BUKU PETUNJUK APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN PROVINSI SUMATERA BARAT

Pemerintah Provinsi Sumatera Barat Tahun 2010 

Buku Petunjuk Penggunaan 

BAB I  DASAR TEORI 
  MANAJEMEN PROGRAM SIMPEG    Seluruh  rangkaian  bangunan  program  SIMPEG  yang  berbasis  Web  menggunakan  metoda  server  side  (berjalan  di  sisi  server),  yang  akan  mewajibkan  semua  pengguna  untuk  terhubung  ke  server  ketika akan mengakses SIMPEG ini.  Karena  menggunakan  metoda  server  side  maka  SIMPEG  sangat  bergantung  pada  keadaan  jaringan  komputer  dan  server  tempat  SIMPEG  ini  diletakkan,  meskipun  tidak  terpengaruh  dengan  sistem  operasi yang digunakan oleh server tersebut.  Pada  sisi  pengguna  SIMPEG  juga  sangat  bergantung  pada  adanya  Browser  yang  digunakan  untuk  mengakses SIMPEG yang dapat berjalan pada sistem operasi yang dipakai oleh pengguna SIMPEG.  Program  dikelompokkan  dalam  modul‐modul,  yang  merupakan  sub‐sub  program  dari  SIMPEG,  antara lain :   1. Halaman  awal,  sebagai  tampilan  awal  dari  SIMPEG,  pada  halaman  ini  terdapat  kolom  pencarian  NIP PNS, berita‐berita terakhir, menu‐menu untuk SIMPEG, dsb  2. Data  Utama,  pada  modul  ini  SIMPEG  memberikan  menu  tambahan  untuk  sub‐sub  modul  yang  berkaitan  dengan  data  utama,  antara  lain  :  sub  menu  kasus,  sub  menu  mutasi,  sub  menu  edit  biodata, dsb  3. Rekap  Grafis,  adalah  modul  untuk  melihat  rekap  grafis  keadaan  PNS,  misalnya  rekap  PNS  berdasar pada eselon.  4. Nomintatif,  adalah  modul  untuk  melihat  nominatif  PNS  yang  diurutkan  mulai  dari  eselon,  pangkat terakhir, hingga umur. 

  Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT      

1

 

Buku Petunjuk Penggunaan  Masing‐masing  modul  dapat  dikembangkan  sendiri‐sendiri  tanpa  mempengaruhi  modul  yang  lain,  sehingga memudahkan dalam pengerjaan secara tim.  STRUKTUR DAN MANAJEMEN DATABASE   PENGERTIAN DATABASE  Database  merupakan  sekumpulan  informasi  mengenai  suatu  subjek  tertentu  secara  lengkap,  tidak  terduplikasi, dan tersetruktur.  Lengkap maksudnya adalah bahwa database berisi seluruh data mengenai subjek tertentu. Sebagai  contoh,  database  kepegawaian  berisi  data  semua  pegawai  dan  semua  data  mengenai  setiap  pegawai. Kelengkapan diperlukan untuk dapat menjawab semua pertanyaan (kebutuhan informasi)  ketika diperlukan.  Tidak  terduplikasi  maksudnya  tidak  ada  data  yang  tersimpan  lebih  dari  satu  kali.  Jika  informasi  hanya  tersimpan  satu  kali,  maka  hanya  ada  dua  kemungkinan  informasi  tersebut  benar  atau  salah.  Ini  diperlukan  untuk  menjamin  konsistensi  jika  data  tersimpan  lebih  dari  satu  kali  maka  akan  ada  kemungkinan  data  yang  satu  berbeda  (bertentangan)  dengan  yang  lainnya.  Namun  demikian,  konsistensi data sangat sulit untuk diperoleh bahkan kadang‐kadang harus dikompromikan.  Penyimpanan  data  secara  secara  terstruktur  maksudnya  adalah  mengorganisasikan  data  dalam  struktur tertentu sehingga mengefisiensikan pemrosesan data.  STRUKTUR DATABASE  Database  merupakan  kumpulan  data  dari  objek‐objek  yang  saling  berkaitan.  Dalam  prakteknya,  data setiap objek tersebut disimpan dalam file‐file atau dianggap sebagai table‐tabel.  Tabel‐tabel  berisi  record‐record  data  dari  masing‐masing  objek  yang  direkam  datanya.  Setiap  record  data  terdiri  dari  field‐field  data  yang  terbentuk  dari  kolom‐kolom  table  yang  bersangkutan,  misalnya  field  NIP,  Nama,  Tempat/Tanggal  kelahiran,  dan  sebagainya.  Field‐field  tersebut  merupakan  tempat  disimpannya  nilai‐nilai  atribut  data  dari  objek  yang  bersangkutan.  Kadang‐ kadang istilah field data sering disebut dengan atribut data. 

  Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT      

2

 

  Kodefikasi  juga  menggambarkan  pengelompokan  tertentu  dari  data‐data  yang  ada.  catatan  mengenai  riwayat  pegawai  seperti  pangkat.  Kodefikasi  merupakan  langkah  sulit  dalam  membuat  data  rujuka. Data master merupakan data utama kepegawaian.  Apabila  hal  ini  terjadi.  Kodefikasi  dilakukan  dengan  aturan  tertentu.  jabatan pegawai.  c.  b.  Jika  suatu  item  data  merujuk  atau  mengacu  kepada  data  rujukan  tertentu. Item yang  dikodekan dapat lebih dari satu item. Data rujukan mengandung 2 bagian. Posisi digit juga melambangkan pengertian tertentu.        Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       3   .  Data  yang  diacu  atau  dirujuk  oleh  data  master  atau  data  riwayat  disebut  data  rujukan  atau  data  acuan.  nilai‐nilai data yang boleh direkam kedalam table dan lain‐lain.  Telah  dijelaskan  diawal  diawal  bahwa  dalam  data  rujukan.  Sebuah  kode  berisi  satu  atau  lebih  digit  angka  atau  karakter.  data  dikodekan.  maka  kode  khusus diberikan kepadanya. yaitu :  a.  Ketiadaan  data  rujukan  menyebabkan  item  data yang merujuk atau mengacu kepadanya tidak bermakna apa‐apa.  Kesulitan  kodefikasi  muncul  apabila  terdapat  perubahan  terhadap  aturan  kodefikasi  yang  telah  ditetapkan.  Data  master  atau  data  riwayat  mungkin  mengandung  item‐item  data  yang  merujuk  pada  data  lain.  Hal‐hal  yang  perlu  didifinisikan  antara  lain  tabel  apa  saja  yang  perlu  ada. Data  Riwayat  berisi. seperti identitas pegawai. diklat.  kolom‐kolom  dari  setiap  tabel.  jabatan.  Dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) terdapat data‐data yang secara umum  dapat diklasifikasikan atas 3 klasifikasi.Buku Petunjuk Penggunaan  Mendefinisikan  data  atau  database  berarti  mendefinisikan  struktur  table‐tabel  database. yaitu item kode dan item‐item yang dikodekan.  setiap  digit  atau  sekumpulan  digit  melambangkan satu pengertian informasi.  pendidikan  umum. dan sebagainya. pangkat pegawai.  maka  data  rujukan  tersebut  harus  dijamin  ada.  Upaya  untuk  mengkodekan  data  disebut  kodefikasi.

B_10   17. F_04  23. F_01   20. B_06  13. 6. 9. 2. A_01  A_02  A_03  A_04  B_02  (Lokasi Unit Kerja)   (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP LAMA 9 DIGIT)     ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  B_02B  (NIP 18 DIGIT)  B_03A  (Gelar depan)  B_03    (Nama Pegawai)  B_03B  (Gelar belakang)   (Tempat Kelahiran)  (Tanggal Kelahiran)  (Jenis kelamin)  (Agama)  (Karpeg)  (Status Kepeg)  (Jenis Kepeg)  (Kedudukan pegawai)  (Alamat)  (Pejabat yang menanda‐tangani)  (Tanggal SK Pangkat)  (Pangkat/Golongan)  (Masa Kerja Golongan)  (Kode Pendidikan)   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode  10.  Dalam hal ini SIMPEG memakai database sumbar yang mempunyai data/table sebagai berikut :  A. F_02  21. B_04  11. Kemudahan akses data  c. 5. Minimasi/efisiensi penyimpanan data.  ada  3  manfaat  yang  dapat  ditarik  dari  penerapan  data  rujukan. B_07   14. B_09   16. 8. H_1A    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       4   . 3. B_08   15. yaitu :  a. B_11   18. 4.Buku Petunjuk Penggunaan  Kegunaan  data  rujukan  secara  umum. Standarisasi penamaan item data  b. B_12   19. B_05  12. F_03  22. 7. Masfip1 terdiri dari kolom‐kolom :  1.

I_04  30. Mastkel1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. JF_06   (Tanggal SK. Jabatan)  (Tmt. JF_07   (Tmt. L_02  33. 3. 9. Jabatan)  (Tanggal SK. Jabatan)  11. JF_05   (Nomor SK. 4. Mastjab1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. 6. 2. I_05  31. I_02  28. 8. I_03  29. 5. 7. 2. SK. 5. SK. 7. I_01  27. 4. Jabatan)  12. L_04  (Kode Jurusan)  (Tahun Pendidikan)  (Pejabat yang menanda tangani)  (Nomer SK. 6.Buku Petunjuk Penggunaan  24. Jabatan)  C. 3. H_02  26. L_1A  32. A_01  A_02   A_03  A_04  JF_01  B_03  JF_02  JF_03  JF_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor urut)  (Jabatan)  (Eselon)  ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  10. H_1B  25. Jabatan)  (Jabatan)  (Askes)  (Taspen)  (Karis/Karsu)   ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  B.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       A_01  A_02   A_03  A_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  KF_01  (NIP)  B_03  (Nama Pegawai)  KF_02  (Istri/Suami)   ‐> Kode  5   .

LT_06   (Angkatan)  12. KF_06   (Tanggal Nikah)  12. Mstptar1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. KF_08  (Status Anak)  D. 3. 5. 8. 3. LT_05   (Unit Penyelenggara)  11. 9. KF_03   (Nomor urut)  KF_04   (Nama Istri/Suami)  10. Mststru1 terdiri dari kolom‐kolom :  1.Buku Petunjuk Penggunaan  8. 9. LT_09   (Lama Diklat)  15. 7. KF_05   (Tanggal lahir)  11. LT_07   (Tanggal Mulai)  13. 4. 6. LT_10   (Nomor Sertifikat)  16.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       A_01  A_02   A_03  A_04  LT_01  B_03  LT_02  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor Urut)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci    6   . 4. 2. LT_08   (Tanggal Selesai)  14. 6. 5. 7. LT_11   (Tanggal Sertifikat)  E. KF_07   (Tunjangan gaji)  13. 2. A_01  A_02   A_03  A_04  LT_01  B_03  LT_02  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor Urut)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  ‐> Kode  ‐> Kode  LT_03   (Diklat Struktural)  LT_04   (Tempat Penyelenggaraan)  10.

2. LT_10   (Nomor Sertifikat)  16.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       A_01  A_02   A_03  A_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode  7   . A_01  A_02   A_03  A_04  LT_01  B_03  LT_02  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor Urut)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci    LT_03   (Diklat Fungsionall)  LT_04   (Tempat Penyelenggaraan)  10. 8. 2. LT_09   (Lama Diklat)  15. LT_07   (Tanggal Mulai)  13. Mstfung1 terdiri dari kolom‐kolom :  1.Buku Petunjuk Penggunaan  8. 3. LT_11   (Tanggal Sertifikat)  F. 5. LT_07   (Tanggal Mulai)  13. 7. LT_06   (Angkatan)  12. 4. LT_11   (Tanggal Sertifikat)  G. LT_09   (Lama Kursus)  15. LT_05   (Unit Penyelenggara)  11. LT_06   (Angkatan)  12. 4. LT_03   (Nama Kursus)  LT_04   (Tempat Penyelenggaraan)  10. Mastdik1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. 9. LT_08   (Tanggal Selesai)  14. 6. LT_05   (Unit Penyelenggara)  11. 9. 3. LT_08   (Tanggal Selesai)  14. LT_10   (Nomor Sertifikat)    16.

3. LT_07   (Kepala Sekolah/Rektor)  14. A_01  A_02   A_03  A_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci    BS_01  (NIP)  B_03  (Nama Pegawai)  BS_02  (Nomor Urut)  BS_03   (Bahasa)  BS_04   (Nama Bahasa)    ‐> Kode  10. 5. LT_08   (Nomor Ijasah)  15. Mstortu1 terdiri dari kolom‐kolom :  1.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       A_01  A_02   A_03  A_04  (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  NM_01(NIP)  B_03  (Nama Pegawai)  NM_02 (Kode Ayah/Ibu)   ‐> Kode   8   . 3. Mstbhsa1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. LT_06   (Tempat Sekolah)  13. 4. LT_04   (Nama Jurusan)  11. 7. 4. LT_09   (Tanggal Ijasah)  H. 2. 8. 7. 8. 2. 5. 6. LT_05   (Nama Sekolah)  12. 6. 9. BS_05   (Penguasaan)    I.Buku Petunjuk Penggunaan  5. 9. 6. LT_01  B_03  LT_02  (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor Urut)    ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode kunci  LT_03   (Tingkat Pendidikan)  LT_03A (Jurusan)  10. 7.

2. Tbjab terdiri dari kolom‐kolom :  1. A_04  5. B_03  7. PF_05   11. 9. 2. KOD :   kode pendidikan  2. PF_02   8. KET  :   nama pendidikan  M. Tabdik terdiri dari kolom‐kolom :  1. NM_06 (Tanggal Lahir)  12. PF_01   6.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       KOJAB : kode jabatan  ‐> Kode Kunci  9   . KOD : Kode pendidikan  KET  : nama pendidikan  ‐> Kode Kunci  ‐> Kode Kunci  N. KOJAB : kode jabatan  NAJAB : Nama Jabatan  ‐> Kode Kunci  O. NM_05 (Tempat Lahir)  11. KD   NM   (Kode Unit Kerja)  (Nama Unit Kerja)  ‐> Kode Kunci  L. Tablokb terdiri dari kolom‐kolom :  1.Buku Petunjuk Penggunaan  8. A_01  2. PF_06   K. 2. PF_04   10. (Lokasi unit kerja)  (Lokasi Sub)   (Lokasi Sub‐sub)   (Lokasi Sub‐sub‐sub)   (NIP)  (Nama Pegawai)  (Nomor urut)  (Gol/Pangkat)  (Nomor SK Pangkat)  (Tanggal SK PAngkat)  (Tmt SK Pangkat)     ‐> Kode   ‐> Kode   ‐> Kode  ‐> Kode   ‐> Kode kunci  Tablok terdiri dari kolom‐kolom :  1. MastPkt1 terdiri dari kolom‐kolom :  1. Tabdikx terdiri dari kolom‐kolom :  1. PF_03   9. A_02   3. NM_07 (Alamat)  J. A_03  4. NM_03 (Ayah/Ibu)  NM_04 (Nama Ayah/Ibu)  10.

  Secara  teknis  terdapat  dua  transportasi  database  yang  dilakukan  oleh  SIMPEG.  Untuk  lebih jelasnya lihat skema dibawah ini.  riwayat.Buku Petunjuk Penggunaan  2.  File  tabel  ini  bemanfaat  untuk  meminimumkan  media  penyimpanan  dan  mempercepat  proses  pengolahan.  Transportasi  Internal.  Struktur  database  MySQL.  Proses  ini  memungkinkan  pengelompokkan  table  (atas  field‐fieldnya)  sesuai  dengan  kebutuhan  data  yang  disimpan  dalam  table  tersebut.  meliputi  normalisasi  database  yaitu  proses  link  and  match  antar  field  antar  table  dan  antar  data  database.  yaitu  sebuah  database  server  tanpa  transaksi  dengan  kecepatan  tinggi. NAJAB : Nama Jabatan  P.  tabel)  terbentuk  file  master  pegawai  dan  file  riwayat. pangkat. jenis kelamin.  yaitu  Transportasi  Internal  dan  Transportasi  External.  MySQL  memfilter  pengguna  yang  akan  mengakses  database  sesuai  dengan  hak  yang  diberikan  kepada  pengguna  tesebut.  jadi  MySQL  terdiri  dari  database‐database dan tiap‐tiap database terdiri dari table‐table. 2.  File Riwayat menampung historis pegawai.  adalah  proses  transportasi  database  ke  luar    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       Key field master   Key field riwayat  Nip  Nip  Key field tabel Kode    10   .  File  Tabel  merupakan  rujukan  dari  file  master  dan  file  riwayat  yang  berguna  untuk  tampilan/informasi  misalkan lokasi kerja.  TRANSPORTASI DATABASE  Database  yang  digunakan  oleh  SIMPEG  adalah  MySQL  server.  seolah‐ olah  sebagai  sebuah  direktori  tempat  menyimpan  berkas  pada  umumnya. KODE : kode golongan  NAMA : nama golongan   ‐> Kode Kunci  Struktur database SIMPEG dibagi menjadi tiga bagian yaitu :  • • • • File master merupakan file induk pegawai yang berisi tentang identitas pegawai. Tabgol terdiri dari kolom‐kolom :  1.  Sedangkan  Transportasi  External.  • • •   Dari  relasi  database  (master.  Masing‐masing file mempunyai kunci field (key field) tersendiri.

 transportasi ini diusahakan agar kondisi data selalu up‐to‐date.3 Gb  SDRAM 128 Mb  CD Rewritable (Back‐up)  Stabilizer 500  watt  LAN Card 10/100 Mbps Combo  FDD 1.  Saat  ini  karena  belum  on‐line  100%. Client masing‐masing dengan konfigurasi spesifikasi minimal :  o o o o o o o o o o       Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       Pentium III 550 Mhz  Harddisk 4.  PERANGKAT PENDUKUNG   Perangkat keras (Hardware)  Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan terdiri dari :  1. SERVER dengan kapasitas spesifikasi minimal :  o o o o o o o o o o   Pentium III 550 Mhz  Harddisk 8.4  SDRAM 128 Mb  CD Rewritable (Back‐up)  UPS 500 KVA  Scanner Colour  FDD 1.44 Mb  Display Card SVGA  Monitor  LAN Card 10/100 Mbps Combo  2.44 Mb  Display Card SVGA  Monitor   CDROM 50 X  11   .  maka  perlu  dilakukan  transportasi  database  dari  satu  unit kerja ke unit kerja lainnya.Buku Petunjuk Penggunaan  server.

5.0  o   PENGEMBANGAN SISTEM SIMPEG  Pengembangan  sistem  Simpeg  disusun  sesuai  dengan  permasalahan  yang  ada  dalam  implementasi  Simpeg  oleh  pengelola  dan  operator  kepegawaian  serta  disesuaikan  dengan  kebutuhan  organisasi  pemakai.0 dengan alat bantu Infomaker  versi 5.  Melaksanakan pelatihan dan asistensi fitur yang dibuat kepada pengelola sistem.  Dengan  berlakunya  Konversi  NIP  baru  PNS  di  Pemerintah  Provinsi  Sumatera  Barat  pada  tahun    2009.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       12   .0  dengan  alat  bantu  Infomaker  versi  5.  Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan pengelola sistem. data. kebutuhan informasi dalam pengembangan sistem.  Structured Query Language (SQL).  Mengaplikasikan dan uji coba sistem. 6.  Melaksanakan maintenance/pemeliharaan sistem. 8.  Menyusun  hasil  analisis  dan  identifikasi  yang  nantinya  digunakan  sebagai  acuan  dalam  membangun perangkat lunak. terdiri dari :  o o Operating System 95/NT .  RDBMS (Relation Data base Management System) Sybase 3.0  dan Power Builder versi 6. Mengidentifikasikan kebutuhan sistem yang diharapkan sesuai pada kegiatan analisis sistem.   Merancang prosedur kerja. 2.Buku Petunjuk Penggunaan   Perangkat Lunak (Software)  Perangkat lunak yang digunakan untuk mengoperasikan SIMPEG‐BKD. 3. 9.0  o DBMS  (Data  base  Management  System)  Sybase  3.    menyebabkan  adanya  perubahan  yang  sangat  fundamental  pada  aplikasi  Simpeg.   Ruang  lingkup  penyusunan/pengembangan  Aplikasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Kepegawaian  Daerah BKD Provinsi Sumatera Barat dengan tahapan kegiatan sebagai berikut :  1.0 dan Power Builder versi 6.  Database  dan  sistem  perlu  disesuaikan  dengan  penggunaan  NIP  baru  18  digit  yang  merupakan  program nasional dari Pemerintah Pusat. 4.  Merancang model database dan rancangan software aplikasi.  Melakukan instalasi aplikasi pada server. 7.

Buku Petunjuk Penggunaan  BAB II  PETUNJUK PENGOPERASIAN    Untuk  menjalankan  aplikasi  e‐personal  system  diperlukan  browser  (antara  lain  :  Internet  Explorer. apabila alamat salah maka akan tampil sebagai berikut :        Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       13   .  Mozilla Firefox. seperti tampak gambar sebagai berikut :        Pada contoh melalu Start Button dengan cara klik Start – Internet Explorer  Selanjutnya  ketik  alamat  url  e‐personal  system. Opera)  Misal : Internet Explorer.   selanjutnya  tekan  tombol  Enter.  htt://localhost/sumbar.

 apabila berhasil maka akan tampil sebagai berikut :      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       14   .Buku Petunjuk Penggunaan    User/  pemakai   memasukkan  user  name  dan  password  sesuai  dengan  kewenangan  yang  diberikan  Administrator.

 NIP  2. MODUL UTAMA  Menu Pencarian PNS :  Pencarian PNS  Masukkan salah satu :  1. Nama dan Unit Kerja     Tampilan dengan memasukkan NAMA        Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       15   .Buku Petunjuk Penggunaan  I.

  sehingga  tampil  Biodata.  lalu  CETAK  DATA      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       16   .  Klik  Edit  Biodata  PNS  ini.Buku Petunjuk Penggunaan    Tampilan dengan memasukkan NIP   Menu Cetak Biodata PNS :  1.  Pencarian  dengan  NIP.

  sehingga  tampil  BIODATA. sehingga tampil      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       17   .  Pencarian  dengan  NAMA.  lalu  CETAK  DATA    Tampilan BIODATA    Klik CETAK DATA.Buku Petunjuk Penggunaan  2.  Klik  NIP  yang  tampil.

 Lokasi. masukkan NIP yang akan di Update  Pilih menu‐menu yang akan di UPDATE. CPNS & PNS dan lain‐lain dan SIMPAN  Masukkan NIP. kemudian klik CARI  NIP.Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Update Biodata PNS :  Untuk Update data Klik Edit Biodata. sehingga tampil menu di  bawah         Pilih data atau riwayat yang akan  di Update.        Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       18   .

Buku Petunjuk Penggunaan  Beberapa Contoh Menu Update Data  Lokasi & Identitas    Jabatan Akhir    Riwayat Jabatan      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       19   .

Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Rekap Grafis :  Klik Menu Rekap Grafis. maka akan tampil menu di bawah.  Pilih menu Rekap Grafis. kemudian  pilih unit kerja dan jenis rekap    Misalnya kita memilih Rekap Golongan  di Semua Unit Kerja.      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       20   . maka akan muncul grafik seperti di  bawah.

      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       21   .      Pilih  unit  kerja  yang  akan  ditampilkan  strukturnya. maka akan muncul tampilan seperti di bawah.  Sebuah  window  baru akan terbuka dan menampilkan struktur organisasi unit kerja yang dimaksud.Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Struktur Organisasi :  Klik menu Struktur Organisasi.  kemudian  klik  tampilkan.

Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Nominatif  PNS :  Klik Menu Nominatif. Klik Cari akan tampil data        Dari hasil pencarian tersebut dapat dicetak beberapa format cetakan:    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       22   . tampil menu dibawah.

Buku Petunjuk Penggunaan    1. Cetak Nominatif Struktural      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       23   . Cetak    2.

  klik  CARI  untuk  tampilan.  pilih  Unit  Kerja.  Ganti  pilihan  Bulan  dan  Tahun.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       24   . Cetak Bezetting    Untuk mencetak Klik File/Ctrl+P lalu Print  Menu KP Reguler :    Klik  KP  Reguler.Buku Petunjuk Penggunaan    3.  Klik  CETAK untuk mencetak.

  Klik  CARI  untuk  tampilan.  ganti  PILIH  WAKTU.  JABATAN  dan  ESELON.  Ganti  pilihan  BULAN  dan  TAHUN.    Menu Nominatif  PNS Yang Akan Pensiun  :  Klik  PENSIUN.Buku Petunjuk Penggunaan    Menu Gaji Berkala :      Klik  Gaji  Berkala.  Klik CETAK untuk mencetak.    lalu  KLIK  CARI  untuk  TAMPILAN  dan  CETAK untuk MENCETAK    Menu Cetak Daftar Urut Kepangkatan (DUK)  :    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       25   .  pilih  Unit  Kerja.

  ganti  GOLONGAN.Buku Petunjuk Penggunaan      Klik  DUK.  AGAMA    lalu  KLIK CETAK untuk MENCETAK.  JENIS  KELAMIN.  UNIT  KERJA.  ESELON  dan  JABATAN. maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini.          Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       26   .

 maka akan muncul tampilan sebagai berikut:      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       27   .Buku Petunjuk Penggunaan  Menu Cetak Profil PNS yang sudah disiapkan  :  Silahkan Pilih Rekap‐Rekap yang akan dicetak    Misalnya Rekapitulasi PNS Berdasarkan Golongan.

 setelah itu  klik Cari. kemudian klik Usulkan.  Sudah diusulkan.  klik  menu  Nominatif PNS Akan KP. Maka akan muncul tampilan di sebagai berikut. Bulan Periode.  kemudian klik Usulkan      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       28   . MODUL MUTASI PANGKAT  Nominatif PNS Akan KP  Untuk  melihat  nominatif  PNS  yang  akan  Naik  Pangkat  pada  perioda  tertentu. klik untuk  membatalkan usulan  Beri tanda centang . dan tahun kenaikan pangkat.  dengan cara memberi tanda centang pada kotak di sebelah kiri nama.    Dari  hasil  pencarian  tersebut  bisa  diusulkan  PNS  yang  akan  naik  pangkat  pada  periode  tersebut.Buku Petunjuk Penggunaan  II. Pilih Unit Kerja.

  kemudian  klik  tombol  >>.    Masukkan  NIP.Buku Petunjuk Penggunaan  PNS  yang  telah  diusulkan  memiliki  tanda  silang  merah  di  sebelah  kiri.  pilih  Bulan  dan  Tahun  Periode.  Input KP  Bila  PNS  yang  akan  diusulkan  tidak  ada  di  nominatif  PNS  akan  KP  (untuk  kenaikan  pangkat  pilihan / non‐reguler).    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       29   . PNS bersangkutan dapat diusulkan melalui menu Input KP.  Klik  tanda  tersebut  untuk  membatalkan usulan.    Lengkapi data‐data yang diminta. kemudian klik SIMPAN.  Akan  muncul  tampilan  seperti berikut.

 Tahun. klik tombol Cetak Nominatif Usulan KP.Buku Petunjuk Penggunaan  Nominatif Usulan  Untuk  melihat  PNS  yang  telah  diusulkan  dapat  melalui  menu  Nominatif  Usulan. klik Cetak Nota Pertimbangan Teknis.    Sedangkan  untuk  mencetak  Form  Nota  Persetujuan  BKN  dengan  menggunakan  blanko  Nota  Persetujuan dari BKN. dan Golongan.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       30   .  Pilih  Unit  Kerja. kemudian klik Cari.    Dari sini juga dapat membatalkan usulan dengan  mengklik  tanda  silang merah  di samping kanan  nama PNS yang bersangkutan.  Untuk mencetak nominatif usulan KP.  Periode.

    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       31   .  klik  gambar  Printer  di  kiri  atas. Akan muncul kotak Print seperti berikut:  Page Scaling: None  Centang Choose  Page Source by  PDF page size     Kemudian klik OK untuk mencetak.Buku Petunjuk Penggunaan  Klik untuk mencetak   Keluaran  Nota  Persetujuan  BKN  berformat  PDF.  Untuk  mencetak  NP.

 dan golongan. Pilih unit kerja.  Nomor NP BKN (angka  paling belakang saja)     Nomor SK Gubernur  Tanggal SK Gubernur  Tanggal NP BKN  Setelah terisi semua.  Pilih Nomor SK Klik Cetak   Untuk  mencetak  Lampiran  SK  atau  Petikan  SK.Buku Petunjuk Penggunaan  Input Nomor & Cetak  Setelah  persetujuan  dari  BKN  turun.  pilih  nomor  SK  yang  akan  dicetak. klik Update/Simpan.  nomor  dan  tanggal  nota  persetujuan  dan  SK  dapat  dimasukkan di halaman Input Nomor & Cetak. periode. kemudian  klik Cari.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       32   .  kemudian  klik  Cetak Lampiran SK atau Cetak SK Petikan.

Buku Petunjuk Penggunaan  Cetak Lampiran SK      Cetak SK Petikan      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       33   .

  berikutnya  adalah  memasukkan  kenaikan  pangkat  tersebut  ke  database. melalui menu Eksekusi KP.  pertama  pilih  bulan  dan  tahun  periode. Jumlah digit setelah NP: jumlah digit setelah MG‐54. yaitu 8 digit (00000123). Setelah itu. Kode NP BKN: MG‐54  b.  Maka  setup  yang  dimasukkan  adalah:  a.    Eksekusi KP  Setelah  kegiatan  Kenaikan  Pangkat  selesai.  Untuk menaikkan pangkat PNS ke pangkat yang baru.  kemudian  masukkan  nilai  yang  diminta. klik Update/Simpan.Buku Petunjuk Penggunaan  Setup KP  Sebelum  melaksanakan  kegiatan  KP.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       34   . beri tanda centang di sebelah kanan nama  PNS bersangkutan.  Hal  ini  dilakukan  pada  tanggal  TMT  pangkat  baru  (1  April  atau  1  Oktober).  Kenaikan  pangkat  dapat  dilakukan  dengan  menggunakan  data  yang  sudah  digunakan  pada  proses kenaikan pangkat.  Contoh:  nomor  NP  BKN  mempunyai  format  MG‐5400000123.  sebelumnya  lakukan  Setup  KP  terlebih  dahulu  melalui  menu Setup KP.    Untuk  melakukan  setup.  sehingga  data  pangkat  yang  ada  di  dalam  database  sudah  sesuai  dengan  keadaan  baru.

Buku Petunjuk Penggunaan      III. MODUL MUTASI LOKASI KERJA  Input Mutasi  PNS yang akan mutasi antar unit kerja diinput melalui menu Input Mutasi.  Akan  muncul  tampilan  seperti  gambar.    Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       35   .  kemudian  klik  tombol  >>.       Masukkan  NIP  PNS  yang  akan  mutasi.

Buku Petunjuk Penggunaan    Masukkan  data‐data  yang  diperlukan. TMT.  dan  nomor  surat‐surat  yang  dipakai  sebagai  pertimbangan  mutasi. b.  untuk mencetak SK Petikan.). untuk mencetak SK Salinan.  Tanggal  SK.Surat Kepala Badan N Nomor M tanggal dd‐mm‐ yyy. tanggal SK.  seperti  Unit  kerja  baru.   Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       Salinan. Kalau unit kerja baru tidak  dipilih  akan  ditampilkan  semua  PNS  yang  mutasi  pada  tahun  tersebut. d.  TMT  mutasi.  36   .  Petikan.  nomor  SK. dan nomor surat‐surat membaca. untuk mengedit nomor SK. masukkan semua dengan dipisahkan tanda titik koma (.  Edit. Contoh: Surat  Kepala Dinas X Nomor Y tanggal dd‐mm‐yyyy. untuk menghapus data mutasi.  Hapus. pilih unit  kerja baru dan tahun.  Setelah dimasukkan semua.  Bila  jumlah  surat   tersebut lebih dari satu.    Nominatif Mutasi  Untuk melihat PNS yang akan mutasi. c. klik Simpan.  Pada  daftar  nominatif  tersebut terdapat beberapa link yaitu  a.

Buku Petunjuk Penggunaan  Cetak Salinan SK    Cetak Petikan SK      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       37   .

      Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT       38   .  Evaluasi  terhadap  berjalannya  Sistem  Informasi  Manajemen  Kepegawaian  (SIMPEG)  akan  lebih  mendorong  terlaksananya  Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  (  MSDM  )  Pemerintah  Provinsi Sumatera Barat yang handal dengan dukungan Teknologi Informasi.Buku Petunjuk Penggunaan  BAB III   PENUTUP    Aplikasi  SIMPEG  di  Provinsi  Sumatera  Barat  Tahun  2010  masih  dapat  dikembangkan  lagi  untuk mengakomodasi kebutuhan lain di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful