CLASES DE

DOCUMENTOS
 SE CLASIFICAN SEGÚN SU
ACTIVIDAD ECONOMICA
PERSONALES

COMERCIALES

JUDICIALES
RELIGIOSAS

MILITARES
 PERSONALES
CARTAS
DISCURSOS
ENSAYOS
DIARIO
 COMERCIALES
- PARTE ADMINISTRATIVA - PARTE CONTABLE
ACUERDOS HOJAS DE VIDA FACTURAS RECIBOS
INFORMES LEYES BALANCES
 JUDICIALES
SENTE NCI AS
JUI CIOS

DEM AND AS CA USA S

 RELI GIOSAS
ESCRITOS PAPALES BULA

ACTAS
 MILITARES

MINUTA

AUTOS
 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
•Asunto: Resumen de una línea que debe caracterizar el contenido de la
comunicación.

•Fecha de origen: Fecha en la que la comunicación fue emitida

•Número de origen: Código y número de registro de origen

•Emisor: Corresponde al nombre de la persona que firma el documento.

•Institución: Es el nombre o la razón social del emisor.

•Grado de reserva: Ordinaria o reservada

•Prioridad o tipo: Normal, urgente, tutela (8, 24 o 48 horas) o derecho de petición.

•Medio de recepción: Intermediario o portador de la correspondencia,

mensaje de datos, correo, mensajero, telefax, telegrama, otros.
•Destinatario: Nombre del funcionario o empleado al que va dirigida la
comunicación oficial

•Responsable: Nombre del funcionario o empleado que se hace responsable de

la gestión de la comunicación.

•Resumen del texto: Resumen objetivo y sintético del contenido de asunto o

descripción.

•Digitalizar imagen: Utilizando los medios tecnológicos instalados en la

ventanilla, toda comunicación hasta de tres hojas debe ser digitalizada
completa, en caso contrario se digitalizarán las dos primeras páginas y la
hoja que contiene la firma del remitente.

•Insertar documento: Incorporar el archivo magnético de la comunicación oficial

recibida por correo electrónico o archivo magnético.

•Clasificación: Esta acción se requiere para articular las comunicaciones con los
temas y T.R.D
 UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA

CONCEPTO

Gestiona de manera centralizada y normalizada, los

servicios de recepción, radicación y distribución de
las comunicaciones, de tal manera, que éstos
procedimientos contribuyan al desarrollo del
programa de gestión documental, integrándose a
los procesos que se llevarán en los archivos de
gestión, centrales e históricos.
 MISION

Hacer de los archivos semiactivos e inactivos una fuente

de información donde se refleje el buen desarrollo de la
unidad
 OBJETIVOS

Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones

de carácter empresarial, mediante servicios de mensajería interna y externa,
fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de
los principios que rigen la administración pública.
 FUNCIONES

En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del

Programa de Gestión Documental:

Recepción

Distribución

Trámite

Conservación .

Consulta de documentos.
 SERVICIO QUE PRESTA

Dar información adecuada y oportuna

Conservar la información

Digitalizar

Cambio de soporte

Implementar manuales de procedimientos

PRESENTADO POR

AIDEE ALRCON

BLANCA CHAPARRO

63200