Prosefdur Mutu Iso

SMK NEGERI 3 BANJARMASIN Jl. Pramuka No. 52 Banjarmasin 70238 Telp/fax : 0511-3257477 E-mail : smenda@plasa.
com
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA 1. Tujuan Memastikan seluruh dokumen sistem manajemen mutu terkendali dan digunakan sesuai dengan kebutuhan yang ada. 2. Ruang Lingkup Semua dokumen yang digunakan dalam sistem manajemen mutu yang dijalankan, baik dokumen internal maupun external, mencakup Prosedur, Instruksi Kerja, formulir dan dokumen pendukung lainnya. 3. Referensi
4. Definisi
5. Rincian Prosedur 5.1. Tanggung Jawab 5.1.1. Tanggung jawab untuk memastikan prosedur pengendalian dokumen ini berjalan sehingga seluruh dokumen tersedia sesuai kebutuhan dan terkendali berada pada Wakil Manajemen Mutu. 5.1.2. Sekretariat ISO bertanggungjawab membantu Wakil Manajemen Mutu dalam pelaksanaan teknis prosedur ini seperti pengendalian Daftar Induk Dokumen, perbanyakan, penyebaran, administrasi, dsb. 5.2. Umum Kegiatan pengendalian dokumen terdiri dari : 5.2.1.Penerbitan dan Persetujuan Dokumen 5.2.2.Perubahan Dokumen 5.2.3.Distribusi Dokumen 5.2.4.Penomoran/Pengkodean Dokumen 5.3. Penerbitan dan Persetujuan Dokumen 5.3.1. Setiap dokumen lintas unit yang akan diterbitkan untuk digunakan dalam Sistem Manajemen Mutu harus diserahkan kepada WMM untuk dilakukan peninjauan sebelum diterbitkan. 5.3.2. Setelah ditinjau WMM dan di paraf, pengesahan semua dokumen lintas unit dilakukan oleh Kepala Sekolah. 5.3.3. Seluruh dokumen yang berlaku hanya dilingkungan unit harus ditinjau dan disahkan oleh Kepala Unit yang bersangkutan.
Edisi :1 Disahkan oleh : K e p a l a, Drs. Johnny Manurung,MM. Kode Doc : PPE-01 Halaman 1 dari 17 halaman
Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007
SMK NEGERI 3 BANJARMASIN Jl. Pramuka No. 52 Banjarmasin 70238 Telp/fax : 0511-3257477 E-mail : smenda@plasa.com
PROSEDUR MUTU
5.3.4. Semua Dokumen yang akan disetujui harus diregistrasi di sekretariat ISO 9001:2000 untuk diberikan nomor dokumen dan status revisi baru sedangkan dokumen lama yang disetujui hanya diberikan status revisi baru. 5.3.5. Pejabat yang berwenang dalam pengesahan dokumen menandatangani dokumen pada tempat yang disediakan sebagai tanda persetujuan penerbitan. 5.3.6. Semua master dokumen disimpan di sekretariat ISO, dan kemudian membuat salinannya sesuai dengan kebutuhan, untuk didistribusikan. 5.3.7. Wakil Manajemen Mutu kemudian mencatat nama, kode dokumen serta nama pemegang salinan dokumen tersebut pada Daftar Induk Dokumen. 5.4. Perubahan Dokumen 5.4.1. Pengajuan perubahan dokumen yang akan dirubah sebagian atau seluruhnya harus menyertakan Lembar Perubahan Dokumen yang mencantumkan nomor, nama dokumen, alasan perubahan dan nama serta tanda tangan pihak yang mengajukan permohonan. 5.4.2. Draft dokumen baru serta formulir Lembar Perubahan Dokumen tersebut diserahkan kepada pejabat yang berwenang untuk meninjau dan mengesahkan dokumen tersebut. 5.4.3. Jika permohonan untuk perubahan tersebut disetujui, maka dilakukan penerbitan dokumen baru dengan mengikuti prosedur penerbitan dokumen diatas, jika permohonan tidak disetujui maka akan dikembalikan kepada pemohon untuk diperbaiki kembali. 5.4.4. Sekretariat ISO akan mencatatkan perubahan/revisi yang dilakukan pada Lembar Revisi yang tersedia sebagai bukti terjadinya perubahan dokumen. 5.5. Distribusi Dokumen 5.5.1. Distribusi dokumen dilakukan dengan menggunakan Lembar Serah Terima Dokumen yang disiapkan oleh Sekretariat ISO. Lembar Serah terima Dokumen dibuat dua salinan, satu untuk Sekretariat ISO dan satu salinan untuk penerima dokumen. 5.5.2. Setiap salinan dokumen yang didistribusikan akan diberikan status Uncontrolled Copy atau Controlled Copy tergantung dari kepentingan penggunaannya 5.5.3. Dokumen Uncontrolled Copy yang telah didistribusikan tidak akan diperbaharui atau direvisi, jika terjadi perubahan pada dokumen tersebut. 5.5.4. Dokumen Controlled Copy yang didistribusikan akan diperbaharui atau direvisi jika terjadi perubahan pada dokumen tersebut. Seluruh salinan dokumen yang didistribusikan untuk penggunaan internal akan diberi statusControlled Copy. 5.5.5. WMM, dibantu oleh Sekretariat ISO, bertanggung jawab untuk memastikan salinan dokumen yang resmi diterima oleh pihak yang dituju
Edisi :1 Disahkan oleh : K e p a l a, Drs. Johnny Manurung,MM. Kode Doc : PPE-01 Halaman 2 dari 17 halaman Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007
PROSEDUR MUTU
dan mencatat pemegang salinan dokumen tersebut dalam Daftar Induk Dokumen. 5.5.6. Semua salinan dokumen lama (Controlled Copy) yang telah berubah dan atau tidak berlaku lagi, pada saat yang bersamaan dengan penyerahan dokumen baru dipastikan tidak digunakan dan disingkirkan dari tempat penyimpanan dan penggunaannya. 5.6. Penomoran/Pengkodean 5.6.1. Setiap dokumen internal dari sistem manajemen mutu yang dijalankan memiliki identitas kode/nomor dokumen sebagai berikut : 5.6.1.1 Kode Dokumen untuk Manual Mutu dan Sasaran Mutu menggunakan dua kelompok yaitu MM XY dan SM - XY dengan makna MM = Manual Mutu, SM = Sasaran Mutu sedangkan xy nomor revisi dengan menggunakan dua digit. 5.6.1.2 Kode Dokumen untuk Prosedur menggunakan dua kelompok yaitu PIN/PPD/PPE xy dengan makna: P(huruf pertama) = Prosedur; IN = Proses Inti; PD = Proses Pendukung; dan PE = Proses Peningkatan. Sedangkan x = nomor urut proses yang bersangkutan dan y = nomor nomor revisi dalam proses ybs. 5.6.1.3 Kode Dokumen untuk Instruksi Kerja menggunakan tiga kelompok yaitu Ikz PIN/PPD/PPE xy, dengan makna IK = Instruksi Kerja, z = nomor urut instruksi kerja, dan PIN/PPD/PPE adalah merupakan kelompok proses seperti pada klausul 5.6.2, sedangkan xy adalah bermakna sama dengan klausul 5.6.2. 5.6.1.4 Kode dokumen untuk Formulir sama seperti Instruksi kerja kecuali huruf pertamanya menggunakan huruf F = Formulir. 5.6.1.5 WMM bertanggung jawab untuk mendefenisikan kode unit kerja, termasuk WMM/Sekretariat ISO. 5.6.2. Dokumen Eksternal 5.6.2.1 Dokumen Eksternal yang sudah mempunyai kode dokumen, tidak akan diberikan kode baru, jika dokumen belum memiliki nomor, maka akan diberikan kode/nomor mengikuti aturan tersebut diatas. 5.6.2.2.Dokumen eksternal yang diterima, dicatat dalam buku agenda penerimaan pada Subbag Tata Usaha 5.7. Penggunaan Edisi dan Revisi 5.7.1. Penggunaan Edisi digunakan untuk menunjukkan urutan nomor/penerbitan dokumen yang bersangkutan. Contoh Edisi 1, mengandung makna dokumen tersebut adalah merupakan terbitan pertama.
PROSEDUR MUTU
5.7.2. Penggunaan revisi digunakan untuk menunjukkan urutan/nomor perbaikan/revisi dokumen yang bersangkutan. Contoh Revisi 1, mengandung makna dokumen telah diperbaiki/direvisi sebanyak satu kali. 5.7.3. Penanggalan Penanggalan diberikan sesuai dengan tanggal penerbitan dokumen hasil revisi. 6. Lampiran 6.1. Daftar Induk Dokumen 6.2. Lembar Perubahan Dokumen 6.3. Lembar Serah Terima Dokumen 6.4. Lembar Revisi 6.5. Daftar Dokumen External
Edisi
:1
Disahkan oleh : K e p a l a, Drs. Johnny Manurung,MM.
Kode Doc : PPE-01 Halaman 4 dari 17 halaman
PROSEDUR MUTU
PROSEDUR PENGENDALIAN CATATAN MUTU 1. Tujuan Memastikan catatan mutu telah teridentifikasi, tersimpan dan dipelihara dengan baik untuk menunjukkan kesesuaian dan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu. 2. Ruang Lingkup Pengendalian Catatan Mutu meliputi identifikasi, penyimpanan, pengumpulan, pemeliharaan dan pemusnahan catatan-catatan tersebut. 3. Referensi
4. Definisi 5. Rincian Prosedur 5.1. Tanggung Jawab 5.1.1. Tanggung jawab untuk memastikan prosedur pengendalian catatan mutu telah dijalankan dengan baik terletak pada Wakil ManajemenMutu. 5.1.2. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Catatan Mutu telah diidentifikasi secara jelas seperti yang tercantum dalam Daftar Catatan Mutu yang ada. 5.1.3.Dalam pelaksanaan tugasnya Wakil Manajemen Mutu dibantu oleh Sekretariat ISO. 5.2.Umum Prosedur pengendalian catatan mutu terdiri dari : 5.2.1.Penyimpanan Catata Mutu 5.2.2.Lama waktu simpan 5.2.3.Peminjaman 5.3.Penyimpanan Catatan Mutu 5.3.1.Penyimpanan, pengarsipan dan pengumpulan catatan-catatan mutu merupakan tanggung jawab dari masing-masing unit kerja atau personal yang telah ditunjuk sesuai dengan yang tercantum dalam daftar catatan mutu. 5.3.2.Catatan Mutu yang disimpan dipastikan mudah untuk ditemukan dan dibaca dan dilakukan sedemikian rupa dalam tempat yang ditentukan untuk mencegahnya dari kerusakan dan kehilangan. 5.4.Lama Waktu Simpan 5.4.1.Lama waktu penyimpanan dari catatan-catatan mutu ditentukan sesuai dengan kebutuhan penggunaan catatan.
PROSEDUR MUTU
5.4.2. Bila jangka waktu simpan habis dokumen dimusnahkan atau disimpan di gudang. 5.5.Peminjaman 5.5.1.Setiap catatan mutu yang dipinjam harus ada tanda terima dan dikembalikan ketempat penyimpanannya sesuai waktu yang ditetapkan. 6. Lampiran 6.1.Daftar Catatan Mutu 6.2.Bon peminjaman dokumen
Edisi
:1
PROSEDUR MUTU
PROSEDUR AUDIT INTERNAL 1. Tujuan Untuk memastikan bahwa kegiatan-kegiatan yang ada dalam sistem manajemen mutu yang dijalankan memenuhi persyaratan atau rencana yang telah ditentukan. 2. Ruang Lingkup Mencakup pelaksanaan Audit Mutu Internal terhadap Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan sampai dengan pemeriksaan terhadap hasil tindakan koreksi yang telah dilakukan. 3. Referensi
4. Definisi Quality Management Representative (QMR) / Wakil Manajemen Mutu (WMM) 5. Rincian Prosedur 5.1. Tanggung Jawab 5.1.1. Tanggung jawab untuk memastikan prosedur Audit Mutu Internal telah dilaksanakan sesuai dengan persyaratan terletak pada Wakil Manajemen Mutu. 5.1.2. Dalam menjalankan tugasnya Wakil Manajemen Mutu dibantu oleh Sekretaria ISO. 5.2.Umum Kegiatan Audit Mutu Internal terdiri dari : 5.2.1.Perencanaan audit 5.2.2.Pelaksanaan audit 5.2.3.Tindak lanjut hasil audit 5.3.Perencanaan Audit 5.3.1.Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk membuat perencanaan pelaksanaan Audit Mutu Internal dengan melakukan pemilihan Auditor dan merencanakan waktu pelaksanaan audit untuk masing-masing unit kerja. 5.3.2.Auditor dipilih dari personel yang telah mempunyai kualifikasi dan telah mengikuti pelatihan mengenai Audit Mutu Internal dan tidak terpengaruh (independen) dengan unit kerja atau pihak yang akan diaudit. 5.3.3.Perencanaan audit dilakukan dengan menetapkan pelaksanaan audit secara periodik untuk tiap-tiap unit kerja yang menjalankan sistem manajemen mutu.
PROSEDUR MUTU
5.3.4.Rencana audit dicatatkan dalam Jadwal Audit Internal untuk jangka waktu satu tahun dan ditandatangani Wakil Manajemen Mutu sebagai tanda penetapan. 5.3.5.Jadwal Audit didistribusikan tersebut kepada pihak-pihak yang terkait seperti Auditor yang dipilih dan Auditee (Bagian yang akan diaudit). 5.4.Pelaksanaan Audit 5.4.1. Berdasarkan Jadwal yang ada, Auditor melakukan persiapan pelaksanaan audit dan memastikan kesiapan pihak auditee dengan melakukan konfirmasi terhadap waktu pelaksanaan audit dengan pihak auditee. 5.4.2. Sesuai dengan waktu yang direncanakan, Auditor akan melakukan audit dengan memeriksa pelaksanaan sistem manajemen mutu yang dijalankan apakah telah sesuai dengan prosedur-prosedur yang ada dan juga dengan persyaratan standard ISO 9001:2000. 5.4.3. Auditor akan mencatat hasil temuan penyimpangan pelaksanaan sistem manajemen mutu dalam Laporan Hasil Audit dan kemudian menunjukkan kepada pihak auditee untuk mendapatkan persetujuannya 5.4.4. Auditee menerima hasil temuan audit dan kemudian menandatangani Laporan Hasil Audit sebagai tanda persetujuan. 5.5.Tindak Lanjut Hasil Audit 5.5.1. Berdasarkan temuan audit tersebut, auditee menetapkan rencana tindakan koreksi yang akan dilakukan serta menetapkan lama waktu penyelesaian tindakan tersebut yang dicatatkan dalam lembaran Laporan Hasil Audit yang sama, dan kemudian memberitahukan kepada pihak Auditor. 5.5.2. Auditee akan melaksanakan tindakan koreksi sesuai dengan rencana yang ada untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dan kemudian melaporkan kepada pihak Auditor. 5.5.3. Sesuai dengan hasil tindakan koreksi yang ada, maka dilakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan tindakan koreksi tersebut oleh auditor untuk mengetahui apakah tindakan koreksi telah dilakukan dengan tepat dan efektif. 5.5.4. Hasil pemeriksaan atau audit tindak lanjut ini kemudian dicatatkan oleh Auditor pada lembar Laporan Hasil Audit untuk masalah yang sama. 5.5.5. Jika hasil tindakan koreksi telah dipenuhi maka auditor kemudian menutup Laporan audit tersebut, tetapi jika hasil tindakan koreksi belum memenuhi penyelesaian masalah maka auditor belum menutup Laporan tersebut dan jika perlu menambah waktu pelaksanaan tindakan koreksi yang diperlukan. 5.5.6. Jika terjadi masalah baru yang timbul atas tindakan koreksi yang dilakukan, maka akan diselesaikan sesuai dengan Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan.
Edisi
:1
PROSEDUR MUTU
5.5.7. Laporan Hasil Audit yang telah diselesaikan tersebut diserahkan kepada Wakil Manajemen Mutu untuk disimpan dan dijadikan bahan dalam rapat Tinjauan Manajemen.
6. Lampiran 6.1.Jadwal Audit Internal 6.2.Laporan Hasil Audit Internal 6.3.Rekapitulasi Hasil Audit Internal
Edisi
:1
PROSEDUR MUTU
PROSEDUR TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN 1. Tujuan Memastikan bahwa tindakan koreksi dilakukan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dan dilakukannya tindakan pencegahan agar potensi masalah yang mungkin terjadi dapat dihindari. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pelaksanaan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan terhadap masalah dan potensi masalah yang terjadi pada pelaksanaan sistem manajemen mutu yang berjalan. 3. Referensi
4. Definisi
5. Rincian Prosedur 5.1. Tanggung Jawab 5.1.1. Tanggung jawab untuk memastikan prosedur tindakan koreksi dan pencegahan telah dilaksanakan dengan baik terletak pada Wakil Manajemen Mutu. 5.1.2. Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya Wakil Manajemen Mutu dibantu oleh Ketua Sekretariat ISO. 5.2.Umum Prosedur tindakan koreksi dan pencegahan terdiri dari : 5.2.1.Tindakan koreksi 5.2.2.Tindakan pencegahan 5.3.Tindakan Koreksi 5.3.1. Masalah yang terjadi dalam sistem manajemen mutu yang dijalankan, selain dari temuan hasil Internal Audit, Produk Yang Tidak Sesuai, Hasil Tinjauan Manajemen dan Keluhan Pelanggan, akan dicatatkan dalam Lembar Tindakan Koreksi dan Pencegahan. 5.3.2. Lembar ini diisi oleh Ka. Unit Kerja yang berhubungan dan menemukan masalah yang terjadi, dengan mencatatkan masalah, tanggal, lokasi terjadinya masalah dan usulan tindakan yang perlu diambil. Lembar ini kemudian diserahkan kepada Wakil Manajemen Mutu. 5.3.3. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk meninjau dan menetapkan tindakan koreksi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi. Tindakan yang diambil dapat mengikuti usulan tindakan koreksi yang ada atau menetapkan suatu tindakan lain.
PROSEDUR MUTU
5.3.4. Wakil Manajemen Mutu dapat menunjuk personal yang sesuai untuk melakukan tindakan yang perlu dilakukan. 5.3.5. Hasil pelaksanaan tindakan tersebut dilaporkan kembali kepada Wakil Manajemen Mutu oleh pelaksana tindakan tersebut. Tindakan yang diambil berikut dengan hasilnya dicatatkan pada lembar yang sama. 5.3.6. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk meninjau tindakan yang dilakukan untuk mengetahui efektifitas penerapan dari tindakan tersebut. 5.3.7. Wakil Manajemen Mutu akan membuat kesimpulan apakah perlu dilakukan tindak lanjut atau masalah telah dinyatakan selesai, dan kemudian menandatangani Lembar Tindakan Koreksi Dan Pencegahan sebagai persetujuan akhir penyelesaian masalah. 5.4.TindakanPencegahan 5.4.1. Berdasarkan data-data dari hasil analisa, tinjauan manajemen, pendapat/feedback pelanggan, hasil pengawasan proses dan hasil internal/eksternal audit ataupun proses-proses lainnya, potensi masalah yang akan terjadi dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu serta penyebabnya akan diidentifikasi dan dicatatkan dalam Lembar Tindakan Koreksi dan Pencegahan. 5.4.2. Wakil Manajemen Mutu akan meninjau penyebab potensi masalah atau penyimpangan tersebut dan kemudian menetapkan kebutuhan tindakan yang perlu dilakukan. 5.4.3. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk memastikan dilakukannya tindakan pencegahan yang diperlukan dan mencatatkan pada Lembar Tindakan Koreksi dan Pencegahan yang ada. 5.4.4. Proses selanjutnya mengikuti langkah yang sama seperti pada point 5.3.4 sampai point 5.3.7. diatas. 5.4.5. Hasil pelaksanaan tindakan pencegahan dan koreksi dilaporkan kepada Pimpinan Manajemen dalam Rapat Tinjauan Manajemen oleh Wakil Manajemen Mutu. 6. Lampiran 6.1.Laporan Tindakan Koreksi dan Pencegahan 6.2.Status Tindakan Koreksi dan Pencegahan
Edisi
:1
PROSEDUR MUTU
PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN 1. Tujuan Mengawasi dan meninjau pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan untuk memastikan efektifitas pelaksanaannya 2. Ruang Lingkup Prosedur tinjauan manajemen meliputi : peninjauan pelaksanaan sistem manajemen mutu berdasarkan hasil audit mutu internal dan evaluasi pencapaian rencana mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. 3. Referensi 3.1. Standar ISO 9001:2000 3.2. Prosedur Tindakan Koreksi/Pencegahan 4. Definisi
5. Rincian Prosedur 5.1. Tanggung Jawab 5.1.1. Tanggung jawab untuk memastikan posedur tinjauan manajemen telah dilaksanakan dengan baik terletak pada Wakil Manajemen Mutu. 5.2.Umum Kegiatan tinjauan manajemen mutu terdiri dari : 5.2.1. Rapat tinjauan manajemen 5.2.2. Hasil tinjauan manajemen 5.3. Rapat Tinjauan Manajemen 5.3.2. Tinjauan Manajemen dilaksanakan secara periodik sesuai dengan rencana yang disusun oleh Wakil Manajemen Mutu. 5.3.3. Apabila diperlukan rapat tinjauan manajemen dapat dilakukan sewaktuwaktu. 5.3.4. Rapat Tinjauan Manajemen akan membahas hal-hal : 1. Hasil Audit Mutu Internal 2. Status Pelaksanaan Tindakan Koreksi & Pencegahan 3. Penanganan Feedback Pelanggan termasuk Keluhan Pelanggan 4. Pencapaian Sasaran Mutu, Prestasi Kerja dan kesesuaian produk 5. Tindak lanjut atas hasil rapat sebelumnya 6. Perubahan yang berakibat pada Sistem Manajemen Mutu 7. Rekomendasi untuk peningkatan. 5.3.5. Rapat Tinjauan Manajemen ini dipimpin oleh Kepala Sekolah dan dihadiri oleh Wakil manajemen mutu, Wakil kepala sekolah, Ketua
PROSEDUR MUTU
Program keahlian, Kasubag Tata Usaha, serta perwakilan guru dan staf sekolah yang terkait. 5.3.6. Wakil Manajemen Mutu akan memberikan laporan atas pencapaian sasaran mutu, hasil audit mutu internal serta hal-hal lain yang dianggap perlu, sesuai dengan agenda rapat, dan permasalahan yang terjadi akan dibahas untuk ditentukan tindakan lanjutnya. Laporan dituangkan dalam format Laporan Manajemen. 5.4. Hasil Tinjauan Manajemen 5.4.2. Hasil Tinjauan Manajemen akan dicatat dalam Laporan Hasil Tinjauan Manajemen yang akan mencatat hasil rapat, tindak lanjut dan proses peningkatan produk & sistem manajemen serta sumber daya yang perlu dilakukan. 5.4.3. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk memastikan dibuatnya Hasil Tinjauan Manajemen ini dan kemudian mendistribusikan kepada pihak yang bersangkutan serta menyimpannya dalam arsip. 5.4.4. Hasil Tinjauan Manajemen dapat langsung dilaporkan dalam Laporan Tindakan Koreksi/Pencegahan sesuai dengan Prosedur Tindakan Koreksi Pencegahan. 6. Lampiran 6.2. Hasil Tinjauan Manajemen/Notulen 6.3. Management Report (Laporan Manajemen)
Edisi
:1
PROSEDUR MUTU
PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN 1. Tujuan Untuk memastikan dilakukannya tindakan penanganan atas keluhan pelanggan yang diterima dengan cepat dan tepat untuk memenuhi kepuasan pelanggan. 2. Ruang Lingkup Keseluruhan keluhan yang datang dari pelanggan baik aspek akademik maupun aspek non-akademik. 3. Referensi Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan 4. Definisi Keseluruhan ketidak nyamanan yang dirasakan oleh peserta diklat kemudian disampaikan secara tertulis kepada pihak SMK Negeri 3 Banjarmasin. 5. Prosedur 5.1. Tanggung Jawab 5.1.1. WMM bertanggungjawab untuk memastikan keluhan pelanggan telah ditangani dengan baik. 5.1.2. Tanggung jawab untuk memastikan bahwa keluhan yang berkaitan dengan aspek akademik tersalurkan dan ditangani sesuai dengan ketentuan prosedur ini berada pada wakil kepala sekolah bidang kurikulum. 5.1.3. Tanggung jawab untuk memastikan bahwa keluhan yang berkaitan dengan aspek non-akademik tersalurkan dan ditangani sesuai dengan ketentuan prosedur ini berada pada wakil kepala sekolah bidang sarana dan prasarana. 5.1.4. Semua unit bertanggungjawab untuk mengatasi seluruh keluhan yang terkait dengan bidangnya masing sebagaimana diatur dalam prosedur ini. 5.2. Umum Kegiatan penanganan keluhan pelanggan meliputi : 5.2.1. Pendistribusian formulir keluhan 5.2.2. Sosialisasi prosedur keluhan pelanggan 5.2.3. Penerimaan keluhan pelanggan 5.2.4. Peninjauan keluhan pelanggan 5.2.5. Penanganan keluhan pelanggan 5.3. Distribusi Formulir dan Sosialisasi
5.3.1.
SMK NEGERI 3 BANJARMASIN Jl. Pramuka No. 52 Banjarmasin 70238 PROSEDUR MUTU Telp/fax : 0511-3257477 Sekretariat ISO bertanggungjawab untuk mendistribusikan formulir E-mail :pelanggan smenda@plasa.com keluhan di tempat-tempat strategis yang telah ditetapkan.
Lokasi formulir harus ditempat yang mudah terjangkau dan terlihat oleh peserta. 5.3.2. Guru mata diklat yang ditunjuk bertanggungjawab untuk menjelaskan prosedur/mekanisme keluhan pelanggan kepada peserta diklat. 5.4. Penerimaan, peninjauan dan penanganan keluhan 5.4.1. Sekretariat ISO bertanggungjawab untuk memeriksa catatan keluhan pelanggan setiap sekali dua minggu. 5.4.2. Keluhan pelanggan yang masuk akan dicatatkan pada formulir Rekaman Keluhan Pelanggan kemudian mendistribusikan ke bagian terkait untuk ditangani. 5.4.3. Untuk masalah yang perlu berhubungan secara langsung dengan pihak Customer WMM bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan tindakan penyelesaian masalahnya dan mencatatkan tindakan koreksi yang diambil dalam formulir Rekaman Keluhan Pelanggan. 5.4.4. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk memastikan tindakan koreksi diputuskan, dicatat dan ditangani sampai selesai oleh pejabat yang terkait. 5.4.5. Hasil tindakan koreksi yang dilakukan kemudian dicatatkan dalam formulir Rekaman Keluhan Pelanggan yang tersedia dan ditandatangani oleh Wakil kepala sekolah bidang sarana dan prasarana untuk masalah non akademis atau oleh wakil kepala sekolah bidang kurikulum untuk masalah akademis. 5.4.6. Untuk penyelesaian masalah yang perlu dilakukan lebih lanjut secara internal, maka pejabat/unit yang bersangkutan akan menyelesaikan masalah tersebut berikut tindakan koreksi yang akan dilakukan sesuai dengan Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan. 5.4.7. Semua keluhan pelanggan yang telah selesai harus direkap Sekretariat ISO. 6. Dokumentasi 6.1. Formulir saran dan keluhan pelanggan 6.2. Rekaman Keluhan Pelanggan 6.3. Rekapitulasi hasil tindak lanjut keluhan pelanggan
Edisi
:1
PROSEDUR MUTU
PROSEDUR ANALISIS DATA 1. Tujuan Melakukan analisa data hasil pelaksanaan sistem manajemen mutu untuk meningkatkan kinerja sistem yang dijalankan. 2. Ruang Lingkup Analisa data dilakukan atas hasil proses pemeriksaan produk, pengukuran pendapat pelanggan serta pencapaian proses produksi. 3. Referensi Prosedur tindakan Koreksi dan Pencegahan 4. Definisi Keseluruhan ketidak nyamanan yang dirasakan oleh peserta diklat kemudian disampaikan secara tertulis kepada pihak SMK Negeri 3 Banjarmasin.
5. Prosedur 5.1. Tanggung Jawab 5.1.1. Masing-masing unit bertanggungjawab untuk melakukan analisa data yang ada di unitnya dan menentukan tindak lanjutnya sesuai ketentuan prosedur ini. 5.1.2. Sekretariat ISO bertanggungjawab memastikan bahwa semua unit menjalankan analisa data sesuai dengan prosedur ini.
5.2. Rincian Prosedur 5.2.1. Masing-masing unit bertanggung jawab untuk melakukan analisa data yang sesuai dengan melakukan pengumpulan dan pengolahan data untuk kemudian dianalisa. 5.2.2. Data yang dikumpulkan untuk dianalisa akan ditetapkan oleh masingmasing unit berdasarkan kebijakan manajemen. Data diperoleh dari pencatatan/laporan yang ada. 5.2.3. Data yang telah dikumpulkan akan diolah dengan menggunakan metode statistik yang sesuai pada masing-masing unit untuk kemudian ditunjukkan dalam grafik/diagram yang telah ditetapkan. 5.2.4. Berdasarkan hasil data yang telah diolah tersebut, masing-masing unit akan menganalisa dan membuat kesimpulan atas analisa yang dilakukan dan dicatatkan dalam Laporan Analisa Data.
PROSEDUR MUTU
5.2.5. Hasil analisa tersebut kemudian dibahas dengan pihak yang terkait, untuk dilakukan tindak lanjut atas hasil analisa tersebut. Tindak lanjut hasil analisa dicatat dan dikomunikasikan kepada pihak yang terkait. 5.2.6. Masing-masing unit kerja bertanggung jawab untuk melakukan tindak lanjut yang disepakati dan memastikan tindak lanjut dilakukan secara efektif. 6. Dokumentasi 6.1.Laporan Hasil Analisa
Edisi
:1

Prosefdur Mutu Iso

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Prosefdur Mutu Iso

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SMK NEGERI 3 BANJARMASIN Jl. Pramuka No. 52 Banjarmasin 70238 Telp/fax : 0511-3257477 E-mail : smenda@plasa.

Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007

Disahkan oleh : K e p a l a, Drs. Johnny Manurung,MM.

Kode Doc : PPE-01 Halaman 4 dari 17 halaman

Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007

Disahkan oleh : K e p a l a, Drs. Johnny Manurung,MM.

Kode Doc : PPE-01 Halaman 6 dari 17 halaman

Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007

Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007

Disahkan oleh : K e p a l a, Drs. Johnny Manurung,MM.

Kode Doc : PPE-01 Halaman 8 dari 17 halaman

Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007

Disahkan oleh : K e p a l a, Drs. Johnny Manurung,MM.

Kode Doc : PPE-01 Halaman 9 dari 17 halaman

Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007

Disahkan oleh : K e p a l a, Drs. Johnny Manurung,MM.

Kode Doc : PPE-01 Halaman 11 dari 17 halaman

Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007

Disahkan oleh : K e p a l a, Drs. Johnny Manurung,MM.

Kode Doc : PPE-01 Halaman 13 dari 17 halaman

Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007

Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007

Disahkan oleh : K e p a l a, Drs. Johnny Manurung,MM.

Kode Doc : PPE-01 Halaman 15 dari 17 halaman

Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007

Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007

Disahkan oleh : K e p a l a, Drs. Johnny Manurung,MM.

Kode Doc : PPE-01 Halaman 17 dari 17 halaman

Revisi ke : 1 Tanggal : 20-09-2007

Anda mungkin juga menyukai