Anda di halaman 1dari 33

ANALISA PENELUSURAN INFORMASI PADA BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN ACEH

(Studi Perbandingan antara Sistem Manual dan Elektronik)

SKRIPSI

DIAJUKAN OLEH

ULYADI : 530701752

FAKULTAS ADAB INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI AR-RANIRY DARUSSALAM-BANDA ACEH 1432H/2011

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR. ................................................................................... DAFTAR ISI ................................................................................................... ABSTARK ...................................................................................................... BAB SATU :PENDAHULUAN ................................................................ A. B. C. D. E. BAB DUA Latar Belakang Masalah. Rumusan Masalah Tujuan Penelitian. Kegunaan Penelitian Penjelasan Istilah.

: SISTEM PENELUSURAN INFORMASI ........................... A. Pengertian Informasi B. Jenis Penelusran Informasi. C. Sistem Penelusuran Informasi 1. Penelusuran Informasi Manual. 2. Penelusuran Informasi elektronik. D. Tahap-Tahap Penelusuran Informasi

BAB TIGA : METODE PENELITIAN. .................................................... A. Rancangan Penelitian.. B. Lokasi dan Waktu Penelitian. C. Hipotesis D. Populasi dan Sampel ......................................................... D. Teknik Pengumpulan Data. F. Teknik Analisis Data..

BAB EMPAT : HASIL, ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ........ A. Gambaran Umum Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh. ......................................................... B. Analisis Data .................................................................... C. Pembahasan ...................................................................... BAB LIMA : PENUTUP. ........................................................................... A. Kesimpulan ....................................................................... B. Saran .................................................................................

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... LAMPIRAN-LAMPIRAN ............................................................................ DAFTAR RIWAYAT HIDUP ......................................................................

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Maslah Penelusuran informasi menjadi sangat penting, hal ini bertujuan untuk mengetahui tentang keberadaan suatu informasi. Melakukan penelusuran informasi merupakan suatu kegiatan mencari atau menemukan kembali informasi kepustakaan mengenai bidang tertentu, yang ada diperpustakaan maupun diluar perpustakaan, dengan menggunakan bantuan literatur skunder dan atau sarana lainnya.1 Kegiatan penelusuran informasi di perpustakaan umumnya digunakan untuk mendukung penelitian dan penulisan karya ilmiah, serta bahan bacaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka diperlukan sarana penelusuran informasi yang cepat dan tepat. Sarana penelusuran informasi menjadi sangat penting, agar dapat

mengantarkan pengguna kepada informasi yang diinginkan dengan waktu yang relatif singkat. Hal Karena semua pengguna menginginkan pelayanan yang cepat dan sesuai dengan spesifikasi, dan jumlah waktu dengan yang dibutuhkan.2 Lebih jauh, banyaknya koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, juga menyebabkan sulitnya pengguna untuk bisa menemukan dokumen yang relevan dalam waktu yang singkat, tampa didukung oleh fasilitas penelusuran yang baik dan memadai.

Arifs Penelusuran Informasi http///www..Staff.Ugm.Ac.Id/, 15 Februari 2011


2

(online)

diakses

melalui

situs:

Murdifing Haming, Manajemen Produksi Modern. (Jakarta: Bumi Aksara,2007),

hal. 258

Secara umum dikenal ada 2 (dua) sistem penelusuran informasi, yaitu sistem manual dan sistem elektronik. Sistem Penelusuran Informasi

manual/Konvensional, yaitu penelusuran yang dilakukan melalui cara-cara konvensional/manual seperti menggunakan kartu katalog, kamus, ensiklopedi, bibliografi, indeks, dan sebagainya.3 Kelebihan sistem manual ialah dapat digunakan setiap saat, serta informasi yang ada dikartu katalog tersebut sudah mewakili gambaran umum tentang dokumen tersebut. Disamping itu, sistem ini banyak sekali memiliki kelemahan-kelemahan. Diantaranya adalah pemakai

harus antri menggunakannya, karena kartu katalog disimpan pada suatu tempat (laci katalog), setiap kartu hanya memuat satu data katalog saja.4 Disisi lain, pengguna akan merasa kesulitan jika menelusuri informasi dengan menggunakan nama pengarang, karna pada kartu katalog nama pengarang sekarang ini masih dibalik, apabila nama pengarang tersebut memiliki dua kata atau lebih. Pada umumnya, pengguna langsung menuju ke lemari katalog awal nama pengarang dokumen tersebut, padahal susunannya tidak lagi berdasarkan seperti nama pengarang yang tertera di sebuah dokumen. Selain itu, pengguna akan memilahmilah kartu katolog yang begitu banyak, untuk mendapat kartu katalog sebuah dokumen. Penelusuran informasi secara elektonik ialah dengan mendayagunakan bantuan komputer yang disebut dengan Online Public Acces Catalog (OPAC). OPAC merupakan sarana temu kembali informasi yang telah disediakan, berupa
Budinugroho, penelusuran-informasi-ilmiah. http://wordpress.com/2007/01/18/ ,15/02/2011
4

(online)

diakses

melalui

situs

Yaya Suhendar, Pedoman katalogisasi:cara mudah membuat kartu katalog. (Jakarta: Kencana, 2007), hal 7

computer. Penelusuran secara elektonik, memiliki keunggulan diantaranya informasi yang dibutuhkan akan lebih cepat ketahuan tentang keberadaannya, karena komputer menyediakan proses yang begitu cepat, karena proses ini merekam, menyimpan, dan meng update informasi.5 Selain kecepatan dalam memproleh informasi, pemakai juga membutuhkan ketepatan informasi yang didapatkan dari perpustakaan. Pertanyaan-pertanyaan tentang informasi secara sfesifik, harus bisa dijawab secara spesifik pula.6 Penelusuran informasi dengan bantuan teknologi komputer bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan dengan spesifik. Disisi lain, sistem ini juga memiliki kelemahan-kelemahan diantaranya tidak validnnya data dengan lokasi yang disebutkan serta informasi yang dinginkan sudah dipinjamkan oleh pengguna perpustakaan lain tidak diketahui, Dikarenakan dibagian meja sirkulasi untuk sekarang ini masih menerapkan sistem manual dalam proses peminjaman dan pengembalian dokumen sehingga data yang ada di komputer tidak lagi sesuai dengan lokasi informasi tersebut. Penelusuran informasi yang diterapkan oleh Badan Arsip dan

Perpustakaan Aceh, dikenal dengan penelusuran informasi secara manual dan elektronik. Penelusuran secara manual ialah dengan menggunakan kartu katalog, dimana penelusuran manual ini dapat dilakukan dengan tiga pendekatan, yaitu melalui catalog pengarang, judul, dan subjek. Sedangkan penelusuran informasi secara elektronik ialah dengan mendayagunakan sarana temukembali informasi. bantuan komputer sebagai

Sutarman. Pengantar Teknologi Informasi, (Jakarta: Bumi Aksara,2009), hal 13 Abdul Rahman Saleh, pendayagunaan pelayanan perpustakaan berbasis teknologi informasi, Dalam jurnal Pustakawan Indonesia, vol.5. No. 1. Juli,2005. Hal 33
6

Penelusuran informasi dengan sistem manual dan sistem elektronik, pada dasarnya sangat membantu dan memudahkan pengguna untuk menemukan informasi yang diinginkan, kedua sistem penelusuran diatas memiliki kelebihan dan kekurangan. Melihat kelebihan dan kekurangan yang dimiliki oleh kedua sistem penelusuran, maka permasalahan tersebut harus harus dipecahkan oleh semua komponen yang terkait dengan peningkatan mutu pelayanan, terutama dalam bidang penelusuran informasi. dengan teratasinya permasalahan tersebut, perpustakaan akan dapat memberikan layanan prima kepada pengguna, sehingga pengguna akan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh perustakaan. Berdasarkan permaslahan diatas, maka perlu kiranya untuk dilaksanakan penelitian yang berjudul Analisa Penelusuran Informasi Pada Badan Arsip Dan Perpustakaan Wilayah Aceh (Studi Perbandingan antara Sistem Manual dan Elektronik) B. Rumusan Masalah Berdasarkan adalah bagaimana pada uraian diatas, masalah dalam penulisan skripsi ini efektifitas penelusuran informasi pada Badan Arsip dan

Perpustakaan Aceh secara manual dan elektronik?

C. Tujuan penelitian Penelitian ini bertujuan untuk mengalisis perbandingan efektifitas penelusuran informasi secara manual dan elektronik yang diterapkan oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.

D. Kegunaan penelitian Adapun kegunaaan penelitian ini antara lain, adalah; 1. Bagi peneliti, hasil peneliti ini dapat menambah wawasan pengetahuan dalam mempersiapkan diri menjadi calon sekaligus seorang

pustakawan, yang dapat menyumbangkan ilmu yang telah proleh kepada masyarakat dalam melayani pengguna perpustakaan. 2. Bagi Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh, hasil penelitian ini dapat menjadi masukan untuk meningkatkan efektivitas pelayanan yang terbaik bagi para pengguna, sehingga para pengguna merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan. 3. Bagi pustakawan, dapat dijadikan untuk bahan masukan untuk meningkatkan kinerja dibidang pelayanan, karena pelayanan merupakan tolak ukur untuk menilai kepuasan pengguna, serta sebagai ujung tombak dari jasa pelayanan. E. Penjelasan Istilah Untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dalam membaca,

memahami dan mengikuti jalannya pembahasan skripsi ini, maka perlu dijelaskan pengertian-pengertian/istilah-istilah yang terdapat dalam judul ini. 1. Analisa penelusuran informasi. 2. Penelusuran informasi secara manual. 3. Penelusuran informasi secara elektronik.

1. Analisa Penelusuran Informasi Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia analisa berarti analisis yaitu

berupa penguraian suatu pokok persoalan.7 Penelusuran Informasi atau Temu kembali informasi adalah proses penemuan kembali informasi atau data yang dibutuhkan pemakai yang telah disimpan dalam suatu sistem informasi atau dalam suatu pangkalan data. Jadi analisa penelusuran informasi ialah untuk menguraikan proses penemuan kembali informasi yang ada diperpustakaan dengan menggunakan sarana penelusuran informasi yang disediakan berupa penelusuran manual dan penelusuran elektronik. 2. Penelusuran informasi secara manual Penelusuran informasi secara manual ialah penelusuran yang dilakukan melalui cara-cara konvensional/manual seperti menggunakan kartu katalog, kamus, ensiklopedi, bibliografi, indeks, dan sebagainya.8 Pada Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh penelusuran secara manual hanya diterapkan dengan kartu kataolog. Dimana dalam penelusuran ini dengan tiga pendekatan yaitu; melalui nama pengarang, judul, dan melaui subjek. 3. Penelusuran secara elektronik Penelusuran pustaka melalui sistem komputer dapat menggunakan dua program sistem pencari yaitu Sistem Online Public Access Catalog (OPAC) dan
7

Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa, Kamus Besar Bahasa Indonesia, (Jakarta: Balai Pustaka,2002), hal. 43
8

Budi Nugroho. Penelusuran-Informasi-Ilmiah..

Sistem Kontrol Sirkulasi Bahan Pustaka (KSBP). 9 Pada prinsipnya, kedua sistem ini sama, yaitu semua unit OPAC yang tersedia terhubung dengan server, dan dapat digunakan untuk mencari informasi literatur mengenai koleksi buku umum, buku rujukan, skripsi, tesis, disertasi dan lain-lainnya yang tersedia di perpustakaan. Penelusuran informasi elektronik merupakan penelusran yang

mendayagunkan bantuan komputer. Dimana, untuk menemukan suatu dokumen cukup dimasukkan judul, nama pengarang kemudian akan ditelusri oleh mesin pencari berupa komputer, Karena semua informasi sudah diinfut ke komputer.

BAB II
9

Penelusuran informasi, (online), diakses melalui situs http://www. missiontechlab.com/index.php? option=com_ content&view=article&id=97 09 Maret 2011

SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASI A. Pengertian Informasi Informasi merupakan suatu berita yang disampaikan atau suatu keterangan dan penerangan yang telah diproses menjadi bentuk yang mmiliiki arti bagi penerima, menurut Olii (2007), mengatakan bahwa informasi yaitu; 1. Pesan yang disampaikan kepada seseorang atau sejumlah orang yang baginya merupakan hal yang baru di ketahui. 2. Data yang telah diolah untuk disampaikan kepada yang memerlukan atau yang mengambil keputusan mengenai suatu hal. 3. Kegiatan menyebarluaskan atau mengambil penjelasan baik secara

langsung melalui media kepada khalayak ramai yang baginya merupakan hal yang baru.10 Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa informasi memiliki pengertian yaitu penerangan, pemberitahuan kabar atau berita tentang sesuatu.11 Informasi merupakan data yang telah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat disampaikan kepada seseorang, isi dari informasi merupakan pesan atau data yang baru dan perlu disampaikan kepada khalayak melalui media.12 Informasi yang sampai pada masyarak, merupakan informasi yang telah diolah dengan menggunakan media. Baik yang bersifat tercetak, maupun yang terekam. Menurut Jogianto (1990), menyatakan

bahwa, informasi adalah suatu data yang telah diproses menjadi bentuk yang
10 11

Helene Olii, Berita dan Informasi, jurnalistik dan radio. (Jakarta: Indek,2007), hal 24 Tim Penyusun Kamus Besar Bahasa Indonesia . (Jakarta: Balai Pustaka, 2002), Helena Olii, Berita.. hal 24

hal.432
12

memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat.13 Informasi merupakan suatu hal baru yang disampaikan oleh informan kepada orang lain yang belum mengetahuinya. Informasi dapat dianggap sebagai fakta mentah, umumnya menunjukakan pada data dan fakta yang sama setelah dievaluasi, dioganisir, dan dipersatukan kedalam keterangan yang berguna.14

Selain itu informasi diartikan data yang diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya serta bermanfaat dalam pengambilan keputusan. Disisi lain, informasi merupakan hasil dari proses penilaian manusia yang telah tersusun dan tertata sedemikian rupa, sehingga dapat memberikan manfaat bagi masyarakat.15 Informasi yang diterima oleh masyarakat merupakan suatu data yang telah diolah dengan cara tertentu sesuai dengan bentuk yang diperlukan. 16 Informasi yang telah diolah dengan menggunakan teknologi, karna teknologi merupakan alat pengolah informasi sesuai dengan keperluan. Secara umum, informasi yang ada di perpustakaan itu terdiri dari 2 (dua) bentuk, yaitu informasi yang bersfat tercetak dan informasi yang terekam. 1. Informasi yang tercetak ialah informasi-informasi yang termuat dalam dalam media cetak, seperti buku-buku teks, majalah, koran, dan lain-lain bentuknya bersifat tercetak.

Jogianto , Analsis Desain sistem informas,. Edisi pertama, (Yogyakarta: Andi Offset, 1990), hal 17. 14 Boedi martono, Arsip Korespodensi: penciptaan dan penyimpanan. (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hal. 3 15 Syukrinur,A. Gani. Teknologi Informasi . Dalam Jurnal Adabiya . Volume 7, No. 14. Febuari , 2006. Hal. 46 16 Zulkifli Amsyah. Manajemen Sistem Informasi. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1997), hal. 5

13

2. Informasi terekam ialah informasi-informasi yang berupa rekaman-rekaman seperti, rekaman suara (sound recording), berbagai rekaman dalam pita , seperti gambar hidup, rekaman video, fotograf, slide, kaset dan bahan sejenis.17

Dari paparan diatas dapat disimpulkan bahwa informasi diartikan sebagai hasil pengolahan data yang digunakan untuk suatu keperluan, sehingga penerimanya akan mendapat rangsangan untuk melakukan tindakan. informasi merupakan suatu hal yang dianggap baru, kemudian disebarkan kepada khalayak ramai, dimana dalam penyebaran informasi akan memiliki arti bagi penerimanya. Informasi dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Informasi yang sampai kepada masyarakat telah diolah sesuai dengan kebutuhan masyarakat tersebut.

B. Jenis-Jenis Penelusuran Informasi Dalam dunia perpustakaan dikenal dengan dua jenis penelusuran untuk

informasi, dimana kedua jenis penelusuran informasi ini bertujuan

mempercepat proses penemuan kembali informasi serta mengantarkan pengguna kepada informasi yang sesuai dengan kebutuhan dengan waktu yang relatif lebih singkat. Penelusuran informasi berfungsi untuk bertindak sebagai antar muka antara dua dunia, yaitu masyarakat sebagai kelompok pemakai dengan dunia informasi dalam tercetak maupun dalam bentuk lain. Dantara jenis-jenis penelusuran informasi yang ada di perpustakaan, antara lain:
Perpustakaan Nasional, Peraturan Katalogisasi Indonesia. (Jakarta: Perpustakaan Nasional, RI,1992). Hal . 53
17

1. Penelusuran melalui katalog. Penelusuran melalui katalog penelusuran informasi melalui katalog baik yang tercetak maupun elektronik (OPAC), dengan menggunakan format tertentu, yang merujuk kepada koleksi yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan. Menurut Charles A. Cutter katalog diperpustakaan berfungsi sebagai sarana temu kembali informasi yang sangat penting. Katalog pada umumnya memberikan setidaknya 3 (tiga) titik pendekatan (access point), pendekatan pengarang, judul dan pendekatan subjek.18 Penelusuran dengan menggunakan sisem manual dapat juga dilakukukan dengan tiga pendekatan seperti diatas. Di samping itu, pemakai dapat pula langsung menelusur kerak atau jajaran koleksi, setelah melakukan penelusuran di kotak penyimpanan kartu katalog. Pendekatan melalui pengarang memungkinkan pengguna mengetahui karya-karya apa saja yang telah dikarang oleh pengarang tersebut.19 Penelusuran dengan mengunakan Online Public Acces Catalog (OPAC). Dengan mendayagunkan bantuan komputer. OPAC merupakan wakil dokumen yang tersimpan dalam bentuk elektronik, dimana bentuk dan unsurnya sama dengan katalog kartu. Penelusuran OPAC ini biasanya hanya digunakan oleh perpustakaan yang sudah menerapkan sistem otomasi, dengan menggunakan bantuan komputer dalam penelusuran informasi.20 OPAC merupakan katalog

perpustakaan yang diakses secara online dengan memanfaatkan komputer.

Perpustakaan nasional, ..hal. 53 Sarana Temu Kembali Informasi. (online) diakses melalui situs: http;//www. scrib.com, 18 Mei 2001. 20 Budi Nugroho, Penelusuran-Informasi-Ilmiah..
19

18

Karena, OPAC adalah alat untuk menelusuri informasi baik berhubungan dengan data bibliografis, subjek, judul, pengarang dan lainnya. Untuk memudahkan penelusuran informasi, diperpustakaan informasi dikelompokkan berdasarkan subjek kedalam 10 (sepuluh) kelompok besar dengan menggunakan notasi berdasarkan DDC, yaitu; 1. 000 : Karya Umum 2. 100 : Filsafat dan Fsikologi 3. 200 : Agama 4. 300 : Ilmu-ilmu Sosial 5. 400 : Bahasa 6. 500 : Ilmu-ilmu Murni 7. 600 : Ilmu Terapan 8. 700 : Kesenian 9. 800 : Kesusastraan 10. 900 : Ilmu Bumi dan Sejarah.21 Berdasarkan subjeknya maka sesuatu informasi dapat digolongkan atau diklasifikasikan menurut kelompok devisi utama seperti diatas, sampai dengan kelompok yang lebih kecil sesuai dengan keperluan, dan kebutuhan pengguna. 2. Penelusuran melalui bibliografi Penelusuran melalui bibliogarfi, merupakan penelusuran informasi yang mirip dengan penelusuran dengan menggunakan kartu katalog. Penelusuran
Zulkifli Amsyah. Manajemen Sistem Informasi. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1997), hal. 295
21

dengan bibliografi memiliki cakupan yang lebih luas dibandingkan dengan catalog, tidak hanya berupa koleksi yang ada diperpustakaan, akan tetapi koleksi yang diluar perpustakaan. Istilah bibliografi berasal dari bahasa yunani yaitu biblion dan grafein. Biblion memmiliki arti buku sedangkan grafen, ialah menulis, jadi secara etimologis, bibliografi memiliki penulisan buku.22 Bibliografi memberikan bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam menentukan lokasi keberadaan sebuah bahan pustaka atau menganali sebuah buku atau bahan pustaka lainnya. Keberadaan bibliografi memungkinkan pengguna perpustakaan mengetahui apa saja yang telah ditulis mengenai subjek tertentu, serta memungkinkan pengguna memproleh informasi yang mutakhir.23 penelusuran informasi dengan menggunkan bibliografi ialah Teknik dengan

memanfaatkan daftar bahan pustaka baik yang berupa buku, jurnal maupun sumber liannya untuk menelusur lebih jauh informasi dan sumber informasi aslinya.24 Fungsi lain bibliografi sebagian dari jasa pelayanan perpustakaan kepada pemakai. Selain itu penyusunan bibliografi untuk membantu pemakai dalam penelusuran informasi, sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas layanan penelusuran informasi yang cepat dan tepat.25 Dengan menerbitkan suatu

bibliografi, pustakawan dapat menawarkan koleksinya kepada pemakai tanpa

Sulistiyo Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. (Jakarta:Gramedia Pustaka Utama,1991), hal 42i 23 Ibid.. hal 424 24 Arif surachman. Penelusuran iformasi:sebuah pengenalan. (online) diakses melalui situs: http//arifs.staf. ugm. Ac.id, 15 Febuari 2011

22

Aipfirdaus. Bibliografi-Dan-Manfaatnya. (online) diakses melalui situs: http//Www. Blogspot.Com/2010/11/ Html, 28 Mei 2011

25

harus mengeluarkan seluruh koleksi yang dimilikinya, serta dapat menjangkau pengguna yang tinggal jauh dari perpustakaan. 3. Penelusuran melalui indeks Penelusuran melalui indeks digunakan untuk mencari referensi tentang suatu subjek, judul pengarang dan data bibliografi lainnya. Indeks merupakan sebuah buku yang menunjukkan lokasi suatu artikel yang pernah ditulis oleh seseorang.26 indeks sering diartikan sebagai daftar istilah penting yang terdapat dalam sebuah karya tulis/bahan pustaka yang disusun secara alphabetis.27 Indeks memberikan kemudahan kepada pengguna dalam melakukan penelusuran informasi, karena dapat membawa penelusur kepada sumber informasi secara langsung. C. Sistem Penelusuran Informasi Sistem penelusuran informasi merupakan suatu sarana yang disediakan untuk proses temu kembali informasi. Sarana penelusuran informasi ini biasanya dikenal dengan dua bentuk, yaitu; system manual dan system elektronik. Pemelihan cara-cara tersebut tergantung pada kebutuhan yang ingin dipenuhi oleh pengguna itu sendiri, sebagai contoh apakah diinginkan hasil yang lebih singkat, jenis dan cakupan informasi yang diinginkan serta dana yang disediakan untuk memproleh hasil yang memuaskan.

Sulistiyo Basuki. Pengantar.. , hal 113 Arif surachman, Penelusuran informasi: sebuah pengenalan, (online) di akses melalui situs: http//arifs.staf. ugm. Ac.id, 09 Maret 2011
27

26

Tampa adanya sistem temu kembali , pengguna akan mengalami kesulitan mengakses sumber daya informasi yang tersedia diperpustakaan, begitu juga dengan perpustakaan akan mengalami kesulitan untuk mengkomunikasikan semua koleksi yang dimilki. Biasanya sistem penelusuran informasi di perpustakaan dikenal dengan 2 (dua) sistem, yaitu sitem manual dan system elektronik. 1. Penelusuran Secara Manual Penelusuran informasi dengan menggunakan cara manual biasanya disebut dengan penelusuran konvensional, penelusuran yang dilakukan mengunkan kartu katalog . catalog kartu adalah menurut dengan

Hunter (1991)

menyatakan bahwa katalog adalah suatu daftar bahan pustaka yang tersedia didalam suatu perpustakaan.28 Sedangkan katalog perpustakaan adalah daftar

bahan-bahan pustaka yang dimililki oleh sebuah perpustakaan.29 disusun menurut suatu sistem tertentu, yang disusun berdasarkan alfabetis sehingga memudahkan mencari dan mendapatkan kembali bahan-bahan pustaka yang dibuthkan oleh pemakai perpustakaan. Dalam katalog tercantum informasi-informasi penting dari suatu bahan pustaka yang biasanya dipakai oleh pengunjung perpustakaan sebagai bahan informasi.30 Dengan demikian katalog merupakan sarana penelusuran

untuk menemu kembalikan suatu bahan pustaka yang ada dibuah perpustakaan.

Dinawati Abidin , katalog manual, (online) di akses melalui situs: shttp//www.blogspot, 6 Juni 2011, dari 29 Arkian .Pengantar katalogisasi, bahan seminar pelatihan pengorganisasian bahan pustaka. 30 Yaya Suhendar. Pedoman Katalogisasi: cara mudah membuat katalog perpustakaan. (Jakarta: Kencana, 2007), hal 1

28

Dengan demikian katalog merupakan suatu sarana untuk menemukembalikan suatu bahan pustaka dari koleksi yang ada di perpustakaa. Penelusuran informasi dengan menggunkan sistem manual memiliki kelebihan dan kekurangan, a. Kelebihan sistem manual. Penelusuran informasi dengan menggunakan sistem manual yaitu salah satu sarana

berupa kartu katalog, karena kartu katalog merupakan

penelusuran informasi. Keuntungan kartu katalog ialh bersifat praktis, sehingga setiap kali penambahan buku baru tidak akan menimbulkan masalah, karna entri baru dapat langsung disisipkan pada jajaran kartu katalog yang ada.31 penggunaan kartu katalog tidak dapat dipengaruhi oleh faktor luar, seperti terputusnya aliran listrik, dan kemungkinan rusak sangat kecil, terkecuali jika perpustkaan itu terbakar. Pada sisi lain kartu katalog akan memberikan gambaran secara umum tentang isi dari koleksi tersebut, seperti judul, pengarang, dan subjek. Serta akan mengetahui judul-judul yang kain yang ada pada laci yang sama huruf awalnya. Kegunaan kartu katalog merupakan kunci untuk mengetahui isi koleksi dari perpustakaan. Dimana, kartu katalog memberikan gambaran yang jelas kepada pengguna perpustakaan tentang koleksi /buku-buku yang dimiliki oleh perpustakaan sehingga memudahkan pengguna menemukan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan.

Jonner Hasugian, Katalog perpustakaan. (online) di akses melalui situs:. http//respository.usu.ac.id, 6 juni 2011

31

b. Kelemahan kartu katalog. Selain keunggulan penelusuran infornmasi dengan menggunkian kartu katalog, juga terdapat kelemahan-kelemahan penelusuran, seperti yang dikatakan oleh dinawati (2010), yang menyatakan bahwa, kelemahan kartu katalog ialah satu laci katalog hanya menyimpan satu jenis entri saja, sehingga pengguna lain harus antri menggunakannbya, terutama bila melkukan penelusuran entri yang sama.32 Sehingga akan menghabiskan waktu pengguna, terlebih lagi koleksi yang berjumlah besar dimana pengguna harus memilah-milah satu persatu katalog yang ada berdsarkan urutan indeksnya. Kelemahan lain yang dimiliki oleh kartu katalog ialah dimana pengguna harus antri menggunakannya, dimana setiap kartu katalog hanya memuat satu data saja.33 Selain itu, pengguna akan merasakan kesulitan jika memnggunakan kartu katalog dengan menggunanakan pendekatan melalui nama pengarang, yang mana kebanyakan pengguna tidak mengetahui nama pengarang yang ada di dalam kartu katalog sudah dibalik, apabila nama pengarang tersebut terdiri adari dua kata atau lebih. Sebagai contoh, apabila pengguna ingin mencari suatu dokumen tetapai dia hanya mengetahui nama pengarangnya, misalnya nama pengarangnya yaitu Dewi Astuti maka secara otomatis pengguna tersebut akan menuju kekotak katalaog huruf awalan D, padahal berdsarkan nama pengarang sampai pada saat masih dibalik, sehingga kartu katalognya berada kotak katalog huruf A, kar ena pada sekarang ini penulisan nama pengarang masih dibalik.
32

Dinawati Abidin. katalog manual.., Yaya Suhendar, pedoman., hal 6

33

kelemahan-kelemahan

penelusuran

melalui

kartu

katalog,

akan

berdampak pada lamanya pengguna dalam menemukan koleksi yang dinginkan, terlebih lagi suatu perpustakaan memiliki jumlah koleksi yang besar. 2. Penelusuran secara elektronik Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang menuntut perpustakaan untuk menerapkan sistem yang berbasis teknologi informasi, baik pada bidang pengadaan, pengolahan, serta penemuan kembali informasi. penelusuran secara elektronik ini biasanya mendayagunakan bantuan teknologi informasi berupa komputer sebagai sarana temu kembali informasi. Teknologi informasi menurut Information Teknology Assocation of

Amerika (ITAA), mengatakan bahwa teknologi informasi adalah suatu studi perancangan, pengembangan, inflementasi, dukungan atau manajemen sistem informasi berbasis komputer.34 Selain itu juga perpustakaan juga memiliki

wewenang mengembangkan layanannya sesuai dengan kemajuan zaman, seperti yang tertuang dalam undang-undang yang menyatakan bahwa, setiap

perpustakaan mengembangkan layanannya berdasarkan dengan kemajuan teknologi informasi dan telekomunikasi.35 Penelusuran informasi dengan menggunakan sistem elektronik biasanya disebut dengan sistem, Online Public Acces Catalog (OPAC). Opac diartikan sebagai sarana temu kembali informasi, seperti yang diungkapka oleh Corbin

34

Sutarman. Pengantar Teknologi Informasi . (Jakarta: Bumi Aksara,2009), UU RI Nomor 47 tahun 2007 tentang perpustakaan, (Jakarta: Asa Mandiri, 2007), hal 9

hal 13

35

(1985), menyebutkan bahwa online public acces catalog, yaitu suatu katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa koleksi lainnya yang ada di perpustakaan, yang disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya, dan dibuat tersedia secara online kepada pengguna. Selain sebagai alat bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa keberadaan koleksi. Penelusuran koleksi dengan menggunkan sistem elektronik dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu pencarian dengan sistem Online Public Acces Catalog (OPAC) dan sistem Kontrol Sirkulasi Bahan Pustaka (KSBP).36 Karna fungsi dari sirkulasi mencatat koleksi-koleksi yang sudah dipinjam maupun koleksi yang sudah dikembalikan oleh pengguna perpustakaan. Penelusuran informasi dengan menggunakan sistem elektronik memiliki kelebihan dan kekurangan. a. Kelebihan sistem Online Publik Acces Catalog (OPAC) OPAC merupakan suatu katalog perpustakaan yang terpasang secara online. Selain bersipat online, OPAC juga menjajanjikan kecepatan dalam mengakses informasi, hal ini merupakan salah atu faktor yang sangat menuntut untuk memenuhi kebutuhan pengguna.37 Melalui OPAC pengguna dapat menelusuri informasi dengan cepat, tepat dan efesien, seperti yang diungkapkan oleh Hermanto (2007:1) bahwa OPAC memiliki keuntungan, antara lain: 1. penelusuran informasi dapat dilkukan dengan cepat dan tepat.

36 37

http:// www.missiontechlab.com diakses pada pada tanggal 03 Maret 2011. Syukrinur. Abdul Gani.., hal 49

2. penelusuran

dapat

dilakukan

dimana

saja,

tidak

harus

datang

keperpustakaan dengan catatan sudah online ke internet. 3. menghemat waktu. 4. pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apah sedang dipinjam atau tidak. 5. pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalam menelusuri bahan pustaka.38 Melalui OPAC, pengguna bisa menelusur dokumen yang dibutuhkan dengan berbgai cara kesemua ras.39 Biasanya sistem OPAC juga menawarkan atau menyediakan akses yang luas kepada seluruh cantuman bibliografi. Penelusuran dengan menggunakan OPAC akan memberikan

kemudahan, kecepatan, ketepatan serta akan menghemat waktu pengguna. Secara tidak langsung sistem OPAC mengantar pengguna ke koleksi yang dituju dengan waktu yang relatif singkat.

b. kekurangan sistem Online Public Acces Catalog (OPAC) Walaupun sistem ini memberikan banyak kemudahan serta kecepatan dalam menelusuri informasi. Sistem OPAC juga memiliki kelemahan-kelemahan. Kelemahan sistem ini, biasa berasal dari dalam, seperti terputusnya aliran listrik
Jonner Hasugian, Katalog perpustakaan. .. Testiani. Online Public Acces Catalog. . (online) di akses melalui situs: http://wordpress.com, 6 juni 2011
39 38

yang akan mengganggu proses penelusuran informasi.40 Selain itu, Tidak siapnya perpustakaan dan pengguna akan kehadiran teknologi informasi yang datang pada perpustakaan. Hal ini akan menyulitkan peroses penelusuran informasi. Disisi lain kurangnya dana yang memadai untuk menyediakan sarana penelusuran informasi berupa komputer. Menurut Hermanto (2007) kekurangan sistem Online Pubkic Acces Catalog (OPAC), adalah: 1. Belum semua bahan pustaka masuk ke data komputer, sehinggga pengguna banyak sekali mengalami kesulitan dalam melakukan

penelusuran. 2. Ketergantungan pada aliran listrik, penelusuran akan terganggu. 3. Kurangnya ketersediaan komputer terminal OPAC untuk menelusuri informasi yang dimilki perpustakaan.41 Kelemahan-kelemahan sistem OPAC ini berasal dari dalam perpustakaan itu sendiri, kuhususnya ketidaksiapan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk menerima kehadiran teknologi informasi pada bidang penelusuran. Disisi lain, tidak stabilnya arus listrik yang dapat mengganggu proses penelusuran informasi. D . Tahap-Tahap Penelusuran Informasi bila listrik mati maka kegiatan

40 41

Testiani.Online Public Acces Catalog. Jonner Hasugian, Katalog perpustakaan..

Tahap-tahap penelusuran informasi merupakan hal sangat penting. Dengan mengetahui tahap-tahap penelusuran pengguna akan lebih cepat mengetahui

keberadaan suatu informasi atau koleksi yang diinginkan. Berikut ini bebearapa tahap-tahap penelusuran informasi yang harus diketahui oleh pengguna perpustakaan. Proses pencarian informasi menurut Ellis, dkk (1993), melalui beberapa tahap yaitu;42

1. Tahap Starting atau permulaan, yaitu tahapan dimulainya kegiatan pencarian informasi. Tahap starting, merupakan tahap awal proses dari pencarian informasi. 2. Chaining atau penghubungan, yaitu tahap dimana seseorang mulai menampakkan kegiatannya dengan mengikuti rantai yang

menghubungkan antara bentuk bahan acuan dengan alat penelusuran. Tahap ini, pengguna mulai menghubungkan informasi dari masalah yang umum, sampai masalah yang kecil. Penghubungan dapat diakukan dengan menggunakan kata bantu. Dengan menggunakan kata penghubung, yang dapat mengarahkan kepada informasi yang dinginkan, 3. Browsing, atau merawak, yaitu tahap yang ditandai dengan kegiatan pencarian mulai diarahkan pada bidang yang menjadi minatnya.

42

Funny mustiksari Elita, Kebutuhan Dan Perilaku Pencarian Informasi.

(online) di

akses melalui situs: http:// .wordpress.com, 26 juni 2011

Kegiatan ini merupakan kegiatan penelusuran informasi, dimana pengguna telah diarahkan kepada informasi yang sesuai dengan keinginannya atau kebutuhannya 4. Differentiating, atau pembedaan, merupakan tahap dimana pencari informasi mulai menggunakan sumber-sumber yang beraneka ragam untuk menguji kualitas dari informasi yang dibutuhkannya. tahap

differeniating dilakukan dengan memilih informasi yang relevan atau sesuai dengan yang dibutuhkan.43 Tahap penelusuran ini, merupakan tahap pemilihan informasi dari berbagai sumber apakah informasi tersebut masih relevan dengan kebutuhan. 5. Verifying atau pengujian ketepatan, yaitu tahap dimana pencari informasi mengecek apakah informasi yang didapat tepat atau sesuai dengan minatnya. Tahap ini merupakan tahap pengujian yang

didapatkan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna yang sesuai dengan bidangnya. verifying dilakukan dengan cara melakukan verifikasi informasi dengan merujuk sumber-sumber terkait misal buku dan jurnal. 6. Ending atau pengakhiran, yaitu tahap dimana pencari infromasi mengakhiri proses kegiatan pencariannya pada saat berakhirnya topik yang ditulisnya pada alat penelusuran informasi.44 tahap ending pengguna tidak langsung menghentikan pencarian akan tetapi

Orisa Mahardini, Tahap-tahap Penelusuran informasi, (online) di akses melalui situs: http://lib.fikom.unpad.ac.id. 26 juni 2011 44 Ibid.

43

dilanjutkan dengan langkah-langkah memilah informasi-informasi yang ada pada jajaran koleksi.

Dengan mengetahui tahap-yahap penelusuran ini, akan menmudahkan dalam penemuan kembali informasi. Tahap penelusuran ini, dapat mengarahkan pengguna kepada informasi yang diinginkannya, serta dapat membedakan informasi yang masih relevan dengan informasai yang sudah tidak relevan lagi. Setelah mendapatkan informasi, maka akan bisa mengecek informasi tersebut apakah sesuai dengan bidangnya.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Rancangan Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode deskriftif. Metode deskriftif adalah penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan dan menelaah masalah yang ada pada sekarang.45 Dengan menggunakan rancangan metode ini, diharapkan mendapatkan data dan informasi yang berhubungan dengan penulisan ini. B. Lokasi dan waktu Penelitian ini peneulis laksanakan di Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh. Waktu penelitian akan penulis laksanakan selama 15 hari. C. Hipotesis Hipotesis merupakan proporsi atau anggapan sementara penulis yang akan diuji kebenarannya, atau merupakan jawaban sementara peneliti.
46

jawaban

sementar ini masih perlu di uji kebenarannya melalui fakta-fakta.47 Dengan adanya anggapan dasar ini, sehingga memerlukan penelitian lanjutan untuk

kenyataan yang sesuai dilapangan. Adapun yang menjadi anggapan dasar penulis ialah masih kurang efektifnya penelusuran informasi dengan sistem manual dan sistem elektronik yang diterapkan oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.

45 46

Winarno surachmad, Pengantar Penelitian Ilmiah, (Bandung: tersito, 1990), hal. 60 Bambang Prasetyo, Metode Penelitian kuantitatif, (Jakarta: Grapindo Persada, 2005), Agus Irianto, Statistik: konsep dasar dan aplikasinya, (Jakarta: kencana, 2007), hal. 97

hal. 76
47

D. Populasi dan Sampel Populasi pada prinsipnya adalah semua anggota kelompok manusia. Sebagian dari jumlah populasi yang dipilih untuk sumber data disebut dengan sampel atau cuplikan. Salah satu syarat yang harus dipenuhi adalah sampel harus dari bagian populasi.48 Bila populasi kurang dari 100 orang maka sampelnya di ambil semua, sedangkan bila subjeknya besar dapat diambil antara 10-15 % atau lebih.49 Adapun yang menjadi populasi dalam penelitian ini ialah seluruh pengguna perpustakaan sebanyak 4350 orang yang telah mendaftar sebagai angota perpustakaan.50 Berdasarkan jumlah populasi diatas, mengambil sampel sebanyak 100 orang. Pengambilan sampel ini berdasarkan rumus sederhana yang dikembang oleh slovin. maka penulis

Keterangan: N : Besar Populasi n : Besar Sampel

48

Lexxy Moleong, Metode Penelitian kualitatif, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2008),

hal. 168 Suharsimi Arikunto, Prosedur Peneltian Suatu Pendekatan Praktek, (Jakarta: Rineka cipta, 1993), hal, 62 50 Data di ambil dari laporan rekapitulasi anggota pada Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh, pada tanggal 28 Febuari 2011
49

e : Tingkat kepercayaan yang diinginkan.51

E. Teknik Pengumpulan Data Untuk mendapatkan data dalam penelitian ini, penulis menggunakan teknik penggunpulan data, yaitu: 1. Penelitian kepustakaan (library research) Penelitian kepustakaan, merupakan pengumpulan data dengan cara melakukan kajian literature dari sumber-sumber yang ada di perpustakaan seperti, artikel, buku-buku, dan hasil dari penelitian seseorang. Teknik ini penulis gunakan sebagai landasan teoritis yang ada kaitannya denga penelitian ini, sehingga dapat mendukung fakta yang sesuai dengan di lapangan. 2. Penelitian Lapangan (field research) Penelitian lapangan (field research) merupakan penelitian langsung kelapangan untuk mendapatkan data-data yang berhubungan dengan topic
51

Husein Umar, Metode Penelitian Untuk Skripsi dan Tesis Bisnisi,edisi 2 (Jakarta: Rajawali Pers, 1998), hal. 78

peneitian ini.

Dalam penelitian ini penulis menggunakan instrument

pengumpulan data, yaitu: a. Observasi Observasi adalah tinjauan langsung ke lapangan (lokasi penelitian), yang mengadakan pengamatan langsung pada objek-objek atau kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan topik penelitian ini. b. Wawancara Wawancara merupakan Tanya jawab dengan seseorang yang diperl;ukan keterangan atau pendapatnya mengenai suatu hal.52 Bentuk wawancara yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah wawancara langsung, responden yang dipilih ialah sebanyak 2 (dua) orang, yaitu; kepala bidang pelayanan dan teknologi. 1 (satu) orang pustakawan yang bekerja dibagian meja sirkulasi. Pemilihan responden yang akan di wawancarai, dianggap dapat memberikan datadata yang dapat menyelesaikan penelitian ini. c. Angket/Kuesioner Angket/kuesioner merupakan wawancara secara tertulis yang digunakan untuk memproleh informasii dari responden dari arti laporan tentang pribadinya, atau hal-hal yang ia ketehui.53 Dalam penyebaran kuesioner penulis memberikan

Tim Pusat Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, Kamus Besar Bahasa Indonesia, (Jakata: Balai Pustaka, 1996), hal. 1127 53 Suharsimi Arikunto hal. 127

52

beberapa pertanyaan dengan format yang sudah ditentukan sebelumnya. Bentuk kuesioner yang digunakan ialah kuesioner tertutup dan terbuka. Kuesioner tertutup ialah memberikan peertanyaan-pertanyaan yang sudah disiapkan oleh peneliti jawabannya, dengan cara memilih salah satu dari beberapa jawaban yang telah disediakan oleh peneliti. Sedangkan kuesioner terbuka ialah dengan memberikan pertanyaan kepada responden, kemudian responden menjawab sesuai dengan anggapan atau persepsi responden. Langkah-langkah yang penulis lakukan dalam penyebaran

angket/kuesioner kepada responden, yaitu: Kuesioner dibagikan kepada responden pada saat responden sedang berada dilokasi penelitian. Menjelaskan terlebih dahulu kepada responden tentang tujuan penelitian yang akan dilakukan. Meminta persetujuan responden secara lisan, serta meminta kesedian untuk mengisi kuesioner yang diberikan oleh peneliti. Mengumpulkan kembali kuesioner yang telah diisi oleh responden.

F. Teknik Analisis Data Teknik analisis data merupakan tahap yang paling penting dalam suatu penelitian, karena pada tahap ini data akan dideskripsikan. Hasil observasi dan

wawancara akan dideskripsikan oleh penulis, sedangkan jawaban yang diproleh dari responden melalui kuesioner tersebut digunakan sebagai data penelitian

yang akan diolah. Setelah data dikumpulkan, maka disajikan dalam bentuk daftar distribusi frekuwensi. Selanjutnya, data akan dianalisis dengan menggunakan teknik analisis deskriptif persentasi dengan rumus:

Keterangan: P F N : Angka persentase : Frekuensi jawaban sampel : Banyaknya sampel

100% : Bilangan konstan54

54

Sudjana, Metode Statistik, (Bandung: Tersito, 1984), hal. 50