Anda di halaman 1dari 76

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah


Rumah Sakit mempunyai fungsi dan tujuan sarana pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan berupa pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, pelayanan gawat darurat, pelayanan rujukan yang mencakup pelayanan rekam medis dan penunjang medis serta dimanfaatkan untuk pendidikan, pelatihan, dan penelitian bagi para tenaga kesehatan. Rumah sakit dapat memberi pelayanan kesehatan yang bermutu terjangkau oleh masyarakat dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, pelayanan ini bersifat dasar spesialistik dan sub spesialistik dengan menggutamakan sarana kesehatan dengan menyelenggarakan kesehatan secara merata dengan mengutamakan upaya penyembuhan penyakit dan pemulihan kepada masyarakat dalam upaya peningkatan kesehatan masyarakat. Rumah sakit adalah bagian yang penting di bidang kesehatan dan berperan dalam menunjang kelangsungan hidup masyarakat agar hidup sehat dan sejahtera, di rumah sakit mempunyai beberapa ruang baik untuk pengobatan, pelayanan, informasi, bagian rekam medis Rekam medis merupakan bukti tertulis mengenai proses pelayanan yang diberikan kepada pasien oleh Dokter dan tenaga kesehatan lainnya, yang mana dengan adanya bukti tertulis tersebut maka rekam medis yang

diberikan dapat dipertanggungjawabkan, dengan tujuan upaya penunjang tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan rekam medis. Rekam medis diartikan suatu dokumen yang berisi catatan mengenai identitas pasien, pemeriksaan pengobatan tindakan dari rekam medis lain pada sarana kesehatan yang dicatat secara berkesinambungan, selama diberikan pelayanan di rumah sakit baik rawat jalan, rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat. Rekam medis adalah satu bagian yang ada di suatu rumah sakit, sehingga secara otomatis rekam medis mempunyai peran yang sangat penting demi kelangsungan dan perkembangan rumah sakit yang berkaitan rekam medis ini, tidak hanya melayani pasien semata tetapi masih banyak hal-hal yang harus dikerjakan oleh rekam medis. Rekam medis juga mempunyai peran penting dibidang administrasi dan pengembangan keterampilan di bidang pendidikan bagi mahasiswa yang sedang menjali, PKL (Praktek Kerja Lapangan) dengan melihat tugas-tugas urusan rekam medis, dapat mengetahui lebih jauh tentang konsep dasar pada rekam medis, perkembangan dan kemajuan rekam medis tergantung pada pelayanan rekam medis karena merupakan ujung tombak rekam medis yang dapat membawa nama baik rumah sakit tersebut.

B. Rumusan Masalah Dari latar belakang permasalahan yang telah uraikan di atas, maka penulis mengajukan permasalahan Bagaimana prosedur dan pengarsipan Rekam Medis di RSUD Kabupaten Nabire?

C. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah : 1.Memberikan gambaran pelaksanaan tugas pengelolaan manajemen pelayanan Rekam Medis di RSUD Nabire. 2. Mengetahui apakah sistem Kearsipan Rekam Medik RSUD Kabupaten Nabire sudah memenuhi standar. 3. Sebagai bahan dan data bagi semua pihak yang dibutuhkan.

D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat diadakan penelitian adalah : 1. Bagi Penulis Adapun manfaat bagi penulis antara lain: a. Mengembangkan kemampuan secara nyata dan dapat menambah pengalaman. b. Mengetahui kegiatan dan kedisiplinan kerja yang ada pada dunia nyata. c. Meningkatkan kegiatan kemampuan dan keterampilan sehingga siap untuk terjun dalam dunia kerja.

2. Bagi tempat PKL (Rumah Sakit) Adapun manfaat bagi rumah sakit antara lain : a. Dapat memberikan masukan bagi pelayanan yang lebih baik bagi petugas rekam medis b. Dapat memberikan usulan dan pertimbangan dalam melaksanakan tugas bagi karyawan Rekam Medis di RSUD Kabupaten Nabire. 3. Bagi instansi pendidikan Adapun manfaat bagi instansi pendidikan antara lain : a. Sebagai bahan pertimbangan dan masukan untuk evaluasi kekurangankekurangan dan instansi dalam pembekalan mahasiswa. b.Mampu mempersiapkan lebih matang terhadap pembekalan

mahasiswa.

E. Metode Penelitian
1. Sumber Data a. Data Primer Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari subjek penelitian sebagai sumber informasi yang dicari (Syaifuddin Azwar, 2007: 91). Dalam hal ini adalah hasil wawancara dengan bagian rekam medis. b. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diperoleh lewat pihak lain, tidak langsung diperoleh oleh peneliti dari subjek penelitinya (Syaifuddin Azwar, 2007: 91). Dalam hal ini berasal dari buku, majalah, surat

kabar, internet yang berhubungan dengan Rekam Medis di Rumah Sakit Nabire. 2. Metode Pengumpulan Data Adapun metode yang penulis gunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut: a. Metode Wawancara Metode wawancara adalah metode atau cara pengumpulan data serta sebagai informasi dengan jalan menanyakan langsung

kepada seseorang yang dianggap ahli dalam menyelesaikan suatu permasalahan (Bawono Antoni, 2006: 30). b. Metode Observasi Metode observasi adalah suatu prosedur yang berencana antara lain meliputi (pengamatan) dan mencatat jumlah serta taraf aktivitas tertentu yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti (Notoatmodjo Soekidjo, 2005: 93) c. Studi Kepustakaan Studi kepustakaan adalah suatu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan melakukan pencarian data-data yang berhubungan dari berbagai sumber pustaka untuk kelengkapan data yang dibutuhkan (Notoatmodjo Soekidjo, 2005: 93). 3. Jenis Penelitian Dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif yang diartikan untuk menganalisa data tersebut dengan cara mendeskripsikan atau

menggambarkan data yang terkumpul sebagaimana adanya untuk dapat disajikan dalam bentuk sedemikian rupa sehingga mudah dipahami oleh pembaca (Kuncoro Mudrajad, 2003: 124).

F. Sistematika Penulisan Untuk memudahkan pemahaman tugas akhir, ditulis dengan

sistematika sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN TEORI Dalam bab ini diuraikan tentang pengertian rumah sakit, rekam medis dan kesehatan sebuah rumah sakit, pengertian rekam medis, sistem penyimpanan rekam medis, tujuan dan kegunaan rekam medis, alur rekam medis dan staf rekam medis, pengertian arsip, prosedur penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip dan pengertian administrasi. BAB III TINJAUAN UMUM Dalam bab ini akan diuraikan mengenai gambaran umum rumah sakit umum daerah kabupaten nabire (RSUD Kab. Nabire), fasilitas, visi dan misi rumah sakit, rencana stratejik rumah sakit, jenis layanan serta informasi lain seputar rumah sakit.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini berisi tentang hasil kegiatan praktek dan pembahasan obyek yang kami lakukan. BAB V PENUTUP Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dari kegiatan yang penulis lakukan dan beberapa saran yang mungkin diperlukan peserta (PKL) Praktek Kerja Lapangan yang akan datang membaca Tugas Akhir ini. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB II LANDASAN TEORI

A. Pengertiann Rekam Medis Didalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis disini diartikan sebagai keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. Kalau diartikan secara dangkal, rekam medis seakan-akan hanya merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada catatan biasa, sesudah tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seseorang pasien yang datang ke rumah sakit. (Protap RM, 1999: 56) Rekam medis mempunyai pengertian, yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan. Akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggarakan rekam medis. Sedangkan kegiatan pencatatan sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan dari pada penyelenggarakan rekam medis. Pengyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan

pencatatan data medik pasien selama pasien itu mendapat pelayanan medik di rumah sakit. Dan dilangjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan / peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya. (Protap RM, 1999: 56) Yang bertanggung jawab atas pemilikan dan pemanfaatan Rekam Medis adalah Direkture Rumah Sakit, pihak Direktur bertanggung jawab atas hilang, rusak, atau pemalsuaannya, termasuk penggunaannya oleh badan atau orang yang tidak berhak. Isi rekam medis dimiliki oleh pasien yang wajib dijaga kerahasiaanya, terutama oleh petugas kesehatan yang bertugas diruangan selama pasien dirawat, tidak seorangpun diperbolehkan mengutip sebagian atau seluruh Rekam Medik sebuah Rumah Sakit untuk kepentingan pihak-pihak lain atau perorangan, kecuali yang ditentukan oleh peraturan perundang-undang yang berlaku. (Protap RM, 1999: 57) Berkas rekam medik sebuah rumah sakit tidak boleh dikirimkan ke tempat keperawatan lain jika seandainya pasien dirujuk untuk mendapatkan perawatan lanjutan di institusi atau rumah sakit lain, yang dikirimkan cukup resume (kesimpulan) saja. Kelalaian dalam pengelolaan dan pemanfaatan rekam medis dapat dikenankan saksi oleh Dirjen Yanmed atau Direktur Rumah Sakit yang bersangkutan. (Buku Pedoman Catatan Medik seri 7 revisinya dibuat berdasarkan Permenkes No. 749 a / Menkes / Per / XII / 1998).

B. Rekam Medik dan Kesehatan Sebuah Rumah Sakit Rekam redik rumah sakit merupakan komponen penting dalam pelaksanaan kegiatang manajemen rumah sakit, rekam medik rumah sakit harus mampu mengajikan informasi lengkap tentang proses pelayanan medis dan kesehatan di rumah sakit, baik dimasa lalu, masa kini maupun perkiraan masa datang tentang apa yang akan terjadi. Aspek Hukum Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) tentang pengisian rekam medik dapat memberikan sanksi hukum bagi rumah sakit atau petugas kesehatan yang melalaikan dan berbuat khilat dalam pengisian lembar-lembar rekam medik (Permenkes, 1992: 27). Ada dua kelompok data rekam medik rumah sakit di sebuah rumah sakit yaitu kelompok data medik dan kelompok data umum (Permenkes, 1992: 28) 1. Data Medik Data medik dihasilkan sebagai kewajiban pihak pelaksana pelayanan medis, paramedik dan ahli kesehatan yang lain (paramedis keperawatan dan para non keperawatan). Mereka akan mendokumentasikan semua hasil pemeriksaan dan pengobatan pasien dengan menggunakan alat perekam tertentu, baik secara manual dengan komputer. Jenis rekamnya disebut dengan rekam medik (Permenkes, 1992: 28) Petunjuk teknis rekam medik rumah sakit sudah tersusun tahun 1992 dan diedarkan ke seluruh organisasi Rumah Sakit di Indonesia. Ada dua jenis rekam medik rumah sakit (Permenkes, 1992: 28).

10

a. Rekam medis untuk pasien rawat jalan termasuk pasien gawat darurat yang berisi identitas pasien, hasil anemnesis (keluhan utama, riwayat sekarang, riwayat penyakit yang pernah diderita, riwayat keluarga tentang penyakit yang mungkin diturungkan atau yang ditularkan diantara keluarga), hasil pemeriksaan, (fisik laboratorium, pemeriksaan kasus lainnya), diagnostik karja, dan pengobatan atau tindakan, pencatatan data ini harus diisi selambat-lambatnya 1 x 24 jam setelah pasien diperiksa. b. Rekam medik untuk pasien rawat inap, hampir sama dengan isi rekam medis untuk pasien Rawat jalan, kecuali persetujuan pengobatan atau tindakan, catatan konsultasi, catatan perawatan oleh perawat dan tenaga kesehatan lainnya, catatan observasi klinik, hasil pengobatan, resume akhir, dan evaluasi pengobatan. 2. Data Umum Data umum dihasilkan oleh kelompok kegiatan non medik yang akan mendukung kegiatan kelompok data medik di poliklinik. Beberapa contoh kegiatan Poliklinik adalah kegiatan persalinan, kegiatan radiology, kegiatan perawatan, kegiatan pembedahan, kegiatan laboratorium dan sebagainya. Data umum pendukung didapatkan dari kegiatan pemakaian ambulans, kegiatan pemesanan makanan, kegiatan kepegawaian, kegiatan keuangan dan sebagainya (Permenkes, 1992: 28)

11

C. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis DiDalam uraian tujuan dan kegunaan rekam medik ini terdapat dua pengertian yang sangat erat kaitannya yaitu tujuan dan kegunaan. 1. Tujuan Rekam Medis Tujuan rekam medik adalah menunjang tercapainya tertip administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak mungkin tertip administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tujuan rekam medis secara rinci akan terlihat dan analog sebab kegunaan Rekam Medis itu sendiri (Dirjen Yankes, 1993: 10) 2. Kegunaan Rekam Medis Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain, (Dirjen Yankes 1993: 10) a. Aspek Administrasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena Isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

12

b.

Aspek Medis sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

c.

Aspek Hukum Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha untuk menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan.

d. Aspek Keuangan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan. e. Aspek Penelitian Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. f. Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data / informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi si pemakai.

13

g. Aspek Dokumentasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. Dengan melihat beberapa aspek tersebut diatas, rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut antara pasien dengan (Dirjen Yankes, 1993: 12) 1. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien. 2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. 3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung / dirawat di rumah sakit. 4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien. 5. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun Dokter dan tenaga kesehatan dan lainnya. 6. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan. 7. Sebagai dasar ingatan perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien.

14

8. Menjadi sumber ingatan yang harus ingatan didokumentasikan, serta sebagai

D. Sistem Penyimpanan Rekam Medis Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk penyurusan penyimpanan yang ada dalam pengelolaan Rekam Medis. Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan Rekam Medis, yaitu (Dirjen Yankes, 1993: 7) 1. Sentralisasi Sentralisasi ini diartikan penyimpanan Rekam Medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Sistem ini disamping banyak kebaikannya juga ada kekurangannya (Dirjen Yankes, 1993: 7) kebaikannya: a.Mengurangi terjadinya pengganaan dalam pemeliharaan dan

penyimpanan Rekam Medis. b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan. c. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan. d. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan. e. Mudah menerapkan sistem unit record.

15

Kekurangannya : a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani Unit Rawat Jalan dan Unit Rawat Inap. b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 4 jam 2. Desentralisasi Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita di rawat. Rekam medis poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita di rawat disimpan di bagian pencatatan medis. (Dirjen Yankes, 1993: 8) Kebaikannya: a. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat. b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan. Kekurangannya: a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis. b. Biaya yang diperlukan untuk perawatan dan ruangan lebih banyak. Secara teori cara sistem sentralisasi lebih baik dari pada cara sistem desentralisasi, tetapi pada pelaksananya sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit. Hal-hal yang mempengaruhi yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain (Dirjen Yankes, 1993: 8) 1. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis.

16

2. Kemampuan dana Rumah Sakit yang dikelolah oleh Pemerintah Daerah. Ketentuan dan prosedur penyimpanan rekam medis lainnya (Dirjen Yankes, 1993: 8) 1. Pada saat rekam medis dikembalikan ke bagian rekam medis, harus disortir menurut nomor sebelum disimpan. Hal ini membantu menentukan rekam medis yang diperlukan tetapi tidak ada dalam tempat penyimpanan dan memudahkan pekerjaan penyimpanan. 2. Hanya petugas-petugas rekam medis yang dibenarkan menangani rekam medis, pengecualian diberikan kepada pegawai rumah sakit yang bertugas pada sore hari dan malam hari. Dokter-dokter, staf Rumah Sakit, pegawaipegawai dari bagian lain tidak diperkenankan mengambil berkas rekam medis dari tempat penyimpanan. 3. Rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarannya lepas, harus segerah diperbaiki untuk mencegah makin rusak atau hilannya lembaranlembaran yang diperlukan. 4. Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara periodik, untuk menentukan salah simpan dan melihat kartu pinjaman yang rekam medisnya masih belum dikembalikan. 5. Rekam medis yang sangat tebal harus dijadikan 2 atau 3 jilid. 6. Petugas yang mengepalai kegiatan penyimpanan harus membuat laporan rutin kegiatan yang meliputi: a. Jumlah rekam medis yang dikeluarkan tiap hari dari rak penyimpanan untuk memenuhi permintaan.

17

b. Jumlah permintaan darurat c. Jumlah salah simpan d. Jumlah rekam medis yang tidak dapat ditemukan

E. Alur Rekam Medis dan Staf Rekam Medis Alur rekam medis pasien rawat jalan dari mulai pendaftaran hingga penyimpanan rekam medis secara garis besar (Menurut Depkes) adalah sebagai berikut (Depkes, 1997: 15) Jalan. 1. Pasien membeli karcis diloket pendaftaran. 2. Pasien dengan membawa karcis mendaftar ke tempat penerimaan pasien Rawat Jalan. a. Petugas tempat penerimaan, pasien Rawat Jalan mencatat pada buku register nama pasien, nomor Rekam Medis, identitas, dan data sosial pasien dan mencatat keluhan pada kartu poliklinik. b. Petugas tempat penerimaan pasien membuat kartu berobat untuk diberikan kepada pasien, yang harus dibawa apa pasien berobat ulang. c. Pasien ulangan yang sudah memiliki kartu berobat disamping harus memperlihatkan karcis juga harus menunjukan kartu berobat kepada petugas akan mengambil berkas Rekam Medis pasien ulangan tersebut. 3. Kartu poliklinik dikirim ke poliklinik yang dituju sesuai dengan keluhan pasien, sedangkan pasien datang sendiri ke poliklinik.

18

4. Petugas poliklinik mencatat pada buku Register Pasien Rawat Jalan nama, nomor rekam medis, jenis kunjungan, tinakan atau pelayanan yang diberikan dan sebagainya. 5. Petugas di Poliklinik (perawat) membuat laporan atau rekapitulasi harian pasien Rawat jalan. 6. Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian Rekam Medis dan untuk yang belum lengkap segera diupayakan kelengkapannya. 7. Petugas rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit. 8. Berkas Rekam Medis pasien disimpan menurut nomor Rekam Medisnya (Januarsyah, 1999: 79)

F. Pengertian Arsip Arsip aalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), meia komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain. Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kartas, kertas film (celluloid), dan media komputer (disket, pita magnetik dan sebagainya).

19

Karena itu sekarang terdapat 2 (dua) jenis arsip ditinjau dari sudut humum dan perundang-undangan, yaitu (Depkes, 1971: 43)

1. Arsip otentik Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan, arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. 2. Arsip tidak otentik Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopy, film, mikrofilm, keluaran (output atau print-out) komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya. Beberapa contoh arsip dapat disebutkan di sini: surat perjanjian, teleks, telegram, faktur, memo, laporan, kartu, formulir, daftar, gambar, foto, peta, kuitansi, cheque, cetak-biru, table, grafik, film, mikrofilm, microfische, side, data-data, akte, hasil fassimile, media komputer (disket, magnetic tape, piringan), dan lain-lain. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah (Depkes, 1971: 43) 1. Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan

20

Pemerintah. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima olah Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Pada unang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu (Depkes, 1971: 44) 1. Arsip Dinamis Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggarakan administrasi negara. Jadi arsip Dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor Pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris di sebut record. 2. Arsip Statis Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelnggarakan sehari-hari administrasi negara. Jadi arsip Statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang barasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis ini dalam bahasa Inggris disebut archieve. (amsyah, 2003: 3)

21

G. Sistem Penyimpanan Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada

penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana (sering disebut sistem abjad), sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek (Amsyah, 2008: 71)

H. Prosedur Peyimpanan Arsip Proseur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehhubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2(dua) macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses (File pending) dan penyimpanan warkat yang sudah di proses (FileTetap). 1. Penyimpanan sementara (File pending)

22

File pending file tindak lanjut (follow-up file) adalahfile yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai di proses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan. 2. Penyimpanan Tetap (Permanent File) Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan proseur atau langkahlangkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung

kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing. Kalau dirinci secara seksama, maka langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagaimana disajikan berikut ini (Amsyah, 2008: 5) 1. Pemeriksaan

23

Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang. 2. Mengindeks Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama. 3. Memberi tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada. 4. Menyortir dahulu

24

Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlabih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, disamping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan didalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek suratsurat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah. 5. Menyimpan Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efesien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan almari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan

25

atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan moderen, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan (Amsyah, 2003: 63)

I. Pengertian Rumah Sakit Rumah sakit adalah suatu organisasi yang melalui tenaga medis professional yang terorganisasi serta sarang kedokteran yang permanen mengelenggarakan pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan yang

berkesinambungan, diagnosa serta pengobatan penyakit yang diberikan oleh pasien (American Hospital Association: 1974) Rumah sakit adalah tempat dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan kedokteran serta tempat dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa kedokteran perawat di berbagai tenaga profesi kesehatan lainnya diselenggarakan (Wolper dan pena 1987). Jenis-jenis rumah sakit yang ada di Indonesia antara lain : 1. Rumah sakit kelas A Rumah sakit kelas A adalah rumah sakit yang mampu memberi pelayanan kedokteran spesialis dan subspesialis luas oleh pemerintah, rumah sakit kelas A ini telah ditetapkan sebagai tempat pelayanan rujukan tertinggi (top referral hospital) atau disebut pula sebagai rumah sakit pusat.

26

2. Rumah sakit kelas B Rumah sakit kelas B adalah rumah sakit yang mampu memberikan pelayanan kedokteran spesialis luas dan subspesialis membatas. Dimanakan rumah sakit kelas B didirikan di setiap ibukota Propinsi (Provincial Hospital)yang menampung pelayanan rujukan dari rumah sakit kabupaten. 3. Rumah sakit kelas C Rumah sakit kelas C adalah rumah sakit yang mampu memberikan pelayanan kedokteran spesialis terbatas. Pada saat ini ada empat macam pelayanan spesialis yang disediakan yakni pelayanan penyakit dalam, pelayanan bedah, pelayanan bedah anak serta pelayanan kebidanan dan kandungan. 4. Rumah sakit kelas D Rumah sakit kelas D adalah rumah sakit bersifat transisi karena pada suatu saat di tingkatkan menjadi rumah sakit bebas C pada saat ini kemampuan rumah sakit kelas D hanyalah memberikan pelayanan kedokteran umum dan kedokteran gigi. Sama halnya dengan rumah sakit kelas C, rumah sakit kelas D ini juga menampung pelayanan rujukan yang berasal dari PUSKESMAS.

5. Rumah sakit kelas E Rumah sakit kelas E adalah rumah sakit khusus (Spesialis Hospital) yang menyelenggarakan hanya satu macam pelayanan kedokteran saja pada saat ini banyak rumah sakit kelas E yang telah ditemukan rumah sakit kanker,

27

rumah sakit jantung, rumah sakit ibu dan anak dan lain sebagainya.

BAB III GAMBARAN UMUM RSUD KAB NABIRE

A. Sejarah Berdirinya RSUD Kab Nabire

28

Rumah Sakit Umu Daerah Kabupaten Nabire berdiri pada tahun 2002, karena Kabupaten Nabire baru dibentuk pada tahun 2002. Sebelum menjadi Rumah Sakit tempat sebelumnya adalah Puskesmas dan setelah menjadi Kabupaten Nabire Puskesmas itu kini menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire. (Rencana Stratejik RSUD Kabupaten Nabire Tahun 20042006, 2004 : 1) Rumah Sakit Kabupaten Nabire bisa dibilang Rumah Sakit yang baru mulai berkembang, tetapi pasien / konsumennya sudah dapat dikatakan banyak. Oleh karena itu Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire akan memperluas bahan atau lokasi untuk pembangunan dan akan menambah pula fasilisitas, pegawai, dan perawanya. Namun pada prakteknya. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire masih banyak memiliki kekurangan seperti dalam hal pelayanan / perawatan, ruangan dan peralatan.

B. Data Umum Organisasi RSUD Kab Nabire Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire adalah Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah yang berada dibawah tanggung jawab Bupati melalui Sekretaris Daerah. Dasar hukum pembentukan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire adalah Peraturan Daerah Kabupaten Nabire No. 63 Tahun 2002 tentang susunan Organisasi dan Tata kerja Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire.

29

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire sudah ditetapkan sebagai Rumah Sakit Kelas D sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 428/MENKES/SK/III/2004 tanggal 7 April 2004 dengan nomor Register 6103013. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire mempunyai tugas membantu Bupati dalam melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan, pemulihan yang dilakukan secara serasi, terpadu dengan upaya peningkatan pencegahan dan melaksanakan upaya rujukan serta melaksanakan pelayanan yang

bermutu sesuai standar Pelayanan Rumah Sakit. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagai mana dimaksud diatas, Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire mempunyai fungsi : 1. Perumusan kebijakan opererasi Pelayanan Rumah Sakit Daerah. 2. Penyelenggaraan Pelayanan Medis. 3. Penyelenggaraan Pelayanan Penunjang Medis dan Non Medis. 4. Penyelenggaraan Pelayanan dan Asuhan Keperawatan. 5. Penyelenggaraan Pelayanan dan Rujukkan. 6. Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan. 7. Penyelenggaraan Penelitian dan Pengembangan. 8. Penyelenggaraan Tata Usaha dan Keuangan.

30

Dalam

rangka

meningkatan

melaksanakan

penyelenggaraan

Pemerintah yang lebih berdaya guna dan berhasil guna, bersih, dan bertanggung jawab maka dikeluarkan Instalasi Pemerintah dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 108 Tahun 2001 tentang Tata Cara Pertanggung Jawaban Kepala Daerah dinilai berdasarkan tolak ukur Rencana Strategik (Renstra) Melalui kebijakan ini, kepala instansi diwajibkan melaksanakan Akuntabilitas Kinerja dengan membuat perencanaan Stratejik dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instalasi Pemerintah (LAKIP) dalam bentuk

perhitungan Anggaran Satuan Kerja (PASK). Pada dasarnya Laporan Akuntabilitas ini mengkomunikasikan pencapaian kinerja instalasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire selama tahun 2004. Pencapaian kinerja tahun 2004 tersebut dibandingkan dengan Rencana Kinerja Tahun 2004 sebagai tolak ukur keberhasilan tahunan organisasi. Analisis pencapaian kinerja terhadap rencana kerja ini akan memungkinkan diidentifikasinya sejumlah celah kinerja bagi perbaikan kinerja dimasa yang akan datang.

C. Struktur Organisasi RSUD Kab Nabire

31

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire masih memiliki stuktur organisasi yang sangat sederhana, karena Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire termasuk Rumah Sakit yang baru berkembang.

DIREKTUR

Sub. Pelayanan Sub. Seksi Perawat

Sub. Keperawatan Sub. Seksi Pelayanan

Sub. Bag.Keuangan Urusan Kepegawaian

Sub. Bag. RM Urusan Penbendaharaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi RSUD Kab Nabire Uraian tugas-tugasnya adalah : Direktur : Direktur RSUD Kabupaten Nabire adalah

pimpinan utama Rumah Sakit yang bertugas menyelenggarakan pelayanan kesehatan Sub Pelayanan : adalah kepala bidang pelayanan yang bertugas mengatur tugas-tugas pelayanan perawat di unitunit Rumah Sakit sesuai dengan kebutuhan Sub Keperawatan : adalah kepala bidang keperawatan yang bertugas mengatur dan mengendalikan jalannya organisasi dan administrasi keperawatan

32

Sub Bagian Keuangan

: adalah kepala bagian keuangan dan sistem informasi yang bertugas mengatur kebutuhan dan pengeluaran keuangan Rumah Sakit sesuai

dengan anggaran belanja tahunan Rumah Sakit. Sub. Bagian Rekam Medik : adalah kepala bagian penunjang medik yang bertugas mengatur pelayanan unit-unit penunjang medis Rumah Sakit sesuai dengan kebutuhannya Sub Seksi Perawat : adalah yang membantu dari sub keperawatan dalam menjalankan tugas-tugas perawat. Sub Seksi Pelayanan : adalah yang membantu sub pelayanan dalam menjalankan tugas-tugas pelayanan yang ada di Rumah Sakit Urusan Kepegawaiaan : adalah yang membantu sub Bagian Rekam Medis dalam menjalankan urusan kepegawaian yang ada di Rumah Sakit Urusan Perbendaharaan : adalah yang membantu sub Bagian Keuangan dalam menjalankan urusan perbendaharaan / keuangan yang ada di Rumah Sakit.

D. Rencana Stratejik RSUD Kab Nabire Tahun 2004-2006 Instansi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire sesuai tugas pokok dan fungsinya telah mempunyai stratejik yang beriorentasi pada hasil

33

yang ingin dicapai selama kurun waktu 3 (tiga) tahun, yaitu untuk tahun 2004-2006 dengan memperhitungkan potensi, peluang dan kendala yang ada atau mungkin timbul. Rencana stratejik mencakup Visi dan Misi Rumah Sakit Kabupaten Nabire. Rencana Stratejik RSUD Nabire 20042006 Rencana Stratejik RSUD Nabire 2004

Rencana Kinerja RSUD Nabire 2004 Analisis Capaian Kinerja 2004

Rencana Kinerja RSUD Nabire 2004

Gambar 3.2 Masalah Strategi Pemecahan


Rencana Stratejik RSUD Kab. Nabire 2004-2006 1. Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire a. Pernyataan Visi Visi merupakan cara pendukung jauh kedepan kemana Instansi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire akan diarahkan dan apa yang akan dicapai. Dalam mengantisipasi tantangan kedepan menuju kondisi yang diinginkan, Instansi Rumah Sakit Umum Daerah

34

Kabupaten Nabire secara terus menerus mengembangkan peluang dan inovasi perubahan kearah perbaikan. Perubahan tersebut dalam arti mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruh seperti kekuatan yang dimiliki, kelemahan, peluang dan ancaman. Selain itu perubahan tersebut berkelanjutan sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas kinerja yang berorientai pada pencapaian hasil. Bertolak dari pemikiran tersebut maka Visi Instansi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire sebagai berikut : Terwujudnya Pelayanan Rumah Sakit Yang Bermutu Tahun 2015 b. Penjelasan Makna Visi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire menyadari bahwa keberadaa saat ini belum bisa memenuhi keinginan masyarakat. Maka dengan ini Visi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire diharapkan bisa sebagai tolak ukur untuk mencapai keinginan masyarakat yang dengan pelayanan yang bermutu, artinya : 1. Sesuai dengan kemampuan pasien. 2. 3. Sesuai dengan Standar pelayanan minimal Rumah Sakit Layanan Rumah Sakit memperhatikan kabutuhan, tuntutan dan harapan pasien. 4. Layanan Rumah Sakit memperhatikan hak dan kewajiban pasien.

35

5. Layanan Rumah Sakit menerapkan etika dan standar profesi. c. Pernyataan Misi Terwujudnya Visi yang dikemukakan pada bagian

sebelumnya merupakan tantangan yang harus dihadapi oleh segenap personil Instansi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire, sebagai bentuk nyata dari Visi disebut ditetapkanlah Misi yang

menggambarkan hal yang seharusnya terlaksana, sehingga hal yang masih abstrak terlihat pada Visi akan lebih nyata pada Misi tersebut. Lebih lanjut pernyataan Misi memperlihatkan kebutuhan apa yang hendak dipenuhi oleh organisasi, siapa yang memiliki kebutuhan tersebut dan bagaimana organisasi memenuhi kebutuhan tersebut. Misi adalah sesuatu yang harus dilaksanakan agar tujuan organisasi dapat terlaksanan dan berhasil sesuai dengan Visi yang telah ditetapkan. Dengan adanya Misi maka diharapkan seluruh pegawai dan pihak lain yang berkepentingan dapat mengenal Instansi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire dan mengetahui peran dan program kerjanya serta hasil yang akan diperolah dimasa yang akan datang. Proses perumusan misi organisasi harus memperhatikan masukan dari pihak yang berkepentingan dan memberikan peluang untuk perubahan sesuai dengan tuntutan lingkungan.

36

Misi Intansi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan Mutu Pelayanan Rumah Sakit

2. Meningkatkan Kualitas dan Kuantitas Profesionalisme Sumber Daya Manusiamu Rumah Sakit. 3. Meningkatkan Sarana dan Prasarana Rumah Sakit. Misi tersebut disusun dengan mempertimbangkan adanya

kebutuhan ataupun tuntutan pada masyarakat yang menginginkan adanya kualitas penyelengara Pemerintah, adanya aparatur yang bersih dan terselenggaranya manajemen Pemerintah yang baik, terselenggaranya otonomi daerah serta meningkatkan sinergi pengawasan sehingga tidak timbul tumpang tindih pengawasan dengan Instansi lain. d. Penjelasan Makna Misi Misi Ke 1 Dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire perlu meningkatkan jangkauan dan pemerataan serta mutu pelayanan kesehatan rujukan menuju peningkatan derajat kesehatan masyarakat yang optimal dengan menetapkan :

37

1) Protap (SOP) 2) Asuhan keperawatan 3) Standar terapi 4) Standar pengobatan rasional 5) Standar pelayanan umum. Misi Ke 2 Peningkatan tenaga di Rumah Sakit hanya difokuskan pada tenaga Dokter, tetapi juga untuk tenaga perawat, paramedik, Non perawatan dan tenaga kerja kesehatan lainnya. Selain pengusulan pengadaan tenaga kerja perlu pula peningkatan profesionaisme tenaga, dalam rangka peningkatan pelayanan dengan cara : 1) 2) Misi Ke 3 Sarana dan prasara yang ada di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire masih belum memadai, untuk itu perlu penambahan baik gedung, peralatan medis maupun non medis. Mengikuti pendidikan dan pelatihan Mengikuti seminar dan simposium.

E. Instalasi Pendukung RSUD Kab Nabire Aspek manajemen rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire :

38

1. Aspek Sumber Daya Manusia Untuk menunjang rumah sakit yang baik di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire diperlukan hanya gedung dan lahan yang memadai tetapi juga SDM yang mampu menjalankan tugas pokok dan fungsi sesuai dengan disiplin ilmu yang dimiliki, karyawan di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire tahun 2008 berjumlah 135 orang yang merupakan pegawai negeri sipil 269 dan 134 karyawan tidak tetap. Tabel 3.1 Daftar Nama-Nama Dokter No
1

Spesialis Ahli penyakit bedah Ahli Kebidanan dan Kandungan Ahli Polik Anak Ahli Penyakit Dalam Ahli anestesi Ahli penyakit paru Ahli radiologi Ahli laboratorium klinik Ahli penyakit THT Ahli penyakit Mata Ahli penyakit kulit dan kelamin Ahli penyakit Saraf

Nama Dokter Dr. Sayori Dr. Yulius Dr. Samuel Dr. Anton Dr. Yusuf Dr. Laoren Dr. Yanto Dr. Yanuarius Dr. Ruben Dr. Yohanes Dr. Lamba Dr. Seby

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

39

13

Ahli jantung dan pembuluh darah

Dr. Yonatan

Sumber: Sub. Bagian Kepegawaian RSUD Kab. Nabire

Tabel 3.2 Pegawai Tetap RSUD Kabupaten. Nabire Nama Pendidikan Jumlah

40

1 Dr. Umum 2 Dr. Gigi 3 Dokter Spesialis 4 Spesialis Bedah 5 Spesialis Anak Tenaga Medis 6 Spesialis Anestesi 7 Spesialis Radiologi 8 Spesialis Penyakit dalam

16 orang 3 orang 2 orang 3 orang 2 orang 4 orang 9 orang 10 orang

1 Spesialis Mata 2 Spesialis THT 3 Spesialis Kulit dan Kelamin 4 Spesialis Paru 5 Spesilalis Kandungan 6 Spesialis Saraf Tenaga Para Medis 7 Spesialis Patologi dan Klinik 8 Spesialis Jantung dan Pendarah

9 orang 7 orang 9 orang 13 orang 24 orang 16 orang 10 orang 5 orang

Para Medis Keperawatan 1 D III Kebidanan 2 SPK 3 D III Keperawatan 4 AKPER Tenaga Non Medis Para Medis Non Keperawatan 1 Apoteker 13 orang 5 orang 15 orang 10 orang 8 orang 20 orang

41

2 3 4 5

SKM D III Gizi Karya Kesehatan Manajemen Kesehatan

6 orang 12 orang 8 orang

Sarjana lainnya 1 SE 2 SH 3 SOSPOL 4 SPd 5 Sarjana Mudah Keuangan 6 Sarjana Informatika 7 D III Akuntansi 8 SMK Elektronik 9 STM 10 SMP 11 SD

4 orang 2 orang 3 orang 5 orang 2 orang 3 orang 6 orang 2 orang 3 orang

Jumlah Total

269

2. Aspek Pemasaran

42

1. Strategi pemasaran yang utama General Marketing Strategy Positing produk layanan dan mengubah citra kurangnya baik pelayanan di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire 2. Target pasien Target pasien utama yang ingin dicapai di masa mendatang adalah masyarakat golongan menengal ke atas yang berada di wilayah Kabupaten Nabire maupun 3 wilayah Kabupaten terdekat lainnya, yaitu ditepi wilayah utara Kabupaten Nabire.
3. Aspek Keuangan

Beberapa pos penerimaan RSUD Kabupaten Nabire tahun anggaran 2008 adalah sebagai berikut :

Tabel 3.3 Penerimaan RSUD Kabupaten Nabire

43

No

Uraian

Jumlah

Keterangan

1 2. 3. 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Sisa pendapatan tahun 2005 Administrasi / karcis Tindakan / operasi Rawat jalan Rawat inap Obat-obatan Akses Laboratorium Radiology Ambulance Jasa konsultasi medis Diagnostic electromedik Jenasah Keterangan kesehatan Hemodialisa Rehabilitas medis Setoran lain-lain Setoran ke Rek kas daerah

243.157.659,00 42.158.500,00 461.353.750,00 139.540.500,00 289.641.500,00 1.021.827.954,00 71.060.300,00 64.162.000,00 8.860.000,00 90.781.000,00 30.407.000,00 1.540.000,00 1.938.000,00 6.000,00 5.435.000.00 5.120.396.344.00 3.916.370.592.00

Sumber: Profil RSUD Kab. Nabire

4. Aspek Operasional a. Bangunan Fisik

44

Rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire berdiri diatas tanah seluas 21.965 M2 dengan luas bangunan semua mengeluruh 10.249.29 M2. bangunan rumah sakit terdiri dari : 1. Satu unit bangunan satu lantai dengan pemanfaatan untuk manajemen dan ruang pertemuandari beberapa poliklinik yaitu loket registrasi, poliklinik gigi, interna, paru, jantung, THT, mata, syarat kebidanan dan kandungan, anak, bedah, askes. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Satu ruangan akreditas satu unit Apotek Giri putrid dan farmasi Ruangan rekam medis Satu ruang dokumen Satu unit inseneratur Klinik VCT Satu unit tranfusi darah (UTP) Satu unit kantor jenazah

10. Satu ruang Poliklinik 11. Satu unit penyakit dalam (cempaka) 12. Satu ruang UGD / Triase

45

13. Satu unit rekam medis b. Fasilitas 1. Fasilitas Penunjang Untuk menunjang pelayanan, RSUD Kabupaten Nabire dilengkapi dengan bangunan-bangunan penunjang seperti : a) b) c) d) Parkir yang luas (5.320 M2) Kantin 24 jam Tempat foto copy yang berada di areal rumah sakit Koperasi unit karyawan rumah sakit

2. Jumlah tempat tidur Jumlah tempat tidur untuk tahun 2008 adalah 188 tempat tidur. Untuk tahun 2009 direncanakan penambahan tempat tidur sebanyak 32 tempat tidur.

46

Tabel 3.4 Jumlah Tempat Tidur Setiap Ruang RSUD Kabupaten Nabire No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Mawar Flamboyant Cempaka Anggrek Kamboja Melati Sakura Kemuning Mahotama ICCU Jumlah Sumber: Sub. Bag. PPE RSUD Kab. Nabire c. Pelayanan Penunjang Medis 1. Radiologi 2. Laboratorium patologi klinik 3. Farmasi 4. Gizi 5. Rehabilitas medik
6. Rekam medis

Ruang 6 8 25 20 26 34 30 13 20 6 188

Tempat tidur

47

7. Tranfusi darah d. Pelayanan kesehatan yang di berikan adalah : 1. a. b. 2. 3. 4. a. b. c. d. e. f. g. Layanan rawat jalan Poliklinik spesialis pada jam kerja Poliklinik eksekutif setiap 24 jam Layanan gawat darurat setiap 24 jam layanan rawat jalan layanan penunjang medik : Instalasi radiology Instalasi laboratorium patologi klinik Instalasi rehabilitas medik Instalasi farmai Instalasi gizi Bagian informasi medik / kesehatan Unit kunjungan Rum (UKR)

48

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

A. Analisis Data 1. Prosedur Rekam Medis Pada Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire Bagian pendaftaran pasien rawat jalan merupakan salah satu bagian dari rumah sakit yang kegiatannya penerimaan dan pendaftaran pasien yang akan di rawat jalan, baik itu pasien baru maupun pasien lama. Pencatatan dari proses pelayanan rekam medis yang mutlak dibutuhkan oleh rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire, agar dapat menilai seberapah jauh keberhasilan pelayanan medis yang telah diberikan kepada pasien, oleh karena itu pengelolaan rekam medis mulai dari pencatatan sebagai kegiatan pertama kali dalam menangkap data sampai dengan analisa yang lapornya perlu dikembangkan yang dapat menghasilkan informasi guna berbagai keperluan manajemen rekam medis. Adapun uraian sistem pelayanan rekam medis ditempat penerimaan pasien rawat jalan yang terdapat di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire antara lain: 1. Tata kerja tempat penerimaan pasien rawat jalan yaitu: a. Sebelum loket pendaftaran dibuka petugas menyiapkan dokumen rekam medis rawat jalan meliputi:

49

1. Kartu indeks utama pasien (KIUP) 2. Buku catatan nomor rekam medis 3. Kartu kontrol pasien 4. Alat tulis 5. Formulir pendaftaran pasien baru 6. Kartu pembatas pada filling b. Mengadakan kebaktian dan doa bersama disetiap bagian pada pukul 07,30 WIB c. Membuka loket pendaftaran d. Menerima dan menanyakan pada pasien apakah sudah pernah berobat di rumah sakit ini, serta poliklinik yang dituju. e. Apabila pasien belum pernah berobat, pasien diminta mengisi formulir pendaftaran yang kemudian akan dibuatkan KIUP, kartu kontrol pasien dan data-data tersebut dimasukkan kedalam komputer, nama daan nomor pada KIUP apabila pasien datang kembali untuk berobat. f. Melakukan pengentrian data mengistrasi pernomoran dikomputer pada berkas rekam medis pasien baru yang data-datanya belum di input dalam komputer. i. Berkas rekam medis yang telah diselesaikan digunakan di simpan kembali kedalam kotak penyimpanan atau filling, penyimpanan harus sesuai dengan nomor urut.

50

2. Fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tempat penerimaan pasien rawat jalan. a. Unit kerja rekam medis. Fungsinya yaitu: menyediakan dokumen rekam medis serta kebenaran, urut nomor poliklinik yang berisikan riwayat pasien dan kelengkapan rekam medis. b. Bagian filling atau penyimpanan. Fungsinya yaitu: pencarian dan penyimpanan dokumen rekam medis lama serta menyerahkan ke bagian penyendalian. c. Unit rawat jalan Fungsinya: menerima dokumen rekam medis, memeriksa dan mengisi atau catat hasil pemeriksaan ringkasan riwayat penyakit pada dokumen rekam medis saja. d. Unit gawat darurat Fungsinya: menerima pasien selama 24 jam baik itu kasus gawat, gawat darurat atau gawat tidak darurat dan pencatatan hasil pemeriksaan pada dokumen rekam medis. 3. Informasi yang akan dihasilkan oleh tempat penerimaan pasien rawat jalan antara lain: a. Jumlah kunjungan pasien (pasien baru dan lama) b. Identitas pasien c. Identitas keluarga pasien dan hubungan pasien d. Jenis pelayanan rawat jalan

51

e. Dokter yang bertugas f. Petugas unit rawat jalan yang bertanggungjawab terhadap dokumen. 4. Dokumen dan catatan yang digunakan di tempat penerimaan pasien rawat jalan: a. Komputer b. KIUP (kartu indeks utama pasien) c. Dokumen rekam medis d. Buku catatan nomor rekam medis 2. Prosedur Tetap Penerimaan Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire. 1. Prosedur penerimaan pasien baru rawat jalan. Pasien baru adalah pasien yang pertama kali datang ke rumah sakit untuk keperluan berobat untuk itu berkas rekam medis harus diisi dengan lengkap baik dan benar sesuai dengan peraturan yang berlaku dengan setiap pasien memiliki berkas rekam medis yang dapat dipergunakan untuk berobat, baik rawat jalan maupun rawat inap untuk itu tempat penerimaan pasien rawat jalan rumah sakit umum Kabupaten Nabire memiliki prosedur tetap pasien baru yaitu: a. Persyaratan 1. Pasien baru 2. Dokumen pengantar (surat rujukan) b. Sarana 1. Terminal komputer

52

2. Printer 3. Formulir pendaftaran pasien baru 4. Formulir riwayat klinik 5. Formulir kartu pasien c. Prasarana: 1. Peraturan menteri kesehatan RI No. 749 a / Menkes / Per / XII / 1998) 2. Petunjuk teknis rekam medis d. Prosedur 1. Pasien atau warga pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru membuat : a. Nama b. Jenis kelamin c. Umur d. Tanggal lahir e. Kawin, belum kawin, janda / duda f. Bangsa g. Agama h. Pekerjaan i. Alamat lengkap 2. Data pada formulir pendaftaran pasien baru di input atau dimasukkan komputer 3. Mencetak kartu indeks utama pasien

53

4. Memberi tanggal dan numerator pada kartu indeks pasien 5. Membuat kartu kontrol pasien (emboss) 2. Prosedur penerimaan pasien lama rawat jalan. Pasien lama adalah pasien yang pernah datang sebelumnya ke rumah sakit untuk keperluan pengobatan baik rawat jalan (poliklinik) maupun rawat inap. Adapun prosedur tetap rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire yaitu: a. Persyaratan 1. Pasien lama 2. Dokumen pengantar b. Sarana 1. Terminal Komputer 2. Printer 3. Kartu pasien 4. Kartu nomor urut poliklinik c. Prosedur 1. Pasien keluarga pasien diterima di loket pendaftaran pasien lama dan menyerahkan kartu kontrol, bila pasien tidak membawa kartu kontrol maka status pasien dicari dalam master data pasien di komputer. 2. Petugas menerima kartu kontrol pasien lalu mengambil status pasien dari kotak penyimpanan.

54

3. Kartu pasien diberi stempel dan numerator. 4. Jika kartu kontrol pasien hilang maka diganti dengan kartu yang baru dengan menggunakan nomor yang yang lama dan harus membayar biaya administrasi pengantian kartu sebesar Rp 5000; 5. Pelaksanaan pendaftaran di tempat pasien lama. 3. PROSEDUR PENYIMPANAN REKAM MEDIS Prosedur penyimpanan rekam medis adalah salah satu bagian pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpan suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai atau masih proses (File Pending) dan penyimpanan warkat yang sudah dip roses (File Tetap). 1. Penyimpanan Sementara File pending adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. Sesudah selesai diproses berubah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan, file pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip yang dipergunakan. 2. Penyimpanan Tetap File tetap adalah file yang digunakan untuk memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat, untuk pekerjaan filling yang dilakukan oleh satu orang seperti misalnya pada pekerjaan sekertaris, prosedur penyimpanan tidaklah begitu penting kelihatannya.

55

Tetapi pada penataan file yang banyak seperti pada bursa-bursa uang misalnya maka langkah-langkah ini akan kelihatannya jelas. Untuk dokumen yang banyak, satu langkah bahkan dapat dikerjakan oleh beberapa orang, di mana surat yang akan disimpan berjalan dari satu tangan ke tangan lain. Kalau dirinci secara seksama, maka langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagaimana disajikan berikut ini (Amsyah, 2008: 5) 6. Pemeriksaan Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang. 7. Mengindeks Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama.

56

8.

Memberi tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.

9.

Menyortir dahulu Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlabih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, disamping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan didalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-

57

surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah. 10. Menyimpan Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efesien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan almari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan moderen, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan (Amsyah, 2003: 63) Sistem penamaan rekam medis di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire merupakan sistem yang dipergunakan pada penamaan warkat agar kemudahan kerja penamaan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan antara lain:

1. Sistem Penamaan Rekam Medis Di RSUD Kabupaten Nabire

58

a. Sistem Penamaan Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas pencatatan adalah nama pasien harus lengkap, dengan demikian nama pasien yang akan tercantum di Rekam medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini: 1. Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih. 2. Nama pasien dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien sudah bersuami. 3. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua, biasanya nama ayah pasien tersebut. Dalam sistem penamaan rekam medis di harapkan : 1) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan. 2) Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhiri nama lengkap ditambah ny atau nona sesuai dengan statusnya. 3) Perkataan tuan, saudara dan bapak tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien.

59

b. Cara Penulisan Nama Pasien Cara penulisan nama pasien menjadi sangat penting, artinya karena sering dijumpai pasien dengan nama dengan nama yang sama dan seringnya seorang pasien berobat di rumah sakit. Dengan menggunakan cara penulisan akan memudahkan seorang petugas rekam medis untuk mengambil berkas rekam medis di tempat penyimpanan, apabila sewaktu-waktu berkas rekam medis diperlukan. Setelah selesai pemberian nama pasien, kemuadian dilangjutkan dengan memberikan nomor rekam medis untuk mempermudah pencari data-data pasien yang akan berobat kembali. c. Sistem Cara Pemberian Nomor Penyimpanan berkas rekam medis yang ada di rumah sakit umum daerah kabupaten nabire yaitu menurut nomor dan huruf pertama nama pasien. Dahulu berbagai rumah sakit menyimpan rekam medis berdasarkan nama pasien, nomor keluar atau kode diagnosa. Penyimpanan secara alpabetes menurut nama-nama pasien agak lebih sulit dan memungkinkan terjadinya kesalahankesalahan dibandingkan dengan penyimpanan berdasarkan nomor dan huruf pertama nama pasien.

60

Jika kartu pasien hilang, nomor rekam medisnya dapat diperoleh dengan mengetahui nama pasien tersebut. Tetapi jika menggunakan nomor keluar kartu indeks tidak dapat menolong untuk menemukan nomor keluar, sehingga lokasi rekam medisnya sukar ketahui. d. Kegiatan Pembuatan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) Kartu indeks utama pasien adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien, karena apabila seseorang pasien lupa membawa kartu berobat maka kartu indeks utama pasien akan membantu mencarikan data pasien yang diperlukan. Kartu indeks utama pasien suatu kartu tanda pengenal setiap pasien baru yang disimpan selamanya pada instansi rekam medis, kartu indeks utama pasien dibuat atas berdasarkan ringkasan riwayat klinik yang diperoleh dari tempat penerimaan pasien, karena kartu indeks utama pasien merupakan sumber data yang selamanya harus disimpan dan harus dibuat selengkap secara sejelas mungkin. Dalam kartu indeks utama pasien memuat data indentitas pasien yang harus dibuat secara terperinci dan lengkap, antara lain : 1) Nama lengkap pasien 2) Nomor rekam medis

61

3) Alamat 4) Nama ibu 5) Nama ayah 6) Jenis kelamin 7) Umur 8) Status perkawinan 9) Tempat / tanggal lahir 10) Pekerjaan 11) Orang tua yang dihubungi / yang bertanggung jawab 12) Tanggal kunjungan poliklinik yang pertama Bila menikah pasien pindah alamat, maka alamat pertama dicoret dan dicantumkan alamat yang baru pada tempat yang kosong dan tanda tangan berobat dibalik kartu tersebut, untuk memudahkan pencarian alamat yang terakhir. Karena kartu indeks utama pasien harus berada pada tempatnya dan harus senantiasa memiliki data yang terbaru untuk setiap penggunaan. Setelah data pasien di masukkan di kartu indeks utama pasien, maka dimasukkan diruangan arsip untuk diarsipkan agar terjaga dengan baik, dan mempermudah dicarikan data-data pasien.

62

2. Sistem Kearsipan Rekam Medis RSUD Kabupaten Nabire. Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai, perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang ada dalam pengelolaan rekam medis. Ada dua cara pngurusan penyimpanan dengan penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire yaitu : 1. Sentralisasi Sentralisasi ini diartikan penyimpanan Rekam Medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Sistem ini disamping banyak kebaikannya juga ada kekurangannya (Dirjen Yankes, 1993: 7) Kebaikannya: f. Mengurangi terjadinya pengganaan dalam pemeliharaan dan penyimpanan Rekam Medis. g. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan. h. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan. i. Memungkinkan penyimpanan. j. Mudah menerapkan sistem unit record. peningkatan efisiensi kerja petugas

63

Kekurangannya : c. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani Unit Rawat Jalan dan Unit Rawat Inap. d. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 6 jam 2. Desentralisasi Dengan cara desentralisasi terjadi antara rekam medis poliklinik dan rekam medis dirawat. Rekam medis disimpan disatu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita dirawat disimpan dibagian pencatatan medis. Kebaikan : a. Efisiensi waktu, sehingga pasien dapat pelayanan lebih cepat b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan Kekurangan : a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak. Secara teori cara disentralisasi lebih baik dari pada sentralisasi tetapi pada pelaksanaannya tergantung situasi dan kondisi masing-masing. Rumah sakit. Hal-hal yang mempengaruhi berkaitan dengan kondisi tersebut antara lain :

64

a. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani rekam medis b. Kemampuan dan rumah sakit. c. Sistem kontralisasi adalah sistem yang baik dipilih mengingat pelayanannya akan mudah. 3. Prosedur Penyimpanan Data Rekam Medis di RSUD Kabupaten Nabire a. Pengguna Kartu Askes Untuk pasien yang berobat dengan menggunakan Kartu Askes, sebelumnya harus minta surat rujukan dari Puskesmas dan foto copy Kartu Askes 2 lembar, untuk dapat berobat atau dilayani di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire dengan selayaknya pemegang Kartu Askes. Bila tidak, maka pasien tersebut akan membayar pengobatannya atau disamakan dengan pasien umum. Sebelum diberikan peraturan kepada para pengguna Kartu Askes banyak pasien yamng mengguna Kartu Askes

menyalahgunakan pemakaian kartu askes tersebut, contoh : ada anak keluarganya yang belum cukup umur yang sakit diakui sebagai anaknya agar dalam berobat tidak bayar / gratis.

65

b. Pengguna Kartu Miskin Selain kartu askes di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire juga menerima pasien yang menggunakan Kartu Miskin, kartu miskin ini berwarna hijau yang didapat dari persejuan atau pengesahan dari kantor kecamatan atau kantor kelurahan / kepala desa tempat tinggal pasien. Namun dalam pelayanan pasien yang menggunakan kartu miskin ini, pasien hanya memberikan foto copy kartu miskinnya sebanyak 3 lembar, yaitu sebagai : 1) Lembar pertama untuk data Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire 2) Lembar kedua untuk data bagian Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire. 3) Lembar ketiga untuk pengambilan obat di Instansi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire. c. Pasien Umum Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire adalah rumah sakit yang melayani para pasien umum, pengguna Kartu Askes dan pengguna Kartu Miskin. Pelayanan pada pasien

66

umum

rumah

sakit

umum

daerah

Kabupaten

Nabire

memberikan biaya-biaya yang telah ditetapkan sebagai berikut : 1) Pasien Baru Pasien baru dikenakan biaya pendaftaran sebesar Rp 2000, untuk menggantikan kartu berobat, belum termasuk biaya pemeriksaan dan biaya obat. 2) Pasien Lama Pasien lama hanya dikenakan biaya pendaftaran sebesar Rp 1000, belum termasuk biaya pemeriksaan dan obat. Untuk data-data pasien yang baru berkunjung di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire yang ada diminta oleh petugas pendaftaran yaitu: a) b) c) d) e) f) Nama lengkap Alamat Umur Tempat / tanggal lahir Nama suami (jika sudah bersuami) Nama orang tua (biasa nama ayah)

67

Berdasarkan pembahasan tersebut, maka kekurangan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire adalah : 1. Berkas-berkas atau data yang ada di Rekam Medis RSUD Kabupaten Nabire belum diberi sampul atau map. Untuk mempermudah pegawai Rekam Medis dalam mencari berkas-berkas rekam medis hendaknya berkas-berkas atau data rekam medis yang ada di RSUD Kabupaten Nabire diberi sampul (map). 2. Di ruang rekam medis RSUD Kabupaten Nabire sudah ada komputer. Untuk meningkatkan kelancaran dalam pencarian berkas Rekam Medis di RSUD Kabupaten Nabire, maka diruangan rekam medis harus memiliki perangkat komputer. Sedangkan kelebihan dari rekam medis di RSUD Kabupaten Nabire adalah : 1. Tempat penyimpanan berkas Rekam Medis RSUD Kabupaten Nabire sudah memenuhi standar yang ada, sehingga petugas rekam medis mudah dalam mencari berkas-berkas rekam medis yang akan diperlukan pasien.

68

2. Alur pendaftaran pasien rawat jalan yang ada di RSUD Kabupaten Nabire sangat efektif dan efisien, sehingga pasien tidak menunggu begitu lama. 3. Dalam memberikan pelayanan kepada pasien para pegawai Rekam Medis RSUD Kabupaten Nabire sangat ramah dan sopan. Hal tersebut sudah dapat menjawab permasalahan. Berdasarkan hasil tersebut, maka dapat dikatakan bahwa kegiatan, prosedur, dan sistem kearsipan Rekam Medis di RSUD Kabupaten Nabire sudah semuanya berjalan optimal.

69

B. Pembahasan Perbandingan Prosedur Rekam Medis Rawat Jalan maupun Rawat Inap dan Penyimpanan arsip di RSUD Kabupaten Nabire. Teori Pelaksanaan

1 Prosedur rekam medis pasien 1. Bagian pendaftaran pasien rawat rawat jalan maupun rawat inap jalan adalah salah satu bagian dari di rumah sakit umum daearh rumah sakit yang kegiatannya Kabupaten Nabire, mengikuti penerimaan dan pendaftaran prosedur tetap penerimaan pasien lama dan pasien baru. pasien rawat jalan maupun 2. Tata kerja tempat penerimaan pasien rawat inap. pasien rawat jalan yaitu: a Sebelum loket pendaftaran dibuka petugas menyiapkan dokumen rekam medis rawat jalan maupun rawat inap

b Mengadakan kebaktian dan doa bersama setiap pagi pukul 07,15 WIB. c Mumbuka loket pendaftaran 3. Unit kerja rekam medis Yaitu menyediakan dokumen rekam medis serta kebenaran, urut nomor poliklinik yang berisikan riwayat pasien dan kelengkapan rekam medis 4. Unit rawat jalan

70

Yaitu menerima dokumen rekam medis, memeriksa dan mengisi atau catat hasil pemeriksaan ringkasan riwayat penyakit pada dokumen rekam medis saja.

2 Pengorganisasian arsip:

Sentralisasi a. yaitu merupakan penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja yang lazim disebut Sentral Arsip. Desentralisasi b. yaitu penyimpanan arsip yang di unit masing-masing. c. Kombinasi yaitu gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi. 3. Sistem Penamaan rekam medis di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire: a. Sistem penamaan yaitu nama pasien harus lengkap, dengan Sakit Umum Daerah demikian nama pasien yang Rumah Kabupaten Nabire menggunakan akan tercantum di rekam medis akan menjadi akan sistem cara pemberian nomor yaitu berbagai rumah sakit menyimpan diantaranya. b. Cara penulis nama pasien rekam medis berdasarkan nama pasien karena sering dijumpai pasien nomor keluar atau kode diagnosa. dengan nama yang sama dan seringnya seorang pasien berobat dirumah sakit. c. Sistem cara pemberian Nomor yaitu menurut nomor dan huruf pertama nama pasien. 4 Prosedur penyimpanan arsip a. Pemeriksaan yaitu langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-

RSUD Kabupaten Nabire menggunakan asas desentralisasi. Yaitu penyimpanan arsip di masingmasing unit untuk rawat jalan dan rawat inap.

71

warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. b. Mengindeks yaitu pekerjaan Prosedur penyimpanan arsip pasien menentukan pada nama RSUD Kabupaten Nabire adalah: apa atau subjek apa surat a. Buku Ekspedisi Yaitu buku yang akan disimpan. Penentuan digunakan untuk mencatat segala kata tangkap ini tergantung arsip yang masuk, sehingga kepada sistem penyimpanan mempermudah petugas arsip yang digunakan. untuk mencari arsip dan dapat Memberi c. tanda yaitu kita lihat apakah arsip tersebut Langkah ini lazim juga sudah ada atau belum. disebut pengkodean, Assembling a. (kelengkapan) dilakukan secara sederhana Yaitu langkah persiapan arsip yaitu dengan memberi tanda dengan cara memeriksa setiap garis atau lingkaran dengan lembar arsip untuk memperoleh warna mencolok pada kepastian bahwa arsip yang kata tangkap yang sudah bersangkutan memang sudah ditentukan pada langkah siap untuk mengikuti langkah pekerjaan mengindeks. selanjutnya. Menyortir d. yaitu c. Menyortir yaitu mengelompokkan mengelompokkan warkatwarkat-warkat untuk persiapan warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. penyimpanan. d. Rak Penyimpanan yaitu langkah Menyimpan e. yaitu yang terahir dengan menyimpan menempatkan dokumen di rak penyimpanan. sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Sumber: Diolah Dari perbandingan di atas, prosedur rekam medis pasien rawat jalan maupun rawat inap di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire, pengorganisasian rekam medis, prosedur penyimpanan rekam medis , maka sistem penyimpanan telah sesuai dengan teori yang ada. Tetapi dalam prosedur penyimpanan arsip RSUD Kabuapten Nabire belum sesuai dengan teori yang ada. Di dalam teori terdiri dari pemeriksaan, mengindeks, memberi tanda, menyortir, menyimpan. Sedangkan di RSUD Kabupaten Nabire terdiri

72

dari buku ekspedisi, Assembling (kelengkapan) dan rak penyimpanan. Adapun beberapa kelebihan dan kekurangan yaitu sebagai berikut: 1. Kelebihan: RSUD Kabupaten Nabire memiliki buku ekspedisi dalam prosedur penyimpanan arsip. 2. Kekurangan: a. RSUD Kabupaten Nabire tidak ada langkah mengideks dalam penyimpanan arsip. b. RSUD Kabupaten Nabire tidak ada langkah memberi tanda pada arsip. RSUD Kabupaten Nabire memiliki beberapa kekurangan dan kelebihan dalam penyimpanan arsip yaitu sebagai berikut: 1. Kekurangan a. Ruangan yang kurang luas. Jarak antara rak penyimpanan yang satu dengan yang lain terlalu dekat. b. Belum memakai komputerisasi dalam penyimpanan arsip. 2. Kelebihan a. Kecepatan dalam penyimpanan maupun pengambilan arsip b. Kerjasama antara karyawan yang satu dengan yang lain terjalin dengan baik. Adapun kendala-kendala yang sering dihadapi dalam penyimpanan dan pengambilan arsip adalah sebagai berikut: 1. Hilangnya arsip pasien.

2. Pengembalian arsip kurang tepat waktu.

73

3. Sering terjadi kekeliruan nomor rekam medis waktu menyimpan, misal nomor 06-28-34 disimpan di nomor 06-28-84, sehingga pada waktu pengambilan akan menyita banyak waktu untuk mencari arsip tersebut.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

74

Berdasarkan paparan diatas akhirnya penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa : 1. Berkaitan dengan Prosedur Rekam Medis pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap dan para tenaga kesehatan dibagian Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire sudah cukup baik, ada beberapa petugas yang kurang baik dalam melayani pasien. 2. Rumah Sakit yang ada di Nabire maka Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire menggunakan asas desentralisasi, dan penyimpanan arsip di masing-masing unit untuk pasien rawat jalan maupun rawat inap. 3. Prosedur penyimpanan arsip pasien RSUD Kabupaten Nabire yang memiliki ada 2 (Dua) yaitu a. Buku Ekspedisi Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat segala arsip yang masuk, sehingga mempermudah petugas arsip untuk mencari arsip dan dapat kita lihat apakah arsip tersebut sudah ada atau belum. b. Assembling (kelengkapan) Yaitu langkah persiapan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip yang bersangkutan memang sudah siap untuk mengikuti langkah selanjutnya.

B.

Saran
Saran-saran yang dapat penulis berikan adalah :

75

1. Dalam upaya peningkatan mutu pelayanan pasien rawat jalan maupun rawat inap di rumah sakit umum daerah Kabupaten Nabire, hendaknya para tenaga kesehatan diberikan bimbingan terlebih dahulu sebelum terjun kelanpangan kerja. 2. Dalam kegiatan sehari-hari para petugas Rekam Medis harus mampu menangani permasalahan pasien tentang syarat dalam menerima pasien baru dan pasien lama. 3. Petugas Rekam Medis hendaknya dapat menerapkan teori Rekam Medis dengan baik dan benar, karena bila terjadi kesalahan maka akan merepotkan petugas yang lainnya. 4. Bersikap lebih menghargai dan menghormati dalam melaksanakan tugas, meskipun itu pasien umum, pasien pengguna Kartu Askes maupun pasien pengguna Kartu Miskin. 5. Agar Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire dapat bersaing dan dapat memenuhi kebutuhan pasien dalam pelayanan hendaknya Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Nabire lebih melengkapi sarana dan prasarana yang ada. 6. Didalam lingkungan kerja hendaknya lebih bersikap saling menghargai dan saling menghormati walaupun kedudukan / jabatannya berbeda.

76