BUKU PETUNJUK APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN PROVINSI SUMATERA BARAT

Pemerintah Provinsi Sumatera Barat Tahun 2010 

Buku Petunjuk Penggunaan 

BAB I  DASAR TEORI 
  MANAJEMEN PROGRAM SIMPEG    Seluruh  rangkaian  bangunan  program  SIMPEG  yang  berbasis  Web  menggunakan  metoda  server  side  (berjalan  di  sisi  server),  yang  akan  mewajibkan  semua  pengguna  untuk  terhubung  ke  server  ketika akan mengakses SIMPEG ini.  Karena  menggunakan  metoda  server  side  maka  SIMPEG  sangat  bergantung  pada  keadaan  jaringan  komputer  dan  server  tempat  SIMPEG  ini  diletakkan,  meskipun  tidak  terpengaruh  dengan  sistem  operasi yang digunakan oleh server tersebut.  Pada  sisi  pengguna  SIMPEG  juga  sangat  bergantung  pada  adanya  Browser  yang  digunakan  untuk  mengakses SIMPEG yang dapat berjalan pada sistem operasi yang dipakai oleh pengguna SIMPEG.  Program  dikelompokkan  dalam  modul‐modul,  yang  merupakan  sub‐sub  program  dari  SIMPEG,  antara lain :   1. Halaman  awal,  sebagai  tampilan  awal  dari  SIMPEG,  pada  halaman  ini  terdapat  kolom  pencarian  NIP PNS, berita‐berita terakhir, menu‐menu untuk SIMPEG, dsb  2. Data  Utama,  pada  modul  ini  SIMPEG  memberikan  menu  tambahan  untuk  sub‐sub  modul  yang  berkaitan  dengan  data  utama,  antara  lain  :  sub  menu  kasus,  sub  menu  mutasi,  sub  menu  edit  biodata, dsb  3. Rekap  Grafis,  adalah  modul  untuk  melihat  rekap  grafis  keadaan  PNS,  misalnya  rekap  PNS  berdasar pada eselon.  4. Nomintatif,  adalah  modul  untuk  melihat  nominatif  PNS  yang  diurutkan  mulai  dari  eselon,  pangkat terakhir, hingga umur. 

  Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT      

1

 

Buku Petunjuk Penggunaan  Masing‐masing  modul  dapat  dikembangkan  sendiri‐sendiri  tanpa  mempengaruhi  modul  yang  lain,  sehingga memudahkan dalam pengerjaan secara tim.  STRUKTUR DAN MANAJEMEN DATABASE   PENGERTIAN DATABASE  Database  merupakan  sekumpulan  informasi  mengenai  suatu  subjek  tertentu  secara  lengkap,  tidak  terduplikasi, dan tersetruktur.  Lengkap maksudnya adalah bahwa database berisi seluruh data mengenai subjek tertentu. Sebagai  contoh,  database  kepegawaian  berisi  data  semua  pegawai  dan  semua  data  mengenai  setiap  pegawai. Kelengkapan diperlukan untuk dapat menjawab semua pertanyaan (kebutuhan informasi)  ketika diperlukan.  Tidak  terduplikasi  maksudnya  tidak  ada  data  yang  tersimpan  lebih  dari  satu  kali.  Jika  informasi  hanya  tersimpan  satu  kali,  maka  hanya  ada  dua  kemungkinan  informasi  tersebut  benar  atau  salah.  Ini  diperlukan  untuk  menjamin  konsistensi  jika  data  tersimpan  lebih  dari  satu  kali  maka  akan  ada  kemungkinan  data  yang  satu  berbeda  (bertentangan)  dengan  yang  lainnya.  Namun  demikian,  konsistensi data sangat sulit untuk diperoleh bahkan kadang‐kadang harus dikompromikan.  Penyimpanan  data  secara  secara  terstruktur  maksudnya  adalah  mengorganisasikan  data  dalam  struktur tertentu sehingga mengefisiensikan pemrosesan data.  STRUKTUR DATABASE  Database  merupakan  kumpulan  data  dari  objek‐objek  yang  saling  berkaitan.  Dalam  prakteknya,  data setiap objek tersebut disimpan dalam file‐file atau dianggap sebagai table‐tabel.  Tabel‐tabel  berisi  record‐record  data  dari  masing‐masing  objek  yang  direkam  datanya.  Setiap  record  data  terdiri  dari  field‐field  data  yang  terbentuk  dari  kolom‐kolom  table  yang  bersangkutan,  misalnya  field  NIP,  Nama,  Tempat/Tanggal  kelahiran,  dan  sebagainya.  Field‐field  tersebut  merupakan  tempat  disimpannya  nilai‐nilai  atribut  data  dari  objek  yang  bersangkutan.  Kadang‐ kadang istilah field data sering disebut dengan atribut data. 

  Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT      

2

 

  Apabila  hal  ini  terjadi.  jabatan pegawai.  pendidikan  umum. diklat.  Kesulitan  kodefikasi  muncul  apabila  terdapat  perubahan  terhadap  aturan  kodefikasi  yang  telah  ditetapkan.  b. Data rujukan mengandung 2 bagian. yaitu item kode dan item‐item yang dikodekan. Data master merupakan data utama kepegawaian.  Jika  suatu  item  data  merujuk  atau  mengacu  kepada  data  rujukan  tertentu.  setiap  digit  atau  sekumpulan  digit  melambangkan satu pengertian informasi. seperti identitas pegawai.  nilai‐nilai data yang boleh direkam kedalam table dan lain‐lain.  Hal‐hal  yang  perlu  didifinisikan  antara  lain  tabel  apa  saja  yang  perlu  ada. dan sebagainya.  catatan  mengenai  riwayat  pegawai  seperti  pangkat.  Ketiadaan  data  rujukan  menyebabkan  item  data yang merujuk atau mengacu kepadanya tidak bermakna apa‐apa. yaitu :  a.  data  dikodekan.  Upaya  untuk  mengkodekan  data  disebut  kodefikasi.Buku Petunjuk Penggunaan  Mendefinisikan  data  atau  database  berarti  mendefinisikan  struktur  table‐tabel  database.  Data  yang  diacu  atau  dirujuk  oleh  data  master  atau  data  riwayat  disebut  data  rujukan  atau  data  acuan. pangkat pegawai.  Data  master  atau  data  riwayat  mungkin  mengandung  item‐item  data  yang  merujuk  pada  data  lain.  kolom‐kolom  dari  setiap  tabel.  Telah  dijelaskan  diawal  diawal  bahwa  dalam  data  rujukan.  Kodefikasi  juga  menggambarkan  pengelompokan  tertentu  dari  data‐data  yang  ada. Data  Riwayat  berisi. Posisi digit juga melambangkan pengertian tertentu.        Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       3   .  Kodefikasi  merupakan  langkah  sulit  dalam  membuat  data  rujuka.  jabatan. Item yang  dikodekan dapat lebih dari satu item.  c.  Sebuah  kode  berisi  satu  atau  lebih  digit  angka  atau  karakter.  maka  kode  khusus diberikan kepadanya.  maka  data  rujukan  tersebut  harus  dijamin  ada.  Dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) terdapat data‐data yang secara umum  dapat diklasifikasikan atas 3 klasifikasi.  Kodefikasi  dilakukan  dengan  aturan  tertentu.

H_1A    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       4   . 4. B_12   19. Standarisasi penamaan item data  b. B_07   14. F_01   20. B_05  12. Minimasi/efisiensi penyimpanan data. B_09   16. B_04  11. F_02  21. 7. F_04  23. yaitu :  a. B_06  13. 8.Buku Petunjuk Penggunaan  Kegunaan  data  rujukan  secara  umum. 2. Kemudahan akses data  c. 9. 6. B_08   15. F_03  22. 5. B_10   17. A_01  A_02  A_03  A_04  B_02  (Lokasi Unit Kerja)   (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP LAMA 9 DIGIT)     ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  B_02B  (NIP 18 DIGIT)  B_03A  (Gelar depan)  B_03    (Nama Pegawai)  B_03B  (Gelar belakang)   (Tempat Kelahiran)  (Tanggal Kelahiran)  (Jenis kelamin)  (Agama)  (Karpeg)  (Status Kepeg)  (Jenis Kepeg)  (Kedudukan pegawai)  (Alamat)  (Pejabat yang menanda‐tangani)  (Tanggal SK Pangkat)  (Pangkat/Golongan)  (Masa Kerja Golongan)  (Kode Pendidikan)   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode  10.  Dalam hal ini SIMPEG memakai database sumbar yang mempunyai data/table sebagai berikut :  A. 3. Masfip1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. B_11   18.  ada  3  manfaat  yang  dapat  ditarik  dari  penerapan  data  rujukan.

L_1A  32. 2.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       A_01  A_02   A_03  A_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  KF_01  (NIP)  B_03  (Nama Pegawai)  KF_02  (Istri/Suami)   ‐> Kode  5   . 3. A_01  A_02   A_03  A_04  JF_01  B_03  JF_02  JF_03  JF_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor urut)  (Jabatan)  (Eselon)  ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  10. I_01  27.Buku Petunjuk Penggunaan  24. I_05  31. Jabatan)  12. 4. JF_05   (Nomor SK. SK. 6. 2. 8. 5. 3. L_04  (Kode Jurusan)  (Tahun Pendidikan)  (Pejabat yang menanda tangani)  (Nomer SK. 7. Jabatan)  11. I_03  29. Mastjab1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. 5. 7. Jabatan)  C. 9. H_02  26. Jabatan)  (Tmt. Jabatan)  (Tanggal SK. H_1B  25. Mastkel1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. JF_06   (Tanggal SK. I_04  30. SK. 4. 6. JF_07   (Tmt. I_02  28. L_02  33. Jabatan)  (Jabatan)  (Askes)  (Taspen)  (Karis/Karsu)   ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  B.

8. LT_11   (Tanggal Sertifikat)  E. KF_03   (Nomor urut)  KF_04   (Nama Istri/Suami)  10. 3.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       A_01  A_02   A_03  A_04  LT_01  B_03  LT_02  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor Urut)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci    6   . LT_08   (Tanggal Selesai)  14.Buku Petunjuk Penggunaan  8. 6. 6. LT_05   (Unit Penyelenggara)  11. 9. 9. KF_05   (Tanggal lahir)  11. Mststru1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. KF_08  (Status Anak)  D. A_01  A_02   A_03  A_04  LT_01  B_03  LT_02  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor Urut)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  ‐> Kode  ‐> Kode  LT_03   (Diklat Struktural)  LT_04   (Tempat Penyelenggaraan)  10. 2. LT_10   (Nomor Sertifikat)  16. 7. 5. LT_06   (Angkatan)  12. 7. 5. LT_07   (Tanggal Mulai)  13. 2. 3. 4. KF_07   (Tunjangan gaji)  13. KF_06   (Tanggal Nikah)  12. 4. LT_09   (Lama Diklat)  15. Mstptar1 terdiri dari kolom‐kolom :  1.

LT_11   (Tanggal Sertifikat)  G. 9. 3. LT_07   (Tanggal Mulai)  13. LT_08   (Tanggal Selesai)  14. 6. LT_09   (Lama Diklat)  15. Mstfung1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. LT_05   (Unit Penyelenggara)  11.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       A_01  A_02   A_03  A_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode  7   . Mastdik1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. LT_03   (Nama Kursus)  LT_04   (Tempat Penyelenggaraan)  10. LT_05   (Unit Penyelenggara)  11. 3. LT_06   (Angkatan)  12. LT_10   (Nomor Sertifikat)  16.Buku Petunjuk Penggunaan  8. LT_08   (Tanggal Selesai)  14. 7. 2. 2. 9. 5. A_01  A_02   A_03  A_04  LT_01  B_03  LT_02  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor Urut)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci    LT_03   (Diklat Fungsionall)  LT_04   (Tempat Penyelenggaraan)  10. 4. 8. LT_11   (Tanggal Sertifikat)  F. LT_10   (Nomor Sertifikat)    16. LT_09   (Lama Kursus)  15. LT_06   (Angkatan)  12. 4. LT_07   (Tanggal Mulai)  13.

  Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       A_01  A_02   A_03  A_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  NM_01(NIP)  B_03  (Nama Pegawai)  NM_02 (Kode Ayah/Ibu)   ‐> Kode   8   . 5. A_01  A_02   A_03  A_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci    BS_01  (NIP)  B_03  (Nama Pegawai)  BS_02  (Nomor Urut)  BS_03   (Bahasa)  BS_04   (Nama Bahasa)    ‐> Kode  10. BS_05   (Penguasaan)    I. 9. 3. 4. 5. 8. 3. LT_01  B_03  LT_02  (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor Urut)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode kunci  LT_03   (Tingkat Pendidikan)  LT_03A (Jurusan)  10. 6. 7. LT_09   (Tanggal Ijasah)  H.Buku Petunjuk Penggunaan  5. LT_04   (Nama Jurusan)  11. Mstbhsa1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. Mstortu1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. 2. 9. 4. LT_05   (Nama Sekolah)  12. LT_07   (Kepala Sekolah/Rektor)  14. 8. 6. LT_06   (Tempat Sekolah)  13. 2. 7. 6. LT_08   (Nomor Ijasah)  15. 7.

NM_05 (Tempat Lahir)  11. PF_03   9. PF_02   8. KOD : Kode pendidikan  KET  : nama pendidikan  ‐> Kode Kunci  ‐> Kode Kunci  N.Buku Petunjuk Penggunaan  8. 9. KOD :   kode pendidikan  2. Tabdikx terdiri dari kolom‐kolom :  1.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       KOJAB : kode jabatan  ‐> Kode Kunci  9   . A_01  2. KET  :   nama pendidikan  M. Tbjab terdiri dari kolom‐kolom :  1. NM_06 (Tanggal Lahir)  12. PF_04   10. Tablokb terdiri dari kolom‐kolom :  1. KOJAB : kode jabatan  NAJAB : Nama Jabatan  ‐> Kode Kunci  O. (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor urut)  (Gol/Pangkat)  (Nomor SK Pangkat)  (Tanggal SK PAngkat)  (Tmt SK Pangkat)     ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  Tablok terdiri dari kolom‐kolom :  1. NM_03 (Ayah/Ibu)  NM_04 (Nama Ayah/Ibu)  10. B_03  7. PF_01   6. A_03  4. 2. A_02   3. PF_06   K. Tabdik terdiri dari kolom‐kolom :  1. MastPkt1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. 2. PF_05   11. KD   NM   (Kode Unit Kerja)  (Nama Unit Kerja)  ‐> Kode Kunci  L. 2. A_04  5. NM_07 (Alamat)  J.

  • • •   Dari  relasi  database  (master.  riwayat.  TRANSPORTASI DATABASE  Database  yang  digunakan  oleh  SIMPEG  adalah  MySQL  server.  File  Tabel  merupakan  rujukan  dari  file  master  dan  file  riwayat  yang  berguna  untuk  tampilan/informasi  misalkan lokasi kerja. 2.  meliputi  normalisasi  database  yaitu  proses  link  and  match  antar  field  antar  table  dan  antar  data  database.  yaitu  sebuah  database  server  tanpa  transaksi  dengan  kecepatan  tinggi.  yaitu  Transportasi  Internal  dan  Transportasi  External.  Struktur  database  MySQL.  adalah  proses  transportasi  database  ke  luar    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       Key field master   Key field riwayat  Nip  Nip  Key field tabel Kode    10   . KODE : kode golongan  NAMA : nama golongan   ‐> Kode Kunci  Struktur database SIMPEG dibagi menjadi tiga bagian yaitu :  • • • • File master merupakan file induk pegawai yang berisi tentang identitas pegawai.  File  tabel  ini  bemanfaat  untuk  meminimumkan  media  penyimpanan  dan  mempercepat  proses  pengolahan.  Transportasi  Internal. jenis kelamin.  seolah‐ olah  sebagai  sebuah  direktori  tempat  menyimpan  berkas  pada  umumnya.  Sedangkan  Transportasi  External.  Proses  ini  memungkinkan  pengelompokkan  table  (atas  field‐fieldnya)  sesuai  dengan  kebutuhan  data  yang  disimpan  dalam  table  tersebut.  File Riwayat menampung historis pegawai.  jadi  MySQL  terdiri  dari  database‐database dan tiap‐tiap database terdiri dari table‐table. Tabgol terdiri dari kolom‐kolom :  1.  MySQL  memfilter  pengguna  yang  akan  mengakses  database  sesuai  dengan  hak  yang  diberikan  kepada  pengguna  tesebut. NAJAB : Nama Jabatan  P.  Masing‐masing file mempunyai kunci field (key field) tersendiri.  Secara  teknis  terdapat  dua  transportasi  database  yang  dilakukan  oleh  SIMPEG. pangkat.  tabel)  terbentuk  file  master  pegawai  dan  file  riwayat.Buku Petunjuk Penggunaan  2.  Untuk  lebih jelasnya lihat skema dibawah ini.

SERVER dengan kapasitas spesifikasi minimal :  o o o o o o o o o o   Pentium III 550 Mhz  Harddisk 8.4  SDRAM 128 Mb  CD Rewritable (Back‐up)  UPS 500 KVA  Scanner Colour  FDD 1.  maka  perlu  dilakukan  transportasi  database  dari  satu  unit kerja ke unit kerja lainnya.  Saat  ini  karena  belum  on‐line  100%.44 Mb  Display Card SVGA  Monitor   CDROM 50 X  11   .44 Mb  Display Card SVGA  Monitor  LAN Card 10/100 Mbps Combo  2. transportasi ini diusahakan agar kondisi data selalu up‐to‐date. Client masing‐masing dengan konfigurasi spesifikasi minimal :  o o o o o o o o o o       Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       Pentium III 550 Mhz  Harddisk 4.  PERANGKAT PENDUKUNG   Perangkat keras (Hardware)  Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan terdiri dari :  1.3 Gb  SDRAM 128 Mb  CD Rewritable (Back‐up)  Stabilizer 500  watt  LAN Card 10/100 Mbps Combo  FDD 1.Buku Petunjuk Penggunaan  server.

  Database  dan  sistem  perlu  disesuaikan  dengan  penggunaan  NIP  baru  18  digit  yang  merupakan  program nasional dari Pemerintah Pusat.  Structured Query Language (SQL).0  o   PENGEMBANGAN SISTEM SIMPEG  Pengembangan  sistem  Simpeg  disusun  sesuai  dengan  permasalahan  yang  ada  dalam  implementasi  Simpeg  oleh  pengelola  dan  operator  kepegawaian  serta  disesuaikan  dengan  kebutuhan  organisasi  pemakai.  Melakukan instalasi aplikasi pada server. 6.  Melaksanakan pelatihan dan asistensi fitur yang dibuat kepada pengelola sistem.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       12   . 7.   Merancang prosedur kerja.0 dengan alat bantu Infomaker  versi 5. 5. 2. terdiri dari :  o o Operating System 95/NT .  Mengaplikasikan dan uji coba sistem.  Melaksanakan maintenance/pemeliharaan sistem.  Merancang model database dan rancangan software aplikasi.   Ruang  lingkup  penyusunan/pengembangan  Aplikasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Kepegawaian  Daerah BKD Provinsi Sumatera Barat dengan tahapan kegiatan sebagai berikut :  1.0  dan Power Builder versi 6.  Dengan  berlakunya  Konversi  NIP  baru  PNS  di  Pemerintah  Provinsi  Sumatera  Barat  pada  tahun    2009. 3.    menyebabkan  adanya  perubahan  yang  sangat  fundamental  pada  aplikasi  Simpeg.Buku Petunjuk Penggunaan   Perangkat Lunak (Software)  Perangkat lunak yang digunakan untuk mengoperasikan SIMPEG‐BKD. kebutuhan informasi dalam pengembangan sistem. 4.0 dan Power Builder versi 6. Mengidentifikasikan kebutuhan sistem yang diharapkan sesuai pada kegiatan analisis sistem.  Menyusun  hasil  analisis  dan  identifikasi  yang  nantinya  digunakan  sebagai  acuan  dalam  membangun perangkat lunak. data. 8.0  dengan  alat  bantu  Infomaker  versi  5.  RDBMS (Relation Data base Management System) Sybase 3.  Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan pengelola sistem.0  o DBMS  (Data  base  Management  System)  Sybase  3. 9.

 apabila alamat salah maka akan tampil sebagai berikut :        Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       13   .   selanjutnya  tekan  tombol  Enter. Opera)  Misal : Internet Explorer.Buku Petunjuk Penggunaan  BAB II  PETUNJUK PENGOPERASIAN    Untuk  menjalankan  aplikasi  e‐personal  system  diperlukan  browser  (antara  lain  :  Internet  Explorer.  htt://localhost/sumbar. seperti tampak gambar sebagai berikut :        Pada contoh melalu Start Button dengan cara klik Start – Internet Explorer  Selanjutnya  ketik  alamat  url  e‐personal  system.  Mozilla Firefox.

Buku Petunjuk Penggunaan    User/  pemakai   memasukkan  user  name  dan  password  sesuai  dengan  kewenangan  yang  diberikan  Administrator. apabila berhasil maka akan tampil sebagai berikut :      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       14   .

MODUL UTAMA  Menu Pencarian PNS :  Pencarian PNS  Masukkan salah satu :  1.Buku Petunjuk Penggunaan  I. Nama dan Unit Kerja     Tampilan dengan memasukkan NAMA        Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       15   . NIP  2.

  Pencarian  dengan  NIP.  Klik  Edit  Biodata  PNS  ini.Buku Petunjuk Penggunaan    Tampilan dengan memasukkan NIP   Menu Cetak Biodata PNS :  1.  lalu  CETAK  DATA      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       16   .  sehingga  tampil  Biodata.

  Klik  NIP  yang  tampil.  sehingga  tampil  BIODATA.  lalu  CETAK  DATA    Tampilan BIODATA    Klik CETAK DATA. sehingga tampil      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       17   .Buku Petunjuk Penggunaan  2.  Pencarian  dengan  NAMA.

 kemudian klik CARI  NIP. sehingga tampil menu di  bawah         Pilih data atau riwayat yang akan  di Update.        Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       18   . masukkan NIP yang akan di Update  Pilih menu‐menu yang akan di UPDATE. CPNS & PNS dan lain‐lain dan SIMPAN  Masukkan NIP.Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Update Biodata PNS :  Untuk Update data Klik Edit Biodata. Lokasi.

Buku Petunjuk Penggunaan  Beberapa Contoh Menu Update Data  Lokasi & Identitas    Jabatan Akhir    Riwayat Jabatan      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       19   .

 maka akan tampil menu di bawah.  Pilih menu Rekap Grafis.      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       20   . kemudian  pilih unit kerja dan jenis rekap    Misalnya kita memilih Rekap Golongan  di Semua Unit Kerja.Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Rekap Grafis :  Klik Menu Rekap Grafis. maka akan muncul grafik seperti di  bawah.

      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       21   .Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Struktur Organisasi :  Klik menu Struktur Organisasi.      Pilih  unit  kerja  yang  akan  ditampilkan  strukturnya. maka akan muncul tampilan seperti di bawah.  kemudian  klik  tampilkan.  Sebuah  window  baru akan terbuka dan menampilkan struktur organisasi unit kerja yang dimaksud.

 tampil menu dibawah. Klik Cari akan tampil data        Dari hasil pencarian tersebut dapat dicetak beberapa format cetakan:    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       22   .Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Nominatif  PNS :  Klik Menu Nominatif.

Cetak Nominatif Struktural      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       23   .Buku Petunjuk Penggunaan    1. Cetak    2.

  klik  CARI  untuk  tampilan.  Ganti  pilihan  Bulan  dan  Tahun.  pilih  Unit  Kerja.Buku Petunjuk Penggunaan    3.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       24   . Cetak Bezetting    Untuk mencetak Klik File/Ctrl+P lalu Print  Menu KP Reguler :    Klik  KP  Reguler.  Klik  CETAK untuk mencetak.

  JABATAN  dan  ESELON.Buku Petunjuk Penggunaan    Menu Gaji Berkala :      Klik  Gaji  Berkala.  Klik  CARI  untuk  tampilan.  ganti  PILIH  WAKTU.    lalu  KLIK  CARI  untuk  TAMPILAN  dan  CETAK untuk MENCETAK    Menu Cetak Daftar Urut Kepangkatan (DUK)  :    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       25   .  Ganti  pilihan  BULAN  dan  TAHUN.  Klik CETAK untuk mencetak.  pilih  Unit  Kerja.    Menu Nominatif  PNS Yang Akan Pensiun  :  Klik  PENSIUN.

  JENIS  KELAMIN.  UNIT  KERJA.  ESELON  dan  JABATAN.          Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       26   .Buku Petunjuk Penggunaan      Klik  DUK.  ganti  GOLONGAN. maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini.  AGAMA    lalu  KLIK CETAK untuk MENCETAK.

Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Cetak Profil PNS yang sudah disiapkan  :  Silahkan Pilih Rekap‐Rekap yang akan dicetak    Misalnya Rekapitulasi PNS Berdasarkan Golongan. maka akan muncul tampilan sebagai berikut:      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       27   .

  dengan cara memberi tanda centang pada kotak di sebelah kiri nama. klik untuk  membatalkan usulan  Beri tanda centang . Bulan Periode. Pilih Unit Kerja.  Sudah diusulkan.  klik  menu  Nominatif PNS Akan KP.  kemudian klik Usulkan      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       28   . MODUL MUTASI PANGKAT  Nominatif PNS Akan KP  Untuk  melihat  nominatif  PNS  yang  akan  Naik  Pangkat  pada  perioda  tertentu.Buku Petunjuk Penggunaan  II. setelah itu  klik Cari.    Dari  hasil  pencarian  tersebut  bisa  diusulkan  PNS  yang  akan  naik  pangkat  pada  periode  tersebut. Maka akan muncul tampilan di sebagai berikut. dan tahun kenaikan pangkat. kemudian klik Usulkan.

    Masukkan  NIP. kemudian klik SIMPAN. PNS bersangkutan dapat diusulkan melalui menu Input KP.Buku Petunjuk Penggunaan  PNS  yang  telah  diusulkan  memiliki  tanda  silang  merah  di  sebelah  kiri.  pilih  Bulan  dan  Tahun  Periode.  Input KP  Bila  PNS  yang  akan  diusulkan  tidak  ada  di  nominatif  PNS  akan  KP  (untuk  kenaikan  pangkat  pilihan / non‐reguler).    Lengkapi data‐data yang diminta.  Klik  tanda  tersebut  untuk  membatalkan usulan.  kemudian  klik  tombol  >>.  Akan  muncul  tampilan  seperti berikut.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       29   .

    Dari sini juga dapat membatalkan usulan dengan  mengklik  tanda  silang merah  di samping kanan  nama PNS yang bersangkutan.    Sedangkan  untuk  mencetak  Form  Nota  Persetujuan  BKN  dengan  menggunakan  blanko  Nota  Persetujuan dari BKN. klik Cetak Nota Pertimbangan Teknis. Tahun. dan Golongan. kemudian klik Cari.  Pilih  Unit  Kerja.  Periode. klik tombol Cetak Nominatif Usulan KP.  Untuk mencetak nominatif usulan KP.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       30   .Buku Petunjuk Penggunaan  Nominatif Usulan  Untuk  melihat  PNS  yang  telah  diusulkan  dapat  melalui  menu  Nominatif  Usulan.

  Untuk  mencetak  NP.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       31   .Buku Petunjuk Penggunaan  Klik untuk mencetak   Keluaran  Nota  Persetujuan  BKN  berformat  PDF. Akan muncul kotak Print seperti berikut:  Page Scaling: None  Centang Choose  Page Source by  PDF page size     Kemudian klik OK untuk mencetak.  klik  gambar  Printer  di  kiri  atas.

 Pilih unit kerja. klik Update/Simpan.  Nomor NP BKN (angka  paling belakang saja)     Nomor SK Gubernur  Tanggal SK Gubernur  Tanggal NP BKN  Setelah terisi semua.  nomor  dan  tanggal  nota  persetujuan  dan  SK  dapat  dimasukkan di halaman Input Nomor & Cetak. dan golongan. kemudian  klik Cari.  pilih  nomor  SK  yang  akan  dicetak.  kemudian  klik  Cetak Lampiran SK atau Cetak SK Petikan.  Pilih Nomor SK Klik Cetak   Untuk  mencetak  Lampiran  SK  atau  Petikan  SK.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       32   . periode.Buku Petunjuk Penggunaan  Input Nomor & Cetak  Setelah  persetujuan  dari  BKN  turun.

Buku Petunjuk Penggunaan  Cetak Lampiran SK      Cetak SK Petikan      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       33   .

    Eksekusi KP  Setelah  kegiatan  Kenaikan  Pangkat  selesai.  Contoh:  nomor  NP  BKN  mempunyai  format  MG‐5400000123. yaitu 8 digit (00000123).  berikutnya  adalah  memasukkan  kenaikan  pangkat  tersebut  ke  database.  Kenaikan  pangkat  dapat  dilakukan  dengan  menggunakan  data  yang  sudah  digunakan  pada  proses kenaikan pangkat.  Maka  setup  yang  dimasukkan  adalah:  a.  Untuk menaikkan pangkat PNS ke pangkat yang baru.  sehingga  data  pangkat  yang  ada  di  dalam  database  sudah  sesuai  dengan  keadaan  baru. Jumlah digit setelah NP: jumlah digit setelah MG‐54.    Untuk  melakukan  setup.  Hal  ini  dilakukan  pada  tanggal  TMT  pangkat  baru  (1  April  atau  1  Oktober). klik Update/Simpan.  pertama  pilih  bulan  dan  tahun  periode.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       34   .Buku Petunjuk Penggunaan  Setup KP  Sebelum  melaksanakan  kegiatan  KP. Kode NP BKN: MG‐54  b.  sebelumnya  lakukan  Setup  KP  terlebih  dahulu  melalui  menu Setup KP. melalui menu Eksekusi KP. beri tanda centang di sebelah kanan nama  PNS bersangkutan.  kemudian  masukkan  nilai  yang  diminta. Setelah itu.

  kemudian  klik  tombol  >>.  Akan  muncul  tampilan  seperti  gambar.Buku Petunjuk Penggunaan      III.       Masukkan  NIP  PNS  yang  akan  mutasi.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       35   . MODUL MUTASI LOKASI KERJA  Input Mutasi  PNS yang akan mutasi antar unit kerja diinput melalui menu Input Mutasi.

 untuk mencetak SK Salinan.  Bila  jumlah  surat   tersebut lebih dari satu.  Setelah dimasukkan semua.Surat Kepala Badan N Nomor M tanggal dd‐mm‐ yyy. tanggal SK. dan nomor surat‐surat membaca.  Tanggal  SK.).  nomor  SK.  Petikan.  untuk mencetak SK Petikan. d.  36   . klik Simpan. masukkan semua dengan dipisahkan tanda titik koma (. pilih unit  kerja baru dan tahun.  Hapus.  Pada  daftar  nominatif  tersebut terdapat beberapa link yaitu  a.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       Salinan.    Nominatif Mutasi  Untuk melihat PNS yang akan mutasi.  seperti  Unit  kerja  baru. untuk menghapus data mutasi.  TMT  mutasi. TMT. Kalau unit kerja baru tidak  dipilih  akan  ditampilkan  semua  PNS  yang  mutasi  pada  tahun  tersebut.  dan  nomor  surat‐surat  yang  dipakai  sebagai  pertimbangan  mutasi. Contoh: Surat  Kepala Dinas X Nomor Y tanggal dd‐mm‐yyyy.  Edit. b. untuk mengedit nomor SK. c.Buku Petunjuk Penggunaan    Masukkan  data‐data  yang  diperlukan.

Buku Petunjuk Penggunaan  Cetak Salinan SK    Cetak Petikan SK      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       37   .

  Evaluasi  terhadap  berjalannya  Sistem  Informasi  Manajemen  Kepegawaian  (SIMPEG)  akan  lebih  mendorong  terlaksananya  Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  (  MSDM  )  Pemerintah  Provinsi Sumatera Barat yang handal dengan dukungan Teknologi Informasi.      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       38   .Buku Petunjuk Penggunaan  BAB III   PENUTUP    Aplikasi  SIMPEG  di  Provinsi  Sumatera  Barat  Tahun  2010  masih  dapat  dikembangkan  lagi  untuk mengakomodasi kebutuhan lain di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.