Anda di halaman 1dari 5

7 Dosa Besar (Penggunaan) Power Point

ISMAN H. SURYAMAN

Menghindari Dosa Besar 1 : Menyampaikan Poin-Poin Tanpa Cerita 1. Presentasi PPT bukanlah catatan pribadi tentang apa yang harus anda ucapkan. 2. Kalau-kalau anda khilaf dan menggunakan Autocontent Wizard, setidaknya ubahlah kerangka presentasi berorientasi poin menjadi berorientasi pada inti pesan dan pada hadirin. 3. Orang membeli dan bertindak berdasarkan emosi, bukan rasio. Karena itu, buatlah presentasi yang dapat sekedar diterima rasio, namun menggugah emosi. Bukan menggugah rasio, tapi sekedar dapat diterima emosi. 4. Jika ingin menciptakan presentasi yang menggugah emosi, susunlah kerangka presentasi anda dalam bentuk cerita. Gunakan storyline. 5. Belajarlah dari formula Hollywood : awali dengan pengenalan tokoh utama, beri tantangan kepada tokoh ini, dan lanjutkan dengan kemenangan sang tokoh utama. Kemudian, tutup dengan ajakan bertindak. Kiat yang berguna : 1. Orang lebih suka mendengar cerita tentang dirinya sendiri. Karena itu, dalam presentasi bisnis, tokoh utamanya adalah para klien denga kebutuhan mereka. Bukan anda dengan keinginan menjual. Menghindari Dosa Besar 2 : Mencetak slide presentasi sebagai handout 1. Saat membuat handout yang berupa dokumen tertulis, singkirkan PowerPoint jauh-jauh. Gunakanlah pengolah kata seperti MS word atau Open Office Impress 2. Ketika menyusun presentasi, siapkanlah handout fungsi ketiga terlebih dahulu sebagai dokumen tertulis. Baru kemudian susunlah slide presentasi anda. Handout tersebut akan mencakup semua pesan yang ingin anda sampaikan secara terstruktur, dan ini memerlukan bahan yang lengkap; sedangkan presentasi hanya memilih pesan mana yang bisa anda sampaikan dalam waktu singkat, dan dengan cara apa. Dengan memiliki bahan yang lengkap (handout), anda akan menyajikan presentasi secar lebih efektif. Kiat yang berguna : 1. Dalam satu presentasi kita bisa menggunakan dua atau tiga fungsi handout sekaligus. Sebuah buku kerja, misalnya, meliputi ketiga fungsi tersebut. 2. Sebagai pedoman umum, bagikanlah handout fungsi ketiga di akhir presentasi (atau saat sesi tanya-jawab) untuk menghindari peserta membaca handout saat anda berbicara. Namun, jangan lupa memberitahukan hal ini terlebih dahulu kepada hadirin agar mereka tidak usah mencatat. 3. Untuk melatih diri kita melupakan pola pikir lama, cobalah hal berikut : buatlah presentasi singkat yang semua slide-nya hanya berisi foto, diagram, tabel atau gambar. Masing-masing harus mewakili inti pesan kita. Namun kita hanya boleh menjelaskannya saat presentasi. Tidak boleh ada teks sama sekali di slide foto dan gambar. Sedikit teks boleh ada di slide diagram, tabel, judul dan penutup presentasi. Ini satu-satunya bentuk slide yang boleh dicetak sebagai handout fungsi kedua. Menghindari Dosa Besar 3 : Membosankan 1. Setiap orang bisa belajar menyajikan sesuatu dengan cara yang menarik, asalkan mau membuka pikiran dan mencoba. 2. Gunakan foto yang sesuai untuk melibatkan emosi hadirin. 3. Tidak harus jadi fotografer maupun desainer profesional untuk mengambil foto dan mengolahnya sendiri demi keperluan presentasi kita. 4. Berpikirkah seperti pembuat iklan : sampaikan pesan secara kuat dan menarik dalam waktu sesingkatsingkatnya.

5. Gunakan animasi untuk menghasilkan pewaktuan yang tepat bagi pesan kita. 6. Libatkan hadirin dalam presentasi, mulailah dari partisipasi kecil-kecilan sebelum meningkatkannya sedikit demi sedikit Kiat yang berguna 1. Untuk referensi berbagai permainan yang dapat anda gunakan dalam pelatihan/ seminar, cobalah baca buku Leadership Games dan Creative Games oleh Adi Soenarno. Teknik-Teknik Kreatif Penghasil Ide Sampaikanlah pesan anda dalam bentuk : 1. Analogi 2. Perbandingan ekstrem (kontras) 3. Cerita 4. Permainan kata/ plesetan 5. Singkatan/ akronim 6. Visualisasi 7. Pantun atau nyanyian 8. Bermain "Seandainya..." 9. Asosiasi antara dua hal yang tampak berbeda Presentasi yang menggunakan warna mampu menyampaikan pesan dengan lebih baik daripada yang hitamputih (77%). Presentasi yang menggunakan warna diingat lebih lama dibandingkan yang menggunakan hitam dan putih (72%) Kunci melibatkan hadirin 1. Sadari tugas anda ... Sebagai pembicara, membangun suasana yang mendorong hadirin untuk berpartisipasi adalah tugas anda. 2. Mulailah dari hal yang kecil Awal dengan hal-hal kecil, seperti mengangkat tangan. ... Orang Indonesia memang cenderung enggan untuk mengangkat tangan. Dan mengangkat hal itu ke depan secara terbuka akan meringankan suasana. 3. Tingkatkan pastisipasi secara bertahap Saat hadirin sudah mulai lancar berpartisipasi dalam mengangkat tangan, tingkatkan keterlibatan sedikit demi sedikit. Bisa dengan mengajukan pertanyaan atau kuis, diskusi, gerak badan bersama, hingga simulasi dan permainan tim/ kelas. 4. Ciptakan lingkungan yang menerima kesalahan sebagai hal yang wajar Salah satu kendala orang malas berpartisipasi adalah rasa takut untuk melakukan kesalahan. Karena itu, walaupun jawaban peserta kurang tepat misalnya, jangan secara lugas menyalahkannya. Simpulkan ulang jawaban peserta tersebut agar masih sesuai dengan pertanyaan anda. dan teruslah mencari jawaban yang paling tepat. Jangan pernah menertawakan partisipan atau membuat mereka malu. 5. Hargailah setiap kontribusi Tunjukkanlah apresiasi setiap kali ada peserta yang berpartisipasi. Tonjolkan sisi positif masing-masing partisipan simulasi, misalnya : semangatnya yang tinggi, pemikirannya yang terstruktur, kepemimpinannya

yang baik, komunikasinya yang lugas, atau dukungannya yang hebat. Menghindari Dosa Besar 4 : Mengaburkan Informasi Penting 1. Gunakan powerpoint untuk menyampaikan pesan visual sederhana kepada banyak orang. Untuk penyampaian informasi detail panjang, gunakanlah format yang sesuai. Laporan teknis seharusnya dibuat dalam dokumen tertulis. Begitu juga laporan keuangan. 2. Buang asumsi tentang (calon) hadirin, dan kenali mereka sebelum mempersiapkan materi presentasi. 3. Latar belakang akademis, umur dan nilai-nilai budaya memengaruhi apa yang akan mereka pahami dan tidak, juga batasa akan apa yang mereka terima atau tidak. 4. Pastikan semua istilah atau singkatan dalam dalam materi presentasi akan dipahami oleh hadirin. 5. Jika tidak pasti, tambahkan keterangan penjelas. 6. Untuk menyederhanakan penyajian topik yang sulit, gunakan pendekatan berorientasi hadirin. Kiat yang berguna 1. Sebelumkan menyajikan suatu solusi, resumekan dahulu kebutuhan nyata pihak yang terlibat. 2. Tutuplah presentsi dengan ajakan bertindak. Menghindari dosa besar 5 : Menyulitkan Pembacaan 1. Sesuaikan orientasi dan penerangan ruangan agar presentasi kita terlihat jelas bahkan dari barisan paling belakang. 2. Pisahkan satu slide yang penuh teks/ diagram menjadi beberapa slide dengan tulisan/ diagram yang jauh lebuh jelas terbaca. 3. Lebih ekstrem lagi, hindari penggunaan teks sama sekali. Slide adalah media visual. Gunakanlah untuk menyampaikan pesan secara visual. 4. Gunakanlah template yang minimalis untuk memperluas ruang kita berkreasi. 5. Gunakanlah fungsi Custom animation dan wordart hanya untuk mendukung pesan. 6. Selalu uji dahulu tayangan presentasi kita di ruangan yang akan kita gunakan, minimal sehari sebelumnya. Tampilan di monitor akan selalu berbeda dengan di layar. Kiat yang berguna 1. Jika kita tidak ada kesempatan unutk melihat ruangan sebelumnya, siapkanlah presentasi kita dengan template berlatar belakang cerah (idealnya putih) dan teks gelap (idealnya hitam). 2. Cobalah mendesain beberapa template sendiri dan menggunakannya dalam presentasi kita. Sebelum memasukkan permainan dalam presentasi kita, ada beberapa poin yang harus kita tanyakan pada diri : 1. Apakah guna permainan ini? Apakah untuk : - Saling mengakrabkan peserta (icebreaking)? Jika ya, sisipkanlah permainan ini di di slot awal presentasi. - Menyegarkan semangat peserta? Jika ya, sisipkanlah permainan ini di slot-slot pertengahan presentasi. - Menyampaikan satu poin pembelajaran tertentu? Jika ya, sisipkanlah permainan ini di slot yang membahas topik terkait. 2. Berapakah lama permainan ini? Apakah akan mengganggu waktu presentasi saya secara keseluruhan? 3. Paling penting : bisakah saya menghubungkan permainan ini dengan materi pembicaraan saya? Jika tidak, jangan digunakan.

Kiat menggunakan musik dalam presentasi : - Gunakan potongan musik atau efek suara secara bijaksana. - Gunakanlah efek suara atau musik untuk mendukung visualisasi. Misalnya, klip video yang memperlihatkan sebuah gedung runtuh akan lebih kuat jika suara keruntuhannya juga bisa diperdengarkan. - Jangan menggunakan efek suara untuk setiap animasi teks. - Jangan menggunakan efek suara bombastis secara tiba-tiba, seperti suara ledakan yang mengagetkan. - Batasilah penggunaan efek suara atau musik hanya sekali atau dua kali dalam presentasi (kecuali jika kita memang sedang mempresentasikan musik). Menghindari dosa besar 6 : Mengukur Lama Presentasi Berdasarkan Jumlah Slide 1. Ubah pola pikir kita : yang penting adalah menyampaikan pesana dalam batas waktu tertentu, bukan dalam jumlah slide tertentu. 2. Ubah sudut pandang kita juga : cara menyampaikan pesan itu bermacam-macam, bisa dilihat dari "waktu tempuh" slide yang berbeda-beda. Kiat yang berguna 1. Untuk melatih diri anda melupakan pola pikir lama, cobalah hal berikut : buatlah presentasi yang tidak menggunakan bullet sama sekali. Satu slide boleh berisi beberapa kalimat panjang jika dibutuhkan. Namun semua slide harus bebas bullet.

Menghindari dosa besar 7 : Berlindung di Balik Komputer 1. Sadarilah bahwa menggunakan komputer dan Powerpoint pun adalah pilihan. Anda bisa mematikan komputer anda, mendekati hadirin dan mengajak mereka berdiskusi. Itu juga presentasi. 2. Latihlah menjalin kontak mata dan berpindah posisi agar menjadi bagian alamiah dari gaya berpresentasi kita. 3. Tanya-jawab adalah gerbang utama kita menjawab berbagai keraguan dan keingintahuan hadirin. 4. Siapkan rencana cadangan dan komentar untuk situasi yang tak terduga. Kiat yang berguna 1. Carilah rekan untuk berpresentasi tandem. Saat kita yang berbicara, rekan tersebut menjadi operator. Saat rekan yang berbicara, gantian kita yang menjadi operator. Dengan begini, kita dapat saling mengenal kebiasaan dan keahlian masing-masing. Dalam sesi tanya jawab, jangan lupa untuk : a. Mengulang Pertanyaan : membuat hadirin mengikuti diskusi, kemungkinan duplikasi pertanyaan menjadi minim, memastikan tidak ada salah persepsi, memberi anda waktu untuk menyiapkan jawaban. b. Merangkai ulang pertanyaan, bila perlu : untuk mengantisipasi pertanyaan negatif dan mengubahnya menjadi pertanyaan positif. c. Menjawab pada seluruh hadirin, bukan pada penanya saja : agar hadirin dapat mengikuti diskusi, tataplah hadirin yang lain, jang terpaku pada satu penanya saja. d. Menawarkan konsultasi lebih lanjut di luar sesi : untuk penanya yang berusaha memonopoli pertanyaan.