CODIGO: POL- AF3-011

POLTICA NOMBRE: FONDO FIJO DE CAJA CHICA DIRECCIN: ADMINISTRACIN Y FINANZAS.

Fecha de Emisin / vigencia: 1 de agosto de 2005

No. De Revisin : 0

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I.- PROPSITO: Regular la apertura y operacin de los fondos fijos de cajas chicas en el Sistema Avanzado de Bachillerato y Educacin Superior (SABES). II.- ALCANCE: Es aplicable a todo el Sistema Avanzado de Bachillerato y Educacin Superior (SABES), Subsistemas de Videobachillerato (VIBA) y Universidad Interactiva y a Distancia del Estado de Guanajuato (UNIDEG). III.- DEFINICIONES: Caja chica: recursos econmicos que se encuentran bajo resguardo de personal identificado en el registro general de fondo fijo de caja chica cuyo objetivo es atender el pago de gastos menores. Gastos menores: compras o servicios menores, de mantenimiento o conservacin de las instalaciones y pago de pasajes y viticos por comisiones menores a 1 da. Catlogo general de firmas: registro de firmas que detalla los niveles de autorizacin conferida al personal del SABES. Requisitos presupustales, fiscales y administrativos para caja chica: son los factores indispensables de cumplimiento en la comprobacin de caja chica: 1. Solicitud de pago de acuerdo a partida presupuestal autorizada 2. Factura o comprobante Nombre Fecha de expedicin RFC Domicilio Fecha de Impresin y datos del impresor autorizado vigente Fecha de expedicin no mayor a 30 das. 3. Clculos aritmticos correctos. Rbricas en cada uno de los comprobantes del que realiza el gasto y de la firma autorizada y registrada en el catalogo general de firmas del SABES Formato Recibo de dinero en los casos autorizados. 4. Formato de comprobacin de servicios recibidos en su caso. 5. Todos los comprobantes debern de presentarse pegados en hojas tamao carta sin tachaduras, ni enmendaduras, indicando la partida presupuestal y naturaleza del gasto. 6. Las dems aplicables que surjan de acuerdo a las disposiciones legales y normatividad vigente. IV.- EXPOSICIN DE LA POLTICA 1. 2. 3. 4. 5. Es facultad exclusiva de la Direccin de Administracin y Finanzas la autorizacin de fondos fijos de caja chica y la determinacin de los montos necesarios para la operacin de las unidades administrativas Los fondos fijos de caja chica autorizados se formalizarn mediante la firma de un resguardo y se anotarn en el registro de resguardos respectivo. No podrn hacer uso del fondo fijo de caja chica los gastos de actividades programadas, combustibles y lubricantes, servicios personales, anticipos, compra de activos fijos y gastos de difusin. No se podr transferir los recursos solicitados a otra persona o emplearlos en otro fin del solicitado. Se podr autorizar gastos menores por caja chica cuando los comprobantes cumplan con los requisitos presupustales, fiscales y administrativos y no excedan a un monto mayor de $300.00.

CODIGO: POL- AF3-011

POLTICA NOMBRE: FONDO FIJO DE CAJA CHICA DIRECCIN: ADMINISTRACIN Y FINANZAS.

Fecha de Emisin / vigencia: 1 de agosto de 2005

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El plazo para la comprobacin de gastos por fondo fijo de caja chica ser de 3 das hbiles posteriores a la solicitud del recurso amparado con vale de caja Los vales de caja debern de ser firmados invariablemente por el personal autorizado en el catlogo general de firmas. En caso de excederse en los plazos establecidos para la comprobacin de gastos por fondo fijo de caja chica se proceder al descuento del importe va nmina en la quincena ms prxima. En el caso de descuentos va nmina por falta de comprobacin del solicitante, el departamento de Tesorera solicitar a la direccin de desarrollo Humano y organizacional el descuento en el formato FAF3-406 movimientos al registro de personal y nmina y efectuar la aplicacin contable de creacin del deudor en el formato de solicitud de pago y el departamento de Presupuesto efectuar un cargo a funcionarios y empleados y este se cancelar con la aplicacin del descuento va nmina. Las unidades administrativas o los responsables del gasto por fondo fijo de caja chica que no hayan comprobado en tiempo y forma y se les haya efectuado descuento va nmina, podrn solicitar el reembolso siempre y cuando renan los requisitos presupustales, fiscales y administrativos. Las solicitudes de reposicin de caja chica debern de tramitarse de acuerdo a las necesidades de las unidades administrativas, siempre y cuando se apeguen al cumplimiento de los requisitos presupustales, fiscales y administrativos para caja chica. La Direccin de Administracin y Finanzas podr efectuar en cualquier momento y sin previo aviso a travs de la Jefatura de Tesorera arqueo a los fondos fijos de caja chica vigentes. Es responsabilidad de la Tesorera comunicar a ms tardar en 3 das hbiles los resultados de los arqueos a los responsables de fondo fijo de caja chica y efectuar el seguimiento correspondiente La responsabilidad de fondo fijo de caja chica estar a cargo de los auxiliares administrativos en las Coordinaciones de los subsistemas y en oficinas centrales. Es responsabilidad de los especialistas administrativos de acuerdo a los lineamientos establecidos efectuar al menos una vez por mes los arqueos de fondo fijo de caja chica en las Coordinaciones y reportar de manera inmediata los resultados del mismo a la Tesorera.