Anda di halaman 1dari 10

Gudang pusat adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemeliharaan perbekalan farmasi (obat, alat kesehatan dan

perbekalan kesehatan lainnya) yang tujuannya akan digunakan untuk melaksanakan program kesehatan di RSMS. Sebagai unit pelaksana teknis dalam lingkungan RSMS berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kasub Instalasi perbekalan. 4.3.1 Struktur organisasi Untuk mewujudkan tujuan dan melaksanakan tugasnya, disusun suatu struktur organisasi sub instalasi farmasi perbekalan sebagai berikut : Kasub Instalasi Farmasi Perbekalan

Bagian Gudang

Bagian Produksi

Pelaksana barang

Pelaksana Administrasi

Gambar 12. Struktur Organisasi Perbekalan Farmasi Untuk organisasi perbekalan farmasi DiRS Margono sudah baik dimana yang mengatur atau mengepalai instalasi farmasi perbekalan merupakan seorang apoteker. Dimana cakupan pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit meliputi : perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemberian obat, pengendalian,

penghapusan, pelaporan dan evaluasi. Tetapi untuk tugas dari seluruh cakupan aspek pengelolaan perbekalan farmasi ini baiknya dibutuhkan lebih satu apoteker dalam penaganannya. dimana kepala instalasi farmasi perbekalan ini memberikan tanggung jawab terhadap staf bagian gudang dalam pengaturan penyimpanan atau penerimaan barang datang dimana bagian gudang ini dibagi menjadi 2 bagian lagi yaitu bagiang pelaksana barang dan pelaksana administrasi. Dan memberikan tanggung jawab

terhadap staf bagian produksi dalam pengiriman atau pendistribusian barang di rumah sakit.

4.6.2

Sumber Daya Manusia Jumlah sumber daya manusia untuk perbekalan farmasi

sebanyak 12 orang, terdiri dari 1 orang Apoteker sebagai penanggung jawab, 5 orang Asisten Apoteker, 3 orang gas medis, dan 3 orang tenaga administrasi. 4.6.3 Alur Pelayanan 1. Penerimaan dan Pemeriksaan Penerimaan dan pemeriksaan barang merupakan proses lanjutan setelah perencanaan dan pengadaan barang selesai. Rekanan mengirimkan barang yang telah dipesan, diterima dan dilakukan pemeriksaan barang. Pemeriksaan barang dilakukan untuk memastikan jumlah dan spesifikasi obat sesuai dengan SP (Surat Pemesanan) kepada pihak rekanan. Selain itu dengan dilakukanya pemeriksaan untuk dapat mengetahuai kondisi barang yang diterima (dimungkinkan ada cacat fisik) dan batas Expired Date (ED). Syarat penerimaan barang : a) Barang perbekalan farmasi sangat diupayakan bersumber dari penyedia barang/jasa dan atau penyedia barang/jasa lainnya b) Obat dan alat kesehatan harus memiliki sertifikat analisis c) Perbekalan farmasi khususnya yang bersifat toksis dan berbahaya harus menyertakan MSDS minimal pada pengiriman pertama kali d) Pemeriksaan pengiriman e) Pemeriksaan kesesuaian jenis dan spesifikasi barang dengan surat pesanan f) Barang yang diterima harus dalam keadaan baik g) Khusus untuk alat kesehatan atau kedokteran harus mempunyai certificate of origin h) Tanggal kadaluwarsa (expired date) minimal 2 tahun kecuali kesesuaian jumlah barang dengan dokumen

perbekalan farmasi tertentu yang memiliki ED yang pendek 2. Penyimpanan Setelah perbekalan farmasi diterima dan diperiksa maka akan di simpan di dalam gudang. Tujuan penyimpanan adalah untuk memelihara mutu dan kualitasnyas, memudahkan pengelolaan dan pengawasan. Rancangan tempat penyimpanan obat di bagian farmasi dibedakan: a) Mengelompokkan berdasarkan suhu penyimpanan: (1) Barang yang disimpan pada suhu kamar (>25o C) (2) Barang yang disimpan pada suhu sejuk (15-23o C) (3) Barang yang disimpan pada suhu dingin (2-8o C) (4) Barang yang disimpan pada tempat khusus, misal almari atau wadah khusus (5) Kelompok Bahan Berbahaya dan Beracun (B3) b) Menyimpan perbekalan farmasi ke dalam ruang/ tempat sesuai dengan kelompok pasien (Umum dan ASKES), nama sediaan (generik dan merk), dan jenis sediaan. c) Menyusun di dalam rak/ almari secara alfabetis dan jenis sediaan, serta memperhatikan berdasarkan FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out). d) Mencatat pada kartu stok, meliputi: tanggal barang datang, nama barang, jumlah, distributor, no.batch, tanggal kadaluarsa, dan menyertakan MSDS (Material Safety Data Sheet) untuk B3. Penyimpanan untuk obat sitostatik sudah memenuhi persyaratan penyimpanan obat sitostatik, antara lain: a) Obat sitostatika disimpan secara terpisah dari obat-obat lain. b) Terdapat lembar pengaman di dekat tempat penyimpanan. c) Letak penyimpanan obat sitostatika diusahakan minimal sejajar dengan mata atau lebih rendah agar mudah terlihat tanda berbahaya oleh petugas. d) Tanda obat berbahaya pada kotak kemasan luar harus berada di sisi sebelah luar sehingga mudah terlihat.

e) Bila perlu disimpan di lemari pendingin (2-8 0C), diusahakan di lemari pendingin yang terpisah. f) Bila tidak tersedia lemari pendingin yang terpisah, maka obat sitostatika dimasukkan dalam wadah tertutup dari bahan anti bocor dan disimpan bersama obat lainnya di lemari pendingin yang sama. Penyimpanan B3 dengan ketentuan sebagai berikut : a) Menyimpan B3 di ruang terpisah dari perbekalan farmasi lain. b) Meletakkan B3 di tempat penyimpanan dengan posisi sejajar dengan mata atau lebih rendah agar mudah terlihat oleh petugas. c) Memberi logo tanda bahan berbahaya pada tempat penyimpanan B3 tersebut sesuai dengan logo yang berlaku untuk klasifikasi B3 yang dimaksud. d) Menjaga ventilasi atau sirkulasi udara di ruang penyimpanan agar selalu lancar. e) Menjaga suhu di ruang penyimpanan agar jangan terlalu tinggi untuk menghindari kemungkinan terjadinya kebakaran dan dilarang menempatkan barang serta melakukan kegiatan yang dapat meningkatkan suhu ruangan. f) Memasang tanda DILARANG MEROKOK di sekitar tempat penyimpanan B3. g) Menyediakan peralatan pemadam kebakaran dalam jumlah yang cukup dan siap pakai. h) Meletakkan lembar data pengaman (MSDS) di tiap-tiap tempat penyimpanan B3. i) Menyediakan tempat pembuangan sementara B3 yang sudah rusak atau kadaluwarsa. j) Melakukan pembuangan/pemusnahan B3 dengan bekerja sama dengan instalasi pembuangan limbah dan disaksikan oleh petugas yang berwenang. 3. Distribusi Pendistribusian dari gudang pusat ke satelit farmasi sesuai dengan surat permintaan dari masing-masing satelit farmasi tersebut.

PBF Barang Datang Pemeriksaan Kontrol Penyimpanan Distribusi

Gudang

Buffer SF RI, RJU & ASKES

Gudang Buffer Abiyasa

SF IGD

SF IBS IRNAIR I

AHP

Paviliun Abiyasa

SF Rawat Inap RSMS SF Rawat Inap Abiyasa

SF Rawat Jalan (umum)

SF Rawat Jalan (Askes)

RSMS IRNA2

SF Rawat Jalan
(umum & askes)Abiyasa

RSMS SF Abiyasa SF Abiyasa IGD RSMS IBS

IBS Abiya sa IGD Abiyas

Keterangan :

Distribusi barang terencana Distribusi cito/terbatas yang sifatnya

RSMS IRJA RSMS ICCU RSMS ICU RSMS IMP

a IRJA Abiyas a ICCU Abiyas a ICU Abiyas a IMP

Gambar 13. Alur Distribusi Perbekalan Farmasi

Gudang pusat bertugas menyediakan obat dan alkes ke instalasi yang ada di RSMS dan Abiyasa, merupakan penentu terselenggaranya obat di instalasi. Instalasi akan membuat surat permintaan kepada gudang, biasanya

dua kali dalam seminggu. Dan obat juga akan datang dua kali seminggu sesuai surat permintaan. Agar dapat memenuhi semua permintaan obat, gudang pusat harus membuat perencanaan yang baik untuk menghindari stock out. Dengan selalu tersedianya obat yang diminta, gudang dapat mendistribusikan obat dengan mudah dan efektif. Alur distribusi perbekalan di RSMS sudah cukup bagus, tetapi masih ada beberapa kekurangan, diantaranya masih terdapat saling pinjam obat antar instalasi, misalnya dari rawap inap pinjam obat ke rawat jalan dan sebagainya. Hal ini dapat memperlama pelayanan obat kepada pasien. Upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi hal tersebut adalah pihak instalasi selalu mengecek persediaan yang ada dan dapat menambah permintaan obat yang fast moving. Kendala lain yang dialami adalah permintaan obat dari instalasi yang bersifat cito sedangkan instalasi terdekat lainnya tidak dapat meminjamkan karena stocknya sendiri menipis. Sehingga gudang harus dengan segera dapat mendistribusikan obat tersebut. Gudang selalu dituntut agar menyediakan obat yang cukup untuk pelayanan. Kelebihan untuk alur distribusi di RSMS adalah semua obat yang diminta dan obat yang telah dikirim tercatat semua di SIM.

4. Penghapusan / Penarikan Perbekalan Farmasi yang Rusak/ Kadaluwarsa Bila ada barang yang kadaluwarsa/ rusak petugas gudang farmasi melaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi. Kemudian Kepala Instalasi Farmasi melaporkan kepada Tim Penghapusan Barang Medis Rumah Sakit untuk dilakukan pemusnahan. Pemusnahan perbekalan farmasi yang kadaluarsa/ rusak yang terdapat pada gudang pusat, harus dilaksanakan oleh petugas yang berwenang dan disaksikan oleh pejabat yang berwenang. Adapun prosedurnya yaitu : (a) Mengumpulkan dan mengeluarkan perbekalan farmasi yang kadaluarsa/ rusak dari gudang farmasi dalam suatu wadah khusus dan diberi label kadaluarsa/ rusak.

(b) Membuat laporan pada direktur bahwa IF akan melaksanakan pemusnahan perbekalan farmasi yang kadaluarsa/ rusak. (c) Melaksanakan pemusnahan bila sudah ada disposisi dari direktur dengan cara dibakar atau dilarutkan kemudian di buang melalui pengolahan limbah atau dengan cara lain yang sesuai dan disaksikan oleh kepala instalasi, kepala sub instalasi perbekalan farmasi dan saksi lain yang ditunjuk. (d) Membuat berita acara pemusnahan. (e) Menandatangani berita acara pemusnahan bagi petugas dan saksi yang ditunjuk. (f) Melaporkan kepada direktur hasil pemusnahan perbekalahan farmasi. (g) Melaporkan kepada Dinas Kesehatan Provinsi.

4.6.4 Administrasi Setiap rangkaian kegiatan harus dilakukan pencatatan dan pelaporan untuk memonitor semua kegiatan di Gudang Perbekalan Farmasi berjalan dengan baik atau tidak. Kegiatan pencatatan dan pelaporan dapat memberikan data mengenai jumlah, jenis stok, pengeluaran, dan seluruh rangkaiaan kegiatan proses perpindahan barang. Pencatatan yang dilakukan meliputi penerimaan, pengeluaran, dan persediaan. Pelaporan jumlah stok barang dilakukan tiap bulan.

4.6.5

Letak Gudang Lokasi gudang harus strategis serta mempertimbangkan faktor

keamanan dan kemudahan lokasi untuk diakses. Kegiatan operasional sub IF Perbekalan dilakukan pada sebuah bangunan tersendiri, namun masih berada di lingkungan rumah sakit. Adapun ruangan-ruangan yang terdapat dalam gudang tersebut

digambarkan pada gambar berikut :

R5 R4

R5 C 1 R2 R3 5 4 3 2 b

R1

D A Gambar 10. Denah Lokasi Gudang RSMS

1 a

Keterangan: A B C D = Ruang kepala IFRS = Ruang Apoteker administrasi, dan, AA = Ruang kontrol panel = Pintu gerbang R1 = Ruang dengan suhu sejuk (16oC-25oC) untuk menyimpan sediaan injeksi, dan sebagian obat luar umum. R2 = Ruang dengan suhu sejuk (16oC-25oC) untuk menyimpan sediaan injeksi sitostatika dan kosmetika. R3 = Ruang dengan suhu kamar penyimpanan infusa dan personal kit R4 = Ruang dengan suhu sejuk (16oC-25oC) untuk menyimpan sediaan obat oral, injeksi dan beberapa obat luar askes. R5 = Ruang penyimpanan obat-obat yang disimpan pada suhu kamar R6 = Ruang penyimpanan alkes (lantai 2) 1a = Tangga 1b = Tangga ruang antara (R5) 2 3 4 5 = Lift barang = Dapur = Musholla = WC