Planificarea i organizarea serviciilor de bibliotec

INTRODUCERE Astzi, cnd ne aflm la nceputul unui nou mileniu, societatea uman este caracterizat de trei elemente aflate n plin proces de dezvoltare: informaia, tehnologia i tiina. Continua evoluie a acestor elemente a marcat epoca ntr-un sens pozitiv ducnd-o pe o treapt de progres nebnuit n trecut. Civilizaia uman a cunoscut n decursul existenei sale o etap agricol i apoi una industrial, cea prin care trece acum este epoca informaiei i a comunicrii, epoc ce "se nate din ciocnirea noilor valori i tehnici, noilor stiluri de via i moduri de comunicare"[1]. n condiiile n care informaia a devenit una din cele trei forme de manifestare a materiei, iar nevoia de informare i de comunicare este mai acut ca niciodat, au fost puse la punct noi modaliti de comunicare ce ne ofer posibilitatea de a emite sau recepiona, aproape instantaneu, mesaje din orice zon a mapamondului. Toate acestea se bazeaz pe transmisiile fr fir (wireless), pe folosirea calculatorului i pe facilitile oferite de Internet. Valoarea informaiei este astzi imens: ea a devenit simbolul puterii celui ce o deine. Dei abia n zilele noastre informaia este valorificat la potenialul ei maxim, valoarea ei dateaz de mii de ani, din momentul n care Moise transmite poporului su Tbliele cu cele zece porunci[2]. Treptat informaia devine din ce n ce mai important, se fac eforturi pentru ca s fie transmis i altora, i astfel apar mesagerii i mai trziu curierii i factorii potali. n prezent, chiar dac curierii i factorii potali nu au disprut, majoritatea informaiilor sunt transmise prin intermediul cablurilor i prin eter datorit faptului c acestea ofer calitate i vitez mult mai bune i, datorit dezvoltrii lor, preuri mai mici. Informaia a devenit pentru societatea contemporan o materie prim, ea este prezent peste tot, devenind un potenial strategic. Astfel, rzboaiele militare au acum o dimensiune informaional din ce n ce mai mare: rezultatul nu mai este decis de curajul, vitejia combatanilor, ci de informaiile pe care prile implicate le dein. Se poate spune c pe lng rzboiul militar propriu-zis mai exist i un rzboi informaional i implicit al tehnicii, tehnologiilor i comunicrii. Acest rzboi informaional este prezent n toate domeniile existenei noastre sociale i se manifest printro"lupt" continu n a obine cea mai bun informaie, cea mai nou, de a o folosi n modul cel mai bun, adic de a-i valorifica potenialul la maxim. Informaia a fost important n toate etapele existenei noastre pentru aportul adus la dezvoltarea societii umane. n momentul n care oamenii au neles c anotimpurile se succed, acest fapt a devenit o informaie foarte important pentru practicarea agriculturii i pentru procurarea hranei. Astzi, pe lng acest tip de informaii pe care le deinem de mii de ani i n afara altora pe care le-am dobndit pe parcursul existenei noastre, folosim informaii referitoare la construirea de calculatoare mai performante sau superperformante, la crearea de programe care s-i ajute pe utilizatori n sensul degrevrii de activiti prea dificile, care necesit un timp mai mult de munc sau care au caracter repetitiv, la construirea de echipamente care s ne permit o comunicare mai rapid, mai bun din punct de vedere calitativ. Bibliotecile sunt principalele structuri implicate n culegerea, prelucrarea i diseminarea informaiilor. Fr ndoial, n drumul spre un nou mileniu, biblioteca va juca un rol deosebit n viaa oricrei societi, prin intermediul tiinei ea va deschide noi orizonturi civilizaiei i culturii, omenirii n general. Biblioteca, acest centru de informare, cercetare, documentare, important focar de cultur, va pune la dispoziia utilizatorilor si (fr difereniere de vrst, ras, sex, religie, naionalitate, limb sau statut social) cunotine i informaii din toate domeniile. Ea va oferi clienilor si coleciile de documente de care dispune, colecii care vor trebui s reflecte tendinele contemporane i evoluia societii precum i memoria omenirii i produsele imaginaiei acesteia. n prezent, bibliotecile (nu numai cele romneti) traverseaz un proces de reform ce implic regndirea propriilor servicii n raport cu aceast lume n schimbare, printr-o cunoatere profesional a unor domenii indispensabile activitii din bibliotec precum managementul, marketingul, tiina informrii sau psihologia lecturii. De altfel, ntreaga societate romneasc trece printr-o etap de profunde transformri, numit de oamenii politici perioad de tranziie. Aceasta cuprinde nu numai o reform de ordin economic, cu tot ce implic trecerea la economia de pia, reaezarea structurilor de producie i de schimb, ci i o reform social, un proces de regrupare a categoriilor sociale care duce n mod inevitabil la reapariia fostelor clase sociale. Este necesar n

acest context o schimbare a mentalitilor i a comportamentelor politice, economice, culturale i informaionale, o reaezare a raporturilor dintre oameni i societate i a fiecrui individ n parte. Dei exist o mare deosebire ntre structurile economice i biblioteci - motivaia de profit - acestea au devenit n prezent ntreprinderi" culturale care trebuie s funcioneze eficient. Totui, indiferent de natura ntreprinderii, este necesar satisfacerea clienilor prin servicii eficiente i de calitate. De asemenea va trebui s li se creeze angajailor sentimentul de mulumire i de mplinire n privina locului de munc i s li se asigure un mediu de lucru plcut, lipsit de pericole. Tocmai acum, la nceput de mileniu, micarea biblioteconomic (i n special cea romneasc) traverseaz o etap dificil, majoritatea instituiilor bibliotecare trecnd printr-o profund criz structural i procesual. n afara problemelor inerente unei perioade de tranziie spre un nou tip de economie care influeneaz direct sau indirect activitatea bibliotecilor, acestea se confrunt n prezent cu o multitudine de alte greuti cum ar fi: lipsa documentelor, a resurselor financiare (n scdere ngrijortoare), a personalului calificat, a echipamentelor (n special a celor informatice), la care se adaug lipsa de concepie, aciunile confuze, izolarea instituional i multe altele. Cele mai multe greuti decurg, n concepia noastr, din lipsa managerilor de profesie, din necunoaterea metodelor i tehnicilor managementului tiinific, din nerespectarea principiilor organizrii ergonomice a muncii. Aa cum arta profesorul Ion Stoica, managementul bibliotecilor este vinovat de incapacitatea de a stabili scopuri i obiective clare, de a analiza relaii i costuri, de a corobora inteligent interdisciplinaritile constitutive ale cmpului biblioteconomic[3]. n structurile culturale dar i n multe din cele economice se poate vorbi numai de un management empiric. Noi nu am avut un management al structurilor documentare ci doar, uneori, manageri cu anumite performane. Absena studiilor de specialitate, lipsa unor criterii de valoare n selecionarea managerilor, rigiditatea unui cadru general centralist au redus managementul bibliotecilor la nivelul unei administraii mrunte i neperformante. Lucrarea de fa constituie un ghid de management pentru cei care lucreaz n servicii de informare (biblioteci, centre de informare, arhive) n structuri de dimensiuni mici sau mijlocii. Ea se concentreaz pe managementul serviciilor de informare ntr-un mediu dinamic unde informaia este critic pentru meninerea competiiei organizaionale prin satisfacerea clienilor, creterea productivitii, performanei i viabilitii financiare. Lucrarea, bazat pe o ampl bibliografie (n special din literatura anglo-saxon), ncearc s reflecte tendinele moderne n management printr-o abordare integrat a disciplinelor: biblioteconomie, managementul coleciilor, arhive, sisteme de informare, calculatoare i telecomunicaii. Aceste discipline tradiionale au operat ca uniti discrete de lucru bazate pe formatul informaional. n ultimul timp, importana managementului resurselor de informare, mai mult dect formatul, a ctigat teren, ca urmare a aprut tendina de abordare a acestor uniti ca un serviciu de informare integrat. Rolul efului de bibliotec a fost de asemenea redefinit ca un manager al serviciului de informare, reflectnd tendina spre o abordare integrat. Rolul lui a fost extins prin adugarea unor noi responsabiliti n domeniul managementului nregistrrilor, arhivelor, sistemelor de informare, calculatoarelor i telecomunicaiilor. Acest nou rol l conduce spre organizarea informaiei, spre managementul cunoaterii i evalurii precum i spre aplicarea cunotinelor sale n managementul tehnologiei sau altor tipuri de activiti care s asigure avantajul competitiv. Ar trebui observat c avantajul competitiv este o noiune care nu se refer numai la domeniile productive sau numai la organizaiile private, el se refer de asemenea la utilizarea eficient a resurselor i a abilitilor serviciilor de informare, la satisfacerea cererilor clienilor actuali sau poteniali, mai bine i naintea altor servicii de informare sau altor furnizori de informaii. Rolurile i activitile managerului serviciilor de informare i forele care acioneaz asupra sa sunt adesea conectate, astfel c o abordare integrat a managementului este necesar. De exemplu, exist relaii ntre mediul intern i extern, ntre abilitatea managerilor de a da sarcini angajailor i legturile interpersonale, i ntre cultura organizaional i modul n care este utilizat informaia. Multe strategii pot fi aplicate att la nivel individual ct i la nivelul organizaiei. Strategiile n planificare, managementul resurselor umane, financiare i informaionale exist att la nivel micro ct i macro. Interaciunea dintre oameni, managementul schimbrii, conflictelor, motivrii, stresului, dezvoltarea i instruirea personalului cer strategii de management att la nivel personal ct i organizaional.

Lucrarea abordeaz i managementul rezultatelor la diferite niveluri ale organizaiei paterne. Conceptul de parent organisation se refer la mediul organizaional n care serviciile de informare opereaz. Acesta poate s cuprind autoritatea local, departamentul guvernamental, organizaii din sectorul privat, centre de cercetare sau instituii universitare.

De exemplu organizaia patern pentru o bibliotec public este de obicei autoritatea local. Biblioteca public reprezint un suport pentru autoritatea local prin furnizarea informaiilor, prin serviciile de educaie i recreere pe care le ofer, iar clienii sunt un segment al populaiei care au vrste diferite, interese i siluri de via diferite. Biblioteca poate s ofere informaii de specialitate personalului autoritii locale sau membrilor alei. De asemenea poate accepta responsabiliti n managementul nregistrrilor i arhivelor autoritii locale. n contrast, un serviciu de informare ntr-o mic organizaie poate constitui un suport pentru nevoile de cercetare ale managementului i angajailor acesteia ca beneficiari primari. Obiectivul principal ar trebui s fie conducerea sistemelor de informare i distribuirea serviciilor de cercetare astfel nct s constituie un suport pentru manager i angajai n meninerea competitivitii organizaiei. Un rol secundar al serviciilor informaionale n aceast competiie ar trebui s fie distribuirea altor tipuri de informaii i servicii clienilor organizaiei. Lucrarea ncearc s reflecte tendinele managementului modern ntr-un mediu dinamic, n permanent schimbare. Se poate realiza o analogie ntre serviciile de informare i inim. Informaia reprezint sngele iar suportul tehnologic arterele organizaiei. Ele pot asigura succesul i prin urmare obinerea avantajului competitiv att n structurile comerciale ct i n cele culturale. Pentru meninerea competitivitii serviciilor de informare, managerul ar trebui: - s neleag rolul su de lider; - s neleag influenele mediului intern i extern n care organizaia opereaz; - s creasc profitabilitatea i productivitatea prin planificarea integrat a resurselor umane, materiale, financiare i informaionale; - s creeze un mediu care s ncurajeze creativitatea i adevratele valori; - s manifeste grij pentru sine i pentru ceilali angajai; - s-i asume riscuri; - s distribuie acele servicii care vin n ntmpinarea cererilor clienilor. nelegerea rolului managerului implic cunoaterea conceptelor de baz i a funciilor lidership-ului i managementului. De asemenea, se impune cunoaterea rolurilor manageriale, a nivelului pe care se gsete organizaia i a abilitile manageriale. nelegerea mediului nseamn nelegerea influenelor strategice i a factorilor interni i externi ai mediului n care opereaz serviciul de informaii. Competiia i mediul actual aflat ntr-o continu schimbare necesit o abordare integrat a planificrii resurselor umane, materiale, financiare i informaionale. Planificarea strategic este procesul prin care se stabilesc obiective care s conduc organizaia la o alocare corect a resurselor. Procesul implic dezvoltarea unor strategii care s permit organizaiei s ofere servicii i produse competitive i profitabile n condiiile schimbrii. Succesul organizaiilor implic inovaie, adaptare la schimbare, creativitate n rezolvarea problemelor. Aspectele interpersonale ale managementului care s permit realizarea echipelor de lucru sunt la fel de importante. Puterea, influena, autoritatea i delegarea sunt concepte specifice relaiilor interumane dintr-o structur. Structurile organizatorice tradiionale sunt i ele n schimbare. Deplasarea spre medii de lucru n care oamenii lucreaz n grup (exist un singur lider) sau n echipe (fiecare este lider) este vizibil. Managementul grupurilor i echipelor cere abiliti manageriale diferite de cel al managementului indivizilor.

Scopul fundamental al serviciilor de informare este acela de a oferi resurse informaionale i suport tehnologic pentru nevoile de afaceri ale organizaiilor i pentru nevoile informaionale ale clienilor. Competiia i schimbarea implic un risc ridicat n orice organizaie. Factorii de risc pot fi de ordin financiar, politic, competitiv, juridic, uman sau tehnologic. Managementul riscului se concentreaz pe strategii care pot fi folosite n identificarea i conducerea factorilor poteniali de risc astfel nct impactul lor s fie minim sau neutralizat. Probabil cea mai important problem a managementului informaional este distribuirea produselor i serviciilor. n acest sens sunt necesare strategii care s duc la creterea competitivitii serviciilor de informare, creterea calitii, concentrarea pe client. Prin toate acestea serviciile informaionale trebuie s se asigure c produsele lor vin n ntmpinarea cererilor utilizatorilor. Managementul bibliotecilor i serviciilor de informare este n prezent o problem despre care se vorbete des, pe marginea creia se in conferine i seminarii, dar care n practica profesional nu-i gsete aplicare. Aceasta ar putea fi o cauz a crizei pe care o traverseaz biblioteconomia mondial. Specialitii arat c o soluie ar putea fi utilizarea metodelor i tehnicilor oferite de tiina managementului i marketingului, de informatic i telecomunicaii. Lucrarea ofer soluii pentru unele din problemele prezentate i sperm c acoper o parte din vidul ce se manifest n literatura de specialitate de la noi. Ea se adreseaz studenilor, bibliotecarilor, managerilor, tuturor persoanelor ale cror ndatoriri de serviciu presupun interaciunea cu alte persoane n vederea realizrii obiectivelor.