1.

Arti dan Tujuan Rekayasa Ulang Proses Bisnis

a.

Rekayasa Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering) Menurut Hammer dan Champy, (1993) seperti disebutkan oleh Sitorus dan

Nasution (2007), rekayasa ulang proses bisnis adalah proses berpikir kembali (rethinking) dan proses perancangan kembali (redesign) secara mendasar (fundamental) untuk memperoleh perbaikan yang memuaskan atas kinerja perusahaan yang mencakup cost, quality, delivery, service, and speed dengan pengukuran yang teliti atau kontemporer. Menurut Manganelli dan Klein (1994:7): "Reengineering is the rapid and radical redesign of strategic, valueadded business process and the systems, policies and organizational structures that support them to optimize the work flows and productivity in an organization." 1. Process, yaitu serangkaian aktivitas yang mengubah masukan menjadi keluaran. Terdapat tiga aktivitas dalam proses yaitu: Valueadding activities, aktivitas untuk menghasilkan nilai tambah Handoff activities, Aktivitas yang memindahkan aliran kerja dengan melewati hambatan-hambatan fungsional, departemental atau

organisasional Control activities, aktivitas yang tercipta untuk mengendalikan Hand off activities. 2. Strategic and value added. Target utama rekayasa ulang proses bisnis adalah strategi dan nilai tambah. Untuk memaksimalkan tingkat pengembalian investasi dalam rekayasa ulang, perusahaan mulai memfokuskan pada proses yang terpenting dalam perusahaan, yaitu tidak hanya strategi dan nilai tambah tetapi keseluruhan system, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung proses. 3. Optimization of work flow and productivity in organization, yaitu meningkatkan produktivitas, pangsa pasar, pendapatan, tingkat

pengembalian investasi dan asset. Rekayasa ulang proses bisnis dapat diukur dari pengurangan biaya per unit.

4. Rapid, radical and redesign. Rekayasa ulang harus dilaksanakan secara cepat dan radikal serta merancang kembali proses bisnis untuk menghilangkan aktivitas yang tidak perlu. Rekayasa ulang proses bisnis mencoba untuk memisahkan proses lama dengan proses baru tentang bagaimana mengorganisasikan dan memperlakukan bisnis. Hal ini mencakup penggantian metode lama dan mencari metode baru untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

b.

Tujuan Rekayasa Ulang Proses Bisnis Tujuan rekayasa ulang proses bisnis adalah bagaimana membuat semua

proses yang ada dalam organisasi menjadi yang terbaik di kelasnya (Soumitra, D., 1999). Tujuan rekayasa ulang proses bisnis menurut Andrews dan Stalick, (1994:8) seperti disebutkan oleh Sitorus M. & Nasution (2007), adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan barang atau jasa yang khusus serta mempertahankan produksi massal. 2. Meningkatkan kepuasan atas barang atau jasa sehingga pelanggan akan memilih barang atau jasa perusahaan daripada perusahaan pesaing. 3. Membuat lebih mudah dan menyenangkan bagi pelanggan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan. 4. Memutuskan batasan organisasional, membawa pelanggan kepada saluran informasi melalui komunikasi, jaringan dan teknologi komputer. 5. Mempercepat waktu respon kepada pelanggan, mengeleminasi kesalahan dan ketidakpuasan, serta mengurangi pengembangan barang atau jasa dalam waktu siklus pabrik. 6. Memproses permintaan pelanggan yang lebih dan peningkatan volume dari setiap pelanggan serta menetapkan harga "valuedriven" untuk pelanggan tanpa mengurangi profitabilitas. 7. Memperbaiki kualitas kerja dan kemampuan individu dalam memberikan kontribusi pada perusahaan.

8. Memperbaiki pembagian dan kegunaan pengetahuan organisasi sehingga organisasi tidak tergantung pada keahlian beberapa orang saja.

2.

Karaktersitik Rekayasa Ulang Proses Bisnis Teknis pelaksanaan rekayasa ulang proses bisnis

James peppard & Philips Rowland membagi rekayasa ulang proses bisnis kedalam 2 pendekatan, yaitu : a. Pendekatan rekayasa ulang secara sistematis (systematic redesign) b. Pendekatan rekayasa ulang secara total (clean sheet approach) Pendekatan ini diungkapkan oleh James peppard & Philips Rowland yaitu rekayasa ulang berdasarkan pada proses yang telah ada. Tujuan dari pendekatan ini adalah supaya usulan perbaikan proses memiliki ciri-ciri sebagai berikut : 1. Lebih baik (better), yaitu memberikan kepuasan yang lebih baik kepada proses owner dan khususnya pelanggan dalam hal ini mahasiswa. 2. Lebih murah (cheaper), yaitu memperoleh proses yang lebih efisien 3. Lebih cepat (faster), yaitu memperoleh proses yang lebih responsive memenuhi keinginan pelanggan. Peppard & Philips menguraikan kegiatan-kegiatan pendekatan rekayasa ulang secara sistematis sebagai berikut : 1. Menghapus aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah. Ciri aktivitas yang dimaksud diatas adalah sebagai berikut : 1. Produksi dan bahan baku yang berlebihan, kegiatan ini akan mengakibatkan persediaan dan akan berakibat pada peningkatan ongkos persediaan. 2. Waktu tunggu, hal ini akan mengakibatkan buffer stock dan ketidakseimbangan dari pekerjaan 3. Transportasi dan pergerakan, hal ini dapat diatasi dengan work center dan penggunaan sistem informasi secara terpadu 4. Processing, proses yang berkaitan dengan pengendalian. Hal ini dimulai dari desain layanan/produk yang dirancang, perencanaan dan pengendalian proses, sehingga tingkat ketidakpastian dapat dikurangi.

5.

Kertas kerja yang berlebihan, hal ini dapat dihilangkan dengan penataan dari prosedur dan penggunaan sistem informasi yang terintegrasi.

6.

Pengerjaan ulang, hal ini biasa terjadi karena kelebihan beban kerja sehingga mengakibatkan ketelitian kerja yang kurang baik atau diakibatkan karena peralatan yang kurang presisi. Pengerjaan ulang yang terjadi dapat mengakibatkan biaya tinggi terutama biaya untuk material dan ongkos tenaga kerja.

7.

Duplikasi pekerjaan, pada pengisian dari formulir yang kemudian dimasukkan kedalam computer, hal tersebut dapat mengakibatkan kelambatan pemrosesan data dan kesalahan dari pemasukan data.

8.

Inspeksi, hal ini diakibatkan oleh karena ketidakmampuan dari pengerjaan dan ketidak percayaan dari pelaksana.

2. Penyederhanaan mekanisme dan prosedur. Penyederhanaan dilakukan pada proses sebagai berikut : a. Formulir, proses pemasukan data kedalam formulir perlu ditata ulang sehingga tidak ada data yang menjelaskan data yang telah ada. b. Prosedur, prosedur yang berlebihan akan mengakibatkan

kebingungan, oleh karena itu prosedur-prosedur tersebut perlu diklarifikasi. c. Komunikasi, ketidakjelasan dari komunikasi sangat mempengaruhi kinerja yang diperoleh, oleh karena itu perlu dikembangkan system informasi yang lebih baik dengan pelatihan dan lain-lain. d. Teknologi, teknologi yang tidak tepat dan sangat komplek dapat mengurangi kinerja, oleh karena itu diperlukan identifikasi ulang teknologi yang tepat guna serta dapat menunjang aktivitas-aktivitas pelanggan. e. Proses, yaitu berkaitan dengan produk/layanan yang beragam, oleh karena itu perlu diperhatikan fokus dari produk/layanan yang ditawarkan kepada pelanggan.

f.

Aliran, aliran yang dimaksud adalah aliran produksi/jasa dan aliran informasi. Oleh karena itu, diperlukan usaha untuk menata ulang dari tata letak aktivitas sehingga dapat mengurangi waktu yang terbuang saat transportasi.

3.

Mengintegrasikan mekanisme dan prosedur. Setelah penyederhanaan proses yang telah dilakukan diatas maka tahap

selanjutnya adalah mengintegrasikannya sebagai berikut : a. Penggabungan pekerjaan dengan syarat pemberdayaan pekerjaan dan penyediaan fasilitas yang lengkap dan baik. b. Tim yang berbentuk hybrid terdiri dari lintas fungsional, yang tidak hanya bertanggung jawab secara spesialisasi tetapi juga mempunyai tanggung jawab pada kesempurnaan produk/layanan yang diberikan kepada pelanggan. c. Pelanggan, yang dimaksud adalah integrasi pelanggan yang

mempunyai kebutuhan yang sama. Dengan integrasi tersebut dapat ditentukan proses yang tepat untuk masing-masing kelompok pelanggan. d. Pemasok, integrasi dengan pemasok yaitu membangun hubungan yang dekat dengan pemasok dan penggunaan dari teknologi informasi yang terintegrasi. e. Otomatisasi, yang perlu diperhatikan dari otomatisasi adalah pemilihan pada proses yang tepat, bila ditemukan proses yang bermasalah otomatisasi akan mengakibatkan masalah yang

berkelanjutan. Otomatisasi juga tidak tepat digunakan pada proses yang fleksibel. Hal yang tidak menguntungkan dari otomatisasi pekerjaan adalah kebosanan terhadap pekerjaan yang membutuhkan fleksibelitas untuk menanganinya. Pendekatan dari rekayasa ulang secara sistematik juga dikemukakan oleh Gregory H Watson (1995) tahap yang diungkapkan adalah sebagai berikut : 1. Menciptakan kapasitas untuk bertindak (create capacity to act) Permasalahan yang datang ke perusahaan/organisasi selalu beragam

sehingga diperlukan kompetensi dan kemampuan untuk mengatasinya. Kapasitas ini berasal dari pemahaman prioritas organisasi, analisa pemecahan masalah, dukungan manajemen dan motivasi. Hal yang perlu dirubah dalam budaya perusahaan untuk membentuk kapasistas tersebut adalah dengan: a. Pimpinan perusahaan paham akan perasaan dan kebutuhan

pekerja/karyawan. b. Pimpinan perusahaan memberikan dorongan bukan mendikte. c. Pimpinan perusahaan harus menimbulkan komunikasi yang efektif mengenai kebutuhan dan tujuan dari peningkatan. d. Pekerja/karyawan yang terlibat harus merasakan hasil dari

peningkatan tersebut. e. Perencanaan rekayasa ulang harus dilaksanakan secara hati-hati. Enam subtahap yang mendukung dari pembentukan kapasitas adalah sebagai berikut : a. Menganalisa situasi bisnis dan menetukan isu-isu operasional yang tidak terkontrol. b. Mengidentifiakasi kebutuhan pelanggan dan menganalisa proses yang telah ada untuk memenuhi kebutuhan tersebut. c. Studi banding (benchmark) pada organisasi sejenis dan antara fungsi yang ada dalam organisasi. d. Melakukan metoda simultan untuk meningkatkan kinerja dan merekayasa ulang, dalam kata lain pelaksanaan rekayasa ulang tidak berarti menunda pekerjaan yang telah dilakukan. e. Evaluasi data yang berkaitan dengan permasalahan dan tujuan perusahaan. f. Menggunakan metoda manajemen proyek untuk

mengimplementasikan rekayasa ulang. 2. Menghilangkan kompleksitas

Hal yang berkaitan dengan penghilangan kompleksitas adalah berasal dari fungsi embarkasi dan test, oleh karena itu diperlukan integrasi dari proses produk/jasa dengan kelengkapan yang baik. 3. Membangun kemampuan kompetensi Membangun kompetensi dapat dilakukan dengan melakukan pelatihan untuk memperbaiki kemampuan teknis-spesialisasi dan kemempuan untuk berkomunikasi serta memecahkan masalah dengan efektif. Hal tersebut tidak terlepas dari budaya belajar yang ada didalam organisasi. Investasi yang dikeluarkan untuk biaya pelatihan dapat dikembalikan dengan peningkatan produktivitas perusahaan dan amortisasi. 4. Mengintegrasikan aktivitas (integrate your actions). Integrasi yang dilakukan diawali dengan strategi koorporasi, strategi bisnis dan strategi konsisten, kemudian ditindak lanjuti dengan teknis-teknis ditingkat operasional-individu. Oleh karena itu, tujuan perusahaan harus jelas dan mampu mencapai tingkatan paling bawah. Hal lain yang mendukung kondisi itu adalah imbalan yang memadai.

Ukuran Performansi Proses Bisnis Pengukuran performansi proses bisnis diperlukan dengan tujuan untuk : 1. Memahami apa yang terjadi 2. Evaluasi kebutuhan untuk melakukan perubahan 3. Evaluasi penyebab untuk melakukan perubahan 4. Memperbaiki kondisi out of control 5. Menetapkan prioritas 6. Memutuskan kapan tanggung jawab dapat perlu ditingkatkan 7. Menetapkan kapan memberi training 8. Merencanakan untuk menemukan harapan pelanggan 9. Memberikan jadwal yang realistic Yang menjadi ukuran performansi adalah :

1. Efisiensi, ukuran efisiensi adalah yang berhubungan dengan minimalisasi biaya, optimasi sumber daya (manusia, peralatan dan lain-lain), optimasi waktu proses 2. Efektifitas, kemampuan proses untuk menyampaikan jasa pelayanannya 3. Adaptabilitas, pelanggan kemampuan hasil pelayanan memenuhi kebutuhan

3.

Prinsip Dan Tahapan Rekayasa Ulang Proses Bisnis

Tahapan dalam Rekayasa-Ulang Proses Bisnis Menurut Tan (1994, p39) rekayasa-ulang dengan kepastian bahwa perbaikan proses bisnis dijalankan

yang berarti dalam suatu proses

yang sedang berlangsung adalah mutlak diperlukan. Berikut ini lima tahapan dasar yang digunakan untuk rekayasa-ulang proses bisnis: 1. Memahami proses yaug sedang berlangsung Langkah pertama yang dilakukan adalah mendokumentasikan proses yang sedang berlangsung. Sebagai contoh langkah ini dapat dilakukan dengan memetakan interaksi dari unit yang melakukan proses produksi pada tingkat organisasi. Proses ini menggambarkan hubungan input- olllpul diantara

pemasok, unit organisasi

dan konsumen. Pemahaman yang seksama dari

proses yang sedang berlangsung akan memberikan dasar untuk merancang proses baru dan perbaikannya. 2. Analisis proses yang sedang berlangsung Tahap ini merupakan tahap kritis dimana pertanyaan dan asumsi pada proses sebellimnya akan diuji. Mengh.ilangkan semua kendala yang ada dalam pencarian suatu proses yang lebih baik. Kenyataannya untuk mendapatkan solusi yang kreatif, diperlukan sekumpulan pertanyaan

yang harus dijawab: Mengapa prestasi proses yang sedang berlangsung hanya seperti sekarang? Apakah ada kegiatan memberikan nilai yang berarti? da!am proses sekarang yang tidak

Apakah ada kegiatan yang hilang dalam

proses yang dapat memberikan nilai tambah? Unit organisasi mana yang seharusnya terlibat atau tidak terlibat da!am proses? 3. Mencari alternatif rancangan ulang Tahap ini, mencari altematif penyelesaian yang dapat memberikan

perbaikan yang berarti melalui pendekatan kreatif. Hal ini berarti mengabaikan modul-modul, peraturan-peraturan, dan tata tertib yang berlaku. Kecuali

mengabaikan paradigma yang sudah lama, proses baru akan lebih mudah diperbaiki. Dalam pertimbangan altematif proses, akan lebih baik jika proses baru dirancang berbeda dari proses yang dari proses baru sedang berlangsung. Pengaruh

harus membcrikan altematif solusi terhadap permasalahan

yang tetjadi. 4. Mencari informasi yang diperlukan untuk mendukung proses baru lnformasi merupakan kunci dalam menjalankan fungsi pada proses yang baru. Oleh sebab itu penting dan kritis dilakukan, untuk menguji perubahan informasi yang diperlukan untuk mendukung proses baru. Penilaian harus

dilakukan seperti informasi yang tersedia diantara unitorganisasi. Sehingga saluran terbaik dalam mengkomunikasikan informasi ini harus dipertimbangkan. 5. Melakukam tes kelayakan terhadap rancangan proses baru Langkah akhir dalam tahapan rekayasa-ulang proses bisnis ini adalah

mengidentifikasikan swnber-sumber tambahan seperti manusta, keuangan dan jasmani yang dibutuhkan untuk dari proses memastikan kesuksesan proses baru.

Sementara formulasi

baru seharusnya tidak dihambat atau

dipengaruhi oleh kekurangan sumber-sumber yang ada. Kenyataannya adalah bahwa organisasi akan lebih melihat penilaian terhadap kelayakan dari

implementasi daripada ketersedian sumber yang ada. Pengadaan pengecekan kelayakan merupakan hal yang vital dari proses baru sebelum diajukan untuk diimplementasikan.

4.

Melakukan BPR, Kesalahan Dan Keberhasilan BPR

Pelaksanaan rekayasa ulang proses bisnis Hal-hal yang berkaitan dengan implementasi rekayasa ulang dari proses bisnis adalah sebagai berikut. a. Identifikasi proses Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan identifikasi proses : 1. Seringkali proses tersebut tidak jelas terlihat karena terpilah-pilah oleh struktur organisasi 2. Oleh karena itu diperlukan suatu nama untuk mengidentifikasi setiap proses. Identifikasi yang diberikan oleh Joe peppard & Philips Roland (1995) dengan menggunakan peta proses produksi manufaktur dan system informasi (batas pekerjaan). Peta proses memberikan gambaran yang menyeluruh dari mulai input sampai dengan output, sehingga dapat diperoleh gambaran aktivitas yang memberikan/tidak memberikan kontribusi pada hasil. Dibawah ini diuraikan keuntungan dan kerugian dari pemetaan proses : Keuntungan : Memberikan gambaran yang lebih jelas dari pernyataan, sehingga diidentifikasi daerah yang harus ditingkatkan kinerjanya. Dalam pembentukan peta personal yang terlibat akan paham masalah dari masing-masing aktivitas dan kontribusi yang dihasilkan. Kerugian : Diperlukan peta yang memberikan kemudahan dari pelaksana operasi, hal ini perlu diperhatikan bila pemetaan dilakukan oleh staf pusat atau konsultan. Keterpakuan pada peta proses, sehingga mengganggu keluwesan dari proses yang digunakan untuk proses yang unik. Hal-hal yang perlu tercantum pada peta proses adalah sebagai berikut : Waktu tunda dari masing-masing aktivitas Ketergantungan dari aktivitas

Siapa yang bertanggung jawab pada aktivitas Permasalahan dari masing-masing aktivitas Nilai tambah dari masing-masing proses, atau yang berkaitan dengan biaya yang dihasilkan dari masing-masing aktivitas

b. Pemahaman proses Setelah mengidentifikasi proses yang ada dalam perusahaan perlu adanya perhatian pada pemahaman proses pemenuhan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu pelanggan tidak perlu dianalisa pada proses yang telah ada. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya rekayasa ulang dari proses bisnis harus dimulai dari komitmen maka diperlukan pernyataan yang memberikan alasan mengapa rekayasa ulang dilaksanakan secara singkat dan persuasif.

5.

Jenis-Jenis Perubahan BPR Secara singkat rekayasa ulang proses bisnis dapat diartikan sebagai mulai

dari awal, meninggalkan prosedur-prosedur yang telah lama mapan dan mencari lagi kerja yang diperlukan untuk menciptakan suatu produk atau jasa pelayanan perusahaan serta memberikan nilai kepada pelanggan. Selanjutnya akan muncul pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : a. Bagaimana perusahaan merekayasa ulang proses bisnisnya ? b. Dari mana harus memulainya ? c. Siapa saja yang harus terlibat ? d. Dari mana ide-ide perubahan radikal berasal ? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan diatas, harus dimulai dari pengertian formal rekayasa ulang. Pengertian yang lebih baik dari rekayasa ulang adalah seperti yang diungkapkan Hammer & Champy (1993) : pemikiran secara fundamental dan perancangan ulang proses-proses bisnis untuk mendapatkan perbaikan dramatis dalam hal ukuran kinerja yang penting/kritis seperti biaya kualitas, pelayanan dan kecepatan. Pengertian diatas memuat empat kata kunci sebagai berikut : 1. Kata kunci pertama adalah fundamental, yang akan menjawab pertanyaanpertanyaan sebagai berikut :

a. b.

Mengapa kita melakukan seperti apa yang kita lakukan sekarang ? Mengapa kita melakukannya dengan cara yang dipakai sekarang ?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut diatas memaksa untuk melihat aturanaturan tak tertulis dan asumsi-asumsi yang mendasari cara menyelenggarakan bisnis. 2. Radikal adalah kata kunci kedua, artinya : a. b. c. d. Merancang ulang secara radikal. Memulai dari akar permasalahan. Melempar jauh-jauh struktur dan prosedur yang sudah ada. Mencipta ulang bisnis, bukan meningkatkan bisnis atau memodifikasi bisnisnya. 3. Dramatis/kritis adalah kata kunci ketiga, artinya hasil yang hendak dicapai dari rekayasa ulang tidak marjinal atau bertahap tetapi pencapainan suatu lompatan besar (quantum leaps). 4. Proses adalah kata kunci keempat,yaitu sekumpulan dari aktivitas yang meliputi satu jenis input atau lebih dan menciptakan sebuah output yang bernilai bagi pelanggan. Sekalipun merupakan kata kunci yang paling penting, kata ini juga memberikan kesulitan besar pada kebanyakan manajer perusahaan. Sebagian besar kalangan bisnis tidak berorientasi terhadap proses. Selama ini perhatian terpusat pada tugas-tugas, pekerjaan, sumber daya manusia, dan struktur bukan proses. Pengertian rekayasa ulang yang diungkapkan oleh Peppard & Rowland (1995) : Rekayasa ulang proses bisnis adalah filosofi perbaikan. Tujuannya adalah untuk mencapai perbaikan performansi dengan cara mendesain ulang prosesproses yang selama ini dijalani perusahaan, memaksimalkan nilai tambah yang terkandung didalamnya serta meminimalkan hal-hal yang tidak berkenaan dengan nilai tambah, pendekatan ini dapat diaplikasikan pada tingkat proses individu maupun tingkat organisasi keseluruhan. Gregory H Watson (1995) lebih menekankan pada rekayasa ulang dari sistem bisnis yang didefinisikan pada metoda untuk mengidentifikasi dan implementasi perubahan. Dalam definisi yang dungkapkan diatas terdapat kata kunci sebagai berikut :

a. Rekayasa ulang adalah seni untuk mengembangkan dan menerapkan aplikasi dari ilmu pengetahuan murni untuk mendesain dari produk atau proses. b. Sistem adalah kumpulan dari operasi-operasi secara bersamaan untuk tujuan tertentu. c. Bisnis adalah kumpulan aktivitas yang menjadi isi dari komersial, manufaktur atau jasa yang menghasilkanoutput ekonomis dengan perhatian pada penghasilan keuntungan.

6.

Budaya Kualitas Dan Budaya Rekayasa Ulang

Budaya Kualitas Budaya kualitas adalah system nilai yang hasilnya kondusif untuk perkembangan kualitas secara berkelanjutan didalam lingkungan. hal ini mengandung nilai, tradisi, prosedur dan ekspektasi yang mendukung kualitas. Elemen- elemen yang terdapat di kualitas budaya : Lingkungan bisnis Nilai organisasi Role model budaya Organizational rites, rituals, dan customs Cultural transmitters Sistem nilai pengambilan keputusan dari executive-level seringkali dapat merefleksikan budaya organisasi. Ekspectasi merupakan determinan yang penting. Jika seorang manajer memperkakukan pegawai dengan trust, dignity, dan respect, maka pegawai akan memperlakukan sang manajer dengan cara yang sama. Maka akan timbullah sebuah komitmen.