POLA KERJA TERPADU

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011

DESKRIPSI SINGKAT
MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA TERPADU. TUJUAN UMUM SETELAH MENGIKUTI PEMBELAJARAN INI, PESERTA DIKLAT MAMPU MEMILIKI PEMAHAMAN TENTANG UNSUR-UNSUR, PRINSIP DAN TEKNIK MENYUSUN RENCANA KERJA SECARA TERPADU.
POLA KERJA TERPADU SEBAGAI ALAT KERJA YANG EFISIEN DAN EFEKTIF DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI PADA UNIT KERJA MASING-2.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
SETELAH MENGIKUTI MAMPU : DIKLAT INI PESERTA
1. Menjelaskan Pengertian Manajeman Dan Fungsi-fungsi Manajemen; 2. Menjelaskan Pengertian Pkt; 3. Menjelaskan Proses Manusiawi Dan Non Manusiawi;

4. Menjelaskan Unsur Dan Prinsip Pkt;
5. Menjelaskan Sasaran; Teknik-2 Memilih Dan Menetapkan

6. Menjelaskan Teknik Memvalidasikan Sasaran;
7. Menjelaskan Teknik Mewujudkan Sasaran;

MANFAAT PEMBELAJARAN PKT PEMAHAMAN TENTANG POLA KERJA TERPADU. BERMANFAAT DALAM MENETAPKAN SASARAN SEBAGAI PENINGKATAN KINERJA SESUAI TUGAS DAN KEWENANGANNYA DAN MENYUSUN RENCANA KEGIATAN GUNA PENINGKATAN KINERJA INSTANSI. .

A. . F. Sasaran. C. Pokok Kerja. ……. Faktor Manusiawi Dan Non Manusiawi. Kegiatan Mewujudkan Sasaran. Unsur Dan Prinsip PKT SUB POKOK BAHASAN Pengertian PKT. E. B. D.POKOK & SUB POKOK BAHASAN POKOK BAHASAN A. Pengertian PKT B.

. Koordinasi. Penjadwalan. Kebersamaan. Komunikasi. H. J. K. Matrik Rincian Kerja. Rekapitulasi Biaya. Pengendalian. I. Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab. Transparansi. Motivasi Dan Waskat.Sub Pokok Bahasan …… F. G. Uraian Paket Kerja.

PERLENGKAPAN. MENGORGANISASIKAN. BIAYA METODE KERJA.PENGERTIAN MANAJEMEN MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN MERENCANAKAN. MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN MENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA. UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA. MENGGERAKKAN. . MESIN DAN WAKTU. SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA.

MEMBANTU …….. .PENTINGNYA “RENCANA” 1. 2. DAPAT MEMBANTU MEMPERMUDAH BAGI SEORANG PIMPINAN ORGANISASI/PEJABAT STRUKTURAL DALAM RANGKA MEMIMPIN ATAU MENGGERAKKAN DAN MENGARAHKAN PERA TENAGA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL DI DALAM ORGANISASI UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATANKEGIATAN OPERASIONAL SESUAI DENGAN RENCANA.

d. APA YANG HARUS DIKERJAKAN/DILAKUKAN. APA YANG HARUS DICAPAI/DIHASILKAN (TUJUAN. SARANA DAN PRASARANA) KAPAN WAKTU PELAKSANAAN RENCANA (PROGRAM KERJA DAN DANA). . f. SASARAN DAN TARGET). SIAPA SAJA YANG MELAKSANAKAN RENCANAN. b. APA SUMBER FASILITAS YANG DAPAT DIGUNAKAN (DANA. PROSEDUR.. 2. MEMBANTU MEPERMUDAH PEJABAT STRUKTURAL DAN PARA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL UNTUK MENGETAHUI RENCANA KERJA YANG MELIPUTI : a.Pentingnya ……. e. BAGAIMANA CARA ATAU METODE KERJANYA UNTUK MELAKSANAKAN RENCANA (SISTEM. TEKNIK-2 DLL) c.

MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN UNIT TERKAIT. 3. MENINGKATKAN PENGETAHUAN. MENGOPERASIONALKAN SISTEM DAN PROSEDUR KERJA YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DAN TUGAS POKOK INSTANSI. KETERAMPILAN APARATUR PEMERINTAH DAN MENERAPKAN “POLA KERJA TERPADU” DI SELURUH UNIT KERJA. . BAIK DALAM ORGANISASI MAUPUN DILUAR ORGANISASI UNTUK MENUNJUKKAN KINERJA UNIT ORGANISASINYA. 2.TUJUAN POLA KERJA TERPADU 1.

PENYELE-WENGAN.Tujuan ……… 4. BUDAYAKAN PKT DI UNIT KERJA MASING- . MENERAPKAN PERENCANAAN YANG MATANG. MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA BAGI INSTANSI YANG MELAKSANAKAN POLA KERJA TERPADU. PENYALAHGUNAAN WEWENANG MAUPUN KORUPSI. MENGHINDARKAN PENYIMPANGAN. 6. PELAKSANAAN YANG TEPAT DAN PENGAWASAN YANG KETAT. 5.

PERAN DAN FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG . BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN ORGANISASI LAIN. WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI. UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN. MENGANDUNG ARTI : HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG BERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN.PENGERTIAN MANAJEMEN DALAM PKT SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANGORANG.

MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF. : 1. 4. 3. MENCOBA PENYELESAIAN.MANAJEMEN SEBAGAI PROSES ANALITIKA DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES : “ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA” (Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika Merupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses Manajemen). . 2. PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN. MENENTUKAN MASALAH. TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB.

PENGERTIAN PKT POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT). .

4. 2. Manusia Analitika. Uraian Paket Kerja. Rincian 6. 3. Sasaran. Matriks Kerja. 7. 8. Pengendalian. Pokok Kerja.UNSUR – UNSUR PKT 1. Sasaran. Rekapitulasi Biaya. Kegiatan Mewujudkan Dan 5. . 9. Penjadwalan.

PIMPINAN DAN STAF SERTA ANTARA INSTANSI TERKAIT. KUALITAS DAN KUANTITAS PEKERJAAN. 3. TRANSPARANSI : TIAP ORANG DAPAT MELIHAT DAN MENGIKUTI JALANNYA KEGIATAN SEHINGGA DAPAT MENILAI KEBERHASILAN ATAU KEGAGALANNYA.10 – PRINSIP PKT 1. DISIPLIN : DALAM HAL WAKTU PENYELESAIAN. 5. KEPASTIAN : SEMUA HAL YANG TELAH DITUANGKAN DALAM RENCANA PASTI DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN TEPAT. 4. 2. KEBERSAMAAN : DIKERJAKAN BERSAMA-2 ANTARA ATASAN DAN BAWAHAN. PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB : TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI .

10. 7. MOTIVASI: PELAKSANAAN TUGAS HARUS MEMILIKI SEMANGAT YANG TINGGI UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS SEBAIK-2 NYA.Prinsip …… 6. 8. KOORDINASI: DIPERLUKAN KOORDINASI YANG BAIK AGAR TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI KEWENANGAN. 9.AKUNTABILITAS: SEMUA PROSES PELAKSANAAN PEKERJAAN DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN KEPADA PIMPINAN MAUPUN KEPADA MASYARAKAT. KOMUNIKASI: DIPERLUKAN KOMUNIKASI YANG LANCAR UNTUK MENGETAHUI KEMAJUAN PELAKSANAAN TUGAS MASING-2. WASKAT: YANG SESUNGGUHNYA DIAWASI ADALAH PROSES PEKERJAAN SESEORANG DAN DIRINYA SENDIRI. .

PENTAHAPAN PKT SEBAGAI RANGKAIAN PROSES. 2. Mewujudkan Sasaran. Memilih Sasaran. MERUPAKAN “KERANGKA PIKIR PKT” . 5. 3. Mengendalikan Kegiatan. YAITU : 1. . KERANGKA PIKIR PKT 4. Memvalidasikan Sasaran. Menetapkan Sasaran. PKT TERDIRI 5 TAHAPAN.

1. Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis). Teknik Kedua. Terdiri Dari : Pohon Masalah – Pohon Sasaran & Pohon Alternatif. Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja b. . Teknik Pertama. MEMILIH SASARAN  ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI : a.

PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5 .Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas) MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK TOLAK DARI VISI. CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN SELESAI 1 JAM. MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI. DARI TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI.

Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah Pohon Atau Bagan Organisasi.Teknik Kedua (Analisis Situasi) 1) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis (Analisis Sebab Akibat). 2) Pohon Analisis Merupakan Suatu Langkah Pemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab Dari Suatu Akibat. .

MENYUSUN POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF). 2. 3.TIGA LANGKAH DALAM MEMILIH SASARAN 1. MENYUSUN POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF). . MENYUSUN POHON ALTERNATIF.

MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon Sasaran).TIGA TAHAP DALAM PROSES POHON ANALISIS 1. 2. MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon . 3. MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah).

2. Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap. Dianalisa Penyebab Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat. Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat. Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut. . Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) 1. Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja. Dimulai dengan “Masalah Utama”. Sebagai Hasil Analisis Situasi Di Unit Kerja.

S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah. G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan Surjadi .KRITERIA PEMILIHAN MASALAH UTAMA 25    U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi.09 dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan . IV .PMPK Diklatpim Tk.

MEMILIH MASALAH UTAMA (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 3 MASALAH MASALAH I MASALAH II MASALAH III U 5 5 5 S 4 5 4 G 3 5 4 TOTAL 12 15 13 4 MASALAH IV 4 4 3 11 .

LAINNYA.BAG. 3 b ( YANG DOMINAN ) AKIBAT MASALAH NO.1 ADALAH MASALAH NO. HUMAS BAG. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. TDK SESUAI • • • • b BELUM TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d (3) (MS) KURANGNYA MOTIVASI PEG. 4 MPD MSD . ADMINISTRASI NEGARA BELUM DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. BLM MEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c KURANGNYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN OVERLAPING KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI Akibat (4) (HASIL USG) a KURANGNYA KOORDINASI ANT. 1 ADALAH NO. DLM MENGEMBANGKAN DIRI Diskusi-1 MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO. Masalah Utama (1) (MU) Sebab (2) d (MP) a PENDIDIKAN FORMAL PEG. 2 b ( YANG DOMINAN ) PENYEBAB MASALAH NO. HUMAS PEG.1 PENYEBAB MASALAH NO. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG.POHON MASALAH INFORMASI DIBID.

Maka. Beberapa Sasaran Itu Dengan Menggunakan Pola Pikir Jika . Sedang Semua Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung Pengertian Positif. Semua Pernyataan Dari Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif. .POHON SASARAN (Pernyataan Positif) Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari Pohon Masalah. Susunlah Sasaran Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon Masalah.

HUMAS BAG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI (3) . UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. a TERSEDIANYA PEG. DG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL Akibat (4) (1) a TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT. LAINNYA.BAG.LB.DIK FORMAL SESUAI b TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG.POHON SASARAN TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. HUMAS TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c ADANYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN d Sebab (2) TDK ADANYA OVERLAPING KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.

TERSEDIANYA PEG.LB. TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. . DLM MENGEMBANGKAN DIRI 4 3 3 10 4 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan. DG.PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN EFEKTIVITA S EFISIEN KEMUDAHA N TOTAL PILIHA N 1. TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN 4 5 4 4 5 3 3 4 5 11 14 12 3 1 2 3.DIK FORMAL SESUAI 2. TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN 4.

.POHON ALTERNATIF ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIFALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA.

HUMAS BAG.POHON ALTERNATIF (1) TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID.BAG. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGASTUGAS KEHUMASAN (2) (Sasaran Utama) (SPD) (3) (4) TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN (SSD) MENYELENGGARAKA N LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER (ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN) .

MENGUMPULKAN INFORMASI TTG. MENYELENGGARAKAN LOKA-KARYA PEDOMAN KEHUMASAN B. -2 .PEMILIHAN ALTERNATIF (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN KONTRIBUSI BIAYA KELAYAKAN TOTAL PILIHA N A.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER 4 4 2 10 3 4 5 3 12 1 3 3 5 11 2 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Diskusi Kehumasan. MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN C.

2. MENETAPKAN SASARAN

SASARAN TERPILIH DALAM POHON ALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM; DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan; SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN KHUSUS yang dapat mendorong semua orang terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya (KOMITMENNYA);

Lanjutan ……

SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik, Berorientasi Pada Hasil, Terukur Baik Dari Segi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan, Tempatnya Dimana, Berapa Lama, Kapan Dimulai Dan Kapan Berakhir, Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang Diperlukan, Darimana Sumbernya, Unit Mana Yang Akan Bertindak Sebagai Pelaksana, Dan Bila Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar;

Lanjutan ……

SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH ADALAH :
 


 

Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling Menguntungkan Bagi Organisasi, Jelas Dan Realistik, Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas, Biaya Dan Waktu, Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan, Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat Mendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.

000. 10 Jakarta. Veteran no.00 dari Anggaran Rutin TA. . dilaksanakan oleh Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI. 2001. 7. Jl.Contoh “Sasaran Khusus” : Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI.000. selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp.

SASARAN UMUM DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIF KOTAK 4 DARI ATAS (KRITERIA BELUM JELAS) 1. SUMBER BIAYANYA. TARGET (HASIL) 2. KERJASAMANYA (KALAU ADA). . KEGIATANNYA 3. WAKTU 5. TEMPAT KEGIATANNYA 4. BIAYA ( BERAPA). KEGIATANNYA 3. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. BIAYA (BERAPA). SUMBER BIAYANYA. TEMPAT KEGIATANNYA 4. TARGET (HASIL) 2. 7. 6. SASARAN KHUSUS PERUBAHAN DARI SASARAN UMUM (KRITERIA SUDAH JELAS) 1. KERJASAMANYA (KALAU ADA). PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. WAKTU 5. 6. 7.

Selama ….SWADAYA/APBN/APBD (dari Anggaran Rutin TA. KALAU ADA. 4..00 Biaya Berasal dari ……. 3. 8. Tersedianya …. 7. .000.WAKTU/DURASI (selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001). 2. 7.PERUBAHAN SASARAN UMUM KE SASARAN KHUSUS DG “7” ATAU “8” URUTAN PENULISAN KRITERIA 1. Dilaksanakan ………DILAKSANAKAN OLEH PENANGGUNG GUGAT (Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI). 2001).HASILNYA (1 buku Pedoman Kehumasan). 6.LOKASI/TEMPAT KEGIATAN (di LAN-RI. 10 Jakarta).Rp YG DIPERLUKAN (dengan biaya sebesar Rp. Melalui ……KEGIATANNYA (Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan) . Biaya …….. Di ……. 5. Jl..000. Bekerjasama dengan ……. Veteran no.

2001. Jl.(CONTOH) SASARAN UMUM Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan.00 dari Anggaran Rutin TA. dilaksanakan oleh Sub Bagian Conto Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum h Lembaga Administrasi Negara RI.000. selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. . 10 Jakarta. 7. SASARAN KHUSUS Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI.000. Veteran no.

PROSEDUR DAN TENAGA KERJA DINYATAKAN SIAP UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN. : c. SASARAN KHUSUS (SASARAN) MERUPAKAN SASARAN TENTATIF YANG HARUS DIVALIDASIKAN MENJADI SASARAN DEFINITIF. ADA 3 (TIGA) INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMVALIDASIKAN SASARAN SBB. 1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK). METODE.3. VALIDASI SASARAN MERUPAKAN UPAYA UNTUK MEMBERIKAN JAMINAN BAHWA SUMBER DANA. ORGANISASI. 2) URAIAN PAKET KERJA (PK). BAHAN. MEMVALIDASIKAN SASARAN a. b. .

Rincian Pokok Kerja (Persiapan – Pelaksanaan & Pengendalian). Sampai Kegiatan Yang Terkecil Yang Dinamakan POKOK AKHIR (PA).1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK) MERUPAKAN : Kerangka Yang Menghubungkan Sasaran Dengan Kegiatan Dan Sumber Yang Diperlukan Kegiatan. SASARAN KEGIATAN POKOK KERJA POKOK AKHIR & SUMBER DAYA Conto h ( MRK ) .

Dengan Menggunakan Awalan “ Ter …. Nya “ Yang Menunjukkan Sesuatu Telah Selesai Dimasa Datang.PROSEDUR MEMBUAT RINCIAN KERJA a. . Menetapkan Sasaran (dalam bulatan) Adalah “Sasaran Khusus” Yang Telah Dirumuskan Dan Ditetapkan Pada Tahap Penetapan Sasaran. Sasaran Ditulis Lengkap..

. Kegiatan Menggunakan Awalan “Me ….Lanjutan …… a. an“ atau “Pe …. an” Sebagai Pernyataan Yang Menggambarkan Proses. Adalah Kegiatan Yang Dirumuskan Dalam Sasaran. Menetapkan Kegiatan (dan menempatkan Dalam Kotak 4 Persegi Panjang) yaitu Kegiatan Mewujudkan Sasaran.

. B. C. (untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan). Pokok Akhir Ditulis Menggunakan Awalan “ Pe …. Kegiatan Yang Masih Bisa Didelegasikan Pada Orang Lain dan Pokok Akhir Disusun Secara Kronologis Dari Awal Sampai Akhir. - Merupakan Kegiatan Terkecil Yang Menghasilkan. Pelaksanaan. d. terdiri dari : A. Menetapkan Pokok Akhir. Persiapan. An “. - . Pengendalian.Lanjutan …… c. Menetapkan Pokok Kerja.

f. Menetapkan Penanggung Jawab. Dan Bertugas Bersama Lainnya Mengerjakan Sebagian Dari Pokok Akhir Dan Bertanggung Jawab Atas Selesainya Pekerjaan Yang Terlibat Langsung Dengan Setiap Penyelesaian Pokok Akhir. …… . Ditulis Berdasarkan Jabatan Struktural Maupun Non Struktural.Lanjutan …… e.

Jumlah angka di bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran.f. Paket Kerja (PK) satu Paket Pekerjaan Yang Dinyatakan Dalam Pokok Akhir. Yang Harus Dikerjakan Secara Terkoordinasikan Oleh Lebih Dari Satu Orang. Yaitu PK1.    Penamaan Paket Kerja Sesuai Urutan Pokok Akhir. PK4…s/d PKn. PK3. PK2. . Jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian Pokok Akhir yang dilaksnakan secara terkoordinasi.

MATRIKS RINCIAN KERJA (MRK) (Penyusunan Buku Pedoman Kehumasan Tahun 2007) Contoh Diskusi3 .

: .2) URAIAN PAKET KERJA (UPK) • Paket Kerja merupakan kumpulan pekerjaan yang ada dalam setiap Pokok Akhir dan perlu diuraikan dalam bentuk format Uraian Paket Kerja. Format Paket Kerja (PK) sbb.

.(Keterangan Matriks Paket Kerja)    PK : adalah Paket Kerja yang tercanum dalam Matriks sesuai dengan Pokok Akhir yang terkait. Penyelesaian : adalah jumlah hari untuk menyelesaiakan Paket Kerja yang sedang dikerjakan dan tanggal mengerjakan PK sampai berakhirnya penyelesaian PK. Pokok Akhir : menunjuk pada pokok akhir yang sedang diuraikan.

(Dalam setiap Sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab). juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya. Uraian Kerja : adalah Uraian Tentang Langkah Dan Deskripsi Pekerjaan Untuk Menyelesaikan Paket Kerja. Penanggung Gugat : adalah seseorang yang di samping bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan. Orang Atau Pejabat Yang Ditugasi Harus Dapat Menggambarkan Tentang Apa Saja Yang Dikerjakan-nya Secara Berurutan Dengan Jelas.  .

Jml Biaya Seluruhnya Harus Sama Dengan Jml Biaya Yang Tertera Pada Sasaran. Jml Biaya Dari Seluruh Pk. Biaya Adalah Biaya Yang Diperlukan Untuk Mengerjakan Tiap Pk.   . Merupakan Biaya Yang Sesungguhnya Dibutuhkan Oleh Instansi Atau Unit Kerja Untuk Mewujudkan Sasaran. Penanggung Jawab Atau Pelaksana Menunjuk Kepada Penanggung Jawab Yang Ada Pada Matrik Untuk melaksanakan Setiap PK. Waktu : Adalah Menunjuk Kepada Waktu Yang Dibutuhkan Untuk Menyelesaikan Tiap PK.

.Subag. :1 Pokok Akhir : PEMBENTUKAN TIM KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 15 hari / Tgl 1 sd. No. 25.Hum as Agustriani Kabag Humas & Publikasi Sekretaris Ut.PK .000.- 8 Menyiapkan Snack 20 org x Agustriani 5 hari Rp.LAN Indrawati Wakimin Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 1 hari - 4 5 6 7 1 hari 1 hari 4 hari 1 hari Rp.16 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKTU BIAYA 1 2 3 Membuat konsep srt perintah kerja Tim Mengetik surat perintah kerja Tim Memeriksa ketikan & membubuhkan paraf pada hasil final pengetikan SPK Menandatangani SPK Tim Menggandakan & Mengagendakan SPK Menyiapkan dan Menyebarkan Srt pada Pegawai/Pejabat terkait Memimpin Rapat Tim Ka.

Utm LAN Kasubag Humas Alamsyah Alamsyah Kabag Humas& Publikasi agustriani Kasubag Humas Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 2 hari 5 hari 5 hari 3 hari 1 hari Rp.000.10.Rp.- 8 Mberitahukan kbli Ran Kerja pd Tim.Kerja Mengajukan Ran.000. Kasubag 7 hari . Kerja kpd Sek. 26 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKT U BIAYA 1 2 3 4 5 6 7 Membuat format rancangan program Mengetik konsep Rancangan Menyiapkan bahan penggandaan Mengundang Tim Pengembangan Menyiapkan snack 20 org x rp.Menyempurnakan Ren. 200.000. 150. Mjadi Ran. 15 s/d.PK . No. :2 Pokok Akhir : PENYUSUNAN RENCANA KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 11 hari / Tgl.

7.000.000.050. 3. Rp. Biaya Rp.Rp. Rp.75.000.000.000. 350. Rp.000.000.500. Rp.- Rp.- . Rp.Rp.- Rp.100.000.200.000. 225. 1.REKAPITULASI PA & BIAYA No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Pokok Akhir Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan bahan referensi Pembahasan materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Penilaian pelaporan Rp.200.- JUMLAH = Rp.000. 1.600.000.

Triwulan. Bulan. Hari. Minggu. Semester Atau Tahun. Jam. Penjadwalan Menggambarkan Kapan Kegiatan Dimulai Dan Kapan Direncanakan Selesai.3) Penjadualan  Penjadwalan Dibuat Dalam Bentuk Peta Garis (Bar Chart).  Penjadwalan Dibuat Dalam Format Seperti Berikut: Satuan Waktu Yang Dipilih Dalam Penjadwalan Disesuaikan Dengan Kebutuhan. .

Penjadualan WAKTU POKOK AKHIR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan Bahan Referensi Pembahasan Materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Mei Juni TAHUN 2007 Juli Agst Sept Okt Nov 10 Penilaian 11 Pelaporan .

Dapat Berasal Dari Diri Sendiri / Dari Luar Dirinya. SASARAN KHUSUS (Sasaran) Akan Terwujud Kalau Ada Kegiatan Untuk Mewujudkannya. Motivasi Merupakan Proses Psikis Yang Mendorong Orang Untuk Melakukan Sesuatu. Sedangkan Kegiatan Akan Berjalan Dengan Baik Kalau Ada Motivasi Dalam Diri Para Pelakunya.4. MOTIVASI (Adalah Kegiatan Mendorong Gairah Kerja Dan Memberikan Semua Kemampuan Bawahan Agar Mau Bekerja Keras Dan Ketrampilannya Untuk Mewujudkan Sasaran Organisasi Secara Berdaya Guna Dan Berhasil Guna). MEWUJUDKAN SASARAN 1. .

3. PENGGERAKKAN (Motivating) Merupakan Keseluruhan Proses Pemberian Motif Bekerja Kepada Para Bawahan/Kolega Sehingga Mereka Mau Bekerja Dengan Ikhlas Demi Tercapainya Tujuan Organisasi (Sasaran) Dengan Efisien Dan Efektif. MOTIVE Merupakan Daya Gerak Dari Dalam Yang Mendorong Seseorang Untuk Berbuat Sesuatu. 2.Mewujudkan ……. Motive Merupakan Pembangkit. Penimbul Motif Sehingga Merupakan Proses Yang Mendorong Seseorang Berperilaku Dengan Cara Tertentu. .

3. Adanya Kebutuhan Internal. Adanya Kegiatan Untuk Memuaskan Kebutuhan. Pemuasan .PROSES MOTIVASI TERJADI KARENA : 1. Adanya Pelaksanaan Kebutuhan Organisasi. 2.

.TEORI PENDEKATAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN MERUPAKAN PROSES DASAR MOTIVASI DAN KEBUTUHAN MANUSIA TERSUSUN DALAM BENTUK BERJENJANG (BERTINGKAT TINGKAT).

Kebutuhan Penghargaan (Esteem Needs) 5.H.MASLOW (MOTIVATION AND PERSONALITY) JENJANG KEBUTUHAN MANUSIA : 1.MENURUT A. Kebutuhan Sosial (Social Needs) 4. Kebutuhan Fisik (Physical Needs) 2. Kebutuhan Keamanan (Safety Needs) 3. Kebutuhan Perwujudan Actualization Needs). Diri (Self .

Menngkatkan produktivitas kerja. c. Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja. b. d. menjamin terwujudnya sasarn organisasi. .TUJUAN MOTIVASI a. Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan. Agarbawahan / anak buah memahami sasaran organisasi. e.

KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT DAN LANCAR. ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL BALIK. c. . b.PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN a. d. MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN. KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG DIPEROLEH.

Tetapi Harus Mempunyai Unsur Positif (Membina). Dengan Perintah Yang Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku 2.5. Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi . PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan. MENGENDALIKAN KEGIATAN (PENGERTIAN) 1. PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan Dan Usaha Yang Negatif. PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin 3.

AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS. DIKOREKSI DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT. PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARAN TERWUJUD. DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA. HASIL KEGIATAN DIUKUR.TUJUAN PENGENDALIAN PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN. . DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN. LAPORAN STATUS SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN.

Membangun Sistem Balikan. WAKTU SEBAGAI SALAH SATU DIMENSI MANAJEMEN MEMPUNYAI HUBUNGAN ERAT DENGAN SUMBER LAINNYA SEPERTI MANUSIA. . 2. WAKTU SANGAT PENTING UNTUK DIKENDALIKAN KARENA 5. 4.LIMA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN 1. BAHAN DAN BIAYA.Menentukan Ada Tidaknya Penyimpangan.Menetapkan Sasaran Hasil Kerja. SALAH SATU ASPEK PENTING YANG DAPAT DIKENDALIKAN ADALAH WAKTU. 3. Mengambil Tindakan Korektif.Membandingkan Hasil Kerja Nyata Dengan Standar Yang Telah Ditetapkan.

…………………… . A KEGIATAN YG DIJA.DIKAN TARGET B TITIK KONTROL C KEGIATAN & JDWL UKUR. Instansi : ……………………………….FORMAT LAPORAN PENGENDALIAN KEGIATAN   Periode Laporan : ……………………………….AN KEMAJUAN I II III IV V VI D PENYIM PANGAN E TNGG. JWB KOREKSI POKOK AKHIR …………………… . …………………… . STANDARD KEMAJUAN (SK) REALISASI ( R ) SK R SK R SK R .

Ini Diperoleh Dari Pokok Akhir Yang Ada Pada Matrik Rincian Kerja.  KOLOM – A : Berikan Kejadian Yang Dijadikan Target Atau Pokok Akhir.KETERANGAN TABEL LAP. Penilaian Dan Pelaporan).DAL. KOLOM – B : Ukuran Yang Digambarkan Sebagai Standar Kemajuan Diambil Dari Bagian Penjadwalan (Sk). Kecuali Tiga Pokok Akhir Pengendalian (Pemantauan. Untuk Setiap Pokok Akhir Diamati Dan Dicatat Realisasinya.  .

Apabila Terjadi Penyimpangan Perlu Dicatat Berapa Besar. . Siapa Penanggung Jawabnya. Sepintas Sudah Kelihatan Pelaksanaan Pekerjaan.  KOLOM – D : Penyimpangan Akan Langsung Dapat Ditemukan Dengan Membandingkan Sk Dan R. Dengan Jadwal Tersebut. Mengapa Terjadi Penyimpangan. Apa Dampaknya Dan Bagaimana Cara Mengoreksinya.Keterangan ……  KOLOM – C : Waktu Merupakan Faktor Penting. Karena Itu Dijadikan Alat Pembanding Antara Kegiatan Yang Dikehendaki Dengan Kegiatan Yang Sesungguhnya Yang Dapat Digambarkan Dalam Jadwal.

Keterangan ……. Diskusi4 .  KOLOM – E : Tanggung Jawab Tindakan Koreksi Menunjukkan Siapa Dan Instansi Mana Yang Bertanggung Jawab Untuk Melakukan Tindak Lanjut (Koreksi) Terhadap Penyimpangan Dengan Mengurangi Seminimal Mungkin Dampak Negatifnya..

SELAMAT BERPRESTASI .

Peg. Humas. Unit-2 Kerja Di Lan Dg Bag. Blm Memahami Tugas-tugas Kehumasan. Lainnya. 5 4 3 12 MASALAH U S G TOTAL 5 5 4 4 3 3 5 4 3 14 12 10 4 . Kurangnya Dukungan Dari Pimpinan Overlaping Kegiatan Kehumasan Dg Bag.MEMILIH MASALAH POKOK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) N O 1 2 3 Kurangnya Koordinasi Ant.

Tdk Sesuai Belum Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Kurangnya Kesempatan Mengikuti Diklat Teknis Kehumasan U 5 4 S 4 5 G 3 4 TOTAL 12 13 3 4 3 4 11 4 4 3 3 10 Kurangnya Motivasi Peg.MEMILIH MASALAH SPESIFIK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 MASALAH Pendidikan Formal Peg. Dlm Mengembangkan Diri .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful