PENDAHULUAN

Makalah ini Ringkasan dari Prosedur Administrasi Persediaan yang menjelaskan bagaimana mengatur tertib administrasi persediaan sehingga diperoleh tujuan utama yaitu efisiensi dan efektifitas pengelolaan persediaan. Tugas Utama pengelola persediaan adalah : 1. MENERIMA, MENYIMPAN, dan MENYERAHKAN barang-barang sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2. Mengadministrasi ke 3 aktivitas tersebut diatas dan menginformasikannya kepada fungsi-fungsi lain yang membutuhkan. Tertib administrasi yang baik sangat mendukung terlaksananya tujuan utama pengelolaan persediaan dan masih banyak hal-hal lain yang menguntungkan bila prosedur administrasi ini dapat dilaksanakan dengan baik. Makalah ini disajikan menurut susunan yang mencakup hal-hal dibawah ini : 1. Penjelasan Umum, yaitu uraian tentang kegiatan pengelolaan persediaan 2. Bagan Prosedur dan Penjelasannya, yaitu bagan yang menggambarkan arus dari mana dokumen datang, proses apa yang dilakukan atas dokumen yang datang dan kemana dokumen tersebut didistribusikan setelah diproses dan penjelasannya. Makalah ini dibuat berdasarkan kegiatan pengelolaan persediaan yang sudah berjalan selama ini dipabrik. Kemudian dilakukan penambahan, pengurangan dan/ataupun perubahan yang dianggap perlu dan disesuaikan dengan system yang ada pada saat ini yaitu SAP. Berdasarkan makalah ini tidak menutup kemungkinan terhadap usulan/saran perbaikan yang diajukan untuk menyempurnakan Prosedur Administrasi Persediaan . Usulan/saran tersebut hanya dapat diterapkan bila telah melalui proses diskusi dengan fungsi-fungsi yang terkait. Selanjutnya dari hasil diskusi tersebut dibuat ketentuan tertulis dari Management berupa perubahan prosedur yang berlaku dan penerapannya harus diinformasikan kepada fungsi-fungsi yang terkait PENJELASAN UMUM Yang dimaksud dengan Persediaan disini adalah : 1. Persediaan barang yang akan digunakan sendiri untuk memperoleh hasil tambah. 2. Persediaan hasil produksi usaha pokok perusahaan. Kegiatan utama Pengelolaan persediaan adalah : MENERIMA, MENYIMPAN, dan MENYERAHKAN, karena itu administrasinya ditujukanuntuk menata ke 3 kegiatan tersebut. MENERIMA (GR = Goods Receipt) Pengelola persediaan dapat menerima barang yang mempengaruhi jumlah persediaan sendiri atau hanya sebagai perantara. Keseluruhan persediaan diperoleh dari + 5 sumber, yaitu : A. Persediaan Sendiri : 1. Dari Rekanan sebagai hasil pembelian 2. Dari Pabrik lain dalam group sebagai STO 3. Dari Pabrik sebagai hasil produksi (Olah TBS) B. Sebagai Perantara : 4. Dari Rekanan sebagai titipan Konsinyasi 5. Dari Pabrik lain dalam group sebagai titipan. Dari Rekanan(Vendor) sebagai hasil pembelian Untuk penerimaan barang dari rekanan sebagai hasil pembelian, gudang harus lebih dulu memiliki copy Order Pembelian/OP (nomor PO) yang bersangkutan sebelum barang datang. Tujuannya adalah agar Petugas Gudang mengetahui jumlah/jenis/kualitas barang apa saja yang akan datang sehingga dapat mempersiapkan lokasi penyimpanannya. Disamping itu juga perlu untuk memperhitungkan jenis barang apa saja yang stock minimumnya sudah mulai kritis dan perlu untuk segera dilaporkan.

Kemudian pembawa barang dari Rekanan harus menyertakan Surat Pengantar Barang(SPB) pada saat menyerahkan barang. SPB(tercantum nomor PO) ini diperlukan Petugas Gudang untuk memeriksa barangbarang yang diterima. Pada saat diterima dapat terjadi kondisi-kondisi sebagai berikut : a. Bila barang yang diserahkan tidak tercantum dalam PO atau tanpa PO, maka Petugas Gudang tidak boleh menerima barang tersebut. Kepala Gudang harus membuat catatan dalam SPB tersebut dan menandatanganinya. Catatan menyatakan bahwa barang tersebut dikembalikan karena tidak dipesan oleh Perusahaan. Bila barang yang diserahkan tidak sesuai atau menyimpang dari jenis dan/atau mutu barang yang ditentukan dalam PO, maka Petugas Gudang tidak boleh menerima barang tersebut. Kepala Gudang harus membuat catatan dalam SPB tersebut dan menandatanganinya. Catatan menyatakan bahwa barang tersebut dikembalikan karena tidak sesuai yang dipesan. Bila barang yang diserahkan rusak dan tidak dapat digunakan lagi walaupun jenis dan mutunya sesuai dengan ketentuan dalam PO, maka Petugas Gudang tidak boleh menerima barang tersebut. Kepala Gudang harus membuat catatan dalam SPB tersebut dan menandatanganinya. Catatan menyatakan bahwa barang tersebut dikembalikan karena sudah rusak dan tidak dapat digunakan lagi pada saat diserahkan pembawa barang. Bila barang yang diserahkan kurang dari jumlah yang ditetapkan dalam SPB ybs dan tidak melebihi jumlah yang ditetapkan dalam PO, maka Petugas Gudang masih dapat menerima barang tersebut. Kepala Gudang harus membuat catatan dalam SPB tersebut dan menandatanganinya. Catatan menyatakan bahwa barang yang diterima kurang dari jumlah yang tersebut dalam SPB tersebut. Kemudian mencoret jumlah yang salah dalam SPB tersebut dan membuat jumlah yang benar, lalu memarafnya. Bila barang yang diserahkan sesuai dengan jumlah dalam SPB tetapi melebihi jumlah yang ditetapkan dalam PO, maka Petugas Gudang hanya boleh menerima sejumlah yang telah ditetapkan dalam PO, sedangkan kelebihannya diserahkan kembali kepada si Pembawa Barang. Kepala Gudang harus membuat catatan dalam SPB tersebut dan menandatanginya. Catatan menyatakan bahwa barang tersebut dikembalikan sebanyak X () karena melebihi jumlah yang dipesan. Kemudian mencoret jumlah yang dalam SPB tersebut dan membuat jumlah yang diterima, lalu memarafnya. Setelah yakin hasil pemeriksaan benar, maka Petugas Gudang menerima barang-barang yang diserahkan Pembawa, kemudian Kepala Gudang menandatangani SPB tersebut serta mencantumkan namanya pada kolom tanda terima. Bila barang yang diserahkan sesuai dengan penjelasan dalam SPB dan PO, maka Petugas Gudang dapat langsung menerima barang tersebut. Kepala Gudang menandatangani SPB tersebut serta mencantum namanya pada kolom tanda terima. Tidak dibenarkan menggunakan Tipp-EX untuk menghapus data dalam SPB

b.

c.

d.

e.

f. g.

Dari Pabrik lain dalam group sebagai Pinjaman. 1 Lembar Print out PO STO (permintaan) untuk meminjam barang kepada Kebun/Pabrik yang meminjamkan. Berdasarkan PO STO tersebut Petugas Gudang yang meminjamkan dapat mempersiapkan barang yang akan dipinjamkan (PO STO ditandangani oleh Manager unit meminjamkan). Kemudian berdasarkan Surat Pengantar Barang (Print out Tranfer Posting 351) dari kebun/Pabrik yang meminjamkan, Petugas Gudang perminjam dapat memeriksa barang yang diterima. Selanjutnya pemeriksaan atas barang yang diterima sama dengan cara pemeriksaan yang telah diuraikan. Dari Tehnik sebagai hasil Produksi. Produksi teknik antara lain berupa : Material teknik sipil Suku cadang kendaraan Suku cadang pabrik Alat dan perkakas

Bila Produksi teknik tersebut disimpan sebagai persediaan(tidak Langsung digunakan), maka persediaan tersebut dilaporkan dan diserahkan kepada Kepala Gudang. Untuk penerimaan barang tersebut Petugas Administrasi/Gudang membuat bukti penerimaan. Sebelum dibuat bukti penerimaan, barang diperiksa dulu sebagai berikut : Produksi Teknik Jumlah diperiksa berdasarkan perhitungan menurut satuannya.mutunya diperiksa kecocokannya dengan syarat pembuatan Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan bila ada. Bila Petugas Gudang tidak memahami mutu barangnya, dapat meminta bantuan pejabat teknik untuk memeriksanya. Dari Rekanan sebagai titipan untuk Pabrik lain dalam Group(Manual) Beberapa hari sebelum menerima barang, gudang penerima harus lebih dulu menerima PO dan/atau Memorandum tentang barang yang akan diterima dari pembeli agar dapat mengatur gudangnya dan menginformasikan kondisi gudangnya untuk menerima barang. PO dan/atau Memorandum ini juga diperlukan untuk memeriksa barang-barang yang akan diterima. Kemudian berdasarkan PO dan/atau Memorandum tersebut dan Surat Pengantar Barang dari Rekanan, petugas gudang dapat memeriksa barang yang diterima. Dari Pabrik lain dalam Group sebagai titipan (Manual) Beberapa hari sebelum kedatangan barang tersebut Petugas Gudang harus lebih dulu menerima informasi tentang barang-barang yang akan dititipkan. Hal ini diperlukan untuk dapat mengatur gudangnya dan menginformasikan kondisi gudangnya untuk menerima barang. Dan juga diperlukan untuk memeriksa barang yang diterima. Penerimaan Khusus Untuk beberapa jenis barang yang diterima dilakukan pemeriksaan khusus oleh Petugas Gudang. Barangbarang tersebut adalah : a. Bahan bakar minyak (BBM) b. Beras c. Semen d. Calcium carbonat e. Mesin-mesin capital A. Penerimaan BBM BBM yang mutunya standar dan volumenya lebih akurat adalah BBM yang diterima langsung dari Pertamina melalui angkutan resminya. Kebun/Pabrik mengusahakan agar BBM dapat diperoleh langsung dari Pertamina melalui angkutan resminya sehingga mutu terjamin dan volumenya lebih akurat. Penerimaan utama untuk penerimaan BBM yang dibawa dengan kendaraan tangki pembawa BBM harus dilakukan sebagai berikut : - outlet/Saluran keluar harus tetap dalam keadaan tersegel dengan rapi dan tidak rusak. - Inlet/saluan masuk/tutup atas tangki tersegel dengan rapi dan tidak rusak. - Gelas pengukur harus bersih dan keadaan tinggi solar yang ada didalam harus terlihat jelas. - Supir harus turut dalam pemeriksaan tersebut dan hasil pemeriksaan dicantumkan dalam Berita Acara Pemeriksaan BBM B. Penerimaan Beras Penerimaan beras juga diperiksa dengan seksama. Pemeriksaan meliputi : 1. Penimbangan dengan jembatan timbang untuk kebun/Pabrik yang memiliki jembatan timbang. 2. Penimbangan dengan timbangan duduk untuk kebun/pabrik yang belum memiliki jembatan timbang. Seluruhnya harus ditimbang. 3. Jumlah karung. 4. Mutu karung. 5. Jenis beras. 6. Mutu beras.

C. Penerimaan Semen Semen yang diterima diperiksa tentang : - Jumlah kantong(Zak) - Keutuhan Kantong

Merk Semen Mutu Semen ( apakah ada yang sudah membatu)

D. Penerimaan Calcium Carbonat Pada umumnya pembelian Calcium Carbonat dilakukan dalam jumlah besar, sehingga kadang kala pengiriman/penerimaannya tidak selesai dalam sekali angkut atau satu hari sesuai dengan kondisi pabrik penerima, maka pemeriksaan atas penerimaan Yaitu : 1. Penimbangan dengan jembatan timbang 2. Keutuhan karung (Goni) 3. Keaslian Karung(Goni). 4. Jumlah karung(Goni). 5. Jenis Calcium Carbonat. 6. Merk Pabrik. 7. Asal(dan nomor L/C bila Calcium Carbonat import) Pabrik. 8. Mutu (Cara sampling) Calcium Carbonat. E. Penerimaan Mesin-Mesin Capital Untuk menerima mesin-mesin kepala Gudang dapat meminta bantuan dari pejabat bagian teknik. Yang diperiksa meliputi : - Merk - Tahun Pembuatan - Pabrik Pembuatan - Kapasitas - Jenis - Nomor-nomor Spesifikasi - Type - Kelengkapan surat-surat/manual Bila dalam syarat pembelian ada garansi bahwa mesin dijamin hidup, maka mesin tidak usah ditest hidup. Bila tidak ada garansi demikian, maka mesin harus ditest hidup pada saat diterima. Pembelian import selalu dilakukan oleh kantor Jakarta. Pada umumnya menggunakan mata uang asing. Karena itu harus diperhatikan beberapa kondisi, yaitu : - Harga barang menurut invoice bila sudah diketahui. - Harga barang menurut Order Pembelian bila invoice belum diketahui. - Kurs yang digunakan adalah Kurs Beli pada saat penerimaan barang.

MENYIMPAN Pengelola persediaan menyimpan barang dalam gudang. Gudang adalah sarana untuk menyimpan barangbarang keperluan perusahaan yang masih dalam persediaan. Barang yang disimpan tersebut dapat terdiri dari barang-barang yang masih baru atau barang-barang bekas yang masih bermanfaat. Yang diuraikan dalam prosedur ini adalah gudang yang berlokasi dipabrik. Jenis dan lokasi Gudang 1. Gudang pabrik Gudang ini terletak dalam lingkungan pabrik. Pada umumnya menyimpan barang-barang untuk keperluan pabrik, termasuk bahan bakar. 2. Gudang Hasil Produksi Gudang ini terletak dalam lingkungan pabrik. Fungsinya untuk menyimpan hasil produksi pabrik. Menurut jenis produksinya dibagi lagi sebagai berikut : - Tangki Timbun minyak sawit - Gudang Inti Sawit - Kolam minyak parit

Kemampuan gudang untuk menampung barang-barang yang akan diterima harus benar-benar diperhatikan agar barang-barang dapat disimpan dengan baik sebagai mana mestinya. Barang-barang yang diterima dan disimpan dalam gudang harus diperlakukan sebaik mungkin. Syarat-syarat Penyimpanan Barang 1. Mutu Barang terjaga Agar barang tidak menurun mutunya, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: - Kemasan/Pembungkus barang tetap baik - Tidak terkena reaksi kimia yang merusak. - Tidak terkena bocoran atap atau rembesan air. - Dibersihkan dari polusi debu. - Gangguan lain yang mengakibatkan penurunan mutu. 2. 3. 4. 5. Barang Tidak Rusak Agar barang tidak rusak perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : Tidak terjadi gesekan antar barang-barang Tidak terjadi benturan-benturan antara barang Tumpang tindih antara barang-barang tidak terlalu banyak Barang yang besar/berat tidak ditempatkan diatas barang yang kecil/ringan Barang besar/berat ditempatkan didekat pintu masuk/keluar Barang-barang berupa cairan/bahan kimia ditempatkan tersendiri. Terhindar dari Penyusutan Agar barang-barang tidak menyusut perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: Tidak terjadi kebocoran kemasan bagi barang-barang cair Tidak terjadi penguapan atas barang-barang yang dapat menguap Terhindar dari Kecurian/Kebakaran Agar barang-barang terhindar dari kecurian/kebakaran perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : Barang-barang kecil yang nilainya cukup tinggi disimpan dalam lemari yang dapat dikunci pintunya Gudang penyimpanan harus dapat dikunci dengan baik pintunya dan lubang jendela/lubang angin diberikan jeruji/terali besi Lingkungan gudang dijaga dari oknum-oknum yang bermaksud melakukan pencurian Cara penjagaan disesuaikan dengan kondisi lingkungan Gudang dan Pabrik yang bersangkutan Dibuat aturan yang mengatur keluar/masuknya orang-orang ke/dari gudang Membuat aturan yang mencegah orang merokok dalam gudang Menempatkan barang-barang yang mudah terbakar pada lokasi-lokasi tertentu Lingkungan gudang dibuat jauh dari kegiatan yang menimbulkan api Selalu tersedia alat pemadam kebakarang yang siap pakai Mudah diketahiu Lokasinya Agar barang-barang mudah diketahui tempatnya perlu dibuat suatu pengaturan lokasi penempatan barang. Cara pengaturan ini harus dilaksanakan secara konsisten, baik untuk peletakan lemari, rak maupun perletakan barangnya. Kemudian untuk setiap jenis barang diberi label yang menunjukan nama, spesifikasi barang dan nomor lokasinya. Hal ini diperlukan untuk pencarian dan pengenalan barang yang dibutuhkan. Mudah diketahui jumlahnya Perlu dilakukan penghitungan fisik baik secara berkala(minimal sekali setahun untuk seluruh barang) maupun secara bertahap dan kontinyu (setiap hari kerja/sekali seminggu/sekali sebulan dan minimal 15 jenis barang) dan dibandingkan dengan pencatan di SAP. Perhitungan dilakukan oleh petugas Kantor Besar bersama Petugas Gudang. Perhitungan fisik ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah barang yang ada sesuai dengan jumlah yang tercatat di SAP.

6.

MENYERAHKAN (GI = goods Issue) Petugas Gudang dapat memberikan barang kepada yang meminta apabila peminta sudah memenuhi prosedur dan peraturan yang berlaku untuk meminta barang. Syarat itu berupa kelengkapan dokumen dan kelengkapan otorisasi pejabat yang berwenang. Barang-barang yang dapat mengurangi persediaan sendiri, yaitu : Mengurangi persedian barang sendiri : 1. Kepada Rekanan sebagai retur pembelian 2. Kepada Pemakai di lingkungan Pabrik sendiri 3. Kepada Pembeli/Transportir sebagai penjualan/pengiriman Kepada Rekanan sebagai retur pembelian Ada 2 kemungkinan pelaksanaan retur pembelian, yaitu: 1. Pengembalian pada saat barang akan diterima dari rekanan atau transportir akibat dari ketidak cocokan barang yang diterima. Untuk ini hanya dibuat catatan pada surat pengantar barang tersebut dan ditandatangani. Untuk pengembalian ini tidak dilakukan penjurnalan karena belum terjadi transaksi. 2. Pengembalian barang diterima dan disimpan di gudang. Untuk penyerahan ini dibuat surat pengantar barang dan bukti pengeluaran barang. Kepada Pemakai di Lingkungan Pabrik Sendiri Peminta dan Pemberi Barang sama-sama sudah SAP. KTU Peminta membuat PO type UB sebagai dasar permintaan Perminta Barang sudah SAP, tetapi Pemberi Barang belum SAP KTU Peminta membuat PO type ZU sebagai dasar permintaan Jika Unit Peminta Barang belum SAP, tetapi Pemberi Barang sudah SAP KTU Peminta membuat permohonan permintaan sebagai dasar permintaan Peminta dan Pemberi dalam satu unit SAP/Non SAP Peminta membuat bon permintaan barang/bon pengeluaran/reservasi Kepada Pembeli/Transportir sebagai penjualan/pengiriman Pada umumnya barang yang diserahkan kepada pembeli/transportir untuk dijual adalah barang hasil produksi. Hanya sewaktu ada penjualan barang-barang lain pada umumnya merupakan barang bekas. Petugas Gudang dapat menyerahkan barang yang dimaksud apabila peminta sudah memiliki dan menyerahkan surat pengantar atau DO kepada petugas gudang. Surat pengantar barang atau DO diperoleh dari kantor besar melalui petugas ekspedisi barang diserahkan sesuai dengan surat pengantar barang atau DO bersangkutan.