Anda di halaman 1dari 28

TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DI RISTEK (Kementerian Riset dan Teknologi) PUSPIPTEK

LAPORAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA Diajukan Untuk Melengkapi Salah Satu Syarat Mengikuti Ujian Nasional (UN) Tahun Diklat 2012/2013

Oleh Uswatun Hasanah NIS. 11017130

PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) SASMITA JAYA I PAMULANG TANGERANG SELATAN 2012

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN YANG BERJUDUL TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DI RISTEK (Kementerian Riset dan Teknologi) PUSPIPTEK ini telah disetujui oleh Guru Pembimbing pada tanggal ........ Bulan ...... Tahun 2012. Dan telah memenuhi salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Nasional (UN) Tahun Diklat 2012/2013.

Ketua Program Keahlian, Administrasi Perkantoran

Pembimbing, Bahasa dan Teknis

Suprihatin, S.Pd.

Waluyo, S.Pd., MM

Mengetahui, Kepala Sekolah SMK Sasmita Jaya I

Drs. Aser Simamora, MM

ii

iii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas berkat rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Hasil Pendidikan Sistem Ganda (PSG) ini untuk memenuhi salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Nasional (UN) SMK SASMITA JAYA I Pamulang Tahun Ajaran 2012/2013. Dalam rangka merealisasikan Program Departemen Pendidikan Nasional tentang pelaksanaan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) sebagai pola untuk menyelenggarakan kurikulum Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dan sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas lulusan agar sesuai dengan tuntutan kebutuhan masyarakat khususnya dan bangsa pada umumnya, serta kebutuhan tenaga kerja yang merupakan bagian yang tak terpisahkan dari kebijaksanaan pemerintah yang sedang digalakkan dan berlaku pada semua jenis serta jenjang pendidikan di Indonesia. Dalam pembuatan laporan ini penulis memberi judul TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DI RISTEK (Kementerian Riset dan Teknologi) PUSPIPTEK karena sesuai dengan pengalaman PSG dan bidang jurusan penulis. Dalam penulisan laporan ini mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Drs. Aser Simamora, MM., selaku Kepala SMK Sasmita Jaya I 2. Suprihatin, S.Pd., selaku Ketua Program Keahlian Administrasi Perkantoran

iv

3. Waluyo, S.Pd., selaku Pembimbing Bahasa dan Teknis 4. Seluruh Staff dan karyawan RISTEK (Kementerian Riset dan Teknologi) PUSPIPTEK 5. Kedua orang tua tercinta yang telah memberikan dorongan, dukungan dan bantuan, baik secara moral maupun moril. 6. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan ini. Dalam penulisan laporan ini banyak sekali kekurangannya, oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Penulis mengharapkan semoga laporan ini dapat bermanfaat, khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pihak yang membutuhkan atau memerlukannya.

Pemulang,

Agustus 2012

Penulis

1. Menyiapkan siswa untuk memasukilapangan kerja serta mengembangkan sifat profesionalisme. 2. Menyiapkan siswa agar mampu memilih karier, mampu berkompetisi dan mampu mengembangkan diri. 3. Menyiapkan tenaga kerja tingkat menengah untuk mengisi kebutuhan dunia usaha dan industri pada saat ini maupun saat yang akan datang. 4. Menyiapkan lulusan agar menjadi warga negara yang produktif, adaptif dan kreatif.

C. Metode Pengumpulan Data Dalam menyusun laporan ini, penulis menggunakan berbagai cara untuk memperoleh data hasil Pendidikan Sistem Ganda (PSG). Untuk memperoleh data tersebut penulis menggunakan beberapa metode dalam pengumpulan data, antara lain : 1. Metode Observasi (Pengamatan Langsung) Penulis secara langsung mengadakan pengamatan atau tinjauan langsung ke tempat PSG untuk mengetahui dan memperoleh informasi yang berhubungan dengan jurusan yang penulis ambil 2. Metode Percobaan (Praktek) Penulis melakukan praktek di tempat PSG dan praktek tersebut dijadikan sebagai informasi untuk pengumpulan data. 3. Metode Literature (Membaca Buku)

10

11

12

13

Sarana Persidangan Ruang Sidang Utama (Kapasitas 800 orang) Ruang Auditorium dengan kapasitas 120 orang Ruang Presentasi dengan kapasitas 100 orang Ruang-ruang Seminar/Rapat (Kapasitas 30-200 orang Ruang Tamu VIP Ruang Wartawan/Konferensi Pers Ruang Penerjemah Simultas 4 bahasa Sistem Audiovisual Terpadu (OHP, slide, komputer dan video)

E. Disiplin Pegawai Kedisiplinan dalam bekerja sangat penting bagi PUSPIPTEK, guna menciptakan sumber daya manusia yang profesional, agar tercipta tujuan yang telah ditetapkan bersama sebelumnya, sehingga akan ada keserasian dan keseimbangan antara atasan dengan bawahan. Adapun kedisiplinan yang perlu diterapkan adalah : 1. Disiplin waktu, meliputi : a. Hari Senin Jumat Masuk Istirahat Pulang : Pukul 08.00 WIB : Pukul 12.00 13.00 WIB : Pukul 16.00 WIB

b. Hari Sabtu Minggu libur 2. Disiplin seragam, meliputi :

14

Hari Senin sampai Jumat : memakai pakaian sopan, khusus wanita memakai rok (dibawah lutut) /celana panjang dan khusus hari Jumat seluruh pegawai memakai baju batik serta untuk anak PSG nya memakai seragam sekolah yang sopan dan rapi.

15

BAB III TINJAUAN KHUSUS

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek) archium, yang artinya peti untuk sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archies sebagai kumpulan warkat dan archies institution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Kata arsip dalam bahasa Latin disebut velum (bundel) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang di gunakan untuk mengikat kumpulan warkat atau surat. Mempelajari pengertian arsip secara etimologi, belum dapat memperjelaskan pengertian kita, maka sebagai perbandingan berikut ini dapat kita pelajari arsip dari beberapa sumber: 1. Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosoedirjo Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosoedirjo, arsip adalah: a. Tempat penyimpanan secara tertulis dari pada bahan-bahan tertulis (Geishies strukken), piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven), akta-akta (akten), keputusan-keputusan (besdhieden), daftar-daftar (register), dokumen-dokumen (dokumenten), peta-peta (kearten)

15

16

b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan 2. Menurut Ensiklopedia a. Arsip adalah segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut di pandang berharga untuk di simpan secara permanen untuk suatu keperluan. b. Satu instansi atau tempat dimana warkat-warkat di simpan secara tertib untuk keperluan ini lebih tepat dengan istilah Arsip Institution kantor arsip. 3. Menurut Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 a. Kumpulan naskah atau dokumen yang di arsipkan b. Kumpulan naskah atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah dan dokumen 4. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) Arsip adalah segala kertas, buku naskah, micro film, rekaman suara, gambar peta badan atau dokumen lain berbagai cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti dan tujuan organisasi, prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan

pemerintah atau pentingnya informasi yang terkandung. Sedangkan kearsipan adalah sebuah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun permusnahan tanda bukti surat atau berbagai macam dokumen lainnya.

17

B. Syarat-syarat Arsip Dari pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa tidak semua surat atau warkat dapat disebut arsip surat atau warkat, baru dapat disebut arsip apabila memenuhi syarat-syarat berikut: 1. Merupakan kesimpulan warkat 2. Disimpan menurut sistem tertentu 3. Mempunyai nilai guna 4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

C. Jenis-jenis Arsip 1. Dari segi bentuk fisiknya Bilia dilihat dari segi fisiknya, maka arsip dibdeakan atas: a. Arsip yang fisiknya berbentuk lemb, misalnya surat-surat, warkatwarkat, kwitansi, cek, sertifikat tanah dan lain-lain. b. Arsip yang fisiknya tidak berbentuk lembaran, misalnya disket komputer, hard disk, rekaman pada pita kaset, video kaset dan lainlain. 2. Dari segi masalah Dilihat dari masalahnya yang dikandung dari arsip itu sendiri, maka arsip dibedakan menjadi: a. Financial record adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan

18

b. Personal record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, misalnya: daftar riwayat hidup, absensi pegawai, daftar jumlah pegawai dan sebagainya. c. Sales record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, misalnya: catatan-catatan mutu barang, jumlah

persediaan, harga pokok dan sebagainya. d. Production record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi misalnya: bahan baku dan bahan pembantu yang dibutuhkan. 3. Dari segi sifatnya: a. Arsip biasa Arsip ini awalnya penting, namun seiring dengan perjalanan waktu penggunaannya yang terkandung didalamnya habis pada saat informasi yang ada didalamnya sudah tidak diperlukan lagi. Contoh: surat perjalanan, surat lamaran pekerjaan, surat tagihan dan sebagainya. b. Arsip penting Arsip penting adalah arsip yang memiliki nilai kegunaannya besar untuk jangka waktu cukup lama selama jangka waktu itu belum habis, arsip tidak boleh hilang. Bila arsip ini hilang susah dicari gantinya. Contoh: surat perjanjian sewa menyewa untuk jangka waktu 10 tahun, KTP dan sebagainya. c. Arsip tidak penting

19

Arsip yang nilai kegunaannya hanya bersifat sementara hanya kadang saja diperlukan, jika hilang arsip jenis ini mudah diganti, oleh karena itu secara berkala dan teratur pada akhir tahun disingkirkan. Contoh: surat Dinas Biasa, dan surat undangan. d. Warkat Sangat Penting (Vital) Arsip vital adalah arsip yang memiliki nilai guna atau arti sangat penting bagi suatu organisasi atau perorangan. Arsip ini tidak boleh hidaln dan harus ada selama organisasi atau orang itu ada atau hidup. Contoh: Akta pendirian perusahaan, teks proklamasi, akta kelahiran dan lain-lain. e. Arsip Rahasia Arsip rahasia adalah arsip yang memiliki informasi rahasia didalamnya, sehingga pihak-pihak tertentu saja yang boleh mengetahui isinya selama arsip ini masih dinilai rahasia, maka disimpan oleh pimpinan yang berwenang, tetapi setelah nilai rahasianya berlaku, boleh diperlukan sebagaimana biasanya (disimpan di bagian kearsipan oleh petugas arsip). Contoh: penilaian pegawai, arsip pemberhentian pegawai.

D. Pengertian Kearsipan Kearsipan merupakan warkat naskah, baik tertulis, tercetak, tergambar, terekam, terpahat yang dapat dilihat, didengar dan dengan arsip tersebut dapatlah dipergunakan untuk menyelesaikan masalah, membantu

20

aktivitas pelaksanaan kerja sehingga akan diperoleh hasil yang maksimal sesuai dengan tujuan organisasi dimana arsip tersebut dikelola dan lebih lanjutdapat memberi gambaran tentang tata kehidupan organisasi tersebut untuk kepentingan masa mendatang dengan cara mengelola, mempelajari serta meneliti arsipnya. Dengan adanya arsip, maka timbul masalah bagaimana mengurus arsip harus diurus dengan cara bagaimana arsip diurus, serta sasaran apa yang diperlukan masalah tersebut akan dijawab oleh apa yang disebut ilmu kearsipan (archival science), yakni sekelompok pengetahuan teratur yang mempelajari hak ikhwal dokumen-dokumen atau warkat-warkat, baik milik perorangan, sekelompok masyarakat, organisasi-organisasi pemerintah. Kearsipan juga berarti masalah aktifitas penyelenggaraan arsip sejak dilahirkan atau diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan atau dilestarikan. Kearsipan pada dasarnya mempunyai dua masalah pokok yang penting yaitu pengendalian warkat yang sudah tidak dipergunakan dalam operasional sehari-hari. Tujuan aktivitas administrasi pada umumnya maupun manajemen kearsipan khususnya adalah agar aktivitas tersebut efektif dan efisien, sehingga tujuan yang digariskan dalam planning tersebut tercapai. Planning yang telah digariskan dengan diikuti program serta petunjukpetunjuk pelaksanaannya merupakan naskah yang amat berguna yang senantiasa harus diperhatikan, diingat sebagai kompas arah aktivitas harus dilaksanakan.

21

Arsip tidak hanya sebagai sumber keterangan yang amat penting dari masa lampau saja, akan tetapi juga sebagai bahan informasi perbandingan untuk menetapkan serta untuk melaksanakan planning masa mendatang lebih baik dari masa lampau dengan memperbaiki serta mengkaji kelemahan realisasi pelaksanaan, masa lampaui sebagai cermin perbandingan. Arsip bukan hanya merupakan tempat penyimpanan semata, namun lebih baik dari itu. Arsip justru sebagai pusat informasi dan ingatan, baik pejabat organisasi maupun pegawai lainnya. Kearsipan yang diurus dengan baik akan banyak membawa manfaat positif serta efektif untuk mengendalikan organisasi.

E. Tujuan Pengelolaan Kearsipan 1. Kearsipan bertujuan mengurus arsip yang sedikit mungkin melalui program retensi dan rumusan yang teratur sehingga yang diurus bukan tumpukan yang tidak berguna karena kualitas dan kuantitas yang tidak sesuai. 2. Kearsipan bertujuan menyediakan arsip-arsip yang bermutu melalui program seleksi yang mantap. 3. Kearsipan bertujuan untuk mengurus arsip dengan efektif dan efesien sehingga arsip-arsip yang diurus benar-benar arsip yang berbobot, bermutu dan bernilai guna baik intern dan ekstern.

22

4. Kerasipan diurus dengan cara mengusahakan agar menghemat biaya akan tetapi perlu juga agar penyediaan biaya untuk pelaksanaan

penyelenggaraan pengurusan arsip.

F. Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Ristek adalah dengan Sistem Nomor Sistem kearsipan pada nomor adalah sistem penyimpanan warkat melalui kode nomor adalah sistem penyampaian warkat melalui kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan tersebut, sistem nomor (numeric filling system). Hampir sama dengan sistem abjad yang menyimpan warkat didasarkan kepada nama, sistem nomor ini pun penyimpanan warkat warkat berdasarkan nama, hanya nama disini diganti dengan kode nomor. Banyak yang beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudah mengelolanya dibandingkan dengan sistem abjad walaupun kartu atau surat yang disimpan tersebut adalah atas nama individu-individu yang tentunya akan lebih mudah dicari bila susunannya menurut nama. Keuntungan memakai sistem nomor dibagian Kepegawaian Ristek adalah : 1. Teliti 2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja 3. Perluasan nomor tidak terbatas Kerugian pemakaian sistem nomor di Bagian Kepegawaian Ristek adalah : 1. Filling tidak langsung 2. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri 3. Ongkos agak tinggi

23

BAB IV PENUTUP

A. Simpulan Dari pengalaman selama menjalankan Pendidikan Sistem Ganda (PSG), penulis mendapatkan gambaran tentang pemahaman arsip dan kearsipan, yaitu suatu proses mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan mudah dengan cepat dan tepat ditemukan. Dari keterangan diatas disimpulkan bahwa fungis arsip dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Alat untuk membantu ingatan bagi seseorang atau organisasi 2. Sebagai sumber informasi 3. Sebagai alat pembuktian untuk masa sekarang dan masa yang akan datang 4. Dapat menggambarkan kejadian-kejadian masa lalu 5. Arsip dapat dipelajari untuk menunjang penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan 6. Sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan 7. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting pada kantor kemitraan tentang nuklir, karena berkaitan dengan penanganan arsip dan kearsipan 8. Siswa-siswi dapat menambah ilmu pengetahuan tentang penanganan arsip dan kearsipan

23

24

9. Siswa-siswi

dapat

mengetahui

bagaimana

langkah-langkah

dalam

menangani arsip dan kearsipan.

B. Saran-saran Dalam penyusunan laporan ini penulis mempunyai saran-saran untuk pihak sekolah dan pihak perusahaan, saran-saran tersebut adalah sebagai berikut : 1. Dalam hubungan komunikasi antar pegawai maupun atasan hendaknya lebih ditingkatkan. 2. Untuk meningkatkan efisiensi kerja karyawan dan karyawati semoga datang lebih disiplin terhadap waktu. 3. Hendaknya menjaga hubungan yang lebih baik antar karyawan dan siswasiswi agar tidak merasa kaku dalam bekerja. Demikianlah simpulan dan saran dari penulis semoga dapat dipertimbangkan agar proses Pendidikan Sistem Ganda berjalan lebih baik.