FACULTY OF BUSINESS & MANAGEMENT SEMESTER SEPTEMBER/ 2012 PRINCIPLES OF MANAGEMENT BBPP1103

NAME IDENTITY CARD NO. TELEPHONE NO. E-MAIL LEARNING CENTRE

: : : : :

MOHAMMAD ADIB BIN MARISA 891026-12-5285 0138690004 wargghh.df@gmail.com TAWAU LEARNING CENTRE

ISI KANDUNGAN 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 Pengenalan Pembuatan keputusan dalam keadaan kepastian Pembuatan keputusan dalam keadaaan berisiko Pembuatan keputusan dalam keadaan ketidakpastian

MUKA SURAT 3 4 5 8 9 10 11 12 13 14

Langkah-langkah dalam proses pembuatan keputusan yang rasional Faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan Pembuatan keputusan secara kumpulan Kelebihan dan kelemahan membuat keputusan secara kumpulan Kesimpulan Rujukan

1.0

PENGENALAN

Aspek pengurusan, pengurus memainkan watak yang penting untuk kepentingan organisasi yang diwujudkan dalam suatu persekitaran. Pengurus merupakan individu yang bertanggungjawab secara langsung untuk memastikan kerja dilaksanakan melalui orang atau perkerja. Antara fungsi atau peranan pengurus adalah mentadbir, menyelaras sumber-sumber dengan cekap dan berkesan. Justeru itu, salah satu tugas penting dalam melaksanakan fungsi pengurusan ialah pembuat keputusan. Pembuatan keputusan boleh ditakrifkan sebagai proses mengenal pasti masalah yang wujud, menjana alternatif penyelesaian, memilih penyelesaian yang terbaik dan melaksanakan keputusan yang dibuat atau proses memlilih satu penyelesaian daripada beberapa alternatif yang ada. Apabila membincangkan tentang pembuatan keputusan, satu lagi konsep penting yang perlu diambil kira adalah pembuatan keputusan yang rasional. Pembuatan keputusan rasional meujuk kepada pembuatan keputusan yang berasaskan fakta dan hujah merupakan keputusan yang terbaik. Namun, tidak semua pembuat keputusan boleh membuat keputusan yang rasional, Ini disebabkan limitasi-limitasi atau had yang wujud sama ada dalam persekitaran ataupun dalam diri pembuat keputusan itu sendiri. Proses membuat keputusan merupakan proses yang paling penting untuk membuat kesempurnaan dalam bidang pengurusan untuk semua organisasi. Proses membuat keputusan bukan hanya wujud dalam bidang pengurusan di sesebuah organisasi atau syarikat, bahkan ianya juga dihadapi oleh setiap individu, samada keputusan untuk diri sendiri atau pun keluarga. Oleh itu, pembuat keputusan dalam sesebuah organisasi adalah pengurus. Dalam erti kata lain, pengurus atau pembuat keputusan dalam sesebuah organisasi merupakan individu atau pihak yang sama.Dalam proses perkembangan teknologi pada masa kini, persekitaran dalam sesebuah organisasi akan sentiasa berubah. Maka, pembuat keputusan haruslah membuat keputusan dengan bijak. Robin Forgarty & James Bellanca (1990) Teach Them Thinking mengkategorikan kemahiran berfikir membuat keputusan sebagai pemikiran kritis dan mendefinisikannya sebagai "making a choice based on reasoned judgement". Mereka memberikan kata sinonim "decision making" dengan "judging, choosing, selecting".
3

Definisi membuat keputusan ialah keputusan yang merujuk kepada pilihan yang dibuat melalui pelbagai alternatif yang sedia ada. Pilihan merupakan suatu fungsi kepada objektif kepada individu yang membuat keputusan. Individu yang membuat keputusan haruslah mengetahui impak atau kesan akibat daripada tindakan, ekoran daripada pilihan yang dilakukan. Proses membuat keputusan melibatkan keadaan persekitaran yang akan memberi kesan kepada keputusan yang akan dibuat. Terdapat tiga persekitaran di mana keputusan tersebut dibuat, iaitu pembuat keputusan dalam keadaan kepastian, pembuat keputusan dalam ketidakpastian, dan pembuat keputusan dalam keadaan berisiko. 2.0 PEMBUATAN KEPUTUSAN DALAM KEADAAN KEPASTIAN

Pembuatan keputusan dalam kepastian ini merupakan persekitaran yang sangat baik apabila seseorang individu atau sesebuah organisasi itu hendak membuat keputusan. Hal ini kerana maklumat yang diperolehi adalah lengkap dan boleh dipercayai. Persekitaran pembuatan keputusan ini juga akan memudahkan individu yang ingin membuat keputusan, kerana tindakan yang diambil dan kesan yang akan berlaku adalah jelas berikutan faktor maklumat adalah jelas dan boleh dipercayai. Pembuatan keputusan dalam keadaaan kepastian ini adalah jelas, tetapi jarang berlaku kerana faktor yang berada di luar kawalan. Berikut adalah contoh pembuatan keputusan dalam keadaan kepastian: 2.1 Daniel merupakan seorang pekerja yang selekeh dan tidak menepati masa. Hal ini dibuktikan dengan rekod kehadiran dan imej Daniel ketika berada di pejabat. Tindakan Daniel akan menjejaskan imej dan matlamat syarikat. Sebagai seorang pengurus syarikat, adalah merupakan satu tanggungjawab untuk mengambil tindakan ke atas Daniel sama ada untuk kebaikan syarikat, ataupun diri Daniel sendiri. 2.2 Malik merupakan seorang pelajar universiti tempatan yang ingin mendapatkan sebuah komputer riba bertujuan untuk memudahkannya membuat tugasantugasan yang diberikan sepanjang proses pembelajarannya. Ketika berada di sebuah kedai komputer, Malik mendapati terdapat dua pilihan komputer riba, satu daripada komputer riba tersebut mempunyai
4

pemproses dan kad grafik yang tinggi, dan satu daripadanya pula mempunyai pemproses yang rendah, tetapi mampu membantu Malik berkaitan tugasannya. Hal ini menunjukkan matlamat sebenar Malik ialah mendapatkan sebuah komputer riba untuk memudahkannya membuat tugasan, oleh itu keputusan yang dibuat oleh Malik adalah mudah berikutan maklumat yang jelas. 2.3 Mary merupakan seorang gadis cina pemegang diploma dalam bidang bisnes. Mary mempunyai keluarga berpendapatan rendah. Mary mempunyai lima orang adik beradik yang masih di bangku sekolah, dan Mary juga merupakan anak sulung. Ayah Mary merupakan pemandu teksi, dan telah meninggal dunia akibat kemalangan. Ibu Mary, Linda yang menanggung segala perbelanjaan rumah dan anak-anaknya, dengan bekerja sebagai pegawai keselamatan di sebuah sekolah rendah. Mary ingin membantu ibunya untuk menanggung perbelanjaan adikadiknya yang masih belajar. Setahun selepas pemergian ayahnya, Mary mendapat peluang untuk melanjutkan pelajaran ke peringkat universiti. Hal ini dapat menunjukkan keputusan yang akan di lakukan oleh Mary. Maklumat untuk melakukan keputusan sama ada Mary harus melanjutkan pelajaran, ataupun membantu ibunya adalah jelas. Mary juga tahu akan akibat dan kesan atas keputusan yang akan dilakukan. 2.4 Vince seorang jurual kereta di sebuah syarikat pengedar kereta. Vince sudah berkahwin dan mempunyai lima orang anak. Vince mempunyai sebuah kereta Perodua Kancil. Disebabkan Vince mempunyai keluarga yang besar, kereta Perodua Kancil miliknya tidak dapat menampung keluarganya. Oleh itu, Vince membuat keputusan untuk mendapatkan sebuah kereta yang lebih baik untuk keluarganya. Hal ini dapat menunjukkan bahawa Vince mempunyai kereta yang tidak bersesuaian dengan bilangan keluarganya dan Vince juga mempunyai pengalaman sebagai jurujual kereta di sebuah syarikat. Maklumat yang diperlukan oleh Vince

untuk membuat keputusan adalah lengkap, dan boleh dipercayai, Seterusnya menunjukkan persekitaran pembuatan keputusan dalam keadaan kepastian. 3.0 PEMBUATAN KEPUTUSAN DALAM KEADAAN BERISIKO.

Pembuatan keputusan dalam keadaan berisiko ini merupakan persekitaran yang sering dihadapi oleh individu ataupun sebuah organisasi yang hendak membuat keputusan. Pembuatan keputusan dalam keadaan berisiko ini merujuk kepada maklumat yang kurang lengkap. Pada persekitaran ini, jangkaan kemungkinan sesuatu keadaan berlaku dapat ditentukan menerusi kebarangkalian objektif. Walaupun maklumat tidak lengkap, dengan perancangan yang baik dan teliti, kualiti maklumat boleh dipertingkatkan. Berikut adalah contoh persekitaran pembuatan keputusan dalam keadaan berisiko: 3.1 Azmil berasal dari Perak, dan merupakan seorang pengurus sebuah syarikat telekomunikasi. Azmil sebagai pengurus memainkan peranan penting dalam membantu syarikat untuk mencapai matlamat organisasi. Azmil membuat keputusan untuk mengembangkan liputan rangkaian ke kawasan pendalaman di Sabah. Azmil yang berpengalaman dalam bidang ini mempunyai pengetahuan mengenai langkah-langkah memperluaskan liputan rangkaian tersebut, tetapi tidak mengetahui keadaaan Geografi pendalaman di Sabah. Hal ini menunjukkan Azmil mempunyai kesulitan ketika ingin membuat keputusan berikutan maklumat yang kurang lengkap. Kehendak Azmil untuk mengembangkan liputan rangkaian ke kawasan pendalaman Sabah, adalah berisiko. 3.2 En.Yassir merupakan seorang pengetua di sebuah sekolah menengah. En. Yassir merupakan seorang yang amat mementingkan disiplin. Seorang cikgu, En. Bakar mempunyai sejarah masalah disiplin terutamanya berkenaan menepati masa untuk masuk ke bilik darjah. En.Yassir mendapat tahu maklumat ini melalui seorang kerani sekolah tersebut, iaitu Cik.Mariam. Cik.Mariam melaporkan hal ini kepada En.Yassir tanpa sebarang bukti yang boleh dipercayai bahkan Cik.Mariam juga mempunyai sejarah masalah disiplin berkenaan etika pemakaian.

En.Yassir sebagai pengetua sekolah tersebut haruslah menangani masalah ini. Maklumat yang dikumpulkan oleh En.Yassir tidak lengkap untuk mengambil tindakan terhadap En.Bakar. Maklumat juga adalah daripada sumber yang tidak boleh dipercayai. 3.3 En.Zain mempunyai tanah seluas 100 ekar peninggalan arwah ayahnya. En.Zain telah menanam kelapa sawit di tanah tersebut. Beliau menggunakan baja y, hasil daripada baja y, kelapa sawit beliau membuahkan hasil yang begitu banyak dan mempunyai kualiti yang tinggi. Selepas 15 tahun aktif dalam bidang penanaman kelapa sawit, beliau ingin mencari inisiatif yang baru untuk meningkatkan lagi hasil kelapa sawit beliau. Beliau mendapat info mengenai baja baru daripada laman sesawang di mana tidak di ketahui kebenarannya. Menurut laman sesawang itu, baja x dihasilkan di Indonesia. Ramai penanam kelapa sawit mengunakan baja x di Indonesia dan hasilnya sangat memberangsangkan. Beliau ingin mencuba keberkesanan baja x. Hal ini menunjukkan beliau berdepan dengan keadaan sukar untuk membuat keputusan samada meneruskan penggunaan baja y, ataupun mencuba baja x yang maklumatnya adalah kurang lengkap, dan tidak diketahui kebenarannya. Walaupun beliau mempunyai pengalaman dalam penamaman kelapa sawit selama 15 tahun, beliau tidak mengetahui samada baja x akan berfungsi dengan baik di struktur tanah Malaysia. Ini merupakan contoh pembuatan keputusan dalam keadaan berisiko. 3.4 Puan. Zaitun mengalami sejenis penyakit x, penyakit x ini tidak diketahui puncanya. Pihak hospital telah memberitahu Puan.Zaitun bahawa penyakit beliau tidak dapat disembuhkan hanya dengan mengambil ubat-ubatan yang di berikan oleh pihak hospital. Penyakit x ini boleh meragut nyawa Puan.Zaitun. Doktor menyarankan agar Puan.Zaitun menjalani pembedahan, tetapi sekiranya pembedahan tersebut gagal, Puan.Zaitun boleh mengalami kecacatan. Situasi ini menunjukkan kesukaran untuk Puan.Zaitun membuat keputusan. Maklumat

mengenai penyakit tersebut adalah tidak lengkap. Persekitaran ini menunjukkan pembuatan keputusan dalam keadaan berisiko. 4.0 PEMBUATAN KEPUTUSAN DALAM KEADAAN KETIDAKPASTIAN.

Pembuatan keputusan dalam keadaan ketidakpastian wujud apabila dalam keadaan yang tidak diketahui dan sukar ditentukan kerana tiada data dan maklumat yang boleh dirujuk. Persekitaran ini memerlukan individu atau organisasi yang hendak membuat keputusan menggunakan pengalaman serta pertimbangan untuk membuat penilaian yang subjektif. 4.1 Kimberly merupakan pelajar sebuah kolej tempatan. Disebabkan tugasan yang banyak dan memerlukan penggunaan komputer riba yang begitu kerap, seterusnya memudahkan Kimberly menyiapkan tugasan yang diberikan, Kimberly hendak mendapatkan sebuah komputer riba untuk kegunaannya. Kimberly tidak ada sebarang pengalaman mengenai komputer riba yang sesuai untuk kegunaanya, dan seterusnya sukar untuk membuat keputusan. Kimberly perlu membuat keputusan berdasarkan pertimbangan yang melibatkan keperluan dan kos untuk memilih komputer riba yang sesuai. 4.2 Haslan bekerja sebagai pegawai jabatan air di daerah Kota Kinabalu, Haslan mempunyai motorsikal dan menggunakannya setiap hari. Haslan sering mengalami masalah, kerana motor beliau selalu rosak. Disebabkan hal itu, Haslan cuba mendapatkan sebuah kereta, tetapi haslan tidak mempunyai apa-apa pengetahuan mengenai kereta yang sesuai untuk digunakannya ke pejabat. Haslan juga tidak pasti pengeluar kereta yang baik dengan harga yang berpatutan. 4.3 Kamil merupakan seorang pegawai bank. Kamil sudah berkahwin dan mempunyai enam orang anak. Disebabkan jumlah kelurga yang besar, Kamil ingin membina sebuah rumah yang selesa dan boleh menampung keluarganya. Kamil tidak tahu rumah yang sesuai untuk dibina yang bersesuaian dengan pendapatannya. Oleh itu, kamil menghadapi kesukaran untuk membuat keputusan disebabkan oleh faktor tidak mempunyai cukup maklumat mengenai kos pembinaan dan pengalaman mengenai pembinaan rumah.

4.4

Samri ialah seorang inspektor polis di daerah Semporna. Beliau ditugaskan untuk menyelesaikan satu kes pembunuhan. Kes pembunuhan yang melibatkan seorang remaja dan seorang kanak-kanak. Beliau mendapati tiada saksi atau bukti kukuh yang boleh dijadikan bahan untuk menyelesaikan kes pembunuhan itu. Inspektor Samri berdepan dengan persekitaran pembuatan keputusan dalam ketidakpastian. Inspektor Samri terpaksa mencari dan menilai alternatif lain untuk membantunya menyelesaikan kes pembunuhan tersebut.

5.0

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN YANG RASIONAL 5.1 MENGENAL PASTI MASALAH Adalah penting untuk mengenak pasti masalah atau peluang perniagaan serta menakrifkannya dengan jelas, apabila membuat keputusan, kita perlu dilengkapi dengan kemahiran memerhati, menafsir serta menghubungkaitkan masalah. 5.2 MENGUTIP DAN MENGANANLISIS DATA ATAU MAKLUMAT Maklumat yang berkaitan dengan sesuatu masalah perlu dikutip dan dianalisi untuk mengesahkan masalah sebenar yang dihadapi dan kita berlu

menitikberatkan kesahihan teknik pengumpulan maklumat dan kualiti maklumat. 5.3 MENCARI ALTERNATIF Kualiti maklumat akan menentukan kualiti alternatif yang akan dibentuk. Kita haruslah berfikiran kreatif, mendapatkan nasihat pakar dan membuat

penyelidikan. Kita juga perlu membuat pengaturan masa yang baik. 5.4 MENILAI ALTERNATIF Menilai alternatif terbahagi kepada tiga, iaitu: i) Kecukupan

Boleh menyelesaikan atau meringkan masalah yang dihadapi dan boleh menjalankan analisis faedah dan kos ke atas setiap alternatif bertujuan menghasilkan lebih banyak faedah berbanding dengan kos yang perlu dibayar. ii) Kesauran

Alternatif yang boleh dilaksanakan setelah mempertimbangkan segala kekangankekangan yang wujud. Perlaksanannya juga mungkin bercanggah dengan kriteria etika sesebuah organisasi. iii) Realistik

Keputusan yang diinginkan mestilah boleh dicapai. Alternatif yang ingin dipertimbangkan dan dinilai adalah bersifat tersaur dan realistik secara serentak. 5.5 MEMILIH ALTERNATIF TERBAIK Kelebihan dan kelemahan setiap alternatif perlu diketahui supaya alternatif yang terbaik dapat dipilih. Alat pembuatan keputusan berbentuk kualitif dan kuantitif boleh digunakan. Pengalaman dan rujukan hasil penyelidikan juga dapat membantu. Tetapi pemilihan alternatif yang tepat tidak selalunya menjamin kejayaan. 5.6 MENILAI KEPUTUSAN Penilaian keputusan dapat membantu melihat keberkesanan keputusan yang telah dibuat dan dijadikan panduan untuk menyelesaikan masalah yang serupa pada masa hadapan. 6.0 FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PEMBUATAN KEPUTUSAN 6.1 SIFAT MASALAH TERSEBUT Keputusan rutin hanya sesuai untuk masalah berstruktur, manakala keputusan adaptif dena inovasi lebih sesuai untuk masalah tidak berstruktur.

10

6.2

MASA YANG DIPERUNTUKKAN Jumlah masa akan mempengaruhi jumlah maklumat yang dapat dikumpulkan dan kualiti keputusan yang dibuat.

6.3

SIKAP ORGANISASI Dasar organisasi akan menentukan sejauh mana para pekerja akan terlibat dalam pembuatan keputusan. Sokongan pihak pengurusan dari segi sumber dan moral juga penting untuk menggalakkan penglibatan para pekerja.

6.4

DARJAH PENERIMAAN DAN KOMITMEN PEKERJA DAN PIHAK PENGURUSAN Menentukan kejayaaan sesuatu keputusan.

6.5

KEUPAYAAN DAN SIKAP PEMBUAT KEPUTUSAN Membantu dalam menjamin kualiti keputusan.

7.0

PEMBUATAN KEPUTUSAN SECARA KUMPULAN 7.1 SUMBANGSARAN Teknik penjanaan idea dengan setiap ahli dalam kumpulan adalah dibenarkan untuk memberikan pendapat secara bebas tentang sesuatu masalah atau tajuk perbincangan. Teknik ini adalah sangat sesuai digunakan apabila idea-idea baru diperlukan. Kumpulan sumbangsaran yang berkesan biasanya terdiri daripada lima hingga tujuh orang individu. Idea yang baik atau tidak baik digalakkan dengan tujuan merangsang ahli-ahli lain untuk menjana lebih banyak idea. Sebarang kritikan atau perbahasan tidak digalakkan kerana ini akan melemahkan semangat penjanaan idea secara kreatif dalam kalangan ahli-ahli. Pembatasan dari segi bilangan idea yang boleh dihasilkan adalah tidak

11

digalakkan. Sinergi perlu digalakkan menerusi sumbangan bersama dan persaingan yang sihat agar dapat menghasilkan lebih banyak idea. 7.2 KUMPULAN NOMINAL Kumpulan Nominal digunakan apabila persetujuan sebulat suara atau

penyelesaian masalah perlu diselesaikan dalam masa yang singkat. Satu panel ditubuhkan untuk menyelesaikan sesuatu masalah. Mengenal pasti penyelesaian atau peluang-peluang alternatif bagi masalah tersebut secara bebas. Setiap penyelesaian atau alternatif yang dicadangkan akan dinilai. Selepas dinilai, penyelesaian atau alternatif yang paling baik akan diundi. Untuk memperolehi persetujuan bersama dalam kalangan ahli-ahli, sesuatu penyelesaian atau alternatif itu perlu diperbaiki. Semua pendapat setiap ahli panel dianggap sulit. 7.3 TEKNIK DELPHI Kaedah ini adalah tinjauan untuk mengembleng pendapat ahli-ahli kumpulan dalam proses pembuatan keputusan yang kreatif. Ahli akan ditinjau menerusi beberapa pusingan penyiasatan. Ahi-ahli tidak akan bertemu dan identiti ahli akan dirahsiakan. 8.0 KELEBIHAN KUMPULAN i) Kebaikan Dapat menjana lebih banyak idea berbanding dengan yang dapat dilakukan secara individu. Meningkatkan peluang penjanaan keputusan yang kreatif dari pelbagai sudut yang berlainan. Ahli kumpulan lebih bermotivasi untuk menjayakan keputusan kerana tersebut. segala DAN KELEMAHAN MEMBUAT KEPUTUSAN SECARA

komited dan

Meningkatkan kualiti keputusan yang bakal dibuat

ketidakpastian telah dibincangkan dalam sesi perbincangan. ii) Keburukan

12

Mengambil masa yang lama untuk mencapai sesuatu keputusan berbanding dengan individu. Kemungkinan wujud ahli kumpulan yangcuba menguasai suatu sesi perbincangan yang akan menjejaskan keputusan yang akan dibuat serta penglibatan ahli-ahli lain. Menimbulkan persoalan tanggungjawab terhadap keputusan yang dibuat walaupun ahli itu tidak bersetuju dengan keputusan tersebut. Ahli-ahli terpaksa bertolak ansur untuk mengelakkan konflik menyebabkan keputusan tidak mencapai optimum. 9.0. KESIMPULAN

Sesuatu keputusan yang baik bukan sahaja dipengaruhi oleh pengalaman , kecekapan dan kemahiran pembuat keputusan, tetapi juga kecukupan dan kesahihan maklumat yang diperoleh berkenan persekitaran perniagaan. Maklumat yang dimaksudkan ini merujuk kepada maklumat yang dapat membantu kita membuat ramalan tentang peristiwa-peristiwa yang akan berlaku pada masa hadapan. Jika kita dapat maklumat yang cukup maka lebih mudah bagi seseorang individu itu membuat ramalan tentang peristiwa yang akan berlaku pada masa hadapan. Seterusnya, pembuatan keputusan akan memperolehi dan dapat membuat sesuatu keputusan itu dengan mudah dan tepat. Di dalam membuat sebarang keputusan, terdapat enam langkah. Pertama, kita haruslah mengetahui dan mengenal pasti masalah yang kita hadapi. Kedua, kita juga haruslah mengenal pasti kriteria keputusan. Ketiga, Setelah mengenal pasti masalah dan kriteria, kita haruslah mengutip dan menganalisis data atau maklumat. Keempat, kita haruslah mencari alternatif dari segi mengetahui punca, kualiti, atau pun teknologi. Kelima, menilai alternatif iaitu menilai kebaikan dan keburukan. Keenam iaitu yang terakhir sekali, kita haruslah memilih alternatif terbaik. Enam langkah ini haruslah diaplikasikan untuk menghasilkan keputusan yang efektif.

2,500 Patah perkataan

13

RUJUKAN Abd.Rahim.Abd Rashid, Sufean Hussin, Abd.Jalil Othman(2006) Hala Tuju PengurusanSumber Manusia & Kerjaya. Utusan Publications & Distributors Sdn Bhd. Aizzat Mohd Nasurddin, Intan Osman, Zainal. (2006) Pengantar Pengurusan.Utusan Publications& Distributors Sdn Bhd. http://www.slideshare.net/smklbting6/bab-4-kemahiran-pengurusan-12088137#btn-Next http://www.hbp.usm.my/SpaceTime/Ch1/Ch1/siewmei.htm

14