POLA KERJA TERPADU

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011

DESKRIPSI SINGKAT
MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA TERPADU. TUJUAN UMUM SETELAH MENGIKUTI PEMBELAJARAN INI, PESERTA DIKLAT MAMPU MEMILIKI PEMAHAMAN TENTANG UNSUR-UNSUR, PRINSIP DAN TEKNIK MENYUSUN RENCANA KERJA SECARA TERPADU.
POLA KERJA TERPADU SEBAGAI ALAT KERJA YANG EFISIEN DAN EFEKTIF DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI PADA UNIT KERJA MASING-2.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
SETELAH MENGIKUTI MAMPU : DIKLAT INI PESERTA
1. Menjelaskan Pengertian Manajeman Dan Fungsi-fungsi Manajemen; 2. Menjelaskan Pengertian Pkt; 3. Menjelaskan Proses Manusiawi Dan Non Manusiawi;

4. Menjelaskan Unsur Dan Prinsip Pkt;
5. Menjelaskan Sasaran; Teknik-2 Memilih Dan Menetapkan

6. Menjelaskan Teknik Memvalidasikan Sasaran;
7. Menjelaskan Teknik Mewujudkan Sasaran;

. BERMANFAAT DALAM MENETAPKAN SASARAN SEBAGAI PENINGKATAN KINERJA SESUAI TUGAS DAN KEWENANGANNYA DAN MENYUSUN RENCANA KEGIATAN GUNA PENINGKATAN KINERJA INSTANSI.MANFAAT PEMBELAJARAN PKT PEMAHAMAN TENTANG POLA KERJA TERPADU.

D.POKOK & SUB POKOK BAHASAN POKOK BAHASAN A. Sasaran. Kegiatan Mewujudkan Sasaran. . Unsur Dan Prinsip PKT SUB POKOK BAHASAN Pengertian PKT. F. ……. Pokok Kerja. Pengertian PKT B. B. E. A. C. Faktor Manusiawi Dan Non Manusiawi.

I. Pengendalian. Matrik Rincian Kerja. H. K. Uraian Paket Kerja. G. Motivasi Dan Waskat. J. Koordinasi. . Transparansi. Penjadwalan. Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab.Sub Pokok Bahasan …… F. Rekapitulasi Biaya. Komunikasi. Kebersamaan.

MENGORGANISASIKAN.PENGERTIAN MANAJEMEN MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN MERENCANAKAN. PERLENGKAPAN. UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA. MENGGERAKKAN. BIAYA METODE KERJA. MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN MENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA. MESIN DAN WAKTU. SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA. .

2. .. MEMBANTU ……. DAPAT MEMBANTU MEMPERMUDAH BAGI SEORANG PIMPINAN ORGANISASI/PEJABAT STRUKTURAL DALAM RANGKA MEMIMPIN ATAU MENGGERAKKAN DAN MENGARAHKAN PERA TENAGA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL DI DALAM ORGANISASI UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATANKEGIATAN OPERASIONAL SESUAI DENGAN RENCANA.PENTINGNYA “RENCANA” 1.

f. 2. APA SUMBER FASILITAS YANG DAPAT DIGUNAKAN (DANA.. APA YANG HARUS DICAPAI/DIHASILKAN (TUJUAN. APA YANG HARUS DIKERJAKAN/DILAKUKAN. TEKNIK-2 DLL) c. . MEMBANTU MEPERMUDAH PEJABAT STRUKTURAL DAN PARA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL UNTUK MENGETAHUI RENCANA KERJA YANG MELIPUTI : a. PROSEDUR. d. SASARAN DAN TARGET). BAGAIMANA CARA ATAU METODE KERJANYA UNTUK MELAKSANAKAN RENCANA (SISTEM. b. e. SIAPA SAJA YANG MELAKSANAKAN RENCANAN. SARANA DAN PRASARANA) KAPAN WAKTU PELAKSANAAN RENCANA (PROGRAM KERJA DAN DANA).Pentingnya …….

MENINGKATKAN PENGETAHUAN. MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN UNIT TERKAIT. MENGOPERASIONALKAN SISTEM DAN PROSEDUR KERJA YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DAN TUGAS POKOK INSTANSI. . KETERAMPILAN APARATUR PEMERINTAH DAN MENERAPKAN “POLA KERJA TERPADU” DI SELURUH UNIT KERJA. 2. BAIK DALAM ORGANISASI MAUPUN DILUAR ORGANISASI UNTUK MENUNJUKKAN KINERJA UNIT ORGANISASINYA.TUJUAN POLA KERJA TERPADU 1. 3.

MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA BAGI INSTANSI YANG MELAKSANAKAN POLA KERJA TERPADU. PELAKSANAAN YANG TEPAT DAN PENGAWASAN YANG KETAT. 5. BUDAYAKAN PKT DI UNIT KERJA MASING- . PENYALAHGUNAAN WEWENANG MAUPUN KORUPSI. PENYELE-WENGAN. 6. MENGHINDARKAN PENYIMPANGAN.Tujuan ……… 4. MENERAPKAN PERENCANAAN YANG MATANG.

WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI. PERAN DAN FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG . MENGANDUNG ARTI : HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG BERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN.PENGERTIAN MANAJEMEN DALAM PKT SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANGORANG. UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN. BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN ORGANISASI LAIN.

. 3. MENENTUKAN MASALAH. : 1. 2.MANAJEMEN SEBAGAI PROSES ANALITIKA DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES : “ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA” (Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika Merupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses Manajemen). 4. PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN. MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF. MENCOBA PENYELESAIAN. TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB.

PENGERTIAN PKT POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT). .

8. 3. Rincian 6. Manusia Analitika. 4. Kegiatan Mewujudkan Dan 5. Rekapitulasi Biaya. Penjadwalan. Matriks Kerja.UNSUR – UNSUR PKT 1. Sasaran. Pokok Kerja. 2. Sasaran. 7. 9. Uraian Paket Kerja. . Pengendalian.

PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB : TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI . 4. KEPASTIAN : SEMUA HAL YANG TELAH DITUANGKAN DALAM RENCANA PASTI DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN TEPAT. PIMPINAN DAN STAF SERTA ANTARA INSTANSI TERKAIT. KEBERSAMAAN : DIKERJAKAN BERSAMA-2 ANTARA ATASAN DAN BAWAHAN. TRANSPARANSI : TIAP ORANG DAPAT MELIHAT DAN MENGIKUTI JALANNYA KEGIATAN SEHINGGA DAPAT MENILAI KEBERHASILAN ATAU KEGAGALANNYA. 2.10 – PRINSIP PKT 1. DISIPLIN : DALAM HAL WAKTU PENYELESAIAN. 5. 3. KUALITAS DAN KUANTITAS PEKERJAAN.

KOORDINASI: DIPERLUKAN KOORDINASI YANG BAIK AGAR TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI KEWENANGAN. 8. KOMUNIKASI: DIPERLUKAN KOMUNIKASI YANG LANCAR UNTUK MENGETAHUI KEMAJUAN PELAKSANAAN TUGAS MASING-2. 10. MOTIVASI: PELAKSANAAN TUGAS HARUS MEMILIKI SEMANGAT YANG TINGGI UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS SEBAIK-2 NYA.Prinsip …… 6. 7. . 9. WASKAT: YANG SESUNGGUHNYA DIAWASI ADALAH PROSES PEKERJAAN SESEORANG DAN DIRINYA SENDIRI.AKUNTABILITAS: SEMUA PROSES PELAKSANAAN PEKERJAAN DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN KEPADA PIMPINAN MAUPUN KEPADA MASYARAKAT.

Memilih Sasaran. 3. KERANGKA PIKIR PKT 4. Menetapkan Sasaran. 2. YAITU : 1. Memvalidasikan Sasaran. . MERUPAKAN “KERANGKA PIKIR PKT” . PKT TERDIRI 5 TAHAPAN. 5. Mewujudkan Sasaran. Mengendalikan Kegiatan.PENTAHAPAN PKT SEBAGAI RANGKAIAN PROSES.

1. Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis). MEMILIH SASARAN  ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI : a. Teknik Pertama. Terdiri Dari : Pohon Masalah – Pohon Sasaran & Pohon Alternatif. Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja b. Teknik Kedua. .

MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI. DARI TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI. PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5 .Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas) MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK TOLAK DARI VISI. CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN SELESAI 1 JAM.

Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah Pohon Atau Bagan Organisasi. . 2) Pohon Analisis Merupakan Suatu Langkah Pemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab Dari Suatu Akibat.Teknik Kedua (Analisis Situasi) 1) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis (Analisis Sebab Akibat).

TIGA LANGKAH DALAM MEMILIH SASARAN 1. MENYUSUN POHON ALTERNATIF. 2. MENYUSUN POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF). 3. MENYUSUN POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF). .

MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon Sasaran). MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon . MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah).TIGA TAHAP DALAM PROSES POHON ANALISIS 1. 3. 2.

2. Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) 1. Sebagai Hasil Analisis Situasi Di Unit Kerja. Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut. Dianalisa Penyebab Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat. . Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja. Dimulai dengan “Masalah Utama”. Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat. Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon.

09 dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan . G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan Surjadi .PMPK Diklatpim Tk.KRITERIA PEMILIHAN MASALAH UTAMA 25    U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi. S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah. IV .

MEMILIH MASALAH UTAMA (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 3 MASALAH MASALAH I MASALAH II MASALAH III U 5 5 5 S 4 5 4 G 3 5 4 TOTAL 12 15 13 4 MASALAH IV 4 4 3 11 .

1 PENYEBAB MASALAH NO. 3 b ( YANG DOMINAN ) AKIBAT MASALAH NO. BLM MEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c KURANGNYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN OVERLAPING KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG. LAINNYA.BAG.1 ADALAH MASALAH NO. 4 MPD MSD . Masalah Utama (1) (MU) Sebab (2) d (MP) a PENDIDIKAN FORMAL PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI Diskusi-1 MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. 1 ADALAH NO.POHON MASALAH INFORMASI DIBID. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI Akibat (4) (HASIL USG) a KURANGNYA KOORDINASI ANT. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. ADMINISTRASI NEGARA BELUM DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. HUMAS BAG. 2 b ( YANG DOMINAN ) PENYEBAB MASALAH NO. TDK SESUAI • • • • b BELUM TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d (3) (MS) KURANGNYA MOTIVASI PEG. HUMAS PEG.

Susunlah Sasaran Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon Masalah. Semua Pernyataan Dari Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif.POHON SASARAN (Pernyataan Positif) Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari Pohon Masalah. . Beberapa Sasaran Itu Dengan Menggunakan Pola Pikir Jika .Maka. Sedang Semua Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung Pengertian Positif.

a TERSEDIANYA PEG.POHON SASARAN TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL Akibat (4) (1) a TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT.BAG.LB. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. HUMAS BAG. HUMAS TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c ADANYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN d Sebab (2) TDK ADANYA OVERLAPING KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG.DIK FORMAL SESUAI b TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. LAINNYA. DLM MENGEMBANGKAN DIRI (3) . DG.

DLM MENGEMBANGKAN DIRI 4 3 3 10 4 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan. TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN 4.LB.PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN EFEKTIVITA S EFISIEN KEMUDAHA N TOTAL PILIHA N 1. . TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN 4 5 4 4 5 3 3 4 5 11 14 12 3 1 2 3. TERSEDIANYA PEG. DG.DIK FORMAL SESUAI 2.

POHON ALTERNATIF ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIFALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA. .

ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG.POHON ALTERNATIF (1) TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGASTUGAS KEHUMASAN (2) (Sasaran Utama) (SPD) (3) (4) TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN (SSD) MENYELENGGARAKA N LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN MENGUMPULKAN INFORMASI TTG. HUMAS BAG.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER (ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN) .

MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN C.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER 4 4 2 10 3 4 5 3 12 1 3 3 5 11 2 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Diskusi Kehumasan. MENYELENGGARAKAN LOKA-KARYA PEDOMAN KEHUMASAN B. MENGUMPULKAN INFORMASI TTG. -2 .PEMILIHAN ALTERNATIF (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN KONTRIBUSI BIAYA KELAYAKAN TOTAL PILIHA N A.

2. MENETAPKAN SASARAN

SASARAN TERPILIH DALAM POHON ALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM; DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan; SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN KHUSUS yang dapat mendorong semua orang terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya (KOMITMENNYA);

Lanjutan ……

SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik, Berorientasi Pada Hasil, Terukur Baik Dari Segi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan, Tempatnya Dimana, Berapa Lama, Kapan Dimulai Dan Kapan Berakhir, Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang Diperlukan, Darimana Sumbernya, Unit Mana Yang Akan Bertindak Sebagai Pelaksana, Dan Bila Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar;

Lanjutan ……

SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH ADALAH :
 


 

Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling Menguntungkan Bagi Organisasi, Jelas Dan Realistik, Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas, Biaya Dan Waktu, Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan, Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat Mendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.

. dilaksanakan oleh Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI.00 dari Anggaran Rutin TA.000. 7.000. 10 Jakarta. selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp.Contoh “Sasaran Khusus” : Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI. 2001. Veteran no. Jl.

TEMPAT KEGIATANNYA 4. BIAYA ( BERAPA). 6. . KERJASAMANYA (KALAU ADA). 7. KERJASAMANYA (KALAU ADA). 7. TARGET (HASIL) 2. SUMBER BIAYANYA. KEGIATANNYA 3. TEMPAT KEGIATANNYA 4. WAKTU 5. SUMBER BIAYANYA. KEGIATANNYA 3. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. TARGET (HASIL) 2. WAKTU 5. SASARAN KHUSUS PERUBAHAN DARI SASARAN UMUM (KRITERIA SUDAH JELAS) 1. BIAYA (BERAPA). 6. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8.SASARAN UMUM DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIF KOTAK 4 DARI ATAS (KRITERIA BELUM JELAS) 1.

2001).HASILNYA (1 buku Pedoman Kehumasan). 10 Jakarta). Di ……. Jl.PERUBAHAN SASARAN UMUM KE SASARAN KHUSUS DG “7” ATAU “8” URUTAN PENULISAN KRITERIA 1.00 Biaya Berasal dari ……. 4.LOKASI/TEMPAT KEGIATAN (di LAN-RI. Veteran no. 3. 8.WAKTU/DURASI (selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001). 2. 7. 5.000.Rp YG DIPERLUKAN (dengan biaya sebesar Rp. Bekerjasama dengan …….SWADAYA/APBN/APBD (dari Anggaran Rutin TA.000. Tersedianya …. Melalui ……KEGIATANNYA (Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan) . 6. Dilaksanakan ………DILAKSANAKAN OLEH PENANGGUNG GUGAT (Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI). .. Selama …. KALAU ADA. 7. Biaya ……...

selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp.000. SASARAN KHUSUS Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI. .000. 2001. dilaksanakan oleh Sub Bagian Conto Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum h Lembaga Administrasi Negara RI. Veteran no. 10 Jakarta. 7.00 dari Anggaran Rutin TA.(CONTOH) SASARAN UMUM Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan. Jl.

3. . MEMVALIDASIKAN SASARAN a. : c. 1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK). ADA 3 (TIGA) INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMVALIDASIKAN SASARAN SBB. METODE. PROSEDUR DAN TENAGA KERJA DINYATAKAN SIAP UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN. SASARAN KHUSUS (SASARAN) MERUPAKAN SASARAN TENTATIF YANG HARUS DIVALIDASIKAN MENJADI SASARAN DEFINITIF. ORGANISASI. BAHAN. b. 2) URAIAN PAKET KERJA (PK). VALIDASI SASARAN MERUPAKAN UPAYA UNTUK MEMBERIKAN JAMINAN BAHWA SUMBER DANA.

Rincian Pokok Kerja (Persiapan – Pelaksanaan & Pengendalian). SASARAN KEGIATAN POKOK KERJA POKOK AKHIR & SUMBER DAYA Conto h ( MRK ) .1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK) MERUPAKAN : Kerangka Yang Menghubungkan Sasaran Dengan Kegiatan Dan Sumber Yang Diperlukan Kegiatan. Sampai Kegiatan Yang Terkecil Yang Dinamakan POKOK AKHIR (PA).

Sasaran Ditulis Lengkap.. .PROSEDUR MEMBUAT RINCIAN KERJA a. Nya “ Yang Menunjukkan Sesuatu Telah Selesai Dimasa Datang. Menetapkan Sasaran (dalam bulatan) Adalah “Sasaran Khusus” Yang Telah Dirumuskan Dan Ditetapkan Pada Tahap Penetapan Sasaran. Dengan Menggunakan Awalan “ Ter ….

an“ atau “Pe …. Kegiatan Menggunakan Awalan “Me ….Lanjutan …… a. an” Sebagai Pernyataan Yang Menggambarkan Proses. . Menetapkan Kegiatan (dan menempatkan Dalam Kotak 4 Persegi Panjang) yaitu Kegiatan Mewujudkan Sasaran. Adalah Kegiatan Yang Dirumuskan Dalam Sasaran.

C.Lanjutan …… c. terdiri dari : A. Persiapan. Menetapkan Pokok Akhir. d. - . Pokok Akhir Ditulis Menggunakan Awalan “ Pe …. Kegiatan Yang Masih Bisa Didelegasikan Pada Orang Lain dan Pokok Akhir Disusun Secara Kronologis Dari Awal Sampai Akhir. - Merupakan Kegiatan Terkecil Yang Menghasilkan. B. Pelaksanaan. An “. (untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan). Pengendalian.. Menetapkan Pokok Kerja.

Dan Bertugas Bersama Lainnya Mengerjakan Sebagian Dari Pokok Akhir Dan Bertanggung Jawab Atas Selesainya Pekerjaan Yang Terlibat Langsung Dengan Setiap Penyelesaian Pokok Akhir.Lanjutan …… e. Ditulis Berdasarkan Jabatan Struktural Maupun Non Struktural. …… . f. Menetapkan Penanggung Jawab.

. Paket Kerja (PK) satu Paket Pekerjaan Yang Dinyatakan Dalam Pokok Akhir. Jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian Pokok Akhir yang dilaksnakan secara terkoordinasi.    Penamaan Paket Kerja Sesuai Urutan Pokok Akhir. PK3. Yang Harus Dikerjakan Secara Terkoordinasikan Oleh Lebih Dari Satu Orang. PK2. Yaitu PK1.f. Jumlah angka di bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran. PK4…s/d PKn.

MATRIKS RINCIAN KERJA (MRK) (Penyusunan Buku Pedoman Kehumasan Tahun 2007) Contoh Diskusi3 .

: . Format Paket Kerja (PK) sbb.2) URAIAN PAKET KERJA (UPK) • Paket Kerja merupakan kumpulan pekerjaan yang ada dalam setiap Pokok Akhir dan perlu diuraikan dalam bentuk format Uraian Paket Kerja.

(Keterangan Matriks Paket Kerja)    PK : adalah Paket Kerja yang tercanum dalam Matriks sesuai dengan Pokok Akhir yang terkait. Pokok Akhir : menunjuk pada pokok akhir yang sedang diuraikan. . Penyelesaian : adalah jumlah hari untuk menyelesaiakan Paket Kerja yang sedang dikerjakan dan tanggal mengerjakan PK sampai berakhirnya penyelesaian PK.

Uraian Kerja : adalah Uraian Tentang Langkah Dan Deskripsi Pekerjaan Untuk Menyelesaikan Paket Kerja. juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya. (Dalam setiap Sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab). Penanggung Gugat : adalah seseorang yang di samping bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan. Orang Atau Pejabat Yang Ditugasi Harus Dapat Menggambarkan Tentang Apa Saja Yang Dikerjakan-nya Secara Berurutan Dengan Jelas.  .

Merupakan Biaya Yang Sesungguhnya Dibutuhkan Oleh Instansi Atau Unit Kerja Untuk Mewujudkan Sasaran. Waktu : Adalah Menunjuk Kepada Waktu Yang Dibutuhkan Untuk Menyelesaikan Tiap PK. Jml Biaya Dari Seluruh Pk. Jml Biaya Seluruhnya Harus Sama Dengan Jml Biaya Yang Tertera Pada Sasaran. Biaya Adalah Biaya Yang Diperlukan Untuk Mengerjakan Tiap Pk. Penanggung Jawab Atau Pelaksana Menunjuk Kepada Penanggung Jawab Yang Ada Pada Matrik Untuk melaksanakan Setiap PK.   .

25.LAN Indrawati Wakimin Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 1 hari - 4 5 6 7 1 hari 1 hari 4 hari 1 hari Rp. :1 Pokok Akhir : PEMBENTUKAN TIM KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 15 hari / Tgl 1 sd.000.- 8 Menyiapkan Snack 20 org x Agustriani 5 hari Rp.Subag. .Hum as Agustriani Kabag Humas & Publikasi Sekretaris Ut. No.16 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKTU BIAYA 1 2 3 Membuat konsep srt perintah kerja Tim Mengetik surat perintah kerja Tim Memeriksa ketikan & membubuhkan paraf pada hasil final pengetikan SPK Menandatangani SPK Tim Menggandakan & Mengagendakan SPK Menyiapkan dan Menyebarkan Srt pada Pegawai/Pejabat terkait Memimpin Rapat Tim Ka.PK .

15 s/d. Mjadi Ran.000. No. Kerja kpd Sek.000.10.000.- 8 Mberitahukan kbli Ran Kerja pd Tim.Kerja Mengajukan Ran. Kasubag 7 hari . :2 Pokok Akhir : PENYUSUNAN RENCANA KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 11 hari / Tgl. 200.Utm LAN Kasubag Humas Alamsyah Alamsyah Kabag Humas& Publikasi agustriani Kasubag Humas Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 2 hari 5 hari 5 hari 3 hari 1 hari Rp.Rp.PK . 150. 26 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKT U BIAYA 1 2 3 4 5 6 7 Membuat format rancangan program Mengetik konsep Rancangan Menyiapkan bahan penggandaan Mengundang Tim Pengembangan Menyiapkan snack 20 org x rp.Menyempurnakan Ren.

75. 350.000.000.000.200. Rp. Rp.- JUMLAH = Rp. 225.000.000.200. 1.050.000.600.- Rp.000.000.- .000. 3.Rp.000.REKAPITULASI PA & BIAYA No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Pokok Akhir Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan bahan referensi Pembahasan materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Penilaian pelaporan Rp. Rp. Rp. Rp.000. 7. Biaya Rp.100. 1.- Rp.500.Rp.

Minggu. Hari. Jam. Semester Atau Tahun. . Bulan.  Penjadwalan Dibuat Dalam Format Seperti Berikut: Satuan Waktu Yang Dipilih Dalam Penjadwalan Disesuaikan Dengan Kebutuhan. Penjadwalan Menggambarkan Kapan Kegiatan Dimulai Dan Kapan Direncanakan Selesai.3) Penjadualan  Penjadwalan Dibuat Dalam Bentuk Peta Garis (Bar Chart). Triwulan.

Penjadualan WAKTU POKOK AKHIR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan Bahan Referensi Pembahasan Materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Mei Juni TAHUN 2007 Juli Agst Sept Okt Nov 10 Penilaian 11 Pelaporan .

Sedangkan Kegiatan Akan Berjalan Dengan Baik Kalau Ada Motivasi Dalam Diri Para Pelakunya. .4. Dapat Berasal Dari Diri Sendiri / Dari Luar Dirinya. SASARAN KHUSUS (Sasaran) Akan Terwujud Kalau Ada Kegiatan Untuk Mewujudkannya. Motivasi Merupakan Proses Psikis Yang Mendorong Orang Untuk Melakukan Sesuatu. MEWUJUDKAN SASARAN 1. MOTIVASI (Adalah Kegiatan Mendorong Gairah Kerja Dan Memberikan Semua Kemampuan Bawahan Agar Mau Bekerja Keras Dan Ketrampilannya Untuk Mewujudkan Sasaran Organisasi Secara Berdaya Guna Dan Berhasil Guna).

. 3. 2. MOTIVE Merupakan Daya Gerak Dari Dalam Yang Mendorong Seseorang Untuk Berbuat Sesuatu. PENGGERAKKAN (Motivating) Merupakan Keseluruhan Proses Pemberian Motif Bekerja Kepada Para Bawahan/Kolega Sehingga Mereka Mau Bekerja Dengan Ikhlas Demi Tercapainya Tujuan Organisasi (Sasaran) Dengan Efisien Dan Efektif.Mewujudkan ……. Motive Merupakan Pembangkit. Penimbul Motif Sehingga Merupakan Proses Yang Mendorong Seseorang Berperilaku Dengan Cara Tertentu.

2.PROSES MOTIVASI TERJADI KARENA : 1. Adanya Kebutuhan Internal. Pemuasan . 3. Adanya Pelaksanaan Kebutuhan Organisasi. Adanya Kegiatan Untuk Memuaskan Kebutuhan.

.TEORI PENDEKATAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN MERUPAKAN PROSES DASAR MOTIVASI DAN KEBUTUHAN MANUSIA TERSUSUN DALAM BENTUK BERJENJANG (BERTINGKAT TINGKAT).

Diri (Self .MASLOW (MOTIVATION AND PERSONALITY) JENJANG KEBUTUHAN MANUSIA : 1.H.MENURUT A. Kebutuhan Perwujudan Actualization Needs). Kebutuhan Fisik (Physical Needs) 2. Kebutuhan Penghargaan (Esteem Needs) 5. Kebutuhan Sosial (Social Needs) 4. Kebutuhan Keamanan (Safety Needs) 3.

Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan. . c. Menngkatkan produktivitas kerja. menjamin terwujudnya sasarn organisasi. b.TUJUAN MOTIVASI a. Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja. Agarbawahan / anak buah memahami sasaran organisasi. d. e.

d. KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG DIPEROLEH. KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT DAN LANCAR. b.PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN a. . MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN. ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL BALIK. c.

Tetapi Harus Mempunyai Unsur Positif (Membina). Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi .5. PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan. Dengan Perintah Yang Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku 2. MENGENDALIKAN KEGIATAN (PENGERTIAN) 1. PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan Dan Usaha Yang Negatif. PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin 3.

LAPORAN STATUS SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN. HASIL KEGIATAN DIUKUR. DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN.TUJUAN PENGENDALIAN PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN. DIKOREKSI DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT. . DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA. PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARAN TERWUJUD. AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS.

Membandingkan Hasil Kerja Nyata Dengan Standar Yang Telah Ditetapkan. BAHAN DAN BIAYA. .LIMA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN 1. WAKTU SEBAGAI SALAH SATU DIMENSI MANAJEMEN MEMPUNYAI HUBUNGAN ERAT DENGAN SUMBER LAINNYA SEPERTI MANUSIA. Membangun Sistem Balikan. Mengambil Tindakan Korektif. 3. 2. WAKTU SANGAT PENTING UNTUK DIKENDALIKAN KARENA 5. 4.Menentukan Ada Tidaknya Penyimpangan.Menetapkan Sasaran Hasil Kerja. SALAH SATU ASPEK PENTING YANG DAPAT DIKENDALIKAN ADALAH WAKTU.

…………………… . …………………… . Instansi : ……………………………….FORMAT LAPORAN PENGENDALIAN KEGIATAN   Periode Laporan : ……………………………….DIKAN TARGET B TITIK KONTROL C KEGIATAN & JDWL UKUR. JWB KOREKSI POKOK AKHIR …………………… . A KEGIATAN YG DIJA. STANDARD KEMAJUAN (SK) REALISASI ( R ) SK R SK R SK R .AN KEMAJUAN I II III IV V VI D PENYIM PANGAN E TNGG.

Ini Diperoleh Dari Pokok Akhir Yang Ada Pada Matrik Rincian Kerja. KOLOM – B : Ukuran Yang Digambarkan Sebagai Standar Kemajuan Diambil Dari Bagian Penjadwalan (Sk).  .KETERANGAN TABEL LAP.  KOLOM – A : Berikan Kejadian Yang Dijadikan Target Atau Pokok Akhir. Untuk Setiap Pokok Akhir Diamati Dan Dicatat Realisasinya. Kecuali Tiga Pokok Akhir Pengendalian (Pemantauan. Penilaian Dan Pelaporan).DAL.

Apabila Terjadi Penyimpangan Perlu Dicatat Berapa Besar. Siapa Penanggung Jawabnya. Sepintas Sudah Kelihatan Pelaksanaan Pekerjaan. Apa Dampaknya Dan Bagaimana Cara Mengoreksinya.  KOLOM – D : Penyimpangan Akan Langsung Dapat Ditemukan Dengan Membandingkan Sk Dan R.Keterangan ……  KOLOM – C : Waktu Merupakan Faktor Penting. Mengapa Terjadi Penyimpangan. . Karena Itu Dijadikan Alat Pembanding Antara Kegiatan Yang Dikehendaki Dengan Kegiatan Yang Sesungguhnya Yang Dapat Digambarkan Dalam Jadwal. Dengan Jadwal Tersebut.

.Keterangan …….  KOLOM – E : Tanggung Jawab Tindakan Koreksi Menunjukkan Siapa Dan Instansi Mana Yang Bertanggung Jawab Untuk Melakukan Tindak Lanjut (Koreksi) Terhadap Penyimpangan Dengan Mengurangi Seminimal Mungkin Dampak Negatifnya. Diskusi4 .

SELAMAT BERPRESTASI .

5 4 3 12 MASALAH U S G TOTAL 5 5 4 4 3 3 5 4 3 14 12 10 4 . Kurangnya Dukungan Dari Pimpinan Overlaping Kegiatan Kehumasan Dg Bag.MEMILIH MASALAH POKOK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) N O 1 2 3 Kurangnya Koordinasi Ant. Lainnya. Unit-2 Kerja Di Lan Dg Bag. Blm Memahami Tugas-tugas Kehumasan. Humas. Peg.

Dlm Mengembangkan Diri . Tdk Sesuai Belum Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Kurangnya Kesempatan Mengikuti Diklat Teknis Kehumasan U 5 4 S 4 5 G 3 4 TOTAL 12 13 3 4 3 4 11 4 4 3 3 10 Kurangnya Motivasi Peg.MEMILIH MASALAH SPESIFIK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 MASALAH Pendidikan Formal Peg.