Sistem Informasi Pengusulan dan Pengelolaan Beasiswa Universitas Syiah Kuala (SIP2B)

Petunjuk Penggunaan Aplikasi Pengusulan Beasiswa oleh Mahasiswa Universitas Syiah Kuala
PHK-I Tema A 2010

SISTEM INFORMASI PENGUSULAN DAN PENGELOLAAN BEASISWA

Sistem Informasi Pengusulan dan Pengelolaan Beasiswa (SIP2B) Universitas Syiah Kuala merupakan sebuah sistem/aplikasi berbasis web yang dirancang dan diimplementasikan secara khusus untuk membantu proses pengusulan dan pengelolaan data calon dan penerima beasiswa di Universitas Syiah Kuala dari berbagai sumber dan donatur. Sistem ini berjalan dalam jaringan Intranet kampus Universitas Syiah Kuala dan jaringan Internet. Sistem SIP2B akan dikelola oleh Biro Kemahasiswaan dan digunakan oleh Bagian Kemahasiswaan Fakultas dan mahasiswa Universitas Syiah Kuala.

1. Modul Pengusulan Beasiswa

Modul Pengusulan Beasiswa yang digunakan oleh mahasiswa dapat diakses melalui URL http://www.beasiswa.unsyiah.ac.id. Modul ini hanya boleh diakses oleh mahasiswa yang aktif. Validasi login disingkronkan dengan login mahasiswa pada sistem akademik. Dengan cara ini, validasi dapat dengan mudah dilakukan.

Gambar 1. Halaman login pengusulan beasiswa Ada dua field isian yang harus diisi oleh mahasiswa pada halaman login tersebut: NIM: Nomor Induk Mahasiswa. Password: kode kunci mahasiswa sesuai login pada sistem akademik. ditekan maka sistem akan melakukan Setelah NIM dan password diisi dan tombol verifikasi ke database sistem akademik (intra database). Apabila NIM dan password benar dan mahasiswa tersebut berarti berstatus aktif (tidak cuti dan telah melakukan registrasi), sebaliknya, bila proses login ditolak maka ada kemungkinan mahasiswa tersebut tidak aktif atau pun login dan passwordnya salah.

1.1. Halaman Utama

Halaman utama dari modul pengusulan beasiswa dapat dilihat pada Gambar 2. Halaman ini memiliki beberapa menu pilihan, yaitu: Beranda, Biodata, Pendaftaran dan Logout. Menu Biodata akan menghasilkan halaman pengisian biodata, Menu Pendaftaran akan menampilkan halaman pendaftaran beasiswa beserta fitur-fitur pendukungnya dan Menu Logout untuk keluar dari sistem.

Gambar 2. Halaman beranda pengusulan beasiswa

1.2. Menu Biodata

Menu Biodata menghasilkan halaman biodata yang diperlukan pada proses pengusulan beasiswa. Halaman ini terdiri atas dua bagian. Bagian pertama menampilkan informasi personal mahasiswa seperti NIM, nama, fakultas, jurusan, jenis kelamin, dan alamat. Informasi ini dibaca dari database akademik dan tidak dapat diedit. Bagian kedua menampilkan informasi tambahan yang dapat diedit yang meliputi nomor HP, nomor rekening, nama pada rekening, nama bank, nama orang tua dan jumlah penghasilan.

Gambar 3. Halaman biodata

1.3. Menu Pendaftaran

Menu Pendaftaran akan menghasilkan sebuah halaman yang dapat digunakan oleh mahasiswa untuk mencari dan mengusul beasiswa yang tersedia. Halaman ini terdiri atas 3 bagian. Bagian pertama adalah bagian pencarian, bagian kedua adalah bagian pengusulan beasiswa dan bagian yang ketiga adalah bagian histori penerimaan beasiswa. Dengan sistem ini, mahasiswa yang telah mendapat beasiswa tidak dapat mengusulkan beasiswa lagi sampai beasiswa yang diterima berakhir. Sistem secara otomatis mengontrol hal ini. Proses pendaftaran dilakukan dengan menekan ikon .

Gambar 4. Halaman pengusulan beasiswa

Gambar 5. Halaman pendaftaran beasiswa Semua berkas atau dokumen yang disyaratkan untuk dilampirkan harus dicontreng oleh pengusul. Hal ini agar setiap pengusul memahami bahwa selain melakukan pendaftaran secara online, berkas pendukung juga harus dilampirkan. Sebelum batas waktu pendaftaran ditutup, mahasiswa juga dibolehkan untuk membatalkan usulannya. Hal ini dapat dilakukan dengan mengklik ikon batal . Namun bila waktu pengusulan sudah ditutup, pembatalan secara online tidak dibenarkan lagi. Saat pembatalan, peringatan yang akan ditampilkan oleh sistem adalah sebagai berikut.

Gambar 6. Popup window peringatan bila usulan beasiswa ingin dibatalkan

Proses cetak halaman pengusulan beasiswa dapat dilakukan dengan mengklik ikon . Halaman cetak ini diharapkan dapat dilampirkan pada map pengusulan beasiswa beserta dengan semua berkas kelengkapan yang harus diserahkan oleh mahasiswa kepada bagian kemahasiswaan di fakultas masing-masing. Tanpa lembar cetak tersebut, berkas pengusulan diharapkan ditolak oleh bagian kemahasiswaan karena mahasiswa tersebut tidak melakukan pendaftaran pengusulan beasiswa secara online. Dengan cara ini, data beasiswa Universitas Syiah Kuala dapat dicatat dengan rapi.

1.4 Menu Logout

Untuk keluar dari sistem, menu Logout harus dipilih. Logout berfungsi menonaktifkan sesi user dan memutuskan hubungan antara sistem dan dabatase.