POLA KERJA TERPADU

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011

DESKRIPSI SINGKAT
MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA TERPADU. TUJUAN UMUM SETELAH MENGIKUTI PEMBELAJARAN INI, PESERTA DIKLAT MAMPU MEMILIKI PEMAHAMAN TENTANG UNSUR-UNSUR, PRINSIP DAN TEKNIK MENYUSUN RENCANA KERJA SECARA TERPADU.
POLA KERJA TERPADU SEBAGAI ALAT KERJA YANG EFISIEN DAN EFEKTIF DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI PADA UNIT KERJA MASING-2.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
SETELAH MENGIKUTI MAMPU : DIKLAT INI PESERTA
1. Menjelaskan Pengertian Manajeman Dan Fungsi-fungsi Manajemen; 2. Menjelaskan Pengertian Pkt; 3. Menjelaskan Proses Manusiawi Dan Non Manusiawi;

4. Menjelaskan Unsur Dan Prinsip Pkt;
5. Menjelaskan Sasaran; Teknik-2 Memilih Dan Menetapkan

6. Menjelaskan Teknik Memvalidasikan Sasaran;
7. Menjelaskan Teknik Mewujudkan Sasaran;

BERMANFAAT DALAM MENETAPKAN SASARAN SEBAGAI PENINGKATAN KINERJA SESUAI TUGAS DAN KEWENANGANNYA DAN MENYUSUN RENCANA KEGIATAN GUNA PENINGKATAN KINERJA INSTANSI.MANFAAT PEMBELAJARAN PKT PEMAHAMAN TENTANG POLA KERJA TERPADU. .

Unsur Dan Prinsip PKT SUB POKOK BAHASAN Pengertian PKT. A. Pokok Kerja. C. Kegiatan Mewujudkan Sasaran. B. E. F. Pengertian PKT B. . Sasaran. D. Faktor Manusiawi Dan Non Manusiawi. …….POKOK & SUB POKOK BAHASAN POKOK BAHASAN A.

Transparansi. Motivasi Dan Waskat. Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab. Pengendalian. Uraian Paket Kerja. G. I. J. K. H. Rekapitulasi Biaya. Koordinasi.Sub Pokok Bahasan …… F. . Matrik Rincian Kerja. Kebersamaan. Penjadwalan. Komunikasi.

MESIN DAN WAKTU. PERLENGKAPAN.PENGERTIAN MANAJEMEN MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN MERENCANAKAN. . MENGORGANISASIKAN. MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN MENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA. UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA. SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA. BIAYA METODE KERJA. MENGGERAKKAN.

MEMBANTU ……. DAPAT MEMBANTU MEMPERMUDAH BAGI SEORANG PIMPINAN ORGANISASI/PEJABAT STRUKTURAL DALAM RANGKA MEMIMPIN ATAU MENGGERAKKAN DAN MENGARAHKAN PERA TENAGA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL DI DALAM ORGANISASI UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATANKEGIATAN OPERASIONAL SESUAI DENGAN RENCANA. ..PENTINGNYA “RENCANA” 1. 2.

d. MEMBANTU MEPERMUDAH PEJABAT STRUKTURAL DAN PARA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL UNTUK MENGETAHUI RENCANA KERJA YANG MELIPUTI : a. SARANA DAN PRASARANA) KAPAN WAKTU PELAKSANAAN RENCANA (PROGRAM KERJA DAN DANA). . APA SUMBER FASILITAS YANG DAPAT DIGUNAKAN (DANA.Pentingnya …….. e. b. f. APA YANG HARUS DICAPAI/DIHASILKAN (TUJUAN. TEKNIK-2 DLL) c. SIAPA SAJA YANG MELAKSANAKAN RENCANAN. PROSEDUR. APA YANG HARUS DIKERJAKAN/DILAKUKAN. 2. SASARAN DAN TARGET). BAGAIMANA CARA ATAU METODE KERJANYA UNTUK MELAKSANAKAN RENCANA (SISTEM.

MENGOPERASIONALKAN SISTEM DAN PROSEDUR KERJA YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DAN TUGAS POKOK INSTANSI.TUJUAN POLA KERJA TERPADU 1. BAIK DALAM ORGANISASI MAUPUN DILUAR ORGANISASI UNTUK MENUNJUKKAN KINERJA UNIT ORGANISASINYA. MENINGKATKAN PENGETAHUAN. 2. 3. MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN UNIT TERKAIT. . KETERAMPILAN APARATUR PEMERINTAH DAN MENERAPKAN “POLA KERJA TERPADU” DI SELURUH UNIT KERJA.

BUDAYAKAN PKT DI UNIT KERJA MASING- . PENYALAHGUNAAN WEWENANG MAUPUN KORUPSI. MENERAPKAN PERENCANAAN YANG MATANG. 6. MENGHINDARKAN PENYIMPANGAN. 5.Tujuan ……… 4. MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA BAGI INSTANSI YANG MELAKSANAKAN POLA KERJA TERPADU. PELAKSANAAN YANG TEPAT DAN PENGAWASAN YANG KETAT. PENYELE-WENGAN.

WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI. PERAN DAN FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG . UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN.PENGERTIAN MANAJEMEN DALAM PKT SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANGORANG. MENGANDUNG ARTI : HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG BERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN. BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN ORGANISASI LAIN.

: 1.MANAJEMEN SEBAGAI PROSES ANALITIKA DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES : “ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA” (Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika Merupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses Manajemen). 2. . PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN. MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF. 4. TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB. MENCOBA PENYELESAIAN. 3. MENENTUKAN MASALAH.

.PENGERTIAN PKT POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT).

Pengendalian. 3. 2. Kegiatan Mewujudkan Dan 5. Penjadwalan. Sasaran. 7. Rekapitulasi Biaya. Rincian 6. Uraian Paket Kerja. 4. 9.UNSUR – UNSUR PKT 1. Matriks Kerja. Pokok Kerja. Manusia Analitika. Sasaran. 8. .

3. DISIPLIN : DALAM HAL WAKTU PENYELESAIAN. 4. KUALITAS DAN KUANTITAS PEKERJAAN. PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB : TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI .10 – PRINSIP PKT 1. TRANSPARANSI : TIAP ORANG DAPAT MELIHAT DAN MENGIKUTI JALANNYA KEGIATAN SEHINGGA DAPAT MENILAI KEBERHASILAN ATAU KEGAGALANNYA. PIMPINAN DAN STAF SERTA ANTARA INSTANSI TERKAIT. 2. 5. KEPASTIAN : SEMUA HAL YANG TELAH DITUANGKAN DALAM RENCANA PASTI DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN TEPAT. KEBERSAMAAN : DIKERJAKAN BERSAMA-2 ANTARA ATASAN DAN BAWAHAN.

KOMUNIKASI: DIPERLUKAN KOMUNIKASI YANG LANCAR UNTUK MENGETAHUI KEMAJUAN PELAKSANAAN TUGAS MASING-2. 9.Prinsip …… 6. 7. . WASKAT: YANG SESUNGGUHNYA DIAWASI ADALAH PROSES PEKERJAAN SESEORANG DAN DIRINYA SENDIRI. MOTIVASI: PELAKSANAAN TUGAS HARUS MEMILIKI SEMANGAT YANG TINGGI UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS SEBAIK-2 NYA. 8. 10. KOORDINASI: DIPERLUKAN KOORDINASI YANG BAIK AGAR TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI KEWENANGAN.AKUNTABILITAS: SEMUA PROSES PELAKSANAAN PEKERJAAN DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN KEPADA PIMPINAN MAUPUN KEPADA MASYARAKAT.

PKT TERDIRI 5 TAHAPAN.PENTAHAPAN PKT SEBAGAI RANGKAIAN PROSES. . YAITU : 1. Mewujudkan Sasaran. 3. MERUPAKAN “KERANGKA PIKIR PKT” . Memilih Sasaran. 2. KERANGKA PIKIR PKT 4. Memvalidasikan Sasaran. Menetapkan Sasaran. 5. Mengendalikan Kegiatan.

Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja b. Teknik Kedua. Teknik Pertama. Terdiri Dari : Pohon Masalah – Pohon Sasaran & Pohon Alternatif. .1. MEMILIH SASARAN  ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI : a. Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis).

Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas) MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK TOLAK DARI VISI. MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI. PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5 . CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN SELESAI 1 JAM. DARI TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI.

2) Pohon Analisis Merupakan Suatu Langkah Pemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab Dari Suatu Akibat. .Teknik Kedua (Analisis Situasi) 1) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis (Analisis Sebab Akibat). Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah Pohon Atau Bagan Organisasi.

MENYUSUN POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF). . 2. MENYUSUN POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF).TIGA LANGKAH DALAM MEMILIH SASARAN 1. 3. MENYUSUN POHON ALTERNATIF.

MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah).TIGA TAHAP DALAM PROSES POHON ANALISIS 1. 2. 3. MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon . MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon Sasaran).

2. Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap. Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat. Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon. . Dimulai dengan “Masalah Utama”. Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut. Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja. Sebagai Hasil Analisis Situasi Di Unit Kerja. Dianalisa Penyebab Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) 1.

S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah. IV .PMPK Diklatpim Tk. G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan Surjadi .KRITERIA PEMILIHAN MASALAH UTAMA 25    U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi.09 dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan .

MEMILIH MASALAH UTAMA (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 3 MASALAH MASALAH I MASALAH II MASALAH III U 5 5 5 S 4 5 4 G 3 5 4 TOTAL 12 15 13 4 MASALAH IV 4 4 3 11 .

1 ADALAH NO.BAG. LAINNYA. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI Akibat (4) (HASIL USG) a KURANGNYA KOORDINASI ANT. 4 MPD MSD . ADMINISTRASI NEGARA BELUM DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.1 PENYEBAB MASALAH NO. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO.POHON MASALAH INFORMASI DIBID. 3 b ( YANG DOMINAN ) AKIBAT MASALAH NO.1 ADALAH MASALAH NO. 2 b ( YANG DOMINAN ) PENYEBAB MASALAH NO. DLM MENGEMBANGKAN DIRI Diskusi-1 MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. TDK SESUAI • • • • b BELUM TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d (3) (MS) KURANGNYA MOTIVASI PEG. HUMAS PEG. Masalah Utama (1) (MU) Sebab (2) d (MP) a PENDIDIKAN FORMAL PEG. HUMAS BAG. BLM MEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c KURANGNYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN OVERLAPING KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG.

Beberapa Sasaran Itu Dengan Menggunakan Pola Pikir Jika .POHON SASARAN (Pernyataan Positif) Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari Pohon Masalah. Sedang Semua Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung Pengertian Positif. Semua Pernyataan Dari Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif. Susunlah Sasaran Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon Masalah.Maka. .

HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL Akibat (4) (1) a TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT.POHON SASARAN TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. LAINNYA. DG. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c ADANYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN d Sebab (2) TDK ADANYA OVERLAPING KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG. HUMAS BAG. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG.DIK FORMAL SESUAI b TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI (3) . a TERSEDIANYA PEG.LB.

DG. . TERSEDIANYA PEG. TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN 4.LB. TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN 4 5 4 4 5 3 3 4 5 11 14 12 3 1 2 3. DLM MENGEMBANGKAN DIRI 4 3 3 10 4 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan.PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN EFEKTIVITA S EFISIEN KEMUDAHA N TOTAL PILIHA N 1. TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG.DIK FORMAL SESUAI 2.

POHON ALTERNATIF ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIFALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA. .

PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER (ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN) . HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGASTUGAS KEHUMASAN (2) (Sasaran Utama) (SPD) (3) (4) TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN (SSD) MENYELENGGARAKA N LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.BAG.POHON ALTERNATIF (1) TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. HUMAS BAG. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.

MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN C.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER 4 4 2 10 3 4 5 3 12 1 3 3 5 11 2 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Diskusi Kehumasan. MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.PEMILIHAN ALTERNATIF (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN KONTRIBUSI BIAYA KELAYAKAN TOTAL PILIHA N A. MENYELENGGARAKAN LOKA-KARYA PEDOMAN KEHUMASAN B. -2 .

2. MENETAPKAN SASARAN

SASARAN TERPILIH DALAM POHON ALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM; DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan; SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN KHUSUS yang dapat mendorong semua orang terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya (KOMITMENNYA);

Lanjutan ……

SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik, Berorientasi Pada Hasil, Terukur Baik Dari Segi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan, Tempatnya Dimana, Berapa Lama, Kapan Dimulai Dan Kapan Berakhir, Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang Diperlukan, Darimana Sumbernya, Unit Mana Yang Akan Bertindak Sebagai Pelaksana, Dan Bila Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar;

Lanjutan ……

SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH ADALAH :
 


 

Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling Menguntungkan Bagi Organisasi, Jelas Dan Realistik, Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas, Biaya Dan Waktu, Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan, Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat Mendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.

7.000. Jl.00 dari Anggaran Rutin TA.Contoh “Sasaran Khusus” : Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI. selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. dilaksanakan oleh Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI. Veteran no. 10 Jakarta.000. 2001. .

KEGIATANNYA 3. SUMBER BIAYANYA. 6. 6. KERJASAMANYA (KALAU ADA). PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. SUMBER BIAYANYA. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. KEGIATANNYA 3. TARGET (HASIL) 2.SASARAN UMUM DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIF KOTAK 4 DARI ATAS (KRITERIA BELUM JELAS) 1. 7. SASARAN KHUSUS PERUBAHAN DARI SASARAN UMUM (KRITERIA SUDAH JELAS) 1. BIAYA ( BERAPA). 7. TEMPAT KEGIATANNYA 4. BIAYA (BERAPA). WAKTU 5. KERJASAMANYA (KALAU ADA). TEMPAT KEGIATANNYA 4. TARGET (HASIL) 2. . WAKTU 5.

6. Biaya …….LOKASI/TEMPAT KEGIATAN (di LAN-RI.. 7. Jl.HASILNYA (1 buku Pedoman Kehumasan). .SWADAYA/APBN/APBD (dari Anggaran Rutin TA. Veteran no. 8..000. KALAU ADA.PERUBAHAN SASARAN UMUM KE SASARAN KHUSUS DG “7” ATAU “8” URUTAN PENULISAN KRITERIA 1. Tersedianya …. Dilaksanakan ………DILAKSANAKAN OLEH PENANGGUNG GUGAT (Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI).Rp YG DIPERLUKAN (dengan biaya sebesar Rp. 3. Melalui ……KEGIATANNYA (Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan) . Di …….WAKTU/DURASI (selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001)..000. 4. 7. Bekerjasama dengan ……. 2. 5. Selama …. 10 Jakarta). 2001).00 Biaya Berasal dari …….

Jl. SASARAN KHUSUS Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI. 7.00 dari Anggaran Rutin TA. selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. 10 Jakarta. dilaksanakan oleh Sub Bagian Conto Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum h Lembaga Administrasi Negara RI. .000.000. 2001.(CONTOH) SASARAN UMUM Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan. Veteran no.

ADA 3 (TIGA) INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMVALIDASIKAN SASARAN SBB. METODE. ORGANISASI. PROSEDUR DAN TENAGA KERJA DINYATAKAN SIAP UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN. b. : c. VALIDASI SASARAN MERUPAKAN UPAYA UNTUK MEMBERIKAN JAMINAN BAHWA SUMBER DANA. MEMVALIDASIKAN SASARAN a. . 2) URAIAN PAKET KERJA (PK). SASARAN KHUSUS (SASARAN) MERUPAKAN SASARAN TENTATIF YANG HARUS DIVALIDASIKAN MENJADI SASARAN DEFINITIF. 1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK). BAHAN.3.

Sampai Kegiatan Yang Terkecil Yang Dinamakan POKOK AKHIR (PA). SASARAN KEGIATAN POKOK KERJA POKOK AKHIR & SUMBER DAYA Conto h ( MRK ) . Rincian Pokok Kerja (Persiapan – Pelaksanaan & Pengendalian).1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK) MERUPAKAN : Kerangka Yang Menghubungkan Sasaran Dengan Kegiatan Dan Sumber Yang Diperlukan Kegiatan.

Nya “ Yang Menunjukkan Sesuatu Telah Selesai Dimasa Datang. Menetapkan Sasaran (dalam bulatan) Adalah “Sasaran Khusus” Yang Telah Dirumuskan Dan Ditetapkan Pada Tahap Penetapan Sasaran.PROSEDUR MEMBUAT RINCIAN KERJA a. .. Dengan Menggunakan Awalan “ Ter …. Sasaran Ditulis Lengkap.

an” Sebagai Pernyataan Yang Menggambarkan Proses. Adalah Kegiatan Yang Dirumuskan Dalam Sasaran.Lanjutan …… a. . Kegiatan Menggunakan Awalan “Me …. an“ atau “Pe …. Menetapkan Kegiatan (dan menempatkan Dalam Kotak 4 Persegi Panjang) yaitu Kegiatan Mewujudkan Sasaran.

- Merupakan Kegiatan Terkecil Yang Menghasilkan. Persiapan. (untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan). Menetapkan Pokok Kerja. C.Lanjutan …… c. - . Kegiatan Yang Masih Bisa Didelegasikan Pada Orang Lain dan Pokok Akhir Disusun Secara Kronologis Dari Awal Sampai Akhir. terdiri dari : A. B. An “. Menetapkan Pokok Akhir. Pokok Akhir Ditulis Menggunakan Awalan “ Pe ….. Pelaksanaan. d. Pengendalian.

…… . Dan Bertugas Bersama Lainnya Mengerjakan Sebagian Dari Pokok Akhir Dan Bertanggung Jawab Atas Selesainya Pekerjaan Yang Terlibat Langsung Dengan Setiap Penyelesaian Pokok Akhir. Ditulis Berdasarkan Jabatan Struktural Maupun Non Struktural.Lanjutan …… e. f. Menetapkan Penanggung Jawab.

Yang Harus Dikerjakan Secara Terkoordinasikan Oleh Lebih Dari Satu Orang. PK3. Yaitu PK1.    Penamaan Paket Kerja Sesuai Urutan Pokok Akhir. . Jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian Pokok Akhir yang dilaksnakan secara terkoordinasi. Paket Kerja (PK) satu Paket Pekerjaan Yang Dinyatakan Dalam Pokok Akhir. PK4…s/d PKn. Jumlah angka di bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran. PK2.f.

MATRIKS RINCIAN KERJA (MRK) (Penyusunan Buku Pedoman Kehumasan Tahun 2007) Contoh Diskusi3 .

: .2) URAIAN PAKET KERJA (UPK) • Paket Kerja merupakan kumpulan pekerjaan yang ada dalam setiap Pokok Akhir dan perlu diuraikan dalam bentuk format Uraian Paket Kerja. Format Paket Kerja (PK) sbb.

Pokok Akhir : menunjuk pada pokok akhir yang sedang diuraikan.(Keterangan Matriks Paket Kerja)    PK : adalah Paket Kerja yang tercanum dalam Matriks sesuai dengan Pokok Akhir yang terkait. Penyelesaian : adalah jumlah hari untuk menyelesaiakan Paket Kerja yang sedang dikerjakan dan tanggal mengerjakan PK sampai berakhirnya penyelesaian PK. .

 . juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya. Orang Atau Pejabat Yang Ditugasi Harus Dapat Menggambarkan Tentang Apa Saja Yang Dikerjakan-nya Secara Berurutan Dengan Jelas. Uraian Kerja : adalah Uraian Tentang Langkah Dan Deskripsi Pekerjaan Untuk Menyelesaikan Paket Kerja. (Dalam setiap Sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab). Penanggung Gugat : adalah seseorang yang di samping bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan.

Waktu : Adalah Menunjuk Kepada Waktu Yang Dibutuhkan Untuk Menyelesaikan Tiap PK.   . Biaya Adalah Biaya Yang Diperlukan Untuk Mengerjakan Tiap Pk. Penanggung Jawab Atau Pelaksana Menunjuk Kepada Penanggung Jawab Yang Ada Pada Matrik Untuk melaksanakan Setiap PK. Merupakan Biaya Yang Sesungguhnya Dibutuhkan Oleh Instansi Atau Unit Kerja Untuk Mewujudkan Sasaran. Jml Biaya Seluruhnya Harus Sama Dengan Jml Biaya Yang Tertera Pada Sasaran. Jml Biaya Dari Seluruh Pk.

LAN Indrawati Wakimin Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 1 hari - 4 5 6 7 1 hari 1 hari 4 hari 1 hari Rp.PK .- 8 Menyiapkan Snack 20 org x Agustriani 5 hari Rp.000. :1 Pokok Akhir : PEMBENTUKAN TIM KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 15 hari / Tgl 1 sd.Hum as Agustriani Kabag Humas & Publikasi Sekretaris Ut. 25. . No.16 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKTU BIAYA 1 2 3 Membuat konsep srt perintah kerja Tim Mengetik surat perintah kerja Tim Memeriksa ketikan & membubuhkan paraf pada hasil final pengetikan SPK Menandatangani SPK Tim Menggandakan & Mengagendakan SPK Menyiapkan dan Menyebarkan Srt pada Pegawai/Pejabat terkait Memimpin Rapat Tim Ka.Subag.

000.Menyempurnakan Ren. Kasubag 7 hari .Kerja Mengajukan Ran. Mjadi Ran.000. 15 s/d. 150.Rp.10. 26 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKT U BIAYA 1 2 3 4 5 6 7 Membuat format rancangan program Mengetik konsep Rancangan Menyiapkan bahan penggandaan Mengundang Tim Pengembangan Menyiapkan snack 20 org x rp. :2 Pokok Akhir : PENYUSUNAN RENCANA KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 11 hari / Tgl. 200. Kerja kpd Sek.000.- 8 Mberitahukan kbli Ran Kerja pd Tim.PK . No.Utm LAN Kasubag Humas Alamsyah Alamsyah Kabag Humas& Publikasi agustriani Kasubag Humas Kabag Humas & Publikasi 1 hari 1 hari 2 hari 5 hari 5 hari 3 hari 1 hari Rp.

1. 1.050.200.REKAPITULASI PA & BIAYA No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Pokok Akhir Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan bahan referensi Pembahasan materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Penilaian pelaporan Rp. 3.000. Rp.Rp. Biaya Rp.100.000.000.000.- Rp.- Rp.- .000.200.000. Rp. 7. Rp.Rp. Rp.000.000.000.000. Rp. 350.000.500. 225.600.- JUMLAH = Rp.75.

. Minggu. Penjadwalan Menggambarkan Kapan Kegiatan Dimulai Dan Kapan Direncanakan Selesai. Hari. Bulan. Jam.  Penjadwalan Dibuat Dalam Format Seperti Berikut: Satuan Waktu Yang Dipilih Dalam Penjadwalan Disesuaikan Dengan Kebutuhan. Triwulan.3) Penjadualan  Penjadwalan Dibuat Dalam Bentuk Peta Garis (Bar Chart). Semester Atau Tahun.

Penjadualan WAKTU POKOK AKHIR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan Bahan Referensi Pembahasan Materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Mei Juni TAHUN 2007 Juli Agst Sept Okt Nov 10 Penilaian 11 Pelaporan .

SASARAN KHUSUS (Sasaran) Akan Terwujud Kalau Ada Kegiatan Untuk Mewujudkannya. MEWUJUDKAN SASARAN 1. Sedangkan Kegiatan Akan Berjalan Dengan Baik Kalau Ada Motivasi Dalam Diri Para Pelakunya. Motivasi Merupakan Proses Psikis Yang Mendorong Orang Untuk Melakukan Sesuatu. Dapat Berasal Dari Diri Sendiri / Dari Luar Dirinya. .4. MOTIVASI (Adalah Kegiatan Mendorong Gairah Kerja Dan Memberikan Semua Kemampuan Bawahan Agar Mau Bekerja Keras Dan Ketrampilannya Untuk Mewujudkan Sasaran Organisasi Secara Berdaya Guna Dan Berhasil Guna).

MOTIVE Merupakan Daya Gerak Dari Dalam Yang Mendorong Seseorang Untuk Berbuat Sesuatu.Mewujudkan ……. Penimbul Motif Sehingga Merupakan Proses Yang Mendorong Seseorang Berperilaku Dengan Cara Tertentu. 2. Motive Merupakan Pembangkit. . 3. PENGGERAKKAN (Motivating) Merupakan Keseluruhan Proses Pemberian Motif Bekerja Kepada Para Bawahan/Kolega Sehingga Mereka Mau Bekerja Dengan Ikhlas Demi Tercapainya Tujuan Organisasi (Sasaran) Dengan Efisien Dan Efektif.

Adanya Kebutuhan Internal. Adanya Pelaksanaan Kebutuhan Organisasi. 2.PROSES MOTIVASI TERJADI KARENA : 1. Adanya Kegiatan Untuk Memuaskan Kebutuhan. 3. Pemuasan .

.TEORI PENDEKATAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN MERUPAKAN PROSES DASAR MOTIVASI DAN KEBUTUHAN MANUSIA TERSUSUN DALAM BENTUK BERJENJANG (BERTINGKAT TINGKAT).

H. Kebutuhan Perwujudan Actualization Needs). Kebutuhan Sosial (Social Needs) 4. Kebutuhan Fisik (Physical Needs) 2.MASLOW (MOTIVATION AND PERSONALITY) JENJANG KEBUTUHAN MANUSIA : 1. Kebutuhan Penghargaan (Esteem Needs) 5.MENURUT A. Kebutuhan Keamanan (Safety Needs) 3. Diri (Self .

Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan. Menngkatkan produktivitas kerja. menjamin terwujudnya sasarn organisasi. e. b. Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja. c. Agarbawahan / anak buah memahami sasaran organisasi. d. .TUJUAN MOTIVASI a.

c.PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN a. ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL BALIK. MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN. KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT DAN LANCAR. . b. KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG DIPEROLEH. d.

PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan.5. PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan Dan Usaha Yang Negatif. MENGENDALIKAN KEGIATAN (PENGERTIAN) 1. Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi . PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin 3. Tetapi Harus Mempunyai Unsur Positif (Membina). Dengan Perintah Yang Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku 2.

LAPORAN STATUS SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN. AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS. . PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARAN TERWUJUD. DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA. DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN. HASIL KEGIATAN DIUKUR. DIKOREKSI DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT.TUJUAN PENGENDALIAN PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN.

. 4. WAKTU SEBAGAI SALAH SATU DIMENSI MANAJEMEN MEMPUNYAI HUBUNGAN ERAT DENGAN SUMBER LAINNYA SEPERTI MANUSIA.Membandingkan Hasil Kerja Nyata Dengan Standar Yang Telah Ditetapkan. SALAH SATU ASPEK PENTING YANG DAPAT DIKENDALIKAN ADALAH WAKTU. WAKTU SANGAT PENTING UNTUK DIKENDALIKAN KARENA 5. Membangun Sistem Balikan. 3.Menetapkan Sasaran Hasil Kerja. 2.Menentukan Ada Tidaknya Penyimpangan. BAHAN DAN BIAYA. Mengambil Tindakan Korektif.LIMA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN 1.

STANDARD KEMAJUAN (SK) REALISASI ( R ) SK R SK R SK R . A KEGIATAN YG DIJA. …………………… . …………………… .FORMAT LAPORAN PENGENDALIAN KEGIATAN   Periode Laporan : ………………………………. Instansi : ……………………………….DIKAN TARGET B TITIK KONTROL C KEGIATAN & JDWL UKUR.AN KEMAJUAN I II III IV V VI D PENYIM PANGAN E TNGG. JWB KOREKSI POKOK AKHIR …………………… .

Ini Diperoleh Dari Pokok Akhir Yang Ada Pada Matrik Rincian Kerja. Penilaian Dan Pelaporan). KOLOM – B : Ukuran Yang Digambarkan Sebagai Standar Kemajuan Diambil Dari Bagian Penjadwalan (Sk).  KOLOM – A : Berikan Kejadian Yang Dijadikan Target Atau Pokok Akhir.KETERANGAN TABEL LAP.DAL.  . Untuk Setiap Pokok Akhir Diamati Dan Dicatat Realisasinya. Kecuali Tiga Pokok Akhir Pengendalian (Pemantauan.

Keterangan ……  KOLOM – C : Waktu Merupakan Faktor Penting.  KOLOM – D : Penyimpangan Akan Langsung Dapat Ditemukan Dengan Membandingkan Sk Dan R. Karena Itu Dijadikan Alat Pembanding Antara Kegiatan Yang Dikehendaki Dengan Kegiatan Yang Sesungguhnya Yang Dapat Digambarkan Dalam Jadwal. Sepintas Sudah Kelihatan Pelaksanaan Pekerjaan. Siapa Penanggung Jawabnya. Apa Dampaknya Dan Bagaimana Cara Mengoreksinya. Mengapa Terjadi Penyimpangan. Apabila Terjadi Penyimpangan Perlu Dicatat Berapa Besar. Dengan Jadwal Tersebut. .

Keterangan …….  KOLOM – E : Tanggung Jawab Tindakan Koreksi Menunjukkan Siapa Dan Instansi Mana Yang Bertanggung Jawab Untuk Melakukan Tindak Lanjut (Koreksi) Terhadap Penyimpangan Dengan Mengurangi Seminimal Mungkin Dampak Negatifnya.. Diskusi4 .

SELAMAT BERPRESTASI .

Unit-2 Kerja Di Lan Dg Bag.MEMILIH MASALAH POKOK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) N O 1 2 3 Kurangnya Koordinasi Ant. Peg. Blm Memahami Tugas-tugas Kehumasan. 5 4 3 12 MASALAH U S G TOTAL 5 5 4 4 3 3 5 4 3 14 12 10 4 . Humas. Kurangnya Dukungan Dari Pimpinan Overlaping Kegiatan Kehumasan Dg Bag. Lainnya.

Tdk Sesuai Belum Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Kurangnya Kesempatan Mengikuti Diklat Teknis Kehumasan U 5 4 S 4 5 G 3 4 TOTAL 12 13 3 4 3 4 11 4 4 3 3 10 Kurangnya Motivasi Peg.MEMILIH MASALAH SPESIFIK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 MASALAH Pendidikan Formal Peg. Dlm Mengembangkan Diri .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful