BDOK1103 Asas Komunikasi Perorangan

Chapter 7 : Komunikasi Dalam Kumpulan dan Pasukan 7.1 Definisi Kumpulan dan Pasukan Kumpulan : Kumpulan 3 atau lebih individu yg berinteraksi semasa sendiri, saling bergantung dan mengikut beberapa peraturan untuk mencapai matlamat setiap ahli dalam kumpulan akan berusaha utk mempengaruhi individu lain Kelebihan kumpulan o Mempunyai usaha bersama untuk capai matlamat o Menyediakan keperluan antara individu (interpersonal needs) seperti keperluan sosial dan psikologi o Mempunyai lebih banyak input berbanding individu spt perkongsian maklumat, membuat keputusan dll o Mempunyai sokongan dan komitmen o Mempunyai pelbagai sumber maklumat Empat fasa pembangunan kumpulan o Pembentukan (Forming) : Ahli kumpulan mengenal pasti tujuan o Perselisihan (Storming) : Ditentukan oleh konflik matlamat, personaliti, maklumat dll. Ahli mungkin inginkan kuasa o Standard (Norming) : Ahli tidak mematuhi panduan (guideline), peranan dan peraturan o Performing : Berlaku selepas menyelesaikan kosflik dan mewujudkan norma Pasukan : Kumpulan khas yg saling bergantung dan dibentuk daripada individu yg mempunyai keupayaan dan kekuatan yg tersendiri Jenis2 Kumpulan a) Idea-Geneation Group Kumpulan kecil yg diwujudkan utk dapatkan idea Selalunya mengikut formula yg dikenali sbg Brainstorming Teknik utk mendapatkan sebanyak mungkin idea utk menyelesaikan masalah Proses Brainstorming o Brainstorming period proper o Evalution proper Bila wujud masalah, cari sebanyak mungkin idea, rekod dalam laptop @ komputer, tulis di atas kertas.
Prepared By : Jumardi Singare (mardi_umar83@yahoo.com)

7.2

BDOK1103 Asas Komunikasi Perorangan

Semasa sesi mencari ide, beberapa peraturan harus diikuti

o Perlu adil, tidak mengkritik, lebih banyak idea adalah lbh baik, mengalu2kan idea, melihat kepada perkembangan dan kombinasi idea, memikirkan sebanyak mungkin idea, rekod idea utk dibentangkan, menilai idea Menilai semua idea dan mencari idea yg terbaik. Kritikan dperluka utk mencari idea yg terbaik b) Focus Group Dipimpin oleh fasilitator atau ketua yg menggalakkan ahli utk berkomunikasi ttg idea, kepercayaan, perasaan dan persepsi terhadap sesautu topik c) Nominal Group Teknik kumpulan yg digunaka utk menyelesaikan masalah Sgt berguna apabila terdapat ahli yg tidak mahu memberika pandagan khususnya bagi isu yg sensitif Setiap ahli akan menyenaraikan idea mereka dan akan ditulis pada papan kenyataan Setiap ahli menyusun idea atau cadangan mengikut kedudukan dan kemudiannya digabungkan utk mencari idea yg paling baik Cadangan terbaik akan dipilih utk diuji d) Delphi Group Kumpulan pakar dibangunkan tapi tiada interaksi antara ahli. Berkomunikasi dgn cara memberikan respon melalui borang soal selidik yg akan dihantar menerusi surat atau email Semua ide akan ditulis dan diagihkan ke semua ahli yg akan memilih 3@4 idea yg terbaik Kemudian, akan memilih lagi 1@2 idea yang terbaik Meliabtkan 3 @ lebih orang yg bekerja dalam kawasan yg berlainan dalam sesebuah organisasi & bekerja bersama utk tingkatkan kualiti organisasi Melibatkan semua peringkat pekerja dari pihak pengurusan atasan hingga ke peringkat bawahan Antara kaedah penyelesaian masalah face 2 face, norminal group dan delphi group f) Project Team

e) Quality Circle

Prepared By : Jumardi Singare (mardi_umar83@yahoo.com)

BDOK1103 Asas Komunikasi Perorangan

Terdiri daripada individu yg mempunyai kepakaran yg related dgn projek menggabungkan kemahiran dan pengetahuan utk mencapai matlamat projek Matlamat : mewujudkan sistem kawalan yg berkualiti, mewujudkan hubungan dengan public dan promosi imej sykt kepada masyarakat Dilakukan secara elektronik. Kumpulan online dibentuk utk berkomunikasi, kongsi maklumat, bincang isu dan menyelesaikan masalah

g) Virtual Group

7.3

Kaedah Membuat Keputusan Kumpulan a) Persetujuan / Penyesuaian (Consensus) Apabila semua ahli kumpulan bersetuju dgn sesuatu keputusan Setiap keputusan yg dibentuk adalah berdasarkan kepada perasaan dan pendapat yg disuarakan Kelebihan : Kepuasan semua ahli kerana pendapat mereka akan didengar Kelemahan : Memerlukan masa yg lama utk mendengar pandangan dari setiap ahli dan utk menjaga perasaan orang (memilih pendapat seseorang dan mengetepikan pendapat ahli lain) b) Undian (Voting) Keputusan dibuat berdasarkan sokongan ahli kumpulan spt mendapatkan majoriti atau 2/3 sokongan @ sokongan sebelum membuat keputusan Hanya akan memuaskan sekumpulan kecil ahli dan tidak akan memuaskan keseluruhan kumpulan Keputusan dibuat berdasarkan kepada pertimbangan. Contoh : Saya akan buat begini sekiranya akan melakukan sesuatu perkara Tidak melibatkan pembuatan keputusan oleh kumpulan. Berlaku apabila terdapat beberapa kumpulan individu kecil memberitahu kumpulan utk melakukan sesuatu perkara (memberikan pandangan) dan kumpulan menyetujui keputusan tersebut Contohnya : Ketua kumpulan memberikan arahan kepada pekerjanya

c) Tolak Ansur (Compromise)

d) Peraturan Autoriti dan Penegasan Kumpulan

7.4

Kumpulan Membuat Keputusan dan Penyelesaikan Masalah : Pros dan Cons a) Kelebihan

Prepared By : Jumardi Singare (mardi_umar83@yahoo.com)

BDOK1103 Asas Komunikasi Perorangan

Mempunyai banyak idea dan maklumat utk menyelesaikan masalah dan proses membuat keputusan Meningkatkan motivasi individu galakkan individu memberikan pandangan Mudah utk mengenal pasti kesilapan seseorang yg mungkin akan memberikan kesan negatif kumpulan lebih baik dari individu Cadangan daripada ahli kumpulan adalah lebih baik berbanding dengan cadangan sendiri Lebih menyenangkan (pleasant) dan dapat mencari pandangan yg terbaik b) Kelemahan Menggalakkan sifat malas ahli kumpulan ada yg tidak beri idea dan hanya mendengar Matlamat individu mungkin akan bertentangan dengan individu lain Ahli yg berstatus tinggi akan mendominasi keputusan Pandangan ahli yg berstatus rendah tidak akan didengar Keputusan yg berisiko tinggi berbanding dengan keputusan persendirian Perlukan masa yg panjang utk capai keputusan Masalah biasa dalam membangunkan idea dan penyelesaikan masalah o Objektif kumpulan tidak jelas o Ahli tidak memberikan idea yg cukup o Tidak semua ahli terlibat dalam membicnangkan isu sehingga penyelesaian dibuat o Kerjasama antara ahli adalah kurang o Konflik antara ahli mungkin berlaku Utk selesaikan masalah, perlukan penyertaan ahli dan sikap positif ahli Kaedah menyelesaikan masalah o Brainstorming o Nominal Group Teknik : Melibatkan 6 peringkat iaitu merekodkan semua idea, menyenaraikan idea, mendapatkan kritikan atau pandangan ttg sesautu idea, menyusun idea mengikut undian terbanyak dan memilih idea o Standard Agenda Teknik : Kenal pasti masalah, analisis penyebab, kenal pasti kriteria masalah, sediakan cadangan, kenal pasti cadangan terbaik dan laksanakan cadangan utk selesaikan msalah

c) Kaedah Penyelesaian Masalah

Prepared By : Jumardi Singare (mardi_umar83@yahoo.com)

BDOK1103 Asas Komunikasi Perorangan

7.5

Cabaran Komunikasi dalam Kumpulan dan Pasukan a) Penyertaan Yang Membina Terdapat 4 jenis komunikasi dalam kumpulan. Komunikasi Tugas : Fokus kepada masalah, isu @ maklumat dalam kumpulan. Menyediakan idea dan maklumat, membentuk persefahaman ahli dan memberi pandangan terhadap sesautu idea Procedural Communication : Mewujudkan agenda, mendapatkan pandanga dari ahli dan merekod pandangan ahli. Climate Communication : Fokus kepada pembentukan dan pengekalan pandangan yg membina agar menggalakkan ahli memberikan pandangan dan kritikan terhadap sesuatu idea Egocentric Communication : Digunakan utk menyekat seseorang @ utk mendapatkan perhatian seseorang. Berdasarkan kepada Self-Centered berbanding Group-Centred. Tidak menimbulkan interaksi yg baik antara ahli b) Kepimpinan : Kumpulan fungsi yg akan membantu kumpulan utk menyelesaikan masalah dan mengekalkan keadaan yg baik o Kepimpinan Laissez-Faire Pemimpin tidak memberikan panduan @ cadangan utk menggerakkan kumpulan Membiarkan kumpulan menentukan matlamat sendiri tanpa bantuan daripada ketua atau pemimpin o Kepimpinan Autoriti Kepimpinan secara directive dan diktator yang akan digunakan oleh seorang pemimpin berbanding dengan beberapa ahli kumpulan yang berkongsi kepimpinan Memberitahu secara langsng apa yg perlu dibincangkan, menentukan tugas yg tertentu kepada ahli, membuat keputusan tanpa mendapatkan pandangan dari ahli kumpulan dan mengawal kumpulan Terdapat beberapa jenis kepimpinan

Prepared By : Jumardi Singare (mardi_umar83@yahoo.com)

BDOK1103 Asas Komunikasi Perorangan

Kumpulan mungkin menjadi cekap tetapi ahli mungkin kurang moral dan kualiti kerja Tidak menggalakkan interaksi antara ahli hanya mendengar arahan daripada ketua o Kepimpinan Demokratik Menyediakan arahan dan panduan Memelihara dan membentuk pembangunan ahli dengan menggalakkan mereka membentuk matlamat c) Membentuk komunikasi yg seimbang antara ahli Mengurus Konflik Dalam Kumpulan Konflik berlaku jika ahli yg berinteraksi mempunyai pandangan, minat dan matlamat yg berbeza. penyelesaiannya d) Perlu mengenal pasti jenis2 konflik dan mencari

Jenis Konflik Perlu mengetahui bagaimana hendak menyelesaikan konflik berbanding hanya menyembunyikannya Pemimpin yg efektif akan membantu kumpulan utk berkomunikasi dalam lalun utk menyelesaikan konflik Terdapat 2 jenis konflik iaitu o Konflik Perpecahan : Bersaing, kepentingan diri, kaedah menangkalah (bukan win-win situasion), keadaan komunikasi yg tidak baik, komunikasi pertahanan (utk mempertahankan pandangan dan idea sendiri), serangan peribadi dan mendengar idea pada kedudukan yang bertentangan o Konflik Membangun : Bekerjasama, fokus kepada kumpulan, kaedah menang-menang, keadaan komunikasi secara terbuka, komunikasi sokongan dan fokus kepada isu perbincangan

7.6

Mengukuhkan Komunikasi Kumpulan Menghindarkan Konflik Tolong menolong (accommodating)

Bersaing (Competing) sekiranya indivisu tersebut merasakan bahawa dia berada pda kedudukan yg betul

Prepared By : Jumardi Singare (mardi_umar83@yahoo.com)

BDOK1103 Asas Komunikasi Perorangan

Bertolak ansur (Compromising) Bekerjasama (Collaborating)

Prepared By : Jumardi Singare (mardi_umar83@yahoo.com)