Tugasan Kemahiran Komunikasi

Pengenalan

Komunikasi membawa maksud satu proses dua hala di antara penyampai dengan penerima,suatu proses perkongsian maklumat, idea, nilai dan perasaan serta suatu proses menyampaikan secara jelas dan mendengar secara aktif. Manakala komunikasi berkesan pula adalah satu kemahiran hubungan kemanusiaan yang mementingkan peranan hubungan manusia dengan wujudnya kelancaran dan kejelasan idea dan objektif. Maka oleh yang demikian, dapat disimpulkan bahawa komunikasi adalah suatu proses penyampaian maksud atau mesej daripada satu individu kepada satu individu yang lain yang melibatkan pembentukan mesej, penghantaran mesej, penerimaan mesej dan pentafsiran dan pemberian makna mesej. Menurut Sillars (1988), dalam bukunya yang bertajuk Success in Communication, komunikasi adalah penghantaran, penerimaan atau pertukaran maklumat, pendapat atau idea dengan tulisan, percakapan atau imej visual atau mana-mana kombinasi ketiga-tiga unsure tersebut supaya bahan yang dikomunikasikan difahami dengan jelas oleh sesiapa yang terlibat.

Pakar psikologi, S.S. Stevens pula memberikan definisi beliau iaitu komunikasi adalah respon oleh satu organism kepada satu rangsangan (stimulus). Definisi ini mengatakan bahawa komunikasi berlaku apabila gangguan persekitaran (rangsangan) mempengaruhi satu organism dan organism tersebut berbuat sesuatu terhadapnya. Sekiranya rangsangan itu tidak dipedulikan oleh orang, maka tidak berlaku komunikasi. Johnson (1977) pula berpendapat bahawa komunikasi adalah satu proses untuk menyatupadukan individuindividu dalam kelompoknya. Ia merupakan serta proses yang dan membolehkan mewujudkan manusia hubungan menyeragamkan tingkahlakunya membina

interpersonalnya yang akhirnya membenarkan mereka itu bekerjasama bagi mencapai satu matlamat yang sama.

Terdapat tiga jenis halangan yang menghalang komunikasi berkesan daripada berlaku iaitu halangan berbentuk peribadi yang terdiri daripada emosi, nilai dan sikap, habitat atau kebiasaan dan pengalaman silam. Yang kedua ialah halangan berbentuk fizikal 1

iaitu jarak, tempat dan suasana, gaya dan penampilan dan komunikasi bukan lisan manakala yang ketiga pula ialah halangan semantik iaitu symbol, makna dan konteks.

Kajian kes di tempat kerja Melalui pemerhatian yang telah dijalankan di tempat kerja mengenai halangan atau masalah yang menyebabkan komunikasi tidak berkesan berlaku di antara pihak atasan dan pihak bawahan iaitu daripada peringkat atasan kepada pihak bawahan dan begitu juga sebaliknya. Sebagai contoh, pada peringkat atas ke bawah adalah bertujuan untuk memberi arahan tugas, proses kerja dan maklum balas kepada pihak bawahan. Namun terdapat beberapa halangan yang menghalang terjadinya komunikasi ini. Antaranya ialah perbezaan status yang akan menyebabkan maklum balas daripada pihak bawahan. Ini kerana status yang lebih tinggi dimiliki oleh pihak atas yang menyebabkan terhalangnya komunikasi dalam organisasi. Selain itu, faktor persekitaran dan sifat peribadi yan negatif terhadap sesuatu pihak juga telah menghalang komunikasi di antara pihak atasan dan bawahan. Dengan sifat yang dimiliki ini, wujudnya salah faham dan prasangka yang timbul daripada kedua-dua belah pihak. Ada masanya penggunaan bahasa yang berbagai dialek dengan intonasi semasa bercakap yang berbeza juga menyumbang kepada berlakunya salah faham dan menyinggung perasaan pihak yang lain. Misalnya, seorang pegawai atasan yang berbangsa Cina dan kurang fasih berbahasa Melayu memberikan arahan kepada kakitangan bawahannya yang berbangsa Melayu akan menimbulkan perasaan kurang senang di kalangan pekerjanya kerana intonasi dan nada sewaktu bercakap yang terikut-ikut dengan intonasi dialek bahasa ibundanya yang kedengaran kasar di telinga pendengar yang tidak memahami bahasa Cina. Ini seterusnya menyebabkan kerjasama dan persefahaman sukar dipupuk di antara kedua-dua belah pihak ini. Selain daripada itu, terdapat juga senario di mana berlaku komunikasi lisan yang tidak selari dengan komunikasi bukan lisan. Antara situasi yang sempat dirakam ialah sikap pegawai yang mengelirukan iaitu beliau ingin menasihati atau menegur kerja kakitangan bawahannya yang kurang memuaskan,telah melakukan kesalahan dan telah mendapat aduan daripada orang awam yang berurusan dengan kakitangan tersebut tetapi pegawai ini tidak menunjukkan air muka yang serius malahan menggunakan cara berjenaka untuk menegur. Keadaan seperti ini jelas menunjukkan mesej yang cuba disampaikan tidak difahami oleh penerima sekaligus membuktikan komunikasi tidak berkesan berlaku kerana terdapatnya halangan. Bagi pihak bawahan pula, mereka menganggap perkara tersebut juga tidak serius kerana sewaktu 2

pegawai sedang bercakap, mereka memandang ke arah lain dan bukannya ke arah pegawai,mendengar sambil lewa dan kurang menumpukan perhatian kerana tidak berminat dengan apa yang cuba disampaikan oleh pegawai serta melakukan perkara yang lain semasa pegawai sedang bercakap. Ini jelas menunjukkan pihak bawahan tidak mempunyai kemahiran mendengar yang baik dan ini menyumbang kepada halangan terhadap komunikasi berkesan. Proses mendengar seharusnya berlaku dalam susunan yang berikut iaitu dimulai dengan langkah menerima, diikuti dengan langkah memahami, disusuli dengan langkah mengingati dan menilai dan akhir sekali ialah memberikan maklum balas. Komu nikasi menjadi tidak berkesan apabila salah satu daripada langkah-langkah yang disebutkan tidak dipraktikkan.

Selain daripada itu,halangan turut berlaku di antara komunikasi pihak bawahan kepada pihak atasan. Halangan yang terjadi dalam komunikasi ini adalah kerana perasaan takut dan fobia untuk memaklumkan sesuatu perkara kepada pihak atasan disebabkan oleh sikap orang atasan itu sendiri yang ego dan tidak bersedia untuk mendengar pendapat daripada orang bawahan yang dinilai sebagai tidak setaraf dengan dirinya. Ketua juga bersikap tidak berminat untuk mendengar masalah daripada pihak bawahan.Terdapat situasi di mana segala pelaksanaan yang dilakukan tidak mendapat pengiktirafan daripada pihak atasan serta ketua yang sukar untuk ditemui oleh orang bawahannya menyebabkan halangan dalam komunikasi telah berlaku di tempat kerja. Halangan yang dikenali sebagai kurangnya persefahaman di antara pihak atasan dan pihak bawahan ini adalah disebabkan oleh tiadanya perasaan empati dan menghormati antara satu sama lain,wujudnya sifat mementingkan diri sendiri dan tidak berusaha untuk memperbaiki hubungan antara keduadua belah pihak. Faktor perbezaan darjat atau pangkat juga turut menyumbang kepada timbulnya masalah komunikasi. Sebagai contoh, pihak atasan tidak berminat mendengar pendapat atau masalah yang cuba diutarakan oleh kakitangan bawahannya kerana merasakan mereka tidak layak bersuara lantaran kelayakan akademik yang jauh lebih rendah dan kedudukan dalam pejabat yang dianggap kurang penting. Lokasi antara pejabat pegawai atasan yang jauh lebih istimewa dan jauh kedudukannya dari lokasi pejabat staf bawahan juga mencipta ruang hubungan yang renggang dan perasaan dibeza-bezakan oleh pangkat.Justeru menyebabkan kakitangan bawahan sukar dan segan untuk mendekati pihak atasan.

Suasana tempat bekerja yang kurang kondusif turut menjadi antara halangan kepada komunikasi berkesan. Misalnya, ruang pejabat terlalu sesak dengan timbunan fail lama dan baru, meja untuk kakitangan melakukan kerja juga kecil dan penuh dengan fail-fail yang perlu disemak dan dimasukkan data ke dalam komputer, beban kerja yang tinggi menyebabkan kesuntukan masa untuk beramah-mesra atau bertegur sapa antara satu sama lain, bunyi bising yang datang daripada deringan telefon yang bersahut-sahutan dan membingitkan telinga,persekitaran kerja yang tidak harmoni dan susun atur perabot di pejabat yang menyebabkan laluan sempit turut menyumbang kepada berlakunya komunikasi tidak berkesan. Malah yang lebih menyedihkan ialah ada di antara kakitangan sendiri yang tidak begitu mengenali dan mengetahui nama rakan sepejabatnya sendiri.

Contoh penyelesaian Langkah penyelesaian yang dilihat relevan bagi memperbaiki keadaan komunikasi yang tidak berkesan dan suasana tempat kerja yang suram ialah dengan mengadaptasikan tujuh ciri asas yang digunakan untuk menyampaikan maklumat kepada kedua-dua belah pihak. Kakitangan di semua peringkat tidak mengira pangkat dan kedudukan adalah digalakkan untuk membuat sapaan atau salam apabila berjumpa atau terserempak dengan orang yang lain apatah lagi rakan sepejabat kerana ini akan mewujudkan komunikasi di antara dua pihak. Dengan sapaan dan salam seperti ucapan selamat pagi, dengan secara tidak langsung akan membolehkan dua belah pihak dapat berkomunikasi. Dalam masa yang sama, proses memberi dan menerima maklumat juga telah berlaku dengan bermulanya salam dan sapaan terhadap seseorang.

Bukan setakat dengan sapaan dan salam sahaja tetapi setiap kakitangan pejabat diingatkan untuk bersikap ikhlas dan jujur terhadap individu lain bagi membentuk komunikasi berkesan. Jika diri kita tidak jujur dan ikhlas, maka sesuatu komunikasi mungkin tidak akan terjadi kerana tiada siapa yang akan mempercayai seseorang individu jika tidak jujur. Jadi untuk melepasi halangan ini, sifat jujur dan ikhlas sememangnya penting dalam diri setiap individu. Bagaimanakah komunikasi akan wujud jika jujur dan ikhlas tidak ada pada seseorang individu? Oleh yang demikian,untuk mewujudkan sesuatu komunikasi

diantara dua pihak, sifat jujur dan ikhlas perlu bagi mengeratkan lagi silaturahim di kalangan komuniti di tempat kerja.

Selain daripada itu, komunikasi yang berkesan juga ditentukan oleh ciri berikutnya iaitu mendengar dengan aktif yang menjadi asas supaya halangan komunikasi dapat dihindarkan. Dengan itu, kakitangan pejabat telah diingatkan bahawa menerima dan memberi maklumat kepada pihak yang lain, mereka perlulah menjadi seorang pendengar yang baik. Bukan setakat itu, mereka juga mesti menjadi pendengar yang aktif supaya apa yang telah diterima akan dapat diaplikasikan dalam diri. Ini kerana kalau seseorang individu berkomunikasi dengan orang lain tetapi tidak mendengar dengan aktif, maka komunikasi itu akan terhalang kerana pihak yang menerima maklumat itu tidak mengambil perhatian dan mendengar dengan baik sekaligus menyebabkan penerima maklumat mendapat maklumat yang kurang jelas kerana tidak mendengar dengan aktif dan menyalah tafsirkan sesuatu maklumat yang diperolehi.

Staf-staf di tempat kerja juga digalakkan untuk memberikan senyuman dan mimik air muka yang positif bagi mewujudkan komunikasi berkesan di antara dua pihak. Misalnya dengan memberikan senyuman kepada seseorang akan menunjukkan kita menghormati orang lain dan juga menunjukkan budaya kita. Dengan senyuman dan menunjukkan mimik air muka terhadap seseorang, orang itu akan memahami sesuatu masalah yang kita hadapi. Jadi dengan keadaan ini, tentu pihak itu akan menegur dan bertanya terhadap diri kita.Ini secara tidak langsung akan mewujudkan komunikasi antara kedua belah pihak. Komunikasi akan juga terjadi kerana senyuman menjadikan seseorang itu membuat sapaan kepada diri kita.

Langkah yang terakhir ialah menyusun atur semula ruang pejabat yang sempit dan tidak kondusif supaya lebih banyak komunikasi dua hala boleh berlaku di kalangan rakan sekerja. Susunan meja yang dahulunya membelakang antara satu sama lain ditukar kepada bentuk berhadapan dengan satu sama lain agar interaksi yang kerap dapat berlaku. Selain daripada itu, satu ruang khas diwujudkan dalam pejabat untuk membolehkan kakitangan bersantai bersama pada waktu rehat atau sebelum mula waktu bekerja. Ini penting agar 5

kakitangan pejabat dapat meluangkan lebih masa untuk bergaul,berkomunikasi, berinteraksi dan mengenali antara sesama sendiri bagi mengelakkan perasaan pra-sangka buruk dan persepsi negatif yang boleh menghalang komunikasi berkesan daripada berlaku sekaligus memecahkan tembok individualistik dan mementingkan diri di kalangan kakitangan pejabat.

Kesimpulan Pepatah yang berbunyi, tak kenal maka tak cinta sememangnya ada

kebenarannya. Apabila kita tidak mengenali seseorang dengan lebih dalam apatah lagi kurang berkomunikasi dengannya, pelbagai tanggapan negatif dan persepsi yang tidak baik mudah wujud dan kita cenderung untuk menghakimi setiap gerak-gerinya hanya melalui pandangan kasar. Manusia tidak dapat bekerjasama dengan baik kerana mereka takut dan curiga terhadap sesama sendiri.Perasaan takut dan curiga ini wujud kerana mereka tidak mengenali antara satu dengan yang lain.Mengapakah mereka tidak mengenali antara satu sama lain? Jawapannya ialah mereka tidak berkomunikasi antara satu sama lain.

Bibiliografi

Abdul Muati @ Zamri Ahmad (2003), Komunikasi di tempat kerja. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka. Adler, R.B., Rosenfeld, L.B. & Towne N. (1999). Interplay: The process of interpersonal

communication. Fort Woth: Harcourt Brace.

Adler, R.B. & Towne N. (1999). Looking out, looking in (9th ed). Fort Woth: Harcourt Brace. Beebe, S. A., Beebe, S. J., and Redmond, M. V. (1999).Interpersonal communication:

Relating to others. Boston: Allyn and Bacon.

Goldhaber, G.B. (1992). Komunikasi dalam organisasi. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.