CURS 3 MANAGEMENTUL PROIECTELOR

MANAGEMENTUL PROIECTELOR DE AFACERI

FAZELE PROIECTELOR DE AFACERI

Fazele proiectelor de afaceri

Exista nenumarate concepte privind fazele proiectului si aproape fiecare manual prezinta o varianta proprie. In definitiv, este indiferent ce concept de faze alegeti. Este insa important sa alegeti numai unul singur, pentru a va structura concludent proiectul. Nu amestecati mai multe concepte de faze, deoarece atunci si proiectul dumneavoastra va devein un amalgam.

Fazele proiectelor de afaceri

Faza de analiza: Formularea ideei de proiect si a obiectivelor generale Realizarea unui studiu de fezabilitate Stablilirea paramentrilor initiali ai proiectului Descrierea temei proiectului
1.

Faza de definitie: Definirea obiectivelor (obiectivelor specifice , financiare si temporale) Realizarea unui caiet de sarcini Alcatuirea echipei de proiect
1.

Fazele proiectelor de afaceri

3. Faza de planificare Formularea obiectivelor de detaliu Planificare activitatilor Planificarea termenelor Planificare costurilor Identificarea conflictelor intre obiective 4. Faza de control si coordonare Compararea datelor estimate / efective Prelucrarea modificarilor Inregistrarea in documente a progresului proiectului Rezolvarea conflictelor intre obiective

5. Faza de inchieiere Interpretarea si prezentarea rezultatelor proiectului Realizarea unui raport final al proiectului

Planul de structura al proiectului

Planul de structura al proiectului este un mod de organizare pentru dezvoltarea proiectului . Prin acest plan se obtine o imagine de ansamblu , ordonata, asupra tuturor cerintelor proiectului. La alcatuirea planului de structura al proiectului, sarcinile se pot grupa in moduri diferite. Proiectul poate, pe de o parte sa fie impartit dupa obiecte (structutra tehnica) pe de alta parte poate sa fie impartit dupa functiuni . Structura dupa obiecte imparte proiectul in subproiecte, taskuri (pachete de lucru) si activitati si subactivitati.

Procese si liste de procese

Procesele sunt succesiuni de activitati (subactivitati) care au un termen de inceput si de sfarsit. Ele au o astfel o durata precisa. Un proiect consta in multe astfel de procese . Acestea sunt cea mai mica unitate a proiectului . Procesele care sunt de aceiasi natura pot fi structurate in proiect ca taskuri. Activitatile unui proiect sunt enumerate intr-un tabel. Jaloanele Jaloanele sunt evenimente importante in interiorul unui proiect. Ele stau ca indicatoare intre diferite parti ale proiectului, de exemplu la sfarsitul unui task (pachet de lucru) au fost complet indeplinite.

Relatii intre procese

Relatiile intre procese sunt dependente intre doua sau mai multe procese, relatii definite prin conjuctii logice; Se stabileste modul in care un proces depinde temporal de un altul; Dupa legarea proceselor rezulta un termen de incheiere al proiectului si se poate determina dupa drumul critic.

Sfarsit-Inceput

Procesul A (predecesorul) treubie sa ia sfarsit pentru ca procesul B (succesorul) sa poata incepe Procesul A (predecesorul ) incepe simultan cu procesul B (succesorul) Doar in momentul in care procesul A (predecesorul) se termina , se poate incheia si procesul B (successor)

Inceput- Inceput

Sfarsit-Sfarsit

Pornind de la aceasta, exista posibilitati de suprapunere in timp a proceselor , exprimate ca timp sau procentual .

Planul de structura al proiectului

Planul de structura al proiectului este un mod de organizare pentru dezvoltarea proiectului . Prin acest plan se obtine o imagine de ansamblu , ordonata, asupra tuturor cerintelor proiectului. La alcatuirea planului de structura al proiectului, sarcinile se pot grupa in moduri diferite. Proiectul poate, pe de o parte sa fie impartit dupa obiecte (structutra tehnica) pe de alta parte poate sa fie impartit dupa functiuni . Structura dupa obiecte imparte proiectul in subproiecte, taskuri (pachete de lucru) si activitati si subactivitati.

Modele de planificare
Diagrame Gantt Diagrama Gantt este un sistem de control al stadiului muncii. Planul de timp si de desfasurare este reprezentat in forma unor bare orizontale. Prin asocierea proceselor se pot arata dependentele in desfasurarea in timp. Planul de retea Pert( Graficul Pert) In graficul Pert procesele unui proiect sunt reprezentate ca noduri. Nodurile sunt legate intre ele prin conexiuni. Linia de legatura dintre doua noduri arata relatia de subordonare (dependenta) a doua procese. In nod se pot afisa informatii despre procese.

Modele de planificare
Resurse Prin termenul de resurse se desemneaza oamenii (forta de munca) si mijloace materiale (masini etc). Ele sunt mijloace planificate si folosite pentru realizarea obiectivelor proiectelor. In timpul planificari controlului si coordonarii trebuie sa se acorde tot timpul o atentie speciala managementului resurselor pentru ca resursele sunt de cele mai multe ori la limita, incarcand bugetul proiectului. Resursele se asociaza fiecarui proces al unui proiect si astfel executarea activitatilor depinde de ele. Rezerve de timp La planificarea unui proiect, fiecarui proces ii este asociata peste planificarea temporala exacta o rezerva de timp care poate fi folosita pentru derularea procesului. Astfel, rezerva de timp este impartita in rezerva de timp libera si totala. Rezerva de timp libera nu afecteaza sfarsitul proiectului, in timp ce la depasirea rezervei de timp totale, termeneul de inchieiere al proiectului este amenintat.

Modele de planificare
Drumul critic Drumul critic este drumul de la inceputul proiectului pana la sfarsitul acestuia pe care nu se afla nici o rezerva de timp. Conform acestei metode, durata totala a unui proiect este calculata pe baza duratelor fiecarui process in parte si a dependentelor intre ele. Durata totala rezulta din suma termenelor de inchieiere pentru fiecarui proces. Criticile sunt procesele fara rezerva.

Obiectivele proiectului

Fiecare proiect necesita un obiectiv clar care sa poata fi indeplinit de echipa de proiect. Prin definirea obiectivelor se stabilieste o directie dupa care se orienteaza toate celelelalte activitati. Obiectivele se refera intotdeuna la o problema bine descrisa, la bugetul care sta la dispozitie si la o durata precisa.

Obiectivul specific Obiectivul specific este descris printr-o sarcina definita exact si orientata spre rezultat Descrie obiectivul principal al proiectului Este formulat cuprinzator intr-un caiet de sarcini Obiectivul financiar Fiecare proiect trebuie sa aiba un buget propriu la dispozitie. Bugetele proiectelor sunt in general calculate la limita, astfel incat mentinerea in limita a acestui buget reprezinta un obiectiv la fel de important ca oricare altul pentru echipa de proiect. Obiectivul temporal Obiectivul temporal al un proiect este determinat de un termen de inceput si de sfarsit. In timpul acestei perioade, proiectul treubie finalizat cu succes. De aceea managementul termenelor este o sarcina importanta pentru conducatorul de proiect si echipa sa, deoarece de regula in proiecte se ajunge in criza de timp.

Obiectivele proiectului

Conflicte intre obiective Conflictele intre obiective rezulta din dependentele dintre cele 3 tipuri de obiective. Situatii critice care pot aparea : Cand o performanta specifica ( sarcina ) se poate indeplini la timp numai prin introducerea unor resurse suplimentare care costa bani. Cand o performanta specifica nu se poate indeplini cu banii si resursele existente decat cu depasirea termenului de final. Daca obiectivul specific trebuie schimbat sau completat. Termenele nu se mai pot respecta si atunci bugetul avut la dispozitie nu mai ajunge pentru indeplinirea problemelor . Indepartarea de la un obiectiv de un anumit tip influenteaza si atingerea celorlallte tipuri de obiective!

Obiectivele proiectului
Solutionarea conflictelor intre obiective

Obiectivele se pot adapta unor situatii noi prin amanarea termenelor sau introducerea unor resurse suplimentare. Acestea au insa ca urmare costuri mai mari. Se pot reduce eventual, intr-un caz exceptional si performantele specifice, adica obiectivul specific e redus. Dupa o analiza a drumului critic , a rezervelor de timp si a alacatuirii proceselor, obiectivele se pot rationaliza, prin folosirea rezervelor, impartirea proceselor sau prelucrarea lor simultana. Daca conflictele intre obiective sunt prea mari si aproape imposibil de rezolvat sau imposibil de rezolvat, in mod firesc proiectul ar trebui intrerupt. Definirea obiectivului joaca rol important in elaborarea temei de proiect si la planificare proiectului. O tema trebuie sa fie modelata dupa obiective si trebuie sa contina formulari exacte si cuprinzatoare.

Gasirea de fonduri

Implementarea proiectului

Monitorizare si evaluare

Bugetul proiectului

Bugetul este partea cea mai sensibil a unui proiect

Evaluatorii acord o atenie special bugetului, cautnd explicaiile costurilor n descrierea proiectului, i ncercnd s determine eficiena i eficacitatea proiectului.

De aceea bugetul trebuie s reflecte resursele reale estimate pentru activitaile desfurate n proiect

Topul celor mai frecvente greeli n ntocmirea unui buget

-Aplicantul care face bugetul este tentat s fie furat de val i s completeze toate rubricile posibile din formular. -Deseori, mai ales din cauz c beneficiaz de facilitaile programului Excell, uit s verifice procentele admise, sumele maxime si minime. -Suma totalurilor de la diferite seciuni a bugetului detaliat nu corespunde cu totalul proiectului.

Costuri de personal

Aici sunt incluse costurile necesare salariilor, taxelor de consultan, onorariile pentru personalul inclus n proiect.

Aceste costuri includ taxele i impozitele legale ce trebuie sa fie pltite ctre stat.

Tot aici intr diurna salariiailor proiectului.

Se recomand ca aceste costuri sa nu depaeasc sumele practicate n mod curent n organizaie, sau pe piaa intern.

Costuri de transport
Acestea

include toate cheltuielile legate calatorii (bilete de avion, tren, autobuz), care trebuie sa se regaseasca in activitati.

Cheltuielile de

transport in localitate nu se admit decat daca sunt pe deplin justificate. unele formulare de buget tip PHARE, veti intalni la categoria transport doar costurile pentru deplasari in strainatate sau deplasari peste 200 km(in tara).

In

Costuri echipamente/bunuri

Include toate cheltuielile pentru achizitionarea sau inchirierea echipamentelor (bunurilor in valoare de peste 15 milioane de lei si cu durata mai mare de 1 an): calculatoare, imprimanta, scanner, fax, telefon, camera video, copiator, etc. Tot aici, la unele programe de finantare sunt incluse costurile pentru mobilier, piese de schimb, autovehicule. Nu toate programele de finantare finanteaza costuri pentru echipamente. Unele finanteaza doar partial aceste costuri, ca si cum ar fi vorba de inchiriere temporara.

Costuri directe legate de proiect

Depinde foarte mult de la un program la altul, ce tipuri de costuri sunt incluse aici.
In principiu, sunt acelea care nu se regasesc in nici o alta categorie, si sunt strans legate de activitati specifice ale proiectului. De exemplu pot fi (daca nu au o rubrica separata) : cazare / masa participanti seminar, inchiriere sali, consumabile, publicatii, etc.

Costuri indirecte/administrative

Acestea include o cota parte din cheltuielile curente ale organizatiei , necesare bunei desfasurari ale proiectului (lumina, intretinere, telefon, secretara, curatenie, etc) in general se accepta un procent din costurile directe eligibile ale proiectului 7% maximum.

Alte tipuri de costuri posibile

Costuri legate de constructii si teren

Costuri pentru servicii (conferinte, seminarii, traduceri, evaluare, audit, publicatii, etc) aceste costuri se refera la sub-contractare (adica plata catre o firma pentru a livra anumite servicii) Costuri nepravazute (max 5%) Etc

Recomandari privind intocmirea bugetului

Intocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci incepeti din timp.
Consultati la intocmirea bugetului pe toate persoanele implicate in acesta- veti avea mai multe sanse sa fie realist si, in plus, va asigurati ca el va fi inteles si acceptat in mod flexibil si nu privit ca o masura birocratica de control.

Bugetul trebuie sa corespunda cu contractul de finalizare

Concluzii

Bugetele cuantifica activitati adica le confera valoare in bani Bugetele dirijeaza cheltuielile astfel incat resursele sa fie cheltuite numai prin activitati care sprijina obiectivele proiectului Bugetele identifica ce resurse sunt necesare si cand sunt solicitate Bugetele permit examinarea obiectivelor si activitatilor unui proiect din punct de vedere al costului lor actual Un buget realist si actualizat permite evaluarea financiara a proiectului

Cercetarea pietei finantatorilor

Cercetarea pietei finantatorilor

Inainte sa ne apucam sa scriem propunerea de finantare pentru proiectul dorit trebuie facuta o cercetare a pietei, pentru a gasi finantatorii potriviti pentru ceea ce dorim sa facem. Rezultatele pe care trebuie sa le avem in vedere ar putea fi urmatoarele -identificarea cat mai multor surse de finantare posibile acordate la proiectul pe care il doriti -strangerea unei cantitati de informatii indeajuns de mare pentru a putea hotr care sunt finanatorii preferati -dezvoltarea unei baze de date care sa permita conturarea unei strategii de contactare a finantatorilor.

Mai multe surse de finantare pot fi coroborate pentru acoperirea bugetului unui proiect, dar pentru atingerea unor obiective diferite. Exista finantatori care prefera sa finanteze proiecte in colaborare cu alti finantatori, ceea ce poate fi un lucru bun si pentru proiectul Dvs.

Ce tipuri de surse de finantare puteti gasi?

Surse de finantare publice Comisia Europeana, Agentia Statelor Unite pentru Dezvoltare Internationala (USAID), British Know How Fund, Ministerele, Agentiile Guvernamentale, etc Fiecare dintre acestea pot derula mai multe programe de finantare. Banii pe care aceste programe le investesc in finantari provin, simplu spus, de la cetatenii europeni (in cazul programelor europene) sau romani (in cazul programelor derulate prin ministere, agentii)

Surse de finantare private

Fundatii particulare (Soros, Charles Stewart Mott Foundation Rockefeller Brothers Fund, etc) Fundatii ale unor companii (Connex, McDonalds, Sensi Blu)
Fundatii cu scopuri speciale (Fundatii pentru ajutorarea victimelor inundatiilor, cutremurelor, etc)

Avantaje ale diferitelor surse de finantare

SURSE PUBLICE
Sume mari de bani Mai usor de identificat si de actualizat Probabila acoperire a unei mari parti din proiect, daca nu toate costurile Asigura personal pentru asistenta tehnica

Avantaje ale diferitelor surse de finantare

SURSE PRIVATE
Pot fi mai flexibile in legatura cu nevoile si circumstantele specifice Mai putin formale Au candidati mai putini Asigura diferite tipuri de suport bani -produse -echipamente

Dezavantaje ale diferitelor surse de finantare

SURSE PUBLICE
Birocratice Propunerile trebuie sa fie mai elaborate Mai multe rigori de respect dupa alocarea fondurilor Continuitatea lor este influentata de climatul politic

Dezavantaje ale diferitelor surse de finantare

SURSE PRIVATE
Fonduri relativ reduse

Prioritatile se pot schimba rapid

Personalul restrans diminueaza ocazia unor vizite preliminare Pot sa nu motiveze respingerea propunerii, ceea ce ingreuneaza imbunatatirea calitatii propunerilor viitoare

Unde puteti obtine informatii despre finantatori

La centrele de resurse ale organizatiilor neguvernamentale La Agentia Nationala pentru Dezvoltarea Regionala La ministere (ex: www.mie.ro) La Delegatia Comisiei Europene (ex: www.infoeuropa.ro) Pe internet (ex: www.finantare.ro) Din diverse publicatii (de specialitate Ghidul finantatorilor, Atitudini, ziare de mare tiraj, etc) La alte organizatii finantate La Departamentele de Integrare Europeana din cadrul unor institutii publice La ambasade, institute de cultura

Pasi in obtinerea unei finantari

Obtinerea unei finantari inseamna planificarea in timp, relatii si credibilitate

Colectarea de date privind nevoile comunitatii, dezvoltarea de idei de proiecte, cultivarea relatiilor si obtinerea de informatii edificatoare despre finantetor, contribuie la succesul finantarii Probabil ca este cel mai important element al sistemului de cautare de finantare este contactarea preliminara a potentialului finantator Se estimeaza ca sansele dumneavoastra cresc daca stabiliti un contact cu finantatorul inainte de a scrie proiectul

Ce informatii ar trebui sa aflati de la finantator, inainte de a scrie propunerea de finantare?

Care sunt domeniile de interes ale finantatorului? Ce criterii de eligibilitate are? Ce tipuri de proiecte a mai finantat? Care sunt sumele alocate si pe ce perioada de timp? Ce tipuri de cheltuieli finanteaza si ce nu? Cat dureaza procesul de evaluare a propunerii? (cand voi primi raspuns? Dar cand voi primi banii?) Care sunt termenele de depunere a cererilor? Care sunt modalitatile de contact?

Pentru a afla toate aceste informatii, trebuie sa solicitati

Ghidul procedurilor de finantare

(Application Guidelines), sau

Ghidul Aplicantilor

CELE MAI FRECVENTE GRESELI

Citirea sau tratarea cu superficialitate a detaliilor, explicatiilor din acest ghid

Sarirea unora dintre paragrafe Ignorarea ariilor de interes ale finantatorului Ignorarea informatiilor legate de cum vrea sa rate propunerea Ignorarea grilei de evaluare

CE CONTINE UTIL UN GHID DE FINANTARE?

CONDITIILE DE ELIGIBILITATE -domenii de interes (mediu, instruire, servicii sociale, tineret, cultura, etc) -natura aplicantului (ONG, APL, IMM, Universitati, scoli, persoane, etc) -zone geografice (anumite judete, tari, arii geografice) -tipuri de activitati agreate -conditii de buget (sume limita maxime/minime, contributii proprii, etc) -costuri -parteneri

RELEVANTA problemei abordate fata de interesele programului de finantare (obiective, prioritati ale programului de finantare) ANEXELE NECESARE verificati ca aveti toate actele necesare, in forma dorita (copii, originale, autentificate, etc) si la zi, insa nu trimiteti actele originale ale

organizatiei!

TERMENELE LIMITA de depunere a aplicatiilor si de adresare a intrebarilor FORMA PE CARE TREBUIE SA O AIBA APLICATIILE (ce trebuie scris pe plic, alte plicuri, etc)

 Cititi

ghidul pana la capat, inclusiv conditiile de contractare, raportare si de comunicare cu finantatorul. indepliniti cerintele ghidului, numai atunci are rost sa va apucati sa construiti o propunere de finantare.

Daca

In cadrul diferitelor comuniti pot exista deosebiri ntre sexe n ce privete rolurile i responsabilitile, privind accesarea i controlul resurselor, precum i cu privire la gradul de participare la luarea deciziilor. In general, n lume, femeile i brbaii nu au acces egal la serviciile publice (ex. sntate, educaie) i nu au anse egale n viaa economic, social i politic. Inegalitatatea de anse dintre brbai i femei mpiedic evoluia social i duneaz dezvoltrii. O tratare necorespunztoare a diferenelor ntre sexe poate afecta eficacitatea i durabilitatea proiectelor i programelor i poate adnci inechitile existente. De aceea, este vital identificarea diferenelor dintre brbai i femei acolo unde ele exist, a intereselor, dificultilor i potenialului specifice fiecruia dintre sexe, pentru a le lua n considerare n analiza factorilor interesai ca pe dou grupuri distincte.