Eventos e Protocolo Escola Espinho

Escola Profissional de Espinho
Curso Profissional de Comunicao, Marketing, Relaes Pblicas e Publicidade
Ano letivo 2011/2012
Disciplina Tcnicas e Prticas de Comunicao e Relaes Pblicas
Mdulo 10 Tema: Eventos e Protocolo
Docente: Camila Guedes Carvalho
Relaes Pblicas Mdulo 10 Eventos e Protocolo [2011/2012]
Objetivos
Cada aluno deve ser capaz de: Adquirir as noes bsicas de protocolo; Compreender a importncia dos eventos para a organizao; Adquirir os saberes necessrios para a organizao de eventos; Planificar e desenvolver os diversos tipos de eventos.
Contedos Programticos:
O evento enquanto estratgia de comunicao relacional. Eventos internos e externos. Condutas protocolares.
Etiqueta na vida profissional.
Bibliografia
Allen, J.; Otoole, W.; Mcdonnell, I.; Harris, R., (2003). Organizao e Gesto de Eventos. Rio de Janeiro: Editora Campus Amaral, I. (2000). Imagem e Sucesso Guia de Protocolo para Empresas. Lisboa: Editorial Verbo. Black, C. ( 2006). Guia Prtico do Profissional de RP. Lisboa: Publicaes Europa Amrica. Block, D. e Brennan, L. (1999). Segredos da Etiqueta Empresarial, Lisboa: Publicaes Dom Quixote. Cabrero, J. e Cabrero, M. (2001). O Livro de Ouro das Relaes Pblicas. Porto: Porto Editora. Cunha, H. (1989). Regras do Cerimonial Portugus. Lisboa: Bertrand Editora. Fortin, J. (1996). O Livro das Boas Maneiras. Lisboa: Publicaes Europa-Amrica. Giacaglia, M. (2003). Organizao de Eventos: Teoria e Prtica, So Paulo:Thomson Learning. Gio, A. (1992). Etiqueta e Boas Maneiras Cortesia e Civilidade na Vida Moderna, Lisboa: Edies 70. Jnior, L. (2003). Marketing de Eventos: Como promover com sucesso eventos, festivais, convenes e exposies. So Paulo. Publicaes Atlas. Lozano, F. (2001). Manual Prtico de Relaes Pblicas. Lisboa: Livros do Brasil. Marchesi, M. (1994). O Livro do Protocolo. Lisboa: Editorial Presena. Robinson, D. (1999). Etiqueta na Vida Profissional. Lisboa: Pergaminho. Salema, I. (1996). Imagem Pessoal Imagem Empresarial. Lisboa:Texto Editora Seekings, D. (1993). Como organizar Conferncias e Reunies. Lisboa: Editorial Presena.
Webgrafia
Alta Autoridade para a Comunicao Social - www.aacs.pt Associao Portuguesa de Cincias da Comunicao www.sopcom.ubi.pt Associao Portuguesa de Comunicao de Empresa - www.apce.pt Bestreader www.bestreader.com/port/txcomofalarmelhor.htm Centro de Estudos de Comunicao e Linguagens - www.cecl.pt Comunicao e Linguagens www.ceci.com.pt IAPMEI www.iapmei.pt
Instituto da Comunicao social - www.ics.pt Instituto Superior de Comunicao Empresarial - www.iscem.pt Janela na Web Michael Michalko (especialista em inovao e criatividade) www.janelanaweb.com/crise/michalko.html Labcom Laboratrio de Comunicao, On-line - www.labcom.ubi.pt NR Consulting Empresa Especializada em Consultoria de Comunicao e R.P. www.nrconsulting.com Portal das Curiosidades - www.portaldascuriosidades.com/ Portugal Virtual - www.portugalvirtual.pt/0/4573dat1.html
ndice
ORGANIZAO DE EVENTOS .................................................................................................... 8 BENEFCIOS DA ORGANIZAO DE EVENTOS ........................................................................ 9 TIPO DE EVENTOS .................................................................................................................... 10 Tipos de eventos Feiras ....................................................................................................... 10 Tipos de eventos Convenes de Vendas ........................................................................... 11 Tipos de eventos Workshops ................................................................................................ 11 Tipos de eventos Congressos .............................................................................................. 12 Tipos de eventos Eventos sociais ........................................................................................ 12 Tipos de eventos Eventos desportivos ................................................................................. 13 Tipos de eventos Eventos culturais ...................................................................................... 13 COMO ORGANIZAR EVENTOS ................................................................................................. 13 PORQU? ............................................................................................................................... 13 O QU? ................................................................................................................................... 14 QUEM? .................................................................................................................................... 15 QUANDO? ............................................................................................................................... 15 ONDE? .................................................................................................................................... 16 1. Disposio da sala .......................................................................................................... 17 2. Audiovisuais .................................................................................................................... 19 3. reas de receo e exposies ...................................................................................... 19 4. Salas para grupos de trabalho ........................................................................................ 19 5. Alojamento e comida ....................................................................................................... 20 6. Segurana ....................................................................................................................... 20 LOCAIS A SELECIONAR ............................................................................................................ 21 Hoteis ...................................................................................................................................... 21 Centros de congressos ............................................................................................................ 21 Universidades .......................................................................................................................... 22 PROGRAMA E ORADORES ....................................................................................................... 22 Oradores ............................................................................................................................. 23 Mtodos de apresentao ................................................................................................... 23 Participao da assistncia ................................................................................................. 24
Intervalos............................................................................................................................. 24 Nmero de convidados ....................................................................................................... 24 O oramento ....................................................................................................................... 24 Divulgao .......................................................................................................................... 26 Convites .................................................................................................................................. 27 Convites Informais .............................................................................................................. 27 Documentao ........................................................................................................................ 27 Material de conferncia ....................................................................................................... 28 Mix de entretenimento ............................................................................................................. 29 O EVENTO .................................................................................................................................. 29 Catering ................................................................................................................................... 30 Decorao ............................................................................................................................... 30 Acolhimento e acompanhamento de visitantes ....................................................................... 31 Tipos de participantes em eventos .......................................................................................... 32 VIPs .................................................................................................................................... 32 Equipa de apoio a vips ....................................................................................................... 33 Participantes do evento ....................................................................................................... 33 Pessoas com deficincia ..................................................................................................... 34 Crianas e idosos................................................................................................................ 34 Acompanhantes .................................................................................................................. 34 INTRODUO AO PROTOCOLO ............................................................................................... 35 INDUMENTRIA.......................................................................................................................... 35 Indumentria: recees oficiais ............................................................................................... 35 Indumentria: relaes comerciais .......................................................................................... 36 PROTOCOLO .............................................................................................................................. 37 REGRAS DE APRESENTAES ............................................................................................... 38 CUMPRIMENTOS ....................................................................................................................... 38 O PROTOCOLO MESA DE REUNIES .................................................................................. 38 PRECEDNCIAS PROTOCOLARES .......................................................................................... 39 Distribuio de lugares mesa ............................................................................................... 39 Na mesa em jantares sociais de casais................................................................................... 40 RELAES SOCIAIS E COMPORTAMENTO EM PBLICO ..................................................... 41 Refeies e escolha de menus................................................................................................ 41
Correspondncia ..................................................................................................................... 41 PRECEDNCIA DE ESTADO ..................................................................................................... 42 Precedncia de chegadas e partidas de viaturas oficiais ........................................................ 42 Precedncia no interior dos carros nos cortejos e embarques ................................................ 42
ORGANIZAO DE EVENTOS
Uma sondagem realizada pela Spectrum Communications revela que as empresas quase sempre falham quando decidem elas prprias realizar os seus eventos. O principal problema a falta de tempo com que planeiam e organizao o acontecimento bem como a deficiente definio de objetivos. Assim sendo, bom de ver que estas coisas devem ser pensadas com tempo e entregues a quem as sabe fazer. Um evento um acontecimento que tem como caracterstica principal proporcionar uma ocasio favorvel ao encontro de pessoas,congregando-as em torno de um objetivo especfico que, simultaneamente, constitui o seu principal tema e justifica a sua realizao. Simplificadamente, um ato criativo que pretende contar algo a algum, causando impacto. Existem, atualmente, inmeras possibilidades e tipos de eventos, capazes de responder aos propsitos determinados pelo Anfitrio. De facto, os eventos tm assumido um papel de carto de visita das instituies, com um consequente aumento nas propore s e finalidades, que se repercutem na organizao, a qual por sua vez se tornou, tarefa trabalhosa, especializada e de grande responsabilidade. As improvisaes de ltima hora, com a incumbncia da organizao atribuda a pessoas sem preparao especfica, podem comprometer no s o evento em si como tambm a imagem da Empresa, naturalmente transformando o investimento realizado em desperdcio de recursos materiais e humanos. A evoluo verificada, quer na quantidade quer na diversidade, tem ocorrido intensamente num mercado marcado pela concorrncia e pela crescente influncia da opinio pblica sobre o comportamento Empresarial. Dos benefcios trazidos pelos eventos, destacam-se:
BENEFCIOS DA ORGANIZAO DE EVENTOS

Estreitamento das relaes com clientes, possibilitando a interao destes com os profissionais da Empresa; Apresentao de trabalhos realizados pela Empresa; Obteno de informaes sobre o mercado e a concorrncia; Atualizao profissional quanto a tcnicas ou s novas tendncias tecnolgicas e comerciais; Alavancagem da imagem institucional; Estabelecimento de novos contactos comerciais; Lanamento de um novo produto. Outra razo a considerar reside no facto de que um evento menos dispendioso do que outras formas de comunicao (como a publicidade, por exemplo) e possui caractersticas que se coadunam com uma nova filosofia de marketing, baseada numa comunicao mais pessoal, na qual prevalece o dilogo sobre o monlogo (mensagem). Apesar da enorme diversidade de tipos de eventos Empresariais, existem traos comuns no que concerne o seu planeamento e, ao planear: - Obtemos agilidade no desempenho ganhamos tempo; - Melhoramos a eficincia na execuo das tarefas; - Evitamos o desperdcio; - Tomamos medidas para minimizar imprevistos e, caso surjam, para facilitar a sua resoluo. - Para que a instituio leve a cabo um evento de sucesso, os objetivos devem ser estabelecidos com clareza e acuidade e, seja qual for a dimenso do evento e a sua natureza, para se alcanar plenamente os objetivos propostos necessrio perceber que o acontecimento uma forma de comunicao dirigida, ou seja, uma forma atravs da qual a Empresa transmitir uma informao orientada para um pblico homogneo e identificado. Cada evento que a instituio organize dirige-se a um segmento que requer uma mensagem, uma formatao e uma linguagem adequada e especfica. O planeamento fundamental para definir o rumo de qualquer evento, na medida em que permite uma anteviso das vrias fases que o compem.
TIPO DE EVENTOS
Tipos de eventos Feiras

As Feiras so eventos direcionados para segmentos especficos de pblico. A durao varivel. So, normalmente, organizadas por empresas especializadas e realizam-se em pavilhes prprios para exposies. Uma vez que as feiras possuem organizao prpria, a escolha da data, do local e do tipo de divulgao fica a cargo dos elementos que a integram. As feiras podem atrair um grande nmero de visitantes a um nico local, possibilitando a apresentao dos produtos ou servios de uma empresa de forma apelativa. Para alm da exposio de produtos ou servios, o expositor pode concretizar outros objetivos como: Contactar diretamente com atuais e potenciais clientes e conhecer as suas reais necessidades; Criar base de dados de clientes uma vez que possvel a recolha de informao juntos destes para contacto posterior; Recolher informao sobre a concorrncia; Lanar novos produtos uma vez que, de uma maneira geral, os clientes procuram as ltimas novidades nas feiras; Estabelecer parcerias comerciais. Para decidir se a empresa deve ou no participar numa feira deve analisar as seguintes informaes: Nmero e perfil de visitantes que estiveram presentes noutras edies Nmero e dimenso das empresas participantes Resultados quantitativos e qualitativos da feira como por exemplo, faturao total ou volume de vendas
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Tipos de eventos Convenes de Vendas

So eventos dirigidos s equipas comerciais e aos canais de distribuio da empresa, nos quais se incluem os revendedores, parceiros comerciais ou representantes em local, data e hora a definir pela empresa. Se esta possui uma grande equipa de vendas com um elevado nmero de canais de distribuio conveniente fazer-se uma conveno anual, no mnimo, de modo a reunir toda a equipa para discutir estratgias, resultados e outros assuntos relacionados com o negcio. Os principais objetivos da conveno de vendas so: Manter contacto direto com a Fora de Vendas incentivando a sua participao Estabelecer parmetros para definio de estratgias da empresa Motivar a equipa comercial Antecipar a apresentao de produtos
Tipos de eventos Workshops

Neste tipo de eventos, profissionais da mesma rea de negcio ou at da mesma empresa renem-se com o objetivo de solucionar um problema ou debater um tema que lhes apresentado. Para o desenvolvimento de um workshop so utilizadas vrias tcnicas sendo uma delas a experimentao, em que o problema apresentado ter de ser resolvido atravs de tentativas. Os objetivos destes eventos so: Desenvolver ou aperfeioar produtos Discutir temas relevantes para o futuro da empresa Solucionar problemas na empresa Formar colaboradores
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Tipos de eventos Congressos

Os congressos so eventos que renem profissionais da mesma rea de vrias empresas, para discutir temas de interesse comum tais como a situao do mercado, as tendncias, os novos conceitos. Trata-se de um evento bastante abrangente podendo, a ele, agregar-se outros acontecimentos como seminrios ou workshops que funcionam no mesmo local, sendo que a organizao pode ser entregue a uma empresa especializada em congressos. Estes eventos podem recorrer a patrocinadores para a sua execuo. Os principais objetivos de um congresso so: Conferir credibilidade empresa. Pela participao num congresso, esta demonstra que possui colaboradores com domnio tcnico sobre o tema o que traz prestgio no s ao profissional mas empresa. Trata-se, no fundo, de divulgao institucional credvel e sem custos. Dar a conhecer a empresa e os seus produtos ou servios. Detetar novas oportunidades que surjam no congresso, atravs de convidados estrangeiros, por exemplo. Acompanhar a concorrncia tomando como referncia as apresentaes feitas. Fazer prospeo uma vez que o congresso uma boa ocasio para estabelecer novos contactos.
Tipos de eventos Eventos sociais

Vrias empresas procuram cada vez mais um tipo de evento que quebre a formalidade inerente a outros eventos como os congressos e que esteja vocacionado para uma vertente humana e social e de lazer. Os principais objetivos dos eventos sociais so: Lanar produtos ou servios, uma vez que os eventos sociais tm maior poder de atrao sobre o pblico-alvo. Aproximar clientes e parceiros entre si uma vez que os eventos sociais demonstram que a empresa valoriza os seus parceiros. Atribuir prmios por resultados alcanados como forma de estreitar relaes.
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Tipos de eventos Eventos desportivos

tambm possvel organizar eventos desportivos com a participao dos convidados da empresa ou patrocinar algum evento j preparado.
Tipos de eventos Eventos culturais

Para impressionar clientes e parceiros possvel convid-los a participar num evento cultural que esteja em cartaz ou seja patrocinado pela empresa. Existem vrias possibilidades se realizao de eventos culturais: Concertos, peas ou filmes: um convite para um evento deste tipo ir trazer muitos benefcios para a imagem da empresa. Comemoraes em dias de festa tradicionais de calendrio: a empresa pode promover festas nos dias mais prximos dessas datas, oferecendo presentes ou brindes aos que comparecerem.
COMO ORGANIZAR EVENTOS

O primeiro passo ser a definio dos objetivos, conseguida pela resposta s seguintes questes: 1. PORQUE VAMOS REALIZAR ESTE EVENTO? 2. O QUE PRETENDEMOS ALCANAR? 3. QUEM DEVE ASSISTIR? 4. QUANDO SE DEVE REALIZAR? 5. ONDE SE DEVE REALIZAR?
PORQU?
A organizao de eventos absorve muito tempo e dinheiro durante o seu planeamento e depois na execuo. Por isso, contrariamente ao que acontece na maioria dos casos, necessrio pensar se ser realmente importante e indispensvel este acontecimento ou se pode ser substitudo por outra atividade: um folheto informativo, um vdeo de apresentao, etc. Por outro lado, ao pensarmos no evento (genericamente designado de reunio) h que ponderar os benefcios que estes podem originar.
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Antes de mais as reunies satisfazem necessidades sociais. As pessoas tm que sentir que fazem parte de uma organizao e a identidade de um grupo fomentada de imediato ao reunilas. Por exemplo, os vendedores de uma empresa esto, geralmente, geograficamente repartidos. Uma conferncia anual que os reuna ou um encontro especial para o lanamento de um produto pode revitalizar os vendedores e reanimar a sua crena na empresa a que pertencem. Assim, as reunies/convenes de vendas promovem a identidade do grupo e esprito de empresa. Para alm disso, podem tambm ganhar divulgao pblica. Ou seja, o lanamento bem organizado de um produto pode atrair a ateno dos meios de comunicao social e consequentemente do pblico. Finalmente, a transmisso das informaes no se limita s sesses formais. Pode ser muito mais amplo do que isso. As conversas informais enquanto se descansa e almoa podem demonstrar-se bastante valiosas. A deciso de realizar ou no a reunio prende-se no s com os custos financeiros mas tambm com o valor em termos humanos e intrnsecos.
O QU?
Esta questo tem a ver com a definio de objetivos e com a forma de os concretizar. Se a resposta questo anterior foi pensada, teremos a tarefa facilitada nesta fase. Qualquer reunio tem sempre um objetivo principal e outros complementares. Os objetivos devem ser redigidos de forma clara e concisa, preferencialmente com recurso a verbos ativos. Uma vez estabelecido o objetivo ou objetivos possvel decidir como o(s) concretizar. Os objetivos ajudam a decidir: tempo necessrio para a realizao dos trabalhos; informaes a transmitir aos delegados; programa; sesses formais e informais; apoios audiovisuais; demonstraes; exposies; local. Pode parecer prematuro focar todos estes aspetos mas s assim se podem comear a avaliar os custos com a antecedncia necessria.
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QUEM?
Quem deve assistir ao acontecimento? A deciso de quem assiste deve ser bem tomada uma vez que o nmero interfere com a escolha do espao. Por outro lado, pode interferir na deciso do alojamento, do programa social e programa de acompanhantes.
QUANDO?
Nem sempre fcil decidir quando se deve realizar o acontecimento. Alguns fatores so decisivos para esta escolha: Tempo de planeamento Quanto maior for o acontecimento, mas tempo demorar a planear e organizar. Por exemplo alguns acontecimentos internacionais demoram anos a serem organizados e pequenas conferncias podem ocupar entre 6 a 9 meses. fundamental ter sempre presente que tudo leva mais tempo do que o planeado e que se for necessrio apressar alguma coisa, cometem-se erros, a qualidade pode ser posta em causa e os custos aumentam de certeza. Procurar um local em cima da hora pode constituir um grave problema. Geralmente, os melhores locais so reservados com bastante antecedncia. Outros aspetos que afetam o tempo de programao so: seleo dos oradores; impresso de material; preparao de apoios audiovisuais; plano de marketing para acontecimentos pblicos.
Datas especficas A definio da data do acontecimento pode ser afetada por datas especficas que no podem ser alteradas.
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Nestes casos incluem-se: a disponibilidade dos participantes considerados cruciais para o bom desenvolvimento da reunio; a poca de frias; poca de Natal; disponibilidade de meios para demonstraes. Acontecimentos com a durao de um dia: H alguma mstica que envolve a deciso do dia da semana para a realizao de acontecimentos de um dia. Muitas pessoas limitam os seus acontecimentos s teras, quartas e quintas feiras, porque sexta esto muito prximos do fim de semana e as faltas podem ser em maior nmero, assim como a segunda parece ser um problema para alguns. Por estas razes , geralmente, mais fcil reservar bons espaos para segundas e sextas feiras.
ONDE?
Dada a complexidade da escolha do recinto, vai ser objeto de estudo em separado. No entanto, podemos desde j adiantar que esta escolha se prende com os objetivos estabelecidos. A escolha do recinto uma das funes mais importantes e mais difceis que se depara a um organizador de eventos. Se as primeiras impresses dos delegados forem negativas, todo o evento ganha a mesma impresso. Esta escolha prende-se, naturalmente, com o evento a realizar e obrigao do organizador certificar-se de que o local selecionado preenche as necessidades e expectativas dos participantes. A seleo do local de reunies , provavelmente, a funo para a qual o organizador inexperiente necessita de maior apoio. um exerccio difcil e demorado e por isso, importante que os preparativos comecem bem cedo com uma grande margem de tempo. Tal como na definio de objetivos h necessidade de responder a questes bsicas como: porqu? O qu? Quem? Quando?, tambm para a seleo do local haver que ter em considerao alguns aspetos: Consideraes Geogrficas Depende do tipo de ambiente que se pretende criar e tambm dos aspetos considerados prioritrios, como a facilidade de acesso e o baixo custo.
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A acessibilidade apresenta-se, de facto, como fator prioritrio, uma vez que pode ser o que provoca maiores problemas. O prprio tipo de acontecimento auxilia no problema da localizao geogrfica. Pode pretender-se um ambiente rural, para que os participantes possam desfrutar das paisagens e calma caractersticos, contrastando com o ambiente normal de trabalho e permitindo que se concentrem mais facilmente no programa. Por outro lado, podem escolher-se grandes cidades, no s pela acessibilidade mas tambm para que os participantes tirem partido de aspetos tursticos. Perante isto, coloca-se uma outra questo: qual dever ser a dimenso do recinto? Esta decidida em funo, no s do nmero de participantes (delegados e oradores), mas tambm do pessoal necessrio para o apoio ao acontecimento, bem como do respetivo programa. Estes aspetos encaminham-nos para outras especificaes fundamentais: 1. Disposio da sala 2. Audiovisuais 3. reas de receo e exposies 4. Salas para grupos de trabalho 5. Alojamento e comida 6. Segurana
1. Disposio da sala
A disposio dos lugares tem vrias opes: 1. Sala de aula 2. Sala do Conselho de Administrao 3. Em forma de U 4. Anfiteatro 5. Em forma de T 6. Em forma de V 7. Grupos pequenos sentados volta de mesas redondas ou retangulares (utilizado para os pequenos grupos de trabalho) De todas estas as mais utilizadas so as quatro primeiras.
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A disposio escolhida ditada pelo nmero de delegados e pelo tipo de acontecimento. Caractersticas principais das disposies utilizadas com mais frequncia: 1. Sala de aula Requer muito espao, mas permite aos delegados fazer apontamentos e espalhar papis. No adequado para um nmero elevado de participantes. 2.Sala do Conselho de Administrao Ideal para reunies que envolvam discusses e tomada de decises. Adequada para grupos at 30 pessoas. 3. Em forma de U Indicada para pequenas reunies de formao que envolvam discusso entre os delegados, ou onde seja necessria uma atmosfera mais restrita. 4. Anfiteatro Mais adequado quando o nmero de delegados elevado (a partir de 150). Como condio ideal os lugares devem estar fixados em filas ou em plano inclinado.
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** Mesas e cadeiras soltas no so recomendadas para estes nmeros; utilize anfiteatros com lugares em filas, providos de mobilirio que permita escrever. *** Considere a utilizao de um anfiteatro com lugares fixos para estes nmeros.
2. Audiovisuais
Esta preocupao importante, uma vez que so poucos os locais que esto, devidamente, equipados com os meios audiovisuais mais bsicos. Por meios audiovisuais entendem-se: retroprojetor, televiso, leitor de vdeo, leitor de udio, microfones, computador, entre outros.
3. reas de receo e exposies

Muitos acontecimentos empresariais envolvem mostras de equipamentos, painis, mapas, fotografias, devendo existir espao suficiente para que possam apresentar-se devidamente. Por outro lado, fundamental a existncia de espao de receo, de bar, bengaleiro, etc., pois so reas bastante valorizadas pelos participantes.
4. Salas para grupos de trabalho

Este tipo de acontecimento pode envolver a realizao separada de grupos de trabalho, para os quais so necessrias salas. Estes espaos devem ser solicitados previamente e a sua dimenso deve ser planeada com base na quantidade de pessoas que iro utiliz-las e tipo de lugares exigidos. Deve tambm ser especificado qualquer material especial que possa apresentar-se necessrio.
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5. Alojamento e comida
Estes dois aspetos esto relacionados com o padro e o estilo pretendidos , bem como com o oramento disponvel. Ao elaborar o plano, h que obter resposta s seguintes questes: Ser que os delegados partilharo os quartos? (no vulgar) Qual a proporo entre homens e mulheres? Estaro as esposas e os maridos presentes? Que tipo de refeies se pretende (volante, sentado, quentes, frias,...)? Onde e quando ser necessrio servir caf? Ser preciso um bar?
6. Segurana
Equipamentos valiosos ou assuntos confidenciais tratados no acontecimento devem ser objeto de proteo, exigncias que influenciam a escolha do local. Para alm das necessidades bsicas, o acontecimento requer instalaes de apoio, que conveniente proporcionar. Como exemplo temos: escritrios servios de secretariado sala de apoio com segurana para equipamento telefones traduo simultnea estacionamento para automveis. Nesta altura j esto reunidas as condies para que se comece a procurar o local que possua as caractersticas necessrias para a boa realizao do nosso evento. Se a empresa no possuir essas condies ser preciso procurar os melhores locais.
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LOCAIS A SELECIONAR
Hoteis
O primeiro recurso so geralmente os hotis. Apesar de, em alguns casos, possurem boas instalaes, sem sempre esto preparados para receber visitantes que no sejam hspedes. Por outro lado, podem no possuir as condies pretendidas para a realizao da sesso plenria e de sesses especializadas ou simplesmente exposies. Alguns hotis tm todas as condies para a realizao de qualquer evento: salas espaosas; salas de apoio; meios audiovisuais modernos; comida de elevada qualidade mas podem apresentar, ainda assim, impedimentos: salas claustrofbicas com tetos baixos e sem janelas; no tm possibilidade de colocao da plateia em planos inclinados,... O Relaes Pblicas dever estar ciente de todos os benefcios e desvantagens para decidir conscientemente se ser esta uma boa escolha.
Centros de congressos
Os Centros de Conferncias so uma realidade em crescente desenvolvimento no estrangeiro: possuem salas com capacidade para centenas de pessoas ou salas mais pequenas para reunies reduzidas. Para alm disso, esto equipadas com algumas das infraestruturas necessrias realizao de qualquer evento: restaurao, audiovisuais, espaos para exposies, receo, bengaleiro,... No entanto, no possuem alojamento integrado nem, por vezes, prximo. Neste sentido, so ideais para conferncias com a durao de apenas um dia ou com grande n. de participantes que fiquem alojados em diversos hotis. Por outro lado, mais frequente em Portugal, existem Centr os de Conferncias institucionais ou semiprivados, geralmente, pertencentes a associaes profissionais.
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Universidades
Outra opo podero ser as universidades. Possuem, geralmente, bons anfiteatros, modernos e equipados com apoios audiovisuais. Estes locais sero os ideais para a realizao de conferncias porque esto devidamente equipados, possuem lugares fixos e o ambiente acadmico pode ser o mais adequado. Existem, ainda, uma srie de outros locais especializados na organizao de eventos diversos: casas de campo, quintas, fundaes, entre outros. Feita uma primeira escolha, h que visitar o local ou locais selecionados e verificar, de acordo com a seguinte check list se preenche as nossas necessidades e expectativas.
PROGRAMA E ORADORES
O programa o meio pelo qual se concretizamos objetivos do acontecimento. Um programa que inclua tudo o que, teoricamente, ser necessrio para satisfazer os objetivos pode no conseguir concretiz-los se a apresentao e programao forem deficientes e os oradores inadequados. O contedo apenas uma parte do problema. A forma como a informao apresentada e organizada , igualmente, importante. A apresentao tem que captar a ateno de cada participante o maior tempo possvel (todo, preferencialmente). Por outro lado, a escolha dos oradores ir influenciar o sucesso ou insucesso da apresentao. O programa deve ser elaborado tendo em conta o ponto de vista dos delegados e no apenas o do Relaes Pblicas ou do Presidente do Conselho de Administrao. O delegado espera sentir-se confortvel, divertir-se, conhecer pessoas, aprender, discutir assuntos de interesse. Assim, na elaborao de um programa essencial comear por construir um plano, partindo dos temas e objetivos. Poder, desta forma, identificar os tpicos principais, bem como o n. e tipo de sesses precisas para cobrir o tema tratado. As necessidades de visitas, demonstraes ou exposies, comearo tambm a surgir. O agrupamento de delegados e os tipos de sesses so decis es importantes e podem distinguir-se, essencialmente, em sesses plenrias e sesses especializadas.
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A durao de cada sesso tem, obrigatoriamente, que ser includa no programa. As respostas s seguintes questes podem ajudar a programar as sesses: 1. Onde que este assunto se encaixa da melhor maneira no programa o que antecede e sucede? 2. Qual ser o nvel de interesse do pblico? 3. Qual a importncia do assunto para a organizao e para o pblico? 4. De que modo estar o pblico familiarizado com o tema? 5. Qual a atitude do pblico perante o assunto? 6. Ser melhor tratar o tema com todo o grupo ou com grupos pequenos? 7. Se tratar com grupos pequenos, estes devero ser homogneos ou heterogneos? 8. Que recursos sero necessrios para esta sesso? 9. necessrio expor equipamento ou amostras? 10. De que material audiovisual precisa? 11. Os participantes tero que se preparar para a sesso? 12. Ser prefervel incluir a sesso durante a manh ou durante a tarde?
Oradores
A seleo dos nossos oradores deve ser criteriosa. Nem sempre uma pessoa que possui elevados conhecimentos tcnicos ser a ideal para o nosso acontecimento, se no for um bom comunicador. Os oradores devem saber quais os objetivos do acontecimento; devem conhecer, pessoalmente, o local selecionado e recolher todas as suas necessidades. Por outro lado, devero tambm conhecer os restantes oradores e ser facultado um resumo das suas comunicaes para evitar sobreposies de temas. Nota: Para evitar surpresas, devemos ter sempre alguns nomes reservados que possam garantir alguma falha.
Mtodos de apresentao
A forma como ir ser feita a apresentao condiciona, tambm, o nosso programa. Temos 3 hipteses de apresentaes: Orador sem apoios o orador no recorre a qualquer apoio audiovisual. S deve ser utilizado por quem tenha uma capacidade de oratria bastante elevada uma vez que pode tronar a apresentao aborrecida.
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Orador com apoios visuais o orador recorre a apoios audiovisuais para sustentar e completar a sua apresentao. Demonstrao o orador recorre demonstrao de produtos, por exemplo, para completar a sua apresentao.
Participao da assistncia
Quando elaboramos o nosso programa devemos ter em conta a necessidade de criar espaos para que a assistncia possa intervir com perguntas, troca de experincias ou esclarecimentos.
Intervalos
Nos intervalos incluem-se, basicamente, as pausas para comer e beber. Nunca podemos esquecer que as horas das refeies e das pausas e o tipo de comida e bebida servidos determinam a disposio, prazer e conforto dos delegados.
Nmero de convidados
Na organizao de eventos devemos ter em ateno ao nmero de convidados para se poder proceder escolha do espao. O nmero de convidados nunca deve exceder a capacidade mxima de ocupao, do local pretendido. Caso isso acontea podemos estar a comprometer o sucesso do evento, pois a falta de espao pode ser um fator a apontar pelos convidados.
O oramento
Quando organizamos qualquer acontecimento temos q ue fazer um levantamento exaustivo de todos os custos. Para facilitar a tarefa e evitar esquecimentos, dividem-se os custos em duas partes: Custos fixos (dizem respeito ao seguinte) aluguer de instalaes; remunerao dos oradores e despesas de deslo cao (nem sempre os oradores so remunerados.); promoo do evento; remunerao do organizador; audiovisuais; aluguer de: mobilirio, plpito, luzes, et.; impresso de : comunicaes, programas, placas; exposio (estruturas)
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sinaltica e decorao; transportes; seguros. Custos variveis catering; alojamento; divertimentos; outros. Por outro lado, os eventos tm algumas fontes de rendimento que deveremos ter em conta quando elaboramos o nosso oramento. Estas fontes de rendimento so de uma maneira geral as seguintes: inscries de participantes; subsdios ou patrocnios; publicidade; venda de comunicaes; receitas das exposies. Ainda que, no final de todas as contas feitas, o nosso oramento esteja dentro dos p armetros definidos podemos e devemos sempre pensar em formas de economizar, como por exemplo: alargar o campo de escolhas (procurar espaos fora dos grandes centros urbanos e verificar se mesmo com as deslocaes poupamos); procurar pocas baixas (os preos vo ser, de certeza , mais baixos); aproveitar possveis sinergias (espaos que possuem salas e alojamento, por exemplo); escolher locais de fcil acesso; programar todos os servios; escolher criteriosamente a ementa (utilizar ingredientes da poca e vinhos mdios so algumas formas de poupana); incluir 10% a mais para despesas no planeadas; procurar fontes de receita.
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Divulgao
Nem todos os eventos carecem de divulgao pblica mas quando necessrio os meios mais utilizados so: Jornais Revistas Directmail Contacto pessoal Jornais Utilizados, preferencialmente, para promover conferncias a nvel nacional torna -se bastante dispendioso. Em alternativa, so utilizados para colocao de pequenos anncios para promoo de eventos mais pequenos: cursos de formao, workshops, etc. Podem, ainda, aproveitar-se os suplementos tcnicos dos jornais. Revistas As revistas especializadas e / ou profissionais permitem atingir um segmento de mercado especfico. So meios tambm dispendiosos mas segmentados e por isso mais eficazes. Direct mail Composto, geralmente, por circulares ou folhetos enviados por correio ou distribudos porta a porta. Contacto pessoal Caracteriza-se, essencialmente, pela divulgao de informaes junto dos meios de comunicao social (assessoria de imprensa). Nunca deve ser utilizada de forma individual porque no mais do que um contacto telefnico. Surtir bastante efeito se for combinado, por exemplo, com o envio de direct mail.
Existe, ainda, diverso material publicitrio (folhetos, flyers, brochuras) que ajudam a promover o evento se forem adequados ao nosso pblico.
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Convites
Os convites devem ser feitos com quinze dias de antecedncia, no mnimo, e devem ser respondidos com a mxima brevidade. O ideal seria que os convites fossemaceites ou recusados nas 48 horas seguintes sua receo. 1 designao de cargo da pessoa que convida em nome da empresa 2 o ttulo do convidado 3 qual o ato 4 o local, data e hora Os convites formais fazem-se sempre em carto de boa qualidade e impresso, indicando na primeira linha a designao do cargo da pessoa que representa a entidade que convida. O nome do convidado tambm deve ser precedido do seu ttulo. Se for tambm para os cnjuges utilizar o plural: V.Exas. O texto impresso pode variar e ser feito expressamente para determinada ocasio, sendo aceitvel no personalizar o convite, sobretudo se se tratar de um acontecimento de grandes dimenses para o qual vo ser enviados centenas de convites. Nesse caso, aparecer impresso no convite convida V. Exa. ou V.Exas. (se for extensivo aos cnjuges).
Convites Informais
Adequados a situaes menos cerimoniosas. Os convites informais podem ser feitos em papel de carta da empresa e u sam-se para as situaes menos cerimoniosas (apresentao de produtos, inaugurao de instalaes,). Mesmo num convite informal deve haver o cuidado de o personalizar.
Documentao
A documentao o elemento vital de qualquer acontecimento porque as sume o papel de compromissos.
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Qualquer documento escrito por ns servir para que sejamos julgados por outras pessoas que nem sequer conhecemos. A qualidade desse documento determina a essncia positiva ou negativa do julgamento. Inscrio (ao anterior ao acontecimento) A inscrio dos participantes ajuda a que tenhamos um registo exato de quem vai estar presente. Quando enviamos documentao ao convidado para que este se inscreva devemos incluir sempre a informao de quando e onde se realizar. Placas identificativas Estas placas so entregues aos participantes e devem obedecer a alguns princpios: O nome deve ser legvel As informaes devem ser exatas A placa deve ser durvel A placa deve ser de fcil colocao sem danificar a roupa Deve colocar-se o logotipo do promotor A placa deve ser de fcil manuseamento na receo Lista de participantes Pode ser fornecida a cada participante uma lista com informao acerca de todos os outros participantes. Deve ser o mais completa possvel e exata.
Material de conferncia
O material entregue aos participantes , geralmente, o que se apresenta de seguida: Capa ou pasta para documentos Papel para apontamentos Caneta ou lpis Programa Lista de delegados Planta do local Discurso dos oradores Material promocional
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Discurso dos oradores Estes documentos devem apresentar-se sob a forma de resumo e no de discurso literal do orador. Pode acontecer que no sejam entregues no incio do acontecimento por motivos diversos : confidencialidade, efeito surpresa Nesse caso, ter que ser estudada uma altura para o fazer sem perturbar o funcionamento normal do evento.
Mix de entretenimento
O Mix de Entretenimento compe toda a atividade de lazer, proporcionado ao consumidor. Ao serem selecionadas as atividades propostas para o evento, ter-se- que ter em ateno: o tipo de consumidores, quais as suas preferncias, quais os seus gostos e necessidades. necessrio estar alm das expectativas destes, satisfazendo todas as suas necessidades (principio de marketing).
O EVENTO
Depois de tanto tempo de preparao no se pode deixar que alguma coisa corra mal no prprio dia. No existem frmulas mgicas para o sucesso mas podem evitar-se as causas mais bvias de fracasso. Trabalho administrativo A receo dos delegados deve ser efetuada de forma eficaz (sem filas!); Se houver algum problema com um delegado este deve ser encaminhado para outra mesa; Deve montar-se um centro de informaes; O recurso sinaltica facilita o trabalho; Os VIPs devem ser recebidos numa rea reservada; Antes de cada sesso dever verificar se as salas, o funcionamento dos materiais e a limpeza. Pessoal de apoio
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Os acontecimentos podem envolver muitas pessoas pelo que necess rio o n. de pessoas suficiente para darem apoio. Estes podem ser contratados (com boa apresentao) ou da prpria empresa.
Catering
As refeies devem ser planeadas e adequadas a cada programa. tipo de comida geralmente, a oferta varia em nveis de luxo e preo, mas tambm podem ser desenvolvidas medida. No esquecer problemas como: religio, dietas ou estilos (vegetarianos). Mtodos de servir: Buffet prticos mas a ementa tem que ser adequada ao facto de se comer de p. Self service mais rpido do que o servio mesa mas mais difcil de controlar as doses. mesa refeies mais demoradas. A Ementa A Ementa deve ser pensada mediante a poca de realizao do evento, se vero, pratos mais frescos, se inverno, pratos mais quentes (exemplo). Nas refeies formais serve-se primeiro o prato de peixe e depois o de carne, a sobremesa antecedida de queijos e seguida de caf e licores. Muitas vezes, antes de se passar mesa, j foram servidos aperitivos que em vez de abrirem matam o apetite Na elaborao da ementa devem escolher-se pratos simples mas originais. Uma boa ideia dar um toque regional ementa, de acordo com o local em que a refeio for servida. Deve-se ter o cuidado de no servir carne de porco nem vinhos a visitantes de pases muulmanos, nem carne de vaca a hindus. Os aperitivos podem ser gin, whisky, Porto e Madeira (secos) e o inevitvel vermute. Como h muito quem no beba lcool, deve tambm servir-se sumos. A refeio pode ter um ou dois prato s antecedidos de uma entrada e seguidos de uma sobremesa (doce com fruta). Os queijos so um bom final de refeio, principalmente, se forem acompanhados por um bom Porto.
Decorao
A decorao do local do evento um ponto importante para a apreciao geral de todas as envolventes do evento. A decorao o conjunto de todos os elementos fsicos que conjugados
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entre si proporcionam um aspeto visual agradvel contribuindo para a sensao de bem-estar dos convidados dando maior nfase notoriedade pretendida. As flores usadas na decorao das mesas no devem ser muito altas que impeam a viso das pessoas que esto do outro lado da mesa. E no se devem usar flores muito perfumadas. A mesa deve refletir o bom gosto dos anfitries e, por isso, devem uti lizar-se materiais nobres e delicados. A disposio dos elementos na mesa feita conforme se demonstra na seguinte imagem:
Acolhimento e acompanhamento de visitantes

A receo de visitantes uma das formas mais correntes de Relaes Pblicas e um contacto muito importante pois, segundo a maneira como for recebido, assim o visitante formar uma opinio favorvel ou no da empresa. Deve ser-se educado e delicado. Ningum gosta de ser recebido por uma pessoa rspida. O local de atendimento de visitantes deve ser acolhedor, ter uma mesa, cadeiras confortveis, jornais, revistas, documentao sobre a atividade da empresa e cinzeiros (no caso de ser permitido fumar no interior da empresa). A decorao deve ser sbria e o ambiente acolhedor. Regra geral, quando um visitante se apresenta pela primeira vez, preciso saber quem e o que pretende. Deve-se, depois, procurar instalar o visitante confortavelmente at o poder encaminhar para a pessoa indicada. Se, no entanto, o visitante no puder ser recebido, deve
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procurar-se despedi-lo com diplomacia para que no fique com m impresso. Nunca se sabe se o visitante inoportuno hoje no ser crucial para a empresa amanh.
Tipos de participantes em eventos

A dimenso protocolar assume a condio de articular relaes entre o sistema organizacional e os participantes dos eventos. Podemos ento neste enquadramento seriar os participantes em seis diferentes tipos: o VIPs o Equipa de apoio do VIP o Participantes do evento o Pessoas com deficincia o Crianas e idosos o Acompanhantes VIPs
VIPs
todo o indivduo que, por motivo de ordem poltica, scio-cultural ou artstica, atingiu uma notoriedade que lhe garante o reconhecimento, e ao mesmo tempo, a exposio pblica. Quando se trata da organizao de eventos, podemos enquadrar os VIP em trs subsistemas: VIPs que se inscrevem no evento por iniciativa prpria; VIPs convidados, em virtude do relevo acadmico, cientfico, desportivo, etc. do seu currculo; VIPs convidados devido ao seu estatuto poltico. O processo protocolar de receo e acompanhamento de um VIP deve seguir as seguintes orientaes: Receo: Um VIP, por norma, dever ter uma comisso de receo sua espera, composta, no mnimo, por um elemento da organizao, ou de alguma outra pessoa por ela nomeado. O convidado VIP dever ser conduzido sala de antecmara da reunio ou, caso seja esperada alguma interveno, para a mesa de honra ou para a primeira fila da sala de trabalho. Por norma, aos convidados VIP s se entrega a pasta d o evento no incio da sesso, devendo-se tambm oferecer uma lembrana que ser entregue no fim da sesso.
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As questes de segurana tambm tm de ser consideradas, na eventualidade de se tratar de uma figura que possa estar sujeita a questes de segurana.
Equipa de apoio a vips

Em determinadas situaes, o VIP vem acompanhado por uma equipa de apoio, que deve ter tambm acesso a um conjunto de prticas protocolares. Esta comitiva muita vezes composta por outros membros igualmente creditados como VIP, mas tambm por assesores tcnicos e polticos e por elementos de segurana pessoal, aos quais deve ser disponibilizada facilidade de trabalho e de deslocao. A todos estes elementos creditados, deve ser disponibilizado: Um espao de trabalho devidamente equipado com meios de comunicao e de suporte de informao (terminais de computador, e-mail, Internet, telefones, fax, etc.); Deve tambm ser dada total garantia de deslocao e acessibilidade dentro do espao do Evento; No caso de existirem questes relacionadas com a segurana, os agentes de segurana dos VIPs devero ter total acesso infraestrutura para poderem avaliar potenciais riscos de Segurana e planear as medidas necessrias para combaterem os mesmos.
Participantes do evento
todo e qualquer indivduo que, por motivao prpria, procura participar num determinado evento quer assumindo um papel de carter ativo, envolvendo-se diretamente no processo participativo, por exemplo: numa conferncia, apresentando um artigo ou um poster; ou numa feira, como responsvel ou empregado num stand; ou assumindo um papel de carter mais passivo como delegado de uma conferncia ou visitante de uma exposio. O participante comum tem de cumprir um conjunto de pressupostos organizacionais qu e passam pela sua inscrio ou candidatura no evento ou, no caso de exposies, podendo apenas aparecer l no prprio dia. Do ponto de vista protocolar, a organizao dever preparar a pasta de participante, que dever incluir: 1. O programa do evento; 2. Um dstico identificativo e informativo; 3. Informao detalhada sobre: o evento (ex. no caso de conferncias, uma coletnea de resumos); programas sociais complementares;
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programas tursticos complementares. A receo deve ser feita no secretariado do evento, onde se verifica a inscrio e se entrega a pasta com documentao. Ao nvel do acompanhamento, deve haver pessoal especializado para garantir a melhor informao aos participantes.
Pessoas com deficincia

Na medida do possvel, as pessoas portadoras de deficincia devero poder participar plenamente no evento, tendo sempre em conta as limitaes da pessoa e as limitaes da infraestrutura onde se realizar o evento. Sugere-se que entre os funcionrios da organizao exista no processo de receo de eventos um elemento com as funes especficas de apoio a visitantes portadores de limitaes especficas. Tambm as infraestruturas devero estar habilitadas ao nvel arquitetnico (acessibilidades a palcos, plataformas, elevadores, casas de banho, etc.) de modo a no existirem situaes de inibio.
Crianas e idosos
Os grupos especiais devem ter um acesso e acompanhamento privilegiado no acesso aos eventos, sendo-lhes facilitada e atribuda prioridade no acesso, deslocaes internas e alojamento.
Acompanhantes
Os acompanhantes de pessoas com deficincia, idosos e crianas so tambm alvo de idnticas atenes.
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INTRODUO AO PROTOCOLO
Regras de Protocolo que no so mais do que uma ORIENTAO na sociedade e nas organizaes.
INDUMENTRIA
Indumentria: recees oficiais
caso algum verificar-se uma equidade de modos de estar e de comportamento social entre uma receo diplomtica e um jogo de futebol, pelo que o vesturio ter que ser adequado a cada uma das circunstncias. De algum modo, havendo o claro sentido de diferenciao, dever existir uma maior sobriedade em eventos com uma determinao mais clssica. Quando um traje especfico enunciado, deve seguir-se a seguinte indicao: 1. TRAJE INFORMAL Os convidados devero trajar um Fato de cor escura; 2. TRAJE CASUAL Os convidados podero trajar uma roupa mais cmoda; ex: um fato de cinza-escuro (com camisa branca, gravata formal e sapatos pretos de atacadores). 3. TRAJE DE PASSEIO deve ser interpretado como fato de sair, pelo que no se est a falar de cales, calas de ganga etc. 4. TRAJE DE GALA referente a acontecimentos de grande solenidade, smoking, casaca ou fraque para homem, e vestido ou saia comprida para senhora. Em cerimnias de Estado e em cerimnias diplomticas, sendo tambm sujeito a confirmao, os convidados devero, se pretenderem, apresentar-se tambm com condecoraes e/ou comendas, e vestir uma casaca. Casaca o traje de cerimnia por excelncia mas foi sendo substitudo pelo smoking e j s utilizado em bailes ou recees muito solenes, em honra de Reis ou chefes de Estado. Usado essencialmente noite, tambm o pode ser a qualquer hora do dia. Deve ser preto ou azul muito escuro. Os sapatos devero ser pretos, de preferncia verniz. A camisa branca com peitilho duro; lao branco; colete branco ou preto, no caso de se tratar de uma cerimnia religiosa.
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A casaca admite a colocao de condecorao, mediante a sua solicitao expressa no convite. O uniforme militar correspondente ser o de gala, na presena do Chefe de Estado, ou ento o grande uniforme ou a jaqueta com condecoraes. Para as senhoras, o traje correspondente, vestido comprido e luvas. Smoking o traje masculino que sucedeu casaca. S deve ser usado noite e deve ser preto. No entanto, no vero, o casaco pode ser branco, embora as calas continuem a ser pretas. O smoking no admite condecoraes. Para as senhoras, o traje correspondente, vestido curto chique a no ser que o convite refira, expressamente, smoking e vestido comprido. Fraque o traje de cerimnia por excelncia para utilizar durante o dia, especialmente para ser usado ao fim da manh ou ao princpio da tarde. A sobrecasaca deve ser preta ou cinzenta, as calas so cinzentas com as riscas caractersticas. Usa-se com chapu alto (se bem que em desuso) preto ou cinzento; camisa branca, gravata cinzenta e colete preto. Os procedimentos relativamente a condecoraes so idnticos ao smoking. No caso do convite indicar fraque, as senhoras podem usar chapu e luvas. O vestido deve ser curto e, se se tratar de uma cerimnia em igreja, no devem ter os ombros descobertos.
Indumentria: relaes comerciais

O vesturio no relaes comerciais depende muito do tipo de empresa e de atividade, o que no nos permite definir regras muito especficas. Todavia, o procedimento comum passa por usar fato e gravata, sendo que essa situao est tambm dependente do tipo de funes que se exercem. Convm, todavia, ter em ateno um conjunto de circunstncias: Sempre que se usa fato (casaco, calas e colete), este deve ter uma linha clssica, deve ter uma s cor e ser completado por pegas da cor do fato e sapato preto. No vero aceitvel que se tire o casaco, todavia se arregaar as mangas, estas no devem ser dobradas acima do cotovelo. Se desapertar o colarinho deve tirar a gravata, se receber algum deve vestir o casaco. A sobriedade do vestir sempre aconselhada e um fator de transmisso de confiana. Aconselha-se a que os homens utilizem sempre um facto clssico, com gravata. As senhoras, fato completo ou vestido clssico. Relembre-se que em determinadas culturas o vesturio feminino muito rigoroso, e pode inclusivamente obrigar o uso de lenos de cabea.
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PROTOCOLO
O modelo protocolar muito importante no quadro das relaes comerciais, quer ao nvel da apresentao, quer ao nvel do modelo de tratamento. Para as reunies de trabalho existe um conjunto de regras protocolares fundamentais para o xito da mesma, nomeadamente: Pontualidade; Assertividade na conversa; Evitar assuntos delicados (poltica, religio, etc.); Atender a condies culturais especficas sobre as quais se deve sempre procurar conhecimentos.
O cumprimento uma manifestao de cortesia, de afabilidade e em muitos casos de reconhecimento. A forma de apresentar cumprimentos varia de sociedade para sociedade e assume especificidades que devem ser conhecidos por todos aqueles que so responsveis por relaes internacionais. Dentro da Europa, a forma como os latinos se cumprimentam completamente diferente da forma como os nrdicos o fazem: os primeiros so mais efusivos, os segundos muito mais reservados. Os modelos de apresentao e cumprimentos variam imenso do Japo para o Mdio-Oriente, e para a Amrica ou frica. Ao nvel do tratamento relacional, o modelo varia de pas para pas. De todo o modo, independentemente de se poder usar o grau acadmico da pessoa, diz o bom senso que se deve utilizar, de uma maneira geral, a designao de gnero (Senhor, Senhora), acompanhado pelo nome e/ou apelido. Existem algumas regras gerais para apresentaes na sociedade ocidental, nomeadamente: Por norma, qualquer apresentao feita por uma terceira pessoa que conhece ambos os apresentados; A regra das apresentaes evoca o princpio de que a precedncia da apresentao deve ser feita de modo a que seja atendida a condio de ser apresentado aquele que se considera hierarquicamente inferior;
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O modelo de apresentao dever contemplar o nome do a presentado, bem como o ttulo profissional ou acadmico; Quando se apresenta uma senhora, esta por norma no se levanta, sendo o contrrio uma obrigao.
REGRAS DE APRESENTAES
1. Apresenta-se a pessoa menos importante mais importante. 2. Os homens so apresentados s senhoras. 3. Entre duas pessoas do mesmo sexo, o mais novo apresentado ao mais velho. 4. No mundo dos negcios: O inferior hierrquico apresentado ao superior e Pessoal interno apresentado ao visitante.
CUMPRIMENTOS
Os cumprimentos variam de sociedade para sociedade. Todavia, como j foi dito, a norma sempre o aperto da mo direita, muito embora o beijo ou a reverncia sejam tambm bastante usados em todo o mundo. O aperto de mo dever ser forte e as pessoas dever-se-o olhar-se nos olhos. O cumprimento pblico varia tambm de pas para pas, ou mesmo de regio para regio, e deve ser conhecido e entendido
O PROTOCOLO MESA DE REUNIES

Sempre que possvel, a escolha da mesa de trabalho deve recair sobre uma mesa redondo, porque esse facto facilita as precedncias. Em reunies com poucos participantes, a pessoa que vai secretariar deve sentar-se esquerda de quem preside a reunio, no caso de se tratar de uma mesa redonda.
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Tratando-se de uma mesa retangular, a pessoa que vai secretariar deve sentar-se um pouco atrs do presidente da mesa. Numa mesa retangular, o procedimento coloca os visitantes direita do presidente e os membros da casa sua esquerda. Se estivermos perante uma delegao importante, o anfitrio decide quem vai sentar esquerda e quem vai sentar sua direita, enquanto que as delegaes decidem quem da sua comitiva se senta onde. Na eventualidade de existirem tradutores, deve ficar um em cada cabeceira da mesa. Quem preside reunio deve ficar sentado virado para a entrada da porta da sala onde e efetua a reunio, enquanto que o visitante deve ficar em frente ao anfitrio. Caso a reunio acontea somente com duas pessoas, o anfitrio deve sentar-se de frente para a porta, mas o seu convidado desta vez senta-se sua direita. Quando se trata de sentar pessoas lado a lado, necessrio anteriormente medir as sensibilidades para evitar problemas.
PRECEDNCIAS PROTOCOLARES
No carro com motorista o lugar de honra : banco de trs direita do condutor. No carro sem motorista o lugar de honra : ao lado do condutor. Quando se vai a p d-se sempre a direita pessoa de maior respeito, mais idosa ou a uma senhora. Nas escadas o homem vai sempre frente.
Distribuio de lugares mesa

As regras bsicas de distribuio de lugares mesa so: Numa mesa de refeio seja ela oficial ou particular, presidem o anfitrio ou anfitries; Quando se trata de uma presidncia feita por dois homens, a primeira presidncia outorgada ao anfitrio, atribuindo-se o lugar sua frente para segunda presidncia.
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A condio de presidncia destaca para alm do anfitrio, o portador de cargos polticos, diplomticos e eclesisticos, pelo que sempre que eminentes figuras do estado e da sociedade so convidados para um evento assumem eles a presidncia da mesa. Nas refeies de carter familiar, deve-se seguir os procedimentos da elegncia e cortesia e boas maneiras.
Na mesa em jantares sociais de casais

QUAL A REGRA BASE PARA AS PRECEDNCIAS?
A CEDNCIA DA DIREITA
mesa podem optar-se por dois sistemas diferentes: 1. Sistema francs a presidncia fica ao centro (atos oficiais) 2. Sistema ingls a presidncia fica na cabeceira (atos privados) No modelo anglo-saxnico: Anfitries assumem as cabeceiras da mesa Sentando alternadamente os convidados masculinos/femininos Face a face duas mulheres junto ao anfitrio e dois homens junto anfitri. Os casais no devem sentar-se lado a lado nem em frente um ao outro. Cada elemento tem a mesma precedncia que o seu par. No modelo francs: As cabeceiras ou topos de mesa no so ocupadas, colocando-se o anfitrio e a sua congnere, face a face no lugar ao centro da mesa. De um lugar e de outro do anfitrio sentam-se duas senhoras; sentando-se dois homens direita e esquerda da anfitri.
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RELAES SOCIAIS E COMPORTAMENTO EM PBLICO

Todo e qualquer evento, seja ele um casamento, um funeral, uma festa ou at um acontecimento desportivo, assume manifestaes, modos de estar e condutas tradicionais diferentes de regio para regio no globo. Um casamento muulmano em nada comparvel com um casamento judeu, muito embora estejamos a falar de povos que partilham a mesma matriz civilizacional e os mesmos territrios de habitat. Todos os procedimentos inerentes s relaes sociais e comportamentais devero ento ser adequadas e interpretadas por quem promove qualquer tipo de evento, depois de um aprofundado trabalho de anlise do modelo scio-cultural onde se pretende aplic-lo.
Refeies e escolha de menus

A escolha de refeies e menus sempre um assunto muito delicado, porque implica conhecer um conjunto de fatores de ordem cultural dos nossos convidados, bem como os seus gostos especiais ou condicionantes pessoais. Fatores como o consumo de bebidas alcolicas, ou determinados tipos de carne, tm afetaes de carter cultural. As dietas, por exemplo, devero ser sempre consideradas. O melhor processo atravs dos funcionrios do convidado, aquando da preparao do evento, procurar saber todos esses pormenores.
Correspondncia
A correspondncia comercial obviamente mais formal, e ao mesmo tempo mais pragmtica, porquanto tem de atingir rapidamente o objetivo a que se prope. Contrariamente s cartas particulares, a carta comercial deve ser processada a computador e o papel utilizado dever ter a forma A4. A qualidade do papel e da impresso do timbre da empresa devero ser muito cuidadas. A apresentao de uma carta deve ser tambm muito cuidada, pois uma carta rasurada ou com erros causa muito m impresso. Os documentos que acompanham a carta devem seguir em anexo, devendo ser referenciada a sua incluso no canto inferior esquerdo da folha. Importa, antes de qualquer emisso de carta, verificar se os documentos foram de facto includos em anexo e guardar cpias de toda a documentao em arquivo.
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PRECEDNCIA DE ESTADO
Em Portugal, a precedncia de Estado a seguinte: Presidente da Assembleia da Repblica; Primeiro-Ministro; Presidente do Supremo Tribunal de Justia; Presidente do Tribunal Constitucional; Vice PrimeiroMinistro; Ministro de Negcios Estrangeiros (durante visitas de Estado); Ministro da Presidncia; Ministros da Repblica (Aores e Madeira); Restantes Ministros; Procurador-Geral da Repblica; Chefe do Estado-Maior-General das Foras Armadas.
Precedncia de chegadas e partidas de viaturas oficiais

Presidncia da Repblica Carro da Polcia; Guarda Avanada de escolta; Carro do Chefe de Estado; Carro da Polcia.
Precedncia no interior dos carros nos cortejos e embarques

Nas carruagens e automveis, o lugar de honra no banco de trs, direita em face direo de marcha. Nos automveis, partida os carros devero estar colocados de modo a que o lado esquerdo fique ao longo do passeio. A pessoa que ocupa o lugar de honra sobe primeiro, seguindo-se as outras por ordem de importncia. chegada, o condutor deve agir de modo a que a sada se faa pelo lado direito. A pessoa que ocupa o lugar de honra a primeira a sair. Nas deslocaes oficiais s o banco de trs ocupado.
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Eventos e Protocolo Escola Espinho

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Escola Profissional de Espinho

Curso Profissional de Comunicao, Marketing, Relaes Pblicas e Publicidade

Ano letivo 2011/2012

Disciplina Tcnicas e Prticas de Comunicao e Relaes Pblicas

Mdulo 10 Tema: Eventos e Protocolo

Docente: Camila Guedes Carvalho

Relaes Pblicas Mdulo 10 Eventos e Protocolo [2011/2012]

Etiqueta na vida profissional.

Docente: Camila Guedes Carvalho

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Docente: Camila Guedes Carvalho

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Docente: Camila Guedes Carvalho

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Docente: Camila Guedes Carvalho

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Docente: Camila Guedes Carvalho

Relaes Pblicas Mdulo 10 Eventos e Protocolo [2011/2012]

BENEFCIOS DA ORGANIZAO DE EVENTOS

Docente: Camila Guedes Carvalho

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Tipos de eventos Feiras

Docente: Camila Guedes Carvalho

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Tipos de eventos Convenes de Vendas

Tipos de eventos Workshops

Docente: Camila Guedes Carvalho

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Tipos de eventos Congressos

Tipos de eventos Eventos sociais

Docente: Camila Guedes Carvalho

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Tipos de eventos Eventos desportivos

Tipos de eventos Eventos culturais

COMO ORGANIZAR EVENTOS

Docente: Camila Guedes Carvalho

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Relaes Pblicas Mdulo 10 Eventos e Protocolo [2011/2012]

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3. reas de receo e exposies

4. Salas para grupos de trabalho

Docente: Camila Guedes Carvalho

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