MENUJU REFORMASI BIROKRASI BERBASIS INTREPRENEUR

Oleh : BAGUS PRIYATNO

Disajikan pada Pelatihan Kewirausahaan bagi Pegawai Semarang Growth Centre,tenaga Administrasi dan Dosen di Lingkungan Kopertis Wilayah VI Salatiga, 26 28 Oktober 2010

MENUJU REFORMASI BIROKRASI BERASAS INTREPRENEUR

1. Membangun Clean and Good Governance (CGC). Pergeseran paradigma administrasi publik dari new public management menuju new public service 2. Menempatkan masyarakat sebagai pemilik pemerintahan, Era ini ditandai dengan adanya partisipasi masyarakat yang efektif dalam administrasi publik. 3. Terjadinya perubahan perilaku warga negara terhadap penyelenggaraan negara, membuat warga negara semakin intens memperhatikan kinerja pemerintah dan peranan warga negara dalam penetapan kebijakan-kebijakan pemerintah.

TIGA PERSPEKTIF DALAM ADMINISTRASI PUBLIK

1. Old public Aministration 2. New Public Management 3. New Public Service Perubahan orientasi tentang posisi warga negara, nilai yang dikedepankan, dan peran pemerintah ini memunculkan perspektif baru administrasi publik yang disebut sebagai New Public Service. Warganegara diposisikan sebagai pemilik pemerintahan (owners of government) dan mampu bertindak secara bersama-sama mencapai sesuatu yang lebih baik.

New Public Service

Perspektif new public service menghendaki peran administrator publik untuk melibatkan masyarakat dalam pemerintahan dan bertugas untuk melayani masyarakat. Dalam menjalankan tugas tersebut administrator publik menyadari adanya beberapa lapisan kompleks tanggung jawab, etika, dan akuntabilitas dalam suatu sistem demokrasi.

New Public Service

Perubahan-perubahan yang terjadi pada era reformasi hanya mengubah strukturnya saja dari bagian pemerintahan Negara RI, sementara kulturnya masih tetap seperti yang lama. Bahkan orang-orang lama yang sudah terkontaminasi masih banyak bercokol dan memainkan peranan penting dalam jabatan publik, politik dan birokrasi yang strategis.

Instrumen Hukum untuk Reformasi Birokrasi

1. Mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang 2. Memberikan perlindungan hukum kepada masyarakat 3. Memberikan pelayanan yang sebaikbaiknya kepada masyarakat. Dengan kata lain adalah melindungi individu dan/atau masyarakat untukmemperoleh haknya dan menghilangkan praktek mal ad ministrasi dan penyalahgunaan kewenangan pejabat pemerintahan.

Reformasi Birokrasi di Lingkungan Kementerian Pendidikan Nasional

bertujuan untuk membangun suatu sistem birokrasi yang berintegritas, efisien, terbuka & berorientasi pada kebutuhan publik dalam memberikan layanan prima pendidikan kepada semua pemangku kepentingan untuk mencapai tujuan strategis pendidikan nasional. Tujuan Khususnya adalah menghasilkan sistem Layanan Prima Pendidikan kepada semua pemangku kepentingan yang lebih efisien, efektif &terbuka melalui pembenahan proses, penguatan organisasi & budaya kerja, penguatan sumber daya manusia, penataansistem & pemanfaatan Teknologi Informasi & Komunikasi.

Permasalahan - Permasalahan yang Timbul PROSES : 1. Panjangnya rantai proses pada tiap layanan 2. Belum terpadunya antar proses, sehingga tiap proses terpisah 3. Lemahnya standardisasi proses yang memungkinkan integrasi 4. Masih kurangnya keterbukaan proses layanan

Permasalahan - Permasalahan yang Timbul DATA/INFO : 1. Rendahnya keakuratan,kemutakhiran & keterpaduan data 2. Kurangnya pemanfaatan bersama data/ informasi antar layanan 3. Kurangnya rekaman data elektronik 4. Lemahnya standardisasi data untuk pemalaian bersama

Permasalahan - Permasalahan yang Timbul ORG. & BIROKRASI : 1. Kuatnya sekat-sekat organisasi yang menghambat layanan 2. Ketatnya aturan birokrasi yang memerlukan tatap muka 3. Ketatnya ketentuan ketersediaan dokumen fisik sejak awal 4. Lemahnya mekanisme umpan balik dari tiap aktivitas serta pemanfaatannya 5. Masih terdapat ketidakselarasan antar regulasi

Permasalahan - Permasalahan yang Timbul SDM : 1. Belum terpenuhinya kualifikasi SDM sesuai dengan persyaratan 2. Belum sesuainya kompetensi SDM dengan kebutuhan organisasi 3. Belum meratanya sebaran SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi Untuk mengatasi Permasalahan -permasalahan di atas, Kemendiknas berupaya melakukan pendekatan - pendekatan

Pendekatan pendekatan tersebut PROSES : 1. Dirancang memudahkan yang menerima layanan (public Centre) 2. Mengacu pada informasi yang dibutuhkan bukan dokumen (information based) 3. Setiap proses dimungkinkan untuk dipantau oleh pemangku kepentingan (transparency) 4. Setiap layanan didukung oleh pemanfaatan teknologi informasi & komunikasi (ICT Based) 5. TIK bukan untuk mengotomasi proses yang ada, tetapi untuk merekayasa ulang proses (Process Re-enginering)

Pendekatan pendekatan tersebut DATA : Setiap informasi yang dihasilkan dari suatu proses harus dapat dipakai bersama (information sharing) ORG. & BIROKRASI : 1. Setiap sistem dirancang mengacu pada fungsi organisasi bukan pada struktur organisasi (function based) 2. Setiap unit organisasi mempunyai kinerja terukur (organization performance based)

Pendekatan pendekatan tersebut SDM : 1. Setiap layanan dirancang untuk mewajibkan partisipasi aktif semua pihak terkait (participative) 2. Setiap pegawai mempunyai kinerja terukur (employee performance based)
Kemendiknas mampu menempati posisi terbaik pertama berdasarkan penilaian yang dilakukan oleh Kementerian Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Prestasi ini diharapkan dapat menjadi pelecut bagi lingkungan Kemendiknas untuk terus berbenah diri, dan nantinya diharapkan lingkungan Kemendiknas bisa menjadi leader bagi lingkungan kementerian /lembaga lainnya dalam menerapkan sistem reformasi birokrasi menuju ke arah yang lebih baik.

PNS : Benarkah sumber Masalah di Negeri Kita 1. Benarkah PNS Profesi yang Aman?
Data Asian Development Bank menunjukkan bahwa TASPEN mengalami defisit cashflow per 2003 sudah menembus angka Rp 300 triliun. Tentu saja defisit TASPEN akan makin membengkak dan ongkosnya kian mahal karena pemerintahan sekarang begitu jor-joran menerima pegawai baru. Akibatnya, akan ada pensiunan yang tak kebagian jatahnya. Tapi mana ada presiden yang mau menanggung risiko didemo jutaan pensiunan PNS? Jadi langkah realistis, membebankan shortfall TASPEN kepada negara. Ada isu bahwa per 2009, akan ada alokasi APBN yang dibelokkan untuk membayar para pensiunan. Kalau pemerintah masih kekurangan uang, bisa saja surat utang baru diterbitkan. Kalau sudah begini, apakah profesi sebagai PNS masih merupakan profesi yang aman dan terjamin?

PNS : Benarkah sumber Masalah di Negeri Kita

2. Rakyat Membayar Birokrat Terlalu Mahal Selama ini anggaran tersebut memang disusun berdasar input, bukan output. Perhitungan belanja pegawai dan perlengkapannya masih didasarkan pada jumlah pegawai. Akibatnya, makin lama anggaran yang dialokasikan ikut-ikutan membesar. Sejak tahun 2004 memang telah dikenalkan pendekatan output yang berbasis kinerja-namun realita dan praktik di lapangan masih belum seperti yang diharapkan. Saat ini, baik Depag maupun Depdiknas menduduki peringkat atas lembaga terkorup selain Kejaksaan dan Kepolisian. Maka, salahkah kalau kita berpendapat bahwa rakyat sesungguhnya membayar para birokrat dengan terlalu boros?

PNS : Benarkah sumber Masalah di Negeri Kita

3. Diet Ketat Birokrasi Jumlah angkatan kerja di Indonesia sekitar95 juta orang dimana 3,7 juta orang merupakan PNS. Terlihat bahwa PNS sebetulnya minoritas dengan ongkos sangat mahal. Ongkos tersebut harus ditanggung oleh rakyat tak hanya lewat belanja APBN yang besar, tetapi juga biaya birokrasi, biaya siluman, dll yang menyebabkan menurunnya output ekonomi secara agregat. Mengurangi jumlah birokrat adalah langkah mendesak dilakukan. Cara yang bisa ditempuh adalah membatasi input pegawai baru dengan sangat. Sistem kontrak bisa dipilih karena PNS akan menjadi terpacu mengejar target dan meningkatkan kinerja kalau gagal, bisa diberhentikan. Sistem yang ada cenderung melumpuhkan kreativitas dan kinerja toh, ngebut atau lelet gaji dan tunjangan tetap dibayarkan.

PNS : Benarkah sumber Masalah di Negeri Kita 4. Last But Not Least Kita bukan negara yang kaya sehingga uang yang ada harus dibelanjakan dengan ketat dan tepat. Selain itu, untuk menjadi negara yang lebih baik, pegawainya juga harus kompeten dan tidak korup. Dan salah satu jalan yang paling logis adalah efisiensi birokrasi dan berbasis Kewirausahaan

Kewirausahaan dan Wirausahawan. Kewirausahaan bukanlah sebuah aktivitas yang menuntut pemikiran yang kompleks. Hingga saat ini belum ada definisi yang utuh dan tegas dari kata kewirausahaan, sehingga diperlukan suatu proses penafsiran. Sebagai pedoman dasar, kerangka kewirausahaan adalah hal-hal yang terkait dengan aspek-aspek kewirausahaan, tipe-tipe dan karakteristik wirausaha serta faktor pendorong dan penghambat pertumbuhan kewirausahaan.

Kewirausahaan dan Wirausahawan. Kewirausahaan cenderung pada suatu gaya hidup dan prinsip-prinsip tertentu yang akan mempengaruhi kinerja usaha. Konsepsi kewirausahaan yang berhasil dapat digambarkan sebagai proses konstan dari kreativitas, inovasi sampai aplikasinya dilembaganya.

Kewirausahaan dan Wirausahawan. kewirausahaan adalah suatu proses pengaplikasian kreativitas dan inovasi secara sistematis dan disiplin dalam rangka pemenuhan kebutuhan dan menangkap peluang pasar, oleh karena itu di dalamnya akan selalu melibatkan strategi yang fokus terhadap ide-ide dan pandangan baru untuk menciptakan produk atau jasa.

Kewirausahaan dan Wirausahawan. kewirausahaan merupakan keberadaan manusia. Unsur-unsur yang melekat pada diri manusia adalah unsur sikap dan sifat (mental attitude), unsur potensi dan keterampilan (potency and skill) dan unsur wawasan (insight). Unsur sikap dan sifat kewirausahaan merupakan landasan bagi perbuatan dan tindakan wirausahawan. Unsur ini mencakup sikap bebas, pola pikir positif, peduli terhadap keadaan lingkungan, percaya diri dan berani mengambil resiko, kreatif dan inovatif dan sebagainya.

Arah Reformasi Birokrasi berbasis Kewirausahaan

Perlu memperhitungkan terjadinya perubahan lingkungan kerja dan dinamika sosial ekonomi masyarakat .
Gejala Lama
Unskilled work (pekerjaan tanpa keahlian) Meaningless repetitive task (pekerjaan berulang tak bermakna) Individual work (pekerjaan perorangan) Functional- based work (pekerjaan berbasis fungsional) Single skilled (satu bidang keahlian) Power of bosses (Atasan berkuasa) Coordination from above (Koordinasi dari atas)

Sekarang/Akan datang
Knowledge work (pekerjaan dengan keahlian) Innovation and caring (menemukan cara baru dan punya kepedulian) Team work (pekerjaan kelompok) Project- based work (pekerjaan berbasis proyek) Multiskilled ( Beragam keahlian) Power of customers/public/stakeholder (Konsumen/publik berkuasa) Coordination among peers (Kordinasi antar rekan kerja)

Arah Reformasi Birokrasi berbasis Kewirausahaan

Berikut ini perbandingan dari sistem birokratis dan kemungkinan perubahan menjadi arah reformasi birokrasi berbasis kewirausahaan
Sistem Birokratis Rowing (Mendayung/bekerja sendiri) Service (Melayani) Monopoly (Menguasai sendirian) Rule - driven (Digerakan oleh aturan) Budgeting inputs (Menunggu anggaran) Bureaucracy- driven (Dikendalikan birokrat) Spending (Pengeluaran) Curing (Penyembuhkan) Hierarchy (Berjenjang ) Organization (Organisasi, lembaga) Sistem Pemerintahan Enterpreuner Steering (Menyetir/mengarahkan) Empowering (Memberdayakan) Competition (Ada persaingan) Mission- driven (Digerakkan oleh misi) Funding outcomes (Menghasilkan dana) Customer- driven (Dikendalikan pelanggan/pembayar pajak) Earning (Penghasilan/tabungan) Preventing (Pencegahan) Teamwork /participation (Pelibatan/kerja kelompok) Market (Pasar, keseimbangan orang banyak)

Arah Reformasi Birokrasi berbasis Kewirausahaan Dalam praktiknya di negara memiliki sifat patron-client yang kental, ciri hirarkis birokrasi, dianggap berdampak telah mematikan inisiatif masyarakat dan kualitas pelayanan masyarakat menjadi tidak efisien. Contoh birokrasi yang terlalu hirarkis, terlihat ketika ada kebiasaan kerja bahwa setiap pekerjaan harus menunggu petunjuk, perintah dan persetujuan dari atasan. Akibatnya kreatifitas, inisiatif dan sikap kemandirian birokrasi menjadi berkurang. Kualitas pelayanan birokrasi dinilai buruk, lama, berbelit-belit.

Pada pemerintahan enterprenur, hanya mengarahkan, bukan mengurus semua bidang, melakukan pemberdayaan masyarakat, saling bersaing dalam memberikan pelayanan terbaik, digerakkan oleh misi yang ditetapkan negara bukan aturan yang dibuat sendiri,

Arah Reformasi Birokrasi berbasis Kewirausahaan Berikut ini paradigma baru untuk birokrasi Indonesia masa depan.
Dimensi Kultur dan struktur kerja Hubungan kerja Tujuan kerja Sikap terhadap publik Pola Rekruitmen, pengawasan & Penghargaan Model Pelayanan Keterkaitan dengan Politik Model Lama Birokrasi Irasional -hirarkis Komando-intervensionis Penguasaan, Pengendalian Publik Rent-seeking (ekonomi biaya tinggi). Spoil System (Nepotisme, diskriminasi, reward berdasarkan ikatan primordial suku, ras, agama) Tidak Ada Kompetisi dalam Pelayanan Birokrasi Berpolitik Model Baru Birokrasi Rasional -egaliter Partisipan -outonomus Pemberdayaan Publik, Demokratisasi Profesional pelayanan publik, transparansi biaya (public accountibility). Merit System (pengangkatan karena keahlian, pengawasan kolektif, obyektif) Kompetitif dalam Memberikan Pelayanan Netralitas Politik Birokrasi

Arah Reformasi Birokrasi berbasis Kewirausahaan Arah baru reformasi birokrasi perlu dirancang untuk mendukung demokratisasi dan terbentuknya clean and good governance yaitu tumbuhnya pemerintahan yang rasional, melakukan transparansi dalam berbagai urusan publik, memiliki sikap kompetisi antar departemen dalam memberikan pelayanan, mendorong tegaknya hukum dan bersedia memberikan pertanggungjawaban terhadap publik (public accountibility) secara teratur.

PNS dan Kewirausahaan Magna Kewirausahaan di kalangan PNS bukanlah bekerja untuk mencari keuntungan (secara pribadi) namun lebih pada sikap dan tata kerjanya. Sikap dan tata kerja disini adalah bagaimana sebagai PNS mampu berinovasi dan meningkatkan kemampuan kerja dalam kewajibannya sebagai abdi / pelayan masyarakat.

PNS dan Kewirausahaan

Inovasi cara berpikir mempengaruhi cara kerja dan hasil kerja. Selama ini selalu didengung-dengungkan bahwa PNS adalah abdi negara dan masyarakat. Cara berpikir yang seperti ini hendaknya bisa dirubah dan lebih mempopulerkan bahwa PNS adalah pengayom mayarakat. Pengayom bisa diartikan bahwa PNS kadang sebagai pelayan masyarakat dan juga sebagai pemimpin masyarakat, tergantung situasi dan kondisi yang ada. Apabila kewirausahaan diterapkan dalam permasalahan ini maka tentu saja membuat PNS lebih baik cara berpikirnya dan bertindak bukan hanya sebagai pelayan namun juga sebagai pemimpin masyarakat sehingga dapat bekerja lebih kreatif dan optimis guna memperoleh hasil kerja yang lebih baik.

PNS dan Kewirausahaan

Inovasi berkomunikasi dan berpenampilan. Kaitannya dengan kewirausahaan, PNS hendaknya selalu memperbaiki cara komunikasi baik dengan atasan, bawahan, teman kerja dan terutama dengan masyarakat, maupun cara berpenampilan. Komunikasi disini bisa diartikan kumunikasi verbal dan nonverbal dan tidak langsung. Namun kita semua sadar, bahwa untuk merubah kebiasaan kerja di kalangan PNS tidaklah mudah, karena selama ini sudah terbiasa dengan pola kerja yang statis, sama tiap tahun dan jarang sekali berani melakukan perubahan.

PNS dan Kewirausahaan Hal lain yang tidak kalah pentingya adalah bagaimana merubah mental untuk selalu terbuka terhadap perubahan, berani mencoba dan berani melakukan hal-hal baru, sesuai dengan salah satu ciri-ciri wirausahawan yaitu berani mengambil resiko yang wajar dan suka tantangan. Penulis mempunyai keyakinan, jika semua PNS memiliki semangat kewirausahaan dari mulai pimpinan sampai dengan jajaran staff, maka Instansinya pasti lebih optimalkan.