Standar Operasional Prosedur

Esti Handayani

Disampaikan pada pelatihan Pelayanan Prima di Bapelkes Murnajati, 9 – 12 April 2012.

Istilah
  


  

Standard Operating Procedure (SOP) Standar Prosedur Operasional (SPO) Prosedur Operasional Standar Prosedur Kerja PROTAP atau Prosedur Tetap Petunjuk Pelaksanaan Petunjuk Teknis

SOP

prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi. Membantu mengurangi yan sub standar dengan memberikan tahapan yang sudah diuji

Definisi

dokumen prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponenkomponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional

TUJUAN Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien. serta senantiasa meningkatkan mutu pelayananmelalui pemenuhan pencapaian standar profesi dan standar pelayanan RS . efektif dan aman.

keraguan. duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan 4. Merupakan salah satu cara dan parameter dalam meningkatkan mutu pelayanan 1. supervisor.Tujuan Khusus (1) Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan kinerja suatu kegiatan secara optimal 2. . Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan. surveyor dsb 3.

7. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif Untuk menjelaskan alur tugas. 6.Tujuan Khusus (2) 5. wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait Melindungi RS dan petugas bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya .

6.MANFAAT 1.  Memenuhi persyaratan standar yan. 3. 2. RS Mendokumentasi kebijakan & prosedur RS Memastikan pegawai RS tahu pekerjaannya Duplikasi wewenang & tanggung jawab tidak ada Memastikan tidak adanya daerah abu-abu Overlapping & underlapping wewenang tidak ada Bukti adanya manajemen mutu di RS . . 7. 4. 5.

2. tidak bermakna ganda Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi serta perkembangan IPTEK profesi ybs. mempunyai urutan. . harus memudahkan pemakaian (user friendly). serta kebijakan dan peraturan formal. 3. Harus selalu didokumentasikan. SOP memuat segala indikasi dan syarat yang harus dipenuhi pada setiap upaya.PRINSIP SOP (1) 1. 4. 5. dan tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanan SOP memberikan arah kegiatan yang langsung atau tidak langsung berhubungan dengan pasien Gunakan bahasa sehari-hari.

Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi serta perkembangan IPTEK profesi ybs. 2. Harus selalu didokumentasikan. . serta kebijakan dan peraturan formal.PRINSIP SOP (2) 1.

panjang. . Flowcharts yang berisi banyak keputusankeputusan atau pertimbangan-pertimbangan.Jenis SOP    Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci. konsisten.

dll SOP Pelayanan SOP Administrasi   .Profesi lain : radiologi.Pelayanan Keperawatan .Pelayanan Medik . SOP Profesi . lab. rehab.

SOP PROFESI  Memuat proses kerja yg bersifat keilmuan teknis tertentu utk Dx. SOP apendisitis akut. tindakan. SOP pemberian obat . SOP lumbal punksi. SOP kejang demam .  Contoh : SOP perdarahan antepartum. asuhan profesi medis. keperawatan & profesi lainnya. Tx.

keperawatan & penunjang medik yg berhubungan dng pelayanan langsung kepada pasien Contoh : SOP dokter jaga ruangan.SOP PELAYANAN   Memuat proses kerja yg bersifat manajerial/administratif dlm yanmed. SOP konsultasi medis. SOP rujukan keluar RS .

SOP keuangan (billing sysstem. akutansi.SOP Administrasi   Mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja & kegiatan-2. SOP perencanaan program/proyek/kegiatan.dll) . SOP petunjuk teknis penyelenggaraan RM. umumnya kegiatan non medis Contoh : SOP pendaftaran pasien.

penarikan.Ketua tim akreditasi RS  orang yg berwenang utk mengelola SOP Tim akreditasi disarankan mempunyai seluruh SOP RS Buat tata cara penyusunan. penyimpanan & evaluasi & revisi SOP . distribusi. penomoran.

distribusi) .PERENCANAAN SOP Hal-hal yang perlu diingat :  Siapa yang menulis  Bagaimana SOP akan direncanakan & dikembangkan  Bagaimana prosedur dapat dikenali  Bagaimana memperkenalkan prosedur kepada personil  Bagaimana pengendaliannya (nomor. revisi.

3. apakah masih efektif SOP harus ditulis oleh mereka yg melakukan pekerjaan bersama dng pejabat yg memiliki tanggung jawab utama Komitmen terhadap SOP hanya diperoleh dng adanya keterlibatan dlm penyusunan SOP 2.SYARAT PENYUSUNAN SOP (1) 1. . Identifikasi kebutuhan  apakah yg digunakan saat ini ada.

Merupakan flow chart dari suatu kegiatan . Prosedur harus jelas ringkas & dpt dilaksanakan 6. Mencatat proses itu sendiri & orang lain disuruh memberi tanggapan 5.SYARAT PENYUSUNAN SOP (2) 4.

TATA CARA PENYUSUNAN SOP    Format SOP  menggunakan format dari KARS Siapa yang menyusun ? Tetapkan siapa yang akan menandatangani dokumen. bila yg menandatangani bukan Direktur agar dibuatkan SK pelimpahan tugas Tetapkan siapa yang akan mengecek dokumen mutu sebelum di tandatangani pimpinan  utk menghindari tumpang tindih dokumen antar unit kerja  .

Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yg menggambarkan langkah penting dari seluruh proses .PENULISAN SOP Untuk memperoleh pengertian yg jelas bagi subyek. penulisan SOP dimulai dng membuat flow chart dari kegiatan yg dilaksanakan.

Contoh : Pembelian obat utk digunakan di rumah sakit Pemilihan pemasok Mengkomunikasikan persyaratan Penerimaan Barang Periksa Barang Menempatkan di Gudang Obat .

     Ada staf yg mampu & mau  aspek pekerjaan & aspek psikologis Ada target waktu  target & jadwal agar disusun & disepakati Ada komitmen pimpinan  dukungan fasilitas & sumber daya lainnya Ada anggaran Ada pemantauan & pelaporan evaluasi kemajuan penyusunan dokumen .

 Semua SOP harus diberi nomor. tetapkan siapa yang melakukan penomoran  susun tata cara penomoran Tata cara penomoran tergantung pola pendekatan yang digunakan dalam menyusun SOP  bisa mengikuti tata persuratan RS atau dengan nomor digit Judul & nomor SOP agar dibuatkan indeks Indeks dibuat sentral  buat katalog SOP    .

 Yg dimaksud dng distribusi adalah keg. atau usaha menyampaikan SOP kepada seluruh karyawan atau staf yg memerlukan SOP tsb sbg panduan utk melaksanakan pekerjaan  Tetapkan penanggung jawab pendistribusian dokumen  sentralisasi atau desentralisasi Jenis SOP yg didistribusikan * SOP hanya utk unit kerja tertentu * SOP utk seluruh unit kerja  .

 SOP yang di lapangan adalah yg berlaku. SOP lama tidak boleh ada di unit kerja lagi tetapi harus disimpan di sekretarist Tim akreditasi/Tata usaha Pendistribusian memakai buku ekspedisi atau dng formulir tanda terima  .

 Yg dimaksud dng penyimpanan disini adalah bgmn SOP tersebut disimpan Tim akreditasi/Tata usaha RS wajib mempunyai copy dari seluruh SOP yang ada di RS  perlu ada SOP penyimpanan Unit kerja hanya menyimpan SOP yg sah sesuai jenis kegiatan yg saat ini dilakukan  SOP yg sdh tdk dipakai dikembalikan ke Tim akreditasi/Tata Usaha utk disimpan sebagai arsip dng batas waktu yg ditentukan   .

   Tetapkan siapa penanggung jawab penyimpanan  Tim akreditasi atau tata usaha Lama penyimpanan SOP yang sudah tidak berlaku Penyimpanan di unit kerja  diletakkan ditempat yg mudah dilihat. diambil & dibaca oleh pelaksana .

maksimal 3 th sekali .      Tujuan : membudayakan internal audit Evaluasi dilaksanakan .sesuai kebutuhan  misal karena ada kesulitan dalam melaksanakan SOP tersebut Tetapkan pelaksana evaluasi  bisa oleh Tim Akreditasi Buat protap tata cara evaluasi SOP Kembangkan format/check list evaluasi Hasil evaluasi  perbaikan/revisi atau pembaharuan SOP .berkala.

yg perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun seluruh isi SOP Revisi perlu dilakukan bila : * prosedur kerja/urutan kerja tdk sesuai lagi dng keadaan yg ada * adanya perkembangan ilmu & teknologi * adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru Pergantian direktur SOP tidak perlu direvisi . atau usaha utk memperbaiki suatu SOP.   Yg dimaksud dng revisi adalah keg.

00.02. kebutuhan RS.2.837 tertanggal 1 Juni 2001.2. & atau standar profesi terkait  . perihal bentuk SOP  Mulai diberlakukan Januari 2002 Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi sesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs. Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur Pelayanan Medik Spesialistik YM.

BENTUK SOP   Dokumen Tertulis Diagram atau alur kerja (flow chart) .

revisi Halaman PROSEDUR TETAP Tanggal terbit Ditetapkan Direktur Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur Unit terkait .RUMAH SAKIT No Dokumen JUDUL SOP No.

Dokumen : diisi sesuai dng ketentuan penomoran yg berlaku di RS ybs yg dibuat sistematis agar ada keseragaman No. dokumen revisi I diberi huruf B.dsb No. bisa menggunakan huruf atau angka. Contoh penggunaan angka : untuk dokumen baru diberi nomor 00.dst. dst .     Heading & kotaknya dicetak pada setiap halaman Kotak RS diberi nama & logo RS (bila RS memp. Biopsi ginjal. misal : Konsultasi medis. Persiapan pasien operasi. dokumen revisi pertama diberi angka 01. revisi : diisi dng status revisi. Logo) Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses kerjanya. Contoh penggunaan huruf : dokumen baru diberi huruf A.

dsb Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dng tanggal terbitnya yg harus sesuai dng tanggal diberlakukannya SOP tersebut Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan nama jelas Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat hanya memuat : kotak nama RS. No dokumen.dst Prosedur tetap diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah) yg digunakan RS. No revisi & halaman . Misal SOP dng 5 halaman  halaman peratma : 1/5.     Halaman : diisi nomor halaman dng mencantumkan juga total halaman utk SOP tsb. halaman kedua 2/5. misalnya Prosedur. Prosedur tetap. prosedur kerja. judul SOP. Petunjuk pelaksanaan.

Dapat berisi (terkait dengan) bbrp kebijakan yg mendasari SOP tsb. 3. Kata kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……………. Pengertian : berisi penjelasan & atau definisi tentang istilah yg mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. sehingga tercantum dlm bbrp SOP yg “dipayungi” .” Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yg menjadi dasar & garis besar dibuatnya SOP tsb. 2.1.. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar bbrp SOP.

& staf/petugas yg berwenang. waktu. frekuensi dalam proses kerja yg digunakan. Diagram alir : menggambarkan urutan kegiatan secara runtun disertai dokumen pendukungnya. Didalamnya dpt dicantumkan alat/formulir/fasilitas yg digunakan. . Prosedur: bagian ini mrpk bagian utama yg menguraikan langkah-2 kegiatan utk menyelesaikan proses kerja ttt. Unit terkait: berisi unit-unit yg terkait & atau prosedur terkait dalam proses kerja tsb 6.4. Diuraikan secara lengkap dalam bentuk prosedur tertulis maupun diagram alir. 5.

Simbol-simbol: diagram alir  Proses : Pencabangan (keputusan): Mulai/Terminator (start/hatl) Penguhubung (Connector) Off-Page Connector    .

.

Tulislah yang anda kerjakan dan kerjakan yang anda tulis Buktikan ! Write what you do and Do what you write Prove it ! .