Sinar Mas Agribusiness Division

PROJECT AIMS

PROSEDUR JD12 ASISTEN DIVISI / BIBITAN

VERSION 4.6 C

MARET

2003

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Document Control
Author Reviewed Created / Unit Last Edited System Department Team System Department Team M. Idrus Marpaung / BNGE Maret 2003

Revision Date / By

Revision Description

Approved By : Name and Title:

Date

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 2 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

DAFTAR ISI
1 PENDAHULUAN .........................................................................................................................................5 1.1 1.2 1.3 1.4 2 TUJUAN.................................................................................................................................................5 RUANG LINGKUP................................................................................................................................5 DEFINISI................................................................................................................................................5 PROSEDUR............................................................................................................................................5

TRANSAKSI SAP.........................................................................................................................................6 2.1 MEMBUAT RESERVASI .............................................................................................................................6 2.1.1 Create Reservation : Initial Screen.................................................................................................7 2.1.2 Enter Reservation : New Items........................................................................................................7 2.1.3 Create Reservation : Detail 001/# ..................................................................................................9 2.1.4 Create Reservation : Overview .....................................................................................................11 2.2 MELAKUKAN PENGELUARAN BARANG (GOODS ISSUE) ULANG ............................................................12 2.2.1 Enter Goods Issue : Initial Screen ................................................................................................13 2.2.2 Enter Goods Issue : Collective Processing ...................................................................................14 2.3 MENCEK PENERIMAAN, PENGELUARAN DAN PEMBATALAN PERSEDIAAN BARANG ...............................16 2.3.1 Display Material Documents for Material....................................................................................16 2.3.2 Material Document by Material...................................................................................................17 2.4 MELIHAT DOKUMEN RESERVASI ...........................................................................................................18 2.4.1 Display Reservation : Initial Screen .............................................................................................18 2.4.2 Display Reservation xxxxxxxxxx : Overview .................................................................................19 2.4.3 Display Reservation # : detail #### / ####..................................................................................20 2.4.4 Display Reservation # : Header....................................................................................................21 2.5 MELIHAT DOKUMEN MATERIAL ............................................................................................................22 2.5.1 Display Material Document : Initial Screen ................................................................................22 2.5.2 Display Material Document xxxxxxxxxx : Overview.....................................................................23 2.6 MEMBUAT DOKUMEN PEMERIKSAAN STOK FISIK .................................................................................23 2.6.1 Create Physical Inventory Document : Initial Screen...................................................................23 2.6.2 Create Physical Inventory Document New Items..........................................................................24 2.6.3 Create Physical Inventory Document : Collect Processing ..........................................................25 2.7 MELAKUKAN PRINT DAFTAR BARANG UNTUK CHECK STOCK FISIK ........................................................25 2.7.1 Print Physical Inventory Document ..............................................................................................26 2.7.2 Print ..............................................................................................................................................27 2.8 MENGINPUT HASIL PERHITUNGAN CHECK STOCK FISIK ..........................................................................28 2.8.1 Enter Inventory Count : Initial Screen..........................................................................................28 2.8.2 Enter Inventory Count : Collect processing..................................................................................29 2.9 PRINT PERBEDAAN HASIL STOCK FISIK DAN MEMBERIKAN KE ASISTEN DIVISI. .....................................29 2.9.1 List of Inventory Differences.........................................................................................................30 2.9.2 Print List of Difference .................................................................................................................31 2.10 MENGHITUNG ULANG STOK FISIK MATERIAL YANG BEDA JUMLAHNYA ..............................................32 2.10.1 Enter Recount : Initial Screen......................................................................................................32 2.10.2 Enter Recount : Selection List......................................................................................................32 2.11 MENCATAT DI SAP PERHITUNGAN ULANG STOK FISIK MATERIAL YANG BEDA JUMLAHNYA .............33 2.11.1 Post Inv. Differences : Initial Screen ............................................................................................34 2.11.2 Post Inv. Differences : Selection Screen .......................................................................................35 2.12 STOCK TRANSFER DARI LOKASI BIBITAN KE LOKASI IMMATURE ...........................................................36 2.13 REVIEW DAN POSTING HASIL INPUT DATA AKTUAL PEKERJAAN ............................................................36 2.13.1 SPDE Review/Posting Data ..........................................................................................................37 2.13.2 SPDE Review/Posting Data ..........................................................................................................38

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 3 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.14 MELIHAT DOKUMEN ACTIVITY ALLOCATION ........................................................................................38 2.15 INPUT ACTIVITY ALLOCATION BY DOC NUMBER ..................................................................................41 2.15.1 Enter Activity Allocation : Initial Screen ......................................................................................41 2.15.2 Enter Activity Allocation : List......................................................................................................42 2.16 INPUT DATA NON-FINANCIAL (SKF : STATISTICAL KEY FIGURE)..........................................................42 2.16.1 Enter Statistical Key Figures : Initial Screen ...............................................................................43 2.17 MELIHAT DOKUMEN AKTUAL SKF POSTING DI COST CENTER ...............................................................44 2.17.1 Display Statistical Key figures : Initial Screen .............................................................................44 2.17.2 Display Statistical Key Figures : List ...........................................................................................45 2.18 TRANSFER DATA PANEN DARI ACSII FILE KE SAP (HARVESTING INTERFACE) ....................................46 2.18.1 Harvesting Intervace Enhancement Version 2.1...........................................................................46 2.18.2 Transfer data Payroll dari ACSII file ke SAP (Payroll Interface) ...............................................47 2.18.3 Melihat Laporan Hasil Transfer Panen di SAP ............................................................................48 2.18.4 ZXD1 : Harvesting Labor Usage ..................................................................................................48 2.18.5 ZXD1 : Harvesting Labor Usage..................................................................................................49 2.18.6 ZXD2 : Harvesting Production Statistic for Palm ........................................................................50 2.18.7 ZXD2 : Harvesting Production Statistic for Palm ........................................................................50 2.19 MELIHAT LAPORAN HASIL TRANSFER PAYROLL DI SAP .......................................................................51 2.19.1 ZXD3 : Payroll Data Upload........................................................................................................51 2.19.2 ZXD3 : Payroll Data Upload........................................................................................................52 2.20 CREATE NOTIFICATION MAINTENANCE REQUEST (M1) / MALFUNCTION REPORT (M2) .......................52 2.21 MENGGANTI ATAU MENGUBAH NOTIFIKASI ..........................................................................................55 2.21.1 Change PM Notification : Initial screen .......................................................................................55 2.21.2 Change PM Notification: Maintenance Request...........................................................................56 2.22 MENAMPILKAN ORDER YANG BERFUNGSI SEBAGAI PERINTAH PELAKSANAAN KERJA KEPADA MEKANIK 57 2.22.1 Display Order : Initial Screen.......................................................................................................57 2.22.2 Display General/Regular Maintenance Order xxxxxxxx : Central Header ..................................57 2.23 MENAMPILKAN BILL OF MATERIAL PADA FUNCTIONAL LOCATION .....................................................58 2.23.1 Display Functional Location BOM : General Item Overview ....................................................58 2.24 MENAMPILKAN SUSUNAN MATERIAL PEMBENTUK FUNCTIONAL LOCATION .........................................59 2.25 MEMBUAT STRUKTUR PROYEK ..............................................................................................................60 2.25.1 Create Project: Intial Screen ........................................................................................................61 2.25.2 Create Project: Project Definition................................................................................................61 2.25.3 Create Project: Copy Standard WBS Element ..............................................................................62 2.25.4 Change Key...................................................................................................................................63 2.25.5 Create Project: WBS Element Overview.......................................................................................63 2.25.6 Create Project: WBS Element Overview.......................................................................................64 2.25.7 XXXXZZZYYYY: Assignment to investment program position......................................................65 2.26 LINK PROJECT KE INVESTMENT PROGRAM .............................................................................................65 2.26.1 Insert WBS Element ......................................................................................................................65 2.26.2 Change Project: Intial Screen.......................................................................................................65 2.26.3 Change Project: WBS Element Overview .....................................................................................66 2.26.4 Change Project: WBS Element Overview .....................................................................................67 2.26.5 Change Project: WBS Element Overview .....................................................................................67 2.26.6 Change Project: WBS Element Overview .....................................................................................68 2.26.7 Change Project: WBS Element Overview .....................................................................................68 2.26.8 Maintain Settlement Rule:Overview..............................................................................................69 2.26.9 Change Project: WBS Element Overview .....................................................................................70 2.26.10 Change Project: Project Definition ..........................................................................................71 2.26.11 Change Project: WBS Element Overview .................................................................................72 2.26.12 Assignment to investment program position .............................................................................72 2.26.13 Change Project: WBS Element Overview .................................................................................73 2.26.14 Change Project: Project Definition ..........................................................................................74

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 4 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

1 PENDAHULUAN
1.1 TUJUAN
Prosedur ini disusun sebagai pedoman kerja yang berupa uraian praktis transaksi SAP yang akan dilakukan oleh Asisten Divisi dan Asisten Bibitan. Dengan mempelajari dan berpedoman pada prosedur ini diharapkan Asisten dapat lebih memahami konsep SAP sesuai dengan wewenangnya. Selain itu juga diharapkan Asisten dapat melakukan transaksi melalui sistem SAP.

1.2 RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari prosedur ini mencakup dan berlaku bagi seluruh Asisten Divisi dan Asisten Bibitan di Sinar Mas Agribusiness yang menerapkan SAP.

1.3 DEFINISI
Prosedur Kerja Asisten Divisi/Bibitan merupakan suatu pedoman transaksi pekerjaan dalam SAP yang harus dilakukan oleh Asisten Divisi/Bibitan. Berbagai jenis transaksi pekerjaan tersebut telah merujuk pada SAP Job Description yang bersangkutan dan merupakan bagian dari langkah SAP yang telah tertuang dalam prosedur umum per modul.

1.4 PROSEDUR
Prosedur Kerja Asisten Divisi dan Asisten Bibitan terdiri dari beberapa jenis transaksi pekerjaan yang harus dilakukan baik secara harian maupun periodik / bulanan.

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 5 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2 TRANSAKSI SAP
2.1 Membuat Reservasi
Semua permintaan barang harus dibuatkan Bon Permintaan Barang / Reservasi dalam progam SAP, dan di-aprove (diperiksa/disetujui) oleh Askep, KTU, dan Manager. Reservasi ini harus dibuat untuk tanggal kebutuhan hari-hari berikutnya (bukan hari yang telah lalu), minimal untuk kebutuhan hari ini. Dengan kata lain reservasi dibuat sebagai suatu perencanaan, misalnya:sesuai rencana kerja. Khusus permintaan barang untuk perbaikan mesin-mesin dan pergantian spare part, reservasi harus melalui modul Plant Maintenance (PM), dicetak dan ditandatangani manual oleh Manager. Dilihat dari tipe perpindahan barang/pergerakan barang, maka ada 2 kelompok reservasi yaitu 1. Reservasi untuk dipakai langsung (menjadi biaya), yaitu reservasi dengan kode perpindahan/movement type 201, 221 dan 261. 2. Reservasi perpindahan stock saja, misalnya untuk disimpan di gudang divisi untuk, yaitu reservasi dengan kode perpindahan/movement type 313 dari Gudang Central. Dalam hal ini perpindahan stock antar divisi tidak diperbolehkan. Keputusan reservasi untuk dipakai langsung atau disimpan di gudang, harus benar-benar seksama. Apabila diyakini bahwa barang tersebut habis dipakai langsung pada hari itu (tidak sisa atau tertunda), maka sebaiknya dipilih reservasi dengan kode movement type 201,221,261. Apabila ada kemungkinan sisa atau tertunda (karena hujan dll), maka sebaiknya dipakai reservasi dengan kode movement type 313, misalnya pupuk dan Pestisida / Herbisida. Selanjutnya pengeluaran dilakukan dari Gudang Divisi sesuai bon pengeluaran mandor. Untuk permintaan barang kantor ke Gudang Central, Pengembalian Material dari Gudang Divisi ke Gudang Central, dan Klinik, dapat dilakukan oleh Pembukuan/KTU.

Langkah-langkah

Tujuan Transaksi Menu path Otorisasi

Membuat permintaan barang. Catatan : tranksaksi ini sebagai pengganti Bon Permintaan Barang MB21
SAP menu => Logistics => Materials Management => Inventory Management => Reservation => Create Pembukuan, Ast Div, Ast Tek, Ast Cvl, Askep, KTU, Manager

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 6 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.1.1

Create Reservation : Initial Screen

Nama /Judul Field Base date Movement type

Plant

Penjelasan Tanggal kebutuhan material/barang. Field ini adalah kode yang menentukan jenis permintaan barang. Pemakaian kode ini adalah sbb : 313!Stock Transfer (permintaan barang dari Gudang Central ke Gudang Divisi, atau permintaan barang dari Divisi ke Divisi dalam Plant ybs ) 201!Permintaan barang dari Gudang Central/Divisi ke Cost Center. 221!Permintaan barang dari Gudang Project ke WBS. 261!Permintaan barang dari Gudang Central/Divisi ke Order. Kode Unit yang mengeluarkan barang. ), kemudian sistem akan menampilkan layar Create

Selanjutnya klik tombol Enter ( Reservation: New Items 2.1.2

Enter Reservation : New Items

Dengan movement type 313

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 7 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Dengan movement type 201

Dengan movement type 221

Dengan movement type 261

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 8 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Nama /Judul Field G/L Account

Cost Center

WBS Element

Order

Goods Receipient Recv. Sloc

Material Quantity UnE Sloc Batch

Penjelasan Nomor perkiraan pembebanan biaya Field ini muncul di layar bila reservasi di si dengan movement type: 201, 221, 261 Pusat pembebanan biaya (penampung biaya) Field ini muncul di layar bila reservasi di si dengan movement type: 201 Penampung biaya untuk suatu project. Field ini muncul di layar bila reservasi di si dengan movement type: 221 Pusat pembebanan biaya (penampung biaya) Field ini muncul di layar bila reservasi di si dengan movement type: 261 Nama penerima barang (bila semua barang diterima oleh satu orang) = Receiving Storage Location, di isi kode lokasi/gudang penerima barang misal : DV01 ! Gudang Divisi 1. Field ini muncul di layar bila reservasi di si dengan mvt type: 313. Field ini menentukan nama material yang diminta Jumlah barang yang diminta. Satuan dari barang yang diminta. Storage Location (Lokasi/gudang pengeluaran barang) Batch number. Field ini mengontrol barang yang memiliki jangka waktu pakai, misal Herbitisida. Sistem akan meminta diisi bila barang tersebut memiliki batch. Untuk barang yang tidak memiliki batch field ini tidak perlu diisi.

Selanjutnya klik tombol Choose ( ), kemudian sistem akan menampilkan layar Create Reservation : Create Reservation : Detail 001/# (lihat appendix. 5.6.1.3)

2.1.3

Create Reservation : Detail 001/#

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 9 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Dengan movement type 313

Dengan movement type 201

Dengan movement type 221

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 10 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Dengan movement type 261

Nama /Judul Field Movement type Stor. Location Unit of entry Reqmt. Date Recipient Text

Penjelasan/Langkah Kode yang menentukan jenis permintaan barang. Kode gudang pengirim Jumlah barang yang diminta Isi tanggal kebutuhan barang Isi nama penerima barang Isi keterangan permintaan barang Contoh : Ha untuk Pestisida pupuk. Jika ingin menambah item lagi, klik tombol (

).

Jika tidak menambah item, klik tombol overview ( ) , dan sistem akan menampilkan layar Create Reservation : Overview . 2.1.4 Create Reservation : Overview

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 11 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Klik tombol post ( ) untuk menyimpan/posting data, pada layar tampil Create Reservation : Initial Screen . Pada bagian bawah layar tersebut terdapat pesan Document 00000000NNN posted .

2.2 Melakukan Pengeluaran Barang (Goods Issue) Ulang

Pengeluaran barang tanpa reservasi dapat dilakukan hanya untuk pengeluaran divisi atau dari gudang project, dan dibebankan langsung sebagai biaya. Untuk pengeluaran barang di Divisi dilakukan sbb : Kerani di Divisi mengeluarkan barang berdasarkan Bon Pengeluaran Barang yang telah disetujui oleh Asisten Divisi. Setelah barang dikeluarkan, Bon Pengeluaran Barang tersebut ditandatangani oleh penerima barang (Mandor). Selanjutnya berdasarkan Bon Pengeluaran tersebut, Pembantu Kerani Divisi segera melakukan posting data ke sistem SAP, melalui proses Goods Issue Akhir dari proses ini sistem akan memberikan nomor dokumen sebagai hasil posting Jika pada sore harinya ada pengembalian barang karena tidak habis dipakai, maka transaksi pengeluaran yang telah dilakukan pada pagi hari tersebut harus segera direverse oleh KTU dan dilakukan pengeluaran ulang sesuai dengan jumlah aktual terpakai dengan posting date sesuai tanggal pengeluaran.
Langkah-langkah

Tujuan Transaksi Menu path Otorisasi

Melakukan pengeluaran barang dari gudang divisi (tanpa reservasi SAP) berdasarkan aktual pengeluaran (dibebankan sebagai biaya) MB1A Logistics -> Materials management -> Inventory management ; Goods movement -> Goods issue Krani gudang divisi, krani divisi, Asst.Teknik, Asst.Civil, Asst.Divisi, Askep Kebun, KTU Kebun, Manager Kebun.

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 12 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.2.1

Enter Goods Issue : Initial Screen

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah

Document date Posting date Movement type

Plant Storage location Print

Isi tanggal transaksi / tanggal pengeluaran barang. Isi tanggal transaksi / tanggal pengeluaran barang. Isi tipe pembebanan biaya, isi dengan : 201 jika dibebankan ke Cost Center 221 jika dibebankan ke Project 261 jika dibebankan ke Internal Order Isi kode inisial unit (kebun/pabrik/kcp/bulking) Isi kode gudang yang mengeluarkan barang, misalnya: DV01 Tick (beri tanda v); kode bahwa dokumen pengeluaran akan di cetak ke kertas ), kemudian sistem akan menampilkan layar Klik tombol Enter ( Enter Goods Issue : Collective Processing .

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 13 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.2.2

Enter Goods Issue : Collective Processing

Nama /Judul Field G/L Account Cost Center WBS Element Order Receipient Material Quantity UnE Batch

Penjelasan/Langkah Isi nomor perkiraan pembebanan biaya Pusat pembebanan biaya (penampung biaya) Field ini muncul di layar bila diisi dengan movement type: 201 Penampung biaya untuk suatu project. Field ini muncul di layar bila diisi dengan movement type: 221 Pusat pembebanan biaya (penampung biaya) Field ini muncul di layar bila diisi dengan movement type: 261 Isi nama penerima barang (bila semua barang diterima oleh satu orang) Isi nomor material yang diminta Isi jumlah barang yang diminta/dikeluarkan. Satuan dari barang, otomatis bila nomor material sudah diisi Batch number. Field ini mengontrol barang yang memiliki jangka waktu pakai, misal Herbitisida. Sistem akan meminta diisi bila barang tersebut memiliki batch. Untuk barang yang tidak memiliki batch field ini tidak perlu diisi. ), untuk memastikan diinput Selanjutnya klik tombol Enter ( sudah benar. Bila ingin menambah/mengubah lebih detail, misalnya: keterangan, quantity barang dll; lakukan proses berikut : Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 14 of 74

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah Pada menu bar, klik Goto => Detail from Item , atau klik 2 x pada baris yang akan diberi keterangan. Selanjutnya sistem akan menampilkan kembali layar Enter Good Issue: Details xxx/xxx

Nama /Judul Field Unit of entry G/L Account Cost Center WBS Element Order Goods recepient Text

Penjelasan/Langkah Jumlah barang yang diminta Nomor perkiraan pembebanan biaya Field ini muncul di layar bila diisi dengan movement type: 201 Field ini muncul di layar bila diisi dengan movement type: 221 Field ini muncul di layar bila diisi dengan movement type: 261 Nama penerima barang Beri keterangan seperlunya Untuk pemakaian pupuk dan agrochemical diisi dengan luas hektaran yang teraplikasi, misalnya: 20 ha untuk pemupukan semester I. Seharusnya otomatis dari reservasi (asisten seharusnya mencatumkan kode ha pada text reservasi yang dibuatnya). Klik tombol Next item ( ) untuk melihat detail item material selanjutnya. Klik tombol Post ( ) untuk menyimpan datanya. Selanjutnya sistem akan menampilkan kembali layar Enter Goods Issue : Initial Screen, di bagian bawah layar tersebut terdapat pesan Document # Posted.

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 15 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.3 Mencek penerimaan, pengeluaran dan pembatalan persediaan barang

Langkah-langkah Tujuan Untuk memeriksa dokumen yang telah diposting. Transaksi MB51 Menu path Logistics => Materials Management => Inventory Management Environment => List Display => Mat.doc.for material. Otorisasi Kr.Div, Ka.Gudang, Pembukuan, Asst.Lab, Asst.Proses, Askep Kebun/Mill, KTU kebun/Mill, Manager Kebun/Mill. 2.3.1 Display Material Documents for Material

Nama/Judul Field Material Plant Storage location Batch Movement type Special stock indicator Posting date Vendor Posted by

Penjelasan/Langkah Isi nomor barang yang ingin dilihat dokumennya Isi kode inisial unit. Isi kode gudang saat barang di terima/dikeluarkan. Isi kode penyimpanan barang untuk material tertentu Isi kode perpindahan barang Field ini tidak dipergunakan. Isi batasan tanggal posting dokumen Isi nomor kode supplier Isi user yang melakukan posting dokumen Selanjutnya klik tombol Execute ( ), dan sistem akan menampilkan layar Material Documents by Material .

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 16 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.3.2

Material Document by Material

Nama/Judul Field

Penjelasan/Langkah

Bentuk standar yang ditampilkan akan ditampilkan dalam 2 baris informasi. Pada bagian pertama ditampilkan nomor barang, deskripsi barang, plan, dan deskripsi plan. Pada bagian kedua akan memuculkan detil transaksi, baik penerimaan, pengeluaran, maupun pembatalan-pembatalan untuk barang yang dimaksud urut berdasarkan tanggal posting. Field yang ditampilkan adalah : Kode gudang, kode perpindahan barang, nomor dokumen, item ke berapa, tanggal posting, quantity, dan satuan barang

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 17 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.4 Melihat Dokumen Reservasi

Asisten divisi yang memerlukan barang untuk divisinya, akan memesan barang tersebut ke Gudang Sentral. Pemesanan barang dilakukan dengan proses Reservation, di mana Kerani Gudang Sentral hanya akan mengeluarkan barang yang dipesan oleh Asisten Divisi, apabila reservasi yang diajukan asisten divisi tersebut telah disetujui oleh Manager atau KTU-nya. Pada kasus lain yang sering terjadi, ada satu divisi yang meminjam barang dari divisi lainnya, karena mungkin di gudang sentral tidak ada atau karena masalah kesulitan transportasi. Peminjaman itupun hanya bisa diberikan apabila asisten divisinya mengajukan reservasi dan barang baru boleh dikeluarkan dari divisi yang dipinjamnya, apabila reservasinya telah disetujui. Kerani Gudang Divisi, sebagai petugas yang bertanggung jawab terhadap pengeluaran dan penerimaan barang, perlu bisa mendisplay reservasi, baik reservasi dari divisi lain atas peminjaman barang ke divisinya, ataupun reservasi yang dibuat asistennya untuk meminta barang dari gudang sentral Kerani Gudang Divisi harus melakukan proses Display Reservation untuk mengetahui apakah Reservation tersebut telah lengkap persetujuaanya. Jika persetujuannya telah lengkap, maka barang dapat dikeluarkan. Langkah mendisplay-nya adalah sbb :

Langkah langkah :

Transaksi Menu path Otorisasi 2.4.1

MB23 Logistics => Materials Management => Inventory Management => Reservation => Display All Kerani, Pembukuan, All Asisten, Askep, KTU , Manager

Display Reservation : Initial Screen

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 18 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Penjelasan Nomor reservasi yang hendak ditampilkan.

Nomor : JD12

Nama /Judul Field Reservation Langkah berikutnya

Klik tombol sehingga sistem akan menampilkan layar Display Reservation # : Overview seperti tampilan di bawah ini : 2.4.2 Display Reservation xxxxxxxxxx : Overview

Nama /Judul Field Movement type Goods receipient Recv. Sloc Reqmt. Quantity BUn Material Plant Sloc Batch Reqmts. Date Qty withdr. Material Description Mvt FIs

Penjelasan Kode perpindahan barang Nama user pengambil barang Kode gudang penerima barang Jumlah barang yang diminta Satuan barang Nomor Barang Kode inisial unit Kode gudang pemberi barang Kode tempat penyimpanan untuk barang-barang tertentu Tanggal barang dibutuhkan Jumlah barang yang dikeluarkan Nama barang Otomatis terisi (tanda ) jka sudah disetujui oleh Manager Otomatis terisi (tanda ) jika barang sudah dikeluarkan dari Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 19 of 74

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Penjelasan gudang Terisi tanda

Nomor : JD12

Nama /Judul Field Del

jika permintaan pada material tersebut dihapus dan sistem akan

Klik salah satu item, kemudian klik tombol mengeluarakan layar Display Reservation # : detail 0001 / 0002 2.4.3 Display Reservation # : detail #### / ####

Nama /Judul Field Movement type Plant Material Stor. location Unit of entry Stockkeepg. unit Reqmts. Date Move allowed Final issue Item Deleted Qty withdr. Goods receipient

Penjelasan Kode perpindahan barang Kode inisial unit Nomor Barang Kode gudang pemberi barang Jumlah barang yang diminta Jumlah barang yang dikeluarkan Tanggal barang dibutuhkan Otomatis terisi tanda jka sudah disetujui oleh Manager Otomatis terisi tanda jika barang sudah dikeluarkan dari gudang Otomatis terisi tanda jika permintaan pada material tersebut dihapus Jumlah barang yang dikeluarkan Nama user pengambil barang Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 20 of 74

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Penjelasan Keterangan permintaan barang

Nomor : JD12

Nama /Judul Field Text Langkah berikutnya

Klik tombol overview kemudian tekan tombol header layar Display Reservation # : Header 2.4.4 Display Reservation # : Header

, sistem akan menampilkan

Nama /Judul Field Base Date Name Mvt Goods Recipient Recv. Sloc Klik tombol

Penjelasan Tanggal Penginputan dokumen Nama pembuat reservasi Kode perpindahan barang Nama pengambil barang Kode gudang penerima barang

untuk keluar

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 21 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.5 Melihat Dokumen Material

Langkah-langkah Tujuan Transaksi Menu path Otorisasi Melihat dokumen penerimaan, pengeluaran atau pembatalan yang telah dilakukan MB03 Logistics => Materials Management => Inventory Management => Material Document => Display Ka.Gudang, Kr.Divisi, Pembukuan,Asst.Teknik, Asst.Civil, Asst.Divisi, Asst.Lab, Asst.Proses, Ast.Maint, Askep Kebun/Mill, KTU Kebun/Mill, Manager Kebun/Mill.

2.5.1

Display Material Document : Initial Screen

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah

Material doc. Mat. Doc. Year

Nomor dokumen yang akan dilihat Tahun dokumen yang akan dilihat Klik tombol sehingga sistem akan menampilkan layar Display Material Document xxxxxxxxxx : Overview

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 22 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.5.2

Display Material Document xxxxxxxxxx : Overview

2.6 Membuat Dokumen Pemeriksaan Stok Fisik

Proses ini adalah proses melakukan Pemeriksaan Stock Fisik Material dan Barang gudang
Langkah-langkah

Tujuan Transaksi Menu path Otorisasi 2.6.1

Membuat form pemeriksaan stock fisik barang MI01. SAP menu => Logistics => Materials Management => Physical Inventory =>Phys. Inventory doc => Create. Krn Gudang, Krn Divisi, KTU, Manager

Create Physical Inventory Document : Initial Screen

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 23 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Nama/Judul Field Document date Planned count data Loc.of phsy.inv Plant Storage location Special stock

Penjelasan/Langkah Isi tanggal pembuatan dokumen Isi tanggal Rencana dilakukan penghitungan Isi kode inisial unit Isi kode lokasi penyimpanan barang Isi kode untuk spesial stock Klik tombol Enter Sistem akan menampilkan layar Create Physical Inventory Document New Items seperti tampilan di bawah ini :

2.6.2

Create Physical Inventory Document New Items

Nama/Judul Field Plant Stor. Loc. Material Material Description Batch Del

Penjelasan/Langkah Isi kode inisial unit Isi kode lokasi penyimpanan barang Isi nomor Kode barang Isi nama Barang Isi kode tambahan untuk penyimpanan barang Isi indikator penghapusan material dari dokumen stok fisik. Klik tombol Sistem akan menampilkan layar Create Physical Inventory Document : Collect Processing seperti tampilan di bawah ini

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 24 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.6.3

Create Physical Inventory Document : Collect Processing

Kemudian klik tombol save

dan catat nomor dokumennya.

2.7 Melakukan print daftar barang untuk check stock fisik

Proses ini adalah mencetak dokumen Pemeriksaan Stok Fisik Barang yang telah dibuat. Proses ini dilakukan oleh Krani Gudang Divisi melalui proses Print Physical Inventory Document Langkah-langkah Tujuan Mencetak formulir pemeriksaan fisik barang Transaksi MI21. Menu path SAP menu => Logistics => Materials Management => Physical Inventory =>Phys. Inventory doc => Print. Otorisasi Krn Divisi, KTU , Manager

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 25 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.7.1

Print Physical Inventory Document

Nama/Judul Field Physical inventory document Fiscal year Plant Storage location Planned count date Phys. Inventory ref.

Penjelasan/Langkah Masukkan nomor dokumen pemeriksaan stok fisik barang yang akan diprint Isi tahun pembukuan (tidak wajib diisi) Kode plant yang melakukan pemeriksaan stok fisik barang (tidak wajib diisi) Lokasi /gudang pelaksanaan peeriksaan stok fisik barang. (tidak wajib diisi) Tanggal rencana perhitungan stok fisik barang (tidak wajib diisi) Nomor referensi ekternal yang berkaitan dengan dokumen pemeriksaan stok fisik barang. Selanjutnya klik tombol layar Print sehingga sistem akan menampilkan

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 26 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.7.2

Print

Nama/Judul Field

Penjelasan/Langkah

Output device Number of copies Print immediately Delete after print New Spool Request

Isi kode Printer Isi jumlah lembar pencetakan Beri tanda jika ingin langsung dicetak Beri tanda jika ingin langsung menghapus spool di server Beri tanda jika ingin membuat spool baru di server Klik tombol untuk menampilkan dokumen pemeriksaan fisik stok di layar monitor, selanjutnya sistem akan menampilkan layar Print Preview seperti contoh di bawah. Klik tombol untuk mencetak dokumen di Printer. Selanjutnya di bagian bawah layar tersebut terdapat pesan Spool request (number #) created

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 27 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.8 Menginput hasil perhitungan check stock fisik

Setelah dokumen Pemeriksaan Stock Fisik Barang di print, selanjutnya Pembantu Kerani Divisi melakukan pengecekan fisik barang (jika diperlukan Asisten Divisi ikut serta dalam pengecekan tersebut ). Selanjutnya hasil dari pengecekan tersebut diisi pada dokumen Pemeriksaan Stok Fisik Barang . Setelah selesai pengecekan, dokumen tersebut ditanda tangani, kemudian data pada dokument diinput ke sistem SAP. Cara menginput data tersebut melalui proses Enter Inventory Count dengan langkah sbb : Langkah-langkah Tujuan Mengisi data hasil pengecekan ke dalam SAP Transaksi MI04. Menu path SAP menu => Logistics => Materials Management => Physical Inventory => Inventory Count => Enter. Otorisasi Krn Div, KTU, Manager

2.8.1

Enter Inventory Count : Initial Screen

Nama/Judul Field Phys.inventory doc Fisical year Count date Variance in %

Penjelasan/Langkah Isi nomor dokumen stock fisik Isi tahun dokumen Isi tanggal Penghitungan Isi persentase toleransi ketidaksesuain yang diperbolehkan (tidak wajib diisi) Klik tombol sehingga sistem akan menampilkan layar Enter Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 28 of 74

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Nama/Judul Field

Penjelasan/Langkah Inventory Count # : Collect Processing seperti contoh di bawah.

2.8.2

Enter Inventory Count : Collect processing

Nama/Judul Field

Penjelasan/Langkah

Plant Stor loc Material Quantity UnE Material description

Kode inisial unit Kode lokasi penyimpanan barang Kode barang Isi jumlah barang sesuai perhitungan Satuan barang Nama barang Klik sehingga akan tampil kembali layar Enter Inventory Count : Initial Screen , dan pada bagian bawah layar tersebut terdapat pesan Count enter for phys. Inv. Doc #.

2.9 Print perbedaan hasil stock fisik dan memberikan ke Asisten Divisi.
Setelah data pada dokumen Pemeriksaan Stok Fisik Barang diinput ke sistem, selanjutnya dilakukan proses Print Difference List. Tujuannya untuk melihat apakah ada perbedaan antara stok fisik barang dengan stok yang dibukukan dalam sistem SAP. Jika tidak ada perbedaan, maka dokumen tersebut harus ditanda tangani yang .

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 29 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Jika terdapat perbedaan, harus dilakukan pemeriksaan ulang. Proses yang dilakukan adalah sbb : pertama kai harus dilakukan proses Initiate Recount yang dilanjutkan dengan proses Print Physical Inventory Document. Setelah dokumen diprint, dilakukan pemeriksaan ulang terhadap stok fisik barang tersebut. Hasil dari pemeriksaan tersebut diinput kembali ke dalam sistem melalui proses Enter Inventory Count . Setelah data selesai diinput, dilakukan proses Print Difference List. Jika hasil ini tetap menunjukan adanya perbedaan antara jumlah barang yang dibukukan dengan hasil pemeriksaa fisik stok, maka harus dilaporkan hal tersebut ke pada Manager, dan KTU/kasie untuk dilanjutkan ke VP/FA.
Adapun langkah print perbedaan hasil stock fisik dimaksud adalah sbb :

Langkah-langkah Tujuan Transaksi Menu path Otorisasi 2.9.1 Melihat selisih antara hasil perhitungan manual dengan yang tercatat di sistem MI20. SAP menu => Logistics => Materials Management => Physical Inventory => Difference => Difference List. Krn Divisi,KTU, Manager

List of Inventory Differences

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 30 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Nama/Judul Field Material Plant Storage location Physical Inventory Document

Penjelasan/Langkah Isi nomor kode barang, kosongkan untuk nampilkan semua material pada physical inventory document Isi kode inisial unit Isi kode lokasi penyimpanan, yang dilakukan pengecekan stok fisik Masukan nomor physical inventory document yang diperoleh sewaktu melakukan phisical check Kolom lainnya tidak perlu diisi Klik tombol sehingga sistem akan meampilkan layar Print List of Difference seperti tampilan berikut :

2.9.2

Print List of Difference

Nama/Judul Field Ph.inv.doc Item Batch Sloc Book quantity Qty counted Difference qty Bun Difference amt. Curr.

Penjelasan/Langkah Nomor physical inventory document Nomor urut Kode lokasi penyimpanan tambahan Kode lokasi penyimpan Jumlah yang tercatat di dalam SAP Jumlah yang hitung secara maual Jumlah perbedaan antara yang tercatat penghitungan manual Satuan barang Jumlah perbedaan dalam rupiah Satuan mata uang

di

SAP

dengan

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 31 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.10 Menghitung Ulang Stok Fisik Material Yang Beda Jumlahnya

Setelah diprint dan diketahui yang selisih, maka lakukan perhitungan ulang pada fisik barang yang selisih tersebut. Setelah selesai dihitung ulang, masukkan kembali data hasil penghitungannya. Langkah-langkah Transaksi Menu path Otorisasi 2.10.1 MI11. SAP menu => Logistics => Materials Management => Physical Inventory => Phys. Inventory doc.=> Recount Krn Divisi, KTU , Manager

Enter Recount : Initial Screen

Nama/Judul Field Physical Inventory Document Fisical year Planed count date Docment date

Penjelasan/Langkah Masukan nomor physical inventory document yang diperoleh sewaktu melakukan physical inventory check Isi tahun dokumen Isi tanggal rencana penghitungan kembali Isi tanggal pembuatan dokumen , kolom lainnya tidak wajib diisi sehingga sistem akan menampilkan kembali layar Klik tombol Enter Recount : Selection List seperti tampilan di bawah .

2.10.2

Enter Recount : Selection List Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 32 of 74

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Nama/Judul Field Plant Stor.loc. Item Batch Difference qty. BUn Diff. Amount Material description Ph.inv.doc

Penjelasan/Langkah Klik item-item barang yang akan dihitung dan diinput ulang, Kode inisial unit Kode lokasi penyimpanan barang Nomor urut Kode tambahan lokasi penyimpanan barang Jumlah selisih antara yang tercatat di sistem SAP dengan perhitungan manual Satuan barang Perbedaan dalam rupiah Nama barang Nomor dokumen physical inventory yang akan dilakukan penghitungan kembali. klik tombol untuk posting data, dan sistem akan menampilkan kembali layar Enter Recount : Initial Screen , dan di bagian bawah layar akan terdapat pesan Physical inventory document # created Selanjutnya lakukan kembali proses Print Physical Document dan Maintain Counted Quantity seperti yang telah diuraikan di atas.

2.11 Mencatat Di SAP Perhitungan Ulang Stok Fisik Material Yang Beda Jumlahnya
Bila hasil perhitungan kedua tetap menunjukkan selisih, maka harus dilakukan koreksi perbedaan antara stok fisik barang dengan stok yang dibukukan dalam sistem. Sebagai catatan bahwa Proses ini hanya dapat dilakukan setelah melakukan kembali proses Enter Inventory Count. Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved : Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 33 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Langkah-langkah Tujuan Transaksi Menu path

Otorisasi

Penyesuaian selisih perhitungan MI07. SAP menu => Logistics => Materials Management => Physical Inventory => Difference => Post
-

2.11.1

Post Inv. Differences : Initial Screen

Nama/Judul Field Physical inventory document Fiscal year Posting date

Penjelasan/Langkah Isi dengan nomor dokumen pemeriksaan fisik barang . Isi tahun pembukuan (tidak wajib diisi) Isi tanggal dilakukan posting. Klik tombol Sistem akan menampilkan layar Post Inv. Differences # : Selection Screen seperti tampilan di bawah :

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 34 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.11.2

Post Inv. Differences : Selection Screen

Nama/Judul Field Plan Stor.loc. Batch Difference qty. Diff.sales.value Reas.

Penjelasan/Langkah Klik masing -masing item yang akan di posting Kode inisial unit Kode lokasi penyimpanan barang Kode tambahan lokasi penyimpanan barang Selisih jumlah antara yang tercatat di sistem SAP dengan perhitungan manual Selisih jumlah dalam rupiah antara yang tercatat di sistem SAP dengan perhitungan manual Alasan dilakukannya post stock fisik Kosongkan untuk plantation. Selanjutnya klik tombol untuk posting Kemudian sistem kembali ke layar Post Inv. Differences : Initial Screen , dan dibagian bawah layar tersebut akan terdapat pesan Diffs. Phys. Inv. Doc # posted with m.doc #.

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 35 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.12 Stock Transfer dari lokasi Bibitan ke lokasi Immature

Transfer Posting 313 Transfer Posting 315
Gudang Divisi

Gudang Bibitan

Goods Issue 221

Immature Dev

Seedling (Bibitan)

Mencatat Permintaan Bibitan untuk ditanam di lapangan dengan Reservasi movement type 313.Yang Melakukan: Asisten divisi. Proses ini sama dengan proses membuat reservasi untuk barang yang diminta untuk di stockkan di gudang divisi. Setelah diinput, perlu disetujui (approve) oleh Askep, KTU, dan Manager.Hasil Input: Nomor Reservasi. Mencatat Bibitan yang dikirim ke divisi lapangan dengan Transfer Posting 313,menunjuk nomor reservasi yang sudah disetujui. Yang Melakukan: Kerani bibitan.Hasil Input: Stock bibitan di gudang bibitan berkurang,sedangkan stock di gudang divisi bertambah. Mencatat Bibitan yang diterima di divisi lapangan dengan Transfer Posting 315. Yang Melakukan: Kerani divisi.Hasil Input: Stock bibitan di gudang divisi berpindah dari status "sedang ditransfer" menjadi "dapat digunakan" (unrestricted use). Mencatat Bibitan yang ditanam di lapangan dengan Goods Issue movement type 221.Yang Melakukan: Kerani divisi. GL Account: 7302200 (Alokasi Biaya Bibit u/ Penanaman) WBS Element: diisi immature development (misalnya: SMBE1ID/001) Hasil Input: Stock bibitan di divisi berkurang, WBS element tercatat biaya.

2.13 Review dan Posting hasil input data aktual pekerjaan

Setelah jam kerja karyawan selesai, para Mandor, Operator dan Supir akan membuat manual laporan kerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Laporan kerja tersebut terdiri dari :
1. Buku Kegiatan Mandor (BKM)

Di dalamnya terdapat data : status pekerja, jenis dan lokasi pekerjaan, jumlah HK dan jumlah hasil kerja. 2. Kartu Kerja Kendaraan / Alat Berat / Mesin
Di dalamnya terdapat data : jenis dan lokasi pekerjaan, jumlah km / jam penggunaan unit.

Data tersebut diinput oleh Kerani Divisi/Bibitan dalam menu Activity Allocation. Data yang sudah diinput oleh Kerani belum masuk dalam SAP apabila belum diposting oleh Asisten. Sebelum memposting data Activity Allocation, Asisten diharuskan memeriksa kebenaran datanya. Asisten bertanggung jawab atas data yang masuk ke dalam SAP .

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 36 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Langkah-langkah Tujuan Transaksi Menu path Otorisasi Memeriksa dan Memposting input data Activity Allocation ZZ21 Accounting > Controlling > Cost Center > Actual Posting > Activity Allocation > Review/Posting Kr. Teknik, Kr. Div, Pembukuan, Asisten (Teknik, Civil, Divisi, Lab, Proses), Askep (Estate, Proses, Maintenenace) , KTU (Est/Mill), Manager (Est/Mill)

2.13.1

SPDE Review/Posting Data Penjelasan/Langkah Nama yang terdaftar User SAP yang menginput. Tanggal data yang akan direview dan diposting Jika di-Tick akan tampil data yang belum dan sudah diposting Jika di-Untick akan tampil data yang belum diposting saja Klik sehingga muncul tampilan SPDE ReviewPosting seperti di bawah

Nama /Judul Field Data Input by Posting Date Include Posted Allocation

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 37 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.13.2

SPDE Review/Posting Data

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah

Pada kolom Err apabila kosong Pada kolom Err apabila terisi

berarti data belum diposting berarti data sudah di posting

Untuk menghapus line item, apabila belum diposting, beri tanda lalu klik Untuk mengedit line item, Klik 2x line item yang salah dan lakukan perubahan pada kolom yang perlu diubah, Enter dan klik Apabila setelah direview tidak ada lagi data yang salah maka untuk memposting klik lalu klik

Setelah diposting akan mengeluarkan Nomor Dokumen, seperti pada kolom tampilan dibawah, kemudian klik Enter Information (lihat di bawah)

2.14 Melihat dokumen Activity Allocation

Proses ini dilakukan untuk melihat / display dokumen activity alocation yang telah diinput oleh krani divisi. Langkah langkah Tujuan Transaksi Melihat Dokument Activity Allocation. KB23N Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 38 of 74

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Menu path Otorisasi

Accounting -> Controlling -> Cost centers accounting ; Actual postings -> Activity allocation -> Display Krn.Teknik, Krn.Divisi, Pembukuan, Ast.Teknik, Ast.Civil, Ast.Divisi, Askep, KTU, Manager

Display Activity Allocation : Inisial Screen

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 39 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Nama /Judul Field

Document number

Penjelasan/Langkah Setelah menjalankan menu path, akan muncul tampilan Display Activity Allocation: Initial Screen Masukan nomor document misalnya 11883073

Klik sehingga muncul kembali tampilan Display Activity Allocation: Initial Screen yang merupkan alokasi dari cost center ke cost objectnya . Tampilan seperti di bawah ini

Display Activity Allocation : List Screen

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah

Untuk kembali, tekan Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

. Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 40 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.15 Input Activity Allocation by Doc Number

Data Activity Allocation (SPDE) yang telah diposting oleh Asisten tidak dapat diedit (diperbaiki) apabila ada kesalahan. Untuk memperbaikinya Asisten harus mencari Nomor Dokumen yang didalamnya terdapat data yang salah (sebelum direverse) .Nomor dokumen tersebut digunakan untuk memperbaiki data yang salah dengan menginput "ulang" Activity Allocation melalui Model Document Number. Dokumen yang salah tersebut kemudian harus direverse oleh Askep. Langkah-langkah Tujuan Menginput ulang Activity Allocation dengan Dokumen yang di dalamnya ada data yang salah (untuk menggantikan input ulang secara keseluruhan) . Transaksi ZB21 Menu path Accounting > Controlling > Cost Center > Actual Posting > Activity Allocation > Enter 2.15.1 Enter Activity Allocation : Initial Screen

Nama /Judul Field Document date Posting date Version Document Number Screen variant Model Doc Number

Penjelasan/Langkah Tanggal dokumen (otomatis) Masukan tanggal posting (tanggal data/transaksi). 0 kosongkan kosongkan Isi dengan Nomor Dokumen yang di dalamnya ada data yang salah Klik sehingga muncul tampilan Enter Activity Allocation : List Screen

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 41 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.15.2

Enter Activity Allocation : List

Nama /Judul Field Sender Cost Center Activity Type Acty Consump Rec Cost Center Output Quantity UN

Penjelasan/Langkah Perbaiki data yang salah Perbaiki data yang salah Perbaiki data yang salah Perbaiki data yang salah Perbaiki data yang salah otomatis dan. Setelah selesai memperbaiki data klik Apabila selesai dilakukan maka Nomor Dokumen yang salah harus direverse oleh Askep.

2.16 Input data non-financial (SKF : Statistical key Figure)

Transaksi ini untuk menginput data non financial (SKF), seperti data areal statement, curah hujan, dll.
Langkah-langkah

Tujuan Transaksi Menu path Otorisasi

Memasukkan/input data SKF ke Cost Object. KB31N Accounting -> Controlling -> Cost centers accounting ; Actual postings -> Stat. key figures -> Enter Krn.Divisi, Ast.Teknik, Ast.Civil, Ast.Div, Ast.Mill, Askep, KTU, Manager

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 42 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.16.1

Enter Statistical Key Figures : Initial Screen

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah

Document date Posting date Document Text Screen variant

Setelah menjalankan menu path, akan muncul tampilan Enter Statistical Key Figure: Initial Screen Terisi otomatis Masukan tanggal posting (tanggal data) Boleh diisi / tidak Isi dengan salah satu pilihan (klik tanda panah ke bawah disebelah kanan). Pilihan tergantung cost objectnya, misal : Cost center, Internal Order, WBS
Penjelasan/Langkah Masukan cost center yang menampung data SKF misal LIBE1A-O2 Masukan Statistical Key Figure, misalnya JLHPK dan TM Terisi otomatis Masukan jumlah SKF-nya, misalnya 4290 dan 30 Terisi otomatis Klik Enter lanjutkan post akan muncul nomor documen hasil input SKF. Untuk perubahan Areal Statement harus mendapat izin dari CEO

Nama /Judul Field Rec Cost Center StatKF T Quantity Sun

Catatan

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 43 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.17 Melihat dokumen aktual SKF posting di Cost Center

Transaksi ini dilakukan untuk melihat hasil input data Statistical Key Figure yang telah di input (diposting). Langkah-langkah Tujuan Melihat dokumen data SKF yang telah dimasukan ke Cost Object. Transaksi KB33N Menu path Accounting -> Controlling -> Cost centers accounting ; Actual postings -> Stat. key figures -> Display Otorisasi Krn.Teknik, Krn.Divisi,, Pembukuan, Ast.Teknik, Ast.Civil, Ast.Divisi, Ast Mill, Askep, KTU, Manager 2.17.1 Display Statistical Key figures : Initial Screen

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 44 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah Setelah menjalankan menu path akan muncul tampilan Display Statistical Key Figure: Initial Screen Masukan nomor dokumen yang akan ditampilkan Tekan sehingga muncul tampilan Display Statistical Key Figure: List Screen seperti layar di bawah.

Document number

2.17.2

Display Statistical Key Figures : List

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah

Untuk kembali, tekan

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 45 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.18 Transfer data panen dari ACSII file ke SAP (Harvesting Interface)
Data data panen diinput di program Harvesting (lokal) setelah dichek kebenarannya maka selanjutnya harus ditansfer ke program SAP. Transfer dari program Harvesting ke SAP dilakukan oleh Asisten Divisi. Langkah-langkah Tujuan Mentransfer data panen dari Harvesting Program ke SAP Transaksi ZHCO Menu path Otorisasi 2.18.1 Accounting > Controlling > Cost Center Acounting > Environment > Interface > Harvesting Ast.Divisi, Askep

Harvesting Intervace Enhancement Version 2.1

Nama /Judul Field

Tanggal Panen Untuk divisi Test run

Penjelasan/Langkah Setelah menjalankan menu path akan muncul tampilan Harvesting Interface Enhancement Version 2.1 Isi tanggal data panen yang akan ditransfer ke SAP Isi Nomor Divisi Di-Tick jika hanya mencoba Di-Untick jika menjalankan proses yang sebenarnya Klik tombol sehingga muncul tampilan seperti di bawah ini.

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 46 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah

Klik OK , untuk keluar, klik

2.18.2

Transfer data Payroll dari ACSII file ke SAP (Payroll Interface)

Data data payroll diinput di program Payroll (lokal) setelah dicek kebenarannya maka selanjutnya harus ditansfer ke program SAP. Transfer dari program Payroll ke SAP dilakukan oleh Asisten Divisi. Langkah-langkah Tujuan Mentransfer data payroll dari Program Payroll ke SAP Transaksi Menu path Otorisasi ZPCO Accounting -> Controlling -> Cost center accounting ; Environment -> Interface -> Payroll Ast.Divisi, Askep, KTU

Payroll Interface to CO Enhancement Ver.2.0

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah

Setelah menjalankan menu path, akan muncul tampilan Payroll Interface to CO Enhancement Ver.2.0 Tanggal Isi tanggal data Payroll yang akan ditransfer ke SAP Divisi Isi Nomor Divisi Author : System Department Rev. No. : 0 Reviewed : M. Idrus Marpaung Eff. Date : Approved : Page : 47 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Penjelasan/Langkah

Nomor : JD12

Nama /Judul Field

Tekan tombol sehingga muncul tampilan Import from local file, seperti di bawah Import From a Local File

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah

Klik tanda OK , dan untuk keluar klik 2.18.3 Tujuan Transaksi Menu path Melihat Laporan Hasil Transfer Panen di SAP Melihat dan memeriksa ulang hasil transfer data panen di SAP ZRET SMA Custom Report > Validation Report > Daily Data Validation > Oil Palm Data UpLoad > ZXD1 Harvesting Labour Usage > ZXD2 Harvesting Production

2.18.4

ZXD1 : Harvesting Labor Usage

Tampilan Dokumen / Kolom Isian Controlling Area

Keterangan SMA Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 48 of 74

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Keterangan

Nomor : JD12

Tampilan Dokumen / Kolom Isian Version Cost Center Group Posting Date Cetak Detail / Per Do Cetak per Tanggal Posting

0 Apabila ingin melihat satu unit kebun isi : $XXXX (XXXX : Inisial Kebun). Apabila ingin melihat satu Divisi isi : $XXXX-DIVn Isi tanggal Panen yang akan dilihat Tick disini jika ingin laporan detail per no dokumen Tick disini jika ingin leporan per tanggal porting Klik tombol atau jalankan Report secara Background process

2.18.5

ZXD1 : Harvesting Labor Usage

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 49 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.18.6

ZXD2 : Harvesting Production Statistic for Palm

Tampilan Dokumen / Kolom Isian

Keterangan Setelah menjalankan menu path, akan muncul tampilan Harvesting Production Statistics for Palm 0 Misal : 2002 SMA Apabila ingin melihat satu unit kebun isi : $XXXX (XXXX : Inisial Kebun). Apabila ingin melihat satu Divisi isi : $XXXX-DIVn Isi tanggal data panen yang mau dilihat Klik tombol atau jalankan Report dengan Background Process

Version Fiscal Year Controlling Area Cost Center Group Posting Date

2.18.7

ZXD2 : Harvesting Production Statistic for Palm

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 50 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.19 Melihat Laporan Hasil transfer Payroll di SAP

Tujuan Transaksi Menu path Melihat dan memeriksa ulang hasil transfer data Payroll di SAP ZRET SMA Custom Report > Validation Report > Daily Data Validation > Oil Palm Data UpLoad > ZXD3 : Payroll

2.19.1

ZXD3 : Payroll Data Upload

Tampilan Dokumen / Kolom Isian

Keterangan Setelah menjalankan menu path, akan muncul tampilan ZXD3 : Payroll Data Upload Tanggal data payroll yang akan dilihat Misal : 2002 Isi periode Isi nama yang mentransfer data Payroll ke SAP (Asisten Divisi) Isi : XXXX* (XXXX = Kode Unit) Klik tombol

Posting Date Fiscal Year Periode User Name Cost Center

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 51 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.19.2

ZXD3 : Payroll Data Upload

2.20 Create Notification Maintenance Request (M1) / Malfunction Report (M2)

Langkah-langkah Tujuan Untuk membuat pemberitahuan kerusakan Transaksi IW26 Menu path Logistics > Plant Maintenance > Maintenance Processing > Notification > Create (Special) > Maintenance Request Otorisasi All User Mill / Estate Create PM Notification : Initial screen

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 52 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Penjelasan/Langkah

Nomor : JD12

Nama /Judul Field

Notification Type

M1 (Maintenanace Request) rubah jika M2 (Breakdown Report Klick Enter ( )

Create PM Notification : Initial screen

Nama /Judul Field FunctLocation

Equipment Description

Penjelasan/Langkah Input kode FunctLocation unit hanya jika FunctLocation yang mengalami kerusakkan. jika yang rusak equipment maka tidak perlu diinput kolom ini. Input nomor equipment kendaraan/alat berat/mesin Input keterangan umum tentang masalahnya. Contoh: Loading Ramp macet. Perlu diingat Jangan diisi dengan tindakan yang harus bengkel lakukan.Contoh salah: Loading Ramp ganti oli. Masukan Maintenance Planning Group. Mis : M01- Mechanical Assistant ; T01- Technical Assist Masukan planning plant. Mis : LIBM > Libo PKS Masukan Main Work Center. Contoh : MECH01 atau TECH01 Dikosongkan Masukan nama orang yang melapor permintaan Notification. Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 53 of 74

Responsibilities Planner Group Planning Plant Main WorkCtr Person Responsi Reported by

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Nama /Judul Field Notif. Date Besic dates Req start

Penjelasan/Langkah Contoh : Fathur Masukan tanggal ketika Notification dibuat. Contoh: 06.03.2003 Tanggal kapan Notification ini harus ditindaklanjuti oleh Workshop. Jika tanggal jatuh pada hari libur/Minggu maka perlu dua kali enter (akan ada peringatan). Contoh: 06.03.2003 Tanggal diharapkan maintenance selesai dikerjakan oleh Workshop. Masukan prioritas 1= High, 2= Medium, 3= Low. Contoh : 3

Required end Priority Reference Object FunctLocation Equipment Assembly Item Damage Text Cause code Cause text

Masukan Functional Location Number Contoh : LIBM-PE-G-0201 Isi nomor equipment jika yang ingin dirawat adalah equipment. Dikosongkan

Masukan kode masalah Masukan keterangan masalah Masukan kode penyebab masalah. Wajib diisikan waktu proses Confirmation. Masukan keterangan penyebab masalah.

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 54 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Display ini untuk mengetahui apakah ada notification lain yang pernah dibuat. Pada Object information diatas terlihat sudah ada Notification dan Work.Order untuk equipment yang sama. Klik Enter ( ) pada layar tabel.

Kemudian klik Save ( ) pada layar tampilan Create Maintenance Notification: Malfunction Report maka data akan tersimpan. Akan ada message Notification ******** saved pada sebelah kiri bawah display. Contoh: 10035768

2.21 Mengganti atau mengubah Notifikasi

Langkah-langkah Tujuan Transaksi Menu path Otorisasi 2.21.1 Untuk megubah data notifikasi dengan mengetahui nomor notifikasi tersebut IW22 Logistics > Plant Maintenance > Maintenance Processing > Notification > Change All User Mill / Estate

Change PM Notification : Initial screen

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 55 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Nama /Judul Field Notification Number

Penjelasan/Langkah Input nomor Notification yang akan dichange. Kemudian klik Enter ( ) .

Tampilan Change PM Notification: Maintenance Request muncul maka lakukan pemeriksaan data yang telah ada. Apakah sudah sesuai dengan data yang ada. 2.21.2 Change PM Notification: Maintenance Request

Setelah ada yang mau dirubah (cara pengimputan sama dengan IW21) Tekan Save . Author : System Department Rev. No. : 0 Reviewed : M. Idrus Marpaung Eff. Date : Approved : Page : 56 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.22 Menampilkan order yang berfungsi sebagai perintah pelaksanaan kerja kepada mekanik
Langkah-langkah Tujuan Untuk mendisplay WO yang telah dikerjakan. Transaction IW33 Menu path Logistics > Plant maintenance > Maintenance processing > Order > Display Otorisasi Krani Maintenance/Technic, Assistant Maintenance/Technic, Askep dan Manager Mill / Estate 2.22.1 Display Order : Initial Screen

Nama/Judul Field Order klik Enter ( 2.22.2 ).

Penjelasan/Langkah Input nomor Work Order yang ingin didisplay

Display General/Regular Maintenance Order xxxxxxxx : Central Header

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 57 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.23 Menampilkan Bill of Material pada Functional Location

Langkah-langkah Tujuan Menampilkan Bill Of Material pada Functional Location di Pabrik Transaksi IB13 Menu path Logistics -> Plant Maintenance -> Management of Technical objects -> Bill of Material -> Functional Location BOM -> Display Otorisasi Kerani Maintenance/Technic, Assistant Maintenance/Technic, Askep dan Manager Mill / Estate Display Functional Location BOM : Initial Screen

Nama/Judul Field Functional Location Plant BOM Usage

Penjelasan/Langkah Input Functional Location yang akan didisplay BOM-nya Input Plant Functional Location Input dengan angka 4 Klik Enter ( )

2.23.1

Display Functional Location BOM : General Item Overview

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 58 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.24 Menampilkan susunan material pembentuk Functional Location

Langkah-langkah Tujuan Menampilkan Bill Of Material pada Functional Location di Pabrik Transaksi IB13 Menu path Logistics -> Plant Maintenance -> Management of Technical objects -> Bill of Material -> Functional Location BOM -> Display Otorisasi Kerani Maintenance/Technic, Assistant Maintenance/Technic, Askep dan Manager Mill / Estate Display Functional Location BOM : Initial Screen

Nama/Judul Field Functional Location Plant BOM Usage

Penjelasan/Langkah Input Functional Location yang akan didisplay BOM-nya Input Plant Functional Location Input dengan angka 4 Klik Enter ( )

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 59 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Display Functional Location BOM : General Item Overview

Nama/Judul Field

Penjelasan/Langkah Akan terlihat BOM yang dikehandaki

2.25 Membuat struktur proyek

Langkah-langkah Tujuan Membuat Kode Project dan menyiapkan Struktur WBS Element sebagai Cost Object Transaksi CJ01 Menu Path Logistic >Project System >Project >Special Maintenance Function > Work Breakdown Structure >Create Otorisasi Manager (Est/Mill) Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved : Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 60 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.25.1

Create Project: Intial Screen

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah

Project Def. Project Profile Std Proj. Def

Kode project yang akan dicreate Jenis Project yang akan dicreate Kode Standard Project Klik tombol

2.25.2

Create Project: Project Definition

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 61 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Penjelasan/Langkah

Nomor : JD12

Nama /Judul Field Respons Person Project Def. Start Date Finish Date Company Code Plant

Kode orang yang bertanggung jawab terhadap project Penjelasan kode project Tanggal dimulainya project Tanggal berakhirnya project Kode Unit Kode Unit kerja Klik tombol

2.25.3

Create Project: Copy Standard WBS Element

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah Pilih Standard WBS Element yang akan dijadikan Struktur Project pada WBS tersebut, bila tidak hilangkan dengan memberi tanda tanda tick tersebut. Perhatikan Level setiap WBS Element, harus sesuai dengan level yang diatasnya.

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 62 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.25.4

Change Key

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah untuk mengganti nama kode setiap WBS Klik tombol Element dengan kode project yang sedang dibuat

Search Replace With

Kode Project yang lama Kode Project yang baru Klik tombol Semua WBS Element yang dipilih sudah berubah kodenya, lanjutkan dengan Klik tombol untuk memeriksa struktur project yang dibuat. Di bagian bawah layar SAP tertera Key and Hierarchy were Checked: No Errors, berarti project sudah benar. , Kemudian tekan tombol

2.25.5

Create Project: WBS Element Overview

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 63 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Penjelasan/Langkah selanjutnya tekan tombol Klik halaman

Nomor : JD12

Nama /Judul Field

PE Acct Object Class Respons Person 2.25.6

Planning Element, menentukan WBS Element yang akan diplanning Account Assignment, menentukan WBS Element yang bisa menerima Actual Kategori Object di System SAP (INVST) Kode penanggung jawab WBS Element

Create Project: WBS Element Overview

Nama /Judul Field Beri tanda

Penjelasan/Langkah pada WBS Level paling atas

Extras > Investment Program Investment Program Position ID Approval Year Jenis Investasi (SMA) Jenis Investasi Project (BPRM: DIRECT PURCHASE) Tahun Budget Klik tombol , kemudian klik tombol

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 64 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.25.7

XXXXZZZYYYY: Assignment to investment program position

2.26 Link project ke Investment Program

2.26.1 Insert WBS Element

Langkah-langkah Tujuan Merubah Struktur WBS Element yang sudah dibuat Transaksi CJ02 Menu Path Logistic / Accounting -> Project System -> Project -> Special Maintenance Functions -> Work Breakdown Structure (WBS) -> Change Otorisasi Manager Estate/Mill, KTU Estate/Mill 2.26.2 Change Project: Intial Screen

Nama /Judul Field Project Def.

Penjelasan/Langkah Kode project yang akan di change Klik tombol

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 65 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.26.3

Change Project: WBS Element Overview

Menambah WBS Element

Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah Untuk menambahkan WBS Element bisa langsung di baris paling bawah atau bisa dengan insert Untuk insert Tick Klik tombol pada WBS Element yang akan ditambahkan

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 66 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

2.26.4

Change Project: WBS Element Overview

Nama /Judul Field Level WBS Element Description

Penjelasan/Langkah Tingkatan Struktur Project Kode Struktur Project Keterangan WBS Element Klik tombol

2.26.5

Change Project: WBS Element Overview Penjelasan/Langkah Klik halaman

Nama /Judul Field

PE Acct Object Class Respons Person

Planning Element, menentukan WBS Element yang akan diplanning Account Assignment, menentukan WBS Element yang bisa menerima Aktual Kategori Object di System SAP Kode penanggung jawab project Klik tombol

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 67 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Delete WBS Element 2.26.6 Change Project: WBS Element Overview

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah Untuk delete tick Klik tombol Klik tombol Klik tombol pada WBS Element yang akan dihapus

Setup Settlement Rule 2.26.7 Change Project: WBS Element Overview

Nama /Judul Field Tick atau pilih Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Penjelasan/Langkah pada WBS Element yang akan dibuat settlment Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 68 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Penjelasan/Langkah rule Klik tombol

Nomor : JD12

Nama /Judul Field

2.26.8

Maintain Settlement Rule:Overview

Nama /Judul Field Category Settlement Receivers % Settlement Type No.

Penjelasan/Langkah Jenis Account Assignment Account Assignment Penerima Jumlah Persen yang akan dipindahkan Tipe Settlement Urutan Settlement Rule Klik tombol Klik tombol

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 69 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Release WBS Element

2.26.9 Change Project: WBS Element Overview

Nama /Judul Field Tick atau pilih

Penjelasan/Langkah pada WBS Element yang akan direlease

Edit -> Status -> Release Klik tombol

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 70 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Release Project
2.26.10 Change Project: Project Definition

Nama /Judul Field Klik tombol

Penjelasan/Langkah

Edit -> Status -> Release Klik tombol

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 71 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Assignment to Investment Program position

2.26.11 Change Project: WBS Element Overview

Nama /Judul Field Tekan tanda

Penjelasan/Langkah pada WBS Level paling atas

Extras -> Investment Program 2.26.12 Assignment to investment program position

Nama /Judul Field Investment Program Position ID Approval Year Jenis Investasi

Penjelasan/Langkah

Jenis Investasi Project Tahun Budget Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 72 of 74

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Penjelasan/Langkah Klik tombol , kemudian klik tombol

Nomor : JD12

Nama /Judul Field

Technically Complete
2.26.13 Change Project: WBS Element Overview

Nama /Judul Field Tick atau pilih

Penjelasan/Langkah pada WBS Element yang akan diteco

Edit -> Status -> Close Technically Klik tombol

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 73 of 74

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA ASISTEN DIVISI & BIBITAN

Nomor : JD12

Closed Project
2.26.14 Change Project: Project Definition

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah

Klik tombol Edit -> Status -> Close Klik tombol

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 74 of 74