MANAJEMEN MOTIVASI

DAN ORGANISASI


LKMM BEM UNNAR
April 2006
ARASY ALIMUDIN
We have been trying to push
BEM UNNAR from the top.
But to move BEM faster, we also need to push
from the base, and we require management
motivate and organization
Mary Parker Follet :

the art of getting things
done trough the others..
Apa Itu Manajemen ?
seni mencapai sesuatu melalui orang lain
Definisi Umum
Manajemen adalah proses merencanakan,
mengorganisasi, mengarahkan, dan
mengendalikan kegiatan untuk mencapai
tujuan organisasi dengan menggunakan
sumberdaya organisasi
Kata Kunci
Proses yg merupakan kegiatan yang
direncanakan
Fungsi manajemen
Melalui Aktivitas tersebut
Sumberdaya Organisasi
Kaitan Manajemen & Organisasi
Proses
Manajemen
Input
Sumber-
daya
Tujuan
Efektif dan
Efisien
Perencanaan
Pengorganisasian
Pengarahan
Pengendalian
Siapa Manajer ?
Orang yang melakukan kegiatan
manajemen atau proses manajemen.
Manajemen menginginkan tujuan
tercapai dengan efektif dan effisien
Efektif & Efisien
Efektif : (doing the right things
mengerjakan sesuatu yang benar)
Efisien : (doing things right
mengerjakan sesuatu dengan
benar)
Proses Manajemen
Peng-
organisasian
Peng-
arahan
Pengen-
dalian
Planning
Perencanaan (Planning)
Kegiatan menetapkan tujuan
organisasi dan memilih cara yang
terbaik untuk mencapai tujuan
tersebut. Pengambilan Keputusan (bagian dari
perencanaan)
Pengorganisasian
(Organizing & Staffing)
Kegiatan mengkoordinir sumberdaya, tugas, dan
otoritas diantara anggota organisasi agar tujuan
organisasi dapat dicapai dengan cara yang efisien dan
efektif.
Organizational Design
Kegiatan menyesuaikan struktur organisasi
dengan tujuan dan sumberdaya organisasi
Bagan Organisasi
Departemen
Pemasaran
Manajer
Pemasaran
Departemen
Keuangan
Manajer
Keuangan
Departemen
Produksi
Manajer
Produksi
Departemen
Adm & Person
Manajer
Adm. Persoanlia
Direktur Utama
Pengarahan (Leading)
Kegiatan memberi pengarahan (directing),
mempengaruhi orang lain (influencing), dan
memotivasi orang tersebut untuk bekerja
(motivating)
Pengendalian (Controlling)
Fungsi Pengendalian :

Menentukan standart prestasi
Mengukur prestasi yg telah dicapai
Membandingkan point-2 dengan point-1
Melakukan perbaikan jika ada penyimpangan

Kegiatan yang bertujuan untuk melihat
apakah kegiatan organisasi sesuai dengan
rencana.
Proses Manajemen dalam praktek
1. Dalam praktek gambaran proses
manajemen tersebut tidak begitu terlihat
2. Seringkali manajer sibuk kesana-kemari, yg
sepertinya tdk punya waktu utk berfikir dan
merencanakan sesuatu dengan tenang
3. Aktivitas manajer dalam praktek sepertinya
reaktif (action oriented)
4. Keempat fungsi manajemen dilakukan
secara interaktif kadang-kadang secara
simultan.
Jenis-jenis Manajemen
Berdasarkan Hirarki :
Top Management
Middle Level Management
Lower Level / First Line
Berdasarkan Fungsi :
Manajer Umum
Manajer Fungsional
Manajemen Puncak
Bertanggung jawab terhadap
organisasi secara keseluruhan
Menentukan tujuan, strategi, dan
kebijakan secara umum
Menentukan keputusan-keputusan
strategis
Manajemen Menengah
Melaksanakan tujuan, strategi, dan
kebijakan yang telah ditetapkan oleh
manajer puncak serta
mengkkordinasikan dan
mengarahkan aktivitas manajer
tingkat bawah dan juga karyawan
operasional
Manajemen Tk. Bawah
Mengawasi karyawan secara langsung
Mengawasi dan mengkoordinasi
kegiatan operasional yang dilakukan
oleh karyawan
Manajer Umum
Mengawasi unit (divisi) tertentu
yang mempunyai beberapa
bidang sekaligus
Bertanggung jawab terhadap aktivitas
(pemasaran, keuangan, operasi)
divisinya
Tingkatan dan Ketrampilan
Manajemen
Konseptual
Hub. MAnusiawi
Opersional
Tk. Atas
Tk. Menengah
Tk. Bawah
Ketrampilan Manajemen
Conseptual Skills :
Kemampuan mengkoordinasikan dan mengin-tegrasikan
kegitan serta kepentingan organisasi.
Melihat organisasi secara keseluruhan, ketergantungan
antar bagian, melihat masa depan, dan bagaimana
lingkungan mempengaruhi organisasi
Human Skills :
Kemampuan memahami orang lain, bekerjasama dengan
orang lain, mendorong serta memotivasi orang lain, baik
secara individual maupun kelompok
Tehnical Skills :
Kemampuan memahami serta melakukan kegiatan
operasional
Managerial Role
Interpersonal Informasi Pengambilan
Keputusan
Otoritas
Formal
Interpersonal Roles
Figureheat :
Peran figur bapak, lebih merupakan peranan manajer
sebagai simbol pimpinan serta menjadi simbol dan
personifikasi organisasi yang dipimpinnya.
Leader :
Manajer diharapkan menjadi pemimpin anak buahnya;
melakukan rekruitmen, training, memberikan motivasi
untuk bekerja mencapai tujuan organisasi
Liaison :
Memainkan peranan penghubung baik dengan pihak di
dalam organisasi maupun dengan pihak diluar organisasi.
Informational Roles
Monitor :
Manajer selalu aktif mencari informasi yg bermanfaat
untuk organisasi.
Disseminator :
Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya
kepada pihak lain, khususnya kepada bawahanya.
Spokesman :
Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan
informasi ke pihak luar.
Decision Roles
Enterpreunership :
selalu berusaha memajukan organisasinya
Disturbance hadler :
mampu menyelesaikan gangguan yg mungkin muncul
Resource Allocator :
mampu mengalokasikan sumberdaya yg terbatas
Negotiator :
mampu melakukan negoisasi dgn pihak terkait
PENGORGANISASIAN
Orang-orang yang melakukan tugas-tugas yang berbeda
yang dikoordinir untuk mencapai tujuan organisasi
1. Pembagiaan kerja dalam organisasi
2. Pengkombinasian secara logis ke dalam departemen
3. Pendelegasian wewenang
4. Penetapan koordinasi dan sistem pengawasan
SUMBER STRUKTUR ORGANI SASI
STRUKTUR
ORGANISASI
KEBIASAAN
Karyawan mendapatkan
Apa yg hrs dilakukan
Kebijakan,Prosedur
peraturan
Supervisor
Karyawan
Rencana rencana
lain
Contoh BAGAN ORGANISASI
DIREKTUR
WK.DIREKTUR
PRODUKSI
WK.DIREKTUR
PENJUALAN
WK.DIREKTUR
KEUANGAN
MANAJER
PENJUALAN
WIL.A
MANAJER
PABRIK A
MANAJER
PABRIK B
SUPERVISOR SUPERVISOR
MANAJER
PENJUALAN
WIL.B
KARYAWAN KARYAWAN
MANFAAT BAGAN ORGANISASI
Memperlihatkan nama jabatan dari masing-masing
manajer
Memperlihatkan siapa bertanggung jawab pada siapa
Memperlihatkan siapa yg bertanggung jawab dalam
departemen apa
Memperlihatkan departemen2 apa yg telah dibentuk
Memperlihatkan jalur perintah
Karyawan dapat mengetahui jabatannya dan
tempatnya dalam organisasi
WEWENANG DLM ORGANISASI
Wewenang adalah hak untuk mengambil
keputusan,hak untuk mengarahkan
pekerjaan orang lain, dan hak untuk
memberi perintah.
Sumber-sumber wewenang :
1. Posisi atau urutan orang tersebut
2. Atribut pribadi (kharisma)
3. Keahlian atau pengetahuan
PENDELEGASIAN WEWENANG
PEMILIK
DEWAN DIREKSI
DIREKTUR
WK.DIREKTUR
MANAJER
SUPERVISOR
KARYAWAN
Suatu proses pengarahan dan
pemberian pengaruh pada kegitan-
kegiatan dari sekelompok anggota
yang saling berhubungan tugasnya
Implikasi Definisi Kepemimpinan

Kepemimpinan menyangkut orang lain
(bawahan atau pengikut), kesediaan
bawahan untuk menerima pengarahan dari
pemimpin.
Kepemimpinan menyangkut pembagian
kekuasaan yang tidak seimbang antara
peminpin dan anggota kelompok
Selain memberikan pengarahan pemimpin
dituntut untuk dapat mempergunakan
pengaruh, apa dan bagaimana bawahan
melaksanakan perintahnya
OPendekatan Kesifatan,
OPendekatan Perilaku,
OPendekatan Situsasional
(Contingensi)
PENDEKATAN-PENDEKATAN
STUDI KEPEMIMPINAN
OMencoba membandingkan sifat-
sifat orang yang menjadi
pemimpin dengan sifat yang
menjadi pengikut
OMengidentifikasi ciri dan sifat yang
dimiliki oleh para pemimpin efektif
PENDEKATAN SIFAT-SIFAT
KEPEMIMPINAN
Sifat-sifat Kepemimpinan (Edwin Ghiselli):

N Kemampuan dalam kedudukannya
sebagai pengawas,
N Kebutuhan akan prestasi dalam
pekerjaan
N Kecerdasan
N Ketegasan
N Kepercayaan diri
N Inisiatif

Sifat-sifat Kepemimpinan (Keith Davis):


N Kecerdasan
N Kedewasaan dan keluasan hub sosial
N Motivasi diri dan dorongan breprestasi
N Sikap-sikap hubungan manusiawi

OFungsi-funsi kepemimpinan,
OGaya-gaya kepemimpinan
PENDEKATAN PERILAKU
KEPEMIMPINAN
Teori teori kepemimpinan :
Teori X-Y (Douglas McGregor)
Studi Michigan (Rensis Likert)
Kisi-kisi Manajerial (Blacke-
Mouton)
Studi Ohio State
O Task related, fungsi yang
berhubungan dengan tugas yg
menyangkut pemberian saran
penyelesaian informasi dan
pendapat
O Group Mainttenance, yng
berhubungan dg fungsi
pemeliharaan kelompok, membantu
kelompok berjalan lebih lancar
Fungsi-fungsi Kepemimpinan,
O Task Oriented, mengarahkan
bawahan dan mengawasi secara
tertutup untuk menjamin bahwa
tugas dilaksanakan sesuai dg yang
diinginkannya
O Employee Oriented, Lebih
memperhatikan dan memotivasi
bawahan dan memberikan
kesempatan berpartisipasi dlm
pembuatan keputusan
Gaya-Gaya Kepemimpinan,
TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN
OTeori X-Y (Douglas McGregor)
Teori X :
- Rata-rata manusia malas
- Orang hrs dipaksa, diawasi,
diancam
- Manusia lebih menyukai
diarahkan, ingin menghindari tg
jwb, mempunyai ambisi kecil,
menginginkan keamanan dan
jaminan hidup
O Teori X-Y (Douglas McGregor)

Teori Y :
- Usaha phisik dan mental dlam bekerja
adalah kodrat
- Orang akan melakukan pengendalian
diri
- Keterikatan pada tujuan dan prestasi
- Rata-rata dlm kondisi yg layak
- Ada kapasitas besar utk imajinasi,
kreatifitas, cerdik
- Hanya menggunakan sebagian potensi
intelektualnya
O4-Sistim Manajemen dr Likert :

Manajer membuat semua keputusan
dan memrintah bawahan utk
melaksanakan
Tetap menentukan perintah tetapi
memberi kebebasan bawahan
Menetapkan tujuan dan memberikan
perintah setelah hal tsb didiskusikan
dg bawahan
Cara bagaimana organisasi
seharusnya berjalan
OManagerial Grid Blake Mouton :

Manajemen jatuh miskin, perhatian rendah thd
karyawan dan produksi
Manajemen santai, serba mengijinkan, dg
tekanan pd pemeliharaan keuangan dan
kepuasan pegawai
Manajemen organisasi & manusia,
memperhatikan baik thd produksi maupun
karyawan
Manajemen ketaatan, sebagai seorang otokrat
pemegang tugas yg keras
Manajemen team, demokratik, memberikan
perhatian penuh thd produksi, semangat kerja
dan kepuasan karyawan
OStudi Ohio State :

Faktor pertimbangan (Considration),
menggambarkan hubungan yg
hangat antara seorang atasan dan
bawahan, saling percaya,
kekeluargaan, dll.
Struktur Pemakrasaan (Initiating
Structure), menjelaskan bahwa
seorang pemimpian itu mengatur
dan menentukan pola organisasi,
komunikasi, struktur peran dlm
pencapaian tujuan organisasi
OFaktor situasi
OFaktor Karyawan
OFaktor Tugas
OFaktor Organosasi
OVariabel Lingkungan lainnya
PENDEKATAN SITUASIONAL
CONTINGENCY
Hubungan Pemimpin-Bawahan-Situasi
KEMAMPUAN
DAN KUALITAS
PEMIMPIAN
KEMAMPUAN
DAN KUALITAS
BAWAHAN
SITUASI
Faktor Yg Mempengaruhi Perilaku
Kepemimpinan
O Faktor Makro :
o Sosial Kebudayaan
o Kondisi Perekonomian
o Organisasional
O Faktor Mikro :
o Pengharapan dan perilaku atasan
o Pengharapan dan perilaku bawahan
o Kepribadian dan latar belakang
pemimpin
o Tingkatan organisasi dan besarnya
kelompok
Keadaan dalam pribadi seseorang
yang mendorong kinginan individu
untuk melakukan kegiatan tertetu
guna mencapai tujuan
N Model Tradisional,
N Model Hubungan
Manusiawi,
N Model Sumberdaya
Manusia
MODEL MOTIVASI
N Mengisyaratkan bahwa manajer
menentukan bagaimana pekerjaan
harus dilakunan dan digunakan sistim
pengupahan insentif untuk memotivasi
para pekerja - semakin produktif semakin
banyak penghasilan
N Menganggap pekerja malas dan hanya
dapat dimotivasi dengan uang
MODEL TRADISIONAL
N Mengisyaratkan bahwa manajer perlu
memotivasi bawahan dengan
pemenuhan kebutuhan sosial mereka
shg merasa berguna dan penting
N Bawahan diberi kebebasan untuk
membuat keputusan sendiri dalam
pekerjaan, dan memperhatikan
kelompok organisasi informal
MODEL HUB. MANUSIAWI
N Mengisyaratkan bahwa karyawan dapat
dimotivasi oleh banyak faktor, tidak
hanya uang atau keinginan untuk
mencapai kepuasan, ttp juga kebutuhan
untuk berprestasi dan memperoleh
pekerjaan yg berarti
N Karyawan lebih menyukai pemenuhan
kepuasan dari suatu prestasi kerja yg baik
MODEL SUMBER DAYA MANUSIA
Teori-teori Motivasi

Teori Petunjuk (prescriptif), mendasarkan
dengan teori coba-coba dalam memotivasi
bawahan
Teori Isi (Content), berkenaan dengan
pertanyaan apa penyebab perilaku
Teori Proses (Process), berkenaan dengan
bagaimana perilaku dimulai dan
dilaksanakan atau menjelaskan aspek
bagaimana dari motivasi
N Teori Hirarkhi Kebutuhan Maslow :
_ Kebutuhan manusia dapat disusun
dalam suatu hirarki dari beutuhan
terendah sampai tertinggi
_ Setelah kebutuhan terpuaskan
berhenti menjadi motivator utama
perilaku
TORI-TEORI ISI
Hirarkhi Kebutuhan Maslow :
Kebutuhan fisiologis
Kebutuhan keamanan dan rasa
aman
Kebutuhan sosial
Kebutuhan harga diri
Kebutuhan aktualisasi diri dan
pemenuhan diri
N Teori Motivasi-Pemeliharaan dr Herzberg :
_ Faktor penyebab kepuasan kerja
prestasi
penghargaan
pekerjaaan kreatif & menantang
tanggung jawab
kemajuan dan peningkatan
_ Faktor pemeliharaan :
kebijakan dan admns organisasi
kualitas pengendalian tehnik
kondisi kerja
hubungan kerja
status pekerjaan
keamanan kerja
kehidupan pribadi
penggajian
N Teori Prestasi dr Mc.Clelland :
_ Menyukai pengambilan resiko yg
layak, menyukai tantangan,
menginginkan tanggung jwb pribadi
_ Mempunyai kecenderungan utk
menetapkan tujuan-tujuan prestasi
_ Mempunyai kebutuhan thd umpan
balik
_ Mempunyai ketrampilan,
kemampuan dan perencaan jk
panjang
N Teori Pengharapan Victor Vroom;
_ Pengharapan bahwa peningkatan
usaha akan mengarah kepada
peningkatan balas jasa
_ Penilaian individu terhadap balas jasa
sebagai hasil dari usaha-usahanya
TORI-TEORI PROSES
N Teori Pembentukan Perilaku :
_ Penguatan positip : penghargaan
_ Penguatan negatip : menghindari
_ Pemadaman : peniadaan penguatan
_ Hukuman : konsekuensi
Tehnik Pembentukan Perilaku (Clay
Hammer):
_ Jangan memberikan penghargaan yg
sama kepada semua orang
_ Tanggapan kegagalan utk mengubah
perilaku
_ Beritahu karyawan syarat mendapatkan
penghargaan
_ Bertahukan jika melakukan kesalahan
_ Jangan memberi hukuman didepan
karyawan lain
_ Bertindaklah adil
N Teori Porter-Lawler :
_ Implikasi bagi manajer:
pemberian penghargaan sesuai
kebutuhan bawahan
penentuan prestasi yg diinginkan
pembuatan tingkat prestasi yg dapat
dicapai
penghubungan penghargaan
dengan prestasi
analisa faktor2 yg berlawanan dgn
efektifitas penghargaan
penentuan penghargaan yg
memadai

_Implikasi bagi organisasi:
sistem penghargaan organisasi
harus dirancang untuk memotivasi
perilakuyg diinginkan
pekerjaan itu sendiri dapat dibuat
sebagai pemberian penghargaan
atasan langsung mempunyai
peranan penting dalam proses
motivasi
N Teori Keadilan :
orang akan cenderung membandingkan
antara :
_ masukan-masukan yg mereka berikan
pada pekerjaannya dalam bentuk
pendidikan, pengalaman, latihan dan
usaha
_ hasil/penghargaan yang mereka
terima degan yg diterima oleh
karyawan lain