Anda di halaman 1dari 18

PROSEDUR DAN PROSES PELELANGAN / TENDER

PELELANGAN UMUM
adalah metode pemilihan penyedian barang dan jasa yang dilakukan secara terbuka dengan mengumumkan secara luas melalui media masa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.

PELELANGAN TERBATAS
bila diyakini jumlah penyedia barang dan jasa yang mampu melaksanakan pekerjaan yang akan ditawarkan terbatas.

Urutan kegiatan pelelangan secara garis besar dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Pengumuman dan pendaftaran peserta 2. Pasca kualifikasi dan pra kualifikasi 3. Penyusunan daftar peserta lelang, penyampaian 4. Penjelasan lelang (aanwijziing) 5. Penyampaian dan Pembukaan Dokumen Penawaran. 6. Evaluasi Penawaran. 7. Pembuktian Kualifikasi. 8. Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan 9. Penetapan Pemenang Lelang. 10. Pengumuman Pemenang Lelang 11. Sanggahan Peserta Lelang dan Pengaduan Masyarakat 12. Penerbitan Surat Keputusan Penetapan Penyedia 13. Pelelangan Gagal dan Pelelangan Ulang 14. Pelelangan Ulang 15. Penandatanganan Kontrak

1. Pengumuman dan pendaftaran peserta


Panitia/pejabat pengadaan harus mengumumkan secara luas tentang pelelangan umum dengan pasca kualifikasi atau adanya prakualifikasi, dimana isi pengumuman memuat sekurangkurangnya : - nama dan alamat pengguna jasa yang mengadakan pelelangan, - uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan, - pekiraan nilai pekerjaan, - syarat-syarat peserta lelang, - tempat, tanggal, hari dan waktu untuk mengambil dokumen pengadaan. Kalau tender tertutup pemberitahuannya melaui surat undangan

2. Pasca kualifikasi dan pra kualifikasi


Pada prinsipnya penilaian kualifikasi atas kompetensi dan kemampuan usaha peserta pelelangan umum, dilakukan dengan pascakualifikasi. Khusus untuk pekerjaan yang kompleks dapat dilakukan dengan prakualifikasi . Prakualifikasi adalah tahap untuk mengidentifikasi kemampuan dan ruang lingkup pekerjaan para rekanan (Konsultan Perencana, Konsultan Pengawas, dan Kontraktor) yang ikutserta dalam pelelangan. Kemampuan meliputi : - modal kerja - jumlah tenaga ahli - jumlah peralatan - pengalaman kerja - fasilitas kerja, dll. Ruang lingkup pekerjaan meliputi bidang-bidang keahlian pekerjaan yang dikuasai oleh badan-badan tersebut.

3. Penyusunan daftar peserta lelang


adalah penyampaian undangan dan pengambilan dokumen pemilikan penyedia barang dan jasa

4. Penjelasan pekerjaan / lelang (aanwijziing)


Pada tahap ini akan dijelaskan secara lengkap mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan beserta aturan-aturan yang akan dipergunakan dalam pelelangan. Pada penjelasan lelang akan dijelaskan : - Metoda pengadaan/penyelenggaraan pelelangan, - Cara penyampaian penawaran (satu sampul atau dua sampul atau dua tahap), - Dokumen yang harus dilampirkan di dalam dokumen penawaran, - Acara pembukaan dokumen penawaran, - Metoda evaluasi, - Hal-hal yang menggugurkan penawaran, - Jenis kontrak yang akan dipergunakan - Ketentuan dan cara evaluasi

- Ketentuan dan cara sub kontrak sebagian pekerjaan kepada usaha kecil, - Besaran, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan penawaran. Bila dipandang perlu dapat memberikan penjelasan lanjutan dengan jalan melakukan peninjauan langsung ke lapangan. Hasil rapat penjelasan pekerjaan ini dibuatkan Berita Acara Penjelasan (Aanwyzing) yang ditanda-tangani oleh panitia lelang, konsultan dan wakil dari rekanan peserta lelang. Biasanya dilanjutkan dengan kunjungan kelapangan/ lokasi dimana pekerjaan akan dilaksanakan, dan jika pada rapat tersebut belum menyelesaikan semua masalah, maka akan dilanjutkan dengan rapat kedua.

5. Penyampaian dan Pembukaan Dokumen Penawaran


Pada hari, jam, dan tempat yang telah ditentukan semua peserta lelang membawa penawarannya dan dimasukan kotak pelelangan yang telah disediakan sampai batas waktu pemasukan penawaran yang ditentukan. Kemudian setelah batas waktu pemasukan penawaran ditutup dan pada jam/waktu pembukaan penawaran tiba maka masing-masing amplop dibuka satu persatu disaksikan para peserta yang hadir. Harga penawaran dan kelengkapan administrasi dan teknis dibaca keras-keras dan dituliskan dipapan tulis. Jika ada kelalaian pada salah satu persyaratan administratifnya, maka calon peserta tersebut dinyatakan gugur/ didiskualifikasi. Rekanan yang ikut pada penawaran pekerjaan pemborongan ini diharuskan untuk memberikan jaminan tender (Tender/Bid Bond) kepada pihak pemilik, hal ini dimaksudkan sebagai tanda kesungguhan rekanan dalam pekerjaan ini dan bilamana meraka mengundurkan diri, maka jaminan tersebut menjadi milik pemilik pekerjaan. Besar dari jaminan penawaran ini diatur dalam dokumen tender, pada proyek pemerintah biasanya berkisar 1% sampai 3% dari biaya fisik proyek.

Proses yang dilakukan - Mengikuti ketentuan yang disyaratkan dalam dokumen lelang - Dijelaskan dalam penjelasan lelang (aanwijzing) - Panitia mencatat waktu, tempat dan tempat penerimaan dokumen penawaran - Menolak dokumen yang terlambat Pembukaan dokumen penawaran dilaksakanakan sebagai berikut : - Panitia meminta sekurang-kurangnya dua wakil dari peserta pelelangan yang hadir sebagai saksi. - Panitia meneliti kotak/tempat pemasukan dokumen penawaran. - Pembukaan dokumen penawaran dapat dilakukan dengan jalan Sistem satu sampul Sistem dua sampul Sistem dua tahap

6. Evaluasi Penawaran
Pada proyek-proyek besar kadang-kadang terdapat data penawaran yang meragukan dan umumnya calon kontraktor dimintai keterangan secara tertulis (Clarification Letters). Jangka waktu evaluasi bisa memakan waktu beberapa hari / watu tertentu sesuai kebutuhan. Sistim yang dipakai biasanya secara skoring dan sistim bobot. Adapun aspek yang dievaluasi/dinilai dari rekanan ini, antara lain : - metode kerja - peralatan yang akan digunakan - kualifikasi personal yang akan - bonafiditas perusahaan - harga penawaran dan kelengkapan administrasinya - dan lain-lain.
Evaluasi penawaran dilakukan kepada semua penawaran yang dinyatakan lulus pada saat pembukaan penawaran. Evaluasi tersebut meliputi : - evaluasi administrasi, - evaluasi teknis, - dan evaluasi harga berdasarkan kriteria, metoda dan tata cara evaluasi yang sudah ditetapkan.

7. Pembuktian Kualifikasi
Terhadap penyedia jasa yang diusulkan sebagai pemenang dan pemenangan cadangan, dilakukan verifikasi terhadap semua data dan informasi yang ada.

8. Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan


Dari hasil evaluasi teknis, administrasi, dan biaya panitia pelelangan menuangkannya ke dalam berita acara hasil pelelangan (BAHP). Dalam BAHP memuat : - nama semua peserta lelang dan harga penawaran, - metoda evaluasi yang dipergunakan, - unsur-unsur yang dievaluasi, - rumus yang digunakan, - keterangan yang dianggap perlu mengenai hal ihwal pelaksanaan pelelangan - tanggal dibuatnya berita acara, serta jumlah peserta yang lulus dan yang tidak lulus. - penetapan urutan dari tiga calon pemenang lelang

9. Penetapan Pemenang Lelang


Panitia menetapkan calon pemenang lelang yang menguntungkan bagi negara dalam artian : - memenuhi persyaratan teknis dan administrasi - perhitungan harga yang ditawarkan adalah terendah yang responsif - memperhatikan penggunaan semaksimal mungkin hasil produksi dalam negeri - penawaran tersebut adalah penawaran yang terendah diantara penawaran yang memenuhi syarat. Pejabat yang berwenang selanjutnya menetapkan pemenan lelang dan mengeluarkan Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) Pada proyek pemerintah, berdasarkan hasil evaluasi diatas panitia pelelangan menetapkan calon-calon pemenang yang diusulkan kepada instansi berwenang, yang kemudian menetapkan pemenangnya. Dari hasil penetapan tersebut kemudian panitia mengumumkan hasilnya. Kemudian jika tidak ada sanggahan dan atau apabila sanggahan telah dijawab maka tugas panitia pelelangan telah selesai. Kemudian Pimpinan Proyek mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK)/ Letter to Proceed.

Untuk proyek-proyek non pemerintah pemberitahuan secara tertulis dan sifat pemberitahuannya dapat terdiri dari dua hal : - Dengan memakai SPK, dimana dalam surat tersebut calon pemenangnya dinyatakan menang dan diminta dalam tempo sekian hari kedepan sudah harus memulai pelaksanaan fisiknya. SPK ini sifatnya mengikat dan diberikan terlebih hulu untuk mempercepat pelaksanaan administratifnya, meskipun kontrak kerja belum ditandatangani oleh kedua belah pihak. - Dengan memakai surat pemberitahuan (Letter of Award) yang isinya menjelaskan bahwa calon kontraktor telah menang dan sekaligus merupakan tanda bagi calon kontraktor tersebut untuk mulai melakukan persiapan persiapan administratif. Letter of Award dibuat karena ada keterkaitan pihak ketiga, misalnya untuk kontrak-kontrak internasional yang sifatnya antar pemerintah ( G to G ), atau bila dananya diperoleh dari bank-bank internasional

10. Pengumuman Pemenang Lelang


Pemenang lelang diumumkan dan diberitahukan oleh panitia kepada peserta selambat-lambatnya dua hari kerja setelah diterimanya SPPBJ dari pejabat yang berwenang.

11. Sanggahan Peserta Lelang dan Pengaduan Masyarakat


Kepada peserta lelang yang berkeberatan atas penetapan pemenang lelang diberikan kesempatan untuk mengajukan sangahan secara tertulis

12. . Penerbitan Surat Keputusan Penetapan Penyedia Barang/Jasa


Pengguna barang/jasa mengeluarkan surat keputusan penetapan penyedia barang/jasa (SKPPBJ) sebagai pelaksana pekerjaan yang dilelangkan, dengan ketentuan: - tidak ada sanggahan dari peserta lelang - Sanggahan tidak benar atau sanggahan sudah lewat masa sanggah

13. Pelelangan Gagal dan Pelelangan Ulang


Pelelangan dinyatakan gagal apabila : - penyedia barang/jasa yang tercantum di dalam daftar calon peserta lelang kurang dari tiga - penawaran yang masuk kurang dari tiga - Tidak ada penawaran yang memenuhi syarat yang ditentukan dalam dokumen lelang - Tidak ada penawaran yang harga penawarannya lebih rendah atau sama dengan pagu dana yang tersedia. - Sanggahan peserta lelang adanya kesalahan prosedur ternyata benar - Sanggahan peserta lelang adanya KKN ternyata benar - Calon pemenang lelang 1, 2, dan 3 mengundurkan diri dan tidak bersedia ditunjuk - Pelaksanaan pelelangan tidak sesuai dengan ketentuan dokumen lelang dan prosedur yang berlaku - Pengaduan masyarakat atas terjadinya KKN dalam pelaksanaan lelang ternyata benar

14. Pelelangan Ulang


Dalam hal pelelangan dinyatakan gagal, pengguna barang/jasa/pejabat yang berwenang memerintahkan pelelangan ulang :

15. Penandatanganan Kontrak


Setelah SPPBJ diterbitkan, pengguna barang dan jasa menyiapkan dan menandatangani kontrak pelakasanaan pekerjaan apabila dananya sudah cukup tersedia dalam dokumen anggaran.

Daftar Pustaka
http: staff,unud.ac.id/-agungyana Trikomara, Rian. 2010.Bahan Ajar Kuliah.Pekanbaru: Universitas Riau