Tugas Praktikum Sistem Informasi

Usulan Prosedur siklus penghasilan (Narasi dan Flowchart), formulir, dan laporan manajerial

Rolly indra (1010230006)

Jurusan S1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya

Prosedur penerimaan Order a. Bagian penjualan menerima order (via email, telp, langsung atau pos) kemudian bagian penjualan akan melakukan pengecekan data pelanggan pada komputer. Jika pelanggan terdaftar maka bagian penjualan akan bertanya kepada pelanggan apakah barang akan dibayar dan diambil langsung atau pembayaran ditransfer kerekening bank perusahaan dan barang akan dikirim ketempat tujuan. Jika pelanggan belum terdaftar maka bagian penjualan akan meminta pelanggan untuk mengisi form data pelanggan (untuk pelanggan via email dan langsung). b. Jika barang diambil langsung maka bagian penjualan akan membuat faktur penjualan tiga rangkap dan Surat Permintaan Barang sebanyak dua rangkap. Faktur rangkap satu dan Surat Permintaan Barang rangkap satu akan diserahkan pada bagian pengepakan, Faktur rangkap dua akan diserahkan kepada bagian keuangan pada akhir hari. Faktur rangkap tiga dan Surat Permintaan Barang rangkap dua akan dijadikan arsip. c. Jika barang dikirim, maka bagian penjualan meminta bukti transfer uang atas barang yg bisa dikirim via faks atau pos, dan melakukan pengecekan apakah uang dari pelanggan telah masuk ke rekening perusahaan. Dan apabila terbukti benar maka bagian penjualan akan membuat faktur penjualan sebanyak tiga rangkap dan mengotorisasi faktur penjualan tersebut. d. Saat akhir hari bagian penjualan akan membuat laporan rekap penjualan sebanyak dua rangkap dan daftar pengiriman barang sebanyak empat rangkap. Faktur penjualan (rangkap satu) serta daftar pengiriman barang (rangkap satu, dua dan tiga) akan diserahkan pada bagian gudang. Sedangkan faktur penjualan rangkap dua dan laporan rekap penjualan rangkap satu akan diserahkan kepada bagian keuangan. (beserta uang jika terjadi penjualan tunai), selanjutnya akan menuju prosedur akhir hari. Daftar pengiriman barang rangkap empat dan laporan rekap penjualan rangkap dua akan diarsip. Prosedur penyerahan/pengiriman barang a. Untuk barang yang diambil langsung, bagian gudang/pengepakan menerima Faktur rangkap satu dan Surat Permintaan Barang rangkap satu dari bagian penjualan. Kemudian mempersiapkan barang dan menyerahkan kepada pelanggan bersamaan dengan faktur penjualan rangkap satu. Sedangkan Surat Permintaan Barang rangkap satu akan diarsip sebagai bukti barang permintaan barang keluar untuk pelanggan oleh bagian penjualan. b. Untuk barang yang dikirim, Bagian gudang/pengepakan menerima faktur penjualan (rangkap satu) serta daftar pengiriman barang (rangkap satu, dua dan tiga) kemudian melakukan pengepakan. Selanjutnya mengisi form pengiriman barang dua rangkap sesuai dengan daftar pengiriman barang, rangkap satu akan ditempel pada kardus barang dan rangkap dua digabung dengan daftar pengiriman barang rangkap tiga

c.

d. e.

f.

g.

h.

i.

untuk diarsip berdasarkan nomor barang. Daftar pengiriman rangkap tiga diarsip sebagai bukti permintaan pengeluaran barang dari bagian penjualan. Bagian gudang mengirim barang (yang telah ditempel form pengiriman) ke bagian pengiriman disertai faktur rangkap satu dan daftar pengiriman barang rangkap satu dan dua. Bagian pengiriman menerima barang tsb, kemudian melakukan pengiriman barang. Ketika sampai alamat yang dituju bagian pengiriman akan meminta pelanggan memaraf dan mencantumkan nama pada form pengiriman barang dan kemudian bagian pengiriman memberikan faktur penjualan rangkap satu dan barang. Jika dimungkinkan bagian pengiriman meminta pelanggan untuk mengecek barang, apakah sesuai dengan pesanan. Apabila barang langsung diperiksa dan tidak ada komplain maka barang dianggap telah sesuai dengan spesifikasi yang dipesan. Tetapi apabila tidak dimungkinkan (misalnya barang diterima oleh penghuni rumah, tetapi bukan orang yg memesan atau hal lain sebagainya), maka komplain masih diterima selama 2 hari kalender. Jika selama dua hari tidak ada komplain, berarti barang dianggap telah sesuai dengan spesifikasi yang dipesan. Jika bagian pengiriman tidak dapat bertemu dengan pelanggan, maka bagian pengiriman menelpon pelanggan untuk membuat janji pengiriman barang, saat pelanggan berada ditempat. Ketika sudah di perusahaan, bagian pengiriman memberikan daftar pengiriman barang rangkap satu kepada bagian keuangan selanjutnya akan menuju prosedur akhir hari. Daftar Pengiriman Barang rangkap dua dan Form pengiriman barang diarsip oleh bagian pengiriman

Prosedur akhir hari a. Bagian keuangan menerima kas, bukti transfer dari pelanggan, rekap penjualan rangkap satu dan faktur penjualan rangkap dua dari bagian penjualan, serta daftar pengiriman barang dari bagian pengiriman. Selanjutnya bagian keuangan melakukan pengecekan dan pencocokan atas faktur, Laporan Rekap Penjualan, Kas, bukti transfer dan Daftar Pengiriman Barang. Apabila isi barang, jumlah uang dll dari dokumen-dokumen sudah cocok maka bagian keuangan memparaf rekap faktur penjualan dan membuat laporan penerimaan kas. Apabila kedua dokumen tersebut tidak cocok, maka bagian keuangan melakukan konfirmasi ke pada bagian penjualan dan pengiriman. b. Apabila sudah cocok, bagian keuangan mengirimkan rekap penjualan ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi akan mengisi buku kas, menjurnal dan posting ke buku besar atas transaksi yang terjadi.

Kebijakan manajemen a. Pengisian Form data pelanggan dapat dibantu oleh bagian pengepakan ataupun bagian penjualan tergantung senggang nya pekerjaan. b. Pengisian untuk pelanggan lewat telpon, bagian penjualan akan membantu mengisikan form keanggotaan dengan metode wawancara. Apabila lewat pos, bagian penjualan akan menghubungi pelanggan via telp dan melakukan wawancara untuk membantu pengisian form keanggotaan. c. Untuk barang yang dikirim kepelanggan, pelanggan harus melakukan transfer dan menunjukkan bukti transfer ke bagian penjualan. Permintaan pengiriman barang tanpa bukti transfer tidak akan dilayani. d. Bagian penjualan mempunyai rekening tersendiri (terpisah dari rekening bagian keuangan), untuk menampung order pembelian dari pelanggan yang melakukan pesanan yang dikirim. Untuk mempermudah melakukan pengecekan masuk tidaknya uang yang ditransfer oleh pelanggan. e. Pengiriman barang dilakukan paling lama dua hari setelah dilakukan pembayaran dan pemberitahuan order kepada perusahaan. f. Untuk pengiriman barang yang telah dilakukan tetapi pelanggan tidak ada ditempat, maka pelanggan dapat menghubungi/dihubungi untuk membuat janji. g. Pelanggan dapat meminta pengiriman diluar jam kantor dengan dikenakan biaya tambahan kepada pelanggan. h. Retur hanya dilayani sebelum satu kali 24jam setelah barang diterima, setidaknya pelanggan harus memberitahukan hal retur kepada perusahaan. Kecuali telah disepakati dalam perjanjian tertulis sebelumnya oleh penjual dan pembeli. i. Selisih kas hasil penjualan akan ditelusuri dan dicek ulang serta dievaluasi. Apabila kemudian diketahui atau ditemukan bahwa selisih kas terjadi akibat kesalahan bagian penjualan maka karyawan yang bersangkutan harus mempertanggungjawabkan dengan cara mengganti atau dikompensasi dengan penghasilan karyawan tersebut.

Prosedur Penerimaan Order Penjualan kredit. a. Bagian penjualan menerima order (via email, telp, langsung atau pos) kemudian bagian penjualan akan melakukan pengecekan data pelanggan pada komputer. Jika pelanggan terdaftar maka bagian penjualan akan memeriksa riwayat pelanggan, apakah termasuk pelanggan yang baik (pembayaran piutang terhadap perusahaan lancar), tidak mempunyai hutang/kredit keperusahaan yang melebihi limit yang ditentukan, sehingga bisa diberikan penjualan kredit. Apabila termasuk pelanggan yang baik maka bagian penjualan mempersilahkan pelanggan untuk membeli barang. Jika tidak maka bagian penjualan akan menolak order dari pelanggan tersebut. b. .Jika pelanggan belum terdaftar maka bagian penjualan akan meminta pelanggan untuk mengisi form data pelanggan (untuk pelanggan via email dan langsung). c. Setelah pelanggan memilih barang yang akan dibeli, bagian penjualan akan menghitung jumlah order pembelian, apakah melebihi limit atau tidak. Jika tidak melebihi limit sesuai dengan ketentuan manajemen maka bagian penjualan bertanya kepada pelanggan apakah barang akan diambil langsung atau barang akan dikirim ketempat tujuan. Jika barang diambil langsung maka bagian penjualan akan membuat faktur penjualan tiga rangkap dan Surat Permintaan Barang sebanyak dua rangkap. Faktur rangkap satu dan Surat Permintaan Barang rangkap satu akan diserahkan pada bagian pengepakan, Faktur rangkap dua akan diserahkan kepada bagian keuangan pada akhir hari. Faktur rangkap tiga dan Surat Permintaan Barang rangkap dua akan dijadikan arsip. d. Jika barang dikirim, bagian penjualan akan membuat faktur penjualan sebanyak tiga rangkap dan mengotorisasi faktur penjualan tersebut. e. Saat akhir hari bagian penjualan akan membuat laporan rekap penjualan secara kredit sebanyak dua rangkap dan daftar pengiriman barang sebanyak empat rangkap. Faktur penjualan (rangkap satu) serta daftar pengiriman barang (rangkap satu, dua dan tiga) akan diserahkan pada bagian gudang. Sedangkan faktur penjualan rangkap dua dan laporan rekap penjualan rangkap satu akan diserahkan kepada bagian keuangan selanjutnya akan menuju prosedur akhir hari. Daftar pengiriman barang rangkap empat dan laporan rekap penjualan rangkap dua akan diarsip. Prosedur penyerahan/pengiriman barang a. Untuk barang yang diambil langsung, bagian gudang/pengepakan menerima Faktur rangkap satu dan Surat Permintaan Barang rangkap satu dari bagian penjualan. Kemudian mempersiapkan barang dan menyerahkan kepada pelanggan bersamaan dengan faktur penjualan rangkap satu. Sedangkan Surat Permintaan Barang rangkap satu akan diarsip sebagai bukti barang permintaan barang keluar untuk pelanggan oleh bagian penjualan. b. Untuk barang yang dikirim, Bagian gudang/pengepakan menerima faktur penjualan (rangkap satu) serta daftar pengiriman barang (rangkap satu, dua dan tiga) kemudian melakukan pengepakan. Selanjutnya mengisi form pengiriman barang dua rangkap

c.

d. e.

f.

g.

h.

i.

sesuai dengan daftar pengiriman barang, rangkap satu akan ditempel pada kardus barang dan rangkap dua digabung dengan daftar pengiriman barang rangkap tiga untuk diarsip berdasarkan nomor barang. Daftar pengiriman rangkap tiga diarsip sebagai bukti permintaan pengeluaran barang dari bagian penjualan. Bagian gudang mengirim barang (yang telah ditempel form pengiriman) ke bagian pengiriman disertai faktur rangkap satu dan daftar pengiriman barang rangkap satu dan dua. Bagian pengiriman menerima barang tsb, kemudian melakukan pengiriman barang. Ketika sampai alamat yang dituju bagian pengiriman akan meminta pelanggan memaraf dan mencantumkan nama pada form pengiriman barang dan kemudian bagian pengiriman memberikan faktur penjualan rangkap satu dan barang. Jika dimungkinkan bagian pengiriman meminta pelanggan untuk mengecek barang, apakah sesuai dengan pesanan. Apabila barang langsung diperiksa dan tidak ada komplain maka barang dianggap telah sesuai dengan spesifikasi yang dipesan. Tetapi apabila tidak dimungkinkan (misalnya barang diterima oleh penghuni rumah, tetapi bukan orang yg memesan atau hal lain sebagainya), maka komplain masih diterima selama 2 hari kalender. Jika selama dua hari tidak ada komplain, berarti barang dianggap telah sesuai dengan spesifikasi yang dipesan. Jika bagian pengiriman tidak dapat bertemu dengan pelanggan, maka bagian pengiriman menelpon pelanggan untuk membuat janji pengiriman barang, saat pelanggan berada ditempat. Ketika sudah di perusahaan, bagian pengiriman memberikan daftar pengiriman barang rangkap satu kepada bagian keuangan selanjutnya akan menuju prosedur akhir hari. Daftar Pengiriman Barang rangkap dua dan Form pengiriman barang diarsip oleh bagian pengiriman

Prosedur akhir hari a. Bagian keuangan menerima kas, bukti transfer dari pelanggan, rekap penjualan rangkap satu dan faktur penjualan rangkap dua dari bagian penjualan, serta daftar pengiriman barang dari bagian pengiriman. Selanjutnya bagian keuangan melakukan pengecekan dan pencocokan atas faktur, Laporan Rekap Penjualan, Kas, bukti transfer dan Daftar Pengiriman Barang. Apabila isi barang, jumlah uang dll dari dokumen-dokumen sudah cocok maka bagian keuangan memparaf rekap faktur penjualan dan membuat laporan penerimaan kas. Apabila kedua dokumen tersebut tidak cocok, maka bagian keuangan melakukan konfirmasi ke pada bagian penjualan dan pengiriman. b. Apabila sudah cocok, bagian keuangan mengirimkan rekap penjualan ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi akan mengisi buku kas, menjurnal dan posting ke buku besar atas transaksi yang terjadi.

c. Bagian keuangan membuat kartu piutang pelanggan dari penjualan secara kredit dan menyusun berdasarkan umum piutang. d. Untuk piutang yang telah jatuh tempo bagian keuangan membuat daftar penagihan piutang rangkap tiga dan nota penagihan piutang rangkap tiga, Kemudian mengirimkan daftar penagihan piutang rangkap satu dan dua serta nota penagihan piutang rangkap satu dan dua kepada bagian penagihan piutang (bagian dari divisi keuangan) untuk dilakukan penagihan ke pelanggan. Daftar penagihan piutang rangkap tiga dan nota penagihan piutang rangkap tiga diarsip oleh bagian keuangan.

Prosedur penagihan piutang a. Bagian penagihan memeriksa daftar penagihan piutang dan nota penagihan piutang dan melakukan penagihan ke pelanggan. b. Sesampainya di tempat tujuan, bagian penagihan menagih piutang ke pelanggan, menerima uang dan menandatangani nota penagihan rangkap satu dan dua kemudian memberikan nota penagihan piutang rangkap satu kepada pelanggan, tanda barang telah lunas dibayar. c. Jika bagian penagihan tidak dapat bertemu dengan pelanggan, maka bagian penagihan menelpon pelanggan untuk membuat janji penagihan piutang, saat pelanggan berada ditempat. d. Setelah sampai diperusahaan bagian penagihan memberikan daftar penagihan piutang rangkap satu ke bagian keuangan beserta uang kas yang diterima. e. Daftar penagihan rangkap dua dan nota penagihan rangkap dua diarsip oleh bagian keuangan. f. Bagian keuangan menerima dan mencocokkan daftar penagihan piutang rangkap satu bersama uang kas dengan daftar penagihan piutang rangkap tiga yang menjadi arsip sebelumnya. g. Apabila cocok maka bagian keuangan mengisi kartu piutang, dan membuat laporan penerimaan kas. Kemudian memberikan daftar penagihan piutang rangkap satu kebagian akuntansi untuk dilakukan pengisian buku kas, penjurnalan dan posting ke buku besar atas transaksi yang terjadi. h. Apabila daftar penagihan piutang rangkap satu dan rangkap tiga tidak cocok maka bagian keuangan melakukan konfirmasi kebagian penagihan piutang. Kebijakan Manajemen a. Untuk penjualan dengan piutang, dibatasi s.d Rp. 5juta bagi pelanggan yang baru bergabung sebagai anggota. Untuk pembelian diatas Rp. 5juta harus dengan persetujuan/otorisasi Manajer Pemasaran. Bagi pelanggan yang sudah lama bergabung dan sudah sering melakukan transaksi (minimal 5 kali transaksi) penjualan dibatasi Rp.10 juta, dan untuk pembelian diatas Rp.10 juta harus dengan persetujuan/otorisasi Manajer Pemasaran.

b. Jika Manajer Pemasaran berhalangan hadir, maka persetujuan/otorisasi pemberian kredit diberikan oleh Sekretaris jenderal, untuk pembelian diatas 10 juta s.d 30 juta. Untuk pembelian melebihi Rp.30 juta harus menunggu Manajer Pemasaran, atau diserahkan kepada General Manajer.