimpanganpenyimpangan dari standar paling sering terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.

5. Realistik secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus

lebih rendah, atau paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.

6. Realistik secara organisasional. Sistem pengawasan harus cocok atau

harmonis dengan kenyataan-kenyataan organisasi.

7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengawasan harus

terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, karena (1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan (2) informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.

8. Fleksibel. Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan

tanggapan lingkungan. atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari

9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengawasan efektif

harus menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.

10. Diterima para anggota organisasi. Sistem pengawasan harus mampu

mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan berprestasi.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Nono Sungkono, MM.

DASAR DASAR MANAJEMEN

DAFTAR PUSTAKA Ernie Tisnawati Sule & Kurniawan Saefullah, 2005, Pengantar Manajemen, Edisi Pertama, Kencana Prenada Media Group, Jakarta. Husaini Usman, 2008, Manajemen Teori Praktik dan Riset Pendidikan, Edisi Kedua, Bumi Aksara, Jakarta. T. Hani Handoko, 1999, Manajemen, Edisi 2, BPFE, Yogyakarta. Yayat M. Herujito, 2001, Dasar-dasar Manajemen, Grasindo, Jakarta.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Nono Sungkono, MM.

DASAR DASAR MANAJEMEN