M0244 PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI IT Transformation at Dell

TUGAS KELOMPOK (TM) PAPER

DISUSUN OLEH KELOMPOK 4: Ganna Aryawiguna - 1401122066 Glory 1401118932 Luckyanto Hanafie Wijaya 1401113704 Steven Berry - 1401125906 Wendyo Fumanto - 1401114852 Wenny Kristanto 1401115741 Yakobus Tanurjaya - 1401113692 Yeremia - 1401117002

JURUSAN SISTEM INFORMASI BINA NUSANTARA UNIVERSITY JAKARTA 2011 / 2012

ABSTRAK

Dell sebagai penyedia infrastruktur perangkat keras kini telah bertransformasi berubah menjadi perusahaan penyedia solusi perangkat lunak dan jasa konsultasi di bidang teknologi informasi. Untuk bertumbuh kembang dengan pesat, Dell sebagai perusahaan yang besar harus mempunyai basis teknologi yang kuat. Dengan terus menambah kemampuan/fitur dari perusahaan saja akan sulit karena sistem yang ada saat ini bisa jadi tidak bisa bekerja lantaran terlalu kompleks. Dell mengalami hambatan ketika berusaha mengimplementasikan sistem pembayaran secara elektronik di seluruh toko baik secara online maupun offlline di seluruh dunia. Maka, Dell membentuk tim Enterprise Architecture di mana tim tersebut memulai dengan membuat cetak biru (blueprint) dari visi dan misi perusahaan untuk memandu masing-masing proyek. Dell memutuskan untuk melakukan pembagian perusahaan menjadi empat unit bisnis yang besar, dengan menunjuk wakil presiden eksekutif senior memimpin setiap divisi. Menggunakan cetak biru (blueprint) yang telah dibuat tersebut, tim EA dapat menginventarisasi semua aplikasi dan teknologi yang digunakan saat dan kemudian memetakan aplikasi untuk mendukung kemampuan bisnis perusahaan sambil

mengidentifikasi kelalaian dan redudansi yang ditimbulkan. Dell telah mengatasi kecenderungan tadi dengan pendekatan berbasis arsitektur (Architecture-Driven

Approach). Enterprise Architecture tidak serta merta optimasi bisnis proses dan desain, tetapi juga menjelaskan tentang tata kelola dan assessment dari setiap proses, terutama ketika mereka melibatkan lintas-domain. Kata kunci : Enterprise Architecture, blueprint , proses bisnis

1|P a g e

DAFTAR ISI ABSTRAK............................................................................................................................i DAFTAR ISI........................................................................................................................ii DAFTAR GAMBAR..........................................................................................................iii BAB I PENDAHULUAN...................................................................................................4 A. Latar Belakang Masalah...........................................................................................4 B. Rumusan Masalah....................................................................................................4 C. Tujuan Penelitian.....................................................................................................5 D. Manfaat Penelitian...................................................................................................5 BAB II PEMBAHASAN STUDI KASUS........................................................................6 A. Tentang Perusahaan.................................................................................................6 B. Pembahasan............................................................................................................7 1. Proses transformasi IT di Dell........................................................................7 2. Proses rasionalisasi infrastruktur di Dell....................................................8 3. Bagaimana transformasi proses bisnis oleh Dell8 4. Bagaimana Pelaksanaan dari Architecture yang di rancang oleh Dell ....9 5. Bagaimana proses penyelarasan antara bisnis dan IT10 6. Apakah Architecture yang di lakukan mampu untuk menghitung biaya...11 BAB III PENUTUP.........................................................................................................12 A. Diskusi.................................................................................................................12 B. Kesimpulan..........................................................................................................13 DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................14

2|P a g e

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Logo Perusahaan.....................................................................................................3

3|P a g e

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Tujuh tahun lalu Dell memulai transformasi dari sebagai penyedia infrastruktur perangkat keras kemudian berubah menjadi perusahaan penyedia solusi perangkat lunak dan jasa konsultasi di bidang teknologi informasi. Perusahaan tersebut telah berumur 27 tahun, pada awalnya memulai kegiatan bisnisnya dengan menjadi perusahaan penyuplai sistem Personal Computer (PC), yang mana mengalami perkembangan pesat sehingga mulai merambah pasar asing dan membanjiri pasar luar negeri. Seiring dengan perkembangan PC, Dell mulai mengakuisisi beberapa perusahaan besar di tahun 2010, seperti Perot Systems, dan tiga perusahaan besar lain di tahun 2011. Untuk bertumbuh kembang dengan pesat, Dell sebagai perusahaan yang besar harus mempunyai basis teknologi yang kuat. Dengan terus menambah kemampuan/fitur dari perusahaan saja akan sulit karena sistem yang ada saat ini bisa jadi tidak bisa bekerja lantaran terlalu kompleks. Masalah ditemui Dell saat akan mengimplementasikan sistem pembayaran secara elektronik di seluruh toko baik secara online maupun offlline di seluruh dunia. Bagian departement IT dari perusahaan Dell memperkirakan akan membutuhkan waktu sekitar 18 sampai 24 bulan dalam mengembangkan ide implementasi tersebut dan menjalankannya secara global. Tim IT menyadari bahwa dengan memiliki 12 sistem pemrosesan pesanan yang berbeda, 27 aplikasi antarmuka untuk produk dan pelanggan serta terpisahnya data yang terdapat di dalam data warehouse akan menghambat transformasi yang digalakkan oleh Dell. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, maka permasalahan yang akan kami dibahas adalah, sebagai berikut: 1. 2. Proses transformasi IT di Dell Proses rasionalisasi insfrastruktur di Dell
4|P a g e

3. 4. 5. 6.

Bagaimana transformasi proses bisnis oleh Dell? Bagaimana pelaksanaan dari aristektur yang dirancang oleh Dell? Bagaimana proses penyelarasan antara bisnis dan TI yang dilakukan oleh Dell? Apakah arsitektur yang dijalankan mampu menghitung biaya?

C. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dari adanya penelitian ini adalah: 1. 2. Menganalisa bagaimana berjalannya Enterprise Architecture dalam perusahaan. Menganalisa penyelarasan antara Bisnis dan Teknologi Informasi serta strategi perusahaan berkaitan dengan Enterprise Architecture. 3. Membahas faktor faktor yang berhubungan dengan Transformasi yang dilakukan perusahaan seperti dukungan dari eksekutif dan Biaya implementasi. 4. Menganalisa masalah yang di hadapi oleh Dell.

D.

Manfaat Penelitian Berdasarkan tujuan yang ingin dicapai, maka manfaat yang dapat diperoleh dan

diharapkan adalah: 1. Mengetahui dampak dari transformasi TI yang dilakukan perusahaan. 2. Memahami proses penyelerasan antara Bisnis dan Teknologi Informasi. 3. Mengetahui faktor kesuksesan dari perubahan Enterprise Architecture perusahaan. 4. Mengetahui solusi yang digunakan oleh Dell.

BAB II
5|P a g e

PEMBAHASAN STUDI KASUS

A. Tentang Perusahaan

Gambar 1. Logo Perusahaan Michael Dell mendirikan Dell pada tahun 1984 di Austin, Texas, dengan $ 1.000 dan memiliki visi yang unik tentang bagaimana teknologi harus dirancang, diproduksi dan dijual. Lebih dari 5,4 juta pelanggan yang dimiliki dan anggaran tahunan TI yang dukup besar yakni sekitar $ 1 miliar per tahun, Dell telah mencetak prestasi yang tak diragukan lagi pada industri komputer dan dunia. Perusahaan telah mendistribusikan lebih dari 10.000 sistem setiap hari untuk pelanggan di 180 negara dan mempekerjakan 100.000 karyawan di seluruh dunia. Dell telah lama dikenal sebagai salah satu produsen terbesar di dunia komputer pribadi (PC) , Dell telah tumbuh menjadi tidak hanya sekedar penyedia hardware dan infrastruktur global, tetapi juga layanan TI dan penyedia solusi. Pertumbuhan yang cepat menyebabkan ekspansi regional tertentu dari satu negara ke negara. Dell sampai saat ini tetap memiliki fasilitas manufaktur yang unik, sistem tatanan regional manajemen yang baik, dan proses operasi yang berbeda dan sistem di seluruh dunia.

B.

Pembahasan
6|P a g e

1. Proses Transformasi IT di Dell

Rhonda Gass, Wakil Presiden Dell IT, Teknologi Strategi & Pemerintahan, ditugaskan untuk meentukan arah masa depan bagi raksasa IT dalam jangka waktu tiga tahun kedepan dengan didorong oleh Enterprise Architecture Dell (EA) yang dibuat oleh tim Dell. Pada tingkat perusahaan roadmap ini termasuk sepuluh program utama yang masing-masing melibatkan investasi dalam puluhan juta dolar dan dalam beberapa kasus, ratusan juta dolar. Beberapa contoh dari program ini meliputi: Quote Global Cash, Jasa Pengiriman Global, Penjualan Solusi, Eksekusi Manufaktur Global, dan transaksi berbasis Berulang dan Penggunaan. Oracle memberikan bimbingan eksekutif untuk memandu proses transformasi yang dilakukan oleh Dell dengan bekerja sama dengan Gass dan arsitek usahanya untuk membangun prospektif jangka panjang, serta mendefinisikan sistem yang diperlukan untuk pemrosesan dan teknologi informasi yang akan dipakai. Masing-masing proyek yang dilakukan untuk mengembangkan kemampuan secara keseluruhan, bukan hanya untuk memenuhi kebutuhan sifatnya mendesak.

2. Proses Rasionalisasi Infrastruktur di Dell

Dalam rangka mencapai visi Dell maka diperlukan untuk merasionalisasi infrastruktur TI. Proses transformatif melibatkan konsolidasi terhadap semua sistem secara global untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya dan menciptakan standar baru. Rasionalisasi membantu organisasi mengidentifikasi apa yang menjadi standar untuk mengarahkan kepada visi mereka sambil menghilangkan kompleksitas dan system silo yang telah mereka dibangun selama bertahun-tahun, dan mengembangkan teknologi khusus yang akan membantu mereka sampai di sana. Dell berpendapat bahwa, rasionalisasi dapat dimulai dengan diskusi teknis dan harus dikendarai oleh IT; atau bisa juga dimulai pada tingkat bisnis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin telah didistribusikan ke seluruh dunia dan berkeinginan untuk mengkonsolidasikan dan standarisasi proses bisnisnya yang mana bisa mendorong adanya perubahan dalam portofolio TI. Atau bisa juga terjadi pada perusahaan yang telah melalui merger dan akuisisi sehingga mungkin memiliki beberapa proses bisnis yang redundansi.
7|P a g e

Rasionalisasi mengharuskan unutk memahami keadaan saat ini dari sebuah portofolio TI yang dimiliki organisasi dan proses bisnisnya, dan kemudian memetakan kemampuan bisnis dengan kemampuan IT yang dimiliki. Hal ini dilakukan dengan membuat kriteria penilaian (assessment) untuk menganalisis portofolio saat ini, dan akhirnya memutuskan standar apa yang akan mendorong organisasi ke depan. Dalam kasus Dell, tim EA akan memulai dengan membuat cetak biru (blueprint) dari visi dan misi perusahaan untuk memandu masing-masing proyek. Cetak biru ini ditata sedemikian rupa sehingga mampu mendeskripsikan struktur perusahaan dalam hal strategi, tujuan, sasaran, model operasi, kemampuan, proses bisnis, aset informasi, dan tata kelola yang akan dipakai. Menggunakan cetak biru yang telah dibuat tersebut, Tim EA mulai dapat menginventarisasi semua aplikasi dan teknologi yang digunakan saat ini, dan kemudian memetakan aplikasi untuk mendukung kemampuan bisnis perusahaan sambil

mengidentifikasi kelalaian dan redudansi yang ditimbulkan. Ketika proses inventarisasi tersebut dan pemetaan telah selesai dilakukan, maka hasilnya dapat memperlihatkan pada proses mana terjadi tumpang tindih dan duplikasi aplikasi yang sekarang ini.

3. Bagaimana Transformasi proses bisnis oleh Dell

Tim Arsitektur Dell meliputi arsitek bisnis, arsitek informasi, arsitek aplikasi, dan spesialis infrastruktur. Ketika Mereka telah menyelesaikan proses rasionalisasi maka selanjutnya mereka mulai ke tahap berikutnya yaitu transformasi proses bisnis. Perubahan juga terkait dengan budaya dalam lingkungan perusahaan karena

mereka bersifat teknis. Setelah menciptakan Center of Excellence (COE) mereka kemudian bisa mempelajari fundamental dari proses bisnis, Dell menjalakan

perusahaannya dengan berbasis pada lima kunci area proses, dimana setiap dari proses tersebut terdapat peningkatan rantai mata pelanggan (customer value chain): Develop Market

8|P a g e

Sell Fulfill Support

Area proses tersebutdidukung oleh area proses secara korporat sehingga mendukung proses yang berhubungan dengan pelanggan. Pemilik proses di bagiannya memiliki mitra dengan IT untuk membangun sistem masa depan yang berjalan sesuai dengan proses dan kemampuan masing-masing Sebagai contoh, area logistik sama dengan saat Anda mengirim teknisi pada layanan pengaduan atau memberikan bagian garansi ke bagian perbaikan. Jadi fokus dari Dell saat ini adalah merancang kemampuan logistik umum bahwa sehingga area proses dapat menggunakan layanan yang sama. Hal ini berbeda dari pendekatan "reaksioner" yang umum di kebanyakan perusahaan besar, di mana proses bisnis dan sistem informasi dikembangkan dari kebutuhan proyek tertentu dan rekomendasi. Biasanya, setelah manajemen mengidentifikasi pasar atau mendefinisikan arah strategis, departemen TI bekerja dengan unit bisnis yang tepat akan merancang solusi TI yang diperlukan untuk mendukung inisiatif itu. Kemudian bagian TI akan mengembangkan aplikasi yang terkait dengan data dan infrastruktur teknologi. Seiring waktu, perusahaan akhirnya menerapkan sistem TI yang terpisah dan terputus tanpa perencanaan yang jelas. Sehingga akan jauh dari tujuan perusahaan untuk membentuk masa depan perusahaan. TI akan menjadi hambatan. Dell telah mengatasi kecenderungan tadi (Architecture-Driven Approach). dengan pendekatan berbasis arsitektur

4. Bagaimana Pelaksanaan dari Arsitektur yang dirancang oleh Dell?

Membangun arsitektur bisnis akan melibatkan proses mencerna berbagai pandangan dari perusahaan seperti strategi bisnis, kemampuan bisnis, proses bisnis, pengetahuan, dan organisasi. Dalam proyek EA secara umum, informasi ini digunakan selama proses pengembangan arsitektur untuk:

9|P a g e

Mengidentifikasi bisnis dan sponsor TI dan berpartisipasi

dalam

tinjauan

arsitektur dan proses transformasi yang ada dalam perusahaan. Prioritaskan daerah di mana berfokus dalam upaya rasionalisasi. Menangkap kemampuan bisnis dan wawasan proses bisnis. Menghilangkan redudansi dan kesenjangan dalam application portofolio. Menyelaraskan TI dengan strategi bisnis dan tujuan perusahaan.

Dell memiliki metode yang sistematis untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap tahun usaha tim arsitekturnya berdiskusi untuk meninjau kemampuan dasar dan menyelesaikan rencana strategis perusahaan. Rencana ini biasanya berfokus tiga sampai lima tahun ke depan. Gass dan timnya membahas tentang corporate-wide map yang menggambarkan domain bisnis yang spesifik. Tim arsitektur bisnis mencari capability gaps dan kemudian berinteraksi dengan tim arsitektur bagian solusi, tim arsitektur informasi, dan tim infrastruktur untuk mengisi kesenjangan tersebut. Perusahaan tim arsitektur Dell memelihara arsitektur tiga-tahun yang dijadikan referensi untuk masing-masing domain, yang mereka memperbarui setiap kuartal.

5. Bagaimana Proses Penyelarasan antara Bisnis dan TI?

Dell memprioritaskan investasi TI dengan menyesuaikan pada referensi arsitektur dan mengidentifikasi kemampuan yang memberikan return tertinggi atas investasi. Gass dan timnya membuat referensi model teknologi dan memberikan review atas arsitektur untuk mengatur upaya transformasi yang dijalankan perusahaan. Tim EA secara berkala menilai sejauh mana setiap status proyek tersebut apa dalam perjalanan ke referensi arsitektur yang dibuat dalam tiga tahun atau tidak. Dell telah menjelaskan kepada manajer dan pemilik proses bisnis bahwa mereka tidak memiliki sebuah organisasi atau persyaratan organisasi. Sebaliknya, mereka memiliki kemampuan di setiap area proses serta aset tertentu yang berhubungan dengan daerah itu, termasuk arsitektur bisnis, proses bisnis, dan aplikasi produksi.

10 | P a g e

Arsitek

perusahaan

biasanya

tidak

diminta

untuk

mendefinisikan

atau

mengoptimalkan proses bisnis, tetapi mereka dituntut untuk memahami proses-proses dalam kaitannya dengan strategi bisnis organisasi secara keseluruhan. Cara ini untuk memastikan bahwa masing-masing departemen sesuai dengan praktek bisnis yang konsisten dan terstandarisasi. EA mempertahankan perspektif lintas-domain yang mewakili visi dan persyaratan dari organisasi secara keseluruhan. Demikian pula, Enterprise Architecture tidak serta merta optimasi bisnis proses dan desain, ia juga menjelaskan tentang tata kelola dan assessment dari setiap proses, terutama ketika mereka melibatkan lintas-domain. Arsitek perusahaan biasanya bukan analis proses. Mereka menentukan bagaimana proses berinteraksi dengan proses inti lainnya, dan bagaimana proses berdampak terhadap perusahaan. Untuk melakukan hal tersebut dengan baik mereka harus memahami faktor-faktor eksternal dan internal yang mempengaruhi organisasi. Faktor eksternal meliputi hal-hal seperti peraturan yang diharuskan dari luar. Faktor internal meliputi spesifikasi TI dan persyaratan operasional bisnis. Dengan memiliki tata kelola yang solid akan membuat segalanya menjadi lebih mudah untuk mengantisipasi bisnis dan resiko TI dan memastikan segalanya sejajar dengan strategi perusahaan, kebijakan, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6. Apakah arsitektur yang dijalankan mampu menghitung biaya?

Ketika Dell memutuskan untuk melakukan pembagian perusahaan menjadi empat unit bisnis yang besar, dengan menunjuk wakil presiden eksekutif senior memimpin setiap divisi maka biaya transparansi penuh untuk IT Services menjadi suatu keharusan. Gass mengatakan ini telah menjadi cara yang terbaik agar mendapat dukungan dari pemimpin senior sehingga terlibat dalam pengembalikan keputusan. Para eksekutif dapat melihat biaya-biaya tertentu yang akan muncul setiap kali mereka mengambil keputusan. Setiap program bisnis memiliki pengatur keuangan yang bertindak sebagai CFO memastikan bahwa akan ada hasil yang bisa direalisasikan. Sebuah tim audit global secara periodik memantau setiap jalannya transformasi dari berbagai proyek agar tidak menyentuh daerah berisiko.

11 | P a g e

BAB III PENUTUP A. Diskusi Dalam mengembangkan rencana strategis, Dell membentuk tim Enterprise Architecture dimana tim tersebut memulai dengan membuat cetak biru (blueprint) dari visi dan misi perusahaan untuk memandu masing-masing proyek. Untuk mengembangkan tujuan Dell, adapun tujuan-tujuan strategisnya sebagai berikut: Melakukan proses transformasi IT di Dell dimana untuk bekerja sama dengan Gass dan arsitek untuk membangun prospektif dan mendefinisikan sistem yang diperlukan untuk pemrosesan dan teknologi informasi yang akan di pakai. Melakukan rasionalisasi infrastruktur di Dell dimana dengan rasionalisasi dapat membantu orgranisasi mengidentifikasikan apa yang menjadi standar untuk mengarahkan kepada visi mereka sambil menghilangkan kompleksitas dan sistem silo yang telah mereka bangun dan mengembangkan teknologi khusus. Melakukan transformasi proses bisnis yang dilakukan oleh Dell dimana dengan begitu dapat mendukung proses yang berhubungan dengan pelanggan. Melakukan proses penyelarasan antara bisnis dan IT Mengimplementasikan cara penghitungan biaya dimana para eksekutif dapat melihat biaya-biaya tertentu yang akan muncul setiap kali mereka mengambil keputusan dan memiliki pengatur keuangan.

Setelah tujuan-tujuan tersebut dikembangkan dapat diketahui faktor kesuksesan dari perubahan Enterprise Arsitecture yang di terapkan dalam Dell, kemudian pelaksanaan dari arsitektur yang dirancang oleh Dell berjalan baik.

12 | P a g e

B. Kesimpulan Beberapa perusahan besar, Enterprise Architecture diperlukan untuk membuat rincian map dan blueprint untuk menentukan aset sistem, data dan teknologi baik di negera mereka saat ini dan masa depan negara yang diinginkan. Seperti Dell yang telah mendemonstrasikan, Enterprise Architecture melibatkan lebih banyak jenis latihan perencanaan rutin. Pada fondasi dell adalah visi bisnis yang berasal dari pemahaman yang menyeluruh tentang bagaimana perusahan beroperasi. Visi tersebut mengidentifikasi kemampuan dasar dan mengarah spesifik IT proyek untuk mewujudkan kemampuan mereka dan memperluas mereka diseluruh perusahaan dengan cara konsisten, cara biaya efektif. Enterprise architecture merupakan logika pengorganisasian untuk proses bisnis dan IT infrastruktur, menyediakan pandangan jangka panjang dari proses perusahaan, sistem dan teknologi. Berdasarkan arsitektur ini,masing-masing proyek yang dilakukan untuk membangun kemampuan tujuan umum, bukan hanya untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak. Perjalanan tranformatif Dell, dipandu oleh tim enterprise asitektur internal, pendekatan yang Oracle menyarankan untuk banyak perusahaan besar lainnya. Oracle enterprise arsitektur menawarkan pemahaman yang mendalam tentang bagaimana teknologi termasuk portofolio produk Oracle berdampak pada keselarasan perusahaan, pemerintahan, dan proses bisnis. Terbukti prinsip Oracle, peta jalan, dan referensi arsitektur, memungkinkan perusahaan untuk menegakkan praktik terbaik dan mematuhi prinsip prinsip arsitektur ketika mereka bergerak dari satu proyek ke proyek lain, selalu mempertimbangkan kebutuhan keseluruhan dari perusahan tersebut.

13 | P a g e

DAFTAR PUSTAKA

______, Bernard, S. A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. united states: Author House.

14 | P a g e