Anda di halaman 1dari 9

1.

Sistem dan Prosedur Rekrutmen dan Pelatihan Asisten

1.1. Ruang Lingkup a) b) Rekrutmen calon asisten. Pelatihan asisten.

1.2. Kebijakan a) Pengajuan proposal kegiatan dan izin penggunaan ruangan selambat-lambatnya 1 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan. b) Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan, Laporan Realisasi Anggaran, dan dokumen pendukungnya selambat-lambatnya 1 minggu setelah kegiatan dilaksanakan. c) Bukti transaksi yang dilampirkan dalam Laporan Realisasi Anggaran adalah bukti yang asli dan ada rekapan bukti yang telah di fotokopi.

1.3. Dokumen a) b) c) d) e) Surat Izin Kegiatan Rekrutmen calon asisten dan Pelatihan asisten. Proposal Kegiatan Rekrutmen calon asisten dan Pelatihan asisten. Daftar Hadir Peserta. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan. Laporan Realisasi Anggaran.

1.4. Aspek Pengendalian Internal a) Kegiatan dilaksanakan setelah mendapat persetujuan oleh pihak yang berwenang (authorization). b) Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan harus diarsip dengan baik (documentation). c) Sebelum disetujui, harus dilakukan pengujian atas akurasi dan kelengkapan dokumen pendukung (internal verification).

1.5. Prosedur Prosedur Pengajuan Proposal Kegiatan NO. PROSEDUR PENANGGUNG JAWAB 1. Membuat Surat Izin Kegiatan dan Proposal Kegiatan. Menandatangani dan selanjutnya mengajukan ke Ketua Program Studi untuk otorisasi 2. Memeriksa isi dokumen serta menandatangani untuk kemudian diajukan ke Pembantu Dekan II dan Bagian Umum dan Perlengkapan oleh Asisten Ketua Program Studi Proposal Kegiatan Asisten Surat Izin Kegiatan Proposal Kegiatan DOKUMEN

3.

Memeriksa dan memberikan persetujuan dengan menandatangani usulan anggaran yang terdapat dalam proposal kegiatan, dan kemudian diberikan kepada bagian keuangan fakultas

Pembantu Dekan II

Proposal Kegiatan

4.

Memeriksa dan memberikan persetujuan dengan menandatangani Surat Izin Kegiatan

Bagian Umum dan Perlengkapan Fakultas

Surat Izin Kegiatan

5.

Memberikan persetujuan dan membuatkan dokumen serah terima uang

Bagian Keuangan Fakultas

Dokumen serah terima uang

Prosedur Pelaporan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan NO. PROSEDUR PENANGGUNG JAWAB 1. Membuat Laporan Pertanggungjawaban kegiatan Asisten Laporan Pertanggungjawab an DOKUMEN

Membuat Laporan Realisasi Anggaran kegiatan

Laporan Realisasi Anggaran Daftar Hadir Peserta

Melampirkan LRA kegiatan dan Daftar Hadir Peserta pada LPJ

Menyerahkan semua dokumen ke bagian keaungan fakultas dan kopiannya ke Ketua Program Studi

2.

Menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen

Bagian Keuangan Fakultas dan Ketua Program Studi

Laporan Pertanggungjawab an Laporan Realisasi Anggaran Daftar Hadir Peserta

3.

Mengisi dokumen serah terima LPJ disaksikan oleh Bagian Keuangan Fakultas

Asisten

dokumen serah terima LPJ

1.6. Flowchart
Sistem dan Prosedur Rekrutmen dan Pelatihan Asisten

Asisten

Ketua Program Studi


Proposal Kegiatan Surat Izin Kegiatan

Pembantu Dekan 2

Bagian Keuangan Fakultas


Proposal Kegiatan

Bagian Umum dan Perlengkapan


B

Mulai

Membuat Surat Izin Kegiatan dan Proposal Kegiatan


Ditandatangani asisten

Proposal Kegiatan Memberikan persetujuan dan membuatkan dokumen serah terima uang
Ditandatangani ketua prodi

Surat Izin Kegiatan

Memeriksa dan menandatangani

Proposal Kegiatan Surat Izin Kegiatan


Diarsip berdasar kebutuhan asisten bersangkutan

Memeriksa dan menandatangani

Proposal Kegiatan Surat Izin Kegiatan Proposal Kegiatan D


Ditandatangani pembantu dekan 2

Dokumen Serah Terima Uang

Memeriksa dan menandatangani

Surat Izin Kegiatan C

A Dokumen Serah Terima Uang D

B D

Ditandatangani bagian umum dan perlengkapan

Surat Izin Kegiatan

Ditandatangani bagian umum dan perlengkapan

Pelaksanaan kegiatan
Setelah itu membuat LPj, LRA, melampirkan daftar hadir

Sistem dan Prosedur Rekrutmen dan Pelatihan Asisten

Asisten

Ketua Program Studi

Pembantu Dekan 2

Bagian Keuangan Fakultas


E

Bagian Umum dan Perlengkapan

Kopian LPJ LPJ LRA Daftar Hadir Peserta Kopian LRA Kopian Daftar Hadir Peserta E

LPJ LRA Daftar Hadir Peserta

Membuat kopian

Diarsip berdasar kebutuhan asisten bersangkutan

Membuat dokumen serah terima LPJ

D Kopian LPJ Kopian LRA Kopian Daftar Hadir Peserta

Dokumen Serah Terima LPJ

Dokumen Serah Terima LPJ

Selesai

1.7. Format Dokumen a) Surat Izin Kegiatan 1) 2) 3) 4) 5) b) Tujuan Kegiatan Nama Kegiatan Target Peserta Waktu dan Tempat Kegiatan Lembar Pengesahan

Proposal Kegiatan 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) Cover Latar Belakang Tujuan Kegiatan Nama Kegiatan Target Peserta Waktu dan Tempat Kegiatan Susunan Acara Rencana Anggaran Penutup Lembar Pengesahan

c)

Laporan Pertanggungjawaban 1) 2) 3) Cover Tujuan Kegiatan Nama Kegiatan

4) 5) 6) 7) 8)

Waktu dan Tempat Pelaksanaan Susunan Acara Terlaksana Penutup Lembar Pengesahan Lampiran: - Laporan Realisasi Anggaran - Daftar Hadir Peserta

d)

Laporan Realisasi Anggaran Laporan Realisasi Anggaran Kegiatan Pelatihan Pemrograman Visual C# Asisten Sistem Informasi Akuntansi Tanggal 20 Juni 2010 Keterangan

No

Uraian

Realisasi **

Penerimaan : Total Penerimaan (.) (.) Dst.. Dst. Rp. Xxxxxx Rp. Xxxxxx Rp. Xxxxxx

Pengeluaran : Total Pengeluaran (.) (.) Dst.. Dst. Rp. Xxxxxx Rp. Xxxxxx Rp. Xxxxxx

Surplus/Defisit anggaran

Rp. Xxxxxx

e)

Daftar Hadir Peserta Daftar Hadir Peserta Kegiatan Pelatihan Pemrograman Visual C# Asisten Sistem Informasi Akuntansi Tanggal 20 Juni 2010

No 1

NPM 120XXXXXX

Nama XXXXX

Tanda Tangan

dst..