BUKU PETUNJUK APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN PROVINSI SUMATERA BARAT

Pemerintah Provinsi Sumatera Barat Tahun 2010 

Buku Petunjuk Penggunaan 

BAB I  DASAR TEORI 
  MANAJEMEN PROGRAM SIMPEG    Seluruh  rangkaian  bangunan  program  SIMPEG  yang  berbasis  Web  menggunakan  metoda  server  side  (berjalan  di  sisi  server),  yang  akan  mewajibkan  semua  pengguna  untuk  terhubung  ke  server  ketika akan mengakses SIMPEG ini.  Karena  menggunakan  metoda  server  side  maka  SIMPEG  sangat  bergantung  pada  keadaan  jaringan  komputer  dan  server  tempat  SIMPEG  ini  diletakkan,  meskipun  tidak  terpengaruh  dengan  sistem  operasi yang digunakan oleh server tersebut.  Pada  sisi  pengguna  SIMPEG  juga  sangat  bergantung  pada  adanya  Browser  yang  digunakan  untuk  mengakses SIMPEG yang dapat berjalan pada sistem operasi yang dipakai oleh pengguna SIMPEG.  Program  dikelompokkan  dalam  modul‐modul,  yang  merupakan  sub‐sub  program  dari  SIMPEG,  antara lain :   1. Halaman  awal,  sebagai  tampilan  awal  dari  SIMPEG,  pada  halaman  ini  terdapat  kolom  pencarian  NIP PNS, berita‐berita terakhir, menu‐menu untuk SIMPEG, dsb  2. Data  Utama,  pada  modul  ini  SIMPEG  memberikan  menu  tambahan  untuk  sub‐sub  modul  yang  berkaitan  dengan  data  utama,  antara  lain  :  sub  menu  kasus,  sub  menu  mutasi,  sub  menu  edit  biodata, dsb  3. Rekap  Grafis,  adalah  modul  untuk  melihat  rekap  grafis  keadaan  PNS,  misalnya  rekap  PNS  berdasar pada eselon.  4. Nomintatif,  adalah  modul  untuk  melihat  nominatif  PNS  yang  diurutkan  mulai  dari  eselon,  pangkat terakhir, hingga umur. 

  Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT      

1

 

Buku Petunjuk Penggunaan  Masing‐masing  modul  dapat  dikembangkan  sendiri‐sendiri  tanpa  mempengaruhi  modul  yang  lain,  sehingga memudahkan dalam pengerjaan secara tim.  STRUKTUR DAN MANAJEMEN DATABASE   PENGERTIAN DATABASE  Database  merupakan  sekumpulan  informasi  mengenai  suatu  subjek  tertentu  secara  lengkap,  tidak  terduplikasi, dan tersetruktur.  Lengkap maksudnya adalah bahwa database berisi seluruh data mengenai subjek tertentu. Sebagai  contoh,  database  kepegawaian  berisi  data  semua  pegawai  dan  semua  data  mengenai  setiap  pegawai. Kelengkapan diperlukan untuk dapat menjawab semua pertanyaan (kebutuhan informasi)  ketika diperlukan.  Tidak  terduplikasi  maksudnya  tidak  ada  data  yang  tersimpan  lebih  dari  satu  kali.  Jika  informasi  hanya  tersimpan  satu  kali,  maka  hanya  ada  dua  kemungkinan  informasi  tersebut  benar  atau  salah.  Ini  diperlukan  untuk  menjamin  konsistensi  jika  data  tersimpan  lebih  dari  satu  kali  maka  akan  ada  kemungkinan  data  yang  satu  berbeda  (bertentangan)  dengan  yang  lainnya.  Namun  demikian,  konsistensi data sangat sulit untuk diperoleh bahkan kadang‐kadang harus dikompromikan.  Penyimpanan  data  secara  secara  terstruktur  maksudnya  adalah  mengorganisasikan  data  dalam  struktur tertentu sehingga mengefisiensikan pemrosesan data.  STRUKTUR DATABASE  Database  merupakan  kumpulan  data  dari  objek‐objek  yang  saling  berkaitan.  Dalam  prakteknya,  data setiap objek tersebut disimpan dalam file‐file atau dianggap sebagai table‐tabel.  Tabel‐tabel  berisi  record‐record  data  dari  masing‐masing  objek  yang  direkam  datanya.  Setiap  record  data  terdiri  dari  field‐field  data  yang  terbentuk  dari  kolom‐kolom  table  yang  bersangkutan,  misalnya  field  NIP,  Nama,  Tempat/Tanggal  kelahiran,  dan  sebagainya.  Field‐field  tersebut  merupakan  tempat  disimpannya  nilai‐nilai  atribut  data  dari  objek  yang  bersangkutan.  Kadang‐ kadang istilah field data sering disebut dengan atribut data. 

  Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT      

2

 

Data  Riwayat  berisi.  Telah  dijelaskan  diawal  diawal  bahwa  dalam  data  rujukan.  setiap  digit  atau  sekumpulan  digit  melambangkan satu pengertian informasi.  pendidikan  umum.  Ketiadaan  data  rujukan  menyebabkan  item  data yang merujuk atau mengacu kepadanya tidak bermakna apa‐apa. Posisi digit juga melambangkan pengertian tertentu.  Kesulitan  kodefikasi  muncul  apabila  terdapat  perubahan  terhadap  aturan  kodefikasi  yang  telah  ditetapkan.  c.  Data  master  atau  data  riwayat  mungkin  mengandung  item‐item  data  yang  merujuk  pada  data  lain.  maka  data  rujukan  tersebut  harus  dijamin  ada.        Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       3   . diklat.  Apabila  hal  ini  terjadi.  Kodefikasi  dilakukan  dengan  aturan  tertentu. pangkat pegawai.  Sebuah  kode  berisi  satu  atau  lebih  digit  angka  atau  karakter.  jabatan.  Kodefikasi  merupakan  langkah  sulit  dalam  membuat  data  rujuka. seperti identitas pegawai. Data master merupakan data utama kepegawaian.  Upaya  untuk  mengkodekan  data  disebut  kodefikasi.  Kodefikasi  juga  menggambarkan  pengelompokan  tertentu  dari  data‐data  yang  ada.  nilai‐nilai data yang boleh direkam kedalam table dan lain‐lain. dan sebagainya.Buku Petunjuk Penggunaan  Mendefinisikan  data  atau  database  berarti  mendefinisikan  struktur  table‐tabel  database. yaitu :  a. Data rujukan mengandung 2 bagian.  jabatan pegawai.  Jika  suatu  item  data  merujuk  atau  mengacu  kepada  data  rujukan  tertentu.  kolom‐kolom  dari  setiap  tabel.  data  dikodekan. Item yang  dikodekan dapat lebih dari satu item.  Dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) terdapat data‐data yang secara umum  dapat diklasifikasikan atas 3 klasifikasi.  catatan  mengenai  riwayat  pegawai  seperti  pangkat.  Hal‐hal  yang  perlu  didifinisikan  antara  lain  tabel  apa  saja  yang  perlu  ada. yaitu item kode dan item‐item yang dikodekan.  maka  kode  khusus diberikan kepadanya.  b.  Data  yang  diacu  atau  dirujuk  oleh  data  master  atau  data  riwayat  disebut  data  rujukan  atau  data  acuan.

A_01  A_02  A_03  A_04  B_02  (Lokasi Unit Kerja)   (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP LAMA 9 DIGIT)     ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  B_02B  (NIP 18 DIGIT)  B_03A  (Gelar depan)  B_03    (Nama Pegawai)  B_03B  (Gelar belakang)   (Tempat Kelahiran)  (Tanggal Kelahiran)  (Jenis kelamin)  (Agama)  (Karpeg)  (Status Kepeg)  (Jenis Kepeg)  (Kedudukan pegawai)  (Alamat)  (Pejabat yang menanda‐tangani)  (Tanggal SK Pangkat)  (Pangkat/Golongan)  (Masa Kerja Golongan)  (Kode Pendidikan)   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode  10.Buku Petunjuk Penggunaan  Kegunaan  data  rujukan  secara  umum. Standarisasi penamaan item data  b.  Dalam hal ini SIMPEG memakai database sumbar yang mempunyai data/table sebagai berikut :  A. B_09   16. 9. 7. H_1A    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       4   . B_05  12. F_04  23. B_06  13. F_03  22. Minimasi/efisiensi penyimpanan data. 4. B_04  11. B_11   18.  ada  3  manfaat  yang  dapat  ditarik  dari  penerapan  data  rujukan. B_08   15. 2. F_01   20. 8. B_10   17. yaitu :  a. F_02  21. 3. B_07   14. 5. Masfip1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. Kemudahan akses data  c. B_12   19. 6.

 Jabatan)  11. JF_07   (Tmt. A_01  A_02   A_03  A_04  JF_01  B_03  JF_02  JF_03  JF_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor urut)  (Jabatan)  (Eselon)  ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  10. 2. 5. 9. Jabatan)  C. 6. 5. 7. Jabatan)  (Jabatan)  (Askes)  (Taspen)  (Karis/Karsu)   ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  B. Mastkel1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. I_04  30. I_01  27. 4. 7. I_03  29. SK. SK. Jabatan)  12. Jabatan)  (Tanggal SK. JF_05   (Nomor SK. I_02  28. H_1B  25. JF_06   (Tanggal SK.Buku Petunjuk Penggunaan  24. I_05  31. 3. H_02  26. L_02  33.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       A_01  A_02   A_03  A_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  KF_01  (NIP)  B_03  (Nama Pegawai)  KF_02  (Istri/Suami)   ‐> Kode  5   . 6. L_1A  32. L_04  (Kode Jurusan)  (Tahun Pendidikan)  (Pejabat yang menanda tangani)  (Nomer SK. 2. 4. 8. 3. Jabatan)  (Tmt. Mastjab1 terdiri dari kolom‐kolom :  1.

7. KF_03   (Nomor urut)  KF_04   (Nama Istri/Suami)  10. 3. 3.Buku Petunjuk Penggunaan  8. KF_06   (Tanggal Nikah)  12. LT_10   (Nomor Sertifikat)  16. LT_05   (Unit Penyelenggara)  11. 9. 5. 5. 4. Mstptar1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. 7. 2. Mststru1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. 6. LT_09   (Lama Diklat)  15. LT_06   (Angkatan)  12. 4. LT_07   (Tanggal Mulai)  13. KF_07   (Tunjangan gaji)  13. KF_05   (Tanggal lahir)  11. 2. 9. 6. KF_08  (Status Anak)  D.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       A_01  A_02   A_03  A_04  LT_01  B_03  LT_02  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor Urut)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci    6   . LT_11   (Tanggal Sertifikat)  E. 8. LT_08   (Tanggal Selesai)  14. A_01  A_02   A_03  A_04  LT_01  B_03  LT_02  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor Urut)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  ‐> Kode  ‐> Kode  LT_03   (Diklat Struktural)  LT_04   (Tempat Penyelenggaraan)  10.

5. LT_03   (Nama Kursus)  LT_04   (Tempat Penyelenggaraan)  10. 8. LT_08   (Tanggal Selesai)  14. LT_09   (Lama Diklat)  15. Mstfung1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. 2. LT_05   (Unit Penyelenggara)  11. LT_11   (Tanggal Sertifikat)  G. LT_10   (Nomor Sertifikat)  16.Buku Petunjuk Penggunaan  8. 4. LT_07   (Tanggal Mulai)  13. 3. Mastdik1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. 4. 9. LT_06   (Angkatan)  12. A_01  A_02   A_03  A_04  LT_01  B_03  LT_02  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor Urut)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci    LT_03   (Diklat Fungsionall)  LT_04   (Tempat Penyelenggaraan)  10. 7. LT_08   (Tanggal Selesai)  14. LT_05   (Unit Penyelenggara)  11. LT_06   (Angkatan)  12. LT_10   (Nomor Sertifikat)    16. LT_09   (Lama Kursus)  15. 3. LT_07   (Tanggal Mulai)  13. 9. LT_11   (Tanggal Sertifikat)  F. 2.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       A_01  A_02   A_03  A_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode  7   . 6.

6. 6. 6. 4. 3.Buku Petunjuk Penggunaan  5. LT_09   (Tanggal Ijasah)  H. LT_08   (Nomor Ijasah)  15. 7. 8. 4. Mstortu1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. 3. BS_05   (Penguasaan)    I. LT_05   (Nama Sekolah)  12. Mstbhsa1 terdiri dari kolom‐kolom :  1.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       A_01  A_02   A_03  A_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  NM_01(NIP)  B_03  (Nama Pegawai)  NM_02 (Kode Ayah/Ibu)   ‐> Kode   8   . 8. 5. 9. A_01  A_02   A_03  A_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci    BS_01  (NIP)  B_03  (Nama Pegawai)  BS_02  (Nomor Urut)  BS_03   (Bahasa)  BS_04   (Nama Bahasa)    ‐> Kode  10. 5. LT_07   (Kepala Sekolah/Rektor)  14. 9. LT_04   (Nama Jurusan)  11. 2. 7. 2. LT_01  B_03  LT_02  (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor Urut)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode kunci  LT_03   (Tingkat Pendidikan)  LT_03A (Jurusan)  10. LT_06   (Tempat Sekolah)  13. 7.

KOD : Kode pendidikan  KET  : nama pendidikan  ‐> Kode Kunci  ‐> Kode Kunci  N. B_03  7. NM_07 (Alamat)  J. KOJAB : kode jabatan  NAJAB : Nama Jabatan  ‐> Kode Kunci  O. A_04  5. Tbjab terdiri dari kolom‐kolom :  1. PF_04   10. KOD :   kode pendidikan  2. PF_01   6. A_03  4. Tabdikx terdiri dari kolom‐kolom :  1. NM_05 (Tempat Lahir)  11.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       KOJAB : kode jabatan  ‐> Kode Kunci  9   . 2. KET  :   nama pendidikan  M. (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor urut)  (Gol/Pangkat)  (Nomor SK Pangkat)  (Tanggal SK PAngkat)  (Tmt SK Pangkat)     ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  Tablok terdiri dari kolom‐kolom :  1. MastPkt1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. KD   NM   (Kode Unit Kerja)  (Nama Unit Kerja)  ‐> Kode Kunci  L. 9. NM_03 (Ayah/Ibu)  NM_04 (Nama Ayah/Ibu)  10. Tablokb terdiri dari kolom‐kolom :  1. PF_05   11. NM_06 (Tanggal Lahir)  12.Buku Petunjuk Penggunaan  8. PF_02   8. PF_06   K. PF_03   9. A_02   3. Tabdik terdiri dari kolom‐kolom :  1. 2. 2. A_01  2.

  Sedangkan  Transportasi  External.  tabel)  terbentuk  file  master  pegawai  dan  file  riwayat. jenis kelamin.  File  Tabel  merupakan  rujukan  dari  file  master  dan  file  riwayat  yang  berguna  untuk  tampilan/informasi  misalkan lokasi kerja.  Masing‐masing file mempunyai kunci field (key field) tersendiri.  Untuk  lebih jelasnya lihat skema dibawah ini.  Struktur  database  MySQL.  TRANSPORTASI DATABASE  Database  yang  digunakan  oleh  SIMPEG  adalah  MySQL  server. NAJAB : Nama Jabatan  P.Buku Petunjuk Penggunaan  2. KODE : kode golongan  NAMA : nama golongan   ‐> Kode Kunci  Struktur database SIMPEG dibagi menjadi tiga bagian yaitu :  • • • • File master merupakan file induk pegawai yang berisi tentang identitas pegawai.  File Riwayat menampung historis pegawai. Tabgol terdiri dari kolom‐kolom :  1.  adalah  proses  transportasi  database  ke  luar    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       Key field master   Key field riwayat  Nip  Nip  Key field tabel Kode    10   .  • • •   Dari  relasi  database  (master.  Transportasi  Internal.  MySQL  memfilter  pengguna  yang  akan  mengakses  database  sesuai  dengan  hak  yang  diberikan  kepada  pengguna  tesebut.  riwayat.  Proses  ini  memungkinkan  pengelompokkan  table  (atas  field‐fieldnya)  sesuai  dengan  kebutuhan  data  yang  disimpan  dalam  table  tersebut.  yaitu  Transportasi  Internal  dan  Transportasi  External.  seolah‐ olah  sebagai  sebuah  direktori  tempat  menyimpan  berkas  pada  umumnya. 2. pangkat.  yaitu  sebuah  database  server  tanpa  transaksi  dengan  kecepatan  tinggi.  meliputi  normalisasi  database  yaitu  proses  link  and  match  antar  field  antar  table  dan  antar  data  database.  jadi  MySQL  terdiri  dari  database‐database dan tiap‐tiap database terdiri dari table‐table.  Secara  teknis  terdapat  dua  transportasi  database  yang  dilakukan  oleh  SIMPEG.  File  tabel  ini  bemanfaat  untuk  meminimumkan  media  penyimpanan  dan  mempercepat  proses  pengolahan.

SERVER dengan kapasitas spesifikasi minimal :  o o o o o o o o o o   Pentium III 550 Mhz  Harddisk 8.  PERANGKAT PENDUKUNG   Perangkat keras (Hardware)  Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan terdiri dari :  1.  maka  perlu  dilakukan  transportasi  database  dari  satu  unit kerja ke unit kerja lainnya.44 Mb  Display Card SVGA  Monitor  LAN Card 10/100 Mbps Combo  2.3 Gb  SDRAM 128 Mb  CD Rewritable (Back‐up)  Stabilizer 500  watt  LAN Card 10/100 Mbps Combo  FDD 1. transportasi ini diusahakan agar kondisi data selalu up‐to‐date.44 Mb  Display Card SVGA  Monitor   CDROM 50 X  11   .Buku Petunjuk Penggunaan  server. Client masing‐masing dengan konfigurasi spesifikasi minimal :  o o o o o o o o o o       Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       Pentium III 550 Mhz  Harddisk 4.4  SDRAM 128 Mb  CD Rewritable (Back‐up)  UPS 500 KVA  Scanner Colour  FDD 1.  Saat  ini  karena  belum  on‐line  100%.

   Ruang  lingkup  penyusunan/pengembangan  Aplikasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Kepegawaian  Daerah BKD Provinsi Sumatera Barat dengan tahapan kegiatan sebagai berikut :  1.  Structured Query Language (SQL). data.0  dan Power Builder versi 6. 8. 3. terdiri dari :  o o Operating System 95/NT .Buku Petunjuk Penggunaan   Perangkat Lunak (Software)  Perangkat lunak yang digunakan untuk mengoperasikan SIMPEG‐BKD.0  o DBMS  (Data  base  Management  System)  Sybase  3.  Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan pengelola sistem.0 dan Power Builder versi 6.  Melakukan instalasi aplikasi pada server. 9. 4. 7.0  o   PENGEMBANGAN SISTEM SIMPEG  Pengembangan  sistem  Simpeg  disusun  sesuai  dengan  permasalahan  yang  ada  dalam  implementasi  Simpeg  oleh  pengelola  dan  operator  kepegawaian  serta  disesuaikan  dengan  kebutuhan  organisasi  pemakai.   Merancang prosedur kerja.  Merancang model database dan rancangan software aplikasi.0 dengan alat bantu Infomaker  versi 5.  RDBMS (Relation Data base Management System) Sybase 3. Mengidentifikasikan kebutuhan sistem yang diharapkan sesuai pada kegiatan analisis sistem. 6.  Melaksanakan pelatihan dan asistensi fitur yang dibuat kepada pengelola sistem. 2.  Database  dan  sistem  perlu  disesuaikan  dengan  penggunaan  NIP  baru  18  digit  yang  merupakan  program nasional dari Pemerintah Pusat.  Mengaplikasikan dan uji coba sistem.0  dengan  alat  bantu  Infomaker  versi  5.  Dengan  berlakunya  Konversi  NIP  baru  PNS  di  Pemerintah  Provinsi  Sumatera  Barat  pada  tahun    2009.  Melaksanakan maintenance/pemeliharaan sistem.  Menyusun  hasil  analisis  dan  identifikasi  yang  nantinya  digunakan  sebagai  acuan  dalam  membangun perangkat lunak.    menyebabkan  adanya  perubahan  yang  sangat  fundamental  pada  aplikasi  Simpeg. 5. kebutuhan informasi dalam pengembangan sistem.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       12   .

 seperti tampak gambar sebagai berikut :        Pada contoh melalu Start Button dengan cara klik Start – Internet Explorer  Selanjutnya  ketik  alamat  url  e‐personal  system. apabila alamat salah maka akan tampil sebagai berikut :        Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       13   . Opera)  Misal : Internet Explorer.  htt://localhost/sumbar.Buku Petunjuk Penggunaan  BAB II  PETUNJUK PENGOPERASIAN    Untuk  menjalankan  aplikasi  e‐personal  system  diperlukan  browser  (antara  lain  :  Internet  Explorer.  Mozilla Firefox.   selanjutnya  tekan  tombol  Enter.

Buku Petunjuk Penggunaan    User/  pemakai   memasukkan  user  name  dan  password  sesuai  dengan  kewenangan  yang  diberikan  Administrator. apabila berhasil maka akan tampil sebagai berikut :      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       14   .

 NIP  2. MODUL UTAMA  Menu Pencarian PNS :  Pencarian PNS  Masukkan salah satu :  1.Buku Petunjuk Penggunaan  I. Nama dan Unit Kerja     Tampilan dengan memasukkan NAMA        Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       15   .

  lalu  CETAK  DATA      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       16   .Buku Petunjuk Penggunaan    Tampilan dengan memasukkan NIP   Menu Cetak Biodata PNS :  1.  Pencarian  dengan  NIP.  Klik  Edit  Biodata  PNS  ini.  sehingga  tampil  Biodata.

 sehingga tampil      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       17   .  Klik  NIP  yang  tampil.Buku Petunjuk Penggunaan  2.  sehingga  tampil  BIODATA.  Pencarian  dengan  NAMA.  lalu  CETAK  DATA    Tampilan BIODATA    Klik CETAK DATA.

 CPNS & PNS dan lain‐lain dan SIMPAN  Masukkan NIP. masukkan NIP yang akan di Update  Pilih menu‐menu yang akan di UPDATE. kemudian klik CARI  NIP.Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Update Biodata PNS :  Untuk Update data Klik Edit Biodata. Lokasi.        Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       18   . sehingga tampil menu di  bawah         Pilih data atau riwayat yang akan  di Update.

Buku Petunjuk Penggunaan  Beberapa Contoh Menu Update Data  Lokasi & Identitas    Jabatan Akhir    Riwayat Jabatan      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       19   .

 maka akan tampil menu di bawah.Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Rekap Grafis :  Klik Menu Rekap Grafis.      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       20   . maka akan muncul grafik seperti di  bawah.  Pilih menu Rekap Grafis. kemudian  pilih unit kerja dan jenis rekap    Misalnya kita memilih Rekap Golongan  di Semua Unit Kerja.

Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Struktur Organisasi :  Klik menu Struktur Organisasi.  Sebuah  window  baru akan terbuka dan menampilkan struktur organisasi unit kerja yang dimaksud. maka akan muncul tampilan seperti di bawah.  kemudian  klik  tampilkan.      Pilih  unit  kerja  yang  akan  ditampilkan  strukturnya.      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       21   .

 Klik Cari akan tampil data        Dari hasil pencarian tersebut dapat dicetak beberapa format cetakan:    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       22   . tampil menu dibawah.Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Nominatif  PNS :  Klik Menu Nominatif.

Cetak    2.Buku Petunjuk Penggunaan    1. Cetak Nominatif Struktural      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       23   .

  Ganti  pilihan  Bulan  dan  Tahun.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       24   . Cetak Bezetting    Untuk mencetak Klik File/Ctrl+P lalu Print  Menu KP Reguler :    Klik  KP  Reguler.Buku Petunjuk Penggunaan    3.  pilih  Unit  Kerja.  klik  CARI  untuk  tampilan.  Klik  CETAK untuk mencetak.

  Klik CETAK untuk mencetak.  pilih  Unit  Kerja.    lalu  KLIK  CARI  untuk  TAMPILAN  dan  CETAK untuk MENCETAK    Menu Cetak Daftar Urut Kepangkatan (DUK)  :    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       25   .Buku Petunjuk Penggunaan    Menu Gaji Berkala :      Klik  Gaji  Berkala.    Menu Nominatif  PNS Yang Akan Pensiun  :  Klik  PENSIUN.  Ganti  pilihan  BULAN  dan  TAHUN.  JABATAN  dan  ESELON.  Klik  CARI  untuk  tampilan.  ganti  PILIH  WAKTU.

          Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       26   .Buku Petunjuk Penggunaan      Klik  DUK.  ESELON  dan  JABATAN.  UNIT  KERJA.  JENIS  KELAMIN.  ganti  GOLONGAN.  AGAMA    lalu  KLIK CETAK untuk MENCETAK. maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Cetak Profil PNS yang sudah disiapkan  :  Silahkan Pilih Rekap‐Rekap yang akan dicetak    Misalnya Rekapitulasi PNS Berdasarkan Golongan. maka akan muncul tampilan sebagai berikut:      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       27   .

 kemudian klik Usulkan. Maka akan muncul tampilan di sebagai berikut. MODUL MUTASI PANGKAT  Nominatif PNS Akan KP  Untuk  melihat  nominatif  PNS  yang  akan  Naik  Pangkat  pada  perioda  tertentu.Buku Petunjuk Penggunaan  II. setelah itu  klik Cari.  kemudian klik Usulkan      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       28   .    Dari  hasil  pencarian  tersebut  bisa  diusulkan  PNS  yang  akan  naik  pangkat  pada  periode  tersebut.  dengan cara memberi tanda centang pada kotak di sebelah kiri nama.  Sudah diusulkan. Bulan Periode. Pilih Unit Kerja. klik untuk  membatalkan usulan  Beri tanda centang .  klik  menu  Nominatif PNS Akan KP. dan tahun kenaikan pangkat.

    Lengkapi data‐data yang diminta.  Input KP  Bila  PNS  yang  akan  diusulkan  tidak  ada  di  nominatif  PNS  akan  KP  (untuk  kenaikan  pangkat  pilihan / non‐reguler).  Klik  tanda  tersebut  untuk  membatalkan usulan.Buku Petunjuk Penggunaan  PNS  yang  telah  diusulkan  memiliki  tanda  silang  merah  di  sebelah  kiri.  kemudian  klik  tombol  >>. kemudian klik SIMPAN.  Akan  muncul  tampilan  seperti berikut. PNS bersangkutan dapat diusulkan melalui menu Input KP.    Masukkan  NIP.  pilih  Bulan  dan  Tahun  Periode.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       29   .

    Dari sini juga dapat membatalkan usulan dengan  mengklik  tanda  silang merah  di samping kanan  nama PNS yang bersangkutan.    Sedangkan  untuk  mencetak  Form  Nota  Persetujuan  BKN  dengan  menggunakan  blanko  Nota  Persetujuan dari BKN.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       30   . kemudian klik Cari. Tahun.  Untuk mencetak nominatif usulan KP.  Pilih  Unit  Kerja.  Periode. klik tombol Cetak Nominatif Usulan KP. klik Cetak Nota Pertimbangan Teknis. dan Golongan.Buku Petunjuk Penggunaan  Nominatif Usulan  Untuk  melihat  PNS  yang  telah  diusulkan  dapat  melalui  menu  Nominatif  Usulan.

 Akan muncul kotak Print seperti berikut:  Page Scaling: None  Centang Choose  Page Source by  PDF page size     Kemudian klik OK untuk mencetak.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       31   .  klik  gambar  Printer  di  kiri  atas.  Untuk  mencetak  NP.Buku Petunjuk Penggunaan  Klik untuk mencetak   Keluaran  Nota  Persetujuan  BKN  berformat  PDF.

  Pilih Nomor SK Klik Cetak   Untuk  mencetak  Lampiran  SK  atau  Petikan  SK.Buku Petunjuk Penggunaan  Input Nomor & Cetak  Setelah  persetujuan  dari  BKN  turun.  Nomor NP BKN (angka  paling belakang saja)     Nomor SK Gubernur  Tanggal SK Gubernur  Tanggal NP BKN  Setelah terisi semua. klik Update/Simpan. kemudian  klik Cari. periode. Pilih unit kerja.  kemudian  klik  Cetak Lampiran SK atau Cetak SK Petikan. dan golongan.  pilih  nomor  SK  yang  akan  dicetak.  nomor  dan  tanggal  nota  persetujuan  dan  SK  dapat  dimasukkan di halaman Input Nomor & Cetak.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       32   .

Buku Petunjuk Penggunaan  Cetak Lampiran SK      Cetak SK Petikan      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       33   .

 Setelah itu.  Kenaikan  pangkat  dapat  dilakukan  dengan  menggunakan  data  yang  sudah  digunakan  pada  proses kenaikan pangkat.  kemudian  masukkan  nilai  yang  diminta. yaitu 8 digit (00000123).  pertama  pilih  bulan  dan  tahun  periode.  Maka  setup  yang  dimasukkan  adalah:  a. Kode NP BKN: MG‐54  b.  sebelumnya  lakukan  Setup  KP  terlebih  dahulu  melalui  menu Setup KP.    Untuk  melakukan  setup.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       34   .  Contoh:  nomor  NP  BKN  mempunyai  format  MG‐5400000123.  Hal  ini  dilakukan  pada  tanggal  TMT  pangkat  baru  (1  April  atau  1  Oktober).  berikutnya  adalah  memasukkan  kenaikan  pangkat  tersebut  ke  database. Jumlah digit setelah NP: jumlah digit setelah MG‐54.  sehingga  data  pangkat  yang  ada  di  dalam  database  sudah  sesuai  dengan  keadaan  baru.  Untuk menaikkan pangkat PNS ke pangkat yang baru.Buku Petunjuk Penggunaan  Setup KP  Sebelum  melaksanakan  kegiatan  KP.    Eksekusi KP  Setelah  kegiatan  Kenaikan  Pangkat  selesai. klik Update/Simpan. melalui menu Eksekusi KP. beri tanda centang di sebelah kanan nama  PNS bersangkutan.

  kemudian  klik  tombol  >>.Buku Petunjuk Penggunaan      III.  Akan  muncul  tampilan  seperti  gambar. MODUL MUTASI LOKASI KERJA  Input Mutasi  PNS yang akan mutasi antar unit kerja diinput melalui menu Input Mutasi.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       35   .       Masukkan  NIP  PNS  yang  akan  mutasi.

Surat Kepala Badan N Nomor M tanggal dd‐mm‐ yyy.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       Salinan. tanggal SK. klik Simpan.  Hapus.  Tanggal  SK.  Edit.  Pada  daftar  nominatif  tersebut terdapat beberapa link yaitu  a. pilih unit  kerja baru dan tahun. b. untuk menghapus data mutasi. dan nomor surat‐surat membaca.  untuk mencetak SK Petikan.  Petikan.    Nominatif Mutasi  Untuk melihat PNS yang akan mutasi.  nomor  SK.  TMT  mutasi. c. untuk mencetak SK Salinan.  Bila  jumlah  surat   tersebut lebih dari satu.  dan  nomor  surat‐surat  yang  dipakai  sebagai  pertimbangan  mutasi. Kalau unit kerja baru tidak  dipilih  akan  ditampilkan  semua  PNS  yang  mutasi  pada  tahun  tersebut.  36   . Contoh: Surat  Kepala Dinas X Nomor Y tanggal dd‐mm‐yyyy. TMT.Buku Petunjuk Penggunaan    Masukkan  data‐data  yang  diperlukan. d. masukkan semua dengan dipisahkan tanda titik koma (.  Setelah dimasukkan semua.).  seperti  Unit  kerja  baru. untuk mengedit nomor SK.

Buku Petunjuk Penggunaan  Cetak Salinan SK    Cetak Petikan SK      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       37   .

  Evaluasi  terhadap  berjalannya  Sistem  Informasi  Manajemen  Kepegawaian  (SIMPEG)  akan  lebih  mendorong  terlaksananya  Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  (  MSDM  )  Pemerintah  Provinsi Sumatera Barat yang handal dengan dukungan Teknologi Informasi.Buku Petunjuk Penggunaan  BAB III   PENUTUP    Aplikasi  SIMPEG  di  Provinsi  Sumatera  Barat  Tahun  2010  masih  dapat  dikembangkan  lagi  untuk mengakomodasi kebutuhan lain di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat.      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       38   .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful