Anda di halaman 1dari 13

RANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK CICIK

A. Pendahuluan Rumah sakit merupakan instansi yang memiliki karakteristik dan fungsi yang multikompleks. Dilihat dari segi karakteristiknya tersebut, rumah sakit merupakan organisasi yang padat modal, padat teknologi, padat sistem dan prosedur, padat profesi, padat resiko, padat error, padat mutu dan padat masalah sosial. Sedangkan dari segi fungsi, rumah sakit menaungi begitu banyak fungsi, di dalamnya terdapat fungsi pengobatan/penyembuhan, fungsi hotel, fungsi restoran, fungsi pendidikan, fungsi sosial dan sekaligus sebagian memiliki fungsi pencari profit. Sejalan dengan kemajuan dan perkembangan ilmu serta teknologi kesehatan, rumah sakit telah berkembang dari suatu lembaga kemanusiaan, keagamaan dan sosial yang murni, menjadi suatu lembaga yang mengarah dan lebih berorientasi pada bisnis dengan tujuan untuk mencari laba (profit). Semakin berkembang suatu rumah sakit, maka tingkat aktivitas yang dilakukannya pun akan semakin meningkat, sehingga informasi yang memadai menjadi suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindari. Informasi yang dimaksudkan disini bukan hanya informasi yang berkaitan dengan kegiatan medis namun juga informasi akuntansi yang berkaitan dengan transaksi keuangan yang merupakan salah satu ujung tombak keberlangsungan hidup rumah sakit tersebut. Agar berkualitas dan dapat digunakan dalam pengambilan keputusan, maka informasi yang tersedia itu harus dapat dipahami, relevan, handal dan berdaya banding. Untuk mencapai kualitas informasi yang diinginkan tersebut, maka penyediaan informasi ini harus dipagari dengan sistem pengendalian internal yang memadai. Sistem pengendalian internal merupakan semua rencana organisasional, metode dan pengukuran yang dipilih oleh suatu kegiatan usaha untuk mengamankan harta kekayaannya, mengecek keakuratan dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah ditetapkan. Sistem pengendalian internal saat ini merupakan suatu keharusan yang harus dimiliki oleh setiap organisasi termasuk rumah sakit. Selain untuk memastikan bahwa informasi akuntansi yang dihasilkan adalah informasi yang handal, relevan, dan berdaya banding, sistem pengendalian internal sangat diperlukan untuk pengembangan sumber daya yang efektif dan efisien,

menghindari terjadinya penggelapan, persekongkolan, pencurian tehadap asset rumah sakit yang akan menimbulkan kerugian bagi rumah sakit. Pengendalian internal ini penting karena rumah sakit suka tidak suka menghadapi banyak ancaman yang bisa mengganggu tercapainya tujuan sistem informasi akuntansi rumah sakit. Oleh karena itu dibutuhkan kemampuan seorang manajer untuk menjaga kekayaan rumah sakit, mengecek ketelitian, dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen yang merupakan tujuan dari sitem pengendalian internal itu sendiri. Demikian pentingnya sistem pengendalian internal dalam suatu organisasi termasuk rumah sakit, maka penulis bermaksud untuk mengusulkan rancangan sistem pengendalian internal yang memadai untuk Rumah Sakit Ibu Dan Anak Cicik. Hal ini dimaksudkan agar proses bisnis internal rumah sakit dikendalikan dengan baik sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

B. Kajian Teori 1. Sistem Pengendalian Internal Baik buruknya suatu perusahaan tergantung dari sistem yang diterapakan pada perusahaan tersebut. Sistem menjadi tiang utama yang akan menggerakan perusahaan dalam pelaksanaan proses bisnisnya sehari-hari, dan dengan sendirinya dia akan membentuk pencitraan terhadap perusahaan itu sendiri. Suatu sistem dapat dikatakan baik ketika sistem tersebut dapat mempermudah pelaksanaan proses bisnis internal perusahaan dan dapat menyediakan informasi-inforrmasi yang akurat dan handal untuk digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem pengendalian internal merupakan ujung tombak keberlangsungan hidup suatu usaha. Sistem pengendalian internal (selanjutnya disebut SPI) ini terdiri atas kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen kepastian yang layak bahwa perusahaan telah mencapai tujuan dan sasarannya. Kebijakan dan prosedur ini sering disebut pengendalaian, dan secara kolektif membentuk pengendalian internal entitas tersebut (Arens, 2006).

Pada dasarnya sistem pengendalian internal ini dirumuskan dengan tujuan sebagai berikut: a. Agar laporan keuangan yang disusun disajikan secara wajar dan handal (dapat dipercaya). Suatu laporan keuangan dikatakan handal apabila: Disusun berdasarkan standar yang berlaku umum Konsistensi dalam penggunaan metode Terbebas dar kesalahan yang material

b. Agar kekayaan perusahaan aman. Aman disini dapat diartikan bahwa asset perusahaan tersebut tidak disalah gunakan dan secara fisik asaet tersebut juga aman. c. Agar aparat perusahaan patuh terhadap peraturan yang berlaku. d. Agar tercapainya efisiensi dan efektivitas serta ekonomis. Keempat hal diatas menunjukkan betapa pentingnya penyusunan dan penerapan sistem pengendalian internal yang baik dalam suatu entitas. Untuk merancang SPI tersebut ada 5 komponen penting dalam SPI yang harus diketahui oleh manajemen, yaitu: a. Lingkungan pengendalian, hal ini terdiri atas: Integritas dan nilai etika Komitmen dan kompetensi Filosofis manajemen dan gaya operasi Struktur organisasi Penerapan otoritas dan pertanggungjawaban Kebijakan dan prosedur SDM

b. Penilaian resiko, tediri atas: c. Perumusan tujuan secara keseluruhan Perumusan tujua instansi pada tingkat kegiatan Indentifikasi resiko Mengelola resiko

Aktivitas Pengendalian, terdiri atas: Review pencapaian kinerja utama instansi oleh jajaran pimpinan instansi yang bersangkutan Pembimbingan SDM untuk mencapai hasil yang diharapkan

Pemrosesan informasi Pengendalian fisik asset rawan untuk menjaga dan mengamankan asset tersebut Penetapan dan pemantauan indicator dan ukuran kinerja Pemisahan tugas dan tanggung jawab penting diantara pegawai yang berbeda untuk mengurangi kesalahan, pemborosan dan kecurangan.

Pelaksanaan transaksi dan kejadian penting lainnya diklasifikasikan secara layak. Pembatasan akses dan pertanggungjawaban atas penyimpangan ditetapkan Pengendalian interen dan semua transaksi dan kejadian penting lainnya

didokumetasikan dengan jelas. d. Informasi dan komunikasi Informasi komunikasi

e. Pemantauan (Monitoring) Onitoring kegiatan yang sedang berjalan Evaluasi yang terpisah Tindak lanjut atas temuan-temuan audit. Dari kelima komponen tersebut, yang menjadi fokus saya dalam tahap perancangan sistem ini adalah komponen ketiga, yaitu aktivitas pengendalian. Aktivitas pengendalian ini atau yang biasa disebut control activity, merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil untuk menangani resiko guna mencapai tujuan entitas. : Aktivitas pengendalian yang terkait dengan pelaporan keuangan antara lain meliputi: a. Desain dokumen yang baik dan bernomor urut tercetak. Desain dokumen yang baik adalah desain desain dokumen yang sederhana sehingga meminimalkan kemungkinan kesalahan mengisi. Dokumen juga harus memuat tempat untuk tanda tangan bagi mereka yang berwenang untuk mengotorisasi transaksi. Dokumen perlu bernomor urut tercetak sebagai wujud pertanggung jawaban penggunaan dokumen.

b. Pemisahan tugas yang memadai Terdapat tiga pekerjaan yang harus dipisahkan agar karyawan tidak memiliki peluang untuk mencuri harta perusahaandan memalsukan catatan akuntansi. Ketigapekerjaan tersebut antara lain:

Fungsi penyimpana harta. Contoh penyimpanan harta yang dimaksud disini adalah pemegang kas, pemegang persediaan yang berwenang untuk mengisi buku pengeluaran kas, dan orang yang berwenang untuk menyetorkan kas ke bank.

Fungsi pencatatan. Fungsi pencatat ini meliputi kegiatan untuk menyiapkan dokumen transaksi, mencatat ke dalam jurnal dan buku besar, mebuat rekonsiliasi, dan menyusun laporan.

Fungsi otorisasi transaksi bisnis. Fungsi otorisasi diwujudkan dalam bentuk tanda tangan dalam dokumen sebagai tindakan untuk memulai sebuah transaksi. Misalnya, kepala bagian pembelian memiliki otorisasi untuk memulai transaksi pembelian. Dengan demikian, surat order pembelian yang sah harus ditandatangani oleh kepala bagian pembelian.

c. Otorisasi yang memadai atas setiap transaksi binis yang terjadi. Otorisasi merupakan pemberian wewenang dari manajer kepada bawahannya utnuk melakukan aktivitas atau untuk mrengambil keputusan tertentu. Misalnya, manajer member wewenang kepda kasir untuk menerima uang darikonsumen. Otorisasi ini diwujudkan dalam bentuk tanda tangan atau paraf dalam dokumen transaksi. Adakalanya perusahaan menetapkan otorisasi yang bertingkat, misalnya untuk pengeluaran kas kurang dari satu juta harus dilakukan dengan tanda tangan kepala bagian. Sedangkan untu pengeluaran diatas satu juta, harus dengan otorisasi dari manajer puncak. d. Mengamankan harta dan catatan perusahaan. Harta perusahaan ini meliputi kas, persediaan, peralatan dan bahkan data dan informasi perusahaan. Yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengamankan harta dan iformasi tersebut, antara lain: Menciptakan pengawasan yang memadai Memastikan catatan harta yang akurat Membatasi akses fisik terhadap harta (seperti penggunaan register kas, kotak brankas, dsb).

Menjaga catatan dan dokumen dengan penyimpan catatan dan dokumen dalam lemari yang terkunci, serta dengan membuat backup yang memadai.

Pembatasan akses terhadap ruang computer dan terhadap file perusahaan.

e. Menciptakan adanya pengecekan independen atas pekerjaan karyawan lain Beragam aktivitas untuk pengecekan independen antara lain meliputi: Rekonsiliasi dua catatan yang dihasilkan oleh dua pihak yang independen. Contoh, rekonsiliasi antara catatan mutasi bank yang dibuat oleh akuntan perusahaan dengan laporan bank yang dibuat oleh pihak bank. Membandingkan catatan dengan actual fisik. Misalnya, perusahaan dapat membandingkan antara catatan persediaan dengan saldo persediaan yang benar-benar ada. Prinsip double entry booeeping. Prinsip bahwa total debet akan sama dengan krdit merupakan salah satu sarana pengecekan. Review independen. Sebagai contoh, bagian utang menyiapkan bukti kas ke luar. Dalam bukti kas keluar tersebut, tertulis bahwa total utang yang harus dibayar kepada pemasok X senilai Rp. 12.300.000,-. Bukti kas keluar tersebut dilampiri 3 faktur dari pemasok. Sebelum manajer keuangan menandatangani cek senilai Rp. 12.300.000,- , sebaiknya mengecek terlebih dahulu bahwa total faktur dari pemasok memang Rp. 12.300.000, dan memastikan bahwa selain ada faktur dari pemasok , juga terlampir bukti penerimaan barang.

2. Review Sistem yang Sedang Berjalan Secara umum gambaran dari siklus akuntansi itu dapat dilihat pada gambara berikut:

Menganalisis transaksi keuangan unit usaha dan memeriksa dokumen-dokumen yang ada

10

Menganalis laporan keuangan

Menjurnal transaksi

Menyiapkan neraca saldo setelah penutupan

Memposting akun ke buku besar

Menjurnal dan memposting penutupan

menyiapkan neraca saldo

Menyiapkan keuangan

laporan

Menjurnal memposting penyesuaian

dan

Menyiapkan neraca setelah penyesuaian

saldo

Salah satu tujuan Sistem Pengendalian Internal adalah memastikan apakah siklus tersebut ditelah berjalan dengan benar, sehingga dapat menjamin bahwa informasi keuangan yang dihasilkan dapat dipercaya sehingga bisa bermanfaat dalam pengambilan keputusan. Silus tersebut akan berjalan dengan benar jika didukung dengan sistem informasi akuntansi yang baik, yang sesuai dengan kaidah-kaidah yang dianjurkan dalam SPI. Berikut ini meurpakan beberapa review penulis mengenai sistem informasi akuntansi yang sedang berjalan pada Rumah Sakit Ibu dan Anak Cicik saat ini.

a. Pemisahan tugas yang memadai belum tercapai denga semestinya b. Masih banyak SOP yang belum jelas, dan jika pun sudah ada SOP nya, terkadang mash belum dijalankan dengan benar. c. Ketetapan prosedur yang terkadang berubah-rubah sehingga membingungkan karyawan. d. Pencatatan yang kurang memadai sehingga dicemaskan dapat menimbukan kekeliruan. e. Pengarsipan dokumen-dokumen yang menjadi sumber utama pencatatan akuntansi masih banyak yang belum rapi. f. Belum adanya praktek sistem pengendalian keuangan internal yang menjadi pertanda dipercayanya data keuangan tahun berjalan. g. Belum tersedianya data keuangan yang lengkap menyangkut operasi perusahaan menurut kegiatan atau jasa yng disediakan oleh rumah sakit. h. Belum terciptanya sistem akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan rumah sakit i. Belum adanya klasifikasi khusus pos-pos laporan laba rugi yang akan mengarahkan ke perlaporan analisis perhitungan biaya perunit. j. Praktek keuangan yang sedang berjalan masih jauh dari syarat untuk dapat diaudit

C. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi RSIA Cicik dengan menerapkan Prinsip SPI Coso Berdasarkan berbagai permasalahan diatas, maka penulis mencoba untuk merancang sistem pencatatan dan prosedur akuntansi yang memadai untuk dapat mendukung terlaksananya siklus akuntansi yang benar sehingga dapat menghasilkan laporan keuangan yang handal sebagai alat utama yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan.

Secara garis besar siklus akuntansi yang digambarkan diatas dapat kita bagi menjadi beberapaka siklus lebih kecil yang dapat membantu kita dalam pengelompokan transaksi dan pencatatan. Siklus-siklus tersebut antara lain: a. Siklus Pendapatan dan Penagihan Secara garis besar pendapatan Rumah Sakit Ibu dan Anak Cicik dapat dikelompokan menjadi: Pendapatan rawat inap. Pendapatan ini berasal dari pasien yang menjalani perawatan selama beberapa hari di RSIA Cicik. Untuk pasien rawat inap ini ada tiga jenis pasien yang dilayani: Pasien rumah sakit, yaitu pasien yang datang sendiri untuk mendapatakan perawata di rumah sakit.njualan Pasien kiriman bidan, merupakan pasien yang diantarkan oleh bidan ke rumah sakit untuk mendapatkan perawatan lebih lanjut. Pasien tanggungan Asuransi atau perusahaan, merupakan pasien yang datang sendiri untuk mendapatakan perawatan di rumah sakit, namun biaya atas perawatan yang dijalaninya ditaggung oleh pihak asuransi ataupun perusahaan tempat dia bekerja. Pendapatan rawat jalan Merupakan pendapatan yang berasal dari jasa perawatan pasien rawat jalan. Pendapatan Apotik Meupakan pendapatan yang berasal dari penjualan obat-obatan dan alkes yang disediakan di Apotik. Pendapatan Laboratorium Merupakan pendapatan yang berasal dari tindakan yang diberikan kepada pasien oleh bagian laboratorium. Untuk pasien rawat jalan dan pasien rawat inap yang datang sendiri pemabayara tagihan biasanya dilakukan secara tunai. Namun untuk pasien tanggungan asuransi dan kiriman bidan sebgaian besar pembayaran tagihan dilakukan secara kredit. Berikut merupakan dokumen-dokumen dan pencatatan yang digunakan dalam siklus pendapatan pada RSIA Cicik saat ini, antara lain: Voucher rawat jalan

Resep dokter Faktur rawat jalan Buku rawat jalan Status pasien Faktur rawat inap Buku setoran

Adapun alur pelayanan atas pasien rawat jalan dan rawat inap ini adalah sebagai berikut:

Alur pelayanan pasien rawat jalan


Pasien datang Resepsionis pendataan pasien

Pasien Baru

Pasien lama/baru?

Pasien lama

Buatkan kartu Berobat dan statusnya

cek data pasien Perbaharui jika Ada perubahan Pemberian no. antrian

Pemberian Pelayanan ada apotik menyiapkan obat dan menetak faktur tagihan atas jasa pelayanan dan obat Ada resep? Tidak Apotik mencetak Faktur tagihan atas Jasa Pelayanan

Menyerahkan obat dan faktur Tsb ke pasien

Pasien membayar Di kasir

Alur Pelayanan Pasien Rawat Inap


Kasir menerima laporan Pasien pulang dari perawat Atau resepsionis

Perawat mengantarkan status Pasien yang akan pulang Ke kasir

kasir melakukan identifikasi atas status pasien apakah pasien RS, kiriman bidan atau tanggungan asuransi/perusahaan

menyiapkan billing atas biaya perawatan

mengkonfirmasi total tagihan pasien ke owner

di ACC

Perlu perbaikan

koreksi ulang dan siapkan billing yang benar

tagihkan kepada pasien Bidan atau Asuransi/perusahaan penjamin

evaluasi sistem Sistem rawat jalan Dokumen dan catatan yang digunakan pada siklus rawat jalan saat ini adalah voucher rawat jalan, resep dokter,faktur penjualan dan buku rawat jalan. Voucher rawat jalan yang berisi

informasi tentang tindakan yang diberikan terhadap pasien dan resep dokter merupakan sumber informasi utama yang digunakan oleh bagian apotik untuk membuat faktur penjualan, kedua dokumen ini hanya dibuat satu rangkap. Faktur penjualan dicetak 2 rangkap, yang asli diberikan kepada pasien dan salinannya diarsipkan oleh kasir. Faktur-faktur rawat jalan ini nantinya akan direkap didalam buku rawat jalan. Ada beberapa kelemahan yang dari sistem yang sedang berjalan ini, antara lain: Vocher rawat jalan hanya dibuat satu rangkap, sehingga dapat dipastikan bahwa catatan atas jasa yang diberikan hanya ada pada bagian administrasi (kasir). Hal ini sangat beresiko, karena tidak ada catatan dari bagian lain yang dapat digunakan sebagai bandingan untuk memberikan keyakinan bahwa memang benar jumlah transaksi yang terjadi adalah sejumlah yang dicatat oleh kasir. Informasi yang tersedia di faktur rawat jalan yang dicetak oleh apotik dapat dikatakan belum memenuhi syarat sebuah dokumen yang baik. Informasi penting yang tidak terdapat pada faktur tersebut adalah jumlah item yang dijual dan nama kasir yang menerima pembayaran. tidak mencantumkan jumlah item yang dijual, berarti kita tidak memberikan informasi yang lengkap kepada pasien yang mana hal tersebut merupakan hak nya sebagai customer. Tidak terteranya nama kasir pada faktur juga merupakan suatu kelemahan, karena hal tersebut dapat menghilangkan tanggung jawab kasir sebagai penerima pembayaran. Seandainya terjadi kekeliruan dalam pembayaran atas transaksi tersebut, maka akan sulit untuk mengidentifikasi siapa yang akan bertanggung jawab. Buku rawat jalan yang digunakan untuk merekap transaksi yang terjadi setiap hari, masih belum dimaksimalkan. Karena sepengetahuan penulis, buku tersebut hanya digunakan untuk mencatat faktur-faktur yang telah dibayar dan berakhir sampai disitudan tidak ada pelaporan yang dilakukan atas pencatatan tersebut. Seharusnya pencatatan tersebut dapat digunakan sebagai crosscheck atas jumlah penerimaan kas dari rawat jalan.

Rancangan sistem yang disarankan: Sistem rawat inap

Evaluasi sistem yang sedag berlangsung

Sistem yang disarankan a. Siklus Pendapatan b. Siklus Pembelian c. Siklus Pengelolaan Kas d. Siklus Persediaan dan pergudangan e. Siklus Penggajian dan Pengupahan f. Pengelolaan Aktiva Tetap

D. Kesimpulan dan Saran