Anda di halaman 1dari 25

PENGAWALAN

DEFINISI Tindakan memastikan aktiviti organisasi dilaksanakan mengikut perancangan yang telah dibuat pada peringkat awal. Perancangan dibuat oleh tiga peringkat pengurusan, iaitu pengurusan atasan pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan. Proses mengukur kemajuan pelaksanaan atau pencapaian sesuatu rancangan dan mengambil tindakan pembetulan jika ianya menyimpang dari rancangan asal atau standard.

KEPENTINGAN
Memastikan pelaksanaan mengikut perancangan . Membantu pengurus meramal, mengesan dan

mengambil tindakan terhadap sebarang perubahan dalam persekitaran. Dapat mengesan kesilapan-kesilapan kecil dalam organisasi. Mengesan peluang-peluang yang berlaku dalam persekitaran. Memastikan agar warga organisasi melakukan pekerjaan mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan.

TAHAP KAWALAN KE ATAS PROGRAM


 KAWALAN STRATEGIK - dilakukan pada peringkat pengurusan tertinggi dalam organisasi. - memantau, menilai dan memastikan rancangan dilaksanakan seperti dijangkakan.  KAWALAN TAKTIKAL - dilakukan oleh pengurus pertengahan yang bertanggungjawab merangka rancangan taktikal. - dapat menyokong dan memperincikan tahap kawalan strategik.

 KAWALAN OPERASI

- dilakukan pengurus lini atau penyelia. - mengawal aktiviti harian, memantau dan mengambil tindakan pembetulan. -penting dalam menentukan pencapaian matlamat organisasi.

JENIS KAWALAN
y KAWALAN DALAMAN

- merujuk kepada disiplin yang tinggi yang dimiliki oleh pekerja bagi mengawal diri dalam melakukan pekerjaan . - kawalan kendiri.

y KAWALAN LUARAN

- pengurus mengawal pekerjaannya. - sekirannya berlaku penyelewengan, penyelia akan mengenal pasti tindakan pembetulan yang perlu diambil. - jenis kawalan ini berasakan sistem ganjaran dan hukuman.

PROSES DAN KITARAN PENGAWALAN


 Suatu langkah yang tersusun dan sistematik bagi

memudahkan pencapaian matlamat organisasi.  Kitaran pengawalan: - Proses pengawalan yang berlaku sepanjang masa dalam pengurusan organisasi. - Berakhir dengan memperoleh maklum balas sebagai panduan untuk membuat perancangan pada masa hadapan.

MENETAPKAN STANDARD
y Asas untuk menilai matlamat atau objektif yang

ingin dicapai. y Mesti jelas, mudah difahami, boleh diukur (kuantiti, kualiti, wang atau masa) dan dapat dicapai.

MENGUKUR PENCAPAIAN
y Bertujuan untuk mengetahuai tahap pencapaian

organusasi sepanjang pelaksanaan sesuatu aktiviti. y Pencapaian boleh diukur dari segi masa, bentuk dan siapa sahaja boleh menggunakan pelbagai cara untuk menguji tahap pencapaian sama ada dalam bentuk lisan atau bertulis.

MEMBUAT PERBANDINGAN ANTARA PENCAPAIAN SEBENAR DENGAN STANDARD


y Bertujuan mengukur keberkesanan proses

pengawalan yang telah dijalankan. y Pengurus melakukan analisa untuk mengenal pasti perbezaan dan sisihan antara pencapaian sebenar dengan standard seterusnya mengesan sebarang penyelewangan. y sisihan kecil tidak perlukan pembetulan tetepi sisihan yang besar memerlukan pembetulan dengan segera.

MENGAMBIL TINDAKAN PEMBETULAN


y Dibuat jika ada penyelewangan yang ketara

berlaku. y Pengurus perlu mengetahui punca penyelewangan sama ada daripada penyalagunaan sumber fizikal dan manusia atau kesilapan semasa menetapkan standard. y Penyelewangan mesti terhampus. y Tindakan pembetulan lazimnya berlaku di peringkat tranformasi dan output.

KAEDAH KAWALAN
1. KAWALAN AWALAN y y

Dilaksanakan sebelum sebarang kerosakan atau penyimpangan berlaku. Lazimnya digunakan untuk mengawal aktiviti Yng melibatkan penggunaan mesin atau peralatan. Di mana, pemeriksaan, penggantian peralatan atau mesin yang telah rosak akan dijalankan. Secara ringkasnya kawalan awalan dilaksanakan sebelum sesuatu aktiviti dimulakan dan kawalan awalan lebih kepada pencegahan.

y Sebagai contoh, sebuah mesin pencetak didapati

rosak, maka mesin tersebut perlu diganti dengan mesin pencetak yang baru agar sesuatu aktiviti yang akan dijalankan berjalan dengan lancar.

2. KAWALAN SEMASA y Dilaksanakan ketika sesuatu proses atau aktiviti sedang berjalan. y lebih tertumpu kepada tindakan pemulihan, pembetulan dan pengubahsuaian selepas kerosakan atau penyimpangan berlaku. y Bentuk kawalan semasa ialah kawalan kualiti, kawalan kuantiti dan kawalan prestasi. y Contoh kawalan semasa ialah pemeriksaan terhadap sampel untuk mengenalpasti sebarang kerosakan. Seterusnya tindakan pembetulan yang sesuai akan diambil terhadap sampel yang rosak berdasarkan punca kerosakan yang telah dikenal pasti. y Secara ringkasnya, kawalan semasa lebih berbentuk pembetulan.

3. KAWALAN SELEPAS y Dilaksanakan selepas sesuatu proses atau aktiviti tamat. y Kawalan selepas bertujuan bagi organisasi mengetahui sama ada hasil sebenar yang diperoleh menepati perancangan yang telah dibuat atau sebaliknya. y Kawalan selepas membolehkan tindakan pembetulan diambil terhadap proses pengawalan pada masa akan datang.

Alat kawalan ( a.k.a. alat perancangan)


y Perancangan- memastikan hala tuju organisasi selari dgn matlamat yg ingin dicapai. y Pengawalan-memastikan pelaksanaan setiap perancangan. Tanpanya, perancangan yg dbuat tidak akan membawah kesan terhadap organisasi.

Jenis alat pengawalan :


Analisis pulang modal Belanjawan Carta Gantt Analisis PERT/CPM

ANALISIS PULANG MODAL


Mengenal pasti unit pengeluaran minimum yg perlu

dicapai supaya operasi perniagaan tidak mengalami kerugian dan seterusnya membolehkan perniagaan terus kekal dalam industri. Mengawal jumlah kos operasi perniagaan supaya tidak melebihi jumlah kos belanjawan. Pengawalan kos operasi lebih tertumpu pada kos berubah. Mengawal prestasi pekerja utk memastikan segala aktiviti yg djalankan dapat mencapai matlamat yg telah ditetapkan terhadap sasaran keluaran.

Menetapkan untung sasaran melalui peningkatan

kuantiti keluaran dan peletakan harga jualan minimum terhadap setiap unit keluaran. Pengawalan boleh dilakukan dengan memastikan perniagaan mengeluarkan keluaran mengikut kuantiti dan menjual mengikut harga jualan yg telah ditetapkan.

Belanjawan
Memastikan setiap sumber kewangan yg diperoleh

dapat membiayai kos aktiviti yg dirancang. Cth pengawalan ialah memastikan hutang dikutip dlm tempoh yg telah ditetapkan. Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara berkesan bagi mengelakkan pembaziran.

Menentukan sumber pembiayaan dan bentuk

perbelanjaan yg akan dilibatkan bagi setiap belanjawan hasil dan belanja, belanjawan modal dan belanjawan bahan mentah supaya prestasi kewangan organisasi secara keseluruhan dapat ditingkatkan.  Memudahkan pihak pengurusan membuat perbandingan memandangkan belanjawan disediakan berdasarkan data berangka. Sebarang perbezaan dapat dikesan dengan cepat dan tindakan pembetulan boleh diambil dengan segera.

CARTA GANTT
 mengawal penggunaan masa dan aktiviti

dlmproses pengeluaran bagi memastikan sumber digunakan dgn cekap. Memastikan setiap aktiviti dijalankan mengikut urutan yg betul spya tidak menjejaskan perjalanan aktiviti lain yg berkaitan. Memantau aktiviti yg perlu dijalankan secara serentak bagi mengelakkan pembaziran masa dan tenaga.

ANALISIS PERT/CPM
Memastikan setiap aktiviti disiapkan pd masa yg

dirancang supaya keseluruhan projek dapat disiapkan dalam tempoh yg ditetapkan. Memastikan semua aktivitipendahulu disiapkan pada masa yg telah ditetapkan supaya tidak menjejaskan perjalanan aktiviti lain. Memastikan aktiviti genting dan kritikat disiapkan pada masa yg ditetapkan supaya tidak menjejaskan perjalanan keseluruhan projek. Mengawal aktiviti luar jangka yg mungkin berlaku dlm proses pengeluaran. Ini membolehkan tindakan pembetulan diambil dgn segera jika berlaku sebarang gangguan terhadap proses pengeluaran seperti kerosakan mesin atau bencana alam.