Anda di halaman 1dari 12

DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI A.

Definisi Desain dan Struktur Organisasi Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang meliputinya. Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta. Pada umumnya orang akan menganggap struktur sama dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain. Proses desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer. Apapun bentuk atau hasil dari proses desain tersebut, para perancang desain organisasi harus merancang sebuah organisasi yang dapat membuat organisasi tersebut tetap bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain organisasi tersebut akan menentukan besar kecilnya organisasi. Setiap ukuran organisasi akan memberikan keuntungan masing-masing, namun diharapkan tercapainya tujuan organisasi dan juga eksistensi dari organisasi. B. Empat Pilar Pengorganisasian Terdapat empat pilar utama dalam suatu struktur organisasi, yaitu: 1. Pembagian Kerja (division of work) Pembagian Kerja adalah upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan dan pekerjaan (yang telah disusun dalam proses perencanaan) yang mungkin saja bersifat kompleks menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut. Hal tersebut dapat meningkatkan spesialisasi kerja seseorang. Hakikat spesialisasi kerja adalah bahwa, daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dibagi-bagi menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan. Pada hakikatnya, individu-

individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan, bukan mengerjakan seluruh kegiatan. Contoh dari Pembagian Kerja misalnya Pembagian Kerja dalam Bisnis Restoran, pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian dapur, pelayanan pelanggan di meja makan, kasir, dan lain sebagainya 2. Pengelompokan Pekerjaan (departmentalization) Setelah pekerjaan dispesifikkan, maka kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis. Pengelompokan Pekerjaan atau Departementalisasi pada dasarnya adalah proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu. Sebagai contoh, untuk bisnis restoran : pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada bagian dapur, hingga pengiriman makanan dari bagian dapur kepada pelanggan di meja makan dapat dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu, katakanlah bagian Pelayan. Beberapa jenis departementalisasi, antara lain : a. Departementalisasi Menurut Fungsi Bentuk departementalisasi ini menggabungkan berbagai pekerjaan berdasarkan fungsi organisasi. Setiap Organisasi harus menjalankan aktivitas tertentu untuk melaksanakan tujuan organisasi. Misal, dalam sebuah perusahaan motor bertujuan untuk menghasilkan keuntungan lewat pengadaan motor. Maka dari itu mereka membutuhkan beberapa departemen yang akan memudahkan menjalankan tujuan organisasi tersebut, yaitu unit perekayasaan, unit produksi, unit distribusi dan pemasaran, unti keuangan dan unit kepegawaian. Departementalisasi ini biasanya digunakan ketika organisasi tersebut memiliki perkerjaan yang menggunakan orang orang ahli dalam bidang bidang tertentu. Contoh bagan dari departementalisasi berdasarkan fungsi :

b. Departementalisasi Menurut Produk/Pasar Departementalisasi ini merupakan pengelompokan pekerjaan berdasarkan produk yang ditangani. Dalam perusahaan Elektronik yang menjual berbagai macam memproduksi dan menjual berbagai macam produk biasanya akan menggunakan metode ini. Produk menjadi dasar yang paling disukai perusahaan berkembang untuk meningkatkan produk yang dipasarkannya. Bentuk departementalisasi ini memungkinkan untuk pegawainya mengembangkan produk yang dipasarkannya. Seperti melakukan riset, membuat dan mendistribusikan lini produk. Contoh bagan dari departementalisasi menurut produk/pasar :

c. Departementalisasi Menurut Konsumen Pekerjaan yang dikelompokkan dalam organisasi ini merupakan jenis pelanggan/konsumen yang dituju. Contoh dari jenis ini adalah toko benih dan alat tani, pelanggan yang dituju adalah petani pastinya. Contoh bagan dari departementalisasi menurut konsumen :

d. Departementalisasi Menurut Geografis/Teritorial Departementalisasi lainnya adalah departemen geografis/teritorial yang cakupannya dalam wilayah tertentu (teritorial). Departementalisasi ini didasarkan oleh organisasi yang rentang kendalinya cukup luas. Pada organisasi besar, penataan berdasarkan teritorial sangat menguntungkan karena pembagian aktivitas secara fisik akan mempersulit koordinasi terpusat. Contohnya bagi seseorang yang

memimpin organisasi besar dengan pusatnya di Semarang, akan sulit untuk memimpin para distributor yang berada di Jakarta, sedangkan Ia juga harus memimpin distributor lain yang berada di Kalimantan misalnya. Pada umumnya departementalisasi ini dapat menyediakan tempat bagi pelatihan managerial. Perusahaan dapat menempatkan manager pada wilayah wilayah tertentu untuk dilihat kemajuaanya. Contoh dari departementalisasi menurut geografis/teritorial :

e. Departementalisasi Matriks/Gabungan Dasar departementalisasi dalam sebuah organisasi tidak harus satu. Biasanya para pemimpin organisasi menggabungkan bentuk departemen sehingga menambah keefektifan organisasi tersebut. Ini dilakukan karena keadaan tidak bersifat statis melainkan dinamis. Contoh bagan dari departementalisasi matriks/gabungan :

3. Penentuan Relasi antar Bagian dalam Organisasi (hierarchy) Hierarcy adalah proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal. Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu : a. Span of management control atau span of control terkait dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu

b. Chain of Command juga menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi misalnya hingga hirarki yang paling rendah. Chain of command juga menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor ke bagian mana. Berikut adalah contoh chain of command dalam bisnis restoran :

Jenis-jenis hierarcy antara lain : a) Tall Hierarcy (Hirarki Vertikal)

b) Flat Hierarchy (Hirarki Horizontal)

4. Koordinasi (coordination) Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif .

Kekuasaan & Distribusi Wewenang Sejauh mana efektivitas manajer mengelola organisasi berdasarkan struktur organisasi yang telah terbentuk ditentukan oleh pemahaman mereka tentang kekuasaan dan bagaimana menggunakannya. Kekuasaaan dalam arti positif penting bagi organisasi, dimana manajer dengan kekuasaan yang dimilikinya berusaha mengembangkan potensi yang dimiliki bawahannya dalam menyelesaikan tugas. organisasi tanpa kekuasaan tidak akan dapat berhasil. Pengertian Kekuasaan dan Sumber Kekuasaan Kekuasaan disebut sebagai kemampuan untuk menggunakan pengaruh pada orang lain; artinya kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan juga berarti kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan, atau kejadian. Kekuasaan tidak sama dengan wewenang, wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi. Secara umum ada dua bentuk kekuasaa, pertama kekuasaan pribadi, kekuasaan yang didapat dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar pengikut mengagumi, respek dan terikat pada pemimpin. Kedua kekuasaan posisi, kekuasaan yang didapat dari wewenang formal organisasi. Kekuasaan berkaitan erat dengan pengaruh (influence) yaitu tindakan atau contoh tingkah laku yang menyebabkan perubahan sikap atau tingkah laku orang lain atau kelompok. Kekuasaan tidak hanya diperoleh dari individu saja, namun ada 5 sumber kekuasaan menurut John brench dan Bertram Raven, yaitu : 1. Kekuasaan menghargai (reward power). Kekuasaan yang didasarkan pada kemampuan seseorang pemberi pengaruh untuk memberi penghargaan pada orang lain yang dipengaruhi untuk melaksanakan perintah. (bonus sampai senioritas atau persahabatan) 2. Kekuasaan memaksa (coercive power.) Kekuasaan berdasarkan pada kemampuan orang untuk menghukum orang yang dipengaruhi kalau tidak memenuhi perintah atau persyaratan. ( teguran sampai hukuman). 3. Kekuasaan sah (legitimate power). Kekuasaan formal yang diperoleh berdasarkan hukum atau aturan yang timbul dari pengakuan seseorang yang dipengaruhi bahwa pemberi pengaruh berhak menggunakan pengaruh sampai pada batas tertentu. 4. Kekuasaan keahlian (expert power) Kekuasaan yang didasarkan pada persepsi atau keyakinan bahwa pemberi pengaruh mempunyai eahlian relevan atau pengetahuan khusus yang tidak dimiliki oleh orang yang dipengaruhi. (professional atau tenaga ahli). 5. Kekuasaan rujukan (referent power)

Kekuasaan yang dimiliki oleh seseorang atau kelompok yang didasarkan pada indentifikasi pemberi pengaruh yang menjadi contoh atau panutan bagi yang dipengaruhi. (karisma, keberanian, simpatik dll). Bagaimana Menangani Kekuasaan Pandangan kekuasaan dengan sudut pandang negatif mengartikan kekuasaan sebagai mempunyai kekuasaan atas diri orang lain yang kurang beruntung dan menganggap orang sebagai tidak lebih dari pion (bawahan) untuk digunakan atau dikorbankan kalau diperlukan untuk itu. Pandangan ini akan menyebabkan kegagalan bagi pengguna kekuasaan, karena orang yang dijadikan pion cenderung akan menentang wewenang atau menerima dengan sangat pasif. Apapun yang terjadi nilainya bagi manajer amat terbatas. Sudut pandang positif kekuasaan yang paling baik dicirikan dengan perhatian untuk struktur kelompok. Manajer akan mendorong anggota kelompok untuk mengambangkan kekuatan dan kompetensi yang diperlukan untuk menjadi sukses sebagai individu dan sebagai anggota dari organisasi. Karakteristik kunci menangani kekuasaan dengan sukses (John P Kotter): 1. Peka terhadap sumber kekuasaan mereka, menjaga tindakan tetapi tetap kosisten dengan harapan orang. 2. Mengakui perbedaan biaya, resiko dan manfaat dari lima kekuasaan dasar, menggunakan dasar kekuasaan manapun yang sesuai dengan situasi atau orang tertentu. 3. Menghargai bahwa setiap dasar kekuasaan mempunyai keunggulan, mencoba mengembangkan keterampilan dan kredibilitas mereka sehingga dapat menggunakan metode apa pun yang paling baik. 4. Mempunyai sasaran karier yang membuat mereka mengembangkan dan menggunakan kekuasaan, membuat orang merasa tergantung padanya, dan menggunakan salah satu tipe kekuasaan yang paling mungkin untuk dipakai. 5. Bertindak secara dewasa dan mengembangkan kendali diri, menghindari menonjolkan kekuasaan secara angkuh dan mencoba untuk bertindak tidak kasar bila tidak diperlukan. 6. Memahami bahwa kekuasaan perlu untuk melaksanakan pekerjaan, merasa senang menggunakan kekuasaan untuk mendorong keberhasilan pelaksanaan tugas organisasi. Kekuasaan menjadi mudah terlembaga, tetapi bagi mereka yang dipercaya orang lain, memiliki kekuasaan kelihatannya lebih mudah untuk mempengaruhi orang lain. Arti Kunci Kekuasaan (Rosabeth Moss Kanter) : 1. Aktivitas luar biasa, membuat perubahan, menempati suatu posisi atau berhasil mengambil resiko yang besar akan mendorong kepemilikan kekuasaan.

2. Visibilitas menjadi dikenal atau memperoleh kesempatan diperkenalkan dengan pemegang kekuasaan akan mendorong kesuksesan menggunakan kekuasaan yang dimiliki. 3. Relevansi memiliki kekuasaan yang berhasil berarti mampu meyelesaikan masalah organisasi yang otentik atau akurat. 4. Sponsor mempunyai sponsor atau mentor- seseorang memberi nasehat kepada anda mengenai cara agar behasil dalam organisasi- dapat menjadi sumber kekuasan informal, terutama bila sponsor menikmati kekuasaan yang cukup besar Kekuasaan adalah fakta penting dari kehidupan organisasi. Manajer tidak hanya harus menerima dan memahaminya sebagai bagian dari pekerjaan, tetapi harus juga belajar cara menggunakannya tanpa menyalahgunakannya untuk mencapai sasaran sendiri dan organisasi. Pengertian wewenang dan Delegasi wewenang Wewenang adalah hak memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu dalam rangka mencapai tujuan. Wewenang atau authority adalah hak formal dan legitimasi dari orang manajer untuk membuat keputusan, mengeluarkan perintah, dan mengalokasikan sumber daya untuk mencapai hasil yang diinginkan organisasi. Wewenang juga merupakan bentuk kekuasaan yang umumnya didasarkan pada kekuasaan keahlian dan kekuasaan sah. Wewenang formal adalah kekuasaan sah, yang didasarkan struktur organisasi dan manajemen. Dua pandangan tentang wewenang formal, yaitu a) Pandangan Klasik, menyatakan bahwa wewenang berasal dari tingkat yang tinggi, kemudian cara hukum diteruskan ke bawah melalui tingkat demi tingkat. Pandangan ini cenderung menggambarkan bahwa manajemen mempunyai hak untuk memberikan perintah berdasarkan hukum dan karyawan mempunyai kewajiban untuk mematuhinya. b) Pandangan Penerimaan, menyatakan bahwa dasar wewenang terletak dalam diri orang yang dipengaruhi bukannya orang yang mempengaruhi. Kuncinya adalah penerima mau melaksanakan perintah atau tidak. Menurut Chester I Bernard seseorang akan menurut pada wewenang yang lebih tinggi bila : a. Dia dapat dan memahami komunikasi tersebut. b. Dia yakin bahwa komunikasi tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. c. Dia yakin bahwa hal itu sesuai dengan kepentingan pribadi. d. Secara mental dan fisik mampu menuruti komunikasi tersebut.

Dua Pandangan Wewenang Formal Pandangan Klasik


Hukum & prosedur

Pandangan Penerima
Pemberian Perintah

Pemberian Perintah

mempertimbangkan

Perintah Dipatuhi

Menerima atau tidak Memahami perintah Memahami tujuan organisasi nilai-nilai pribadi dan prioritas Kemampuan komunikasi Kemampuan bekerja

Tiga bentuk wewenang: 1. Line authority Wewenang manajer yang bertanggung jawab langsung dirantai komando. Suatu bentuk wewenang dimana individu-individu dalam posisi manajemen memiliki kekuasaan formal untuk mengarahkan dan mengendalikan bawahan yang berada dibawahnya. 2. Staff authority. Wewenang individu atau kelompok yang meyediakan jasa dan saran kepada manajer lini dari suiatu departemen lini (lini perakitan, lini perlengkapan, lini penjualan dll). Dalam hal ini wewenang staf lebih sempit yaitu meliputi hak untuk memberi nasehat, rekomendasi, dan konsul dalam bidang keahlian khusus yang dimiliki staf 3. Functional authority. Wewenang staff departemen untuk mengendalikan aktivitas departemen lain terkait dengan tanggung jawab staff spesifik (departemen keuangan, departemen sumber daya manusia dll).

Delegasi adalah proses yang digunakan manajer untuk memindahkan wewenang dan tanggung jawab kepada bawahannya-bawahannya dalam hirarki organisasi. Delegasi wewenang adalah proses mengalokasikan wewenang dari para manajer kepada orang-orang yang melapor kepadanya. Tujuan pendelegasian wewenang adalah pertama, manajer akan mengerjakan tugas yang menjadi prioritas, sebab sebagian tugas dilimpahkan kepada bawahan. Kedua Mengembangkan karyawan dengan tanggung jawab yang diberikan untuk melaksanakan tugas-tugas manajer. Ketiga mempermudah manajer mengambil keputusan sebab tugas yang dibebankan kepada bawahan mendorong bawahan untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan dimana mereka lebih memahami kondisi yang terjadi. Keuntungan dan Hambatan Delegasi Keutungan dari delegasi, semakin banyak tugas manajer yang dapat didelegasikan maka semakin peluang mereka untuk mencari dan menerima lebih banyak tanggung jawab dari manajer pada tingkat yang lebih tinggi. Perdelegasian seperti ini akan membuat kerja lebih efektif dan menumbuhkan inisiatif dan rasa percaya diri bagi penerimanya. Untuk organisasi kecil, karyawan dapat memiliki andil untuk memberikan saran dan implementasikan ide untuk memperbaiki operasi. Delegasi yang efektif akan mempercepat pembuatan keputusan. Sedangkan hambatan dari delegasi biasa terjadi akibat seorang manajer merasa bingung karena bingung kepada siapa tanggung jawab akan diberikan. Kewenangan diperoleh oleh seseorang melalui 2 (dua) cara yaitu dengan atribusi atau dengan pelimpahan wewenang. 1. Atribusi Atribusi adalah wewenang yang melekat pada suatu jabatan. Dalam tinjauan hukum tata Negara, atribusi ini ditunjukan dalam wewenang yang dimiliki oleh organ pemerintah dalam menjalankan pemerintahannya berdasarkan kewenangan yang dibentuk oleh pembuat undang-undang. Atribusi ini menunjuk pada kewenangan asli atas dasar konstitusi (UUD) atau peraturan perundang-undangan. 2. Pelimpahan wewenang Pelimpahan wewenang adalah penyerahan sebagian dari wewenang pejabat atasan kepada bawahan tersebut membantu dalam melaksanakan tugas-tugas kewajibannya untuk bertindak sendiri. Limpahan wewenang ini dimaksudkan untuk menunjang kelancaran tugas dan ketertiban alur komunikasi yang bertanggung jawab, dan sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Desentralisasi dan Sentralisasi Setiap manajer pasti membuat suatu keputusan mengenai delegasi. Keputusan ini pada hakekatnya merupakan keputusan perencanaan mengenai kebiasan pengorganisasian. Sentralisasi adalah proses mentransfer dan menetapkan pengambilan keputusan otoritas ke tingkat yang lebih tinggi dari hirarki organisasi. Dalam sebuah organisasi terpusat, keputusankeputusan telah dipindahkan ke tingkat yang lebih tinggi atau tingkatan organisasi, seperti kantor pusat, atau pusat perusahaan. Sedangkan Desentralisasi adalah proses mentransfer dan menetapkan pengambilan keputusan otoritas untuk tingkat yang lebih rendah dari hirarki organisasi. Dalam sebuah organisasi desentralisasi, pengambilan keputusan telah dipindahkan ke tingkat yang lebih rendah. Keuntungan sentralisasi : - Lebih mudah untuk menerapkan kebijakan umum dan praktek untuk bisnis secara keseluruhan. - Mencegah bagian lain dari bisnis menjadi terlalu mandiri. - Lebih mudah untuk mengkoordinasikan dan mengendalikan dari pusat - Lebih cepat pengambilan keputusan lebih mudah untuk menunjukkan kepemimpinan yang kuat. Kekurangan sentralisasi : - Manajer lokal cenderung jauh lebih dekat dengan kebutuhan pelanggan. - Kurangnya otoritas turun hirarki mungkin mengurangi motivasi manajer. - Layanan pelanggan tidak mendapat manfaat dari fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan keputusan lokal. Keuntungan Desentralisasi : - Harus meningkatkan motivasi staf. - Keputusan yang dibuat lebih dekat dengan pelanggan. - Konsisten dengan bertujuan untuk menyanjung hirarki. - Cara yang baik untuk melatih dan mengembangkan manajemen junior. Kekurangan Desentralisasi : - Pengambilan keputusan tidak selalu strategis. - Sulit untuk mencapai kontrol keuangan yang ketat.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

DISUSUN OLEH : M. IQBAL TAHERAS (11/311818/TK/37563) HANI PRANOWO JATI (11/319084/TK/38217) M. ANGGA DWI PUTRA (11/319155/TK/38286) ALDIFI KRESMAGUS K.P. (11/319080/TK/38213) PEBTANA YOSIKA F. (11/319099/TK/38231) ERWIN MAKSMARTHA P.D.B (11/312733/TK/37615) FAJAR BAYU PRAKOSO (11/313221/TK/37843)

UNIVERSITAS GADJAH MADA 2013