ARTI DAN PERAN PENGAWASAN Pengawasan dapat di artikan sebagai proses untuk menjamin bahwatujuan tujuan organisasi dan

menejement tercapai. Pada kenyataannya langkah awal proses pengawasan adalah langkah perencanaan, penetapan tujuan, standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan. Fungsi menejement pengawasan juga berhubungan erat dengan fungsi menejerial lainnya. Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan telah di laksanakan secara ef ektif. Dan fungsi pengawasan itu sendiri harus di awasi. Sebagai contoh, apakahlaporan laporan pengawasan akurat? Apakah sistem pengawasan memberikaninformasi tepat pada waktunya? Apakah kegiatan di ukur dengan intervalfrekuensi waktu yang mencukupi? Semua ini merupaka aspek pengawasan pada fungsi pengawasan. Pengawasan Mananjemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyatadengan sta ndar yang telah di tetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan -penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang di perlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan di pergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencap aian tujuan-tujuan perusahaan.

PROSES PENGAWASAN DAN MANFAATNYA Proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit 5 tahap. Tahap tahapnya adalah :

1. 2. 3. 4.

Penetapan stan dar pelaksanaan (perencanaan) Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan . Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganaliasaan penyimpangan-penyimpangan . 5. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu . 1. Penetapan standar Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil -hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, an ggaran, bagian pasar (market share) merjin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran produksi. 2. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Ditahap kedua dalam pengawsan adalaha pembentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat. Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini dapat di gunakan : berapa kali (how often) pelaksanaanseharusnya diukur -setiap jam, harian, mingguan, bulanan? Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan laporan tertulis, inpeksivisual, melalui telephone? Siapa (who) yang akan terlibat manajer, staf department? Pengukuran ini sebaiknya mudah di lakasanakan dan tidak mahal, serta dapat di terangkan kepada para karyawan. 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring di tentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang -ulangdan terus -menerus. Ada berbagai cara untuk mekukan pengukuran pe lakasanaan yaitu : 1. Pengamatan (observasi)

2. Laporan laporan baik lisan maupun tertulis 3. Metoda metoda otomatis Inspeksi, 4. pengujian atau dengan pengambilan sample . 4. Perbandingan pelaksanaan standard analisa penyimpangan Tahap kritis dari proses pengawasan adalah membandingkan pelaksanaannyata dengan plaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. 5. Pengambilan tindakan k oreksi bila di perlukan Bila hasil analisa menunjukan perlunya tindakan koreksi, tindkan ini harusdi ambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan. Manfaat Pengawasan Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa: Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdayatelah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdalakan meningkatkan efisiensi kegiatan program. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalammelaksanakan tugas -tugasnya. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupikebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien. Dapat mengetahui sebab -sebab terjadinya penyimpanga n Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan.

Daftar pustaka:

Robert J. Mockler, The Management Control Process, Prentice-hall Englewood Cliffs, 1972, halaman2; dalam Jemes A.F Stoner op. cit, halaman 592