MODUL 4

4. ORGANISASI PROYEK KONSTRUKSI 4.1 Pengertian Organisasi Organisasi secara umum dapat diartikan dua orang atau lebih yang melaksanakan suatu ruang lingkup pekerjaan secara bersama-sama dengan kemampuan dan keahliannya masing-masing untuk mencapai suatu tujuan sesuai dengan yang direncanakan. Sesuatu pekerjaan yang relatif sederhana dimungkinkan dapat dikerjakan tanpa adanya suatu wadah atau organisasi, tetapi bila keterlibatan orang-orang bekerja semakin banyak dengan bidang kerja yang berbeda-beda maka sudah barang tentu diperlukan suatu organisasi yang mengatur kegiatan satu dengan yang lainnya secara terpadu. Dengan adanya organisasi kerja yang baik diharapkan akan memberikan hasil efisiensi yang tinggi dan tepat waktu. Oleh karena itu pembentukan organisasi sangat diperlukan didalam pekerjaan teknik sipil. Beberapa pendapat mengenai definisi organisasi, antara lain dapat dikemukakan sebagai berikut: 1) Money YD, : Organisasi adalah bentuk setiap kerjasama manusia untuk pencapaian tujuan bersama. 2) MC.Farland : Organisasi adalah suatu kelompok manusia tertentu yang mengembangkan usahanya untuk pencapaian suatu tujuan. 3) Dimock : Organisasi adalah perpaduan secara sistematik dari bagianbagian yang saling berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui wewenang koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dari ketiga uraian tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah kumpulan sekelompok orang yang bekerja dengan bidang keahlian masing-masing, secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama agar mendapatkan tingkat efisiensi dan efektifitas kerja yang optimal. Ada beberapa keuntungan dari organisasi ini yaitu: 1) 2) 3) 4) sebagai alat pembagi tugas antara masing-masing yang terlibat dalam kegiatan. sebagai koordinasi masing-masing unit kegiatan agar dapat berjalan dengan lancar. sebagai alat penempatan tenaga ahli sesuai dengan spesialisasi sebagai alat pengawasan pimpinan terhadap bawahan dapat dilakukan dengan mudah

11

Manajemen Konstruksi Ir. Mawardi Amin, MT.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

4.2 Jenis Organisasi Secara umum, organisasi dapat dibagi dalam 2 jenis, yaitu 1) Organisasi Fungsional : Merupakan organisasi dimana masingmasing anggotanya menduduki atau bertugas dalam suatu posisi dengan tugas dan tanggung jawab tertentu, dengan interaksi vertikal. 2) Organisasi matriks : Merupakan organisasi dimana anggotaanggotanya dalam suatu tugas dan tanggung jawab tertentu berinteraksi baik secara vertikal maupun secara horisontal. Dalam implementasinya di proyek konstruksi, kedua jenis bentuk dasar organisasi ini dapat dipergunakan. Tentunya dengan penyesuaian agar dapat mencapai tujuan dari proyek secara efisien. Perbandingan antara kedua jenis bentuk dasar organisasi tersebut adalah : 1) Keuntungan : Organisasi fungsional : Penggunaan tenaga teknis efisien. Prospek pengembangan karir. Transfer teknologi antar proyek baik ( berkaitan dengan : Life Cycle project yang terdokumentasi). Tingkat stabilitas, keamanan dan disiplin yang tinggi. Organisasi matrik : Penjadwalan dan pengendalian biaya yang baik (karena setiap pihak dalam organisasi otomatis juga mempunyai tanggung jawab pada bagian lain melalui suatu distribusi informasi yang rata) Hubungan melalui satu pintu dengan pelanggan / pemilik proyek ( Pelanggan atau pemilik proyek dapat memberikan atau memperoleh informasi dari organisasi dan sebaliknya mengenai segala hal, cukup dengan, salah satu anggota). Kecepatan waktu antisipasi ( Informasi yang terdistribusi rata karena bentuk organisasi). Komunikasi lancar (Vertikal dan horisontal terstruktur). Dasar pelatihan bagi manajemen umum (karena setiap anggota dapat belajar mengetahui bidang-bidang lain dalam organisasi karena bentuk hubungan yang vertikal dan horizontal).

2)

Kekurangan

11

Manajemen Konstruksi Ir. Mawardi Amin, MT.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Organisasi fungsional Hubungan yang lemah dengan pelanggan / pemilik proyek. Lemah otoritas (setiap anggota mempunyai bat'asan otoritas). Lemah komunikasi horizontal. Lebih bersifat latar belakang disiplin (fungsi) dibanding dengan orientasi program. Aliran kerja yang lamban (karena sifat aliran yang vertikal). Organisasi matrik : Arah teknis yang tidak jelas. Keahlian teknis yang tidak dipergunakan secara optimal. Ketidak pastian masa depan pekerjaan. Kurangnya pertukaran informasi teknis antar proyek (karena proses informasi yang selalu terdistribusi). Perkembangan jenis maupun besaran proyek pada gilirannya memberikan bentuk-bentuk organisasi yang berupa perkembangan dari jenis dasar tersebut di atas. Dibawah ini dijabarkan beberapa bentuk-bentuk organisasi induk ( Parent Organization / Grand Organization). 1. Organisasi Garis (Line Organization) Organisasi garis yaitu setiap pekerjaan dibawah pengawasan dan perintah langsung pimpinan. Pimpinan mempunyai kewenangan yang penuh untuk menjalankan roda kegiatan organisasi. Organisasi garis ini paling umum ditemui dalam pekerjaan konstruksi yang tidak terlalu besar. Dasar bentuk ini adalah jenis organisasi fungsional pada tahap yang sederhana. Ciri-ciri dari organisasi garis ini antara lain: tujuan organisasi sederhana, organisasi dengan jumlah anggota sedikit, hubungan antara pimpinan dan anggota secara langsung, sesama anggota saling mengenal dan dapat berhubungan setiap saat. Pimpinan Divisi I Pekerja Pekerja Pekerja Divisi II Pekerja

Gambar 4.1 : Bagan strukutur Organisasi Garis (Sumber : Istimawan D., "Manajemen Konstruksi ", jilid II, BP-KMTS- UGM, 1996)

11

Manajemen Konstruksi Ir. Mawardi Amin, MT.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Organisasi garis ini hanya dapat berjalan dengan baik apabila pimpinan mempunyai kemampuan manajerial yang baik, karena semua kemajuan dan kemunduran tergantung ditangan pimpinan. 2) Organisasi Fungsional (Stafl) Pada tahap perkembangan berikutnya, bentuk organisasi fungsional berbentuk sesuai dengan konsepnya. Hal ini umum dipergunakan pada proyek-proyek yang besar dan dituntut keahlian manajerial tertentu untuk menangani bidang-bidang manajemen umum. Organisasi Fungsional adalah organisasi yang memiliki susunan dari satuan-satuan yang menangani tugas-tugas spesifik sesuai dengan kebutuhan organisasi dan dilengkapi sub ordinat. Untuk itu organsasi jenis ini sering juga dijumpai pada lembaga swasta ataupun kebanyakan organisasi lembaga birokrasi pemerintah. Ciri-ciri organisasi fungsionall: pembagian tugas dapat dibedakan secara jelas dan tegas, dalam pelaksanaan kegiatan, tidak banyak memerlukan koordinasi, karena koordinasi dilaksanakan oleh pimpinan tingkat atas. pembagian unit-unit organisasi berdasarkan spesialisasi kegiatan. para pembantu pimpinan/ pimpinan unit mempunyai wewenang memberikan perintah langsung pada unit-unit bawahan masingmasing. Direktur

Produksi Perencana an

Pemasara n Teknik

Keuangan Penelitian

Personalia

Gambar 4.2 Bagan Organisasi Fungsional ( Sumber : Istimawan D., "Manajemen Konstruksi ", jilid II, BP-KWS- UGM, 1996) 3) Organisasi Fungsional Khusus Bentuk organisasi fungsional khusus ini merupakan penambahan suborganisasi fungsional yang sama sekali baru pada susunan organisasi yang sudah ada, yang dibentuk khusus dengan tujuan untuk melaksanakan suatu proyek yang spesifik. Dalam organisasi ini semua sumber daya yang diperlukan untuk proyek dipisahkan dari organisasi fungsional rutin sesuai dengan spesiflkasinya.

11

Manajemen Konstruksi Ir. Mawardi Amin, MT.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Gambar 4.3 : Bagan Organisasi Khusus Proyek (dikutip: Istimawan D., "Manajemen Konstruksi ", jilid II, BP-KMTS- UGM, 1996) 4) Organisasi Matrik Pada tahap kebutuhan berikutnya, apabila kebutuhan sudah menuntut kesiapan interdisipliner untuk mengantisipasi besaran proyek, maka berkembang sistem organisasi matrik. Dalam susunan organisasi matrik untuk setiap proyek diperkenalkan seorang koordinator. Kordinator tersebut masih bertugas dalam satuan organisasi atau departemen fungsionalnya. Namun diserahi tanggungjawab penuh atas pelaksanaan proyek. Organisasi matrik membebankan susunan samping terhadap tata jenjang (hirarki) vertikal yang ada. Bentuk susunan organisasi matrik seperti gambar dibawah ini.

Gambar 4.4 : Struktur Organisasi Matriks (dikutip: Chris Hendrickson and Tung Au,
Project Management for Construction - Fundamental Concepts for Owners, Engineers, Architects and Builders , 2003)

4.3. Organisasi Proyek Konstruksi

11

Manajemen Konstruksi Ir. Mawardi Amin, MT.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Sebagaimana diketahui, organisasi merupakan kumpulan orang yang bekerja sama dalam suatu ruang lingkup pekerjaan untuk mecapai suatu tujuan yang sudah direncanakan. Demikan pula proyek konstruksi, yang mempunyai tujuan menghasilkan suatu bangunan fisik yang memenuhi permintaan dan persyaratan melalui suatu ruang lingkup pekerjaan tertentu yang dilakukan beberapa orang atau beberapa kelompok orang, tentunya juga membutuhkan suatu organisasi yang umum disebut organisasi proyek konstruksi. Pada bentuk organisasi proyek konstruksi, kedua jenis organisasi tersebut di atas dan varian-variannya dipengaruhi dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan proyek bersangkutan. Untuk proyek-proyek yang besar yang harus dilaksanakan oleh beberapa kontraktor maka pemilik proyek dapat memberikan kepercayaan yang penuh pada suatu badan yang disebut Manajemen Konstruksi (MK) yang bertindak dan atas nama pemilik sebagai manajer. Struktur organisasi proyek konstruksi secara umum dapat dibagi menjadi empat macam yaitu : 1) Perencanaan/ Pelelangan/ Pelaksanaan (DesignIBidIBuild) Struktur organisasi ini dipergunakan bila dokumen kontrak telah selesai dilaksanakan dan biasanya dipergunakan untuk proyek-proyek yang tidak memiliki kekhususan atau keistimewaan tertentu. Bagan struktur organisasi ini dapat dilihat pada Gambar 4.5 :

Gambar 4.5: Bagan Struktur Organisasi Design/Bid/Build 2) Perencanaan/ Pelaksanaan (Design/Build) Struktur organisasi ini dipergunakan untuk memperpendek waktu pelaksanaan proyek dan memberikan fleksibilitas kepada pemilik untuk melaksanakan perubahan-perubahan yang diperlukan selama pelaksanaan proyek. Bentuk struktur organisasinya dapat dilihat pada gambar 4.6 :

11

Manajemen Konstruksi Ir. Mawardi Amin, MT.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Gambar 4.6: Bagan Struktur Organisasi Design/Build 3) Perencanaan/ Pelaksanaan/ Perusahaan (Design/ Build/Firm) Pada organisasi ini, pemilik selain menunjuk konsultan perencana, juga menunjuk tim MK untuk mewakilinya sebagai pengelola proyek. Namun demikian tim MK tidak terlibat dalam tahap konseptual. Bagan struktur organisasinya dapat dilihat pada Gambar 4.7 :

Gambar4.7:

Bagan Struktur Organisasi Design/Build/Firm

4.4. Fungsi Organisasi Dalam Proyek Konstruksi Secara umum implementasi suatu organisasi pada proyek konstruksi dapat bersifat Organisasi Induk (Parent Organization) yang melibatkan pihakpihak yang secara manajerial terlibat didalamnya. Tetapi apabila organisasi tersebut akan dijabarkan lebih lanjut maka akan melibatkan para pelaksana, bahkan sampai kedetail pelaksana operasional. Kondisi ini memberikan manfaat lain dari penyusunan organisasi yang tertata baik pada perencanaan. 4.4.1. Fungsi Organisasi bagi proyek konstruksi secara vertikal

Gambar4.8: Struktur pendekatan untukmanajemen proyek (sumber: Turner,JRodney: "The Handbook Of Project based Management", McGrawHill Book Company, Berkshire, Maidenhead, England, 1991).

11

Manajemen Konstruksi Ir. Mawardi Amin, MT.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Struktur pendekatan manajemen proyek di atas apabila dijabarkan untuk proyek konstruksi dapat dikatakan : 1) Maksud dan tujuan proyek konstruksi yang saling menguntungkan Suatu ide bangunan fisik mempunyai suatu tujuan tertentu ( misal : rumah untuk tempat tinggal, gedung bertingkat untuk perkantoran, waduk untuk membendung dan lain sebagainya) yang sudah barang tentu mempunyai nilai keuntungan (misal rumah untuk berteduh dalam ruang yang nyaman bagi penghuni maupun pemiliknya, sedang bagi pembangun - konsultan, kontraktor dan lainnya - membuat bangunan dengan suatu cara yang paling menguntungkan sekaligus memuaskan persyaratan pemberi tugas atau pemilik dan syarat teknik). 2) Ruang lingkup proyek Suatu proyek konstruksi jelas mempunyai ruang lingkup. Yang dimaksud adalah ruang lingkup pekerjaan. Pada tahap ini suatu proyek konstruksi dijabarkan menjadi bagian-bagian lingkup pekerjaan yang merupakan bagian dari lingkup pekerjaan. Misalnya Suatu Proyek Rumah Tinggal salah satu pekerjaan yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan lapangan adalah Pekerjaan Persiapan yang terdiri dari pembuatan pagar proyek, pembuatan bedeng kerja, pembuatan pompa air dan sebagainya. Pembuatan pagar terdiri dari pekerjaan pengukuran, pemesanan bahan, pemasangan tulangan kayu dan seterusnya. Jadi pada dasarnya suatu "PROYEK A" dipecah menjadi bagian-bagian pekerjaan yang lebih detail untuk mengetahui sampai seberapa ruang lingkup proyek. Hal ini umum disebut WBS (Work Breakdown Structure), yang bertambah detail dirunut akan memberikan gambaran yang mendekati kenyataan. 3) Organisasi sebagai pelaksana pekerjaan Dari ruang lingkup proyek tersebut, dapat diketahui kebutuhan fungsional personil pelaksana pekerjaan, agar dapat mewujudkan maksud dan tujuan di atas. Untuk itu, apabila dirunut kegiatan dari tahap ide sampai tahap perwujudan, maka akan ada sekumpulan orang, masing-masing dengan keahlian, tugas dan tanggung jawabnya, akan bekerja sama memberikan kontribusi untuk mencapai suatu tujuan yang sama. Sehingga singkatnya dapat disebut Organisasi Proyek Konstruksi yang dalam operasinya adalah merencanakan dan mengendalikan variabel : Biaya, Waktu dan Mutu yang mewakili keuntungan bagi semua pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut. Dalam prosesnya, kebutuhan / susunan dari personil dalam organisasi proyek konstruksi tersebut dapat di tabelkan, yang umum disebut OAT (Organization Analysis Table) yang merupakan padanan dari WBS.

11

Manajemen Konstruksi Ir. Mawardi Amin, MT.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Untuk jelasnya, pada Gambar 4.9, dapat dilihat penjelasan dari struktur pendekatan manajemen proyek konstruksi dengan aktivitas di tiap-tiap tingkatan sebagai berikut:

Gambar 4.9: Struktur pendekatan untuk manajemen proyek dengan variabel kegiatan (sumber'. Turner, J Rodney : " The Handbook Of Project basedmanagement ", McGrawHill Book Company, Berkshire, Maidenhead, England, 1991). 4.4.2. Fungsi organisasi pada proyek konstruksi secara Horisontal : Fungsi organisasi dapat juga dilihat secara horisontal. Pada tinjauan secara horisontal ini dikaitkan dengan Project Life Cycle.

Conceptual designAdvance 0 0 0 0 0 0 Goals Scope Baseline Requirement Feasibility Desirability 0 0 0 0 0

Detailed design Development Plan Budget Schedule Bid Proposal Management commitment 0 0 0 0 0 Responsibility definition Team Organizational structure Detailed plan Kick off 0 0 0 0 0

Production Manage Measure Control Update and re plan Problem solving

Termination 0 0 0 0 0 0 Close out Document Suggest Improvement Transit Resign Dissolve Team

Gambar 4.10: "Project Life Cycle " dengan beberapa ruang lingkup kegiatannya. (sumber: Shtub, Avraham,. F Bard, Jonathan; Globerson, Shlomo : " Project Management : Engineering, Technology and Implementation ", Prentice Hall, Englewood, New Jersey, 1994)

Dari ruang lingkup kegiatan selama proses Project Life Cycle seperti yang dijabarkan di atas, dapat diperkirakan, bahwa untuk melaksanakan

11

Manajemen Konstruksi Ir. Mawardi Amin, MT.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam suatu proyek konstruksi diperlukan sejumlah sumber daya manusia, dengan berbagai disiplin ilmu (Teknik Sipil, Arsitek, Ekonom, Ahli Hukum dan lain sebagainya), bahkan dari berbagai keahliah/Ketrampilan (drafter, operator computer, mandor, tukang dan lainnya). Kumpulan sumber daya manusia tersebut disusun dalam suatu tatanan yang teratur guna optimasi pencapaian tujuan, atau dengan kata lain kumpulan sumber daya manusia yang tertata guna pencapaian tujuan suatu proyek konstruksi itu disebut Organisasi Proyek Konstruksi. Daftar Pustaka
1. 2. 3. 4. 5. Dipohusodo, Istimawan, "Manajemen Proyek Dan Konstruksi Jilid I", Kanisius, 1996, Yogyakarta. Djoyowirono, Soegeng, "Manajemen Konstruksi I" edisi ke 2, BP KMTS FT-UGM, 1991, Yogyakarta. Shtub, Avraham; F Bard, Jonathan; Globerson, Shlomo : Project Management Engineering, Technology and Implementation ", Prentice Hall, Englewood, New Jersey, 1994. Soeharto, Imam, "Manajemen Proyek Dari Konseptual Sampai Operasional", Erlangga, 1995, Jakarta. Turner, J Rodney : " The Handbook Of Project based Management", McGrawHill Book Company, Berkshire, Maidenhead, England, 1991.

11

10

Manajemen Konstruksi Ir. Mawardi Amin, MT.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana