PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)

PROSEDUR PELAYANAN JASA KAPAL DAN BARANG

PT PELABUHAN INDONESIA III
Peraturan General Manager PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Tanjung Emas No : PER.35/OS.102/TMS-2011 tanggal 15 Desember 2011

Semarang, 22 Desember 2011

DASAR SOSIALISASI

1. KEPUTUSAN KEPALA KANTOR ADMINISTRATOR PELABUHAN TANJUNG EMAS SEBAGAI PELAKSANA FUNGSI OTORITAS PELABUHAN WILAYAH III NOMOR : UK.195/01/17/AD.TG.EMAS11, TANGGAL 30 MEI 2011 TENTANG SISPRO PELAYANAN KAPAL DAN BARANG DI PELABUHAN TANJUNG EMAS

2. PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI CABANG TANJUNG EMAS SEMARANG, SEBAGAIMANA PERATURAN DIREKSI PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) NOMOR : PER.20/OS.0101/P.III-2011 TANGGAL 31 MEI 2011 TENTANG STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG EMAS SEMARANG

KEPUTUSAN DIREKSI PT PELINDO III NOMOR : KEP.48/KP.1.08/P.III-2001 TANGGAL 29 JUNI 2001

GENERAL MANAGER

MANAGER USAHA

MANAGER PROPERTI & MANAGER TEKNIK B/M

MANAGER KEUANGAN

MANAGER UMUM

PERATURAN DIREKSI PT PELINDO III NOMOR : PER.20/OS.01.01/P.III-2011 TANGGAL 31 MEI 2011

GENERAL MANAGER

MANAGER OPERASI

MANAGER KOMERSIAL

MANAGER TEKNIK

MANAGER KEUANGAN

MANAGER SDM & UMUM ASMAN. SISTEM MANJ & INFORMASI

MANAGER KAWASAN TEGAL

PERSYARATAN DOKUMEN PELAYANAN JASA KAPAL DAN BARANG

PELAYANAN KAPAL
- Ship Particular bagi kapal pertama kali berkunjung dan atau terdapat perubahan pada master kapal di Database SIUK Pelabuhan Tanjung Emas; - Surat ukur kapal; - Master Cable; - Clearence In/Out dari Syahbandar; - Pemberitahuan Kedatangan Kapal (PKK) yang telah diverifikasi oleh ADPEL Tanjung Emas; - Pemberitahuan Pengoperasian Kapal Asing (PPKA); - Surat Penunjukan Keagenan (bagi kapal yang berstatus keagenan); - International Ship Security Certificate (ISSC) bagi kapal yang akan berkegiatan di daerah comply ISPS Code; - Dokumen lain yang diperlukan dari Instansi yang berwenang.

PELAYANAN BARANG
- Copy Manifest Cargo / Daftar Bongkar / Invoice / packing List / Bill of Lading / PIB (untuk barang impor); - Surat Pemberitahuan Rencana Kerja Bongkar Muat yang telah diverifikasi oleh ADPEL Tanjung Emas; - Surat Penyataan Kerja Bongkar Muat (SPKBM) - Operation Planning - Shipping Instruction (SI), untuk kegiatan pemasukan barang ke gudang/ lapangan penumpukan - Surat permohonan pemasukan atau pengeluaran barang, kepada General Manager cq. Manager Operasi, untuk kegiatan pemasukan atau pengeluaran barang dari gudang/ lapangan penumpukan.

KETENTUAN-KETENTUAN PELAYANAN
PELAYANAN KAPAL
a. Pelayanan KAPAL MASUK, pengajuan permohonan PPKB kepada PPSA paling lambat 1X24 Jam sebelum kapal tiba; Pelayanan KAPAL PINDAH/ SHIFTING, pengajuan permohonan PPKB kepada PPSA paling lambat 4 jam sebelum kapal pindah/shifting, dengan ketentuan : - Mengisi formulir PPKB baru dgn mencantumkan nomor PPKB pertama; - Surat Pengawasan Olah Gerak (SPOG) dari ADPEL Pelabuhan Tanjung Emas; Pelayanan RUBAH/BATAL/PENDEK, pengajuan permohonan PPKB kepada PPSA paling lambat 4 jam sebelum perubahan/pembatalan/perpendekan; PERPANJANGAN PELAYANAN KAPAL, pengajuan permohonan kepada PPSA, paling lambat 4 jam sebelum batas waktu tambat berakhir, dilampiri TIME SHEET dan HASIL EVALUASI OPERASIONAL dari Divisi Operasi; Pelayanan KAPAL KELUAR dari tambatan atau rede, pengajuan permohonan PPKB kepada PPSA paling lambat 4 jam sebelum kapal keluar, dilampiri dengan Surat Ijin Berlayar (SIB) / Clearance Out yang dikeluarkan Syahbandar; a.

PELAYANAN BARANG
Setiap PBM, wajib mengajukan permohonan PPKB kepada PPSA paling lambat 1x24 jam sebelum kapal tiba; Setiap PBM, Mengajukan permohonan pemakaian fasilitas bongkar muat PT PELINDO III dan wajib memenuhi persyaratan sesuai ketentuan yang dituangkan dalam SURAT PERJANJIAN KERJASAMA KEGIATAN B/M yang dipersiapkan PT PELINDO III CABANG TANJUNG EMAS.

b.

b.

c.

d.

e.

RUANG LINGKUP SOSIALISASI:

I. PERENCANAAN PELAYANAN (PERMOHONAN & PENETAPAN) II. PELAYANAN JASA KAPAL : - Pemanduan dan Penundaan Kapal - Kapal Pindah - Perpanjangan Pelayanan Kapal III. PELAYANAN JASA BARANG : - Pembongkaran dari Kapal - Pemuatan ke Kapal IV. NOTA PENJUALAN JASA KEPELABUHANAN

I. PERENCANAAN PELAYANAN (PERMOHONAN & PENETAPAN)

Pengguna Jasa Pengguna jasa mengajukan permohonan PPKB ke PPSA paling lambat 1x24 Jam sebelum kapal tiba PPSA, melakukan checking kelengkapan dokumen & posisi piutang Div. Komersial & Operasi melakukan pra Meeting Operasional (Operation Plan) Div. Komersial, membuat Estimasi Perhitungan Biaya (EPB) dan diserahkan ke pengguna jasa untuk membayar UPER Berd. Doc & UPER, Div. Komersial melakukan Meeting PPSA, hadir : - Adpel - Internal Tg.Emas - Pengguna jasa Hasil penetapan Meeting PPSA, PPKB lembar 1 & 2, diserahkan ke Pengguna Jasa (dasar pelaksanaan layanan) BANK/ KASIR KOMERSIAL (PPSA)
CHECKING

OPERASI

OK

EPB

UPER

1. CMS; 2. Bank; 3. Loket Kasir

OK

OK

II. PELAYANAN JASA KAPAL (PEMANDUAN & PENUNDAAN)

PANDU Berdasarkan penetapan PPKB, Kapal menghubungi R.O dan Div. Operasi menerbitkan PILOT ORDER sebagai instruksi kepada Pandu untuk melaksanakan Pemanduan dan Penundaan Kapal masuk Setelah kapal tambat, Pandu membuat Bukti Pelayanan Pemanduan yg diketahui Nahkoda, serta petugas tambatan membuat BA. Ikat Tali Kapal yg diketahui Agen Selesai kegiatan B/M, Perusahaan Pelayaran/Agen mengajukan PPKB kapal keluar ke PPSA (mengacu prosedur permohonan & penetapan) Berdasarkan penetapan PPKB, Kapal menghubungi R.O dan Div. Operasi menerbitkan PILOT ORDER sebagai instruksi kepada Pandu untuk melaksanakan Pemanduan dan Penundaan Kapal keluar Setelah kapal keluar, Pandu membuat Bukti Pelayanan yg diketahui Nahkoda, serta petugas tambatan membuat BA. Lepas Tali Kapal yg diketahui Agen
SELESAI KEGIATAN B/M

(1)

BANK/ KASIR

KOMERSIAL (PPSA)

OPERASI

KAPAL MASUK PELABUHAN

Pilot Order

OK

KAPAL KELUAR PELABUHAN Pilot Order

II. PELAYANAN JASA KAPAL (Kapal Pindah)

PANDU Jika akan melakukan pindah kapal, pengguna jasa mengajukan permohonan PPKB ke PPSA (mengacu prosedur permohonan & penetapan) Apabila UPER sebelumnya tdk mencukupi, maka pengguna jasa diminta membayar UPER tambahan Apabila UPER msh mencukupi, dilakukan penetapan di Meeting PPSA, selanjutnya dilakukan proses pemanduan & penundaan (mengacu pelayanan pemanduan & penundaan)
UPER TAMBAHAN

(2)

BANK/ KASIR

KOMERSIAL (PPSA)

OPERASI

OK

Pilot Order

II. PELAYANAN JASA KAPAL (Perpanjangan)

PANDU Jika akan melakukan perpanjangan pely. kapal, pengguna jasa mengajukan permohonan ke Div. Komersial (dilampiri Time Sheet & Daily report) Atas dasar kelengkapan dokumen, dilakukan Pra Meeting di Div. Operasi, terkait evaluasi kinerja B/M periode sebelumnya Jika disetujui, pengguna jasa mengajukan permohonan PPKB ke PPSA (mengacu prosedur permohonan & penetapan) Jika tidak disetujui, Div. Komersial memerintahkan kapal keluar tambatan (mengacu prosedur kapal keluar)
KELUAR TAMBATAN OK

(3)

BANK/ KASIR

KOMERSIAL (PPSA)

OPERASI

III. PELAYANAN JASA BARANG (PEMBONGKARAN DARI KAPAL)

PBM Berdasarkan penetapan PPKB, PBM melakukan kegiatan: Bongkar langsung (truck lossing); atau, Bongkar ke Gudang/ Lapangan OPERASI GUDANG/ LAP.

(1)

KELUAR

Keluar Pelabuhan

Tiap kegiatan bongkar, PBM wajib menyerahkan : Time Sheet; Daily report; Draught survey (initial & final), khusus barang curah; Tally dan BA. Serah terima (utk barang yang ditumpuk); Statement of Fact. Utk pengeluaran barang dari Gudang/ Lapangan (delivery), PBM wajib mengajukan surat permohonan ke Div. Operasi (dilampiri Delivery Order/ DO) Berdasarkan DO dan kecukupan UPER pertama, Div. Operasi membubuhkan Stempel Persetujuan pengeluaran barang Dari Gudang/ Lapangan (delivery)

D/O

Delivery

III. PELAYANAN JASA BARANG (PEMUATAN KE KAPAL)

PBM PBM mengajukan permohonan PPKB ke PPSA, dan dilampiri Surat Permohonan Pemasukan Barang ke Gudang/Lapangan, khusus barang yang akan ditimbun dl ke Gudang/ Lapangan (mengacu prosedur permohonan & penetapan) Berdasarkan penetapan PPKB, PBM melakukan kegiatan muat: Muat langsung (truck loading); Ditimbun dl ke Gudang/Lapangan (Receiving) Kegiatan receiving, dilakukan berdasarkan Surat Permohonan yg telah disetujui (Stempel Persetujuan) Div. Operasi Utk pemuatan ke kapal atas barang yg ditimbun di Gudang/lapangan (barang receiving), PBM mengajukan permohonan PPKB kembali ke PPSA dan membayar UPER (jk, UPER pertama kurang)
Receiving

(2)

OPERASI

GUDANG/ LAP.

KAPAL

OK Muat Langsung ke Kapal

III. PELAYANAN JASA BARANG (PEMUATAN KE KAPAL)

PBM Berdasarkan penetapan PPKB dan kecukupan UPER, PBM melakukan kegiatan pemuatan dari Gudang/ Lapangan ke kapal OPERASI GUDANG/ LAP.

(3)

KAPAL

Tiap kegiatan Muat, PBM wajib menyerahkan : Time Sheet; Daily report; Draught survey (initial & final), khusus barang curah; Tally dan BA. Serah terima (utk barang yang ditumpuk); Statement of Fact.

IV. NOTA PENJUALAN JASA KEPELABUHANAN

OPERASI Setelah selesai kegiatan pelayanan, Div. Operasi membuat Bukti Pelayanan Jasa Kepelabuhanan (Jasa Kapal dan Barang) Atas dasar Bukti Pelayanan, Div. Keuangan menerbitkan Nota Penjualan Jasa Kepelabuhanan dan disampaikan ke Pengguna Jasa untuk pembayaran:
-

KEUANGAN

PENGGUNA JASA LUNAS PIUTANG

Lembar 1 (Jika, LUNAS) Lembar 3 (Sebagai bukti penagihan, jika timbul Piutang)

1 3

TERIMA KASIH