hannia
raymundo
Juan Carlos
Por el sistema geogrfico alfabtico. La utilizacin de cualquiera de las dos maneras . 1._ por el sistema geogrfico simple . 2._ por el sistema geogrfico alfabtico. LA UTILIZACION DE CUALQUIERA DE LOS DOS ES RECOMENDABLE
aldair
1. cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias . 2. en instituciones cuyas ventas se organizan por reas geogrficas.
aldair
4. en compaas dedicadas a las ventas por correo ,editoriales empresas de transporte. LOS FACTORES QUE DETERMINAN LA FORMA EN QUE SE VA ESTABLECER EL ARCHIVO El tipo de negocios La forma en que se va a utilizar los documentos .
diana
Las reas geogrficas las cuales tienen negocios la compaa . En el sistema geogrfico simple se utilizan guas principales con los encabezamientos de nombres de estados o pases; guas secundarias con encabezamientos de nombres de cuidades,pueblos,entidades,colonias o calles. Todo archivo geogrfico consta de dos elementos importantes: *un archivo principal.
luz
*un catalogo auxiliar o ndices de tarjetas. En el sistema geogrfico alfabtico se utilizan guas principal con las letras del alfabeto y guas secundarias con los nombres de cuidades,respetando el ordenamiento que tiene el abecedario. ARREGLO DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE EXPEDIENTES.
hannia
Dentro de los expedientes individuales de un archivo geografico, los documentos se ordenan cronolgicamente, y se coloca encima el documento que tenga la fecha ms reciente. PROCESO DE ARCHIVO EN EL SISTEMA GEOGRAFICO
raymundo
INSPECCION. La correspondencia se inspeccionan para cerciorarse que esta aprobada para archivar.
Juan carlos
CLASIFICACION. Se determina el nombre y la localidad bajo los cuales se archivan la correspondencia codificaciones. subrayan el nombre y se cierra en circulo la localidad de donde proviene .tambin se deben clasificar las referencias cruzadas, si las hay anotando una x. Distribucin. La correspondencia se distribuye primero de acuerdo con las principales divisiones geogrficas. Luego, estos grupos se distribuyen en subdivisiones geogrficas Archivo. Se utilizan las guas principales de la localidad, ciudad o pas, para ubicar la carpeta correspondiente. Posteriormente, se busca el orden alfabtico del expediente respectivo con el nombre codificado. Si este no existe, se archiva en el expediente miscelneo. INDICE DE TARJETAS EN EL SISTEMA GEOGRAFICO.
aldair diana
luz hannia
raymundo Juan carlos aldair
En este sistema la referencia para la localizacin se hacen en tarjetas en las k se debe anotar. El nombre del corresponsal. El nombre de la ciudad. La expresin: VEASE: El nombre del estado. Ejemplo:
diana
La siguiente tarjetas se deber ubicar despus de la gua alfabticas del catalogo auxiliar