Notiuni si modele Notiuni legate de activitatea de proiect Pentru inceput este necesar sa explicam unii termini esentiali, care

sunt folositi in lucrul in proiect. Ce este un proiect ? Termenul de proiect este folosit deseori in sensuri diferite in intreprinderi, administratie si alte tipuri de organizatii. Vom incerca de aceea sa formulam o definitie unitara si cuprinzatoare pe baza unor definitii diferite. Defintie conform D/N 69901 Un proiect este o intentie care este marcata de unicitatea conditiilor in totalitatea lor, ca de exemplu: Existenta obiectivului Delimitari temporale, financiare, personale sau de alta natura, Delimitari in raport cu alte intentii Organizatia specifica de proiect Definitie conform enciclopediei Brockhaus: termenul latinesc Proiectum: cel aruncat inainte, o interie planuita sau dj inceputa. Definitia conform Kraus Westerman Multe probleme inovative necesita o abordare diferita de o organizatie traditionala ierarhica, care deviaza de la modalitatea clasica, deoarece sunt legate de cerintele speciale. In acest caz este vorba de proiecte . Un proiect este o sarcina inovativa riscanta si mai ales limitata in timp, Proiectul necesita participarea si conlucrarea mai multor domenii ale unei intreprinderi. Proiectele se diferentiaza clar de munca de rutina, aducand intotdeuna ceva special in intreprindere. Proiectele necesita, pentru o planificare si executie de succes, obiective concrete, o perioada bine determinate de timp si un management propriu: asa zisul management al proiectelor. Pentru succes sunt de o importanta decisiva colaboratori motivati si orientati pentru lucrul in echipa. Lucrul in proiect se desfacsoara dupa un anumit model de abordare in mai multe faze ale proiectului. El necesita, pentru coordonarea sarcinilor tuturor specialistilor implicati, o unitate organizatorica speciala, temporara, in care se colaboreaza pentru atingerea obiectivului: Proiectele abordeaza diferite domenii, de exemplu exista proiecte de constructie de productie, IT si organizare. Caracteristicile unui proiect sunt: Obiective clare O cerinta de tip nou Lipsa muncii de rutina Buget propriu Termen de start si de incheiere prcis definite Colaboratori motivati, cu cunostinte si abilitati diferite

Ce este managementul proiectelor ? Notiunea de proiect este acum definite. Pentru a explica managementul proiectelor, trebuie sa ne ocupam de termenul de management. Definitie conform enciclopediei Brockhaus Din englezescul to manage : a manui, a conduce Din latinescul manus mana Din italienescul maneggiare a manui Definitie conform lexiconului de buzunar Meyers: Conducere, carmuire a unei intreprindere sau a unui system social , O grupa de angajati care conduc managerii Managementul proiectelor este centrala de comanda a unui proiect fiind un instrument la indemana managementului intreprinderii. El cuprinde planificarea, controlul si conducerea proiectelor. Conducerea in interiorul unui proiect este preluata de un conducator de proiect. El este numit de conducerea intreprinderii si trebuie sa rezolve toate problemele care apar, trebuie sa respecte obiectivele, respectiv sa le le defineasca din nou , trebuie sa introduca colaboratori potriviti si sa ii motiveze, trebuie, de asemenea sa informeze conducerea intreprinderii sau a organizatiei. Conducatorul de proiect are grija de termene, procese , activitati si resurse luand in considerare obiectivele concrete, financiare si temporale. Conducatorul de proiect este astfel raspunzator pentru atingerea scopului proiectului . Echipa de proiect este legata intr-o forma de organizare definite de intreprinderea care trebuie sa aiba o ierarhie plata cu cai de informare si decizie scurte,. Echipa infiinteaza un birou al proiectului ca centru de informare si de comunicare. Caracteristicile managementului de proiecte sunt : 1. orientarea catre obiectiv si rezultat 2. planificarea proiectelor 3. controlul asupra progreselor proiectului 4. conducerea echipei 5. ierarhie plata in organizarea proiectului 6. Prezentarea rezultatelor 7. Infiintarea unui birou de proiect 8. Scrierea de documente, cum ar fi protocoale (procese verbale) planuri pentru structura proiectelor , manuale , rapoarte de situatie si la finalul proiectului. Fazele proiectului Exista nenumarate concepte privind fazele proiectului si aproape fiecare manual prezinta o varianta proprie . In definitiv, este indiferent ce concept de faze alegeti. Este insa important sa alegeti numai unul singur, pentru a va structura concludent

proiectul, Nu amestecati mai multe concepte de faze, deoarece atunci si proiectul dumneavoastra va devein un amalgam . Vrem sa pornim aici de la modelul de faza XY, care se imparte in 5 faze : 1. Faza de analiza Formularea ideei de proiect si a obiectivelor generale Realizarea unui studiu de fezabilitate Stablilirea paramentrilor initiali ai proiectului Descrierea temei proiectului 2. 3. 4. Faza de definitie Definirea obiectivelor ( obiectivelor specifice , financiare si temporale ) Realizarea unui caiet de sarcini Alcatuirea echipei de proiect Faza de planificare Formularea obiectivelor de detaliu Planificare activitatilor Planificarea termenelor Planificare costurilor Identificarea conflictelor intre obiective Faza de control si coordonare Compararea datelor estimate / efective Prelucrarea modificarilor Inregistrarea in documente a progresului proiectului Rezolvarea conflictelor intre obiective

5. Faza de inchieiere Interpretarea si prezentarea rezultatelor proiectului Realizarea unui raport final al proiectului Planul de structura al proiectului Planul de structura al proiectului este un mod de organizare pentru dezvoltarea proiectului . Prin acest plan se obtine o imagine de ansamblu , ordonata, asupra tuturor cerintelor proiectului. La alcatuirea planului de structura al proiectului, sarcinile se pot grupa in moduri diferite. Proiectul poate, pe de o parte sa fie impartit dupa obiecte (structutra tehnica) pe de alta parte poate sa fie impartit dupa functiuni . Structura dupa obiecte imparte proiectul in subproiecte, taskuri (pachete de lucru) si activitati si subactivitati. Procese si liste de procese Procesele sunt succesiuni de activitati (subactivitati) care au un termen de inceput si de sfarsit . Ele au o astfel o durata precisa . Un proiect consta in multe astfel de procese . Ele sunt cea mai mica unitate a proiectului . Procesele care sunt de aceiasi

natura pot fi structurate in proiect ca taskuri. Activitatile unui proiect sunt anumerate intr-un table . Relatii intre procese Relatiile intre procese sunt dependente intre doua sau mai multe procese, relatii definite prin conjuctii logice . Se stabileste modul in care un proces depinde temporal de un altul. Dupa legarea proceselor rezulta un termen de incheiere al proiectului si se poate determina dupa drumul critic . Sfarsit-Inceput Procesul A (predecesorul) treubie sa ia sfarsit pentru ca procesul B (succesorul) sa poata incepe Procesul A (predecesorul ) incepe simultan cu procesul B (succesorul) Doar in momentul in care procesul A ( predecesorul) se termina , se poate incheia si procesul B (successor)

Inceput- Inceput

Sfarsit-Sfarsit

Pornind de la aceasta exista posibilitati, de suprapunere in timp a proceselor , exprimate ca timp sau procentual .

Jaloane Jaloanele sunt evenimente importante in interiorul unui proiect. Ele stau ca indicatoare intre diferite parti ale proiectului, de exemplu la sfarsitul unui task (pachet de lucru) au fost complet indeplinite . Modele de planificare Planul cu bare Gantt (diagrame Gantt) Planul cu bare Gantt (numit si diagrama Gantt) a fost inventat de Lawrence Gantt pe la 1900 si este un sistem de control al stadiului muncii. Planul de timp si de desfasurare este reprezentat in forma unor bare orizontale. Prin asocierea proceselor se pot arata dependentele in desfasurarea in timp. Planul de retea Pert( Graful Pert) In graful Pert procesele unui proiect sunt reprezentate ca noduri.Nodurile sunt legate intre ele prin conexiuni.Linaa de legatura dintre doua noduri arata relatia de subordonare (dependenta) a douo procese. In nod se pot afisa informatii despre procese. Alte definitii Resurse Prin termenul de resurse se desemneaza oamnii (forta de munca) si mijloace material (masini etc). Ele sunt mijloace planificate si folosite pentru realizarea obiectivelor proiectelor. In timpul planificari controlului si coordonarii trebuie sa se acorde tot timpul o atentie speciala managementului resurselor pentru ca resurselee sunt de cele mai multe ori la limita, incarcand bugetul proiectului. Resursele se asociaza fiecarui process al unui proiect si astfel executarea activitatilor depinde de ele. Rezerve de timp La planificarea unui proiect, fiecarui process este asociata peste planificarea temporal exacta o rezerva de timp care poate fi folosita pentru derularea procesului, Astfel, rezerva de timp este impartita in rezerva de timp libera si totala . Rezerva de timp libera nu afecteaza sfarsitul proiectului, in timp ce la depasirea rezervei de timp totale, termeneul de inchieiere al proiectului este amenintat. Drumul critic Drumul critic este drumul de la inceputul proiectului pana la sfarsitul acestuia pe care nu se afla nici o rezerva de timp Conform acestei metode, durata totala a unui proiect este calculate pe baza duratelor fiecarui process in parte si a dependentelor intre ele .Durata totala rezulta din suma termenelor de inchieiere a fiecarui process. Criticile sunt procesele fara rezerva. Obiectivele proiectului

Cine nu porneste la drum nu ajunge la final! Dar fara un obiectiv nu are rost sa pornesti la drum! Ca solutie: lasa sa incepem pur si simplu mai intai ii innebuniti pe cei responsabili de proiect .De aceea , fiecare proiect necesita un obiectiv clar care sa poata fi indeplinit de echipa de proiect. Prin definirea obiectivelor se stabilieste si o directive dupa care se orienteaza toate celelelalte activitati. Obiectivele se referee intotdeuna la o problema bine descrisa, la bugetul care sta la dispozitie si la o durata precisa .Obiectivele uni proiect se impart astfel, in obiective specific financiare si temporal . Obiectivul specific Obiectivul specific descries printr-o sarcina definite exact si orientate spre rezultat si este obiectivul principal al proiectului. El ar trebuie sa fie formulat cuprinzator intr-un caiet de sarcini . Obiectivul financiar Fiecare proiect trebuie sa aiba un buget propriu la dispozitie. Bugetele proiectelor sunt in general calculate la limita, astfel incat mentinerea in limita a acestui buget reprezinta un obiect la fel de important ca oricare altulul , pentru echipa de proiect. Obiectivul temporal Obiectivul temporal al un proiect este determinat de un termen de inceput si de sfarsit. In timpul acestei perioade, proiectul treubie finalizat cu success. De aceea managementul termenelor este o sarcina importanta pentru conducatorul de proiect si echipa sa, deoarece de regula in proiecte se ajunge in criza de timp. Un management bun al proiectului scoate repede la iveala problemele de termen, astfel incat sa se poata reactiona din timp. Cu cat situatiile dificile sunt recunoscute mai tarziu, cu atat va fi mai greu pentru participant sa se incadreze in termene. La definirea si formulare obiectivelor proiectului trebuie luate intotdeuna in considerare si resursele (oameni si utilaje) . Resursele influenteaza tot timpul toate cele 3 tipuri de obiective, pentru ca treubie sa permita atingerea unor performante specifice, costa bani si trebuie sa fie disponibile la anumite moment de timp. Cand se formuleaza obiectivele trebuie ca limitele sa fie clare, adica sa se descrie si situatiile care trebuie evitate . Conflicte intre obiective Conflictele intre obiective rezulta din dependentele dintre cele 3 tipuri de obiective. Situatii critice care pot aparea : - Cand o performanta specifica ( sarcina ) se poate indeplinii la timp numai prin introducerea unor resurse suplimentare care costa bani. - Cand o performanta specifica nu se poate indeplinii cu banii si resursele existente decat cu depasirea termenului de final. - Daca obiectivul specific trebuie schimbat sau completat. Termenele nu se mai pot respecta si atunci bugetul avut la dispozitie nu mai ajunge pentru indeplinirea problemelor . Indepartare de la un obiectiv de un anumit tip influenteaza si atingerea celorlallte tipuri de obiective!

Solutionarea conflictelor intre obiective Obiectivele se pot adapta unor situatii noi prin amanrea termenelor sau introducerea unor resurse suplimentare. Acestea au insa ca urmare costuri mai mari, Se pot reduce eventual, intr-un caz exceptional si performantele specific, adica obiectivul specific e redus. Dupa o analiza a drumului critic , a rezervelor de timp si a alacatuirii proceseleor, obiectivele se pot rationalize, prin folosirea rezervelor, impartirea proceselor sau prelucrarea lor simultana. Daca conflictele intre obiective sunt prea mari si aproape imposibil de rezolvat sau imposibil de rezolvat, in mod firesc proiectul ar trebuii interrupt. Definirea obiectivului joaca rol important in elaborarea temei de proiect si la planificare proiectului. O tempa trebuie sa fie modelata dupa obiective si trebuie sa contina formulary exacte si cuprinzatoare. Organizarea proiectului Intrebare de la care se porneste la organizarea lucrului in proiect intr-o intreprindere este : cum ar trebui sa fie integrate proiectele in structura intreprinderii ? Organizarea proiectului rezulta din preluarea colaboratorilor din diferite domenii de specialitate, respective sectii intr-o structura de organizare plata. Organizarea proiectului se imparte, in managementul proiectului ( ca si in cazul unei organizatii in linie ) in organizarea structural sic ea procesuala . In timp ce organizarea procentuala stabileste regulile conlucrarii si rolurile participantilor in proiect , organizarea procesuala descrie fazele, procedurile si metodele proiectului. Urmatoarele modele de organizare a proiectului se intalnesc current: - Organizare de proiect autonoma Organizare de proiect cu department specializat Organizare matriceala de proiect Organizarea de proiect pe functiuni

Organizarea de proiect autonoma La o organizare de proiect autonoma, membrii proiectului sunt deerogati pentru durata proiectului de la functiile lor curente si sunt subordonati conducatorului de proiect. Aceasta forma se preteaza la initiative de amploare care se intind pe o perioada mai lunga de timp ( planificare a intreprinderii pe termen mijlociu : pana la 3 ani). Echipa de proiect se poate concentra in totalitate pe scopul proiectului. Colaboratori sunt subordonati ca specialitate si de cele mai multe ori si disciplinar conducatorului de proiect, uneori membri proiectului se subordoneaza direct conducerii intreprinderii. Organizarea de proiect cu department Este in principiu aceiasi forma ca si organizare de proiect autonoma. Singura diferenta, clar hotaratoare din punct de vedere al structurii si al desfasurarii, consta in faptul ca un department central ordoneaza proiectele unei intreprinderi. Colaboratorii au in functiile lor pe linie ierarhica, sarcina sa sustina respectivii conducatori de proiect si angajatii din proiect. Ei nu intervin insa la lucrul in proiect, in partea de continut.

Organizarea matriceala de proiect La organizarea matriceala de proiect, un angajat al unei sectii poate sa nu ia parte la nicunul sau sa ia parte la unul sau mai multe proiecte. Angajatul nu este insa dezlegat de la organizarea in linie ierarhica pe parcursul proiectului, el isi indeplineste in paralel si aceasta functie. Aceasta necesita un inalt grad de coordonare si o intelegere buna intre conducatorii organizatiei pe linie ierarhica si conducatorii proiectului.Angajatii unei sectii care sunt participant la mai multe proiecte devin astfel servitor la doi stapani. Ei se subordoneaza pentru lucrul pe linie ierarhica din punct de vedere de specialitate si disciplinar sefului lor de sectie si in acelas timp pentru munca de proiect de specialiate respectivului conducator de proiect. In timpul muncii la proiect colaboratorii acestia raman subordonati din punct de vedere disciplinar superiorilor lor pe linie ierarhica. Organizarea matriceala poate fi indeplinita desiguri si cu un department central. Organizarea de proiect pe functiuni Aceasta forma de organizarea este aleasa atunci cand un proiect este executat exclusive de o unitate organizatorica. Pe langa functiile pe linie ierarhica ale acesteia se formeaza una sau mai multe echipe de proiect, care se ocupa pe durata proiectului cu lucrul la proiect. Responsabilitatea totala este conducatorului unitatii organizatorice Managementul proiectului conform modelului 97 Cand planificati un proiect puteti sa folositi diferite modele de abordare cum ar fi modelul spirala sau modelul cascada. Modelul spirala consta din patru sectiuni ( stabilirea obiectivelor, managementul riscurilor, planificare urmatorei faze, dezvoltarea ), care se ruleaa ciclic. La fiecare derulare al unui ciclu proiectul se rafineaza si se finiseaza. La modelul cascadei, fazele nu se executa de mai multe ori ci rezultatul unei faze devine conditie pentru faza urmatoare. Un model standardizat si astfel raspandit in practica industriala este modeul V in actuala versiune 1997. Acest model a fost introdus mai intai in domeniul MINISTERULUI FEDERAL AL APARARII si a fost preluat la inceputul anilor 90 de MINISTERUL DE INTERNE pentru intreaga adiministratie publica. Apoi, mai multe banci , firma de asigurari si din industria auto au adoptat modelul V si l-au adoptat ca standard . Modelul V 97 controleaza dezvoltarea precum si intretinerea si modificare sistemelor care se bazeaza pe implementarea tehnologiei informatiei pentru solutionarea sarcinilor. Aceasta are loc prin definirea unitara si definitive a activitatilor si produselor (rezultatelor) care rezulta la relizarea sistemului (SE) si la activitati complementare pentru verificarea calitatii ( QS), managementul configuratiei ( KM) si managementul proiectului. Acest standard ajuta la atingerea urmatoarelor obiective : 1. Imbunatatirea si garantarea calitatii :prin abordarea standardizata se garanteaza cel mai probabil integritatea rezultatelor ce trebuie predate, rezultate intermediare definite fac posibile masuri timpurii de verificare. 2. Mentinerea sub control a costurilor pe toata durata proiectelor : abordarea standardizata face mai transparent calculul necesitatilor si riscurilor financiare se pot recunoaste mai usor, la abordarea standardizata se pot observa solutii

universal, abordarile gresite sunt recunoscute din timp, costurile de instruire se diminueaza. 3. Inbunatatirea comunicarii intre toti participantii, precum si reducerea dependentei solicitantului de executant : - utilizare de termini bine definite reduce neintelegerile -rezultatele sunt standardizate astefel incat alti participant sa se poata familializa cu ce se asteapta de la ei.